MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 3 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 5 4. Phương pháp nghiên cứu: 5 5. Kết cấu của đề tài: 5 B. NỘI DUNG 6 Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN 6 1. Vị trí, vai trò của họp 6 2. Phương thức tổ chức họp. 7 3. Phân loại cuộc họp: 8 4. Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm: 9 5.Đặc điểm của cuộc họp: 10 6. Tiêu chuẩn của một cuộc họp. 11 CHƯƠNG II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM. 14 2.1. Tổng quan sơ lược về Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam. 14 2.1.1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội Thành phố Hà Nội. 14 NỘI DUNG 22 KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 22 I. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam. 22 1. Chức năng: 22 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 23 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 23 4. Chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 24 5. Khảo sát về công tác tổ chức các cuộc hội họp 31 6. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam 49 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 53 I. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp 53 C. KẾT LUẬN 55 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Đàm Thị Huyền BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 13C KHĨA HỌC (2013 - 2017) CHUYÊN ĐỀ: CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM Tên quan: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM Địa chỉ: Tầng 4, Nhà A23D5, Ngõ Dịch Vọng Hậu, Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Vũ Thị Quỳnh Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đăng Việt HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Ban giám hiệu nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện cho em học tập toàn thể Thầy Cơ tận tình giảng dạy truyền đạt khối kiến thức kinh nghiệm quý báu cho chúng em để làm hành trang vững đầy tự tin bước vào đời Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn tất Q Thầy Cơ Để hồn thành tốt tiểu luận, em vô biết ơn thầy Nguyễn Đăng Việt người trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt em tiếp cận với thực tế Chi Cục Kiểm Lâm Bắc Ninh suốt thời gian vừa qua tất lòng chân tình tinh thần trách nhiệm mình.Do kiến thức nhiều hạn chế nên tiểu luận nhiều thiếu sót em mong nhận lời nhận xét, hướng dẫn thầy cô để tiểu luận tốt LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Ths Nguyễn Đăng Việt Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tơi thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung thực tập MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta phát triển đường hội nhập Quốc tế bước vào cách mạng khoa học công nghệ thông tin làm thay đổi quan niệm xã hội hoạt động Văn phòng Ngày Văn phòng khơng đơn đơn vị quản lý hồ sơ, giấy tờ, sổ sách mà Văn phòng trở thành máy tham mưu, giúp việc đặc biệt quan trọng cho Thủ trưởng quan trình đạo, điều hành, thực chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng xem cầu nối, mắt xích quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức Do vậy, ngày hoạt động Văn phòng cần phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên đào tạo chun sâu, có trình độ chun môn, nghiệp vụ tốt để thu thập, xử lý kịp thời thơng tin, nắm bắt kịp trình độ cơng nghệ thông tin đưa đất nước phát triển xu Quản trị văn phòng hiểu vận dụng phương pháp khoa học để quản trị, tổ chức điều hành hoạt động hành văn phòng quan nhằm đạt hiệu cao việc thực nhiệm vụ mục tiêu đặt Quản trị văn phòng cơng tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt độn quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến q trình phát triển Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau ba năm học tập rèn luyện trường em trang bị kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ định Với phương châm “Học đôi với hành” “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, sau kết thúc chương trình học tập, Nhà trường tổ chức tạo điề kiện cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng khóa 2013-2017 thực tập thực tế để học tập trau dồi kinh nghiệm Theo kế hoạch Nhà trường em liên hệ thực tập Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam sau gần hai tháng tiếp xúc với môi trường thực tế, hướng dẫn nghiệp vụ Bà Vũ Thị Quỳnh – nhân viên phòng Hành – Nhân , em tích lũy kiến thức, kinh nghiệm bổ ích để vận dụng vào thực tế Do thời gian phạm vi tiếp cận cơng việc hạn chế nên báo cáo em nhiều thiếu xót, mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy để báo cáo hồn thiện Trước tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, khoa Quản trị văn phòng nói riêng thầy Nguyễn Đăng Việt-Gỉang viên hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình học tập vừa qua trường suốt trình thực tập Đồng thời, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới cô lãnh đạo, anh chi công tác làm việc Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trình thực tập Đặc biệt hướng dẫn nghiệp vụ tận tình Bà Vũ Thị Quỳnh – nhân viên phòng Hành – Nhân Một lần em xin gửi tới quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cô lãnh đạo, anh chị làm việc Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam lời cảm ơn chân thành Em xin chân thành cảm ơn Lý chọn đề tài Hầu hết người dành phần lớn thời gian cho cơng việc, mà mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sống chúng ta, tác động lớn đến nhiều khía cạnh khác đời người Bên cạnh lực yêu thích cơng việc yếu tố khơng thể thiếu việc bày trí khơng gian làm việc cách hài hòa cân đối góp phần giúp bạn đạt kết thuận lợi cho cơng việc Nơi làm việc làm việc dù có khơng gian nhỏ hay hẹp bố trí khơng gian màu sắc tất củng mang cho tinh thần thoải mái khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần sức khỏa hiệu công việc, tương tự, bạn tổ chức tốt khu vực hành quan Và ngày để tìm giải pháp cho vướng mắc giới tìm thấy xuyên qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, máy vi tính làm việc Tổ chức tốt họp quan trọng việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành Nó đem lại hiểu lớn cho công việc thành công bạn Một quan hay tổ chức dù có nguồn tài dồi dào, máy móc thiết bị đại đến đâu trở nên vô nghĩa khơng biết quản trị nguồn nhân lực Chính quản trị nhân lực tạo mặt, bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám quan Trong quản lý giáo dục vậy, để hồn thành tốt chức quản lý, đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ chủ yếu như: kỹ kỹ thuật, kỹ nhân sự, kỹ tư duy… Tất nhà quản lý, dù làm việc lĩnh vực phải có đầy đủ loại kỹ Tuy nhiên tầm quan trọng kỹ lại tùy thuộc vào cấp bậc nhà quản lý Kỹ nhân nhà quản lý cấp Một nhà quản lý quan cần trang bị cho kỹ nhân cần thiết, kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Tổ chức điều hành thành công họp công việc mà nhà quản lý có lực phải có khả thực Đây việc khơng dễ dàng Trong thực tế, nhân viên Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam chưa ý thức hết tầm quan trọng họp, chưa có ý tối đa dẫn đến hiệu họp chưa đạt hiệu cao Vậy họp nên tổ chức nào? Làm để biết chắn người tham dự đến giờ? Truyền đạt hướng dẫn người thảo luận nào? Tổ chức thực công việc sau họp sao? Trăn trở trước suy nghĩ nên chọn chuyên đề “ Công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam” làm đề tài báo cáo Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: 2.1 Mục đích nghiên cứu tiểu luận: Đánh giá cách toàn diện, khách quan, khoa học chất lượng họp nhà trường, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu họp Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam giai đoạn 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu tiểu luận: Trên sở trình bày đặc điểm, tình hình kinh tế - xã hội thành phố Hà Nội, tình hình công ty , hoạt động công ty họp Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam; báo cáo có nhiệm vụ: - Phân tích làm sáng tỏ thực trạng chất lượng hiệu họp Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam- Bước đầu đánh giá kết quả, hạn chế rút số nguyên nhân bản, từ đưa giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu họp Công ty thời gian tới Là nhà quản lý người tổ chức họp cần phải xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp lập kế hoạch để biến định thành hành động Đồng thời, việc xác định thời gian, địa điểm tổ chức họp kỹ điều hành họp nhà quản lý góp phần khơng nhỏ cho thành cơng họp Đây cơng việc quan trọng đóng góp cho thành cơng Cơng ty Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu thực trạng chất lượng hiệu họp Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam Thời gian nghiên cứu đề tài năm trở lại đây, từ năm 2008 Phương pháp nghiên cứu: - Đề tài sử dụng phương pháp Duy vật biện chứng chủ nghĩa MácLênin - Đề tài trọng phương pháp lôgic, phương pháp phân tích, tổng hợp, điều tra, thống kê, phân tích kết hợp với so sánh thống kê, quan sát, vấn, … - Sử dụng phương pháp văn bản, dựa vào văn đạo cấp Kết cấu đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo chia làm chương chính: B NỘI DUNG Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN Vị trí, vai trò họp Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Hội họp thức hội họp diễn theo quy trình, thủ tục định; có xem xét biên hội họp trước nhiều trường hợp có thành phần theo quy định Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu 10 khác để điểm danh đại biểu như: + Sơ đồ vị trí chỗ ngồi + Thẻ đại biểu + Đăng ký trưởng đoàn đại biểu ban lễ tân + Một phiếu đăng ký có mặt -Ghi biên họp: Trong buổi họp, biên họp phản ánh việc diễn biến họp Một họp coi thành công biên họp hội đủ yếu tố cần thiết Thư ký người đảm nhiệm công việc ghi biên họp Biên đảm bảo yêu cầu sau: Đúng kỹ thuật, thể thức, thơng tin xác khách quan - ngồi trách nhiệm nêu trách nhiệm cura nhân viên thể việc chuẩn bị MC, dẫn chương trình xử lý tình bất ngờ xảy q trình họp diễn như: điện, loa hỏng thiếu tài liệu… Qua thời gian khảo sát công tác tổ chức họp Công ty em xin đưa quy trình diễn vài hội họp Cơng ty sau: Bắt đầu họp • - Đón tiếp đại biểu: + Người tổ chức chủ trì phải đến trước thời gian để đón tiếp đại biểu + Có ủy thác cho người đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu + Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ họp, giới thiệu hành phần tham dự ( mời ai, vắng ai, có lý hay khơng lý do) -Chương trình họp: Chương trình dồ họp, nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Mộ chương trình tốt tăng cường cho 48 thuyết trình họp Truyền đạt mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp -Dẫn dắt họp: • dành thời gian họp để chia sẻ lắng nghe câu chuyện, • kể câu chuyện cách thật sáng tạo Làm rõ diễn giải vấn đề họp Khuyến khích người đưa quan điểm bảo vệ ý • • • • • • • • tưởng Sử dụng “kỹ động não” - Ghi lại toàn ý tưởng buổi họp lên giấy việc: Sử dụng màu sắc tươi sáng hình in đậm Sử dụng hình ảnh lẫn chữ viết Gạch đầu dòng để nhấn mạnh điểm Sử dụng khơng q từ dòng dòng trang giấy Lưu tất tờ giấy để dễ dàng xem lại + Khi kết thúc buổi họp, đưa tất tờ giấy cho thư ký để họ đưa vào biên + Hãy hỏi câu hỏi mở để khuyến khích ý kiến người tham gia + Tập trung vào chủ đề chất lượng ý tưởng người đưa ý tưởng + Kiểm soát nội dung buổi họp phân nhiệm vụ cụ thể bước + Tập trung vào giải vấn đề họp Tránh lạc đề hay sa đà vào vấn đề cá nhân Tuy nhiên đừng ngăn cản hay có thái độ bất lịch người mắc lỗi -Duy trì trọng tâm tiến triển họp + Ghi chép thông tin liệu họp đảm bảo người có quyền đóng góp ý kiến + Hãy để người tham dự chuẩn bị nội dung, bạn điều hướng họp 49 + Ghi nhận khuyến khích ý kiến đóng góp xây dựng + Theo dõi họp thơng qua lịch trình lập sẵn + Điều chỉnh tốc độ họp + Thường xun thơng báo lịch trình buổi họp cho người tham dự + Tổng kết sau phần chắn người trí với kết đạt + Giúp nhóm đạt đồng thuận đến kết luận -Chủ tọa: + Chỉnh lý chương trình nghị đảm bảo thời gian khơng lãng phí với nội dung họp tiêu chuẩn khác khống chế thời gian họp không cho phép phát biểu dài + Đảm bảo tất cung cấp quyền để nói -Điều hành họp: + Đảm bảo tất thành viên hiểu vấn đề cần họp gì, vấn đề cần giải mục tiêu cần phải đạt họp + Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết + Kết thúc thảo luận dài trước muộn -Thư ký họp: + Ghi biên họp + Tổng kết biên -Kết thúc họp + Giúp xác định nhiệm vụ sau buổi họp + Đánh giá lại cách phân công nhiệm vụ cho người đảm bảo họ nắm rõ công việc mình, đồng thời lập kế hoạch hành động + Kết luận cách tóm tắt thành đạt buổi họp + Cảm ơn thành viên tham gia đóng góp tích cực 5.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc - Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng sau hội họp kết thúc: • Sau họp kết thúc nhà quản trị Văn phòng đề xuất với lãnh đạo nội dung hình thức thơng báo kết buổi họp; báo cáo với cấp kết • họp Tùy theo nội dung, công việc họp thuộc chức Văn 50 phòng Văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu lập hồ sơ họp.Nếu công việc thuộc đơn vị khác Văn phòng nhắc nhở, đơn đốc đơn vị • hồn chỉnh hồ sơ họp theo quy định Căn vào kết họp nà quản trị Văn phòng tổ chức việc bổ sung • việc mà họp đề vào chương trình cơng tác quan Thuộc chức nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc tốn kinh phí -Các cơng việc sau kết thúc họp: • Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp bàn ghế, hồn trả trang thiết bị cho đơn vị chức Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên tránh tình trạng thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm Các văn phòng phẩm quà tặng lại thư ký cần báo cáo • Chánh văn phòng người chủ tọa Trước không quên kiểm tra lại điện, nước cám ơn người • tham gia phục vụ Hội nghị họp, hội nghị Thư ký biên tập số loại văn theo yêu cầu lãnh đạo: địng quản lý văn hướng dẫn, nhắc nhở việc thực vấn đề cần • thiết, thư cám ơn Triển khai nội dung thông qua Thông báo cho quan hữu quan kết họp Lập hồ sơ họp Hội nghị lớn, quan trọng Thu thập hồ sơ tài liệu • liên quan để lập hồ sơ họp Hồ sơ họp bao gồm: Giấy mời, giấy triệu tập, danh sách đại biểu,lời khai • • mạc, báo cáo, tham luận, phát biểu, nghị họp, biên bản, lời • bế mạc Thanh tốn chi phí: Thu thập hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí họp 5.2.4 Tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam • Lập danh sách khách mời: Khách mời gồm 300 người khách hàng, đại lý, nhà đầu tư giới truyền thơng • - Lập trình tổ chức: Chuẩn bị trước hoạt động : phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng 51 trách nhiệm cụ thể đến người Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra - thực Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách rong nhóm chia thành nhóm nhỏ: +Tổ đối ngoại : phụ trách giấy mời, khách mời + Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng + Tổ lễ tân: đón khách cửa hội trường, đưa khách vào hội trường + Tổ nội dung : phụ trách phát biểu, thiết kế tài liệu cho khách mời Thời gian 7h45 – 8h 8h – 8h5 8h5 – 8h30 - Nội dung Ổn định tổ chức, chuẩn bị cho tiết mục mở Tiết mục văn nghệ ca sĩ thể Giasm đốc kinh doanh Công ty tuyên bố khai mạc chương trình MC giới thiệu đại biểu tham gia, mục đích, ý nghĩa chương trình Mời thành phần ban lãnh đạo, khách mời quan trọng phát biểu ý kiến MC ổn định sân khấu tập trung người hướng sân khấu 8h30 – 8h45 Phụ trách phận hỗ trợ Khách hàng trình bày sách phân phối hệ thống chăm sóc khách hàng công ty 8h45 – 8h55 Phụ trách dự án bất động sản lên trình bày 8h55 – 9h30 Giari lao, Ban tổ chức trả lời câu hỏi vị đại biểu khách mời 9h30 – 9h40 Phụ trách phát triển dự án giới thiệu số dự án Công ty 9h45 – 9h45 Văn nghệ 9h45 – 9h55 Giasm đốc kinh doanh trao giải thưởng cho cá nhân xuất sắc 9h55 – Phần rút thăm may mắn cho tất đại biểu tham gia Hội nghị 10h30 trao quà cho đại biểu may mắn 10h30 Bế mạc Hội nghị Lựa chọn địa điểm định thời gian tổ chức: Thời gian tổ chức: từ 7h30 đến 11h ngày 20/ 01/2016 Địa điểm tổ chức: Buổi Hội nghị diễn Cơng ty cổ phần đầu tư thương mại • Happy Việt Nam Gửi giấy mời: gửi thư mời cho khách tham dự trước ngày theo dõi phản • hồi từ thư mời để xác định xác số lượng khách đến tham dự Đặt thiết bị truyền thông: Chuẩn bị đặt thiết bị ruyền thông cho Hội • nghị Hệ thống âm phải phù hợp với khơng gian diễn Hội nghị Thiết • kế pano để treo nơi tổ chức Chuẩn bị nội dung cho buổi Hội nghị: Viết phát biểu, chuẩn bị tài liệu để trình bày Hội nghị, 52 chuẩn bị tài liệu cho khách mời : thông tin công ty, sản phẩm công ty, thông tin cần thiết để khách mời hiểu thêm công ty Chuẩn bị hoa tặng phẩm cho khách mời • • • - Rút lại danh sách khách tham dự cuối cùng: xác định số lượng khách mời tham dực cuối Bố trí hội trường: Bố trí cửa vào Treo hiệu chào mừng Bảng dẫn: Khách hàng họp mặt lại Trưng bày sản phẩm Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan Trên sân khấu treo hiệu Hội nghị Trên sân khấu treo biểu tượng Công ty Tiến hành kiểm tra trước Hội nghị tổng diễn tập: Thực trước ngày hội nghị diễn Duyệt lại kịch hội nghị để đảm bảo chất lượng cho chương trình Ban tổ chức phân cơng kiểm tra tồn thiết bị dụng cụ dùng cho buổi lễ như: bàn ghế, cốc, ly nước uống, hoa cài áo, tài liệu, quà tặng chuẩn bị đủ - cho đại biêu chưa Kiểm tra lần cuối đồng phục lễ tân đón khách Kiểm tra phận phục vụ tiệc Kiểm tra hệ thống âm thanh, micro, nhạc chào Kiểm duyệt đầy đủ yếu tố nhân sự: nhân viên phân nhiệm vụ điều phối công việc, chuẩn bị thứ yếu nhân thiết bị dụng cụ cẩn thận, - nhân viên tư sẵn sàng Phân cơng nhân viên vào vị trí cơng việc thống theo kế hoạch - từ trước Duyệt, khớp thử chương trình trước lần Kiểm tra lại danh sách nhân tham gia chương trình: MC, lễ tân, đồn múa lân, ca sĩ, kỹ thuật viên ánh sáng, âm thanh, bắn pháo, danh sách khách - VIP… Sắp xếp vị trí đặt quà, hoa cài áo đại biểu, nước uống, khen tập hợp • - khu vực để tránh thất lạc giao cho người quản lý Đón khách: Lễ tân chào mời quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách, hướng dẫn lối - dẫn khách vào khu vực làm chương trình Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi xuất tặng phẩm, sổ tay, đặc san, báo truyền hình 53 • - Rót nước mời khách Sau hội nghị: Dọn dẹp khu vực Hội nghị Tổ chức liên hoan cho toàn thể nhân viên Tổng kết doanh thu chi phí, gửi tồn giấy tờ mail báo cáo chi tiết cho phận kế toán Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam Trong thời gian thực tập khảo sát thực tế với nhận thức thân, em xin đưa số nhận xét chung công tác tổ chức hội họp sau: 6.1 Ưu điểm Được quan tâm, đạo hướng dẫn cấp tính chất, u cầu cơng việc, nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn phòng Cơng ty có trình độ chun mơn nắm vững nghiệp vụ, làm tốt công việc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Các cán bộ, nhân viên làm việc có trách nhiệm, ln đồn kết, thân thiện, giúp đỡ giải công việc khiến hiệu công việc đạt kết cao giải nhanh chóng, kịp thời, khơng gây ùn tắc, ứ đọng Lãnh đạo văn phòng ln người trực tiếp giải cơng việc quan trọng, lãnh đạo văn phòng vắng thường ủy quyền cho cấp giải công việc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn giao, cán bộ, công chức, nhân viên giải công việc xin ý kiến đạo cấp để tránh xảy sai sót Nhân viên công ty thực tốt quy định, nội quy Công ty đề ra, nhiệt tình tham gia hoạt động văn hóa, thể thao Công ty tổ chức Công tác tổ chức hội họp thực theo quy định pháp luật Công ty đề Những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng giải nhanh chóng, xác, kịp thời Các nghiệp vụ văn phòng áp dụng cách linh hoạt ngày tiến bộ, hoàn thiện Công tác tổ chức họp phân công cách rõ ràng khơng có 54 chồng chéo việc thực họp Ban lãnh đạo nhân viên công ty thực tốt trách nhiệm vấn đề hội họp Cơng ty 6.2 Nhược điểm • Các thiết bị họp khơng đáp ứng nhu cầu họp Ví dụ như: ánh sáng sáng tối, bàn ghế bố trí khơng hợp lý cho người tham dự • họp dễ dàng theo dõi nắm bắt nội dung họp Thông báo cho người tham dự họp sát họp diễn gây khó • • khăn q trình dự họp Sắp xếp vị trí ngồi vị trí cơng ty khơng hợp lý Cơng tác ngồi lề trước sau họp chưa chuẩn bị tốt vấn đề nghỉ • giải lao họp, không chuẩn bị nơi nghỉ cho người xa tới dự Mỗi họp có mục tiêu cần đạt rõ ràng trình thực họp thường bị chi phối số vấn đề khơng thuộc trọng tâm • họp Những người tham gia họp thường bị chi phối luồng tư tưởng • tác động ảnh hưởng ngồi họp Những người có vị trí cao thường áp đặt tư tưởng cho người • • họp dẫn tới không dân chủ họp Vẫn thụ động người tham dự họp Trong họp khơng có khách quan đánh thường áp dụng lối suy • nghĩ cá nhân Nội dung họp không không ưu tiên từ theo thứ tự ưu tiên, • từ quan trọng tới vấn đề không cần thiết Người điều hành họp thường mắc lỗi thiên vị thành viên • tham gia giải vấn đề họp Trong họp hay xảy vấn đề tranh cãi bất đồng quan điểm cá • • nhân Tổng hợp nội dung họp thường chung chung, không rõ ràng vấn đề kinh phí cho việc họp hành thường vào thời gian để cấp kinh phí, khơng theo tính chất, nội dung hiệu họp, họp dài ngày kinh phí nhiều Chưa nói đến kinh phí phục vụ cho họp như: chế độ ăn, nghỉ đại biểu, tiền thuê hội trường, tiền nước uống, thuê loa đài, thuê người trang trí, phục vụ khơng phù hợp, bắt buộc văn phòng phải tính tốn thêm 55 ngày, khơng lấy đâu mà trả • mặt thời gian tham gia họp: dám khẳng định tất họp từ xuống vi phạm quy chế thời gian Những họp mùa hè thường giấy mời khai mạc, họp mùa đông mời 30 phút khai mạc, phải bắt đầu công tác tổ chức điểm danh, phổ biến nội dung phải khai mạc Nếu họp ngày, buổi chiều tuyên bố 13 30 phút bắt đầu, phần đa 14 bắt đầu • ý thức tham gia họp chuyện phải bàn Những tưởng họp Công ty lãnh đạo, người chủ trì nên văn phòng ngại nhắc nhở, nên kỷ luật phòng họp khơng nghiêm túc, khơng người làm việc riêng đọc báo, nói chuyện, chí khơng người có mặt lúc điểm danh, sau làm việc riêng như: Tranh thủ gặp Sở này, Bộ nọ, xin này, trình • Ngày xưa họp hành tranh cãi nảy lửa, bàn nhiều vấn đề sáng rõ, để đến thống cao, thực có hiệu Ngày họp hành thống cao, đồng ý nhanh, xem khó vào sống, hiệu khơng cao, không rõ, họp hành gần độc thoại, gần giao tiêu kế hoạch, có thời gian, ý kiến bàn bạc, lại không thấy ý kiến phản biện, thiếu biện pháp bảo đảm 56 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM I Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp • • Tạo điều kiện khuyến khích người đưa sáng kiến Khơng bình luận, đánh giá ý kiến đưa ra, ý kiến ghi nhân cảm • • ơn Tránh hình thức đánh giá, bàn luận họp Liệt kê ý kiến đưa cho dù ý kiến chưa hợp lý Ý ưởng xuất sắc xây dựng, phát triển sở nhiều ý kiến khác • nhau, mở rộng ý tưởng Cuộc họp phải mang tính hợp tác từ ý kiến dần đến lý luận • • tạo ý tưởng xuất sắc Tránh việc gắn cá nhân với ý tưởng đưa Các thiết bị họp đảm bảo hoạt động trình diễn • họp Người điều hành họp cần nắm rõ cách thức tổ chức họp cho • thuận lợi từ đầu đến cuối họp Các kỹ mềm người điều hành vận dụng họp • nhằm giải thiểu vấn đề phát sinh họp Những người tham dự họp cần phải có kỹ như: kỹ lắng • • nghe, kỹ nói trước đám đơng, kỹ làm việc nhóm Cần có thái độ hợp tác bước vào họp Trong trình tổ chức họp phải ghi nhận ý kiến đóng góp dù tốt hay không tốt lấy ý kiến không vội vàng đưa bình phẩm • mà phải kết thúc họp đưa nhận định cho vấn đề Đánh giá khả xảy cho trình cần giải từ người điều hành dẫn dắt người vào vấn đề tốt 57 Tiểu kết: Những họp đóng vai trò quan trọng nơi mà bầu khơng khí văn hóa tổ chức trì, thức để tổ chức nói với nhân viên : “ Bạn thành viên tập thể” 58 C KẾT LUẬN Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để phát huy thực dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia cách tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác 59 PHỤ LỤC Phụ lục I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC CÁC PHỊNG BAN PHỊNG KẾ TỐN TỔNG HỢP PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG MAKE TING PHÒNG KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN PHÒNG ĐẦU TƯ THƯƠN G MẠI PHÒNG KINH DOANH GIÁO DỤC PHỤ LỤC II SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRƯỞNG PHỊNG PHĨ PHỊNG VĂN THƯ NHÂN SỰ QUẢN TRỊ THIẾT BỊ NHÂN VIÊN TRONG PHÒNG PHỤ LỤC III HÌNH ẢNH PHỊNG HỌP CƠNG TY ... CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 2.1 Tổng quan sơ lược Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam 2.1.1 Điều kiện... xã hội đất kinh thành xưa 26 27 NỘI DUNG KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM I Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty cổ phần. .. ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam Chức năng: Công ty Cổ phần Đầu Tư Thương Mại Happy Việt Nam đời vào ngày 01 tháng năm 2010 lúc phát triển bùng nổ trở lại thị trường đầu tư bất động