Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng tại công ty cổ phần tập đoàn hòa phát

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định và khái quát đôi nét về Văn phòng công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát.Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP Tập đoàn Hòa Phát.Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của Văn phòng tại CTCP Tập đoàn Hòa Phát.

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát, đánh giá thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình giáo ThS Lâm Thu Hằng, giảng viên môn Ban Giám đốc với anh chị Cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát suốt trình tìm kiếm nghiên cứu tài liệu Nhân cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với ThS Lâm Thu Hằng lãnh đạo Ban Giám đốc với anh chị công ty lời chúc sức khỏe, hạnh phúc thành đạt nghiệp Chúc công ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát ngày phát triển Trong q trình khảo sát cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát Mặc dù cố gắng với kiến thức hạn chế thiếu kinh nghiệm thực tiễn, đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận thơng cảm đóng góp ý kiến quý thầy cô để đề tài hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát ” cơng trình nghiên cứu riêng tơi, kết nghiên cứu có tính độc lập riêng, không chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các số liệu chuyên đề sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ tài liệu, tạp chí, cơng trình nghiên cứu cơng bố, website Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan tôi./ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TĂT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .3 Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH VÀ KHÁI QT ĐƠI NÉT VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HỊA PHÁT 1.1 Cơ sở lý luận quy chế, nội quy, quy định 1.1.1 Khái niệm nội quy, quy chế .5 1.1.2 Vị trí ý nghĩa quy chế, nội quy, quy định .6 1.2 Khái quát đôi nét cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa phát 1.2.1 Giới thiệu chung .6 1.2.2 Lịch sử hình thành phát triển .7 1.2.3 Chức nhiệm vụ CTCP Tập đoàn Hòa Phát 1.2.4 Sơ đồ cấu tổ chức 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HỊA PHÁT 16 2.1 Các loại nội quy, quy chế, quy định văn phòng xây dựng 16 2.2 Thực trạng công tác tổ chức xây dựng 16 2.2.1 Quy định làm việc Văn phòng Tổng cơng ty 16 2.2.2 Chế độ làm việc .20 2.2.3 Văn thư lưu trữ 22 2.2.4 Soạn thảo ban hành văn 22 2.2.5 Tổ chức hội họp tiếp khách 24 2.2.6 Đi công tác 25 2.2.7 Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thơng tin 25 2.2.8 Văn hố cơng ty .26 2.2.9 Công tác kiểm tra, thực quy định làm việc Văn phòng 27 2.3 Thực trạng cơng tác tổ chức thực .28 2.4 Đánh giá nhận xét .29 2.4.1 Ưu điểm 29 2.4.2 Hạn chế 30 2.5 Nguyên nhân hạn chế .30 2.5.1 Từ phía Lãnh đạo Văn phòng 31 2.5.2 Từ phía nhân viên 31 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CTCP TẬP ĐỒN HỊA PHÁT .33 3.1 Đề xuất .33 3.2 Giải pháp 34 3.2.1 Đối với công ty 34 3.2.2 Đối với lãnh đạo Văn phòng 35 3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên .36 3.2.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng 36 KẾT LUẬN 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TĂT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CTCP Công ty cổ phần CBNV Cán nhân viên HCNS Hành nhân SXKD Sản xuất kinh doanh VTLT Văn thư lưu trữ TGĐ Tổng Giám đốc TC – KT Tài - kế toán PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận vơ quan trọng thiếu quan, đơn vị Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức vừa thực chức đối nội, vừa thực chức đối ngoại quan, đơn vị thông qua văn đi, văn đến văn nội Trong trình quản lý điều hành sản xuất, lao động doanh nghiệp tổ chức thực mục tiêu, kế hoạch doanh nghiệp cần phải xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định doanh nghiệp trình quản lý điều hành doanh nghiệp Nội quy, quy định công cụ quan trọng văn phòng hay đơn vị, doanh nghiệp để trì hoạt động hàng ngày, phương tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý Đội ngũ cán công nhân viên đơn vị hoạt động, trì chung mục đích, cách thức làm việc, hoạt động, tạo nên chuẩn mực văn hóa doanh nghiệp Muốn đơn vị phân công xây dựng phải tìm tòi, nghiên cứu kỹ văn hóa, hoạt động, mục đích, chiến lược xây dựng phát triển doanh nghiệp để nội quy, quy định, quy chế xây dựng phải bao hàm hết yếu tố văn hóa doanh nghiệp, mục đích hoạt động, tôn nghiêm doanh nghiệp quan trọng đồng thuận, tuyệt đối tuân theo đội ngũ cán công nhân viên đơn vị Trong thực tế nhận thấy công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế văn phòng cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát bên cạnh kết đạt có số mặt hạn chế cần phải khắc phục Chính lí tơi chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát” làm tiểu luận Hy vọng, đề tài cung cấp cho bạn đọc, đặc biệt sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng kiến thức bổ ích Qua giúp sinh viên hệ thống lý luận trang bị vận dụng vào thực tiễn, bước đầu rèn luyện tác phong làm việc hành để vận dụng vào cơng việc sau Lịch sử nghiên cứu Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Thực trạng cơng tác văn phòng cơng ty Apatit Việt Nam, tác giả Trần Thị Thanh Thủy Đề tài, Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành tác giả Nguyễn Quốc TRung Trên sở đó, tơi kế thừa nội dung liên quan đến cơng tác văn phòng để hoàn thành đề tài Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài * Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát * Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phòng Cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: - Giúp sinh viên hiểu rõ nội quy, quy chế, quy định doanh nghiệp Thấy ưu điểm, nhược điểm việc xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát Từ đó, tìm giải pháp thiết thực, phù hợp với tình hình hoạt động quan nhằm nâng cao hiệu hoạt động - Góp phần nâng cao trình độ thân, phục vụ cho cơng việc tương lai Hồn thành chương trình đào tạo, thực theo yêu cầu giảng viên - Đóng góp cho cơng ty đánh giá ý kiến ưu điểm, hạn chế giải pháp nâng cao hiệu việc xây dựng, tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định công ty * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Khảo sát thực tế việc xây dựng, tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định cơng ty Từ biết cách thực nội quy, quy chế, quy định - Phản ánh thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát - Thu thập, thống kê, rà xoát tài liệu, tư liệu - Phỏng vấn, thu thập thông tin, tham gia tập huấn Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp sử dụng nghiên cứu đề tài sở tham khảo quy định nhà nước công tác xây dựng, tổ chức nội quy, quy chế, quy định Bên cạnh tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu thực tiễn như: - Phương pháp thu thập thông tin; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp vấn - Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp tơi sử dụng suốt q trình làm đề tài * Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài + Ý nghĩa lý luận Góp phần quan trọng vào hệ thống lý thuyết môn học Hiểu lợi ích việc xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác xây dựng nội quy, quy chế đơn vị + Ý nghĩa thực tiễn: Góp phần trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò lãnh đạo nhà quản lý doanh nghiệp, đơn vị nghiệp Nâng cao chất lượng việc xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định hiệu đội ngũ công nhân viên Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa quản trị văn phòng CBNV làm cơng tác quản trị văn phòng, nhân đơn vị doanh nghiệp Đồng thời với thân trải nghiệm nghiên cứu khoa học gắn lý luận khoa học với thực tế Để từ đó, giúp tơi biết cách xây dựng, tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định nhằm nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, Đề tài chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận quy chế, nội quy, quy định khái qt đơi nét Văn phòng cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng CTCP Tập đồn Hòa Phát Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng CTCP Tập đồn Hòa Phát CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH VÀ KHÁI QUÁT ĐÔI NÉT VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HỊA PHÁT 1.1 Cơ sở lý luận quy chế, nội quy, quy định Ở quan, tổ chức hay cơng ty có nội quy, quy chế, quy định riêng để đảm bảo tính kỷ luật hoạt động tổ chức Hệ thống quy phạm nội doanh nghiệp bao gồm nội quy, quy chế, quy định doanh nghiệp ban hành Việc ban hành hệ thống quy chế, quy định, nội quy có ý nghĩa quan trọng quản lý điều hành doanh nghiệp Tuy nhiên, để xây dựng ban hành văn quy phạm hợp pháp, phù hợp với thực tế, đảm bảo khoa học ứng dụng: - Tính hợp pháp: phù hợp với quy định pháp luật, khơng trái luật - Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động doanh nghiệp - Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý nội cho doanh nghiệp, góp phần tích cực vào cơng tác quản lý, điều hành toàn hoạt động doanh nghiệp; áp dụng phải người tôn trọng quán triệt thực thi 1.1.1 Khái niệm nội quy, quy chế Nội quy quy tắc xử chung áp dụng cho nhóm đối tượng định, thường gắn với nghĩa vụ mang yêu cầu có tính bắt buộc tạo nên nề nếp cho cán bộ, công chức, viên chức, công nhân viên Quy chế loại văn quản lý hành nhà nước quy định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ, cách thức phối hợp cá nhân, đơn vị đồng thời quy định chế độ cá nhân cụ thể Quy định quy tắc, chuẩn mực xử sự; tiêu chuẩn, định mức kinh tế, kỹ thuật quan, nhà nước có thẩm quyền ban hành thừa nhận bắt buộc cá nhân, tổ chức có liên quan phải tn phạm phải có biện pháp ngăn ngừa, đồng thời báo cáo Thủ trưởng trực tiếp quản lý giải Kết hợp với lực lượng an ninh, Cơng an địa phương, nơi quan đóng trụ sở lực lượng dân phòng, thực tốt cơng tác an ninh đường phố Tiếp nhận, lưu giữ chuyển thông tin: Cán bộ, nhân viên quan Tổng cơng ty phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy định khai thác truy cập thông tin mạng tin học (theo quy định riêng TĐ Tổng cơng ty) Trưởng Văn phòng Tổng cơng ty chịu trách nhiệm cung cấp thông tin phát ngôn với phương tiện đại chúng, tổ chức, cá nhân 2.2.8 Văn hố cơng ty Văn hóa mặt đời sống xã hội Ln ln gắn với người, mục đích, điều kiện hướng tới người Là giá trị vật chất tinh thần người sáng tạo trình sống, “năng lực, học hỏi, thích ứng sáng tạo” nhằm tạo giá trị, chuẩn mực, phương thức thiết chế mà nhờ người vận thơng để tồn phát triển Văn hóa hệ thống giá trị chân lý, chuẩn mực, mục tiêu mà người thống với trình tương tác hoạt động sáng tạo Nó bảo tồn chuyển hóa cho hệ sau Thực nếp sống văn minh Thực đeo thẻ làm việc, không tụ tập để bàn tán công việc khác không liên quan đến công việc giao Đi nhẹ, nói khẽ, giữ vệ sinh chung nơi công cộng Không mang đồ ăn, thức uống thắp hương nơi làm việc Không hút thuốc Phòng làm việc, Phòng họp, giữ nghiêm kỷ luật phát ngôn Không sử dụng điện thoại di động đàm thoại phòng họp, gọi điện to tiếng phòng làm việc Nghiêm cấm hành vi cung cấp thông tin cuả Tổng Công ty 28 chưa phép mục đích vụ lợi Cá nhân vi phạm tuỳ theo mức độ bị xử lý kỷ luật 2.2.9 Công tác kiểm tra, thực quy định làm việc Văn phòng * Mục đích kiểm tra: Nhằm phát hiện, uốn nắn kịp thời vướng mắc, sai phạm trình triển khai để đảm bảo việc thực tốt quy định * Nguyên tắc kiểm tra: Kiểm tra phải có kế hoạch, đảm bảo tính công khai, dân chủ, quy định hành, không gây phiền hà, cản trở đến đối tượng kiểm tra Trường hợp kiểm tra đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo Tổng Công ty, kết thức kiểm tra phải có kết luận * Hình thức kiểm tra: Thường xun nhằm phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo, kiểm tra theo kế hoạch kiểm tra đột xuất * Tổ chức kiểm tra báo cáo kết quả: Trưởng phòng chức tự kiểm tra việc chấp hành quy chế làm việc Phòng Chánh Văn phòng Tổng cơng ty đầu mối đơn đốc kiểm tra thường xuyên việc thi hành quy chế làm việc Phòng chức Tổng Cơng ty có quyền đề nghị lãnh đạo Tổng cơng ty xử lý cá nhân vi phạm quy định Thủ trưởng quan Văn phòng Tổng cơng ty kiểm tra thực quy định Phòng chức phân cơng Trưởng phòng chức chủ trì việc kiểm tra chéo Phòng chức thực quy chế Báo cáo kết kiểm tra, kết thúc kiểm tra người chủ trì phải báo cáo kết kiểm tra kiến nghị xử lý phát có sai phạm * Phạm vi áp dụng: Quy định thực phạm vi Tổng Cơng ty có hiệu lực thi hành kể từ ngày klý ban hành thay cho quy chế trước có nội dung 29 * Tổ chức thực hiện: Chánh Văn phòng Tổng cơng ty có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực quy định làm việc Văn phòng Tổng cơng ty báo cáo lãnh đạo Tổng Công ty thông qua họp giao ban hàng tuần Trưởng phòng ban chức có trách nhiệm phổ biến, quán triệt quy chế làm việc tới CBCNV thuộc quyền phụ trách, chịu trách nhiệm liên đới cá nhân thuộc quyền quản lý vi phạm, đồng thời phản ánh kiến nghị sửa đổi thấy cần thiết * Khen thưởng kỷ luật: CBCNV thuộc Văn phòng Tổng cơng ty thực tốt quy định khen thưởng, vi phạm bị xử lý kỷ luật theo quy định Pháp luật quy định Tổng công ty 2.3 Thực trạng công tác tổ chức thực Nội quy, quy định Tổng công ty xây dựng để áp dụng toàn thể CBCNV Tổng cơng ty rà sốt, sửa đổi bổ sung định kỳ hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tế Văn phòng Tổng cơng ty đơn vị chủ trì tổ chức triển khai, phổ biến nội quy, quy định Tổng cơng ty tới tồn thể CBCNV nắm rõ để thực Là đơn vị theo dõi, tổng hợp ý kiến, kiến nghị CBCNV, đánh giá tính phù hợp báo cáo với Ban Tổng giám đốc đề xuất bổ sung chỉnh sửa cho phù hợp Bản Quy định truyền thông tới 100% CBCNV Tổng công ty nắm rõ, dán công khai bảng tin đơn vị, đăng tin bảng tin Tổng công ty để nắm rõ thực * Trách nhiệm thực Nội quy lao động + Cấp quản lý: Phổ biến thường xuyên Nội quy lao động tới thành viên tổ chức, đôn đốc nhắc nhở CNV đơn vị thực Nội quy lao động theo dõi thực 30 Tổng Giám đốc Công ty định sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động + Đối với Phòng hành nhân sự: Tổ chức học tập, hướng dẫn nội dung, nội quy lao động cho CNV Đôn đốc, nhắc nhở, đánh giá việc thực Nội quy lao động CNV Cập nhật thay đổi Nhà nước để điều chỉnh Nội quy lao động cho phù hợp + Đối với cán công nhân viên: Đọc, hiểu ký vào Bản Cam kết thực nội quy lao động quy định Công ty, Cam kết thực quy định bổ sung vị trí đặc thù lái xe, thi công, trước tham gia vào công ty Thực quy định Nội quy lao động quy định khác Cơng ty Có nghĩa vụ thơng báo cho văn phòng thay đổi nơi số điện thoại liên lạc, để phục vụ cho việc quản lý nhân 2.4 Đánh giá nhận xét 2.4.1 Ưu điểm + Về máy Văn phòng Văn phòng CTCP Tập đồn Hòa phát xây dựng máy đầy đủ, có trình độ chun mơn tốt, có tính chun mơn hóa cao Việc phân chia cơng việc chi tiết giúp cho lãnh đạo kiểm sốt hết cơng việc Văn phòng Cơng ty từ kịp thời đưa giải pháp kịp thời xử lý công việc + Về nội quy, quy định Văn phòng cơng ty Đã xây dựng nội quy chi tiết, bao hàm hết lĩnh vực, khía cạnh CTCP Tập đồn Hòa phát Việc truyền thơng, giới thiệu, qn triệt nội quy, quy định đến toàn thể CBCNV thực tốt, đầy đủ, nhanh chóng, sâu rộng giúp cho nội quy, quy định vào sống, CBCNV ủng hộ nghiêm túc thực theo 31 CBCNV ý thức tốt việc thực nội quy, quy định công ty, tháng đầu năm số người vi phạm 20 người, chủ yếu giấc làm muộn máy tính qn khơng tắt hết làm việc Giúp cho Ban lãnh đạo cơng ty quản lý, kiểm sốt tốt hoạt động đơn vị, tạo nét văn hóa đặc trưng công ty 2.4.2 Hạn chế Bộ máy Văn phòng chi tiết chưa tối ưu nguồn lực, việc phân ban vào chi tiết Bộ máy bị động việc giúp Ban lãnh đạo đưa định khẩn cấp, công việc phát sinh đột xuất Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân văn phòng hạn chế nên thiếu chủ động việc giao tiếp với khách nước ngoài, văn tiếng anh trình ký nhiều lỗi tả chưa kiểm duyệt Sự phối hợp giải cơng việc Văn phòng Phòng ban khác cơng ty chưa tốt, nhiều gây ách tắc công việc, đặc biệt công việc hành Các đơn vị cơng ty thiếu chủ động việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy định Nhân Văn phòng chưa mạnh dạn đưa đề xuất, sáng kiến ý tưởng để cải tiến cách thức làm việc Việc phân ban chi tiết dẫn đến phận chưa hỗ trợ cho nhau, chưa chủ động đào tạo chéo dẫn đến phát sinh, máy thay đổi nhân khơng làm việc điều chuyển sang phận khác Quy định, nội quy đưa thiên chủ quan, thiên nhiều mệnh lệnh hành chính, thiếu số yếu tố liên quan đến chế độ người lao động hay hình thức khen thưởng kỷ luật chi tiết 2.5 Nguyên nhân hạn chế Qua thực trạng trên, nhận thấy Sự ảnh hưởng nội quy, quy chế, quy 32 định đến CTCP Thương mại Dịch vụ bất động sản Vhomes chưa đầy đủ Chưa đánh giá vai trò, tầm quan trọng quy chế, nội quy, quy định hiệu công việc, suất công việc hình ảnh cơng ty mắt khách hàng 2.5.1 Từ phía Lãnh đạo Văn phòng Xây dựng ban hành văn chung chung, chưa rõ ràng, thiếu tính tập trung Thiếu thống nội dung hình thức Xây dựng nội dung dựa kết khảo sát nghiên cứu thực tiễn, chưa tổ chức lấy ý kiến Nhiều định trùng lặp Việc tổ chức thực chưa đưa tiêu chí đánh giá; Cơ chế giám sát chưa cụ thể, chặt chẽ; Cơ chế khen thưởng, kỷ luật chưa thực nghiêm túc Do lãnh đạo văn phòng chưc đạo, kiểm tra sát đến cá nhân việc thực quy chế, nội quy, quy định CBCNV công ty Áp lực việc đảm bảo tính hợp lý hiệu việc thực quy chế, nội quy, quy định công ty 2.5.2 Từ phía nhân viên Nhân viên văn phòng chưa nhận thức tầm quan trọng quy chế, quy định, nội quy cơng tác văn phòng Thiếu kinh nghiệm, chưa nhiệt tình khơng sẵn sàng chịu trách nhiệm Chưa hiểu rõ hết phạm vi quyền hạn cơng ty Khối lượng cơng việc lãnh đạo Văn phòng giao ngày nhiều, thời gian để giải lại Chưa có chế, sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để cá nhân nỗ lực cống hiến hết khả mục tiêu chung Cơng ty Cổ phần CTCP Tập đồn Hòa phát cơng ty đầu cung cấp sản phẩm chất lượng cao cho khách hàng Việt Nam CTCP Tập đồn Hòa phát Với nỗ lực, cố gắng phong cách làm 33 việc chuyên nghiệp, đại, dần khẳng định vị Văn phòng đơn vị có đóng góp khơng nhỏ vào thành cơng cơng ty, lãnh đạo nhân viên văn phòng ln nỗ lực để hồn thành mục tiêu chung cơng ty Để thực tốt nhiệm vụ mà Ban Giám đốc Cơng ty giao phó, lãnh đạo văn phòng cần phải xây dựng kế hoạch có phân cơng nhiệm vụ phù hợp Lãnh đạo văn phòng xác định rõ quy chế, nội quy, quy định công ty quy định, đồng thời xây dựng quy trình rõ ràng Bên cạnh đó, sau xây dựng tổ chức thực lãnh đạo văn phòng ln có kiểm tra, giám sát đảm bảo việc thực không phạm phải sai lầm Chương nêu lên thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng CTCP Tập đồn Hòa phát Nêu loại nội quy, quy chế, quy định văn phòng xây dựng Từ đó, đánh giá thực trạng công tác tổ chức xây dựng; đồng thời đánh giá thực trạng công tác tổ chức thực các quy chế, nội quy, quy định văn phòng CTCP Tập đồn Hòa phát Từ thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, quy định nội quy văn phòng CTCP Tập đồn Hòa phát, tơi đưa số đánh giá khách quan ưu điểm, hạn chế cơng tác Qua đó, xác định ngun nhân từ hai nhóm chủ yếu phía lãnh đạo từ phía nhân viên để làm sở đề xuất giải pháp 34 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG CTCP TẬP ĐỒN HỊA PHÁT 3.1 Đề xuất CTCP Tập đồn Hòa phát nhiều hạn chế việc thực nội quy, quy chế, quy định công ty cách ứng xử với khách hàng đồng nghiệp, trang phục không phù hợp, tác phong làm việc không chuyên nghiệp, thiếu ý thức trách nhiệm với công việc giao Cần xây dựng nội quy, quy chế phù hợp với cán bộ, công nhân viên cơng ty để giúp người có phong cách ứng xử chuẩn mực hoạt động cơng vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, góp phần hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Nghiêm chỉnh tuân theo nội quy, quy chế, quy định công ty Cụ thể thời gian làm việc, trang phục, cách giao tiếp, đặc biệt cần tơn trọng khách hàng, ý ứng xử với khách hàng cách có văn hố Điều góp phần tạo mơi trường văn hố lành mạnh cơng ty Tuy nhiên, nhiều tình trạng thiếu tơn trọng khách hàng cơng ty thấy từ thực chương trình xây dựng quy chế, nội quy, quy định Công ty cải thiện nhiều thông qua đội ngũ cán nhân viên công ty ngày gương mẫu thực quy chế, nội quy, quy định công ty Để thực yêu cầu nói trên, cần tới nội quy , quy chế, quy định, quy chuẩn ứng xử theo chế tài bắt buộc Nhà nước quy định chế tài xử lý vi phạm, khen thưởng, động viên Ngoài cần phải thường xuyên giáo dục nâng cao nhận thức quy chế, quy định, nội quy cho Cán bộ, công nhân viên công ty, nâng cao hiệu Văn phòng nhiệm vụ thiết yếu quan trọng công ty Cổ phần Tập đồn Hòa phát Tiếp tục nâng cao hiệu công tác tổ chức thực công việc bao 35 gồm phân công nhiệm vụ để nhiệm vụ thực cách thống nhất, khơng có tình trạng chồng chéo tồn đọng công việc 3.2 Giải pháp 3.2.1 Đối với cơng ty Để góp phần xây dựng hồn thiện hành đại chun nghiệp cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa phát cần phát huy mặt tích cực tìm giải pháp phù hợp khắc phục hạn chế ảnh hưởng trực tiếp đến suất hiệu làm việc Tạo môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả, quan tâm đến đời sống cán bộ, công nhân viên ốm đau, tạo động lực môi trường làm việc thoải mái công ty Thường xuyên tổ chức khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, tuyên truyền nội quy, quy chế, quy định cho cán bộ, công nhân viên công ty Xây dựng nội quy, quy chế, quy định chiến lược lập kế hoạch hoạt động, xây dựng vận hành cấu tổ chức hợp lý, quản lý phát triển đội ngũ nhân viên Giám sát kiểm tra hoạt động đơn vị, cá nhân, xây dựng quản lý hệ thống thông tin quản lý, tổ chức hoạt động giao Tham gia nghiên cứu xây dựng hệ thống sách cơng, đặc biệt sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà cơng ty hoạt động Xây dựng văn hóa, nội quy, quy chế, quy định phản ánh việc thực đạo đức, lối sống cán bộ, công nhân viên Xây dựng văn hóa cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên với đầy đủ phẩm chất cách mạng “Nhân, Nghĩa, Trí, Dũng” làm tảng cho việc xây dựng phong cách làm việc phù hợp với thời kỳ cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước Nâng cao lực quản lý cho người lãnh đạo cán quản lý việc cử học khóa học nâng cao kỹ quản lý, tổ chức 36 buổi hội thảo chuyên đề kỹ năng, tạo dịp để lãnh đọa cấp gần gũi hơn, hiểu Một nhà quản lý thành công người hiểu người khác thơng qua người khác mà phát triển cơng việc Hồn thiện cấu tổ chức quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ Để đảm bảo tính hiệu hợp lý xây dựng tổ chức thực quy chế, quy định, nội quy, cấu tổ chức phải rõ ràng phận Đồng thời phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Đảm bảo tính thống từ xuống Các văn quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cần thống phổ biến để phận, cá nhân nâng cao ý thức trách nhiệm việc thực quy chế, quy định mục tiêu chung cơng ty Xây dựng văn hóa tổ chức: Đối với tổ chức, vấn đề xây dựng văn hóa tổ chức cần thiết Điều tác động đến hành vi, thái độ cá nhân tổ chức Nếu tổ chức xây dựng cho văn hóa đặc trưng, kỷ luật, có liên kết người với nhau, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, tin cậy, thuận lợi phát huy lực cá nhân Tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ, nhân viên Văn phòng học tập, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ 3.2.2 Đối với lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo văn phòng cần gương mẫu thực tốt nội quy, quy chế, quy định việc đạo, kiểm tra thường xuyên Cương chống lại biểu tiêu cực Thường xuyên tuyên truyền nội quy, quy chế đến cán bộ, công nhân viên nhằm nâng cao nhận thức tầm quan trọng việc thực quy chế, quy định, nội quy môi trường làm việc công ty Xây dựng biên soạn tiêu chuẩn đánh giá riêng sách đãi ngộ để kích thích tinh thần làm việc, khát khao công hiến cho công việc 37 cá nhân giao quyền Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị cho cán kỹ hoạt động cần thiết chun sâu cơng tác văn phòng Có thể tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn tổ chức buổi hội thảo, tọa đàm để cán bộ, nhân viên hiểu quy chế, nội quy, quy định để vận dụng vào thực tế cơng việc Phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá cá nhân để có phản ánh đúng, đầy đủ lực, trình độ đội ngũ văn phòng cơng ty Đối với cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao cần có ghi nhận, tuyên dương, ngược lại cá nhân mắc lỗi nghiêm trọng cần có kỷ luật phù hợp với mức độ nghiêm trọng hậu Lãnh đạo Văn phòng cần khen ngợi kịp thời ghi nhận nỗ lực cấp dưới, kết công việc không mong đợi cần để cấp liên hệ, học hỏi kinh nghiệm Khơng nên trích nhân viên hay đồng nghiệp, phải tự chịu trách nhiệm 3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên Bên cạnh việc hồn thành cơng việc vụ hàng ngày, cán bộ, nhân viên phải tìm hiểu hạn, trách nhiệm tổ chức để sẵn sàng thử thách vị trí mới, nhiệm vụ Biết ứng dụng linh hoạt thực quy chế, quy định, nội quy công ty Khi thực công việc phải thường xuyên báo cáo giải kịp thời vấn đề phát sinh Nếu vấn đề mang tính phức tạp liên quan đến nhiều phận, cần báo cáo cho người có thẩm quyền 3.2.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng Nhân viên Văn phòng phải ln có ý thức nâng cao phát huy tinh thần tự học, tự nghiên cứu từ nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cơng tác, lực để đáp ứng nhiệm vụ đột xuất mà lãnh đạo tin tưởng giao phó Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng 38 chương trình làm việc riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh; Rèn luyện cho thân linh hoạt, chủ động để thích ứng với biến động thị trường, công việc Nghiêm túc thực nhiệm vụ giao để không làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động chung Văn phòng, cơng ty Chương 3, từ thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, quy định nội quy văn phòng Tập đồn Hòa phát, tơi đưa số kiến nghị đề xuất Qua đó, nêu lên giải pháp công ty; với lãnh đạo văn phòng; với cán bộ, nhân viên văn phòng Để nâng cao hiệu cơng tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định lãnh đạo Văn phòng cần có quan tâm từ phía ban Giám đốc khía cạnh vật chất lẫn tinh thần Cán nhân viên văn phòng cần phải khơng ngừng học hỏi, trau dồi chun mơn nghiệp vụ để làm tốt vai trò, chức năng, nhiệm vụ với cơng việc giao 39 KẾT LUẬN Qua thực trạng cho thấy, nhận thức công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng Cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa phát chưa đầy đủ, khơng thấy mối liên hệ qua lại trình độ văn hóa với hiệu quả, suất công việc công ty Chúng ta thiếu chuẩn mực văn hóa ứng sử với khách hàng chế tài xử lý vi phạm, thiếu đào tạo, bồi dưỡng Điều dẫn đến hiệu công việc công ty thấp, cản trở trình hội nhập Thực tế cho thấy, cán công nhân viên gương mẫu, thực tốt nội quy, quy chế, quy định công ty có đồn kết, thống nội cao, chất lượng, hiệu công việc tốt hơn, nhiệm vụ đảm bảo, thực tốt mục tiêu, kế hoạch đề Chính điều góp phần quan trọng nâng cao hiệu công tác cải cách hành chính, đồng thời nhận đồng tình cao quý khách hàng Bên cạnh số cán cơng nhân viên cơng ty có thái độ thân thiện, biết tôn trọng, lịch sự, lắng nghe, hướng dẫn, giải thích tận tình, rõ ràng, trung thực, hợp tác giao tiếp với khách hàng; phát huy tinh thần tập thể, gương mẫu lối sống, chấp hành kỷ luật, giữ gìn đồn kết nội bộ, đạo đức, văn hóa cơng vụ cơng ty, đề cao tinh thần trách nhiệm công việc Như để tạo môi trường làm việc hiệu quả, chất lượng vấn đề quan trọng người đứng đầu công ty phải tạo chế tốt để nhân viên có điều kiện phát triển, mơi trường hòa đồng thân thiện có tính đồn kết cao Và điều cốt lõi người lãnh đạo cần giải tốt toán quyền lợi thành viên công ty cho công bằng, phù hợp với lực làm việc cống hiến Nội quy, quy chế, quy định công ty điều kiện cần đủ cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên nâng cao tinh thần tự giác, thực thi góp phần nâng cao chất lượng hiệu cơng việc khoa học chuyên nghiệp 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật, Doanh nghiệp Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2014 Bộ luật lao động Quy chế, Nội quy, Quy định lao động, công ty cổ phần CTCP Tập đồn Hòa phát Sách Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay, NXBThống kê) Tài liệu mơn học Quản trị văn phòng Kỹ thư ký (ThS Trần Thị Ngà, Học viện Hành Quốc Gia) Giáo trình, Kinh tế lao động, PGS PTS NGƯT Phạm Đức Thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Thực trạng cơng tác văn phòng cơng ty Apatit Việt Nam, tác giả Trần Thị Thanh Thủy Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành tác giả Nguyễn Quốc Trung PHỤ LỤC 41 Sơ đồ cấu tổ chức máy Tập đồn Hòa Phát ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC VĂN PHỊNG TẬP ĐỒN CƠNG TY THÀNH VIÊN BAN QUAN HỆ QUẦN CHÚNG BAN TÀI CHÍNH BAN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 10 11 BAN PHÁP CHẾ Công ty CP Đầu tư khống sản An Thơng Cơng ty CP Thép Hòa Phát Cơng ty CP Thép Hòa Phát Dung Quất Cơng ty TNHH MTV Thép Hòa Phát Cơng ty TNHH Ống Thép Hòa Phát Cơng ty TNHH MTV Tơn Hòa Phát Cơng ty TNHH Thiết bị phụ tùngHòa Phát Cơng ty CP Nội thất Hòa Phát Cơng ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát Cơng ty CP XD PT ĐT Hòa Phát Cơng ty CP Golden Gain Việt Nam 12 Cơng ty cổ phần phát triển Nơng nghiệp Hòa Phát 42 CÔNG TY LIÊN KẾT BAN KIỂM SOAT NỘI BỘ PHỊNG TỔ CHỨC CTCP khai khống Hòa Phát SSG ... CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HỊA PHÁT 2.1 Các loại nội quy, quy chế, quy định văn phòng xây dựng - Quy định làm việc Văn phòng Tổng Công. .. luận quy chế, nội quy, quy định khái qt đơi nét Văn phòng cơng ty cổ phần Tập đồn Hòa Phát Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng CTCP Tập đồn Hòa. .. xây dựng, tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định công ty * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Khảo sát thực tế việc xây dựng, tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định cơng ty Từ biết cách thực nội quy, quy