MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 5 1.1. Khái niệm hôi nghị, hội họp 5 1.2. Mục đích 5 1.3. Vai trò 5 1.4. Ý nghĩa 6 1.5. Phân loại 6 1.6. Nguyên tắc tổ chức hội họp 7 Tiểu kết: 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 9 2.1. Một số nét chung về Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 9 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 9 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập: 9 2.1.3. Tổ chức công ty 10 2.2. Các hình thức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 11 2.3. Quy trình tổ chức hội họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 12 2.3.1. Chuẩn bị cho cuộc họp 12 2.3.2. Trong khi cuộc họp đang diễn ra. 15 2.3.3. Khi cuộc họp kết thúc 16 2.4. Vai trò của văn phòng Công ty trong công tác tổ chức các cuộc hội họp. 17 2.4.1. Tổ chức bộ máy văn phòng: 18 2.4.2. Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp 18 2.4.3. Hoạch định và tổ chức các cuộc hội họp. 18 2.4.3.1. Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức. 18 2.4.3.2. Hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thức 19 2.5. Vai trò của thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức các cuộc họp. 20 2.6. Hiệu quả mang lại từ việc nâng cao chất lượng các cuộc họp của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. 21 Tiểu kết: 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 23 3.1. Ưu điểm 23 3.2. Nhược điểm 24 3.3. Nguyên nhân 25 3.3.1. Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình 25 3.3.2. Chờ đầy đủ mọi người rồi mới bắt đầu 25 3.3.3. Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng” 25 3.3.4. Điều hành kém hiệu quả 26 3.3.5. Không chịu lắng nghe 26 3.3.6. Sử dụng điện thoại 26 3.4. Giải pháp 26 3.4.1. Về người chủ trì cuộc họp 26 3.4.2. Về thành viên tham dự cuộc họp 28 3.4.3. Giảm bớt số lượng cuộc họp. 29 3.4.4. Nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp. 29 3.4.5. Họp trực tuyến 30 Tiểu kết: 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33
LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng giảng viên truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm quý báu, hữu ích để em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu Với vốn kiến thức hạn hẹp thời gian nghiên cứu có hạn nên em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình q thầy để giúp em hồn thiện kiến thức Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực Nếu không nêu trên, xin hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài Hà Nội, tháng 12 năm 2016 BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt GTVT QĐ TCCB LĐ CBCNV CSVC KDXNK Nghĩa từ Giao thông vận tải Quyết định Tổ chức cán Lao động Cán công nhân viên Cơ sở vật chất Kinh doanh sản xuất MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Các họp yếu tố quan trọng sống doanh nghiệp Trong xã hội kinh doanh phức tạp ngày nay, cá nhân khơng có đủ tất thơng tin cần thiết để làm định quan trọng Doanh nghiệp tùy thuộc vào cá nhân cung cấp thông tin, đưa nhận xét Phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều cá nhân lúc, thảo luận nhóm Các họp hay hội nghị hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham dự vào tiến trình làm định Chắc chắn làm, phải tham dự vào họp hội nghị công nhân viên chức, họp phận phòng ban, họp sách, họp hội đồng đề sách, họp báo cáo tình hình Các họp họp nhỏ có tính chất nội khơng nghi thức đến họp trang trọng theo nghi thức Một số họp đòi hỏi nhiều tháng chuẩn bị trước, số họp đòi hỏi cú điện thoại Các họp thường làm tiêu tốn thời gian tiền bạc, hai yếu tố quý Do nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải ngắn gọn mang tính xây dựng Cơng tác hội họp có vị trí quan trọng phát triển doanh nghiệp không ngắn hạn mà dài hạn Vì doanh nghiệp cần trọng đến công tác tổ chức hội họp doanh nghiệp Bởi vì, doanh nghiệp muốn thực tốt hoạt động sản xuất kinh doanh trước tiên phải có đầy đủ nguồn thơng tin cần thiết Do đó, hoạt động tổ chức hội họp công ty quan trọng, định thành bại doanh nghiệp từ Bên cạnh đó, để thực tốt cơng tác tổ chức hội họp văn phòng đóng vai trò quan trọng, khơng thể thiếu nhằm giúp việc tổ chức hội họp theo hướng, kế hoạch đặt đạt hiệu cao Nhận thức tầm quan trọng vấn đề nên em chọn đề tài nghiên cứu: “Đánh giá, khảo sát công tác tổ chức hội họp Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT” Lịch sử nghiên cứu Sự phát triển làm việc nhóm nói chung hội họp, hội nghị, hội thảo… cho công ty nói riêng vấn đề nhiều người quan tâm, có số cơng trình nghiên cứu công bố - Tài liệu “Nâng cao hiệu tổ chức hội họp doanh nghiệp” tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2009 Tài liệu nhấn mạnh đánh giá thực trạng tổ chức hội họp đưa số biện pháp để tổ chức hiệu hội họp doanh nghiệp Việt Nam - Tài liệu “Phát triển kỹ tổ chức hội họp” tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2011, hệ thống hóa lý luận hội họpvà phân tích sâu thực trạng tổ chức hội họp doanh nghiệp nước ta Tuy nhiên, vấn đề liên quan đến tổ chức hội họp doanh nghiệp cơng trình nghiên cứu Vì vậy, tiểu luận tập trung nghiên cứu vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội họp Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT - Phạm vị nghiên cứu đề tài: Một đề tài mang tính thực tiễn phạm vi nghiên cứu phải sử dụng nguồn tài liệu phong phú Những kiến thức hiểu biết thân chưa thể đáp ứng yêu cầu đề tài Chính lí mà em thu thập tài liệu từ Internet, báo chí, sách tham khảo, truyền hình… với mong muốn làm bật nội dung đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa lý luận cơng tác tổ chức hội họp doanh nghiệp - Đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT - Xây dựng giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp công ty Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Với đề tài này, việc nghiên cứu từ nguồn tham khảo quan trọng nên cần phải biết chọn lọc nội dung, số phù hợp với đề tài Vì việc sử dụng phương pháp khác để hoàn thành nội dung đề tài cần thiết Đồng thời, phải kết hợp với mơn khoa học khác để có nội dung phong phú đa dạng, có dẫn chứng thiết thực để thuyết phục người đọc Các phương pháp chủ yếu: - Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết - Phương pháp phân loại hệ thống hóa - Phương pháp giả thuyết - Phương pháp lịch sử Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Bài tiểu luận tiếp tục hồn thiện hệ thống lý luận cơng tác tổ chức hội họp - Phân tích có hệ thống thực công tác tổ chức hội họp công ty - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục phụ lục, tiểu luận gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung công tác tổ chức hội họp Chương 2: Thực trạng tổ chức hội họp Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm hôi nghị, hội họp Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức hoạt động quan tiếp xúc có tổ chức mục tiêu tập thể nhằm định nhằm định vấn đề thuộc thảm quyền thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị Hội họp hoạt động thường xuyên quan, tổ chức; hoạt động tập thành viên theo hình thức định khoảng thời gian định nhằm giải vấn đề quan Đồng thời, hình thức quản lý, lãnh đạo, điều hành trình hoạt động quan, văn phòng 1.2 Mục đích Thảo luận, trao đổi thống số nội dung, vấn đề chương trình công tác quan tâm lưu ý Những đề xuất, kiến nghị dự báo vấn đề cách có sở khoa học 1.3 Vai trò - Hội họp hình thức sinh hoạt nhằm giải vấn đề mà quan phụ trách - Hội họp có vai trò quan trọng quản lý - Tổ chức hội họp cách tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải vấn đề - Văn chuyên chở 7% ý nghĩa cảm xúc thật Trao đổi qua điện thoại có 38% ý nghĩa cảm xúc thật chuyền tải 55% Phần lại biểu cảm nét mặt, điệu dầu hiệu thành lời - Thông qua họp nhà quản trị dùng để phân cơng cơng việc, bố trí nhân - Thơng qua họp mà phổ biến truyền tin - Thông qua họp nhà quản trị dùng để điều tiết đường lối phát triển quan, tổ chức - Thông qua họp để nhà quản trị thể vai trò lãnh đạo kiểm tra, giám sát q trình thực cơng việc 1.4 Ý nghĩa - Cuộc họp hình thức thu thâp, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho thông tin lưu truyền thông suốt - Các họp hay hội nghị nơi thành viên trao đổi, thảo luận vấn đề chung tham gia vào trình định - Cuộc họp nơi cá nhân phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bac, đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo có định đắn - Cuộc họp nơi để triển khai thực định, tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhiệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm thúc đẩy sư phát triển 1.5 Phân loại a b Hội họp bao gồm loại: Đại hội - Đại hội hình thức hội họp mà quan làm việc theo chế độ tập thể nhiệm kỳ thường sử dụng - Đặc điểm: + Số lượng đại biểu: đông + Bàn bạc, trao đổi nhiều vấn đề + Những quan làm việc theo chế độ nhiệm kỳ - Kết thúc đại hội nghị đại hội (văn kiện) Hội nghị - Hội nghị hình thức hội họp mà quan, tổ chức thường sử dụng để triển khai công việc, quán triệt đạo cấp trên, sơ kết tổng kết - Đặc điểm: + Số lượng đại biểu: tương đối đông + Bàn bạc, trao đổi vấn đề +Cơ quan, tổ chức có + Kết thúc hội nghị phải có nghị (nghị văn quan trọng c hội nghị, bắt buộc tất thành viên phải hoàn thành) Hội thảo -Hội thảo hình thức hội họp mà quan, tổ chức thường sử dụng nhằm trao đổi phổ biến thông tin, trao đổi phổ biến kiến thức, đánh giá kết dùng trường hợp phổ biến kiến thức mới, trao đổi kinh nghiệm 10 gồm nội dung gì? - Xác định thành phần tham gia: Các thành phần tham gia kể chủ tịch đoàn thư ký đoàn - Xác định ngày, tháng thời gian tiến hành họp a Giai đoạn tiến hành - Đón tiếp đại biểu: đảm bảo nguyên tắc xã giao - Phân phát văn kiện, tài liệu - Quyết định chủ tịch đoàn thư ký đoàn - Khai mạc họp: tiến hành nghi thức nhà nước (nếu cần) giới thiệu chủ đề họp b Giai đoạn kết thúc hội nghị - Thông qua nghị - Diễn văn tổng kết chủ tọa - Kết luận vấn đề - Kêu gọi người thực nghị 2.5 Vai trò thư ký việc chuẩn bị tổ chức họp Để tạo nên họp có hiệu chắn khơng thể khơng kể đến vai trò người thư ký: - Lập danh sách thành phần số lượng người tham dự họp - Đặt trước địa điểm thời gian họp (dựa vào tính chất họp để định thời gian) - Chuẩn bị chương trình họp - Chuẩn bị tài liệu - Soạn thư mời trình duyệt (thư mời phải trả lời câu hỏi 5W sau đây: 1.Who (Ai triệu tập họp?); 2.What (Mục đích họp để làm gì?); 3.When (Cuộc họp tổ chức nào?); 4.Where (Cuộc họp tổ chức đâu?); 5.Why (Tại lại tổ chức họp?) - Gửi thư mời (Lưu ý việc khác múi tổ chức hội nghị) - Tổ chức vệ sinh phòng họp - Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện 23 - Hệ thống âm (Phải có người điều chỉnh, xử lý thiết bị hỗ trợ mặt kỹ thuật cần thiết) - Chuẩn bị nước uống - Máy chiếu, computer, chiếu, máy truyền hình, giấy, bút… - Nhắc tham gia họp - Biên họp thông báo kết họp (biên họp phải xác rõ ràng, ngắn gọn, trình bày quy định, nên ghi chép chi tiết họp để chuẩn bị cho việc viết biên bản) 2.6 Hiệu mang lại từ việc nâng cao chất lượng họp Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Các giải pháp cho vướng mắc hoạt động tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, hội nghị video, máy vi tính, sản phẩm khác công nghệ thông tin cá nhân làm việc mình.Những họp đóng vai trị quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể Công ty tổng hợp tốt họp Như biết tổng hợp họp bước quan trọng Trước kết thúc họp bạn tổng kết lại vấn đề cốt lõi giải hay tồn đọng giao việc cụ thể cho thành viên Nhắc nhở thành viên nhiệm vụ họ giao sau họp.Nếu xin nhận xét thành viên tham gia họp mà bạn tổ chức Điều giúp bạn rút kinh nghiệm làm tốt lần sau Hãy cố gắng tổng hợp họp vòng 24h sau kết thúc Tiểu kết: Tại chương 2, tiểu luận đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT bao gồm nội dung sau: 24 Thứ nhất, đánh giá tổng quan tình hình sản xuất, kinh vật tư thiết bị Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Thứ hai, đưa loại hình hội họp khác cơng ty Thứ 3, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty Thứ 4, đánh giá vai trò văn phòng thư ký việc tổ chức hội họp cho công ty Việc đánh giá thực trạng vai trò văn phòng, thư ký cơng tác tổ chức hội họp công ty giúp đưa giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu hội họp, thảo luận, giúp công ty đạt nhiều thành tựu lớn kinh doanh CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 3.1 Ưu điểm Qua học tập lý thuyết chức nhiệm vụ hội họp nghiên cứu quy trình, vai trò, chức tổ chức hội họp cơng ty thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT, thấy cơng tác tổ chức hội họp công ty đươc thực tốt, đầy đủ, tiết kiệm có hiệu 25 - Hội họp công cụ để tập trung kinh nghiệm khả chuyên môn nhiều cá nhân nhằm giải vấn đề - Hội họp tập hợp nhiều thông tin kiến thức so với cá nhân, thường xem xét nhiều phương án lựa chọn Mỗi cá nhân nhóm học hỏi kinh nghiệm, kỹ người khác cho nhóm Những kiến thức, trình độ kinh nghiệm khác giúp nhóm tăng khả nhìn nhận vấn đề, nhóm xem xét vấn đề nhiều phương diện nhiều cách - Việc định hội họp làm cho thành viên hài lòng Người ta thường chấp nhận định dễ dàng hài lòng với định họ tham gia vào việc định định áp đặt họ Kết định thực tốt - Ra định họp làm tăng hiểu biết, gần gũi thành viên, giúp cho họ phối hợp với tốt công việc việc thực thi định Nói cách khác, đinh nhóm giống cách thức truyền thông hiệu Một hội họp muốn diễn sn sẻ phải thực đầy đủ quy trình bước là: chuẩn bị, họp kết thúc họp Mỗi giai đoạn cần phải thực xác chi tiết Cả ba giai đoạn quan trọng Nhưng đồng thời phải thực với cấp độ khối lượng đạt nhịp nhàng hiệu cao Trong giai đoạn diễn họp quan trọng nhất, giai đoạn bổ sung số khâu khác Các hoạt động hội họp khơng bị bó hẹp phạm vi phòng ban cơng ty mà ln có mối quan hệ chặt chẽ với tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích Trang thiết bị văn phòng tương đối đủ nên ứng dụng 26 tiến Khoa học Công nghệ vào công tác tổ chức hội họp Công ty ngày hoàn thiện máy hoạt động cấu tổ chức phòng ban, điều thể phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn phòng ban, thêm vào có đội ngũ cán nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều, mặt mạnh cơng ty Đối với chức tổ chức hội họp văn phòng văn phòng thực tốt từ việc đón, tiếp khách đến việc tổ chức hội nghị, họp, ký kết, hội thảo việc chuẩn bị điều kiện sở vật chất khác 3.2 Nhược điểm - Tốn nhiều thời gian: tốn nhiều thời gian để tổ chức họp, thành viên nhóm thảo luận, thoả hiệp lựa chọn phương án lẽ lãng phí thời gian lãng phí tiền bạc định nhóm khơng mang lại hiệu việc định nhân - Các thảo luận, hội họp bị số cá nhân hay nhóm nhỏ cấu thành chi phối Hiệu giảm cá nhân, chẳng hạn trưởng nhóm, chi phối thảo luận cách nói nhiều hay ngăn chặn người khác trình bày quan điểm Việc chi phối làm giảm tham gia thành viên khác nhóm nguyên nhân dẫn tới phương án bị phớt lờ hay bị coi nhẹ Bởi thành viên nhóm cần phải khuyến khích tham gia - Các thành viên nhóm quan tâm đến mục tiêu thân họ mục tiêu nhóm Họ cố gắng giành giữ ý kiến mà qn hiệu cơng việc nhóm Nói cách khác, nhóm quan tâm đến việc thoả hiệp nhóm khơng có định tốt Đơi xuất phát từ ý muốn trì tình bạn, tránh xung đột, vị nể - Hiện tượng tư nhóm: tư nhóm có kết thành viên nhóm nhận thức vấn đề cần giải Trong trường hợp đó, nhóm lập đầy đủ phương án lựa chọn, họ thảo luận chân 27 thành với cách thức thực tránh thông tin đe doạ đến lựa chọn nhóm Tuy nhiên, tư nhóm dẫn đến thất bại định nhóm Bởi lẽ tư nhóm có đặc điểm ảo tưởng chiến thắng, quan hệ tập thể, tin vào khả định nhóm, ảo tưởng trí thành viên, bị áp lực từ thành viên dẫn đến tượng phương án lựa chọn phức tạp, mục tiêu phức tạp, nghiên cứu thông tin nghèo nàn, sai lầm phương án đánh giá lựa chọn 3.3 Nguyên nhân 3.3.1 Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình Chuẩn bị slide thuyết trình yếu tố hỗ trợ khiến người nói tự tin Tuy nhiên, cơng ty có nhiều người coi slide phương án để thể quan điểm Nhà lãnh đạo nhân viên cần phải tranh luận mạnh mẽ tư phản biện không lệ thuộc vào công nghệ 3.3.2 Chờ đầy đủ người bắt đầu Vấn đề thời gian khiến người điều hành phải đau đầu Nên bắt đầu họp hay chờ đợi thành viên đến đầy đủ câu hỏi khó Để đảm bảo họp diễn thời gian biểu, đạt mục đích bạn nên bắt đầu quy định Bởi lẽ yếu tố cần thiết nói đến họp thức mang tính quan trọng Hơn điều thể chuyên nghiệp người tham gia họp Đừng vài cá nhân mà khiến họp bị chậm trễ 3.3.3 Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng” Một họp mà không nhận ý kiến từ thành viên tham gia coi buổi họp thất bại Tại họp khác cơng ty số thành viên lí khác ngại phát biểu quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá, góp ý… mà khơng thể ý kiến Như vậy, 28 họp không đạt mục đích thu nhận ý kiến thành viên tham gia, đồng thời thời gian cách vơ ích 3.3.4 Điều hành hiệu Người điều hành, chủ trì họp người giữ vai trò kiểm sốt nội dung, khơng khí thời gian cách cụ thể, triệt để Đồng thời phải xử lý linh hoạt tình họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến thành viên, đồng thời đưa kết họp mong muốn Tuy nhiên, cơng ty có số họp lệch hướng khỏi chủ đề định hay làm cho trở nên cách nghiêm túc… Thậm chí dập tắt sáng tạo hay làm tổn thương đến người tham dự họp lệch hướng 3.3.5 Không chịu lắng nghe Một nguyên nhân khiến họp công ty người ý, không chịu lắng nghe ý kiến người khác Mục tiêu họp khơng trình bày quan điểm thành viên, mà hội để người lắng nghe ý kiến Việc không lắng nghe ý kiến khiến cho họp trở nên lộn xộn, trật tự không đạt mục tiêu chung 3.3.6 Sử dụng điện thoại Tại cơng ty, có nhiều trường hợp họp mà người nghe điện thoại, sử dụng điện thoại để chơi game hay lướt mạng Điều ngày trở nên phổ biến mà khoa học công nghệ ngày phát triển Sử dụng laptop, smartphone họp không cần thiết làm tập trung người mà 3.4 Giải pháp 3.4.1 Về người chủ trì họp “Một nhà quản trị khơng coi người có lực người khơng điều hành họp có hiệu quả” 29 Trong họp người chủ trì ln đảm nhận vai trò quan trọng Những chức mà người chủ trì phải đảm nhiệm như: - Người tạo thuận lợi cho đề xuất ý kiến thành viên: người chủ trì họp phải biết cách vận động thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho họp - Người điều khiển họp hướng: Người chủ bám sát chương trình nghị họp, đảm bảo cho họp tiến triển thuận lợi, hướng đến mục tiêu đặt - Người điều hòa: người chủ trì họp phải tính đến trạng thái tâm lý thành viên tham dự mối liên hệ riêng tư họ với Những yếu tố khác tâm lý nguồn gốc bế tắc Chức điều hòa làm liên kết cá nhân, tạo hiểu biết thành viên tham dự loại bỏ mâu thuẫn, đối đầu có Thơng thường họp thường cần đến kỹ thuật như: - Trình bày lại: Nó cho phép người phát biểu thấy chủ tọa hiểu Sự trình bày lại làm cho người nhận thức điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa phát biểu làm rõ thái độ khách quan người chủ trì - Tổng hợp: Là tóm lược kiện yếu tập thể phát biểu Nó cho phép người nhận thức lập trường trình làm việc, kiểm tra đạt hay chưa đạt - Đặt câu hỏi: Việc đặt câu hỏi cho phép thành viên sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận => Như vậy, để đạt kỹ năng, kỹ thuật để điều hành họp đạt hiệu cao người chủ trì cần: - Hãy gương tính trung thực tính cơng họp - Bám sát chương trình nghị không bộc lộ điều cách trực tiếp - Để cho người có hội đóng góp ý kiến - Nên để người phát biểu khoảng định, ví dụ 30 phút - Tránh đọc chữ văn họp mà nên gửi trước văn đến người để đọc trước - Quan sát sắc mặt, điệu để biết bất đồng, mâu thuẫn để có hành động cần thiết - Hãy để người nói hồn tất phát biểu họ - Nếu có người phát biểu lan man, lạc đề nên tìm cách nhắc nhở để người quay mục thảo luận - Tránh hối thúc người vội đến định mục đích họp để thảo luận gắn kết người lại với - Nên vui vẻ có óc hài hước Hãy mỉm cười bất đồng với ý kiến Khơng nên để cảm xúc can thiệp cơng việc lí trí - Phải ln ln tỏ rõ diện trước tập thể Phải người biết lắng nghe, biết tôn trọng người khác, tôn trọng tập thể 3.4.2 Về thành viên tham dự họp Đối với người lãnh đạo họ giúp trì văn hóa bầu khơng khí cơng ty, nhân viên họ giống thông báo họ phần cơng ty Vì thế, vai trò thành viên tham dự quan trọng, định đến phần thành công họp Do đó, thành viên tham dự cần: - Chú ý lắng nghe thảo luận đưa định Ở số họp công ty có số thành viên nghe sếp nói mà khơng có trao đổi, thảo luận từ hai phía Điều nguy hiểm, vừa thời gian vừa khơng hiệu - Tránh tình trạng rụt rè, khơng dám phát biểu đám đơng làm ý kiến hay giúp cho công ty phát triển tốt - Nên thảo luận trước với đồng nghiệp nội dung họp: nên thảo luận sơ với phận nội dung họp Có thể dành khoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với Điều giúp chủ động họp hơn, tránh trường hợp có nhiều ý kiến trái chiều 31 họp Khi có nhiều ý kiến trái chiều, mâu thuẫn họp thành viên tăng lên gay gắt họp đến thất bại Tuy nhiên nên thảo luận sơ trước họp không nên vận động trước buổi họp Các thành viên nên phát biểu theo ý muốn, tâm nguyện hay ý kiến,đề xuất mình, đừng nên phát biểu theo ý muốn sếp, làm cho sếp vui lòng, khơng có ý kiến hay cho họp - Các thành viên tham dự nên đến Trễ họp nghĩa làm thời người khác Mặt khác, việc trễ xúc phạm đến người họp sớm giờ: bắt họ chờ trừng phạt họ, người đáng bị trừng phạt thành viên trễ - Đừng hẹn gặp người khác sau họp kết thúc (theo kế hoạch) Hãy đặt trường hợp họp kéo dài dự định Nếu bỏ dở, chắn cấp khơng hài lòng với tác phong nghê nghiệp bạn - Khơng nói xấu buổi họp, đặc biệt với người vắng mặt Trong họp khơng nên bình luận, chê bai hay nói xấu người khác, người khơng tham dự họp Đóng góp ý kiến ln mang tính xây dựng chân thành, nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen thành kiến 3.4.3 Giảm bớt số lượng họp Về giảm bớt số lượng họp cần xác định rõ cần thiết để phục vụ công tác đạo, điều hành Giảm bớt họp để nghe báo cáo tình hình thực nhiệm vụ cấp để thay cho việc kiểm tra trực tiếp quan đơn vị cấp sở, quy định chung dành ngày cán xuống phận, phân xưởng, công tác nghiên cứu cá nhân không lịch họp Trong điều kiện cụ thể, nên ghép nhiều họp có nội dung thành phần tương tự vào họp Không tổ chức họp để phổ biến văn quy phạm pháp luật, văn đạo cấp trên, trừ chủ trương, sách quan trọng; bàn việc cụ thể uỷ quyền phân công, phân cấp cho đơn vị Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng phải thông báo 32 trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp 3.4.4 Nâng cao chất lượng, hiệu họp Trong gần năm gần đây, công ty thực có hiệu việc nâng cao chất lượng, hiệu tổ chức hội nghị, họp thông qua việc giảm bớt số lượng họp Để nâng cao chất lượng, hiệu họp, công ty thực tốt việc bảo đảm đúng, đủ thành phần đại biểu tham dự Nội dung họp, hội nghị phận, đơn vị, cấp chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, khoa học, trọng tâm, đảm bảo yêu cầu thời gian Người chủ trì người phân cơng trình bày hội nghị, họp trình bày tóm tắt nội dung cốt lõi vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, hạn chế đọc tồn văn tài liệu Ban tổ chức hội nghị, họp dành thời gian thảo luận thỏa đáng, ý kiến phát biểu dân chủ, cởi mở thẳng thắn, mang tính xây dựng, có tính thống cao cách điều hành khoa học góp phần thành cơng hội nghị, họp Thời gian họp đảm bảo quy định cho loại họp, không kéo dài thời gian họp kết thúc theo quy định Việc kết luận hội nghị, họp lãnh đạo rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian hoàn thành điều kiện, tiến độ thực hiện… Công ty tiếp tục nâng cao chất lượng hội nghị, họp, hạn chế việc đọc báo cáo, dành nhiều thời gian thảo luận Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao chất lượng họp, hội nghị Kết luận hội nghị, họp cần người, việc Tổ chức tốt hoạt động tôn vinh gương điển hình, cán xuất sắc cơng ty 3.4.5 Họp trực tuyến • Họp trực tuyến (Video conference) bước phát triển đột phá công nghệ thông tin cho phép người tham dự nhiều địa điểm từ quốc gia khác nhìn thấy trao đổi trực tiếp với qua hình tivi họp phòng Công nghệ ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực đặc biệt hội họp hội thảo Bên cạnh 33 Hội nghị trực tuyến ứng dụng phổ biến doanh nghiêp • Ngày nay, với phát triển nhanh chóng hạ tầng mạng băng rộng, dịch vụ Hội nghị trực tuyến dần trở nên phổ biến giới doanh nghiệp Việt Nam Những lợi ích mà họp trực tuyến mang lại: • Tiết kiệm thời gian di chuyển • Tiết kiệm chi phí cơng tác phí • Thực họp trực tuyến nhiều văn phòng • Nhanh chóng tổ chức họp • Lưu lại tồn nội dung họp • An tồn bảo mật • Chất lượng dịch vụ ổn định • Giá thành hợp lý Tiểu kết: Tại chương 3, tiểu luận đưa ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân công tác tổ chức hội họp nhằm đưa giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức hội họp, hội nghị, hội thảo công ty Hệ thống giải pháp nhằm tác động trực tiếp đến công tác tổ chức hội họp cho công ty Từ giải pháp trên, lãnh đạo công ty bổ sung, hỗ trợ nhiều công tác tổ chức hội họp, từ góp phần cho công ty nâng cao hiệu hiệu sản xuất kinh doanh công ty 34 KẾT LUẬN Từ khảo sát, đánh giá thực tế Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT, thấy họp đạt hiệu tiến hành đảm bảo nguyên tắc bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải quyết, tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành Giám đốc công ty việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành Cuộc họp hiệu đem lại cho người tổ chức tôn trọng đồng nghiệp, tiết kiệm tiền bạc thời gian quý báu cho công ty Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt lãnh đạo công ty Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng khuyến khích người tham dự họ cần phải biết nhắm đến vấn đề Mục tiêu giúp họp tập trung vào trọng 35 điểm Thông thường hội họp có hai mục tiêu: để thơng báo định vấn đề Cần lưu ý “thảo luận” mục tiêu Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương Những thơng tin họp chuyển kịp thời đến người tham dự Đảm bảo thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài) 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2003), Quản trị học, NXB Thống Kê, Tp.HCM Mike Harvey (2004), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân“Quản trị hành văn phòng”, NXB Thống Kê PGS.TS Đồng Thị Thanh Phương, ThS.Nguyễn Thị Ngọc An, “Quản trị hành văn phòng”, NXB Thống Kê, năm 2009 Luận văn “ Hoạch định tổ chức họp, chuyến công tác quan lãnh đạo quan” – Nguyễn Thị Minh Giang Quyết định số 693/QĐ-BTP ngày 09 tháng năm 2015của Bộ Tư pháp việc ban hành quy chế tổ chức họp hoạt động quan Nguyễn Thị Hương (2010), luận văn thạc sỹ: “Thực trạng công tác tổ chức hội họp cơng ty có quy mơ vừa nhỏ Việt Nam” Vũ Minh Đức (2012), luận văn thạc sỹ xã hội học: “Quan niệm hành vi ứng xử văn hóa hội họp nay” http://navibooks.vn 37 ... công ty CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GTVT 2.1 Một số nét chung Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT. .. công tác tổ chức hội họp Chương 2: Thực trạng tổ chức hội họp Công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp công ty Thương mại. .. giá công tác tổ chức hội họp công ty Thương mại sản xuất vật tư thiết bị GTVT bao gồm nội dung sau: 24 Thứ nhất, đánh giá tổng quan tình hình sản xuất, kinh vật tư thiết bị Công ty Thương mại sản