Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của Công ty cổ phần Đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn

Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường nhìn văn phòng dưới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), người ta cho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách. Nếu nhìn văn phòng dưới dạng động, văn phòng là nơi xử lý thông tin bao gồm các công tác tổ chức và quản lý một thực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiều cách gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hành chính tổng hợp... để chỉ văn phòng nói chung. Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà nước theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành. Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính tổng hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh nghiệp trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính hành chính sự vụ, giấy tờ và quản trị. Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thể định nghĩa văn phòng như sau: Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần đầu

tư thương mại khoáng sẳn Sóc Sơn

- Giới thiệu tóm tắt về lịch sử

Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thườngnhìn văn phòng dưới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), người ta cho rằng: vănphòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là vănphòng Đó là cách nhìn đơn thuần dưới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ như:soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấntài liệu, hậu cần, tiếp khách Nếu nhìn văn phòng dưới dạng động, vănphòng là nơi xử lý thông tin bao gồm các công tác tổ chức và quản lý mộtthực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin

Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà người ta có nhiềucách gọi khác nhau như: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ

chức, hành chính tổng hợp để chỉ văn phòng nói chung.

Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhànước theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành

Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chínhtổng hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanhnghiệp trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tínhhành chính sự vụ, giấy tờ và quản trị

Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng cóthể định nghĩa văn phòng như sau:

Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúpgiải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của

cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơquan, doanh nghiệp Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văngiấy tờ nhận và chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ

tân nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việcquản lý.

- Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

Công ty

+ Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của công ty:

Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn được tổ chức vàhoạt động tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp Các hoạt động của Công tytuân theo Luật Doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Côngty

Đại hội đồng cổ đông:

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọngcủa Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty Đại hội đồng cổđông là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việcphát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý và điềuhành sản xuất kinh doanh của Công ty

Hội đồng Quản trị:

Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty đểquyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừnhững vấn đề thuộc Đại Hội đồng cổ đông quyết định

Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện cácquyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách,

ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuấtkinh doanh của Công ty

Ban Kiểm soát:

Do Đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạtđộng kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty

Ban điều hành:

Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm có một Tổng Giám đốc, ba PhóTổng Giám đốc, một Kế toán trưởng Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị

bổ nhiệm là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng quản trị, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạtđộng hàng ngày của Công ty Phú Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng do Hộiđồng quản trị bổ nhiệm theo đề xuất của Tổng Giám đốc

+ Chức năng

Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ đểxác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan,doanh nghiệp Văn phòng gồm có hai chức năng cơ bản sau :

- Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

- Dịch vụ hỗ trợ

Hai chức năng này đều quan trọng như nhau, không tách rời nhau, hỗtrợ và bổ sung cho nhau, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành củalãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật vàcung cấp thông tin nhằm thúc đẩy các hoạt động quản lý và điều hành trongcác cơ quan, doanh nghiệp

a Chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ:

Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớncác hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệudưới dạng con số, chữ, âm thanh và hình ảnh…và được xử lý, sắp xếp thànhcác mẫu hình có ý nghĩa được lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để

ra quyết định hoạch định và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanhnghiệp

Nhu cầu thông tin ngày một gia tăng vì trong quá trình tăng trưởngkinh tế, hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp thêm, làm phát sinh nhu cầu đòi

hỏi thêm thông tin Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệthống thông tin cả trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế Doanhnghiệp ngày một mở rộng quy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi

ro kinh doanh Đồng thời phải vượt lên trong môi trường cạnh tranh, nênnhững nhà quản lý mong đợi được cung cấp thông tin giá trị hơn trongkhoảng thời gian hẹp của họ Để văn phòng thực hiện được chức năng thammưu cần có những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác nhằm đạt đượchiệu quả cao nhất Mặt khác, Nhà nước cũng cần có những thông tin cơ bảnnhất định của doanh nghiệp để có những thay đổi cần thiết trong chính sáchnhư: xây dựng cơ sở hạ tầng kinh tế quốc gia, chính sách hỗ trợ các doanhnghiệp tư nhân và doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã Vì vậy cần phải tăngcường chức năng tham mưu tổng hợp - xử lý thông tin hành chính hỗ trợcủa văn phòng

b - Chức năng dịch vụ hỗ trợ:

Mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị muốn thực hiện

có hiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định Với chức năng dich vụ

hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi chocác bộ phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo sự phát triển, có tínhliên kết và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận đó Cho nên phải có kế hoạch hợp

lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô của từng cơ quan, doanh nghiệp, cáchquản lý của những nhà lãnh đạo mà có thể lập ra nhiều bộ phận để thực hiệnchức năng trên Chức năng này có ý nghĩa rất quan trọng, đa dạng và baoquát nhiều nội dung

+ Nhiệm vụ

Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên văn phòng có các nhiệm vụtổng quát sau:

Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, và lịchcông tác hàng tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõithực hiện chương trình.

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản

lý theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản

Thực hiện công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ vàlưu trữ

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, là chiếc cầu nối liên hệ với các

cơ quan cấp trên, ngang cấp và cấp dưới Văn phòng doanh nghiệp thể hiện

là bộ mặt của doanh nghiệp

Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinhphí, cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp

Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của Công ty cổ phần

Đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn

Thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng công ty

Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từmột doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanhnghiệp với rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếucán bộ có trình độ cao, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổisang cơ chế mới (hình thức công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của cácchính sách phát triển kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lýVăn phòng chưa thích ứng kịp thời, không xác định được phương hướnghoạt động Song, với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán bộ, nhân viênVăn phũng, việc tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng đã được chú trọng,từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động khoa học hiệuquả

Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau.Nhưng qua thực tiễn, các nhà quản lý hành chính thường áp dụng một số

mô hình tổ chức cơ bản sau:

Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ củavăn phòng đều tập trung về văn phòng Các bộ phận của văn phòng đượcphân công phụ trách từng mảng công việc theo từng loại dịch vụ hay từngnhóm dịch vụ Mô hình này thường áp dụng ở các tổng công ty và hãng lớn

Ưu điểm của mô hình này là tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặtbằng Nói một cách khác, khi áp dụng mô hình này người ta có thể tận dụnghết các trang thiết bị chuyên biệt và cho phép hoạch định thời gian biểu tốtcho máy móc nhằm đáp ứng cho những thời kỳ cao điểm, cũng như sự tiếtkiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng Đặc biệt là tránh được việctrùng lặp nhân sự, chức năng rõ ràng và các nhân viên được chuyên mônhoá cao

Các dịch vụ có tính chuyên môn được tách thành các phòng ban chứcnăng riêng như: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức các dịch vụ như: quytrình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hànhchính chịu trách nhiệm Mô hình này thường được áp dụng trong cơ quan,doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mưu cho lãnhđạo.

Đây là mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân tán, thường được ápdụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phứctạp Với mô hình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng kết hợp được các

ưu điểm của mô hình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt hạn chế nhấtđịnh như chồng chéo về chức năng, khó quản lý điều hành

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sảnxuất kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòngphù hợp nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất Có thể

áp dụng nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳtheo năng lực của nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác vănphòng và khả năng tài chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng chophù hợp

- Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại

Khoáng sản Sóc Sơn

Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty được tổchức theo mô hình trực tuyến chức năng Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế

độ một thủ trưởng Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc

là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trưởng,phó phòng ban tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt:

- Công tác Hành chính

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

- Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty

- Công tác tài chính, thống kê kế toán.

- Công tác tư vấn đầu tư của công ty

- Các hoạt động khác của công ty

Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn trước đây là

xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn, là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộcUBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp được UBND thành phố Hà Nội

và Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nước theoquyết định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993 Đầu năm 2000, thực hiện việcđổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nước, từ doanh nghiệpNhà Nước, Xí nghiệp đã được cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản

lý của UBND huyện Sóc Sơn Công ty có chế độ hạch toán kinh tế độc lập,

có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại Ngân hàng và có con dấu riêngtheo quy định của Nhà nước

Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản SócSơn

Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội

Điện thoại: 04.8843473 Fax: 04.8843473

- Định biên nhân sự:

Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộnhân viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật).Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trênđại học chiếm tỷ lệ 18%

Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản

Sóc Sơn.

GIÁM ĐỐC

Giám đốc.

Giám đốc: Là người đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệmtrước Nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảođảm thu nhập cho người lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác củacông ty

tư kỹ thuật công nghệ

Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính vàkinh doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chínhcủa công ty, báo cáo, tham mưu và tư vấn cho Giám đốc về vốn, giá cả

Các phòng ban chức năng.

Phòng Hành chính Tổ chức.(phòng HC - TC)

CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng HC - TC Phòng KH - KT Phòng kế toán

Phân xưởng Chế biếnPhân xưởng Khai thác

Có chức năng và nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ cho ban lãnh đạo công

ty về các mặt:

Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty

Điều động tuyển dụng lao động

Phòng Kế hoạch - Vật tư Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT)

Tham mưu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắnhạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ

- Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty Cổ phần đầu tư thương mại khoáng sản Sóc Sơn có các chứcnăng và nhiệm vụ chính là:

Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thácchuyển cho các phân xưởng chế biến

Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đưa caolanh vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô,dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng)

Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sảnxuất ra

Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lượng cao, là mặt hàng có uy tíntrong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ

sứ cao cấp được các khách hàng tin tưởng và đặt hàng thường xuyên Điềunày thể hiện khả năng sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra

có nhiều ưu thế trên thị trường, đồng thời cũng đặt ra những thách thứctrong việc duy trì quản lý và phát triển công ty trong thời kỳ mới.

- Mối quan hệ cỏc bộ phận trong công ty.

Khi xây dựng bộ máy văn phòng, Ban lãnh đạo công ty đã rất chútrọng đến việc thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, bantrong toàn công ty nói chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổchức nói riêng Với mô hình tổ chức trực tuyến chức năng, quản lý theo chế

độ một thủ trưởng, Trưởng phòng Hành chính tổ chức ra các quyết địnhquản lý, điều hành (mang tính hành chính) thông qua các hình thức nhưquyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn bản hoặc truyền miệng) Căn

cứ trên các chỉ thị, quyết định, kế hoạch của Ban giám đốc, Giám đốc, dựatrên quyền hạn và trách nhiệm của mình điều kiển các nhân viên triển khaithực hiện Đây là đặc trưng của quan hệ điều kiển - phục tùng, là quan hệchủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơquan, doanh nghiệp ở Việt Nam

Thực hiện chính sách sắp xếp lại các doanh nghiệp của Nhà nước, từmột doanh nghiệp Nhà nước, công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanhnghiệp với rất nhiều khó khăn như: cơ sở vật chất và vốn nghèo nàn, thiếucán bộ có trình độ cao, còn nhiều vấn đề bất cập và hạn chế khi chuyển đổisang cơ chế mới (hình thức công ty cổ phần), việc luôn thay đổi của cácchính sách phát triển kinh tế của nhà nước… dẫn đến việc tổ chức, quản lýphòng Hành chính tổ chức chưa thích ứng kịp thời, không xác định đượcphương hướng hoạt động Song, với sự cố gắng của Ban giám đốc và cán

bộ, nhân viên phòng hành chính tổ chức, việc tổ chức, xây dựng bộ máy vănphòng đã được chú trọng, từng bước hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, cơ chếhoạt động khoa học hiệu quả