Khảo sát đánh giá vai trò và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT” xin gửi lời cảm chân thành đến giảng viên mơn khoa Quản trị văn phòng cung cấp kiến thức bổ ích ngành Quản trị văn phòng, đặc biệt giảng viên Nguyễn Đăng Việt tận tình dạy, hướng dẫn để chúng tơi hồn thành mơn học Quản trị văn phòng doanh nghiệp Chân thành cảm ơn ban lãnh đạo nhân viên văn phòng cơng ty thương mại sản xuất vật tưu thiết bị GTVT dã cung cấp thông tin cần thiết tạo điều kiện để thực đề tài Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT” cá nhân tôi, thông tin trung thực, sai xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội Ngày 05 tháng năm 2017 MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bât quan nào,dù lớn hay nhỏ có phận tiếp khách, quản lý giải văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, tổ chức họp,… phận cánh tay đắc lực cấp quản lý văn phòng, Trong doanh nghiệp thường có tên gọi phòng Hành chính, phòng Hành Chính – Tổ chức, phòng Quản trị, phòng hành – Quản trị Để hoạt động văn phòng quan thống hất có hiệu quả, cần phải có người chun ghiệp hành văn phòng, người đứng đầu văn phòng: Chánh văn phòng hay trưởng phòng Nhà quản trị văn phòng thực công việc thông qua việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra, họ làm việc tư tưởng với người nhằm kết hợp tất nguồn lực văn phòng để đạt mục tiêu chung Chính nhà quản trị văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động văn phòng doanh nghiệp Đặc biệt thời kỳ hội nhập, cạnh tranh gay gắt doanh nghiêp muốn đứng vững phát triển cần có phận tham mưu hiệu người trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng, doanh ghiệp cần quan tâm trọng đến việc xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng, nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp Tại cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT cơng tác văn phòng doanh nghiệp quan tâm nhiên thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng chưa thật ự trọng Nhận thấy tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp từ thực tế hoạt động công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT lựa chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT” Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng ngiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề nhà quản trị văn phòng khái niệm, chức năng, tiêu chuẩn sâu vào đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nay, từ thực tế đưa khuyến nghị nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Phạm vị nghiên cứu: Văn phòng cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài hướng tới mục tiêu nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp Đề tài hệ thống lại lý luận quản trị nhà quản trị vưn phòng như: Khái niệm quản trị, nhà quản trị văn phòng, chức năng, tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng Tìm hiểu vai trò nahf quản trị văn phòng đưa khuyến nghị nhằm nâng vai vai trò hà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi sử dụng biện pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp thực việc nghiên cứu tài liệu, sách báo, đề tài khoa học viết quản trị văn phòng doanh nghiệp Phương pháp quan sát: Là trình quan sát nhà quản trị văn phòng thực vai trò quản lý văn phòng Ngồi số biện pháp khác như: mô tả, vấn trực tiếp, điều tra khảo sát,… Ý nghĩa thực tiễn đề tài Nghiên cứu đề tài góp phần củng cố lại kiến thức văn phòng nhà quản trị văn phòng, đề tài tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp từ có khuyến nghị giúp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp Ngoài đề tài làm tài tiệu tham khảo, sở thực tiễn cho đề tài nghiên cứu au liên quan đến vấn đề Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận đề tài có cấu trúc gồm ba chương: Chương Tổ chức hoạt động công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Chương 2: Khảo sát vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương Nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Chương 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT doanh nghiệp nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp khí GTVT- Bộ GTVT, Tên viết tắt: TMT Tên giao dịch quốc tế: Trade Manufacture Transportation Trụ sở giao dịch: 199B đường Minh Khai, quận Hai Bà trưng Hà nội Điện thoại: +84 4862820 Fax: +84 48628703 Ngày 27/ 10/1976 công ty thành lập với gọi Cơng ty vật tư khí Bộ Giao thơng vận tải Giai đoạn công ty hoạt động theo tiêu chí mà bên giao xuống lúc tồn cong ty có 50 CBCNV Dưới tác động q trình cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước, ngày 05/4/1993 theo định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 Bộ GTVT, công ty xắp xếp lại có tên cơng ty vật tư thiết bị khí GTVT Lúc cơng ty hoạt động với số vốn kinh doanh 190 triệu đồng, vốn cố định 114 triệu đồng, vốn lưu động 76 triệu đồng Mỗi năm công ty nhận 30.000m2 gỗ 100.000 sắt thép phục vụ sản xuất ô tô, tàu biển cảu nhà máy cục Thời gian cơng ty gặp nhiều khó khăn, sản xuất bị đình trệ Nguyên nhân mơi sxoas bỏ bao cấp nhiều vấn đè khó khăn chưa giải Năm 1997 sản xuất đình đốn cơng ty 14 người di làm khơng có thu nhập, ngân hàng thuc nợ liên tục, cơng ty đứng bờ vực thẳm Trước tình hình đó, Bộ GTVT tổng cơng ty khí giao thơng vận tải có định thay đổi lại công ty theo định số 2195-1998/QĐ-BGTVT, Công ty tiến hành xắp xếp lại tổ chức máy nhân đổi tên công ty “Công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT” Nhờ thay đổi nững năm 1998- 2000 cơng ty kinh doanh hiệu quả, cán công nhân viên tăng từ 50 lên 500 người, phòng ban mở rộng Năm 200 tổng doanh thu công ty đạt 164,117 tỷ đồng Hiện công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT gồm có 17 đơn vị thành viên, đơn vị hạch toán độc lập, thực nhiệm vụ giao tùy theo chức Hiện công ty hoạt động hai lĩnh vực sản xuất công nghiệp dịch vụ 1.2 Cơ cấu tổ chức công ty Công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT đơn vị hạch toán độc lập Bộ máy quản lý công ty theo kiểu “trực tuyến chức năng” đạo thồng từ xuống có nghĩa phòng ban tham mưu cho giám đốc theo chức nhiệm vụ giúp ban giám đốc điều hành định có lợi cho cơng ty * Ban giám đốc gồm có: - Giám đốc cơng ty: Do trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có quyền tổ chức điều hành hoạt động công ty theo chế độ thủ trưởng chịu trách nhiệm tòa diện trước cấp tập CBCNV công ty - Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có nhiệm vụ giúp giám đốc tổ chức kinh doanh, phụ trách theo chức Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT gồm phó giám đốc: Phó giám đốc kỹ thuật phó giám đốc nội * Các phòng chức gồm có: - phòng hành quản trị - phòng kinh doanh XNK - phòng thị trường - phòng khoa học cơng nghệ Ngồi có đơn vị trực thuộc bao gồm: - Nhà xưởng sản xuất dây chuyền sản xuất ly hợp, côn 199B Minh Khai - Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy Hưng Yên - Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe ô tô tải hẹ Hưng Yên - Chi nhánh thành phố HCM 1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơng ty Văn phòng cơng ty TMT gồm có trưởng phòng, phó phòng phận: văn thư-lưu trữ, nhân sự, kế toán, phục vụ, bảo vệ, đội xe, truyền thông, ISO Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng cơng ty [phụ lục 1] 1.4 Chức năng, nhiệm vụ công ty theo định thành lập theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB-LĐ ngày tháng năm 1993 trưởng Bộ GTVT việc thành lập doanh ghiệp nhà nước: Công ty vật tư thiết bị khí GTVT, trực thuộc tổng cơng ty khí GTVT có nhiệm vụ chủ yếu là: - Kinh doanh xuất nhập vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản hàng tiêu dùng - Đại lý kinh doanh vật tư,thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng dịch vụ vận tải hàng hóa - xuất lao động ( có giấy phép Lao động thương binh xã hội định số 896/2000/QĐ – GTVT Bộ GTVT) - Sản xuát lắp ráp xe ô tô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng ô tô, xe gắn máy hai bánh Với nhiệm vụ trên, cơng ty hồn thành tốt nhiệm vụ trưởng Bộ GTVT giao ngày khẳng định vị ngành Giap thông Việt Nam Cho đến ngày 4/11/1994 ngày 8/9/1998 theo QĐ số 2195/1998/QĐ –Bộ GTVT ngày 1/9/1998 Bộ GTVT công ty đổi tên thành công ty thương mại sản xuât svataj tư thiết bị GTVT cơng ty bổ sung thêm nhiệm vụ là: - Kinh doanh, XNK vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản hàng tiêu dùng - đại lý kinh doanh vật tư thiết bị phụ tùng, vật liệu xậy dựng dịch vụ vận tải hàng hóa - Gia cơng phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị khí GTVT sửa chữa, kinh doanh, ký gửi loại xe gắn máy hai nánh, kinh doanh hàng điện tử hàng trang trí nội thất Làm dịch vụ XNK thiết bị , phụ tùng phương tiện GTVT 1.5 Chức nhiệm vụ văn phòng cơng ty * Chức văn phòng cơng ty TMT: Thứ nhất: Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo công ty tổ chức máy hoạt động công tác tổ chức cán công ty Thực chế độ sách cho người lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, công tác truyền thơng, báo chí, hành chính, văn thư-lưu trữ, lễ tân khánh tiết Thứ hai: Là cầu nối từ Ban Giám đốc đến phận, cá nhân ngược lại Thứ ba: Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thực công việc, thu thập phản hồi thơng tin cách xác, kịp thời Thứ tư: Văn phòng có chức đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, đảm bảo công tác hậu cần Thứ năm: Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, trì phát triển mơi trường làm việc văn minh, thân thiện chuyên nghiệp Thứ sáu: Thu thập tổng hợp thông tin cho Lãnh đạo * Nhiệm vụ văn phòng cơng ty TMT Thực công tác văn thư – lưu trữ, quản lý công văn, quản lý sử dụng dấu đảm bảo an tồn, bảo mật cơng tác lễ tân khánh tiết Quản lý sử dụng dấu cách an toàn, bảo mật quy định Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý công ty Theo dõi việc thực nội quy, quy chế công ty Công chứng hồ sơ pháp lý Quản lý văn phòng trang thiết bị Đối chiếu cơng nợ Tham mưu việc xây dựng chương trình cơng tác tháng, quý, năm Phụ trách công tác quy định ISO 10 Chuẩn bị họp, đơn đốc phòng ban theo ý kiến đạo Sắp xếp cân đối lịch làm việc Ban lãnh đạo công ty Tiếp khách đến giao dịch với Giám đốc Soạn phát biểu, diễn văn Giám đốc Phối hợp với phòng ban để chuẩn bị tài liệu cho chuyến công tác Thực công tác truyền thông nội làm cơng tác xây dựng chương trình, kiện có liên quan đến hoạt động sản xuất cơng ty Thực kiện văn hóa buổi sinh hoạt tập thể Truyền thông đối ngoại: Xây dựng hệ thống vận hành thông tin đối ngoại Quản trị thương hiệu xây dựng quảng bá hình ảnh, thương hiệu Xây dựng quản trị trang Web công ty Thực nhiệm vụ khác trực tiếp lãnh đạo giao 1.6 Các mặt hoạt động công ty TMT Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất, lắp ráp kinh doanh xe gắn máy, ô tô, thiết bị vật tư máy móc ngành GTVT Cơng ty đầu tư dây chuyền lắp ráp động xe gắn máy, sản xuất khung xe máy loại đầu tư sản xuất số chi tiết động xe máy Sản phẩm công ty sản xuất, lắp ráp đạt chất lượng cao, mẫu mã đa dạng phù hợp, giá thành phù hợp thị trường ưa chuộng Có thể kể đến số sản phẩm công ty như: xe gắn máy hai bánh mang nhãn hiệu ARROW; ô tô tải loại mang nhãn hiệu CỬU LONG, JIU LONG,… 11 Chương 2: KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Quản trị phối hợp tất tài nguyên thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra giám sát nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị có quyền điều khiển, giám sát cơng việc nhân viên quyền văn phòng, đồng thời người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan cơng việc nhân viên văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp thường có tên phòng Hành chính, phòng Hành Chính – Tổ chức, phòng Quản trị, phòng hành – Quản trị,… 2.1.2 Chức nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng thực đầy đủ chức nhà quản trị như: Chức hoạch định, chức tổ chức, chức điều hành, chức quản trị nhân sự, chức kiểm tra giám sát * Chức hoạch định nhà quản trị văn phòng Hoạch định q trình xác định mục tiêu tổ chức biện pháp nhằm phát huy nguồn lực tổ chức để đtạ mục tiêu Hoạch định có vai trò quan trọng hoạt động quản lý doanh nghiệp, góp phần thực mục tiêu, ứng phó với điều kiện bất định tương lai, nâng cao suất lao động,tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra Vì chức mà nhà quản trị văn phòng phải thực Chức hoạch định nhà quản trị văn phòng việc xác định mục tiêu hoạt động văn phòng biện pháp, kế hoạch thực mục tiêu * Chức tổ chức nhà quản trị văn phòng 12 Chức tổ chức nhà quản trị văn phòng việc xây dựng cấu máy làm việc văn phòng hợp lý để hoàn thành mục tiêu, chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Chức đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải xác định rõ phận cụ thể văn phòng, xác định rõ quyền hành, nhiệm vụ, cấu tổ chức cụ thể phận văn phòng, xác định mối quan hệ phối hợp công việc phận văn phòng, xác định nhiệm vụ quyền hạn nhân viên phòng, Khi xây dựng cấu tơ chức văn phòng dựa sở định, máy phải đảm bảo nguyên tắc vfa theo trình tự nội dung định * Chức quản trị nguồn nhân lực nhà quản trị văn phòng Quản trị nguồn nhân lực nhà quản trị văn phòng hoạt động quản trị nguồn nhân lực văn phòng nhà quản trị văn phòng nhằm thực có hiệu mục tiêu chung quan, tổ chức, văn phòng Nhà quản trị văn phòng thực chức quản trị nhân qua nội dung như: tuyển dụng nguồn nhân lực văn phòng, hoạch định nhân sự, sử dụng nhân sự, đãi ngộ nhân sự, phát triển nguồn nhân lực * Chức điều hành nhà quản trị văn phòng Điều hành nhà quản trị văn phòng hoạt động hướng dẫn, đạo công việc văn phòng theo cách thức, trình tự định nhằm thực mục tiêu chung quan Đây chức quan trọng quản trị văn phòng, liên quan trực tiếp đến hiệu hoạt động văn phòng, phản ánh nghệ thuật nhà quản trị làm việc Chức điều hành nhà quản trị văn phòng gắn liền với việc ban hành định, thị, mệnh lệnh hay thực động viên, khuyến khích hàm thúc đẩy, phối hợp hoạt động phận, thành viên doanh nghiệp cho nhịp nhàng để hồn thành cơng việc văn phòng, doanh nghiệp cách tốt hướng tới mục tiêu chung doanh nghiệp 13 Chức đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải thiết lập quyền lực tổ chức Chức vụ nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp bổ nhiệm phẩm chất, uy tín chun mơn, quyền lực nhà quản trị thiết lập Khi có quyền lực tay nhà quản trị văn phòng sử dụng quyền hành để đạo, hướng dẫn, phối hợp điều hành cơng việc văn phòng, kiểm tra công việc, cấp * Chức kiểm tra nhà quản trị văn phòng Kiểm tra nhà quản trị văn phòng việc xem xét, đánh giá, nhận xét tình hình thực tế nhân sự, cơng việc, hiệu cong việc văn phòng nhằm đưa biện pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng hướng tới mục tiêu chung quan Đây chức quan trọng quản trị văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu cơng việc văn phòng việc hướng tới mục tiêu chung tổ chức Thông qua việc kiểm tra đánh giá nhà quản trị phát hiejn điểm mạnh điểm yếu đội ngũ cán văn phòng, nắm bắt sai sót văn phòng từ tìm ngn nhân đưa biện pháp để khắc phục sai sót nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng 2.1.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Văn phòng máy giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp công tác lãnh đạo, nơi diễn hoạt động quan liên quan đến chức nhiệm vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Để điều hành tốt hoạt động văn phòng cần có nhà quản trị tài năng, nhiệt tình, động biết dung hòa mối quan hệ nhân viên Để đáp ứng thực tiễn công việc, nhà quản trị văn phòng cần đáp ứng tiêu chuẩn sau: - Nhà quản trị văn phòng phải có trình độ, đào tạo tổng quát chuyên ngành quản trị hành văn phòng, thành thạo kỹ nghiệp vụ hành văn phòng 14 - Có khả gánh vác cơng việc có khả ủy thác trách nhiệm, quyền hành - Có khả truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ cho toàn quan - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận phương pháp làm việc mới, phải ln bổ sung trình độ học vấn cách ln học hỏi nghiên cứu quản trị văn phòng - Phải biết hòa hòa đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên từ tạo bầu khơng khí thân thiện quan - Phải có óc khơi hài để làm dịu tình khó khăn - Phong cách phải lịch ngoại giao Sự thành công nhà QTVP tùy thuộc vào việc họ có nhận ủng hộ tin tưởng hợp tác người khác hay khơng - Phải biết kiểm sốt cảm xúc Vì phận trung gian ví “làm dâu trăm họ” dễ bị trích, chê bai, - Có óc sáng kiến trí tưởng tượng - tự tin yêu cầu cần thiết nhà QTVP, Nhà QTVP phải tỏ tự tin tình - Có óc phán đốn Nhà QTVP phải biết cách thu thập kiện cần thiết, phân tích thơng tin để hỗ trợ phận khác 2.2 Tìm hiểu vai trò nhà quản trị văn phòng 2.2.1 Vai trò lãnh đạo Lãnh đạo điều hành hoạt động văn phòng hoạt động đọa, hướng dẫn, đôn đốc, động viên phận, nhân văn phòng thực cơng việc văn phòng theo cách thức, trình tự định nhằm thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng, hướng tới mục tiêu chug quan, doanh nghiệp Đối tượng lãnh đạo nhà quản trị văn phòng phận, cá nhan văn phòng, cơng việc văn phòng Đối với nhà lãnh đạo để lãnh đạo điều hành hoạt động tổ chức có hiệu đạt mục tiêu trình lãnh đọa họ cần thực theo quy trình lãnh đạo: 15 Thứ nhất: Nghiên cứu xác định công việc cần thực Thứ hai: Nghiên cứu đề định Thứ ba: Tổ chức triển khai thực định Thứ tư: Đôn đóc, giám át, kiểm tra việc thực định Thứ năm: Đánh giá, tổng kết việc thực định Đối với lãnh đạo văn phòng quan muốn lanh xđạp điều hành hoạt động chung văn phòng thật có hiệu đạt mục tiêu văn phòng điều họ phải thực tốt quy trình lãnh đạo, Tuy nhiên nhà quản trị văn phòng muốn thực tốt quy trình lãnh đạo họ cần phải thực nội dung lãnh đạo điều hành hoạt động chung văn phòng như: Xây dựng kế hoạch lãnh đạo điều hành theo kế hoạch; Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động văn phòng tổ chức lãnh đạo theo quy chế; Thực giao quyền ủy quyền văn phòng; Tổ chức phân công công việc, phối hợp hoạt động phận văn phòng; Tạo mơi trường bầu khơng khí thoải mái, xay dựng nếp sống văn hóa văn phòng; Đơn đốc kiểm tra giám sát hoạt động văn phòng Nhà quản trị văn phòng phải đặc biệt ý đến nguyên tắc lãnh đạo để không mắc phải sai lầm lãnh đạo, nguyên tắc lãnh đạo là: - Lãnh đạo điều hành mục tiêu - Lãnh đạo điều hành theo chức nhiệm vụ văn phòng - Nguyên tăc phù hợp mục tiêu biện pháp thực - Nguyên tắc tập trung dân chủ - Nguyên tăc chịu trách nhiệm lãnh đạo - Nguyên tắc hiệu lực hiệu 2.2 Vai trò thơng tin Trong hoạt động quản lý quan thơng tin đóng vai trò vơ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động toàn quan va đơn vị Nhà quản trị văn phòng cầu nối trung gian thông tin hoạt động quan 16 Nhà quản trị văn phòng có vai trò giao phó cho phận thu thâ thu thập thông tin hoạt động quản lý quan.Nhà quản trị văn phòng thơng qua máy văn phòng thu thập tiếp nhận thơng tin liên quan tới hoạt động doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng thục vai trò thu thạp thơng tin cách giao phó cho phận văn phòng thu thập thơng tin sau phận cung cấp thông tin cho nhà quản trị qua kênh thông tin qua văn bản, qua báo chí, qua hội họp,… Vai trò thơng tin nhà quản trị vă phòng thể qua vai trò cung cấp thơng tin cho nhà quản trị Nhà quản trị văn phòng sau thu thập, phân tích, xủ lý thơng tin liên quan đén hoạt dộng doanh nghiệp, nhà quản trị cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan đẻ phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh đạo nhằm hướng tới mục tiêu chugn doanh nghiệp Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin biểu vai trò thơng tin nhà quản trị văn phòng trình hoạt động mình, nhà quản trị liên tục tiếp nhận thông tin quản lý từ lãnh đạo, thông tin quản lý co liên quan từ phòng ban đơn vị khác Các thơng tin sở để giải công việc liên quan tới chức nhiệm vụ văn phòng thông tin nàược nhà quản trị truyền đạt, phổ biến cho đơn vị, nhân viên văn phòng, đơn vị liên quan để cá nhân đơn vị văn phòng dựa vào để thực nhiệm vụ 2.2.3 Vai trò đại diện Là người đứng đầu đơn vị, nhà quản trị văn phòng thực hoạt động với tư cách người đại diện, biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ tổ chức Ví dụ công việc dự phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng Đối với bên văn phòng, Nhà quản trị văn phòng thực vai trò đại diện việc đại diện lãnh đạo kiểm tra thể thức, quản lý văn bản, ký số văn thẩm quyền Lãnh đạo, liên kết cá nhân, phối hợp cơng việc để hồn thành mục tiêu 17 Đối với bên ngồi văn phòng, Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp thực vai trò đại diện cho tập thể, cán nhân viên văn phòng tham dự họp doanh nghiệp phát biểu ý kiến, báo cáo tình hình hoạt động nhân viên tồn văn phòng lên cấp 2.2.4 Vai trò liên kết Bên tổ chức phận tránh khỏi vấn đề xung đột, cãi vã làm đoàn kết nội Lúc cần có người giúp dung hòa mối quan hệ, làm dịu căng thẳng thúc đẩy tinh thần đoàn kết nhằm hướng người theo mục tiêu người nhà quản trị văn phòng Chính có u cầu nhà quản trị văn phòng phải có tính hài hước, phải biết hòa hòa đồng với ý tưởng vấn đề nhân viên từ tạo bầu khơng khí thân thiện doanh nghiệp Đạo đức tốt tinh thần doanh nghiệp hai thành phần chủ yếu nhóm Bản chất tinh thần tập thể nhiệt tình hứng khởi, kết làm hài lòng, vui thích Nó bắt nguồn từ quan tâm dù nhỏ nhà quản lý bó hoa bàn, vẽ hài hước bảng thông báo, bánh gatơ Tóm lại, hành động phải tiến hành đủ nhân viên thấy nhà quản lý có quan tâm đến họ Từ đó, nhân viên hết lòng cơng việc chung 18 Chương NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP NHẰM ĐÁP ỨNG YÊU CẦU TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp vai trò nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng có vai trò quan trọng việc đảm bảo hoạt động văn phòng, trì phát triển máy văn phòng giúp thúc đẩy cán bộn nhân viên hồn thành cơng việc Tuy nhiên thực tế nhận thức cảu lãnh đạo quan chức năng, nhiệm vụ ,vai trò lãnh đạo văn phòng phận văn phòng chưa đầy đủ túy coi văn phòng phận phục vụ chưa quan tâm mức đến nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, đôn đốc thực kế hoạch cua doanh nghiệp Vì coi nhẹ cơng tác văn phòng lanh xđạo văn phòng cung xchuwa quan tâm đến Vì lãnh đạo doanh nghiệp phải trọng đến vai trò nhà quản trị văn phòng Lãnh đạo doanh nghiệp phải ý thức vai trò quan trọng người điều hành phận quan trọng doanh nghiệp để từ có phương án tuyển dụng, bố trí xắp xếp cơng việc, đào tạo đãi ngộ cho thích đáng Nếu nhà lãnh đạo văn phòng quan tâm, cơng nhận vị trí vai trò chắn hiệu cơng việc văn phòng tăng lên 3.2 Nâng cao trách nhiệm, nhận thức nhà quản trị văn phòng Lãnh đạo Văn phòng phải ln ý thức vai trò trách nhiệm việc giúp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát cơng việc văn phòng, phát huy vai trò lãnh đạo văn phòng Nhà quản trị văn phòng có quyền điều khiển, giám sát cơng việc nhân viên quyền văn phòng, người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan công việc văn phòng việc ý thức vai trò, trách nhiệm cơng việc cần thiết 19 Để nâng cao trách nhiệm nhà quản rị văn phòng, doanh nghiệp cần ban hành quy chế quy định rõ chức nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo văn phòng hoạt động quản lý Cần ban hành quy chế thưởng phạt rõ ràng Cải thiện mức sống cho cán nhan viên đặc biệt lãnh đạo văn phòng đê thúc đẩy họ gắn bó hơn, có ý thức trách nhiệm với công việc 3.3 Xây dựng tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Để văn phòng hoạt động hiệu doanh nghiệp cần lựa chọn nhà quản trị văn phòng đáp ứng đầy đủ u cầu cơng việc dung hòa mối quan hệ Để lựa chọn nhà quarntrij văn phòng thích hợp, từ đầu lãnh đạo doanh nghệp cần xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng cụ thể cho nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, phân theo tiêu chuẩn sau: *Trình độ học vấn, chuyên môn: - Tốt nghiệp đại học chun ngành quản trị hành văn phòng trở lên - Thành thạo vi tính văn phòng - Ngoại ngữ tốt * Tiêu chuẩn kỹ - Kỹ lãnh đạo nhân viên - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ tổ chức giám sát công việc - Kỹ phân tích, tổng hợp, làm báo cáo - Kỹ giao tiếp tốt * Phẩm chất cá nhân - Có khả chịu áp lực cao cơng việc - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình cơng tác - Sáng tạo công việc * Tiêu chuẩn độ tuổi * Tiêu chuẩn giới tính 20 3.4 Hoàn thiện hệ thống văn quy định trách nhiệm quyền hạn nhà quản trị văn phòng Bất hoạt động, lĩnh vực hay vị trí muốn đảm bảo hoạt động quy củ không bị chệch huongs mục tiêu cần có nội quy quy định rõ ràng Trong hoạt động văn phòng cần ban hành văn quy định chức năng, nhiệm vụ quyeefnhajn cho nhà quản trị văn phòng để dựa vào nhà quản trị văn phòng biết phải làm cơng việc gì, trách nhiệm Các văn quy định để nhà quản trị doanh nghiệp thực kiểm tra giám sát lãnh đạo văn phòng nhằm đảm bảo hoạt động nhà quản trị văn phòng chun mơn, mục tiêu có biện pháp thay đổi cho phù hợp có sai sót Hiện công ty thương mại snar xuất vật tư thiết bị GTVT chưa có văn quy định trách nhiệm quyền hạn nhà quản trị văn phòng nhà quản trị văn phòng làm việc theo thói quen, cảm tính làm việc khơng tròn trách nhiệm, khơng chun tâm vào cơng việc ảnh hưởng không tốt đến hiệu công việc chung doanh nghiệp, cầu cấp thiết công ty thương mại sản xuất vạt tư thiết bị GTVT doanh nghiệp cần xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chế thi đua khen thưởng kỷ luật danh fcho nhà quản trị văn phòng 3.5 Tổ chức đào tạo nhà quản trị văn phòng Doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho lãnh đạọ văn phòng cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Nhà quản trị Văn phòng cần đào tạo chun ngành hành văn phòng tất nghiepj vụ văn phòng để lãnh đạo, tổ chức tốt cơng việc hành văn phòng hướng dẫn cán nhân viên cơng việc 21 Nhà Quản trị Văn phòng cần đào tạo nâng cao kỹ làm việc với người như: Kỹ giao tiếp, kỹ lắng nghe, kỹ giải xung đột, kỹ thuyết trình thuyết phục, để giải vấn đề phát sinh trình lãnh đạo điều hành văn phòng Ngồi cần trang bị kỹ năng: Kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ phân công công việc, kỹ tổ chức công việc, kỹ quản lý thời gian,… Nhà quản trị Văn phòng cần đào tạo chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh, Quản trị hành văn phòng, Ngồi phải có kiến thức pháp luật lao động để đảm nhận hết công việc nhà quản trị hành quản tị nhân Tại cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT cần tổ chức khóa đào tạo cho lãnh đạo văn phòng Các khóa học phải phân chia phù hợp để cải thiện, phát triển hồn thiện kỹ cơng việc, đồng thời khuyến khích chuyên gia giỏi đến với cơng ty sách đãi ngộ hấp dẫn phù hợp với nhu cầu chuyên gia giỏi tình hình tài cơng ty 3.6 Chuẩn hóa đội ngũ nhân văn phòng Trong hoạt động tất quan, doanh nghiệp yếu tố nhân nhân tố định, có đội ngũ nhân chuyên trách mang lại hiệu cơng việc cao Trong văn phòng người yếu tố trung tâm đối tượng quản lý nhà quản trị van phòng cần kiện tồn máy nhân Doanh nghiệp cần xây dựng đề án xác định việc làm, đơn đóc, kiểm tra việc tổ chức thực vị trí việc làm văn phòng,đảm bảo bố trí nhân làm cơng tác văn phòng đủ số lượng đáp ứng chất lượng, thành thạo chuyên môn nghiệp vụ Cần cụ thể hóa tiêu chuẩn chức danh, vị trí cơng việc đánh giá bố trí sử dụng chun mơn, trình độ, lực đội ngũ văn phòng Tiêu chuẩn chức danh cần sát với đặc thù công việc văn phòng Cán văn phòng lãnh đạo văn phòng cần có đạo đức tốt, lực trình độ chun môn giỏi, kiến thức quản lý tinh thông, nhanh nhạy, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm 22 KẾT LUẬN Văn phòng phận khơng thể thiếu doanh nghiệp nào, nơi dây diễn công việc hành vụ đảm bảo cơng tác hậu cần cho hoạt động doanh nghiệp Để lãnh đạo phận văn phòng đảm bảo thực đầy đủ có hiệu chức nhiệm vụ văn phòng cần có người lãnh đạo có đủ tài đủ đức nhà quản trị văn phòng, doanh nghiệp chức danh thường gọi trưởng phòng hành Nhà quản trị văn phòng có vai trò quan trọng thực chức hoạch định, tổ chức, quản trị nhân lực, điều hành kiểm tra giám sát phạm vi văn phòng giúp truyền đạt thơng tin từ cấp lên cấp ngược lại, Nhà quản trị văn phòng đại diện cho tồn thể cán nhân viên văn phòng hoạt động quan, nhờ có nhà quản trị văn phòng mà xung đột mâu thuẫn nội văn phòng giảm xuống giúp gắn kết thành viên nhà quản trị văn phòng người lãnh đạo tồn đội ngũ văn phòng theo hướng mục tiêu chung mà doanh nghiệp định Bài viết đưa lỹ luận nhà quản trị văn phòng có đánh giá khách quan vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp nay, từ thực tế tơi đưa số khuyến nghị góp phần xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập để nhà quản trị văn phòng phát huy hết khả năng lực thân lãnh đạo phận văn phòng trở thành phận chủ chốt doanh nghiệp Một lần khẳng định vai trò nhà quản trị văn phòng quan trọng để theo kịp với xu hội nhập xã hội việc xây dựng nâng cao hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần trọng 23 PHỤC LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng cơng ty TMT TRƯỞNG PHỊNG PHĨ PHỊNG VĂN THƯLƯU TRỮ NHÂN SỰ PHỤC VỤ BẢO VỆ VÀ ĐỘI XE TRUYỀN THÔNG ISO ... động doanh nghiệp từ thực tế hoạt động công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT lựa chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá vai trò xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp công ty thương. .. hoạt động công ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Chương 2: Khảo sát vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương Nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng hoạt động doanh nghiệp nhằm... TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT doanh nghiệp nhà nước