KHẢO sát THỰC TRẠNG CÔNG tác xây DỰNG và tổ CHỨC THỰC HIỆN các QUY CHẾ của CÔNG TY THUỐC lá THĂNG LONG

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Ngày nay, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Đảm bảo, cải tiến chất lượng và tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ thực hiện được ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các sản phẩm vật chất mà ngày càng được thể hiện rộng rãi trong các lĩnh vực dịch vụ như: Quản lý hành chính, y tế, giáo dục, đào tạo, tư vấn ... Trong đó dịch vụ quản lý hành chính doanh nghiệp là lĩnh vực hoạt động đang được rất nhiều các doanh nghiệp chú trọng và phát triển. Đây là loại hình dịch vụ phi lợi nhuận nhưng nó đóng một vai trò rất quan trọng trong việc ổn định và thúc đẩy nền kinh tế phát triển do vậy việc thực hiện công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng . Do đó chọn đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty thuốc lá Thăng Long”. Mong muốn được dùng vốn kiến thức được học và tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về Hệ thống Quản lý chất lượng và có cái nhìn đúng hơn về nó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng là vô cùng quan trọng và thiết yếu. 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 2.1. Đối tượng nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu của đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty Thuốc lá Thăng Long” là toàn bộ công tác hành chính được thực hiện tại Công ty thuốc lá Thăng Long như việc đưa ra các quy định, quy chế, nguyên tắc thực hiện…tại công ty. 2.2. Phạm vi nghiên cứu. + Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty Thuốc lá Thăng Long”. + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty thuốc lá Thăng Long”. Từ năm 2012 và đã đưa đến những thay đổi nhất định. 4. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp lý luận: bằng cách nghiên cứu những tài liệu về quy chế, quy định đã ban hành của công ty, hoặc kế thừa những thông tin, tư liệu của người đi trước. Phương pháp phân tích thực tiễn: Là phương pháp được vận dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Thông qua quá trình thực tập tại công ty, thu thập những thông tin, số liệu sau đó phân tích và tổng hợp lại thành kết quả thống nhất. 5. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty thuốc lá Thăng Long ” là khảo sát thực trạng công tác hành chính văn phòng của công ty liên quan tới việc thực hiện các thủ tục hành chính và các quy chế, quy định sau đó đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. 6. Đóng góp của đề tài Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần: + Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động có tính tích cực và tiêu cực về việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty thuốc lá Thăng Long”. . + Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. + Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi người. 7. Cấu trúc của đề tài. Bố cục của đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty thuốc lá Thăng Long Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng công ty thuốc lá Thăng Long. Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm về việc tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng công ty thuốc lá Thăng Long.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA ĐÀO QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÀI TIỂU LUẬN CHUYỆN ĐỀ: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ CỦA TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM Sinh viên Lớp Ngành Khóa : Nguyễn Thị Hương : ĐHLT QTVP 15B : Đại học quản trị văn phòng : 2016 - 2017 Hà Nội - 2017 LỜI CẢM ƠN Trường Đại học Nội Vụ Hà nội coi nôi đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên tương lai cho đất nước ngành Hành Văn phòng, Văn thư – Lưu trữ Đã trải qua nhiều năm phát triển trường ngày khẳng định vị tiến trình phát triển đất nước Đặc biệt yêu cầu ngày cao nhân ngành Hành Văn phòng, Văn thư – lưu trữ quan, đơn vị, nghiệp Nhà nước hay công ty, doanh nghiệp tư nhân Nhà trường với đội ngũ cán giảng dạy tốt có chun mơn cao với sinh viên ưu tú góp phần lớn cho nghiệp hành đất nước Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên có hội thực tế, cọ sát với công việc sau thông qua trình tham quan, thực tế, thực tập Với phương châm đào tạo lấy chất lượng hàng đầu, nhà trường ln gắn “Học đơi với hành” Chính để tự tin làm quen với cơng việc máy hành sau này, sau kết thúc học phần lý thuyết trường, Ban Giám Hiệu, Phòng Đào Tạo Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho sinh viên có khoảng thời gian nghiên cứu thực tế ngành nghề trước kỳ thi tốt nghiệp Quá trình nghiên cứu thực tế sinh viên cụ thể hóa kết tiểu luận Do đó, nội dung tiểu luận quan trọng bậc đào tạo nhà trường phản ánh thực tế kết học tập nghiên cứu sinh viên, phản ánh khản nghiên cứu ứng dụng kiến thức học tập thức tế sinh viên Giúp sinh viên củng cố kiến thức học, tiếp xúc với thực tế, vận dụng kiến thức học nhà trường, đồng thời học hỏi thêm kiến thức, kinh nghiệm từ thực tế công việc, nâng cao lực nghề nghiệp phong cách làm việc cán Hành Văn phòng Với lí nghiên cứu Tổng công ty Phát triển hạ tầng Đầu tư tài Việt Nam, đơn vị diễn nhiều các việc liên quan đến ngành nghề hành – văn phòng để viết tiểu luận với chuyện đề “ Khảo sát công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, quy định văn phòng Tổng cơng ty Phát triển hạ tầng Đầu tư tài Việt Nam Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Trưởng khoa, Phó khoa thầy mơn tận tình giúp đỡ, giải đáp vướng mắc tơi q trình tơi thực tập Cơng ty Và xin cảm ơn tồn thể chú, anh chị phòng Hành tạo điều kiện mặt để tơi hồn thành tiểu luận Một lần tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, chất lượng sản phẩm dịch vụ đóng vai trò định việc nâng cao khả cạnh tranh doanh nghiệp Đảm bảo, cải tiến chất lượng tăng cường, đổi quản lý chất lượng không thực doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sản phẩm vật chất mà ngày thể rộng rãi lĩnh vực dịch vụ như: Quản lý hành chính, y tế, giáo dục, đào tạo, tư vấn Trong dịch vụ quản lý hành doanh nghiệp lĩnh vực hoạt động nhiều doanh nghiệp trọng phát triển Đây loại hình dịch vụ phi lợi nhuận đóng vai trò quan trọng việc ổn định thúc đẩy kinh tế phát triển việc thực công tác xây dựng tổ chức thực quy chế vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống hoạt động có chất lượng Do chọn đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Công ty thuốc Thăng Long” Mong muốn dùng vốn kiến thức học tích luỹ cung cấp cho người hiểu thêm Hệ thống Quản lý chất lượng có nhìn nó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không lĩnh vực kinh tế mà hoạt động văn phòng vơ quan trọng thiết yếu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Cơng ty Thuốc Thăng Long” tồn cơng tác hành thực Cơng ty thuốc Thăng Long việc đưa quy định, quy chế, nguyên tắc thực hiện…tại công ty 2.2 Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Công ty Thuốc Thăng Long” + Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Công ty thuốc Thăng Long” Từ năm 2012 đưa đến thay đổi định Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Phương pháp lý luận: cách nghiên cứu tài liệu quy chế, quy định ban hành công ty, kế thừa thông tin, tư liệu người trước - Phương pháp phân tích thực tiễn: Là phương pháp vận dụng suốt trình thực đề tài Thơng qua q trình thực tập công ty, thu thập thông tin, số liệu sau phân tích tổng hợp lại thành kết thống Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Công ty thuốc Thăng Long ” khảo sát thực trạng cơng tác hành văn phòng cơng ty liên quan tới việc thực thủ tục hành quy chế, quy định sau đánh giá ưu – nhược điểm đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn đọng Đóng góp đề tài Đề tài sau hồn thành góp phần: + Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Công ty thuốc Thăng Long” + Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng + Đề tài sau hoàn thành trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho người Cấu trúc đề tài Bố cục đề tài gồm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty thuốc Thăng Long Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng cơng ty thuốc Thăng Long Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm việc tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định văn phòng cơng ty thuốc Thăng Long Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 1.1.Giới thiệu lịch sử tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty Ngày 06/1/1957, Nhà máy Thuốc Lá Thăng Long (Vinataba Thang Long), đơn vị tiên phong ngành Công nghiệp Thuốc Việt Nam thành lập Theo Quyết định số 318/2005/QĐ-TTG ngày 06/12/2005 Thủ tướng Chính phủ, Nhà máy Thuốc Thăng Long chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long Trải qua 57 năm xây dựng phát triển, hệ cán bộ, công nhân viên Công ty nối tiếp xây dựng nên truyền thống quý báu, với đóng góp có ý nghĩa lớn lao cho ngành Cơng nghiệp Thuốc Việt Nam Tên đầy đủ: Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long Tên tiếng Anh: Thang Long Tobacco Company Limited Tên viết tắt: Vinataba Thang Long Trụ sở 235 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội (+84) 438.584.441 – 438.584.342 (+84) 438.584.344 thanglongtabac@vnn.vn Lĩnh vực sản xuất kinh doanh cơng ty bao gồm: sản xuất kinh doanh thuốc điếu; chế tạo, gia công sửa chữa thiết bị chuyên ngành thuốc lá; xuất, nhập mặt hàng Công ty kinh doanh số ngành nghề khác Trong suốt 57 năm, Công ty thực nghiêm túc quy trình cơng nghệ, đảm bảo khơng ngừng nâng cao chất lượng 100% sản phẩm đầu ra, thỏa mãn nhu cầu ngày cao thị trường nước quốc tế Với sản lượng trung bình tỷ bao năm, Vinataba Thăng Long doanh nghiệp tiên phong việc sản xuất, kinh doanh giới thiệu sản phẩm thuốc Việt Nam thị trường giới Hiện nay, nhiều nhãn hiệu thuốc bao Công ty Thuốc Thăng Long có mặt nhiều khu vực thị trường giới Ngoài thị trường xuất lâu năm Trung Đông, Châu Phi, Đông Nam Á… công ty khơng ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường Singapore, Hàn Quốc, châu Âu, Hoa Kỳ Hiện tại, Vinataba Thang Long giữ vai trò quan trọng Tổng Cơng ty Thuốc Việt nam nói riêng ngành thuốc Việt nam nói chung Trong tương lai, công ty tập trung nỗ lực để đẩy mạnh mối quan hệ hợp tác với nhiều quốc gia khu vực giới Công ty sẵn sàng hợp Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp tác chia sẻ hội kinh doanh với tất khách hàng đối tác nước ngành thuốc Việt Nam 1.2 Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Phát triển hạ tầng Đầu tư tài Việt Nam 1.2.1 Phòng Hành Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty lĩnh vực công tác hành chính, quản trị, văn thư – lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh, theo quy định Tổng Công ty Phát triển hạ tầng Đầu tư tài Việt Nam 1.2.2 Phòng Tổ chức nhân Phòng Tổ chức Nhân có chức tham mưu cho Lãnh đạo Công ty thực quản lý lĩnh vực: tổ chức máy quản lý điều hành sản xuất – kinh doanh; công tác lao động tiền lương; công tác cán chế độ sách người lao động 1.2.3 Phòng tài – kế tốn Tham mưu cho Lãnh đạo thực quản lý lãnh vực tài chính, kế tốn, giá theo quy chế tài nội Cơng ty, Tổng công ty Thuốc Việt Nam Pháp luật quy định 1.2.4 Phòng kế hoach vật tư Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty việc lập kế hoạch giám sát việc thực kế hoạch, xây dựng định mức phục vụ cho sản xuất, cụ thể: kế hoạch sản xuất điều độ sản xuất; kế hoạch cung ứng, thực cung ứng xây dựng định mức nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hóa chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh Cơng ty 1.2.5 Phòng tiêu thụ Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty việc lập kế hoạch tiêu thụ hàng năm giai đoạn, tổ chức thực việc bán sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường, nhằm tiêu thụ nhiều sản phẩm với hiệu cao 1.2.6 Phòng thị trường Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty việc hoạch định chiến lược sản phẩm, tổ chức triển khai kiểm soát hoạt động thị trường như: thu thập, quản lý, phân tích thơng tin thị trường khách hàng; cơng tác hỗ trợ, chăm sóc quản lý khách hàng thúc đẩy bán hàng; công tác tiếp thị bán hàng giới thiệu phát triển sản phẩm mới; công tác xây dựng thương hiệu sản phẩm hình ảnh Cơng ty Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp 1.2.7 Phòng kỹ thuật điện Tham mưu cho Lãnh đạo công tác quản lý mặt kỹ thuật, quy trình an tồn lao động nhằm khai thác sử dụng có hiệu máy móc thiết bị phục vụ sản xuất phát triển 1.2.8 Phòng nghiên cứu phát triển Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm, điều chỉnh, nâng cấp đổi công nghệ Tổ chức thực công tác nghiên cứu thiết kế sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm theo chiến lược Cơng ty 1.2.9 Phòng kỹ thuật công nghệ Tham mưu cho Lãnh đạo xây dựng ban hành công thức phối chế sản xuất Kiểm tra hương liệu hóa chất tham gia giám sát chất lượng chủng loại nguyên liệu nhập kho, giám sát quy trình cơng nghệ sản xuất sợi, quy trình chế biến ngun liệu 1.10 Phòng ngun liệu Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vật liệu đầu vào trước nhập kho đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật hố, lý, cảm quan quy định 1.11 Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS): Kiểm tra việc chấp hành quy trình cơng nghệ tất cơng đoạn sản xuất đến sản phẩm hồn chỉnh, đảm bảo chất lượng sản phẩm tiêu chuẩn kỹ thuật Cơng ty ban hành 1.12 Phòng đầu tư xây dựng Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty lập kế hoạch đầu tư, xây dựng năm thời kỳ Tổ chức thực công tác đầu tư, xây dựng, quản lý, sửa chữa, bảo trì cơng trình kiến trúc xây dựng 1.13 Phòng xuất nhập Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty việc điều hành quản lý kinh doanh lĩnh vực xuất khẩu, nhập theo quy định Pháp luật quy định Tổng công ty Thuốc Việt Nam 1.14 Ban động lực Quản lý, vận hành thiết bị điện, điện tự động, điện lạnh, điện thoại, lò hơi, máy nén, bơm chân không, … (gọi chung động lực), ứng dụng tiến kỹ thuật tiên tiến phục vụ sản xuất kinh doanh an toàn hiệu 1.15 Ban quản lý hệ thống chất lượng ( ISO): Tham mưu cho Lãnh đạo thực công tác xây dựng, áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp 1.16 Các phân xưởng Tổ chức, xếp bố trí lao động theo cơng việc, sở máy móc thiết bị giao, sản xuất loại sản phẩm tiêu chuẩn chất lượng theo kế hoạch Cơng ty giao, đảm bảo an tồn tiết kiệm Cơng ty gồm có 06 phân xưởng: -Phân xưởng Sợi: Sản xuất chế biến sợi thuốc loại -Phân xưởng Vấn bao: Sản xuất loại thuốc bao mềm, bao cứng -Phân xưởng Nhãn quốc tế: Sản xuất thuốc nhãn hiệu 555 nhãn hiệu khác - Phân xưởng Cơ khí: Sản xuất, gia cơng phụ tùng khí Sửa chữa, lắp đặt máy móc thiết bị 1.17 Các đơn vị trực thuộc công ty Quản lý, bảo quản tốt chất lượng số lượng chủng loại hàng hóa giao Thực việc nhập, xuất hàng hóa kịp thời theo yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh Cơng ty gồm có 04 đơn vị Kho sau đây: -Kho Nguyên liệu: Quản lý thuốc lá, thuốc sợi -Kho Vật liệu: Quản lý loại vật liệu dùng cho sản xuất thuốc -Kho Thành phẩm: Quản lý thuốc bao thành phẩm -Kho Cơ khí: Quản lý loại vật tư khí, phụ tùng khí, phụ tùng điện số chủng loại hàng hóa khác 1.18 Đội xe Quản lý phương tiện vận chuyển (ô tô loại) phục vụ cơng tác vận chuyển hàng hố, đưa rước CBCNV công tác theo quy định Công ty 1.19 Đội bảo vệ Thực công tác Bảo vệ – Tự vệ – PCCC, nhằm bảo vệ tài sản, giữ gìn trật tự an ninh phục vụ sản xuất kinh doanh Công ty 1.20 Trạm y tế Theo dõi, quản lý sức khỏe CBCNV; thực công tác Y tế doanh nghiệp, thực công tác khám sức khỏe định kỳ theo quy định Pháp luật 1.21 Nhà ăn Phục vụ bữa ăn ca cho CBCNV Công ty; đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm theo quy định ngành Y tế đảm bảo số lượng chất lượng dinh dưỡng tốt định mức tài giao Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Lê Thị Ngát Quản trị văn phòng doanh nghiệp Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHÂN THIẾT BỊ GIÁO DỤC MAI PHƯƠNG 2.1 Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định công ty 2.1.1 Vai trò quy chế cơng ty Quy chế doanh nghiệp hiểu văn quy định vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý nội doanh nghiệp sách quản trị, chế độ nhân hay phân cấp quyền hạn phận công ty Pháp luật Việt Nam không bắt buộc doanh nghiệp phải ban hành quy chế công ty, thực tế tính pháp lý quy chế pháp luật thừa nhận Vai trò quy chế cơng ty TNHH, Đối với loại hình cơng ty này, khó khăn doanh nghiệp đến từ hoạt động quản lý cơng ty Do giám đốc phải chịu trách nhiệm cho nhiều mảng công việc khác liên quan tới toàn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, ban hành quy chế xem giải pháp hữu ích việc điều hành máy doanh nghiệp bên cạnh Điều lệ công ty Khác với Điều lệ công ty, pháp luật không quy định nội dung hình thức bắt buộc quy chế Vì vậy, doanh nghiệp linh hoạt xây dựng quy chế riêng phù hợp với văn hóa cách thức vận hành công ty, không trái với Điều lệ quy định pháp luật hành Vì vậy, quy chế đóng vai trò giúp Ban Giám đốc điều hành cơng ty với cấu tổ chức chặt chẽ, chuyên nghiệp Nội dung quy chế công ty nguyên tắc, quy chế doanh nghiệp xây dựng theo Luật Doanh nghiệp số văn pháp luật có liên quan đến ngành, nghề hoạt động cơng ty Các cơng ty lựa chọn hình thức xây dựng quy chế chung với tất quy định liên quan đến quản trị nội tách thành quy chế nhỏ cụ thể phòng ban Nội dung cần thiết thường quy định quy chế công ty bao gồm: - Quy định chung cấu tổ chức máy hoạt động công ty; - Quy định cụ thể hoạt động nội trình tự, thủ tục triệu tập họp biểu quyết; - Trình tự, thủ tục lựa chọn cán quản lý; - Quy trình phối hợp hoạt động phòng ban cơng ty; - Quy định hành chính, nhân quy chế cơng tác; - Quy chế lương trợ cấp; - Quy chế khen thưởng kỷ luật; Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Quy chế quản lý tài kiểm tốn; … Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội công ty 2.1.2 Các loại quy chế công ty - Quy chế quản lý tài như: quản lý vốn, quản lý tài sản cố định, quản lý hàng tồn kho, quản lý khoản nợ phải thu, quản lý loại tài sản, quy chế báo cáo tài chính… - Quy chế tiền lương quy định khoản người lao động hưởng tham gia làm việc cơng ty, quy định cách tính lương cho người lao động; quy định việc trả lương, trả thưởng cho người lao động tham gia làm việc nhằm khuyển khích họ lao động tăng suất sáng tạo hăng say công việc - Quy chế thi đua, khen thưởng: thực theo quy định Nhà nước Tại công ty áp dụng hình thức thi đua khen thưởng như: +/ Khen thưởng thường xuyên: Là hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc kết thúc đợt thi đua hay năm thực kế hoạch +/Khen thưởng đột xuất: Là hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân có thành tích đột xuất, đặc biệt xuất sắc, có tác dụng nêu gương lớn, không nằm tiêu thi đua không tham gia ký kết, giao ước thi đua +/ Khen thưởng theo niên hạn: cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao không để xẩy vụ việc gây ảnh hướng xấu đến hoạt động đơn vị năm gần Khen thưởng theo niên hạn thực định kỳ năm lần Với Các hình thức khen thưởng cụ thể Nhà nước, quan Nhà nước: (1)Huân chương (bao gồm loại huân chương theo quy định Điều 20 đến Điều 39 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP); (2)Huy chương (bao gồm loại huy chương theo quy định Điều 40 đến Điều 41 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP); (3)Danh hiệu Vinh dự Nhà nước (bao gồm danh hiệu theo quy định Điều 42 đến Điều 45 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP); (4)Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng Nhà nước (theo quy định Điều 46 đến Điều 47 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP); (5)Kỷ niệm chương, Huy hiệu (theo quy định Điều 48 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP); (6)Bằng khen Thủ tướng Chính phủ, Bằng khen quan cấp Bộ (theo quy định Điều 49 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP); Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp (7)Giấy khen quan nhà nước (theo quy định Điều 50 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP); Ngoài danh hiệu khen thưởng Nhà nươc có hình thức khen thưởng Tổng cơng ty như: nhà quản lý giỏi, đơn vị sản xuất kinh doanh giỏi - Quy chế chi tiêu nội bộ: Quy chế chi tiêu nội thực chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quản lý kinh phí quản lý hành chính, cụ thể sau: Quy chế chi tiêu nội điều chỉnh nguồn kinh phí ngân sách nhà nước giao thực chế độ tự chủ hàng năm bao gồm khoản chi thường xuyên điều hành tập trung khoản thu hợp pháp khác theo quy định pháp luật (nếu có) Quy chế chi tiêu nội khơng điều chỉnh việc sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước giao không thực chế độ tự chủ kinh phí thực nhiệm vụ khơng thường xuyên khác gồm: +/ Chi mua sắm, chi sửa chữa lớn tài sản cố định; +/ Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng dự án theo hiệp định với tổ chức quốc tế; +/ Chi thực nhiệm vụ có tính chất đột xuất cấp có thẩm quyền giao; +/ Kinh phí thực chương trình mục tiêu quốc gia; +/ Kinh phí thực tinh giản biên chế (nếu có); +/ Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước; +/ Kinh phí nghiên cứu khoa học; +/ Kinh phí đầu tư xây dựng theo dự án cấp có thẩm quyền phê duyệt; +/ Kinh phí thực nhiệm vụ không thường xuyên khác Việc phân bổ, quản lý, sử dụng khoản kinh phí nêu thực theo quy định hành Nhà nước, Bộ Tài Ngồi quy chế cơng ty thuốc Thăng Long xây dựng áp dụng loại quy chế khác như: - Quy chế cơng tác phí - Quy trình tạm ứng, toán - Quy định định mức sử dụng văn phòng phẩm, cơng tác phí khốn: xăng xe điện thoại - Điều lệ công ty - Văn thuế liên quan Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Hướng dẫn soạn thảo văn - Quy định quản lý sử dụng dấu - Nội quy vận hàng máy móc cơng ty - Quy định mặc đồng phục - Các chế tài kỷ luật * Về mặt quản lý: quy chế, nội quy, quy định giúp giám đốc kiểm sốt hạng mục chi phí cơng ty tránh lãng phí, sử dụng nguồn lực có hiệu quả, tăng hiệu trình sản xuất kinh doanh * Về sách thuế: Các quy chế, nội quy, quy định giúp cơng ty bảo chi phí hợp lý cơng ty trình với quan thuế 2.1.3 Công tác tổ chức, xây dựng Bước 1: Sưu tầm, nghiên cứu tài liệu làm xây dựng quy chế: - Đề nghị quan chức có thẩm quyền liên quan tới quy chế hướng dẫn, cung cấp tài liệu, văn pháp luật, - Nghiên cứu, tham khảo nội quy, quy chế áp dụng có hiệu doanh nghiệp, đơn vị - Tham khảo quy chế làm việc CĐCS bạn Bước 2: Xây dựng dự thảo quy chế: - Biên soạn dự thảo quy chế (Chủ tịch CĐCS trực tiếp phân công Ủy viên Ban chấp hành CĐCS chủ trì việc biên soạn) - Khi xây dựng dự thảo quy chế, Chủ tịch CĐCS (hoặc người phân cơng) cần tìm hiểu Điều lệ Cơng đồn Việt Nam tình hình thực tiễn hoạt động doanh nghiệp, đơn vị để xây dựng quy chế cho phù hợp Bước 3: Lấy ý kiến tham gia ủy viên Ban chấp hành CĐCS - Sau hoàn thành dự thảo, cần gửi cho ủy viên Ban chấp hành CĐCS tham gia đóng góp ý kiến (cần có đủ thời gian để nghiên cứu tham gia đạt chất lượng) - Sau triệu tập hội nghị Ban chấp hành CĐCS lấy ý kiến tham gia trực tiếp - Sửa đổi, bổ sung dự thảo quy chế theo ý kiến tham gia ủy viên Ban chấp hành CĐCS Bước 4: Tham khảo ý kiến quan chức có thẩm quyền trách nhiệm liên quan thành phố nội dung dự thảo quy chế Bước 5: Ra định ban hành quy chế Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Sau bổ sung, sửa chữa hoàn chỉnh quy chế, CĐCS định ban hành quy chế - Gửi định kèm theo quy chế cho ủy viên Ban chấp hành quan chức có thẩm thành phố Hà Nội 2.1.4 Thời gian tổ chức xây dựng Những Nội quy, quy chế quy định cơng ty, quy mơ thời gian theo tuần, tháng, quý, năm…Kế hoạch tuần lập vào ngày cuối tuần trước; Kế hoạch tháng lập vào tuần cuối tháng trước; Kế hoạch quý lập vào tháng cuối quý trước; Kế hoạch năm lập vào quý cuối năm trước Để đảm bảo cho hoạt động công ty diễn liên tục, thống hiệu phận văn phòng hay gọi phận tổng hợp có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch, chương trình cơng tác tuần, q, tháng, năm cho cơng ty Các báo cáo tuần, tháng, quý, năm công ty lại diễn liên tục thường xun Cơng ty hệ thống hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mà việc làm báo cáo, kế hoạch ln thực theo quy trình, quy định ban hành Tại phòng Hành cơng ty sử dụng phần mềm quản lý Cloudoffice Sau sử dụng phần mềm đã mang lại lợi ích lớn cho hoạt động quản lý cơng tác hành văn phòng Cơng ty Giúp phận hành – văn thư đại hóa quy trình, tiếp nhận, xử lý văn đến, xếp hồ sơ tài liệu cách khoa học, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm văn có u cầu Hỗ trợ công tác báo cáo, thống kê, in sổ Xử lý văn đi, đến hiệu quả, giảm thiết sót việc thất lạc văn bản, tài liệu Tạo không gian làm việc khoa học, chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, thời gian làm việc cho người làm cơng tác hành – văn thư Cơng ty 2.2 Thực trạng công tác tổ chức thực Với gần 60 năm hình thành phát triển, năm vừa qua Công ty giữ vững khẳng định tên tuổi ngày có bước tiến lớn với phát triển mạnh mẽ hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy trình hoạt động sản xuất, công ty phải đối mặt với cạnh tranh từ phía ngồi doanh nghiệp, nhu cầu mở rộng quy mô liên tục, lĩnh vực hoạt Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp động xu tất nhiên theo quy luật Chính cơng tác phân tích cơng việc hoạt động công ty trọng Thông qua việc phân tích tình hình hoạt động cơng ty kết hợp với việc nghiên cứu quy trình tiến hành xây dựng mô tả công việc, yêu cầu nhân tiêu chuẩn công việc phù hợp với vị trí chức danh đặc thù công việc dựa tham vấn ý kiến người lao động Tạo tiền đề thuận lợi cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá trả lương nhân viên cách đắn hợp lý Quá trình thực nội quy, quy chế, quy định công ty thực cách công bằng, dân chủ, cơng khai Sai đâu sửa Mọi cán công nhân viên thực tốt nội quy, quy chế quy định công ty việc xây dựng nội quy, quy chế, quy định công ty hướng tới cho dễ thực tạo tin cậy cho công nhân Công nhân yên tâm lao động sản xuất tốt chế độ đãi ngộ tương đối ổn thảo cơng sức bỏ Hăng say làm việc để thưởng thêm hàng quý hàng năm 2.2.1 Trách nhiệm văn phòng Phòng tổ chức hành có chức tham mưu cho lãnh đạo Công ty thực quản lý lĩnh vực, công tác tổ với người lao động theo qui định Công ty quan nhà nước có thẩm quyền, đào tạo, lao động tiền lương, Hành quản trị, thi đua khen thưởng, thực chế độ người lao động công ty - Chịu trách nhiệm soạn thảo lưu trữ loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng Công ty thông tin có liên quan đến Cơng ty Tiếp nhận theo dõi công văn, thị, định,… - Nhân Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ tồn cơng ty, xếp, bố trí nhân lực, tuyển dụng lập hồ sơ cán công nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động công ty, giải chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, sức khỏe, tiền lương, tiền thưởng theo định nhà nước công ty Lập bảng báo cáo hàng tháng tình hình biến động nhân Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên đào tạo nhân viên Chịu trách nhiệm soạn thảo lưu trữ loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng Cơng ty thơng tin có liên quan đến Công ty Tiếp nhận theo dõi công văn, thị, định,….Phối hợp với phòng kế tốn thực cơng tác tốn tiền lương, tiền thưởng mặt chế độ, Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp sách cho người lao động, đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo quy định Nhà nước Công ty 2.2.2 Công tác kiểm tra, kiểm sốt cơng ty Tại cơng ty thành lập ban tra kiểm tra việc thực quy chế, nội quy, quy định công ty Hàng tháng tổ chức kiểm tra công khai phận, tổ sản xuất…về việc thực quy chế, nội quy, quy định công ty Đôn đốc nhắc nhở việc vi phạm nội quy, quy chế, quy định mức nhẹ Các trường hợp vi phạm nghiêm trọng làm tổn thất đến tài sản cơng ty phải thành lập hội đồng kỷ luật đưa phương án kỷ luật cho thỏa đáng Ngoài nội tổ, phân xưởng, phận cho tự kiểm tra lẫn để khách quan Nói chung để khách quan quan thực định kỳ kiểm tra chéo tay nghề đánh giá cách khách quan cơng bằng, dân chủ tồn cá nhân, phận, phân xưởng sản xuất công ty Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHÂN THIẾT BỊ GIÁO DỤC MAI PHƯƠNG 3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm * Ưu điểm: - Toàn Quy chế công ty xây dựng thực theo quy trình nên đảm bảo tính khách quan, dân chủ, sát với thực tiễn công việc Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp bám sát với văn pháp luật Nhà nước quy định Bộ, Ngành liên quan - Quá trình xây dựng thực Quy chế, Quy định công ty nhận quan tâm đạo sâu sát quan chức có thẩm quyền liên quan thành phố Ban Giám đốc cơng ty - Q trình tổ chức thực nhận đồng tình, ủng hộ tồn cán bộ, cơng nhân, viên chức công ty - Công tác phân công nhiệm vụ thực nghiêm chỉnh, rõ ràng - Hệ thống phần mềm quản lý văn nâng cấp - Nhập số văn nhanh, xác dễ tìm Đây Công ty xây dựng tổ chức với quy mơ lớn, khơng có hoạt động kinh doanh đầu tư phát triển mà hoạt động tổ chức hành lãnh đạo quan tâm đầu tư - Đội ngũ cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm đào tạo chuyên sâu lĩnh vực hành chính, cơng tác Văn thư – lưu trữ - Hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo ngày hoàn thiện - Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày nâng cao đầu tư thiết bị đại công tác Văn thư – lưu trữ * Nhược điểm: Thực tế nay, tìm hiểu nhiều cơng ty nói chung cơng ty thuốc Thăng Long nói riêng thấy rằng, việc xây dựng thực quy chế số cơng ty điểm làm hạn chế tác dụng văn như: - Chưa thống nguyên tắc xây dựng quy chế, tên gọi, cấu - Việc sử dụng từ ngữ đơi chưa chuẩn xác; - Chưa tính đến đầy đủ mối quan hệ, chí khơng đề cập đến mối quan hệ cách thức giải quyết; - Có quy chế với nội dung chung chung mô quy chế cấp xây dựng để có khơng sử dụng; - Việc xây dựng không đôi với thực quy chế, chưa thực lấy quy chế làm cứ, sở để giải cơng việc - Nhiều quy chế mang tính hình thức, cơng tác cán “Chưa xây dựng quy chế quyền trách nhiệm cụ thể người đứng đầu tổ chức, quan tham mưu công tác cán Chưa nghiêm túc thực kiểm tra, giám sát thực quy chế, quy định công tác cán bộ” - Tiếp nhận văn chưa có thống Các nhân viên phòng Hành Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp nhận văn đến - Đôi việc tiếp nhận văn qua mạng Văn phòng điện tử liên thơng chậm - Việc gắn kết cán nhân phòng Hành cơng ty với người lao động tất phận hạn chế, khơng thường xuyên - Cách thông báo, phổ biến quy chế tồn thể cán bộ, cơng nhân viên chức cơng ty sử dụng phương pháp đơn giản không đa dạng chủ yếu gửi văn thông báo file cứng 3.2 Giải pháp Khắc phục hạn chế để quy chế làm việc công ty ban thực phát huy tác dụng, nội dung cần thực hiện, là: - Cần có thống quy định rõ quy trình, thủ tục, cấu trúc, nội dung, yêu cầu quy chế để phòng ban, phận, phân xưởng rà sốt, bổ sung hoàn thiện - Việc xây dựng quy chế cần bảo đảm tính khoa học, tính thực tiễn tính cụ thể, yêu cầu quan trọng đòi hỏi cơng ty, Ban xây dựng quy chế công ty cần nghiên cứu kỹ xây dựng quy chế Đó Điều lệ nguyên tắc, quy định Nhà nước, cấp Bộ, Ban, Ngành, Đồn thể, cấp Ủy, thành phố chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ…; hướng dẫn Ban tổ chức Trung ương, nghị đại hội đảng bộ, chi bộ; kế hoạch, chương trình cơng tác nhiệm kỳ, nhiệm vụ lãnh đạo, đặc điểm quan, đơn vị, chức trách thành viên cấp ủy, từ xây dựng dự thảo quy chế Các cấp ủy viên, thành viên liên quan nghiên cứu, đóng góp; tập thể cấp ủy bổ sung, hoàn thiện, biểu thông qua; cấp ủy cấp trực tiếp thẩm định phê chuẩn, sau đó, cấp ủy quán triệt tổ chức thực Soạn thảo ban hành quy chế việc làm khoa học, không chiếu lệ, hình thức Các điều khoản quy chế phải nghiên cứu cụ thể, cân nhắc nhiều mặt Tập thể cấp ủy phải thảo luận kỹ, dân chủ cần đạt tính thống cao trước ban hành Tính cụ thể thể rõ nhìn vào quy chế, người có trách nhiệm thực hiểu xác cơng việc, chức trách, phương pháp cơng tác Điều tiết kiệm thời gian, công sức sưu tầm, nghiên cứu văn kiện khác - Về cấu trúc phải đảm bảo thể thức văn với quy định mang tính nguyên tắc chương, điều cụ thể; nêu rõ xác định nội dung quy chế thông thường là: Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp + Chương 1: Quy định trách nhiệm quyền hạn tập thể việc lãnh đạo, đạo tổ chức thực hiện; quy định trách nhiệm quyền hạn cá nhân người công ty + Chương 2: Xác định nguyên tắc chế độ làm việc phận, tổ sản xuất… (chế độ sinh hoạt, chuẩn bị nghị quyết, tổ chức thực nghị quyết, thông tin, sở, báo cáo, tự phê bình phê bình, sơ, tổng kết, rút kinh nghiệm…); + Chương ba: Về mối quan hệ cách thức giải mối quan hệ; chương bốn: điều tổ chức thực hiện, hiệu lực, thời gian, mốc thời gian thực hoạt động - Yêu cầu, nội dung quy chế phải quán triệt quy định cấp trên; khẳng định rõ phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn cá nhân cương vị, chức trách giao lĩnh vực; khẳng định mối quan hệ, lề lối làm việc tổ chức cá nhân, tổ chức đảng với quyền, đồn thể Chú trọng đến nội dung lãnh đạo tổ chức thực dân chủ, công khai mặt hoạt động đơn vị, công tác cán bộ, quan hệ lãnh đạo phục tùng, việc chăm lo đời sống… khâu dễ phát sinh vướng mắc cần có quy định rõ Từ ngữ sử dụng quy chế phải chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu, không dùng từ đa nghĩa để tránh hiểu nhầm, hiểu sai, không thống trình thực - Khi quy chế ban hành, sở pháp lý trực tiếp cho hoạt động lãnh đạo tập thể cấp ủy, cấp ủy viên, đồng thời để đánh giá trách nhiệm, hiệu quả, hiệu lực công tác lamhx đạo Do vậy, hoạt động cấp ủy sở phải dựa điều xác định quy chế Để đạt điều đó, đòi hỏi cấp ủy viên phải nắm nội dung quy chế; đồng thời, phát huy vai trò gương mẫu bí thư, phó bí thư, cấp ủy viên việc thực quy chế Vận dụng thực nội dung quy chế phải gắn với cương vị, chức trách cá nhân, đồng thời phải tạo phối hợp chặt chẽ, thống nhất, đồng cấp ủy, đảng bộ, chi bộ, nhằm tạo sức mạnh lớn nhất, giải mối quan hệ thấu tình, đạt lý, tạo bầu khơng khí tích cực, lành mạnh, thực dân chủ Cần làm tốt công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiên quy chế Kiên đấu tranh với tượng thiếu tôn trọng, thiếu trách nhiệm hay tùy tiện, giản đơn thực kiên xử lý tượng vi phạm quy chế - Thường xuyên rà sốt, bổ sung, hồn thiện quy chế Việc xây dựng thực quy chế vấn đề vừa qen thuộc, vừa luôn Ở sở mà hoạt động ln ln diễn bính thường, mối quan hệ nội diễn Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp ổn thỏa, cơng việc thơng suốt, cấp ủy thường khơng tích cực đặt vấn đề phải bổ sung, hoàn thiên quy chế làm việc Thực tiễn cho thấy, quy định mang tính lịch sử Do vậy, q trình thực quy chế, điều không phù hợp bộc lộ cần phát điều chỉnh kịp thời; có văn liên quan cần cụ thể hóa, bổ sung Vì vậy, Trung ương nên có quy chế mẫu, hướng dẫn thực thống định kỳ để cấp ủy cấp sơ, tổng kết nội dung nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng thực quy chế loại hình TCCSĐ./ - Lãnh đạo cơng ty cần quan tâm có đạo cụ thể việc xây dựng thực quy chế, nội quy, quy định công ty - Vật chất tinh thần hai yếu tố song hành không nên xem nhẹ yếu tố nào, bên cạnh sách tiền lương hợp lý, cơng ty cần quan tâm đến đời sống tinh thần cho lao động giúp họ có dịp thư giãn, giảm bớt căng thẳng, lấy lại tinh thần làm việc đồng thời l sách có ý nghĩa quan trọng việc cải thiện mối quan hệ lãnh đạo nhân viên theo hướng tích cực để người lao đam mê làm việc hơn, gắn bó với cơng ty - Nên kế hoạch soạn thảo nội quy, quy chế, quy định cho giám đốc cần tham mưu cho thủ trưởng nội quy, quy chế, quy định thích hợp để thực cơng ty - bên cạnh số nội quy, quy định cũ khơng phù hợp tổng hợp trình lãnh đạo phê duyệt cho hủy bỏ howcj thay nội quy quy định khác cho phù hợp - Xây dựng quy trình nội quy, quy chế theo quy chuẩn hệ thống câu hỏi theo chủ đề, để đánh giá cách tồn diện - Nâng cao tính khách quan q trình xây dựng thực - Cần xây dựng tuyển dụng phận chuyên trách, chuyên môn sâu đào tạo công tác xây dựng nội quy, quy chế, quy định - Đã xây dựng, bố trí phân cơng cơng việc cụ thể cho nhân viên phòng hành theo bảng phân cơng cơng việc - Thực nghiêm túc họp giao ban hàng tuần, tháng - Việc tổ chức quản lý giải trường hợp vi phạm pahir theo quy định - Việc quản lý thực nội quy, quy chế pahir chặt chẽ - Tiến hành cập nhật văn đến nhanh chóng, kịp thời - Có tính hệ thống hóa cao Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Làm việc có tổ chức kỷ luật tốt - Cơng việc hồn thành cách nhanh chóng, đảm bảo - Thực theo quy trình cơng việc - Tinh thần trách nhiệm cao: Khi công việc nhiều người làm cơng tác văn phòng – hành phải lại làm thêm cơng việc hồn thành theo tiến độ - Thực theo quy trình - Thực nội quy, quy chế công ty đề - Thực tốt Quy chế văn hóa nội quy cơng sở - Cần thuộc Nội quy, quy định, quy chế công ty để thực cho tốt cho không vi phạm để bị phạt hat khiển trách ảnh hưởng đến thi đua lương thưởng - Khơng ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức kinh nghiệm để thực tốt công việc đặc biệt người làm phận nhân Việc học hỏi nâng cao kiến thức, kinh nghiệm thân giúp nhười lao động phát triển nghề nghiệp Đặc biệt người làm công tác nhân lực Khi chuyên viên nhân lực có trình độ chun mơn hồn thành tốt công việc tạo hiệu kinh doanh cao - Ln cố gắng nỗ lực, hồn thành suất sắc nhiệm vụ giao: Đây yêu cầu mà công việc đề yêu cầu Khi chuyên viên nhân lực cố gắng hoàn thành tốt cơng việc đơi với kết công tác tuyển dụng nhân lực đạt hiệu cao Còn người lao động bình thường việc góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực công ty KẾT LUẬN Trước hết cần ý thức việc áp dụng nội quy, quy chế, quy định nỗ lực Cơng ty Nó đòi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể đơn vị, trước hết quan tâm cam kết Ban giám đốc, lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng nội quy, quy chế, quy định cảu văn phòng Cơng tác Hành văn phòng, có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp, làm nhiệm vụ đắc lực công tác quản lý Công tác văn thư làm tốt giúp lãnh đạo quan có thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, xác để đưa định quản lý đắn; đồng thời Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A Bài tiểu luận Quản trị văn phòng doanh nghiệp cơng tác lưu trữ làm tốt, khoa học có tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin khứ Qua đây, xin chân thành cảm ơn tới Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo, Khoa Quản trị Văn phòng, thầy, giáo Khoa, chú, anh chị phòng Tổ chức – hành nhiệt tình giúp đỡ tơi, ln tạo điều kiện cho tơi hồn thành tốt tiểu luận Với khả hạn chế, kinh nghiệm chuyên môn chưa vững nên tiểu luận khơng tránh khỏi sai sót Một lần kính mong thầy, giáo Khoa đóng góp ý kiến để Báo cáo thực tập hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2016 SINH VIÊN Lê Thị Ngát Lê Thị Ngát Lớp ĐHLT-QTVP 1408A ... “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Công ty Thuốc Thăng Long tồn cơng tác hành thực Công ty thuốc Thăng Long việc đưa quy định, quy chế, nguyên tắc thực hiện tại công. .. thực công tác xây dựng tổ chức thực quy chế vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống hoạt động có chất lượng Do chọn đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế Công ty. .. 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHÂN THIẾT BỊ GIÁO DỤC MAI PHƯƠNG 2.1 Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy,