Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1.Tính cấp thiết của đề tài 1 2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 1 3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài 2 4.Phương pháp nghiên cứu đề tài 2 5. Kết cấu của tiểu luận 3 CHƯƠNG I.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 4 I. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam. 4 1. Chức năng: 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 5 3.1. Hội đồng Cổ đông: 5 3.2. Hội đồng Quản trị: 5 3.3. Ban Giám đốc 5 3.4. Phó Gíam đốc 6 3.5. Giám đốc các phòng ban 6 3.6. Các phòng ban 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM. 7 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 7 2.1.1. Khái niệm công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 7 2.1.2. ý nghĩa, vai trò 7 2.1.3. Phân loại chương trình 8 2.1.4. Phân loại kế hoạch công tác 9 2.1.5. Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 10 2.1.6. Quy trình xây dựng chương trình, kê hoạch công tác 10 2.2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam. 11 2.2.1. Khảo sát công tác tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 11 2.2.2. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính – nhân sự 14 2.2.3. Thực trạng công tác ban hành văn bản quyết định về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Haapy Việt Nam. 18 2.2.4. Các loại hình kế hoạch công ty ban hành 19 CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 23 3.1. Đánh giá về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 25 3.2. Giari pháp hoàn thiện quy trình công tác xây dựng, chương trình kế hoạch công tác 25 KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian học tập tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Bangiám hiệu nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho em học tậpcũng như toàn thể các Thầy Cô đã tận tình giảng dạy truyền đạt khối kiến thức

và kinh nghiệm quý báu cho chúng em để làm hành trang vững chắc đầy tự tinkhi bước vào đời Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn tất

cả Quý Thầy Cô

Để hoàn thành tốt bài tiểu luận, em vô cùng biết ơn thầy Nguyễn ĐăngViệt là người trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt em tiếp cận với thực tế tại Công ty cổphần đầu tư thương mại Happy Việt Nam trong suốt thời gian vừa qua bằng tất

cả tấm lòng chân tình và tinh thần trách nhiệm của mình.Do kiến thức còn nhiềuhạn chế nên bài tiểu luận còn nhiều thiếu sót em mong sẽ nhận được những lờinhận xét, hướng dẫn của thầy cô để bài tiểu luận được tốt hơn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sựhướng dẫn khoa học của Ths Nguyễn Đăng Việt Các nội dung nghiên cứu, kếtquả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nàotrước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhậnxét, đánh giá được chính tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trongphần tài liệu tham khảo

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung thực tập của mình

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 1

3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài 2

4.Phương pháp nghiên cứu đề tài 2

5 Kết cấu của tiểu luận 3

CHƯƠNG I.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 4

I Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam 4

1 Chức năng: 4

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 5

3.1 Hội đồng Cổ đông: 5

3.2 Hội đồng Quản trị: 5

3.3 Ban Giám đốc 5

3.4 Phó Gíam đốc 6

3.5 Giám đốc các phòng ban 6

3.6 Các phòng ban 6

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 7

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 7

2.1.1 Khái niệm công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 7

2.1.2 ý nghĩa, vai trò 7

2.1.3 Phân loại chương trình 8

2.1.4 Phân loại kế hoạch công tác 9

2.1.5 Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 10

2.1.6 Quy trình xây dựng chương trình, kê hoạch công tác 10

2.2 Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam 11

2.2.1 Khảo sát công tác tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 11

2.2.2 Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính – nhân sự 14

2.2.3 Thực trạng công tác ban hành văn bản quyết định về xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Haapy Việt Nam 18

2.2.4 Các loại hình kế hoạch công ty ban hành 19

CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM 23

3.1 Đánh giá về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 23

3.1.1 Ưu điểm 23

3.1.2 Nhược điểm 25

3.2 Giari pháp hoàn thiện quy trình công tác xây dựng, chương trình kế hoạch công tác 25

KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài

Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nềnkinh tế Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hộinhập Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắtnhư hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển phải luôn nângcao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt đượcmục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệuquả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau Một công

cụ không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác vănphòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa cómối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bảnđi,văn bản đến, văn bản nội bộ.Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp,hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị tríhoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là văn phòng, phòng vệ, phòng ở củacác nhà quản trị Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộphận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợđắc lực cho các nhà quản trị văn phòng

Để thực hiện mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu

đó là tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng Trong quá trình thực tập emnhận thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt đượcthì vẫn codn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quảcông tác văn phòng chưa cao Chính vì vậy dưới sự hướng dẫn tận tâm của thầygiáo- Th.S: Nguyễn Đăng Việt và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty

em đã chọn đề tài: “ Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch

công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam”.

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác tổ chức điều hành hoạt

động văn phòng.

Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tạicông ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam để thấy được những điểmmạnh cũng như điểm yếu còn tồn tại từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nângcao hơn nữa hiệu quả tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tại công ty

3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là thực trạng về công tác tổchức điều hành hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư Thương mạiHappy Việt Nam như sau:

-Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển công ty

-Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề cũng nhưnhững thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải

-Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòngcông ty Trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còntồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó

-Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữacông tác tổ chức điều hành hoạt động của công ty

4.Phương pháp nghiên cứu đề tài

Để hoàn thành bài tiểu luận em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứusau:

-Phương pháp duy vật biện chứng

5 Kết cấu của tiểu luận

Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của tiểu luận chia làm 3chương:

Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy ViệtNam

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tạicông ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam

Chương 3: Đề xuất giải pháp, kiến nghị để nâng cao công tác tổ chức điềuhành hoạt động văn phòng công ty

CHƯƠNG I.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG

MẠI HAPPY VIỆT NAM

I Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam.

1 Chức năng:

Công ty Cổ phần Đầu Tư Thương Mại Happy Việt Nam được ra đời vàongày 01 tháng 2 năm 2010 trong lúc sự phát triển và bùng nổ trở lại của thịtrường đầu tư và bất động sản sau giai đoạn suy thoái tại Việt Nam Ra đời với

sứ mệnh phục vụ khách hàng với dịch vụ tốt nhất, đưa ra những giải pháp hữu

ích nhất HAPPY VIETNAM đã tư lựa chọn cho mình con đường đi lên lấy

chất lượng và uy tín hàng đầu Năm 2013 cũng là năm thương hiệu HAPPYLAND, HAPPY INVESTMENTS, HAPPY TRADING, HAPPY EDUCATIONchính thức được ra đời

Là một doanh nghiệp hoạt động trong đa lĩnh vực như: Tư vấn – đầu tư &quản lý bất động sản; đầu tư tài chính; sản xuất và gia công các sản phẩm thủcông mỹ nghệ, Dịch vụ đào tạo giáo dục & hỗ trợ giáo dục Với các chuyên giahàng đầu, quy trình làm việc chuyên nghiệp, khép kín Con người HAPPYVIETNAM luôn được trau dồi, tu dưỡng và ý thức được sứ mệnh phục vụ kháchhàng của mình “Chăm sóc khách hàng là để tồn tại và phát triển” đã là câu nói

cửa miệng của mỗi conngười HAPPYVIETNAM.

Trong thời gian sắp tới, Việt Nam tiếp tục tham gia và hội nhập mạnh mẽvới thế giới trên mọi phương diện Rất nhiều cơ hội, thách thức đang chờ đónchúng ta ở phía trước HAPPY VIETNAM cũng sẽ không ngừng lắng nghenhững ý kiến góp ý đầy thiện chí, cũng như những phê bình nghiêm túc để phấnđấu nâng cao chất lượng phục vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh, cải tiến quytrình quản lý, và cải thiện chất lượng phục vụ theo phương châm: “gửi cam kết –nhận niềm tin”

HAPPY VIETNAM luôn trân trọng giá trị nền tảng cho sự phát triển, đó

là các cơ hội được hợp tác với Quý khách hàng Và không có bất kỳ khó khănnào có thể ngăn cản chúng tôi mang lại những giá trị tiện ích phù hợp với mong

muốn và lợi ích của Qúy khách hàng.

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ giao dịch mua bán, chuyển nhượng, chothuê, thuê mua bất động sản; thực hiện việc xác nhận bất động sản đã được giaodịch qua Sàn;

Thực hiện các dịch vụ môi giới, định giá, tư vấn, quảng cáo, đấu giá vàquản lý bất động sản;

Xây dựng website để thực hiện các nghiệp vụ quảng bá hình ảnh Công

ty, cung cấp thông tin cho khách hàng và hỗ trợ giao dịch trực tuyến về bất độngsản;

Xây dựng ngân hàng dữ liệu khách hàng về bất động sản;

Bồi dưỡng nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ bất động sản cho cán bộ, nhânviên;

Công bố các thông tin về hoạt động giao dịch bất động sản;

Các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Công ty giao

3 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty ( xem phụ lục I )

3.1 Hội đồng Cổ đông:

Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyềnquyết định cao nhất của công ty có quyền quyết định loại cổ phần, bầu, bãi,miễn nhiệm thành viên hội quản trị, tổ chức và giải thể công ty, quyết định mualại tổng số cổ phần…

3.2 Hội đồng Quản trị:

Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội cổ đông của công ty bầu ra, cótoàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích,quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của Công ty, quyết định chào bán

cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyếtđịnh huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giasm đốc

3.3 Ban Giám đốc

Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm

văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở các tỉnh khác.

3.6 Các phòng ban

Trực tiếp thực hiện các công việc mà cấp trên giao theo chức năng, nhiệm

vụ của từng phòng

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ

PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM.

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH

2.1.1 Khái niệm công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

- Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực côngtác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệt vàban hành thì các cơ quan tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêmtúc

-Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêubiện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạchthường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: Kếhoạch dài hạn ( 5 năm, 10 năm, 20 năm); kế hoạch trung hạn (2- 3 năm); Kếhoạch ngắn hạn ( 1 năm, 6 tháng, quý)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi được cấp có thẩm quyền phê duyệtthì nó bắt buộc cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thànhđúng thời hạn Kế hoạch đề ra hoặc được giao có được hoàn thành tốt hoặc đúngthời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mực độ hoàn thành nhiệm vụđược giao của một cơ quan đơn vị

- Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính làm việc hiệu quả của cơ quan, tổchức: Có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lựccho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạnchế được những rủi ro trong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kếhoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau,không bỏ sót công việc.

- Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sựthay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫnđạt mục tiêu tổ chức đề ra Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quanphân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc;

bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ nhịpnhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chươngtrình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thốngnhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy đượctrí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

- Chương trình kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giámọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

2.1.3 Phân loại chương trình

a) Phân loại theo chương trình:

Phân loại theo cấp lãnh đạo:

- Chương trình quản lý cấp lãnh đạo do Lãnh đạo Trung ương hoạch định

- Chương trình quản lý cấp trung gian do lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố,quận, huyên đưa ra

- Chương trình cấp thừa hành do lãnh đạo từng công sở, phòng banchuyên môn đưa ra

b) Phân loại theo thời gian

- Chương trình công tác năm: Là bản thể hiện những mục tiêu, nhữngđịnh hướng, nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơquan, đơn vị trong năm

- Chương trình công tác nửa năm: Có chương trình công tác 6 tháng đầu

năm và công trình công tác 6 tháng cuối năm Thông thường laoji chương trìnhchỉ áp dụng cho các cơ quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác nhau và cần phải tiếnhành kiểm soát công việc chặt chẽ hơn.

- Chương trình công tác quý: Để triển khai chương trình công tác năm.Loại chương trình này có tính cụ thể hơn chương trình năm

- Chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa những mục tiêu của chươngtrình công tác quý, nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng

- Chương trình công tác tuần: để xác định tính cụ thể, chính xác các hoạtđộng cần làm của cơ quan hoặc lãnh đạo trong tuần

- Ngoài ra, do đặc điểm hoạt động một số cơ quan còn có loại chươngtrình công tác nhiệm kỳ

2.1.4 Phân loại kế hoạch công tác

a) Theo thời gian dự kiến thực hiện

- Kế hoạch dài hạn: Là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, cóphạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài ( 5 năm, 10 năm, 20 năm)với cơ quan, tổ chức

- Kế hoạch trung hạn: Là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dàihạn, chiến lược trong khoảng thời gian không dài, thông thường đó là kế hoạchnăm

- Kế hoạch ngắn hạn: Là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạchtrung hạn, chỉ ra những công việc cụ thể được thiết lập để thực hiện những tiêungắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả Các

kế hoạch này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kếhoạch tuần

Tuy nhiên tất cả sự phân loại như trên chỉ mang tính tương đối

b) Theo phạm vi tác động

- Kế hoạch chiến lược: Là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tínhtổng quát cao Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khíacạnh khác nhau của tổ chức và định hướng chung cho sự phát triển chung của cơquan, tổ chức

- Kế hoạch tác nghiệp: Là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của kế hoạchchiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần làm vàcách thức tiến hành công việc đó.

c) Theo lĩnh vực hoạt động

- Kế hoạch hoạt động của cơ quan

- Kế hoạch công tác của lãnh đạo

- Kế hoạch hoạt động của văn phòng…

2.1.5 Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: Giusp việc xâydựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền

- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chínhsách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của

cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức

- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới

- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểmtình hình chung của cơ quan trên tất cả lĩnh vực công tác Trong đó chú ý tớicông tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang

- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: Kinhphí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian, nhân lực ( số lượng và trình độ cán bộ)

có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch

2.1.6 Quy trình xây dựng chương trình, kê hoạch công tác

a) Quy trình xây dựng chương trình công tác

Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng kí khối lượng công việc thuộcthẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc

Bước 3: Lấy ý kiến góp ý ( nếu có )

Bước 4: Thông qua chương trình

Bước 5: Ban hành sao gửi các cơ quan, đơn vị thực hiện; Lưu trữ theoquy định

b) Quy trình xây dựng kế hoạch công tác

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch.Đây là giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội

Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể chính xác

Bước 3: Phân tích nguồn lực:

- Xác định hỗ trợ từ cấp trên ( chủ trương, chính sách, quy định hiện hànhcủa Đảng và Nhà nước.)

- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,phương tiện…

- Phân tích các yếu tố khách quan khác: Điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội,môi trường

Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạtđộng để thực hiện các mục tiêu

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện

2.2 Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam.

2.2.1 Khảo sát công tác tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhânsự

Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty

Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kíchthích người lao động làm việc , thực hiện các chế độ cho người lao động

Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của

Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản công ty, đảm bảo an ninhtrật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong côngty.

Tham mưu đề xuất cho Ban Giasm đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnhvực Tổ chức – Hành chính – Nhân sự

Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BanGiasm đốc và người lao động trong Công ty

Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt

Tổ chức kí hợp đồng lao động thử việc cho người lao động

Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn Công ty

Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượngcông nhân viên Công ty nghỉ việc

Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ công nhânviên lập các báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giasm đốc

Làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty và người lao động

Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm

Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong Công ty

Đánh giá kết quả đào tạo

Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào

Công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động…

Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên Công ty

Điều động nhân sự theo yêu cầu kinh doanh

Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành

Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của nhân viên

Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự

Lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục tốt chosản xuất kinh doanh và chiến lược kinh doanh của Công ty

Giari quyết khiếu nại của nhân viên Công ty

Xây dựng các hệ thống, các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty vàgiám sát việc chấp hành các nội quy

Tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Công ty

Phục vụ hành chính, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinhdoanh

Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác trong và ngoài nước, xây dựngphong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng chocông ty

Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến

Phân loại và phân phối các loại công văn cho các bộ phận, tra cứu, cungcấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu

Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liênquan

Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việcđược giao

Sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luânchuyển hồ sơ

Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ tài liệu…

Tham mưu cho Ban Giasm đốc về xây dựng cơ cấu tổ chức và điều hànhCông ty

Tham mưu cho Ban Giasm đốc về công tác hành chính của công ty