MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Mục đích nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. 3 1.1 Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 3 1.1.1 Giới thiệu chung về công ty 3 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 3 1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 4 1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 5 1.4. Khái niệm về văn phòng. 6 1.4.1. chức năng nhiệm vụ của văn phòng trong doanh nghiệp 7 1.5. Tổ chức bộ máy văn phòng. 10 1.5.1. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp 10 TIỂU KẾT 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG. 12 2.1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo trong cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng. 12 2.2. Khái quát về bộ máy phòng Hành chính nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng. 14 2.2.1. Chức năng 14 2.2.2. Nhiệm vụ 14 2.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức 15 TIỂU KẾT 18 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU 19 TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG. 19 3.1. Nhận xét đánh giá chung về thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng. 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Nhược điểm 19 3.1.3. Nguyên nhân 20 3.2. Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. 20 TIỂU KẾT 27 KẾT LUẬN 28
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này trong quá trình khảo sát và thu thập thôngtin em đã nhận được sự hướng dẫn từ các thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban lãnh đạo, các anh chị emđồng nghiệp tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng đã tạo điều kiện, tận tìnhhướng dẫn và cung cấp cho em những thông tin cần thiết để em có thể hoànthành bài tiểu luận này
Tuy nhiên,do thời gian có hạn nên bài tiểu luận của em không tránh khỏinhững thiếu sót, hạn chế Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, ý kiếnnhận xét của các thầy cô
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức
bộ máy văn phòng của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng” là công trình do emtìm hiểu và nghiên cứu soạn thảo Em không sao chép từ bất kì bài viết nào đãđược công bố mà không trích dẫn nguồn gốc Nếu có bất cứ sai phạm nào emxin hoàn toàn chịu trách nhiệm
Hà Nội, ngày 09 tháng 09 năm 2017
Trang 3MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1.Lý do chọn đề tài 1
2.Mục đích nghiên cứu 1
3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 2
4 Phương pháp nghiên cứu 2
5 Kết cấu đề tài 2
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 3
1.1 Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 3
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty 3
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 3
1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 4
1.3 Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 5
1.4 Khái niệm về văn phòng 6
1.4.1 chức năng nhiệm vụ của văn phòng trong doanh nghiệp 7
1.5 Tổ chức bộ máy văn phòng 10
1.5.1 Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp 10
TIỂU KẾT 11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG 12
2.1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo trong cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 12
2.2 Khái quát về bộ máy phòng Hành chính nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 14
2.2.1 Chức năng 14
2.2.2 Nhiệm vụ 14
Trang 42.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức 15
TIỂU KẾT 18
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU 19
TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG 19
3.1 Nhận xét đánh giá chung về thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 19
3.1.1 Ưu điểm 19
3.1.2 Nhược điểm 19
3.1.3 Nguyên nhân 20
3.2 Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 20
TIỂU KẾT 27
KẾT LUẬN 28
Trang 5PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăngbuộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tớikhách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này,doanh nghiệp cần phải nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quảnhất các nguồn nhân lực trong quy trình sản xuất, kinh doanh và đặc biệt quantrọng hơn chính là tổ chức bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp nhằm đảmbảo các yêu cầu chung của doanh nghiệp, công tác văn phòng là quá trình xemxét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực, các công tác liên quanđến tham mư tổng hợp hỗ trợ cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp để vạch ra kếhoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nó, đúnglúc “ Chính vì vậy là người đang làm việc tại một công ty đang phát triển vàgóp phần xây dựng nền kinh tế đất nước để thấy được tổ chức bộ máy vănphòng khoa học đặc biệt quan trọng trong việc phát triển của một công ty thì vaitrò của nhà quản trị văn phòng trong việc hoạch định các công việc chung củamột công ty có ý nghĩa rất to lớn
Sau thời gian học tập và nghiên cứu chuyên ngành văn phòng và khảo sáttại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng đã cho em thấy vai trò quan trọng của hoạtđộng Hành chính văn phòng trong công tác quản lý Công tác tổ chức bộ máyvăn phòng của một công ty là vô cùng quan trọng vì để bộ máy đi vào hoạt độngmột cách hiệu quả mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp Chính vì vậy em đãchọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòngcủa Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng” để làm đề tài nghiên cứu về tầm quantrọng của bộ máy văn phòng cũng như việc tổ chức bộ máy văn phòng trongdoanh nghiệp
Trang 6của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Tìm hiểu một số vấn đề cơ bản về tổ chức hoạt động văn phòng của công
ty để thấy văn phòng có vai trò quan trọng đối với các tổ chức doanh nghiệp
Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn phòng tại Công ty cổphần Nhôm VIệt Dũng, để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ranhững vấn đề cần nghiên cứu và giải pháp đối với công ty
3 Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Phạm vi nghiên cứu: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tạiCông ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
4 Phương pháp nghiên cứu
Trong đề tài nghiên cứu này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứunhư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;phương pháp thống kê - so sánh; phân tích
5 Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết bài thì nội dung của đề tài gồm có 3 chương:Chương 1: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của Công ty NhômViệt Dũng và tổ chức hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty cổphần Nhôm Việt Dũng
Chương 3: Đánh giá và giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy vănphòng tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Trang 7CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
VIỆT NAM.
1.1 Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Địa chỉ: Tòa nhà 2D, lô A15/D11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, phường DịchVọng
Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
Trụ sở 2: Nhà máy tại thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ: Lô C4-7, đường D4 KCN Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, TPHCM
Điện thoại: 04 37649666 Fax 04 38374020
Lực lượng lao động: Tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty: 500người
Cán bộ quản lý và kỹ thuật: 180 người
Công nhân kỹ thuật các loại: 320 người
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Ngày 28/7/2001 công ty TNHH Cơ kim khí Việt Dũng chính thức ra đờivới những ngành nghề kinh doanh như: Sản xuất máy móc cơ khí; Buôn bán vật
tư kim khí và tư liệu sản xuất Công ty chủ yếu cung cấp các loại máy ép gạch,các phụ kiện xe máy, ô tô… Sau một thời gian tham gia vào lĩnh vực sản xuất,Ban lãnh đạo công ty nhận thấy lĩnh vực sản xuất vật liệu trong ngành xây dựngcòn rất nhiều tiềm năng nên đã mở hướng lựa chọn những loại sản phẩm mớiphù hợp với quy mô đầu tư Qua nhiều chuyến công tác nước ngoài và hơn mộtnăm thăm dò thị trường, nghiên cứu các loại sản phẩm, tháng 10/2006 sản phẩmTấm ốp nhôm nhựa phức hợp với thương hiệu ALCOREST do công ty sản xuất
đã chính thức được đưa ra thị trường
Năm 2005, thành lập Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại tổng hợpViệt Dũng Cũng từ đây, công ty tiếp tục nghiên cứu, chế thử thành công Tấm
Trang 8trần nhôm và quyết định đưa vào sản xuất hàng loạt Đến nay, cả hai loại sảnphẩm trên tiếp tục khẳng định vị thế hàng đầu của mình trên thị trường Thươnghiệu Tấm ốp nhôm nhựa phức hợp và Tấm trần nhôm Alcorest đã trở nên quenthuộc đối với các nhà thi công, kiến trúc sư và là sự lựa chọn hàng đầu của cácchủ đầu tư
Ngày 1/1/2011, Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp ViệtDũng chuyển đổi thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng với tổng số nhâncông lên tới gần 400 người, sản xuất và xuất khẩu tấm ốp nhôm nhựa, tấm trầnnhôm sử dụng trong các công trình xây dựng, trang trí nội ngoại thất…
Với đội ngũ cán bộ quản lý chuyên nghiệp, trẻ, năng động, sáng tạo, côngnhân lao động lành nghề, nhiệt thành với công việc, công ty có thể đáp ứng yêucầu từ phía khách hàng về mọi mặt: chất lượng, thời gian giao hàng, tiêu chuẩn
kỹ thuật, kích cỡ, mẫu mã và dịch vụ tốt nhất và mang lại cho khách hàng sự hàilòng nhất
Hiện nay sản phẩm của Nhôm Việt Dũng được sử dụng rộng khắp cả bamiền Bắc, Trung, Nam với hơn 40 đại lý Không chỉ dừng lại ở thị trường trongnước, sản phẩm thương hiệu ALCOREST còn vươn ra thị trường quốc tế Hiệntại, chúng tôi đã có các bạn hàng đến từ các quốc gia lớn trên thế giới như:Australia, Thổ Nhỹ Kỳ, Đài Loan, Hàn Quốc, Cộng hòa Séc …
Trải qua gần 15 năm hình thành, xây dựng và trưởng thành, Công ty Cổphần Nhôm Việt Dũng từ khi khởi nghiệp đã từng bước lớn mạnh và khẳng địnhđược vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước
1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Về cơ cấu tổ chức:
Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng gồm có 500 công nhân viên trong đóđội ngũ cán bộ quản lý gồm có 39 đồng chí, đội ngũ nhân viên quản lí có tổngcộng 141 cán bộ Còn lại là 320 công nhân đảm nhận nhiệm vụ chuyên sản xuấttại nhà máy của công ty là những công nhân đắc lực tạo nên các sản phẩm đểbán ra thị trường
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Trang 91.3 Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Chuyên sản xuất phân phối tấm nhôm nhựa phức hợp ALCOREST( nguyên vật liệu trong các công trình xây dựng)
Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn phục vụ sản xuất,kinh doanh có hiệu quả cao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng lợitức cho các cổ đông và không ngừng đóng góp cho ngân sách Nhà nước theoluật định, phát triển công ty ngày càng vững mạnh, trên các lĩnh vực hoạt độngsản xuất, kinh doanh của công ty
Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Cổ phần Nhôm Việt dung làsản xuất các tấm ốp nhôm nhựa phức hợp chuyên cung cấp cho các công trìnhxây dựng lớn
Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh, Công ty cổ phần Nhôm ViệtDũng còn hoạt động trong các lĩnh vực như:
+ Xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật;
+ Lập dự án, quản lý dự án đầu tư xây dựng;
+ Thi công xây dựng các công trình công cộng, nhà ở, công trình côngnghiệp, giao thông, thủy lợi;
Chủ tịch hội đồng quản trịKiêm Tổng giám đốc
TP Hành
chính nhân sự
TP Muahàng
TP.Kế toán TP Dự án TP Kinh doanh
Mặt hàng quốc tế
Kế toán nội bộ
Kế toán thuế
Kỹ sư Phòng
maketting
P.
Kinh doanh 1
P Kinh doanh 2
Trang 10+ Thiết kế công trình cầu, công trình đường bộ;
+ Giám sát thi công công trình xây dựng, công trình đường bộ, lĩnh vựcxây dựng và hoàn thiện;
+ Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác;
+ Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng;+ Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;
+ Nhà hàng, các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
1.4 Khái niệm về văn phòng.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường người tacho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ
đó là văn phòng Đó là cách nhìn nghiệp vụ đơn lẻ như việc: soạn thảo văn bản,đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn…
Trong nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” được sử dụng khá rộng rãitrong
giới nghiên cứu và cả thực tiễn quản lý cũng như đời thường Khi nói đếnvăn phòng, hầu như ai cũng mường tượng ra rất nhiều yếu tố liên quan đến nó,
từ một nơi làm việc khang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ, tới các côthư ký, bất luận trẻ trung hay có tuổi, xinh đẹp hay tạm tạm ưa nhìn Sự xâmnhập của khái niệm này vào đời sống mạnh mẽ đến nỗi bất kể ai qua lại trên cáctrục phố chính và sầm uất đều có thể bắt gặp hàng loạt các từ và cụm từ liênquan tới văn phòng như: cơm văn phòng, thời trang văn phòng, văn phòng chothuê, văn phòng trọn gói, tuyển nhân viên văn phòng, tòa nhà văn phòng,… Vìthế, xét ở góc độ ngôn từ và biểu tượng thì trong quan niệm của cộng đồng, kháiniệm “văn phòng” gắn liền với hình ảnh về những nơi làm việc
Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức Hoạt động này thườngđược hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữthông tin
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thuthập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
Trang 11vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức dó
Tùy theo chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà người ta có nhiều cách gọikhác nhau : văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hànhchính tổng hợp, … đều để chỉ văn phòng nói chung
Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năngđược giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành của nhà quản trị,chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạtđộng của cơ quan
Chính vì vậy, chúng ta có thể định nghĩa văn phòng như sau: Văn phòng
là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải quyết các côngviện thuộc chức năng nhiệm vụ thẩm quyền của cơ quan tổ chức doanh nghiệp
đó, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Đó là nơi
cơ quan tổ chức đó soạn thảo ra các công văn, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ cần liênquan đến công việc, in ấn tài liệu…nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệuquả, phục vụ cho công việc quản lý
1.4.1 chức năng nhiệm vụ của văn phòng trong doanh nghiệp
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội
độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân
- Xây dựng chương trình hợp tác của công ty với các đối tác trong vàngoài nước Là đầu mối quan hệ với các đối tác nước ngoài và thông báo việc
Trang 12thay đổi nhân sự của công ty tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài củacông ty.
- Bố trí địa điểm và chuẩn bị các điều kiện để phục vụ các cuộc họp, hộinghị, hội thảo định kỳ và đột xuất theo sự phê duyệt của Hội đồng quản trị,Tổng Giám đốc Chuẩn bị nội dung (khi có yêu cầu), ra thông báo kết luận cáccuộc họp, hội nghị, hội thảo
- Thực hiện nhiệm vụ thư ký tổng hợp trong việc chủ trì xây dựng chươngtrình, chuẩn bị tài liệu, tham gia làm việc, ghi chép và theo dõi, đôn đốc thựchiện ý kiến kết luận của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các PhóTổng Giám đốc tại các cuộc họp, chương trình công tác
Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán
bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh
- Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân
kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồidưỡng cán bộ
- Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với cácphòng ban nghiệp vụ thực hiện
- Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo,bồi dưỡng kiến thức
Xây dựng các định mức đơn giá về lao động Lập và quản lý quỹ lương,các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước
và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lươngdoanh nghiệp
Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật củadoanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Là thường trựcgiúp việc Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của doanh nghiệp Có tráchnhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáolãnh đạo Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương,thi nâng bậc hàng năm
Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp,
Trang 13theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
Thực hiện tốt các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quyđịnh của pháp luật, quy chế và Điều lệ doanh nghiệp
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộcông nhân
Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụngcon dấu của Bộ Công an
- Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định
- Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điệnđến nơi nhận Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giámđốc Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầucủa giám đốc
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp Lập kếhoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt Thực hiện công tác kiểmtra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng nămtheo quy định
Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác.Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộchọp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp
Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòngdoanh nghiệp Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tácbảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội
- Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ vănphòng Công ty
- Theo dõi công tác dân quân tự vệ , công tác nghĩa vụ quân sự của doanhnghiệp
- Xây dựng quy định về phòng chống cháy nô Đảm bảo công tác an toànphòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịpthời khi xảy ra cháy nổ
Trang 14Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòngtheo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của phòng Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanhnghiệp theo quy định
áp dụng ở các công ty hoặc doanh nghiệp lớn
Ưu điểm: tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng làm việc.tận dụng triệt để các trang thiết bị chuyên biệt và cho phép hoạch định thời gianbiểu tốt hơn cho máy móc nhằm đáp ứng cho công việc những lúc cao điểmcũng như việc sử dụng nguồn nhân lực được hiệu quả hơn
Nhược điểm: khó chuyên môn hóa được công việc trở nên khó phân chiatầm quan trọng của công việc và dễ trì trệ trong việc phân phối công việc
Mô hình phân tán:
Các dịch vụ có tính chuyên môn cao được tách thành các phòng ban chứcnăng riêng như: Phòng kế toán, Phòng tổ chức nhân sự, Phòng kỹ thuật… đểphân chia các công việc được rõ rang hơn các phòng ban sau khi nhận đượccông việc sẽ tiến hành triển khai công việc
Ưu điểm: mô dình dễ dàng phân chia công việc, nhưng chịu trách nhiệmphân bố tham mưu công việc chính vân là phòng hành chính nhân sự còn cácphòng chỉ tập trung làm công việc chuyên môn
Trang 15Mô hình tổng hợp:
Với mô hình này công ty áp dụng hình thức vừa tập trung vừa phân tánnhằm kết hợp hài hòa hai hình thức làm việc nói trên Đê nhằm kết hợp hai hìnhthức công việc nói trên sao cho việc phân chia công việc và xử lý công việc đạthiệu quả cao hơn xong hình thức này vẫn có những mặt hạn chế nhất định vìnhiều nhiệm vụ dễ chồng chéo chức năng, khó quản lý hơn đòi hỏi người quản
lý có tầm nhìn bao quát năng động để xử lý được khối công việc tập trung lớn
để có thể áp dụng các mô hình một cách nhuần nhuyễn nhằm linh hoạt hơn trongviệc xử lý công việc
TIỂU KẾT
Qua chương 1 em đã giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Nhôm ViệtDũng giúp cho mọi người hiểu được hơn về doanh nghiệp này từ lịch sử hìnhthành của công ty, chức năng nhiệm vụ của công ty và môi trường kinh doanhcủa Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Cũng như khái quát chung về tổ chứchoạt động của bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp của Việt Nam
Trang 16CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG.
2.1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo trong cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.
Chủ tịch Hội đồng quản trị
Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quảntrị theo quy định tại Điều lệ công ty Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ tịchHội đồng quản trị thì Chủ tịch được bầu trong số thành viên Hội đồng quản trị.Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công tynếu Điều lệ công ty không có quy định khác
Nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch hội đồng quản trị:
Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị
Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục
vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị
Tổ chức việc thông qua thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ côngty
Giám đốc Công ty
Chức năng, nhiệm vụ, giám đốc công ty:
Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty Chịutrách nhiệm trước Chủ sở hữu, Hội đồng quản trị Công ty về việc thực hiện cácquyền và nghĩa vụ của mình
Tổ chức thực hiện các Quyết định của Hội đồng quản trị Công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàngngày của Công ty
Tổ chức thực hiện Kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Côngty
Ban hành Quy chế quản lý nội bộ của công ty
Đề xuất các chức danh Phó Giám đốc, Kế toán trưởng để Hội đồng quản