Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN 2 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 3 A. PHẦN MỞ ĐẦU 7 1. Tính cấp thiết của đề tài 7 2. Lịch sử nghiên cứu 7 3. Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu 7 4. Đối tượng nghiên cứu. 7 5. Phạm vi nghiên cứu. 7 6. Phương pháp nghiên cứu. 7 7. Cấu trúc đề tài 8 B. PHẦN NỘI DUNG 9 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP NHỰA HƯNG THUẬN. 9 1.1 Lý luận chung 9 1.1.1. Một số khái niệm 9 1.1.2. Vai trò của việc xây dựng chương trình, kế hoạch. 9 1.1.3. Kỹ năng xây dựng chương trình , kế hoach 10 1.1.3.1. Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch 10 1.1.3.2. Quy trình lập chương trình, kế hoạch 11 1.1.3.3. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 11 1.1.4. Trách nhiệm của trưởng phòng hành chính 12 1.1.5. Văn phòng và một số vai trò của văn phòng. 12 1.1.5.1. Văn phòng là gì. 12 1.1.5.2. Một số vai trò của văn phòng. 13 1.2. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận. 13 1.2.1. Lịch sử hình thành. 13 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp 14 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 14 1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP NHỰA HƯNG THUẬN 16 2.1. Phân loại chương trình, kế hoạch trong cơ quan 16 2.1.1. Phân loại chương trình 16 2.1.1.1. Phân loại theo cấp lãnh đạo 16 2.1.1.2. Phân loại theo thời gian 16 2.1.2. Phân loại kế hoạch công tác 17 2.1.2.1. Theo thời gian dự kiến thực hiện 17 2.1.2.2. Theo phạm vi tác động 17 2.1.2.3. Theo lĩnh vực hoạt động 17 2.2. Những yêu cầu đặt ra của việc xây dựng chương trình, kế hoạch 17 2.2.1. Yêu cầu của chương trình công tác 18 2.2.2. Yêu cầu của kế hoạch công tác 18 2.3. Thực trạng thực hiện quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 18 2.3.1. Phân tích môi trường 19 2.3.2. Xác định nhiệm vụ, mục tiêu. 19 2.3.3. Lập kế hoạch chiến lược. 19 2.3.4. Xác định chương trình và dự án. 20 2.3.5. Lập các kế hoạch chức năng. 20 2.3.6. Điều chỉnh các bước của kế hoạch. 21 2.4 Mối quan hệ giữa việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác với công tác hội họp 21 2.5. Trách nhiệm của các cá nhân trong văn phòng đối với việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP NHỰA 23 HƯNG THUẬN 23 3.1. Nhận xét, đánh giá. 23 3.1.1. Ưu điểm. 23 3.1.2. Nhược điểm. 23 3.1.3. Nguyên nhân. 23 3.2. Giải pháp nâng cao công tác hội họp. 24 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo. 24 3.2.2. Nghiên cứu, lựa chọn nội dung phù hợp, thiết thực, cụ thể. 25 3.2.3. Nâng cao ý thức của các thành phần tham dự. 25 3.2.4. Áp dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. 25 C. KẾT LUẬN. 27 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
LỜI CAM ĐOAN Bài báo cáo kết trình em nghiên cứu đề tài “ Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất cơng nghiệp nhựa Hưng Thuận” Đề tài hoàn thành sau kết thúc học phần môn quản trị văn phòng doanh nghiệp, dựa vào kiến thức học trường, đồng thời dựa vào số tài liệu em tham khảo internet, sách trình khảo sát thực tế cơng ty Em xin cam đoan thơng tin có thật em tự nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để có kết này, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn nhiệt tình chu đáo giảng viên môn - thầy : Nguyễn Đăng Việt Dưới hướng dẫn thầy em có thêm kiến thưc sâu sắc môn “ Quản trị văn phịng daonh nghiệp” để hồn thành thời hạn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN .2 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT TNHH: Trách Nhiệm Hữu Hạn HĐQT: Hội Đồng Quản Trị A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, số quan tổ chức nhà nước, đặc biệt cơng ty doanh nghiệp cịn chưa thực tốt cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Hơn nữa, sinh viên chuyên ngành khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên em quan tâm tới vấn đề Tìm hiểu đề tài giúp em có thêm kiến thức trang bị cho sau trường Lịch sử nghiên cứu Trong hoạt quan, tổ chức khơng thể thiếu bóng dáng chương trình, kế hoạch Chính mà nhiều người nghiên cứu làm sáng tỏ vai trị Mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu Làm sang tỏ hoàn thiện cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Công ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận Khảo sát, tìm hiểu đưa quan điểm làm sang tỏ vấn đề nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận, thực trạng giải pháp Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: Từ ngày 25 tháng đến ngày tháng năm 2017 Không gian: Công ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp sau: - Tham khảo báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp anh chị khóa trước - Đọc, trích dẫn giáo trình tài liệu khác - Khảo sát thực tế quan đợt thực tập - Nghiên cứu tài liệu Cấu trúc đề tài Bài tiểu luận gồm phần sau: A Phần mở đầu B Phần nội dung Chương 1: Lý luận chung khái quát tổ chức , hoạt động Công ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất cơng nghiệp nhưa Hưng Thuận Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất cơng nghiệp nhựa Hưng Thuận C Phần kết luận D Tài liệu tham khảo B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP NHỰA HƯNG THUẬN 1.1 Lý luận chung 1.1.1 Một số khái niệm - Khái niệm chương trình Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc - Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc giao) có hồn thành tốt thời hạn hay khơng chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị 1.1.2 Vai trị việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức + Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc + Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan + Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức 1.1.3 Kỹ xây dựng chương trình , kế hoach 1.1.3.1 Căn để lập chương trình, kế hoạch - Căn vào chức năng, nhiệm vụ chung quan: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền - Căn vào chủ trương chung cấp trên: chủ trương, sách Đảng Nhà nước thời kỳ - Căn vào chương trình, kế hoạch cơng tác giao u cầu quan quản lý cấp hoạt động tổ chức - Căn vào đề nghị quan, đơn vị cấp - Căn vào quy mơ, tính chất u cầu thực tiễn cơng việc: đặc điểm tình hình chung quan tất lĩnh vực công tác Trong đó, ý tới cơng tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang - Căn vào điều kiện, nguồn lực khả quan, tổ chức: kinh phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng trình độ cán bộ) có khoảng thời gian thực chương trình, kế hoạch 1.1.3.2 Quy trình lập chương trình, kế hoạch a) Quy trình lập chương trình Bước 1: Yêu cầu đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Bước 4: Thơng qua chương trình Bước 5: Ban hành, gửi quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định b) Quy trình lập kế hoạch ; Quy trình lập kế hoạch gồm bước sau: Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt hội Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể xác Bước 3: Phân tích nguồn lực - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trương, sách, quy định hành Đảng Nhà nước); - Phân tích khả quan, tổ chức thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, mơi trường… Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch đưa vào thực 1.1.3.3 Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác Ngồi thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác gồm ba phần sau đây: a) Phần mở đầu - Trình bày khái quát vấn đề xác định sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày khái qt thuận lợi khó khăn - Nêu rõ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày mục đích lập chương trình, kế hoạch b) Phần nội dung - Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch biện pháp thực - Các điều kiện, phương tiện thực - Các đối tượng phân cơng thực - Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm - Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng, kỷ luật c) Phần kết luận - Trình bày triển vọng việc thực kế hoạch - Nêu đề xuất, kiến nghị 1.1.4 Trách nhiệm trưởng phịng hành Trách nhiệm trưởng phịng hành việc tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch: - Xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần quan - Thẩm tra cần thiết nội dung chương trình, hế hoạch - Bố trí, xếp thời gian cách hợp lý, trình lãnh đạo quan chương trình, kế hoạch 1.1.5 Văn phòng số vai trò văn phịng 1.1.5.1 Văn phịng Văn phịng hiểu theo nghĩa hẹp nơi làm việc, theo nghĩa rộng máy điều hành cơng việc quan Tùy theo loại hình hoạt động, quy mơ tổ chức quan mà văn phịng nhận lãnh trách nhiệm khác 1.1.5.2 Một số vai trò văn phòng Văn phòng trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành chức 10 - Chương trình cấp thừa hành lãnh đạo cấp sở đưa 2.1.1.2 Phân loại theo thời gian - Chương trình cơng tác năm: thể mục tiêu, định hướng, nhiệm vụ giải pháp lớn, quan trọng hoạt động quan, đơn vị năm - Chương tình cơng tác nửa năm: có chương trình cơng tác tháng đầu năm chương trình cơng tác tháng cuối năm Thơng thường, loại chương trình áp dụng cho quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác cần phải tiến hành kiểm sốt cơng việc chặt chẽ – Chương trình cơng tác q: để triển khai chương trình cơng tác năm Loại chương trình cơng tác có tính cụ thể chương trình năm - Chương trình cơng tác tháng: cụ thể hóa mục tiêu chương trình cơng tác q thể cơng việc phải làm tháng - Chương trình cơng tác tuần: để xác định cụ thể, xác hoạt động cần làm quan lãnh đạo tuần - Ngoài ra, đặc điểm hoạt động số quan cịn có loại chương trình cơng tác nhiệm kỳ 14 2.1.2 Phân loại kế hoạch công tác 2.1.2.1 Theo thời gian dự kiến thực - Kế hoạch dài hạn: kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm) với quan, tổ chức - Kế hoạch trung hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch dài hạn, chiến lược khoảng thời gian khơng dài Thơng thường, kế hoạch năm - Kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch trung hạn, công việc cụ thể, thiết lập để thực mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa hoạt động trực tiếp làm sản sinh kết Các kế hoạch loại thường kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần Tuy nhiên, tất phân loại kế hoạch mang tính tương đối 2.1.2.2 Theo phạm vi tác động - Kế hoạch chiến lược: loại kế hoạch đề cập đến mục tiêu có tính tổng quát cao Loại kế hoạch có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác tổ chức định hướng chung cho phát triển chung quan, tổ chức - Kế hoạch tác nghiệp: loại kế hoạch cụ thể mục tiêu kế hoạch chiến lược thành mục tiêu cụ thể, xác việc cần phải làm cách thức tiến hành cơng việc 2.1.2.3 Theo lĩnh vực hoạt động - Kế hoạch hoạt động quan - Kế hoạch công tác lãnh đạo - Kế hoạch hoạt động văn phòng… 2.2 Những yêu cầu đặt việc xây dựng chương trình, kế hoạch Đê thực tốt nhiệm vụ mà cấp giao cho, văn phịng cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận đặt số yêu cầu để phận văn phịng xây dựng tốt chương trình, kế hoạch cơng tác 15 quan 2.2.1 Yêu cầu chương trình cơng tác - Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, sách tồn cơng ty - Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm công tác thời gian - Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng tất lĩnh vực cơng tác quan Trên sở xếp theo thứ tự ưu tiên việc - Tính thẩm quyền: Xác định vấn đề thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước quyết; vấn đề phải xin ý kiến cấp trước định Đối với nội dung công việc chương trình phải xác định rõ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp - Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả thời gian thực Tránh đưa nhiều vấn đề vào chương trình để khơng thực Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phịng việc đột xuất - Đảm bảo tính hệ thống 2.2.2 Yêu cầu kế hoạch công tác - Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức - Kế hoạch phải đáp ứng chủ trương định cấp - Nội dung kế hoạch cần rõ danh mục công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) phải thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể việc - Các công việc phải xếp có hệ thống - Các kế hoạch phải cân đối ăn khớp với - Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ơm đồm q nhiều cơng việc 2.3 Thực trạng thực quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Soạn lập chương trình kế hoạch khâu quan trọng hàng đầu việc xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác Kết trình soạn thảo kế hoạch doanh nghiệp, sở cho việc thực cơng tác 16 doanh nghiệp Chính thế, quy trình tiến hành lập chương trình, kế hoạch hợp lý cho sản phẩm chương trình, kế hoạch có chất lượng tốt Dựa vào mà văn phịng cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận đưa bước quy trình lập chương trình, kế hoạch cơng tác doanh nghiệp 2.3.1 Phân tích mơi trường Qua trình đánh giá doanh nghiệp nhận thức hội dựa hiểu biết môi trường bên bên doanh nghiệp Doanh nghiệp xác định thành phần thực có ý nghĩa với mình, văn phịng thu thập phân tích thơng tin thành phần Trong trình phân tích thị trường, văn phịng tìm hiểu hội có tương lai xem xét chúng cách tồn diện, rõ ràng Từ đó, đưa chương trình, kế hoạch cơng tác cho toàn quan Bước bước quan trọng ảnh hưởng tới định sau doanh nghiệp, mục tiêu đưa phụ thuộc vào phân tích thị trường tiến hành 2.3.2 Xác định nhiệm vụ, mục tiêu Xác định nhiệm vụ, mục tiêu cho tồn doanh nghiệp phịng ban cấp xác định kết cuối cần thu được, điểm mốc mà hoàn thành điểm kết thúc cơng việc cần làm Qua q trình xác định mục tiêu cho phòng ban này, văn phòng xác định điểm khu vực ưu tiên Từ đó, đưa hệ thống chiến lược, sách, chương trình hỗ trợ cho việc thực mục tiêu đề thành thực 2.3.3 Lập kế hoạch chiến lược Sau hai bước tiến hành trên, văn phòng so sánh mục tiêu đề (yếu tố mong muỗn chủ quan) với kết nghiên cứu môi trường bên bên doanh nghiệp (yếu tố tác động làm giới hạn mục tiêu doanh nghiệp) Qua so sánh mục tiêu yếu tố giới hạn chúng, thấy chênh lệch chúng việc sử dụng phương pháp phân tích để đưa phương án chiến lược khác Lập kế hoạch chiến 17 lược xác định hình ảnh doanh nghiệp tương lai lĩnh vực kinh doanh khác Trong kế hoạch chiến lược xác định mục tiêu dài hạn, sách thực mục tiêu Bước quan trọng gồm khâu công việc cụ thể sau: - Xác định phương án kế hoạch chiến lược công tác: bước xác định phương án kế hoạch hợp lý, tìm phương án có nhiều triển vọng thực - Đánh giá phương án lựa chọn: sau tìm phương án có triển vọng nhất, bắt đầu đánh giá xem sét điểm mạnh điểm yếu - phương án sở định lượng tiêu Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược cơng tác: q trình lựa chọn phương án cần lưu ý phương án dự phòng phương án phụ để dự phòng trường hợp cần thiết Đây khâu quan trọng định tới việc cho đời kế hoạch công tác 2.3.4 Xác định chương trình dự án Bước thể cụ thể kế hoạch thành phân hệ nhỏ Các chương trình thường xác định phát triển mặt hoạt động quan trọng quan, doanh nghiệp: ví dụ chương trình hồn thiện cơng nghệ, chương trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, Thông thường chương trình thực mình, thường hệ thống chương trình, chương trình ln có tác động qua lại lẫn Cịn dự án thường định hướng đến mặt hoạt động cụ thể doanh nghiệp: ví dụ dự án phát triển thị trường, đổi thị trường, Các dự án thường xác định cách chi tiết chương trình, bao gồm thơng số tài kỹ thuật, tiến độ thực hiên, tổ chức huy động sử dụng nguồn lực, hiệu kinh tế tài 2.3.5 Lập kế hoạch chức Mục tiêu cuối kế hoạch, công tác hướng tới việc đáp ứng nhu cầu thị trường, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, quản lý cách có hiệu nguồn lực, Để thực mục tiêu nói kế hoạch cơng tác cần phải cụ thể hóa thành kế hoạch chức năng, xem 18 kế hoạch tác nghiệp đạo điều hành sản xuất kinh doanh Hệ thống nguồn kế hoạch chức bao gồm: kế hoạch sản xuất sản phẩm, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, kế hoạch nhận sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing Sau kế hoạch tác nghiệp xây dựng xong cần lượng hóa chúng dạng tiền tệ dự toán mua sắm yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng, gọi soạn lập ngân sách Các kế hoạch chức ngân sách có liên quan mật thiết với nhau, ngân sách trở thành phương tiện để kết hợp kế hoạch chức với nhau, đồng thời tiêu chuẩn quan trọng để đo lường tăng tiến kế hoạch 2.3.6 Điều chỉnh bước kế hoạch Đây bước thẩm định cuối trước cho văn kế hoạch công tác Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp với nhà chuyên môn kế hoạch chức kế hoạch khác, sử dụng thêm nhà chuyên gia, nhà tư vấn kiểm tra lại mục tiêu, tiêu, kế hoạch chức năng, Phân định kế hoạc theo pha có liên quan đến tổ chức thực kế hoạch, sở tiến hành phê chuẩn cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch cho cấp thực 2.4 Mối quan hệ việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác với cơng tác hội họp Việc xây dựng chương trình cơng tác khoa học, hợp lý giảm bớt việc tổ chức họp - Trên sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, tổng giám đốc công ty, giám đốc đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đạo chương trình cơng tác hàng năm, hàng q hàng tháng quan đảm bảo khoa học hợp lý -Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành việc quản lý, thực chương trình cơng tác Chỉ trường hợp thật cần thiết điều chỉnh chương trình cơng tác Qua cho thấy, cơng ty đầu tư cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, từ đến đề cao trọng đến trọng tâm 19 Các họp không quan trọng, không cần thiết bị loại bỏ nhờ có chương trình cơng tác cụ thể, hợp lý 2.5 Trách nhiệm cá nhân văn phịng việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Nhận thấy tầm quan trọng chương trình, kế hoạch cơng tác nên cá nhân văn phịng cơng ty TNHH sản xuất cơng nghiệp nhựa Hưng Thuận nâng cao tinh thần làm việc, thực nghiêm túc bước soạn thảo chương trình, kế hoạch Tự cá nhân nâng cao trách nhiệm thân để đưa công ty ngày phát triển Tiểu kết: Nhìn chung, trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận hợp lý với cấu tổ chức, chức , nhiệm vụ cơng ty Tuy nhiên, cịn có số cán bộ, nhân viên văn phòng coi thường quy trình, xem nhẹ tầm quan trọng việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Điều ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động toàn doanh nghiệp 20 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP NHỰA HƯNG THUẬN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Hầu hết cán bộ, nhân viên thực tốt tuân thủ theo trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thực chương trình, kế hoạch công tác đề - Lãnh đạo quan thể tốt việc thực chương trinh, kế hoạch cơng tác thân toàn quan - Hầu hết chương trình, kế hoạch xác định rõ mục đích, u cầu, nội dung, thành phần tham dự - Hạn chế công việc không cần thiết diễn cơng ty 3.1.2 Nhược điểm - Cịn chưa lựa chọn chương trình, kế hoạch tốt nhát cho tồn doanh nghiệp - Chưa biết đơn giản hóa quy trình thủ tục xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác - Chưa thực nghiêm túc trình thực chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc - Lãnh đạo chưa quan tâm nhiều đến cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch mà thấy cấp làm sai ( nói khác tỏ thái độ thờ ơ) 3.1.3 Nguyên nhân - Kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác lãnh đạo nhân viên văn phòng quan yếu - Lãnh đạo quan chưa thực quan tâm tới vấn đề - Mức lương chi trả cho cán thấp nên không tuyển dụng người giỏi - Nhận thức tầm quan trọng vấn đề chưa thực 21 3.2 Giải pháp nâng cao công tác hội họp 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo Với vai trò lãnh đạo quan, người đứng đầu phải chịu trách nhiệm hành vi cá nhân để xảy vi phạm việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác đơn vị có trách nhiệm đơn đốc, quản lý đơn vị thực đạo tổng giám đốc lĩnh vực Tuy nhiên, thực tế cịn có cá nhân vi phạm vấn đề nói trên, chí khơng lãnh đạo cịn thực khơng theo chương trình, kế hoạch cơng tác đề cho cá nhân lãnh đạo toàn doanh nghiệp, gây lãng phí tiền của, thời cán bộ, cơng nhân viên, ngược lại với chủ trương toàn công ty nỗ lực tiến hành nhằm thúc đẩy kinh tế phát triển Đây thực trở thành vấn đề nóng khiến cấp lãnh đạo quan quan tâm thoả đáng để góp phần tích cực vào cơng đổi có việc nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác xây dựng chương trình, kế hoạch vơ quan trọng Lãnh đạo quan cần đặt số nguyên tắc sau để nâng cao hiệu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: - Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải - Tiến hành nhiệm vụ mà chương trình, kế hoạch đưa - Thơng báo quy định gửi báo cáo tới đơn vị đổi chương trình, kế hoạch công tác doanh nghiệp - Xác định rõ mục đích, u cầu, nội dung chương trình, kế hoạch; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thơng suốt lãnh đạo quan Chương trình, kế hoạch cơng tác có mục tiêu rõ ràng khuyến khích người tham dự họ cần phải biết nhắm đến vấn đề Mục tiêu giúp nguồn nhân lực công ty tập trung vào trọng điểm - Theo chương trình kế hoạch; thực 22 cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phơ trương - Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý để chương trình kế hoạch ngắn gọn, cụ thể dễ dang thực - Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị - Những thông tin chương trình, kế haochj cơng tác chuyển kịp thời đến người tham dự - Đảm bảo thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài) 3.2.2 Nghiên cứu, lựa chọn nội dung phù hợp, thiết thực, cụ thể Khi xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác nên dành thời gian để thảo luận trực tiếp vào nội dung, vấn đề; tránh lan man Đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin việc xây dựng chuyển giao chương trình, kế hoạch Trong trường hợp nội dung gộp lại nên nghiên cứu kĩ nội dung gộp lại với Điều giúp cho chương trình, kế hoạch dễ dàng thực trách làm nhiều thời gian tất cá nhân quan 3.2.3 Nâng cao ý thức thành phần tham dự Những người phân cơng nhiệm vụ thực chương trình, kế hoạch công tác công ty phải ý thức tầm quan trọng trách nhiệm cá nhân thực công việc cách nghiêm túc đưa chương trình, kế hoạch công tác 3.2.4 Áp dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Triển khai họp trực tuyến, tài liệu họp gửi trước đến đại biểu thông qua mạng internet, thông qua website ngành, đơn vị Điều giảm việc tổ chức họp tập trung, đông người, tiết kiệm thời gian lại, tiền bạc, sức khỏe cho lãnh đạo công ty phương án tốt giúp truyền đạt thơng tin chương trình, kế hoạch cách nhanh chóng 23 Cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận nên nghiên cứu hình thức này để áp dụng tương lai gần Góp phần tiết kiệm thời gian tiết kiệm chi phí Tiểu kết: Nhìn chung, văn phịng cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận thực tốt việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Tuy nhiên, việc thực chương trình, kế hoạch chưa thực tốt, điều làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến q trình sản xuất, kinh doanh công ty Hơn nữa, lãnh đạo công ty thờ với việc cán bộ, nhân viên có thực theo chương trình, kế hoạch cơng tác mà văn phịng xây dựng hay khơng Từ dẫn đến thái độ vơ trách nhiệm cá nhân công ty - Từ lãnh đạo cấp cao lãnh đạo cấp sở hay ngya nhân viên xưởng sản xuất khơng thực Đây lý mà em đưa giải pháp thiết thực với mông muốn công ty thực tốt việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác việc thực cách nghiêm túc 24 C KẾT LUẬN Việc xây dựng chương trình chương trình, kế hoạch cơng tác có ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành công tác hoạch định quan Công ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận dần trọng quan tâm đến công tác Nhiều thiết bị như: máy fax, máy in, máy photo, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý thơng qua mạng văn phịng, kho lưu trữ, trang bị đầy đủ cho văn phòng nhằm tìm kiếm cung cấp thơng tin cách kịp thời nhanh chóng xác cho văn phịng để chuẩn bị cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Công ty thường xuyên tạo điều kiện cho lãnh đạo học lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chun mơn để họ hồn thành cơng việc cách tốt Qua q trình khảo sát Cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận, em tiếp cận tiếp thu nhiều kinh nghiệm làm việc lãnh đạo, nhân viên Văn phòng, biết hiểu rõ tầm quan trọng chương trình, kế hoạch công tác hoạt đông quản lý quan Một lần em xin gửi lời cảm tới ơn giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình thầy Nguyễn Đăng Việt giúp em hoàn thành tốt u cầu mơn học hồn chỉnh tiểu luận Do thời gian tìm hiêu vấn đề cịn hạn chế nên báo cáo thực tập em cịn nhiều thiếu sót, mong nhận đóng góp thầy( cơ) hội đồng chấm thi Em xin chân thành cảm ơn! 25 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nội quy, quy chế công ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận Văn quy định chức nhiệm vụ cấu tổ chức công ty TNHH sản - xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận Website: Tailieu.vn Website: thuvienphapluat.vn Giáo trình mơn “ Quản trị văn phịng doanh nghiệp” Website: daotaomof.vn 26 ... cơng ty TNHH sản xuất cơng nghiệp nhưa Hưng Thuận Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận. .. tác CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP NHỰA HƯNG THUẬN 2.1 Phân loại chương trình, kế hoạch quan Dựa vào... Tiểu kết: Nhìn chung, văn phịng cơng ty TNHH sản xuất công nghiệp nhựa Hưng Thuận thực tốt việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Tuy nhiên, việc thực chương trình, kế hoạch chưa thực