MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 4 1.1 Lịch sử hình thành và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Máy tính Nét 4 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 6 1.1.3.1 Hội đồng quản trị 6 1.1.3.2 Ban giám đốc 6 1.1.3.3 Các phòng ban, trung tâm 7 1.2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp Công ty TNHH Máy tính Nét 7 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp 7 1.2.2 Nhiệm vục của phòng Hành chính tổng hợp 9 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 1.2.3.1 Trưởng phòng Hành chính tổng hợp 10 1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ 11 1.2.3.4. Bộ phận cơ sở hạ tầng 11 1.2.3.5 Bộ phận tổng hợp 11 Tiểu kết 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀTỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾCỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 13 2.1 Nhữngvấn đề chung về nội quy, quy định, quy chế 13 2.1.1 Một số khái niệm 13 2.1.2 Vai trò của nội quy, quy định, quy chế 13 2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế 13 2.2 Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định, quy chế của phòng Hành chính tổng hợp tại Công ty TNHH Máy tính Nét 14 2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức và xây dựng nội quy, quy định, quy chế 14 2.2.1.1 Thu thập thông tin 15 2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành nội quy, quy định, quy chế 20 2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi, kiểm trathi hành nội quy, quy định, quy chế 24 2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế 25 2.2.4 Các loại nội quy, quy định, quy chế do Công ty ban hành 25 Tiểu kết 39 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 40 3.1 Đánh giá những kết quả đạt được của công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định tại công ty TNHH Máy tính Nét 40 3.2 Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế tại công ty TNHH Máy tính Nét 40 3.3 Nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong công tác xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định, quy chế 41 3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xây dựng, tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của Văn phòng Công ty 42 3.4.1 Đối với Ban lãnh đạo 42 3.4.2 Đối với công nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế, quy định 42 Tiểu kết 43 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức thực tế cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn phòng doanh nghiệp nói riêng ngày hơm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, cung cấp cho em kiến thức ngành Quản trị văn phòng Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Nguyễn Hữu Danh đã tận tình hướng dẫn trang bị cho em kiến thức vô quý giá kỹ hoạch định để em hoàn thành tốt đề tài tảng kiến thức cho em thực công việc chuyên ngành tương lai Qua Em xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, anh, chị phòng Hành tổng hợp Cơng ty TNHH máy tính Nét tạo điều kiện nhiệt tình giúp em có hội học hỏi, nghiên cứu để hoàn thành tốt đề tài Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Em mong nhận góp ý, bảo thầy, giáo, bạn bè để viết hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng Cơng ty TNHH máy tính Nét ” đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu trình bày theo suy nghĩ thân, không chép nguyên văn từ tài liệu Em xin chịu trách nhiệm với đề tài ! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài .2 Cấu trúc đề tài Chương TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 1.1Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Cơng ty TNHH Máy tính Nét 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .6 1.1.3.1 Hội đồng quản trị .6 1.1.3.2 Ban giám đốc 1.1.3.3 Các phòng ban, trung tâm 1.21.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành tổng hợp Cơng ty TNHH Máy tính Nét 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phòng Hành tổng hợp .7 1.2.2 Nhiệm vục phòng Hành tổng hợp 1.2.3Cơ cấu tổ chức 10 1.2.3.1 Trưởng phòng Hành tổng hợp .10 1.2.3.2 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ 11 1.2.3.4 Bộ phận sở hạ tầng 11 1.2.3.5 Bộ phận tổng hợp .11 Tiểu kết 12 Chương 12 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀTỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾCỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CƠNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 12 2.1 Nhữngvấn đề chung nội quy, quy định, quy chế 13 2.1.1 Một số khái niệm 13 2.1.2 Vai trò nội quy, quy định, quy chế 13 2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế 13 2.2 Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế phòng Hành tổng hợp Cơng ty TNHH Máy tính Nét 14 2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức xây dựng nội quy, quy định, quy chế .14 2.2.1.1 Thu thập thông tin 15 2.2.1.2 Quy trình soạn thảo ban hành nội quy, quy định, quy chế 20 2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi, kiểm trathi hành nội quy, quy định, quy chế 24 2.2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế 24 2.2.4 Các loại nội quy, quy định, quy chế Công ty ban hành 25 Tiểu kết 39 Chương 40 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CƠNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 40 3.1 Đánh giá kết đạt công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định cơng ty TNHH Máy tính Nét .40 3.2 Một số hạn chế tồn cơng tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế cơng ty TNHH Máy tính Nét .40 3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế 41 3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Văn phòng Cơng ty 42 3.4.1Đối với Ban lãnh đạo 42 3.4.2Đối với công nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định .42 Tiểu kết 43 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC .1 MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Mọi quan, tổ chức thành lập xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cơ quan, tổ chức, đơn vị bước vào hoạt động nghĩa bắt đầu sống không gian pháp luật mối quan hệ đa dạng, phong phú chí phức tạp khơng bên quan, tổ chức mà mối quan hệ với quan, tổ chức, cá nhân bên Để quan, tổ chức, đơn vị hoạt động khuôn khổ pháp luật, thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thiết quan, tổ chức đơn vị phải có nội quy, quy định, quy chế bắt buộc phải tuân thủ hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn xử trước mối quan hệ để giải công việc Các quy định, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo đức nghề nghiệp điều chỉnh quan hệ xử cụ thể bên quan hệ quan, công nhân viên với Do thấy ý nghĩa tầm quan trọng việc tổ chức xây dựng nội quy, quy chế, quy định hoạt động doanh nghiệp nên chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định công ty TNHH Máy Tinh Nét” Lịch sử nghiên cứu Viết công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng có nhiều tác giả, tác phẩm cơng trình nghiên cứu hay ý nghĩa: - Giáo trình Quản trị văn phòng doanh nghiệp PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, xuất năm 2005, Nhà xuất bản: Khoa học kỹ thuật Trong giáo trình đề cập đến vấn đề chung văn phòng, nhà quản trị văn phòng, nghiệp vụ cơng tác văn phòng như: việc xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch tổ chức máy văn phòng; tổ chức quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng Cơng ty TNHH Máy Tính Nét -Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phòng cơng ty TNHH Máy tính Nét, giai đoạn từ năm 2016 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty TNHH Máy tính Nét Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác xây dựng nội quy, quy chế quy định văn phòng phục vụ, trì hoạt động , góp phần vào thành công Tổng Công ty thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp sau để nghiên cứu: -Phương pháp so sánh - Phương pháp phân tích - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ tại… Tổng Cơng ty, báo chí, tài liệu chun ngành - Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn đơn vị, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết cơng tác - Tham khảo ý kiến đóng góp, bảo thầy cô giáo trường - Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ đồng nghiệp Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác xây dựng nội quy, quy chế đơn vị Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa quản trị văn phòng cán nhân viên làm cơng tác quản trị văn phòng, nhân đơn vị doanh nghiệp Góp phần trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò lãnh đạo nhà quản lý doanh nghiệp, đơn vị nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo tổng kết đề tài thể ba chương: Chương 1: Tổng quan tổ chức hoạt động cơng ty TNHH Máy Tính Nét Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định phòng Hành tổng hợp cơng ty TNHH Máy Tính Nét Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định phòng Hành tổng hợp cơng ty TNHH Máy Tính Nét Chương TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 1.1Lịch sử hình thành chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Cơng ty TNHH Máy tính Nét 1.1.1 Khái qt lịch sử hình thành Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT Tên viết tắt: NETCOM CO.,LTD Địa trụ sở chính: 46A, đường Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, TP Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 04.35737747 Fax: 04.35737748 Email: info@netcom.com.vn Website: www.netcom.vn Công ty Máy tính NET với tên giao dịch NETCOM Co.,Ltd tiền thân cơng ty TNHH Máy tính Sinh Liêm thành lập năm 1993 với số vốn ban đầu 255 triệu VNĐ Vào thời điểm Cơng ty nhà cung cấp hàng đầu thiết bị máy tính giải pháp hệ thống mạng thị trường Việt nam.Trải qua trình hoạt động phát triển Cơng ty ngày lớn mạnh chứng tỏ phát triển bền vũng giai đoạn đầy khó khăn thị trường quốc tế Việt nam Kể từ thành lập đến Cơng ty có thành tích đáng khích lệ thị trường máy tính Việt nam có xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, nhà sản xuất bạn hàng thị trường nước Kế thừa tất thành với nhu cầu cần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh điều kiện để đời Cơng ty Máy tính NETCOM Chính thức đổi tên thành Công ty NETCOM Co.,Ltd từ tháng 10.1999 với số vốn pháp định tăng lên 1,5 tỷ VNĐ với mạnh cung cấp giải pháp mạng, hệ thống đa phương tiện sản phẩm mạng thiết bị máy tính Với trình đời phát triển lâu đời, kế thừa kinh nghiệm trình hoạt động với đội ngũ nhân viên có trình độ, lực Cơng ty tự khẳng định dẫn trở thành đơn vị hàng đầu việc cung cấp giải pháp mạng, hệ thống mạng đào tạo đa phương tiện thiết bị mạng thiết bị máy tính thị trường Việt nam 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ - Lập trình máy vi tính - Tư vấn máy vi tính quản trị hệ thống máy vi tính - Hoạt động dịch vụ cơng nghệ thông tin dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính - Sửa chữa thiết bị khác - Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nơng nghiệp - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị viễn thông cửa hàng chuyên doanh - Xuất phần mềm ( trừ hoạt động xuất phẩm ) - Lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp - Sản xuất linh kiện điện tử - Sản xuất máy vi tính thiết bị ngoại vi máy vi tính - Sản xuất thiết bị truyền thông (trừ thiết bị thu phát sóng ) - Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng - Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi phần mềm - Bán buôn thiết bị linh kiện điện tử, viễn thông - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng - Bán lẻ thiết bị nghe nhìn cửa hàng chuyên doanh - Vận tải hành khách đường nội thành, ngoại thành ( trừ vận tải xe buýt ) - Kho bãi lưu giữ hàng hóa ( trừ kinh doạnh bất động sản ) - Bốc xếp hàng hóa - Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm cửa hàng chun doanh - Bán lẻ băng đĩa âm thanh, hình ảnh ( kể băng, đĩa trắng) cửa hàng chun doanh Người lao động đóng: Phí BHXH = Mức lương x % Cơng ty đóng: Phí BHXH = Mức lương x 15 % -Tổng phí BHYT = Mức lương x 3% Trong đó: Người lao động đóng: Phí BHYT = Mức lương x % Cơng ty đóng: Phí BHYT = Mức lương x % -Tổng phí KPCĐ = Mức lương x 2% Trong đó: Người lao động đóng: Phí KPCĐ = Mức lương x % Cơng ty đóng: Phí KPCĐ = Mức lương x % Quy định cơng ty sách BHXH BHYT: Mức lương tính để trích nộp BHXH BHYT: -Đối với nhân viên có thời gian làm việc cơng ty 03 năm: Mức lương = Mức lương tối thiểu x Hệ số lươn - Đối với nhân viên có thời gian làm việc công ty từ 03 năm trở lên: Mức lương = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương x Hệ số thâm niên -Hệ số thâm niên chia 03 mức sau: + Những đối tượng có thời gian công tác công ty 03 năm, hệ số thâm niên + Những đối tượng có thời gian cơng tác cơng ty từ 03 năm đến năm, hệ số thâm niên 1,5 + Những đối tượng có thời gian công tác công ty từ 05 năm trở lên, hệ số thâm niên Quy định cách thức trích nộp BHXH BHYT: -Đối với đối tượng ký hợp đồng thức với cơng ty năm - Công ty thực việc đóng BHXH theo hình thức khơng bắt buộc Nếu cá nhân có nhu cầu đóng BHXH, cơng ty trích nộp theo quy định Pháp luật trừ trực tiếp vào lương hàng tháng - Đối với đối tượng ký hợp đồng thức từ lần thứ hai trở - Việc đóng bảo hiểm xã hội theo nguyên tắc bắt buộc Công ty người lao 33 động trích nộp BHXH BHYT theo tỷ lệ qui định - Đối với đối tượng có số thời gian ký hợp đồng lao động liên tục với công ty từ năm trở lên - Cơng ty trích nộp toàn số tiền BHXH BHYT mà người l ao động phải đóng hàng tháng Thanh lý Hợp đồng lao động giải chế độ cho người lao động Đối với trường hợp thực mua BHXH, BHYT hết hạn hợp đồng lao động ký hàng năm, hai bên tiếp tục thoả thuận ký (01) năm Nếu trường hợp hai bên khơng tiếp tục khơng có vi phạm hợp đồng lao động ký, qui định cơng ty thì: Về BHXH: + Trường hợp có sổ BHXH thì: người lao động phải có trách nhiệm hồn thành nghĩa vụ theo hợp đồng lao động qui định công ty Sau hai bên ký kết thực xong Biên lý hợp đồng lao động, cơng ty có trách nhiệm chuyển trả sổ BHXH cho người lao động, đồng thời ký xác nhận thủ tục, giấy tờ cần thiết hợp pháp cho người lao động để chuyển chế độ BHXH đến đơn vị theo đề nghị người lao động Người lao động tự lo liệu chuẩn bị giấy tờ cần xác nhận + Trường hợp chưa đủ thời gian cấp sổ BHXH thì: việc thực tương tự trường hợp có sổ, khơng chuyển sổ mà có trách nhiệm xác nhận thủ tục giấy tờ liên quan (do người lao động chuẩn bị), để chuyển BHXH đến đơn vị Đối với BHYT: BHYT mua bắt buộc kèm theo BHXH, việc chấm dứt trách nhiệm mua BHYT tính theo thời điểm chấm dứt BHXH theo thoả thuận biên lý hợp đồng lao động, người lao động phải nộp lại thẻ BHYT cho công ty để trả lại cho quan bảo hiểm, khơng có giấy tờ kèm theo Đối với trường hợp khác: 34 • Mọi trường hợp lại coi vi phạm không giải chế độ liên quan, đồng thời phải hồn thành nghĩa vụ trách nhiệm cơng ty, việc giải phải theo biên làm việc cụ thể • Các trường hợp cố tình vi phạm cố ý từ chối trách nhiệm, phải xử lý theo qui định công ty pháp luật hành • Tuỳ theo mức độ để bị truy tố trước pháp luật Các chế độ mà người lao động hưởng nghỉ việc: o Đối với trường hợp phải nghỉ việc mà không vi phạm điều khoản hợp đồng lao động ký qui định công ty Thì hưởng đầy đủ chế độ ghi hợp đồng lao động qui đinh khác cơng ty (nếu có) o Đối với trường hợp khác: trường hợp lại coi vi phạm không giải chế độ liên quan, đồng thời phải hoàn thành nghĩa vụ trách nhiệm công ty, việc giải phải theo biên làm việc cụ thể o Các trường hợp cố tình vi phạm cố ý từ chối trách nhiệm, phải xử lý theo qui định công ty pháp luật hành o Tuỳ theo mức độ để bị truy tố trước pháp luật 2.2.4.9 Quy định chế độ cơng tác phí -Các trường hợp phải giao dịch giao hàng có bán kính lớn 25km kể từ văn phòng Cơng ty trở lên coi công tác chấp nhận có cơng tác phí - Chi phí cơng tác lấy từ chi phí phân bổ theo quý phận phần chi phí triển khai mà khách hàng đồng ý trả tiền cho công ty thể hợp đồng báo giá có xác nhận khách hàng có liên quan trực tiếp đến chuyến cơng tác Các trường hợp khơng lấy từ hai nguồn mà tính vào chi phí chung Công ty phải Giám đốc đồng ý trước thực - Ngun tắc tính chi phí cơng tác sau: 35 • Chi phí vận chuyển lại đường dài theo mức trung bình thị trường, việc định phượng tiện vận chuyển trưởng phận định dựa yêu cầu thực tế hạn mức tài chính, trường hợp dùng xe máy cá nhân tính 1000đ/km Khi tốn phải có hố đơn tài vé vận chuyển hợp pháp • Chi phí tính theo số ngày phải lại để tiến hành công việc, trưởng phận người định số ngày cần thiết dựa thực tế cơng việc Mức chi phí khơng q 120.000 đồng/ người/ngày cho trường hợp 01 người 200.000 đồng/người/ngày cho trương hợp nhiều người Khi tốn phải có hố đơn tài đầy đủ • Chi phí lại nội khu vực cơng tác tốn dựa theo yêu cầu công việc cụ thể, không q 50000 đồng/người/ngày • Chi phí bồi dưỡng tính theo 03 mức: 100.000 đồng, 50.000 đồng, 30.000 đồng/người/ngày trưởng phận định • Các chi phí phát sinh phải dự tính trước, tốn phải có hố đơn tài đầy đủ mức phát sinh đợt 000 0000 đồng phải trình Giám đốc duyệt 2.2.4.10 Quy định chế độ hiếu, hỉ - Vào ngày cuối tháng phận hành lên danh sách nhân viên ký hợp đồng lao động thức với cơng ty có ngày sinh nhật tháng sau - Vào ngày sinh nhật nhân viên phận hành có trách nhiệm mua quà mừng hoa tặng cho nhân viên với trị giá khơng q 100 000 đồng - Các nhân viên công ty xây dựng gia đình thời gian ký hợp đồng lao động thức với cơng ty tặng khoản tiền quà tương đương theo nguyên tắc: + Các trường hợp năm hợp đồng lao động thức: 500 000 đồng + Các trường hợp từ năm thời hạn hợp đồng LĐCT trở lên: 500 000 đồng + Các nhân viên công ty sinh lần thứ lần thứ hai thời 36 gian ký hợp đồng lao động thức với cơng ty tặng khoản tiền quà tương đương theo nguyên tắc: + Các trường hợp năm hợp đồng lao động thức: 300 000 đồng + Các trường hợp từ năm thời hạn hợp đồng LĐCT trở lên: 000 000 đồng -Các nhân viên cơng ty có con, chồng/vợ, bố mẹ đẻ bố mẹ chồng/vợ thời gian ký hợp động lao động thức với cơng ty trợ giứp khoản tiền theo nguyên tắc: + Các trường hợp năm hợp đồng lao động thức: 300 000 đồng + Các trường hợp từ năm thời hạn hợp đồng LĐCT trở lên: 500 000 đồng + Các trường hợp người thân khác: ông, bà, anh, chị em ruột mức trợ giúp 150000 đồng 2.2.4.11Quy định khen thưởng, kỷ luật * Hình thức kỷ luật: - Hình thức khiển trách miệng văn áp dụng nhân viên phạm lỗi lần đầu mức độ nhẹ - Cảnh cáo trường hợp có khiển trách từ 02 lần trở lên Hoặc vi phạm lần đàu mức độ nghiêm trọng - Hình thức phạt tiền áp dụng nhân viên tái phạm lỗi gây thiệt hại lớn cho công ty - Hình thức chuyển làm việc khác có mức lương thấp thời hạn tháng cách chức áp dụng nhân viên bị khiển trách văn mà tái phạm thời hạn tháng kể từ ngày bị khiển trách - Hình thức sa thải áp dụng trường hợp sau: + Nhân viên có hành vi trộm cắp, tham ơ, tiết lộ bí mật cơng nghệ, kinh doanh có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng tài sản, lợi ích Cơng ty 37 + Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn tháng 20 ngày cộng dồn năm mà khơng có lý đáng - Các trường hợp coi có lý đáng gồm: thiên tai, hoả hoạn, thân người thân (bố, mẹ, vợ chồng, ) bị ốm có xác nhận sở y tế * Thời hiệu xử lý vi phạm: - Thời hiệu để xử lý vi phạm kỷ luật lao động tối đa tháng kể từ ngày xảy phát vi phạm Trường hợp có hành vi vi phạm liên quan đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật cơng nghệ kinh doanh công ty thi thời hiệu xử lý tháng - Các trường hợp không xử lý kỷ luật: +Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc đồng ý Giám đốc người có thẩm quyền + Bị tam giam, tạm giữ + Chờ kết quan có thẩm quyền điều tra, xác minh kết luận hành vi vi phạm qui định điểm a, khoản điều 85 Bộ luật lao động + Người lao động nữ có thai; nghỉ thai sản; nuôi nhỏ 12 tháng tuổi Người lao động nam phải nuôi nhỏ 12 tháng tuổi * Trách nhiệm vật chất: Nhân viên làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị có hành vi khác gây thiệt hại cho Cơng ty phải bồi thường theo quy định công ty Pháp luật thiệt hại gây Nếu gây thiệt hại khơng nghiêm trọng sơ suất, phải bồi thường nhiều tháng lương bị khấu trừ dần vào lương không khấu trừ 30% tiền lương hàng tháng 38 Tiểu kết Như chương trình bày bày cách chi tiết thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty TNHH Máy Tính Nét - nội dung đề tài nghiên cứu Cơng tác xây dựng,tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Cơng ty TNHH Máy Tính Nét thực tốt, có nhiều ưu điểm đáng khen ngợi công tác xây dựng tổ chức thực Tuy nhiên có hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu Vì vậy, chương đề xuất đưa giải pháp để công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty hoàn thiện 39 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY, QUY ĐỊNH, QUY CHẾ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CƠNG TY TNHH MÁY TÍNH NÉT 3.1 Đánh giá kết đạt công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định cơng ty TNHH Máy tính Nét -Văn phòng cơng ty xây dựng máy đầy đủ, có trình độ chun mơn tốt, có tính chun mơn hóa cao - Việc phân chia công việc chi tiết giúp cho lãnh đạo kiểm sốt hết cơng việc Văn phòng Cơng ty từ kịp thời đưa giải pháp kịp thời xử lý công việc - Đã xây dựng nội quy chi tiết, bao hàm hết lĩnh vực, khía cạnh Cơng ty - Việc truyền thông, giới thiệu, quán triệt nội quy, quy định đến tồn thể cơng nhân viên thực tốt, đầy đủ, nhanh chóng, sâu rộng giúp cho nội quy, quy định, quy chế vào sống, công nhân viên ủng hộ nghiêm túc thực theo - Công nhân viên ý thức tốt việc thực nội quy, quy định,quy chế Công ty, tháng đầu năm số người vi phạm 20 người, chủ yếu giấc làm muộn máy tính qn khơng tắt hết làm việc - Giúp cho Ban lãnh đạo Công ty quản lý, kiểm soát tốt hoạt động đơn vị, tạo nét văn hóa đặc trưng Cơng ty 3.2 Một số hạn chế tồn cơng tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế cơng ty TNHH Máy tính Nét - Bộ máy Văn phòng chi tiết chưa tối ưu nguồn lực, việc phân ban vào chi tiết - Bộ máy bị động việc giúp Ban lãnh đạo đưa định khẩn cấp, công việc phát sinh đột xuất - Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân văn phòng hạn chế nên thiếu 40 chủ động việc giao tiếp với khách nước ngoài, văn tiếng Anh trình ký nhiều lỗi tả chưa kiểm duyệt - Sự phối hợp giải công việc Văn phòng Phòng ban khác Cơng ty chưa tốt, nhiều dây dưa gây ách tắc công việc, đặc biệt công việc hành ( sửa chữa bổ sung trang thiết bị , sở vật chất làm việc….) - Các đơn vị, phòng, ban Cơng ty thiếu chủ động việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thự chiện nội quy, quy định, dừng việc thực theo - Nhân Văn phòng chưa mạnh dạn đưa đề xuất, sáng kiến ý tưởng để cải tiến cách thức làm việc - Việc phân ban chi tiết dẫn đến phận chưa hỗ trợ cho nhau, chưa chủ động đào tạo chéo dẫn đến phát sinh, máy thay đổi nhân khơng làm việc điều chuyển sang phận khác - Quy định, nội quy, quy chế đưa thiên chủ quan, thiên nhiều mệnh lệnh hành chính, thiếu số yếu tố liên quan đến chế độ người lao động hay hình thức khen thưởng kỷ luật chi tiết 3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế - Công nhân viên làm công xây dựng tổ chức thực nôi quy, quy chế, quy định chưa nhận thức nghĩa tầm quan trọng việc xây dựng nội quy, quy chế, quy định để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ - Số lượng, cấu công nhân viên văn phòng biến động lớn, lực lượng thiếu so với u cầu khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, bị động… áp lực cơng nhân viên văn phòng thực nhiệm vụ giao - Một số công nhân viên làm cơng tác văn phòng lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt; chưa thật nỗ lực học tập, tìm tòi nghiên cứu, chưa thật trăn trở, “dấn thân” 41 Cơng ty, nhiệm vụ giao - Việc bố trí cơng nhân viên phụ trách mảng cơng tác chưa phù hợp với trình độ đào tạo khối lượng công việc tương đối nhiều… Đây áp lực công nhân viên Văn phòng thực nhiệm vụ giao - Lãnh đạo công ty chưa thực quan tâm đến việc tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực nội quy, quy chế, quy định 3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Văn phòng Công ty 3.4.1 Đối với Ban lãnh đạo - Thường xuyên truyền thông cho cán công nhân viên nắm rõ chủ trương, định hướng công ty - Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng, quan tâm bổ sung nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây dựng đội ngũnhân viên Văn phòng bước chun mơn hóa Khi ln chuyển nhân viên văn phòng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng, không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao - Có chế tạo điều kiện cho nhân viên học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý doanh nghiệp, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng u cầu nhiệm vụ tình hình - Cơng tác xây dựng nội quy, quy định cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, tổ chức hội thảo, lấy ý kiến người lao động thông qua phận công đoàn trước ban hành - Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa cơng sở; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải cách hành 3.4.2 Đối với công nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định - Cần tìm hiểu, nắm rõ đầu mối chuyên sâu ngành dọc, lĩnh vực chuyên sâu Công ty, để liên hệ công việc tư vấn cho lãnh đạo xây dựng quy định, nội quy phù hợp với ngành/lĩnh vực cho phù hợp 42 - Nhân viên văn phòng cần có định hướng, mục tiêu rõ ràng việc tham mưu cho ban lãnh đạo xây dựng nội quy, quy định, quy chế Công ty - Tăng cường giáo dục trị, tư tưởng, cơng nhân viên văn phòng phải ln nhận thức vai trò, vị trí mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác đạo, điều hành lãnh đạo Công ty - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, nhân viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy; làm tốt công tác phối hợp nội Công ty văn phòng văn phòng với phòng ban chuyên môn Tiểu kết Chương đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty TNHH Máy Tính Nét.Những ý kiến đưa quan điểm cá nhân để áp dụng phù hợp với tình hình Cơng ty Mỗi Cơng ty có lĩnh vực hoạt động khác có ưu, nhược điểm khác cần vào thực tế đưa giải pháp tốt hiệu 43 KẾT LUẬN Trong thời kỳ hội nhập tạo cho đất nước ta nhiều hội thách thức đòi hỏi phải thích ứng với xu mới.Vậy phải đổi tất lĩnh vực để nâng cao ưu khả cạnh tranh nhằm tận dụng hội, vượt qua khó khăn thử thách Đảng nhà nước ta đạo quan, ban, ngành, tổ chức cần phải cải cách hành đơi với nâng cao lực đội ngũ cán bộ, công nhân viên kinh nghiệm Chính việc doanh nghiệp xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định công ty quan trọng Đặc biệt văn phòng phải đơn vị có vai trò quan trọng việc xây tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Công ty, giúp Cơng ty cải cách hành chính, nghiệp vụ nâng cao trình độ, ý thức cán bộ, cơng nhân viên làm việc văn phòng Qua q trình nghiên cứu Cơng ty TNHH Máy Tính Nét tạo điều kiện cho nắm bắt thêm nhiều kiến thức phục vụ cho trình học tập tơi Tuy nhiên, trình độ nghiên cứu nhiều hạn chế, kinh nghiệm thực tế tích lũy đề tài nghiên cứu tơi khơng thể tránh khỏi sai xót, mong bảo từ phía thầy cơ, Anh, chị Cơng ty góp ý để đề tài hồn thiện hơn./ Tôi xin chân thành cảm ơn ! 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất Thống kê) Tài liệu mơn học “Quản trị văn phòng”, “Kỹ thư ký” (ThS Trần Thị Ngà - Học viện Hành Quốc Gia) Luật Doanh nghiệp Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2014./ Giáo trình Kinh tế lao động- PGS PTS NGƯT Phạm Đức Thành Nội quy lao động số 05 Cơng ty TNHH Máy Tính Nét 45 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Máy Tinh Nét Hội đồng quản trị Ban giám đốc TGĐ Trung tâm kinh doanh Phòng nhập hàng Trung tâm kinh doanh dự án Phòng marketing Phân phối Phòng kinh doanh phân phối PTGĐ.Hàn h Tài PTGĐ Kinh doanh Phòng kinh doanh phân phối Phòng kinh doanh dự án Phòng kinh doanh dự án Phòng kế tốn kho Phòng hành tổng hợp PTGĐ Kỹ thuật Trung tâm bảo hành Trung tâm triển khai kỹ thuật Trung tâm nghiên cứu phát triển Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức phòng Hành tổng hợp Trưởng Phòng Bộ phận bảo vệ, tạp vụ Bộ phận sở hạ tầng Bộ phận tổng hợp ... dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định công ty TNHH Máy Tinh Nét Lịch sử nghiên cứu Viết công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng có nhiều tác giả, tác phẩm... tồn cơng tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế cơng ty TNHH Máy tính Nét .40 3.3 Nguyên nhân tồn hạn chế công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế ... 2.1.3 Các loại nội quy, quy định, quy chế 13 2.2 Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế phòng Hành tổng hợp Cơng ty TNHH Máy tính Nét 14 2.2.1 Thực