Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI CAM ĐOAN 2 LỜI NÓI ĐẦU 4 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG 6 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong 6 2. Tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty 7 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh. 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG 12 2. Thực trạng tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong 12 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 12 2.2. Tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty 14 2.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban công ty. 15 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM 18 3. Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong 18 3.1. Ưu điểm, nhược điểm 18 3.2. Giải pháp 19 KẾT LUẬN 21

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn của tôi,Trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luôn luôn nhận được sựhướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của thầy

Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạođiều kiện cho tôi hoàn thành khóa học

Và cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới những ngườithân đã khuyến khích và hỗ trợ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứuluận văn tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hà Nội, tháng 10 năm 2016

Phạm Văn Ngọc Tường

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài tiểu luận của tôi đã dựa trên nghiên cứu thực tiễn.Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung

Người viết cam đoan

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

LỜI NÓI ĐẦU 4

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG 6

1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong 6

2 Tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty 7

2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh 7

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG 12

2 Thực trạng tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong 12

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty .12 2.2 Tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty 14

2.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban công ty 15

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM 18

3 Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong 18

3.1 Ưu điểm, nhược điểm 18

3.2 Giải pháp 19

KẾT LUẬN 21

LỜI NÓI ĐẦU

Từ một nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung quan liêu bao cấp, từngbước chuyển dần sang kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo định hướngChủ nghĩa xã hội có sử dụng quản lý của Nhà nước (Đại hội VI tháng 12 năm1986) đã mở ra một chương mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vựcnhư kinh tế, văn hóa, chính trị của Việt Nam Song cùng với sự cạnh tranh

và bùng nổ của các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các

cơ quan tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệuquả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các hoạt động củavăn phòng là điều kiện thiết yếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp côngnghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Đối với một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cườngxây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trongnhững nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt Văn phòng đóng vaitrò là "chiếc cầu nối" giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầumối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo cácđiều kiện vật chất cho các hoạt động trong doanh nghiệp.Để có thể đứng vữngtrong nền kinh tế thị trường, thì việc thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu cáimới nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yêu cầu kháchquan mang tính cấp thiết đối với bất kì một doanh nghiệp nào

Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần đầu tưphát triển và xây dựng Nam Phong, nhận thức được tầm quan trọng của vấn

đề trên và được sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo, phòng tổ chức lao

động Công ty em đã lựa chọn đề tài: "Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong" làm bài tập

của mình Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, có ảnh hưởng trực tiếpđến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần đầu tư phát

triển và xây dựng Nam Phong và các doanh nghiệp sản xuất nói chung Nộidung và kết cấu của luận văn như sau:

Chương I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty cổphần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong

Chương II Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng

Chương III Đánh gia ưu, nhược điểm

Do trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên đề tài của

em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự phê bình,đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bạn đọc để bài viết được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG

1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong

Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong là mộtdoanh nghiệp cổ phần được thành lập theo quyết định số 3381 QDUB ngày4/8/2000 của UBND Thành phố Hà nội Công ty cổ phần đầu tư phát triển vàxây dựng Nam Phong hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực đầu tư và phát triểnnhà, xây dựng dân dụng, công nghiệp… Công ty gồm 2 xí nghiệp thành viênvới kinh nghiệm lâu năm hoạt động trong ngành xây dựng Mục tiêu của công

ty là phát huy truyền thống phấn đấu phát triển mở rộng thị trường hơn nữatrở thành công ty có tiềm lực kinh tế mạnh tầm cỡ trong ngành xây dựng Trụ

sở chính: 92 Đường Bằng A – Hoàng Mai – Hà nội

Chức năng của công ty: Công ty có trách nhiệm nhận, sử dụng có hiệuquả, bảo quản và phát triển vốn do nhà nước giao; nhận và sử dụng có hiệuquả tài nguyên đất đai và các nguồn lực khác do nhà nước giao để thực hiệnnhiệm vụ sản xuất kinh doanh và những nhiệm vụ khác Tổ chức quản lý,triển khai công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, thực hiện đầu tưchiều sâu, đổi mới khoa học công nghệ tiên tiến và trang thiết bị hiện đại, đổimới công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh

Nhiệm vụ của công ty:

+ Cung cấp thông tin về văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế chínhsách về đầu tư và xây dựng về nhà đất;

+ Tư vấn và dịch vụ cho các chủ đầu tư về công tác giải phóng mặt bằng

- Xây dựng

+ Xây dựng các công trình dân dụng, thể thao vui chơi giải trí + Xâydựng các công trình công nghiệp;

- Kinh doanh

+ Mua bán nhà cửa, dịch vụ chuyển đổi quyền sở hữu;

+ Sản xuất kinh doanh cấu kiện vật liệu xây dựng các loại;

+ Kinh doanh nhà, khách sạn, dịch vụ du lịch và vui chơi giải trí;

+ Liên doanh liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nước và nướcngoài để phát triển sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật

2 Tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh.

Trong những năm gần đây công ty hoạt động đầu tư với một cơ sở vậtchất công nghệ hiện đại trong lĩnh vực xây dựng nhằm hoàn thiện muc tiêuđẩy lùi tụt hậu, từng bước củng cố xây dựng công ty trở thành một doanhnghiệp vững mạnh trong lĩnh vực xây dựng Công ty đã gặt hái được nhữngthành công đáng khích lệ Công ty đã khẳng định phương châm đa dạng hoámặt hàng thuộc nhiều ngành chú trọng công tác thị trường vì đây là nền tảngvững chắc cho việc duy trì tốc độ tăng trưởng trong sản xuất kinh doanh Quátrình đổi mới công nghệ gắn liên với việc nâng cao tay nghề, khả năng nắmbắt và mở rộng thị trường của đội ngũ công nhân viên và cán bộ quản lý.Tổng doanh thu, lợi nhuận và các các chỉ tiêu khác đều tăng đặc biệt là tiềnlương bình quân của cán bộ công nhân viên trong tổng công ty đã tăng lênđáng kể, điều này có giá trị to lớn trong việc khuyến khích tinh thần hăng háilao động của cán bộ công nhân viên bởi đời sống vật chất của họ được bảođảm Và đây cũng chính là nguyên nhân làm cho kết quả sản xuất kinh doanh

của công ty tăng lên Song đòi hỏi phải có sự kết hợp với các công tác khácnhư, kinh doanh tiếp thị, đổi mới công nghệ, chất lượng sản phẩm, điều hànhsản xuất, quản lý kĩ thuật và công tác nhân sự Kết quả kinh doanh.

Qua bảng trên ta thấy công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựngNam Phong đang thực sự đi lên, thực sự đã hoà nhập với nền kinh tế mới

- Về doanh thu năm 2002 tăng 8,7% so với năm 2001, năm 2003 tăng12,96% đạt 22.106 triệu đồng

- Về lợi nhuận năm 2002 tăng 13,73% so với năm 2001, năm 2003 tăng28,16% đạt 223 triệu đồng

- Về thu nhập bình quân năm sau đều cao hơn năm trước Hoạt độngtrong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty đã từng bước khẳngđịnh được mình Cùng với chuyển biến của ngành xây dựng nói chung, Công

ty cổ phần đầu tư và xây dựng đã thu được một số kết quả ban đầu trong việc

tổ chức lại sản xuất, tiến hành sản xuất không ngừng nâng cao hiệu quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh, cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho sản xuất.Trong quá trình sản xuất để đạt hiệu quả cao nhất, công ty phải khai thác, tậndụng năng lực sản xuất, quy định khoa học kỹ thuật, tiết kiệm chi phí, nângcao đời sống cho người lao động Đó là một minh chứng cụ thể trong cách tổchức quản lý tổ chức sản xuất Tình hình sản xuất kinh doanh của công tytrong những năm gần đây có chuyển biến tích cực, tốc độ tăng trưởng cao lànhờ công ty đã biết tự đổi mới về nhiều mặt, từ hình thức đến nội dung Việcbám sát thị trường, phát huy nội lực mạnh dạn đầu tư tưởng như thật đơn giản

nhưng nó lại là kết quả của quá trình vận động hết mình từ giám đốc đến toànthể cán bộ công nhân viên trong công ty

- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Công ty là một doanhnghiệp nhà nước, do vậy công ty được quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai,tài nguyên và các nguồn lực khác của nhà nước giao theo quy định của phápluật Do đó, Công ty phải có trách nhiệm và nghĩa vụ nộp Ngân sách theo quyđịnh của Nhà nước Các khoản mà công ty phải nộp là thuế VAT, thuế thunhập doanh nghiệp, thuế khác và nộp cấp trên

Tình hình nộp ngân sách Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2003 Nộp Ngânsách 516 Nộp cấp trên 1.046 2.2 Những ưu và nhược điểm trong quá trình sảnxuất kinh doanh ở Công ty cổ phần Đầu tư phát triển và Xây dựng Nam Phong

* Ưu điểm 5

Một là, Quá trình sản xuất kinh doanh ở Công ty đã chọn được hướng

đi đúng đắn, phù hợp với nhiệm vụ thực tại, chiến lược phát triển của Tổngcông ty trong tương lai và nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của đất nước.Ngay từ năm đầu thành lập cho đến nay hàng năm Công ty đều đạt mức lợinhuận khá cao so với các đơn vị cùng ngành

Hai là, Công ty có đội ngũ lãnh đạo có trình độ, nhạy bén với thị

trường Đội ngũ lãnh đạo từ Giám đốc, Phó giám đốc, các trưởng, phó cácphòng, ban đều có bằng đại học Đồng thời bộ máy quản lý của Công tykhông ngừng được kiện toàn, công tác tuyển dụng và công tác đào tạo và đàotạo lại đội ngũ lao động được chú trọng, từng bước đã chấn chỉnh công tácđịnh mức lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu và khoán tiền lương theo

sản phẩm, sắp xếp bố trí lực lượng lao động phù hợp với trình độ tay nghề vàyêu cầu của công việc, có chế độ bồi dưỡng kịp thời đối với người lao độnglàm thêm giờ góp phần khuyến khích người lao động hăng hái sản xuất, tựnguyện làm thêm giờ đối với những công trình trọng điểm cần hoàn thànhtrước tiến độ thi công nhằm phục vụ cho các mục đích chính trị xã hội hoặcchuyển sang thi công các công trình mới thắng thầu

Ba là, công ty luôn chú trọng tới chất lượng sản phẩm, có biện pháp tổ

chức thi công tiên tiến, có đội ngũ công nhân lành nghề có trách nhiệm cao vớicông việc Công ty đã áp dụng nhiều tiến bộ khoa kỹ thuật vào sản xuất, muasắm được nhiều máy móc thiết bị phục vụ cho thi công hiện đại đáp ứng kịpthời những đòi hỏi của các công trình thi công, đồng thời khuyến khích đượccán bộ công nhân viên phát huy nhiều sáng kiến cải tiến kỹ thuật góp phầnnâng cao năng lực thi công cho Công ty và tiết kiệm được nhiều chi phí qua đógóp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Bốn là, công ty đã chấp hành đầy đủ các quy định của Nhà nước và

Tổng công ty về chế độ báo cáo thống kê và báo cáo trong lĩnh vực tài chính,công tác hạch toán kế toán theo đúng quy định của Nhà nước, thực hiệnnghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp Ngân sách với Nhà nước và cấp trên

* Tồn tại, hạn chế Bên cạnh những mặt tích cực trong công tác quản lý

điều hành sản xuất kinh doanh của mình, hiện nay Công ty vẫn còn một sốmặt tồn tại cần sớm được khắc phục:

Một là, công tác đấu thầu, tìm kiếm việc làm chưa đáp ứng được với

nhiệm vụ được giao, với tiềm lực máy móc thiết bị, con người của công ty.Thể hiện sự quan tâm chưa đúng mức tới công tác tiếp thị, công tác đốingoại… Các công trình xây dựng chủ yếu là do Tổng công ty giao thầu Côngtác đấu thầu thi công các công trình đạt hiệu quả thấp Bài thầu chưa có khảnăng thuyết phục chủ đầu tư

Hai là, công tác kế hoạch chưa đáp ứng được yêu cầu đề ra Đội ngũ

làm công tác kế hoạch còn yếu, hầu hết là nhân viên trẻ mới ra trường, kinhnghiệm còn thiếu, chưa có khả năng tổng hợp dẫn tới trong công việc cònnhiều lúng túng, sai sót, hiệu quả công việc chưa cao, còn đuổi theo côngviệc Lực lượng làm công tác kế hoạch còn mỏng, chưa tự giác học hỏi phấnđấu

Ba là, công tác tiền lương còn có bất cập, quản lý chưa chặt chẽ thống

nhất và việc phối hợp chấm công giữa các bộ phận chức năng với các đội tớiviệc trả lương chưa thật chính xác, trùng lặp và có trường hợp chưa côngbằng Công tác thu hồi công nợ, công tác hạch toán còn kém Công tác quyếttoán định kỳ thực hiện chưa tốt

Bốn là, sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng có hiệu quả chưa

cao Chẳng hạn sự phối hợp giữa phòng kinh tế kế hoạch và phòng tài vụkhông tốt dẫn đến tình trạng nợ đọng quá nhiều trong thanh toán hợp đồngvới khách hàng, cũng như thu hồi từ các chủ đầu tư Năm là, các biện phápkích thích tạo động lực cho người lao động còn đơn điệu, ít tác dụng, nhiềubiện pháp còn mang tính hình thức…

Ngoài ra Công ty chưa tạo được môi trường thuận lợi đầy đủ cho ngườilao động phấn khởi, yên tâm lao động Năng lực lao động của công ty Hiệnnay tổng số cán bộ công nhân viên của công ty bao gồm: 117 người Trong đó

11 cán bộ quản lý còn lại 106 công nhân sản xuất thuộc các Xí nghiệp

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN VÀ XÂY DỰNG NAM PHONG

2 Thực trạng tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Nam Phong

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

+ Hội đồng quản trị: Do Đại hội đồng cổ đông công ty bầu ra Hội đồngquản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quanđến mục đích quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền củaĐại hội đồng cổ đông Hội đồng có nhiệm vụ:

Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty

 Chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về những sai phạmtrong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho công ty…

+ Giám đốc: do HĐQT bổ nhiệm là người điều hành hoạt động hàngngày của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện cácquyền và nhiệm vụ để giao, giám đốc công ty có quyền và nghĩa vụ sau:

 Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty;

 Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyếtđịnh thành lập công ty con, lập chi nhánh văn phòng đại diện và việc góp vốnmua cổ phần của doanh nghiệp khác

 Tổ chức thực hiện quản lý các nguồn lực của công ty Xây dựng quychế điều hành sản xuất kinh doanh của công ty

* Phó giám đốc kỹ thuật:

 Ngoài các công tác được phân công cụ thể thì cần có sự trao đổi nắmbắt nội dung công việc có liên quan để giải quyết công việc khi cần, đảm bảomọi hoạt động tiến độ nhịp nhàng và sự điều hành của giám đốc

 Tham mưu cho giám đốc trong hoạt động điều hành sản xuất kinhdoanh  Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộcông ty

+ Phó giám đốc công ty: do HĐQT bổ nhiệm

 Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh về phương án đầu tư của công

ty

 Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT hàng ngày của công ty Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt kỹ thuật công nghệ Chỉđạo sản xuất thực hiện theo kế hoạch mà ban lãnh đạo công ty đề ra

* Phó giám đốc kinh doanh kiêm giám đốc xí nghiệp kinh doanh Xuấtnhập khẩu tổng hợp

+ Chức năng:

Giúp ban giám đốc công ty phụ trách hoạt động kinh tế và hoạt độngđối ngoại của công ty Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc chỉ đạo giámsát giải quyết các công việc hàng ngày của các đơn vị về:

- Kế toán, thống kê tài chính;

- Kế hoạch kinh doanh;

- Ban thư ký hội đồng kinh doanh;

- Ban đấu thầu định giá;

- Chỉ đạo việc thực hiện các phương án đấu thầu, các mối quan hệ kinhdoanh trong và ngoài nước

- Thay mặt giám đốc ký các hợp đồng kinh tế có giá trị đến 200 triệu đồng

- Đề xuất các phương án tổ chức sắp xếp lại lao động, sửa đổi bổ sungcác quy chế quy định của công ty về lĩnh vực mình phụ trách Trình độ bangiám đốc TT Chức danh Ngành đào tạo Trình độ 1 Giám đốc Xây dựng Đạihọc 2 Phó giám đốc kỹ thuật - Đại học 3 Phó giám đốc kinh doanh Kinh tếĐại họ c Qua biểu trên ta thấy ngành nghề đào tạo của ban giám đốc là phùhợp với tính chất ngành xây dựng bởi vì người lãnh đạo công ty xây dựng màkhông hiểu biết về kỹ thuật xây dựng thì sẽ khó có thể lãnh đạo Mặt khác