Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế , nội quy , quy định của văn phòng công ty cổ phần đầu tư và phát triển du lịch vinaconex

Chương 1 : Tổng quan về tổ chức và hoạt động của công ty Cổ phần đầu tư và phát triển du lịch Vinaconex Chương 2 : Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy , quy chế , quy định của phòng Hành chính tổng hợp tại công ty Cổ phần đầu tư và phát triển du lịch Vinaconex Chương 3 : Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế , nội quy , quy định của phòng Hành chính Tổng hợp tại Cổ phần đầu tư và phát triển du lịch Vinaconex

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế , nội quy , quy định văn phòng Cơng ty Cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex ’’ đề tài tơi tự tìm hiểu , nghiên cứu trình bày theo kiến thức tiếp nhận Khơng chép ngun văn từ tài liệu , xin chịu trách nhiệm với đề tài Hà Nội , ngày 02 tháng 05 năm 2018 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợpthông tin nhận giúp đỡ tận tình từ giảng viên mơn: “Quản trị văn phòng doanh nghiệp ’’, cán Trung tâm thơng tin thư viện Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên đề tài không tránh khỏi sai sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp nhận hạn chế qua tơi có thêm tư liệu đường học tập sau Tơi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt CBCNV CNV BGĐ CBCC SXKD TC-HC ATLĐ-VSLĐ Tên cụm từ viết tắt Cán công nhân viên Công nhân viên Ban giám đốc Cán công chức Sả xuất kinh doanh Tổ chức – hành An tồn lao động – vệ sinh lao động MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DU LỊCH VINACONEX 1.1 Lịch sử hình thành chức nhiệm vụ , cấu tổ chức công ty cổ phần 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành .4 1.1.2 Chức , nhiệm vụ .7 1.1.3 Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục ) .7 1.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng hành tổng hợp .10 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 10 1.2.2 Vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí phòng Tổng hợp 13 Tiểu kết : .17 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC NỘI QUY , QUY CHẾ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DU LỊCH VINACONEX .18 2.1 Những vấn đề chung nội quy ,quy định , quy chế 18 2.1.1 Một số khái niệm .18 2.2 Vai trò cần thiết quy chế , nội quy , quy định 18 2.3 Mục đích vị trí ý nghĩa quy chế , nội quy , quy định 19 2.4 Thực trạng công tác tổ chức xây dựng nội quy , quy định , quy chế .19 2.4.1 Các loại nội quy , quy định , quy chế .19 2.4.2 Thu thập thông tin .20 2.4.3 Quy trình soạn thảo ban hành nội quy , quy định , quy chế 21 2.5 Thực trạng công tác tổ chức thực nội quy, quy định, quy chế .24 2.5.1 Các loại nội quy, quy định, quy chế Công ty ban hành Các loại nội quy, quy định, quy chế công ty cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex ban hành thực gồm: 25 2.5.1.1 Chế độ hội họp: 25 2.5.1.2 Lề lối làm việc 25 2.5.1.3 Giải khiếu nại, tố cáo 26 2.5.1.4 Giải trường hợp khẩn cấp 27 2.5.1.5 Về công tác kiểm tra nội 27 2.5.1.6 Quan hệ với Đảng Đoàn thể Công ty 28 2.5.1.7 Quy định hoạt động làm việc 28 2.6 Thực trạng công tác theo dõi, kiểm tra thi hành nội quy, quy định, quy chế .39 Tiểu kết 40 CHƯƠNG : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY,QUY ĐỊNH , QUY CHẾ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DU LỊCH VINACONEX 41 3.1 Đánh giá ưu điểm 41 3.1.1 Về nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty 41 3.1.2 Về máy Văn phòng 42 3.1.3 Đánh giá nhược điểm 43 3.2 Nguyên nhân tồn hạn chế công tác xây dựng tổ chức thực , nội quy, quy định , quy chế .44 3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Văn phòng Cơng ty 44 3.3.1 Đối với Ban lãnh đạo 44 3.4.2 Đối với công nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định 45 3.4.3 Gỉai pháp việc thực nghiệp vụ văn phòng .46 Tiểu kết 46 KẾT LUẬN 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nền kinh tế thị trường tạo nên cạnh tranh mạnh mẽ, khốc liệt hết; đặc biệt bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu vực giới; đó, tổ chức, doanh nghiệp phải tuân theo quy luật mang tính tồn cầu Các tổ chức, doanh nghiệp có lực vượt trội quản lý điều hành, quản trị tài chính, quản trị chiến lược, có ưu lợi rõ rệt; song hành với tổ chức có lực yếu gặp nhiều khó khăn cạnh tranh phải tự đào thải Mọi quan , tổ chức thành lập xác định chức nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Cơ quan , tổ chức , đơn vị bước vào hoạt động nghĩa bắt đầu sống khơng gian pháp luật mối quan hệ đa dạng , phong phú chí phức tạp khơng bên quan , tổ chức mà mối quan hệ với quan tổ chức bên Để quan , tổ chức đơn vị hoạt động khuôn khổ pháp luật , thực chức , nhiệm vụ , quyền hạn thiết quan , tổ chức đơn vị phải có nội quy , quy định , quy chế bắt buộc tuân thủ hoạt động thực , chức , nhiệm vụ , quyền hạn xử trước mối quan hệ để giải công việc Các quy định , quy chế , nội quy , quy tắc ứng xử , quy tắc đạo đức nghề nghiệp điều chỉnh quan hệ xử cụ thể bên quan hệ quan , công nhân với Do thấy ý nghĩa tầm quan trọng việc tổ chức xây dựng nội quy , quy chế , quy định hoạt động doanh nghiệp nên chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng , tổ chức thực quy chế , nội quy , quy định văn phòng Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex ’’ Lịch sử nghiên cứu Viết công tác xây dựng tổ chức thực quy chế , nội quy , quy định văn phòng có nhiều tác giả , tác phẩm cơng trình nghiên cứu hay ý nghĩa Và có số báo cáo tốt nghiệp : báo cáo tốt nghiệp “ Thực trạng cơng tác văn phòng cơng ty Apatit Việt Nam’’ Trần Thủy - Đề tài : Hồn thiện cơng tác thi đua khen thưởng hoạt động kiểm toán Kiểm toán Nhà nước , Nguyễn Mạnh Cường Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài sở lý luận thực trạng xây dựng tổ chức thực quy chế , nội quy , quy định Phòng Hành – Tổng hợp Cơng Ty Cổ Phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu làm rõ thực trạng , mặt , chưa , hạn chế yếu nguyên nhân công tác xây dựng tổ chức thực hiệm quy chế , nội quy , quy định văn phòng Cơng ty Cổ phần đầu tư Phát triển Du Lịch Vinaconex Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng , hiệu coonbg tác xây dựng nội quy , quy định , quy chế cơng ty góp phần vào thành công Công ty thời kỳ đại hóa , cơng nghiệp hóa Cơ sở phương pháp luận phương pháp sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp sau để nghiên cứu: - Phương pháp so sánh - Phương pháp phân tích - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ tại… Tổng Cơng ty, báo chí, tài liệu chun ngành - Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn đơn vị, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết công tác - Tham khảo ý kiến đóng góp, bảo thầy cô giáo trường - Thảo luận, làm việc tập trung theo nhóm, ý kiến chia sẻ từ đồng nghiệp Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu , hoàn thành tốt nhiệm vụ thân Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng , hiệu công tác xây dựng nội quy , quy chế đơn vị Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa quản tri văn phòng , nhân đơn vị doanh nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu , kết luận , phụ lục , danh mục tài liệu tham khảo , nội dung đề tài thể ba chương : Chương : Tổng quan tổ chức hoạt động công ty Cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex Chương : Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy , quy chế , quy định phòng Hành tổng hợp cơng ty Cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex Chương : Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực quy chế , nội quy , quy định phòng Hành Tổng hợp Cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DU LỊCH VINACONEX 1.1 Lịch sử hình thành chức nhiệm vụ , cấu tổ chức công ty cổ phần 1.1.1 Khái qt lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Du lịch Vinaconex tiền thân Ban quản lý dự án Cái Giá – Cát Bà Tổng Công ty Cổ phần XNK & Xây dựng Việt Nam (VINACONEX) thành lập năm 2005 Ngành nghề kinh doanh: đầu tư, kinh doanh bất động sản, bất động sản du lịch; quản lý dự án đầu tư xây dựng; cung cấp dịch vụ kinh doanh bất động sản: môi giới, định giá, đấu giá quản lý ; kinh doanh du lịch lữ hành quốc tế; kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí Tên giao dịch - Tiếng Việt: Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Du lịch Vinaconec - Tiếng Anh: Vinaconex Investment and Tourism Development JSC Tên viết tắt: VINACONEX-ITC., JSC Trụ sở chính: Tầng 1, Tòa nhà 17T5, Khu thị Trung Hòa-Nhân Chính, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: 844 62815347 Fax: 844 62815349 Email: vitc@vinaconexitc.com.vn Website: http://www.vinaconexitc.com.vn ; http://vitc.com.vn Văn phòng điều hành dự án Cát Bà: Thị trấn Cát Bà, Huyện Cát Hải, Hải Phòng, Việt Nam Tel: 84-0313-688352 Fax: 84-0313-887702 Năm thành lập: 2008 Các cổ đông sáng lập: - Tổng công ty Vinaconex: Nắm giữ 53.33% cổ phần Công ty VINACONEX - ITC * Học sinh giỏi: 200.000 đồng * Học sinh giỏi cấp tỉnh: 300.000 đồng * Học sinh giỏi cấp Quốc gia: 500.000 đồng + Đối với bậc trung học phổ thông : * Học sinh tiên tiến : 100.000 đồng * Học sinh giỏi : 300.000 đồng * Học sinh giỏi cấp tỉnh: 500.000 đồng * Học sinh giỏi cấp Quốc gia: 1.000.000 đồng - Học sinh trúng tuyển đại học quy năm đầu: 500.000 đồng * Ngày Quốc tế thiếu nhi 01/6, Tết trung thu tặng q cho mỡi cháu trị giá 100.000đồng/cháu Nguồn kinh phí trích từ quỹ phúc lợi quỹ xã hội * Cơng tác xã hội, từ thiện đóng góp từ vận động người lao động tham gia ủng hộ - Công tác thực chế độ nghỉ phép : Căn điều 74 - 77 Bộ luật lao động, CBCNVC có thời gian cơng tác doanh nghiệp từ năm nghỉ phép hàng năm hưởng nguyên lương theo tiêu chuẩn: - 12 ngày người lao động làm việc điều kiện bình thường - 14 ngày người lao động làm việc điều kiện nặng nhọc độc hại - Thâm niên cơng tác năm tính thêm ngày - Công tác thực phương thức trả lương cho người lao động Áp dụng cho đối tượng làm việc văn phòng đối tượng khác Giám đốc định Cơng thức tính tiền lương : TL tháng = Tmin x {(Hcb + Hcv+Htn) x Hkd}/NCcđ x NCtt Trong : + TL tháng : Là tiền lương tháng người lao động hưởng theo cấp bậc, công việc (thực theo NĐ 205;206;207/CP) theo chất lượng, hiệu quả, 36 mức độ hoàn thành công việc giao + Tmin: mức lương tối thiểu Nhà nước quy định theo vùng + Hcv : Hệ số phụ cấp chức vụ + Htn : Hệ số phụ cấp trách nhiệm + Hkd : Hệ số sản xuất kinh doanh (theo thông báo Công ty thời điểm) + NCcđ : Số ngày công chế độ theo quy định -Công tác thực quy trình ban hành tiếp nhận văn - Soạn thảo văn Nội dung văn soạn thảo phải đảm bảo yêu cầu sau đây: a Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước, phù hợp với quy định pháp luật, quy định Công ty b Phù hợp với nội dung yêu cầu công việc cần giải c Đúng thẩm quyền d Văn phải tả, ý nghĩa rõ ràng Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: a Văn hành chính: Theo thơng tư liên tịch số : 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn b Các văn khác theo quy định pháp luật Hướng dẫn cách viết tắt tên phòng (vttp) ghi văn bản: a Viết tắt tên phòng (vttp): - Phòng Tổ chức – Hành : TCHC - Phòng Tài - Kế tốn : TCKT - Phòng Kế hoạch - Dự án : KHDA - Phòng Kỹ thuật - Chất lượng : KTCL - Phòng Vật tư - Thiết bị : VTTB - TT Đất Vàng : TTĐV - Giám đốc : GĐ b Ghi đuôi văn bản: - Dạng Công văn ghi : Số: /CV-vttp; hoặc: Số: /vttp 37 - Dạng Quyết định ghi : Số: /QĐ-vttp - Dạng Báo cáo ghi : Số: /BC-vttp - Dạng Tờ trình ghi : Số: /TTr-vttp - Dạng Thông báo ghi : Số: /TB-vttp - Dạng Giấy đề nghị ghi : Số: /GĐN-vttp - Dạng Chỉ thị ghi : Số: /CT-vttp - Dạng Ủy quyền GĐ ghi : Số: /UQ-GĐ - Trình kí lấy số văn Đối với phòng ban: a Dự thảo văn phải có chữ ký nháy (ký m̃i, ký tắt) trưởng (phó) phòng cá nhân soạn thảo văn sau dấu chấm hết câu cuối cùng phần nội dung văn b Người soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trưởng (phó) phòng ban phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn Văn thư có quyền từ chối khơng ban hành văn văn không đảm bảo yêu cầu quy định phần I - SOẠN THẢO VĂN BẢN quy chế c Trình lãnh đạo ký thẩm quyền Chuyển ký tươi qua văn thư để lấy số ban hành văn Bản mềm (file soạn thảo máy tính) phải gửi lên mạng qua thư mục công văn lấy số d Trường hợp Ban điều hành, Ban huy hay đội thi công không kết nối vào mạng nội Công ty để gửi mềm lấy số văn phải có Fax để văn thư scan lên mạng Đối với văn thư: a Kiểm tra thể thức văn trước ban hành b Lấy số đóng dấu văn có chữ ký tươi photo phải có ký tươi kèm c Kiểm tra mềm Fax trước lấy số d Ban hành văn theo phần nơi nhận: cho đơn vị ngồi Cơng ty 38 phòng ban chủ trì thực nội dung văn tạo liên kết (line) lên mạng nội Các phòng ban phối hợp làm việc nhận văn qua mạng nội - Văn đến Văn thư tiếp nhận văn đến, lấy số đến Trình lãnh đạo xử lý Photo cho phòng ban chủ trì giải cơng việc, tạo liên kết (line) lên mạng nội bộ, Fax cho đơn vị, cá nhân không kết nối vào mạng nội Cơng ty Các phòng ban phối hợp làm việc nhận văn qua mạng nội bộ, phòng ban chủ trì thơng báo mời hội ý để cùng giải cơng việc Trưởng phòng ban cử cán phòng chịu trách nhiệm truy cập mạng nội Công ty để cập nhật văn (văn văn đến) định kỳ ngày 02 lần sau: - Buổi sáng : 9h00’ đến 10h00’ - Buổi chiều : 14h00’đến 15h00’ - Việc phòng ban khơng cập nhật văn cập nhật chậm trễ cá nhân phụ trách truy cập mạng nội Công ty phải chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty 2.6 Thực trạng công tác theo dõi, kiểm tra thi hành nội quy, quy định, quy chế Theo dõi, kiểm tra việc thi hành nội quy, quy định, quy chế tiến hành sau tổ chức triển khai thi hành văn nhằm xem xét, đánh giá thực trạng thi hành văn bản, kiến nghị thực giải pháp nâng cao hiệu thi hành văn hoàn thiện hệ thống văn Công ty đầu tư phát triển du lịch Vinaconex Theo dõi, kiểm tra việc thi hành nội quy, quy định, quy chế phải thực thường xun, tồn diện, có trọng tâm, trọng điểm; bảo đảm phối hợp chặt chẽ đơn vị, phòng ban có liên quan q trình theo dõi, kiểm tra việc thi hành nội quy, quy chế, quy định Theodõi, kiểm tra việc thi hành nội quy, quy định, quy chế theo nội dung sau: + Tính kịp thời, đầy đủ, phù hợp hiệu hoạt động tập huấn, 39 tuyên truyền, phổ biến nội quy, quy định, quy chế + Tác động văn nội quy, quy định, quy chế thực tiễn để xác định tính hợp lý, tính khả thi văn + Mức độ tuân thủ văn nội quy, quy định, quy chế đơnvị, phòng ban, cá nhân có liên quan lý việc tuân thủ, không tuân thủ văn + Mức độ đáp ứng sở vật chất, kinh phí, nguồn nhân lực tính phù hợp tổ chức máy để thi hành văn Trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thi hành văn bản: Tổng giám đốc giao cho Phòng Hành tổng hợp chủ trì, phối hợp với Các Phòng ban trung tâm có liên quan thực theo dõi, kiểm tra việc thi hành văn thuộc phạm vi quản lý công ty đầu tư phát triển du lịch Vinaconex Tiểu kết Như chương trình bày bày cách chi tiết thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty đầu tư phát triển du lịch Vinaconex - nội dung đề tài nghiên cứu Cơng tác xây dựng,tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Công ty đầu tư phát triển du lịch Vinaconex thực tốt, có nhiều ưu điểm đáng khen ngợi công tác xây dựng tổ chức thực Tuy nhiên có hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu Vì vậy, chương đề xuất đưa giải pháp để công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty hồn thiện 40 CHƯƠNG : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC LOẠI NỘI QUY,QUY ĐỊNH , QUY CHẾ CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DU LỊCH VINACONEX 3.1 Đánh giá ưu điểm Kết đạt hình ảnh cơng ty trọng , hình ảnh chun nghiệp , tạo mơi trường làm việc , đạt nhiều thành tựu Trong q trình hoạt động kinh doanh , cơng ty CP đầu tư phát triển du lịch Vinaconex coi trọng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế , nội quy , quy định chìa khóa thành cơng kinh doanh , lĩnh vực bên cạnh thuận lợi , mặt làm , công ty đứng trước khó khăn , mặt chưa làm đòi hỏi cơng ty cần phải khắc phục vươn lên - Đã xây dựng nội quy chi tiết, bao hàm hết lĩnh vực, khía cạnh Cơng ty - Việc truyền thơng, giới thiệu, quán triệt nội quy, quy định đến toàn thể công nhân viên thực tốt, đầy đủ, nhanh chóng, sâu rộng giúp cho nội quy, quy định, quy chế vào sống, công nhân viên ủng hộ nghiêm túc thực theo - Công nhân viên ý thức tốt việc thực nội quy, quy định,quy chế Công ty, tháng đầu năm số người vi phạm 20 người, chủ yếu giấc làm muộn máy tính qn khơng tắt hết làm việc - Giúp cho Ban lãnh đạo Công ty quản lý, kiểm soát tốt hoạt động đơn vị, tạo nét văn hóa đặc trưng Cơng ty 3.1.1 Về nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty - Đã xây dựng nội quy chi tiết, bao hàm hết lĩnh vực, khía cạnh Công ty cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex - Việc truyền thông, giới thiệu, quán triệt nội quy, quy định đến toàn thể CBCNV thực tốt, đầy đủ, nhanh chóng, sâu rộng giúp cho nội quy, quy định vào sống, CBCNV ủng hộ nghiêm túc thực theo - CBCNV ý thức tốt việc thực nội quy, quy định công ty, tháng đầu năm số người vi phạm 20 người, chủ yếu 41 giấc làm muộn máy tính quên không tắt hết làm việc - Giúp cho Ban lãnh đạo cơng ty quản lý, kiểm sốt tốt hoạt động đơn vị, tạo nét văn hóa đặc trưng cơng ty 3.1.2 Về máy Văn phòng - Văn phòng Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex xây dựng máy đầy đủ, có trình độ chun mơn tốt, có tính chun mơn hóa cao - Việc phân chia công việc chi tiết giúp cho lãnh đạo kiểm sốt hết cơng việc Văn phòng Cơng ty từ kịp thời đưa giải pháp kịp thời xử lý công việc - Về thực nghiệp vụ công tác văn thư: Được quan tâm lãnh đạo công ty công tác văn thư việc trang bị thiết bị văn phòng đầy đủ, định công tác văn thư thực theo quy trình ISO 9001:2000 Lãnh đạo phòng thường xuyên quan tâm nhắc nhở văn thư việc thực hiện, quy định Nhà nước, quan công tác công văn giấy tờ Công tác văn thư giải công văn đi, công văn đến tổ chức thực tương đối tốt, chu đáo theo quy trình, theo quy định Điều lệ công tác công văn giấy tờ, văn hướng dẫn Cục Lưu trữ Nhà nước - Công ty xây dựng cho đội ngũ cán , lao động có trình độ cao học vấn chuyên môn nghiệp vụ - Công ty tạo cho bầu khơng khí làm việc cơng ty : đồn kết , dân chủ cơng - Công ty quan tâm coi trọng công tác đào tạo , huấn luyện phát triển nhân lực - Vấn đề thực sách xã hội với người lao động thực tốt - Vấn đề bố trí đề bạt lao động công ty thực 42 3.1.3 Đánh giá nhược điểm - Bộ máy Văn phòng chi tiết chưa tối ưu nguồn lực, việc phân ban vào chi tiết - Bộ máy bị động việc giúp Ban lãnh đạo đưa định khẩn cấp, công việc phát sinh đột xuất - Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân văn phòng hạn chế nên thiếu chủ động việc giao tiếp với khách nước ngồi, văn tiếng Anh trình ký nhiều lỡi tả chưa kiểm duyệt - Sự phối hợp giải cơng việc Văn phòng Phòng ban khác cơng ty chưa tốt, nhiều dây dưa gây ách tắc cơng việc, đặc biệt cơng việc hành ( sửa chữa bổ sung trang thiết bị , sở vật chất làm việc….) - Các đơn vị công ty thiếu chủ động việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thự chiện nội quy, quy định, dừng việc thực theo - Nhân Văn phòng chưa mạnh dạn đưa đề xuất, sáng kiến ý tưởng để cải tiến cách thức làm việc - Việc phân ban chi tiết dẫn đến phận chưa hỗ trợ cho nhau, chưa chủ động đào tạo chéo dẫn đến phát sinh, máy thay đổi nhân khơng làm việc điều chuyển sang phận khác - Quy định, nội quy đưa thiên chủ quan, thiên nhiều mệnh lệnh hành chính, thiếu số yếu tố liên quan đến chế độ người lao động hay hình thức khen thưởng kỷ luật chi tiết - Việc chấp hành tham gia hội họp nhiều hạn chế cán phân công họp thiếu chủ động việc nghiên cứu tài liệu, tham gia muộn… dẫn đến hiệu họp chưa cao - Cơng tác bố trí lịch họp, xếp phòng hợp chưa tốt, nhiều lộn xộn, chồng chéo, chưa có ưu tiên phòng cho họp quan trọng 43 3.2 Nguyên nhân tồn hạn chế công tác xây dựng tổ chức thực , nội quy, quy định , quy chế - Số lượng, cấu công nhân viên văn phòng biến động lớn, lực lượng thiếu so với u cầu khối lượng công việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, bị động… áp lực cơng nhân viên văn phòng thực nhiệm vụ giao - Công nhân viên làm công xây dựng tổ chức thực nôi quy, quy chế, quy định chưa nhận thức nghĩa tầm quan trọng việc xây dựng nội quy, quy chế, quy định để có động lực rèn luyện, phấn đấu đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ - Một số cơng nhân viên làm cơng tác văn phòng lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt; chưa thật nỡ lực học tập, tìm tòi nghiên cứu, chưa thật trăn trở, “dấn thân” Cơng ty, nhiệm vụ giao - Việc bố trí cơng nhân viên phụ trách mảng cơng tác chưa phù hợp với trình độ đào tạo khối lượng công việc tương đối nhiều… Đây áp lực cơng nhân viên Văn phòng thực nhiệm vụ giao - Lãnh đạo công ty chưa thực quan tâm đến việc tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực nội quy, quy chế, quy định 3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Văn phòng Cơng ty 3.3.1 Đối với Ban lãnh đạo - Thường xuyên truyền thông cho cán công nhân viên nắm rõ chủ trương, định hướng cơng ty - Có chế tạo điều kiện cho nhân viên học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý doanh nghiệp, chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình 44 - Tập trung xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng, quan tâm bổ sung nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định Xây dựng đội ngũnhân viên Văn phòng bước chun mơn hóa Khi ln chuyển nhân viên văn phòng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, tránh tình trạng hụt hẫng, khơng đáp ứng u cầu nhiệm vụ giao - Công tác xây dựng nội quy, quy định cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, tổ chức hội thảo, lấy ý kiến người lao động thơng qua phận cơng đồn trước ban hành - Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa cơng sở; ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải cách hành 3.4.2 Đối với cơng nhân viên trực tiếp tham gia xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định - Tăng cường giáo dục trị, tư tưởng, cơng nhân viên văn phòng phải ln nhận thức vai trò, vị trí mình; tự học tập, tự nghiên cứu để nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, kỹ hành chính, nắm vững, hiểu chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực công tác đạo, điều hành lãnh đạo Công ty - Cần tìm hiểu, nắm rõ đầu mối chuyên sâu ngành học, lĩnh vực chuyên sâu Công ty, để liên hệ công việc tư vấn cho lãnh đạo xây dựng quy định, nội quy phù hợp với ngành/lĩnh vực cho phù hợp - Nhân viên văn phòng cần có định hướng, mục tiêu rõ ràng việc tham mưu cho ban lãnh đạo xây dựng nội quy, quy định, quy chế Công ty - Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc, nhân viên phải có chương trình làm việc riêng (Năm, Quý, tháng hàng tuần), làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy; làm tốt công tác phối hợp nội Cơng ty văn phòng văn phòng với phòng ban 45 chun mơn 3.4.3 Gỉai pháp việc thực nghiệp vụ văn phòng Nghiên cứu, xây dựng quy định thống chức năng, nhiệm vụ Văn phòng cơng ty Cập nhật đầy đủ, xác nhiệm vụ bổ sung, giao cho cơng tác văn phòng cấp thời gian qua Xây dựng Đề án xác định vị trí việc làm, đơn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực vị trí việc làm Văn phòng cơng ty Tổ chức hiệu mối quan hệ phối hợp, chế thông tin công tác văn phòng cấp nhằm phát huy đầy đủ sức mạnh tổng hợp cơng tác văn phòng tồn Hệ thống Chuẩn hóa, thống ban hành Quy trình nghiệp vụ cụ thể triển khai nhiệm vụ cơng tác văn phòng quan Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao lực công tác cơng chức làm cơng tác văn phòng; định kỳ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cơng tác văn phòng cho cơng chức làm cơng tác văn phòng tồn cơng ty Xây dựng ban hành tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng Tiểu kết Chương đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex.Những ý kiến đưa quan điểm cá nhân để áp dụng phù hợp với tình hình Cơng ty Mỡi Cơng ty có lĩnh vực hoạt động khác có ưu, nhược điểm khác cần vào thực tế đưa giải pháp tốt hiệu 46 KẾT LUẬN Qua trình nghiên cứu Công ty cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex tạo điều kiện cho nắm bắt thêm nhiều kiến thức phục vụ cho trình học tập Trong thời kỳ hội nhập tạo cho đất nước ta nhiều hội thách thức đòi hỏi phải thích ứng với xu mới.Vậy phải đổi tất lĩnh vực để nâng cao ưu khả cạnh tranh nhằm tận dụng hội, vượt qua khó khăn thử thách Đảng nhà nước ta đạo quan, ban, ngành, tổ chức cần phải cải cách hành đơi với nâng cao lực đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên kinh nghiệm.Chính việc doanh nghiệp xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định cơng ty quan trọng Đặc biệt văn phòng phải đơn vị có vai trò quan trọng việc xây tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Công ty, giúp Công ty cải cách hành chính, nghiệp vụ nâng cao trình độ, ý thức cán bộ, công nhân viên làm việc văn phòng Tiểu luận tập trung nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định Công Ty CP đầu tư phát triển du lịch Vinaconex Từ tìm hạn chế đề xuất giải pháp thực tốt thời gian tới Công Ty CP đầu tư phát triển du lịch Vinaconex doanh nghiệp lớn, lĩnh vực hoạt động rộng, tài liệu, cơng việc mang tính bảo cao nên việc tiếp cận, tìm hiểu hạn chế nội dung mang tính tổng hợp cao, trình độ chun mơn, nhận thức hạn chế nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận góp ý, bảo thầy 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Doanh nghiệp Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 26 tháng 11 năm 2014./ Giáo trình Kinh tế lao động- PGS PTS NGƯT Phạm Đức Thành Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất Thống kê) Tài liệu môn học “Quản trị văn phòng”, “Kỹ thư ký” (ThS Trần Thị Ngà - Học viện Hành Quốc Gia) Cơng ty CP đầu tư phát triển Du lịch Vinaconex (VINACONEX ITC http://www.vinaconex.com.vn/?id=762 48 PHỤ LỤC Cơ cấu tổ chức quản lý Cơng ty PHỤ LỤC Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Tổ Văn phòng Bộ phận văn thư, Bộ phận tổng hợp Bộ phận lễ tân lưu trữ Cơ cấu tổ chức phòng hành tổng hợp ... chức xây dựng nội quy , quy chế , quy định hoạt động doanh nghiệp nên chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng , tổ chức thực quy chế , nội quy , quy định văn phòng Công ty. .. quy, quy định, quy chế .24 2.5.1 Các loại nội quy, quy định, quy chế Công ty ban hành Các loại nội quy, quy định, quy chế công ty cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex ban hành thực gồm:... thực quy chế , nội quy , quy định phòng Hành Tổng hợp Cổ phần đầu tư phát triển du lịch Vinaconex CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN DU LỊCH VINACONEX