Báo cáo thực tập: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN THỨ NHẤT 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT CÔNG TY VÀ VĂN PHÒNGCÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 2. Cơ cấu tổ chức 4 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 8 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 2. Cơ cấu tổ chức 8 3. Mô hình bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của Văn phòng 9 4. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Công ty Thuốc Lá Thăng Long 9 4.1 Cơ cấu tổ chức và biên chế của văn thư lưu trữ chuyên trách 10 4.2 Chức năng, nhiệm vụ : 10 4.2.1 Bộ phận văn thư lưu trữ 10 4.2.2 Cán bộ nhân viên VTLT 10 PHẦN THỨ HAI 13 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮCỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG 13 I. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 13 1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 13 2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan 14 3. Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác văn thư, lưu trữ 14 4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư , lưu trữ , quản lí công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ. 15 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 15 II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 16 1. Quản lí văn bản 16 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 26 3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 31 4. Xác định giá trị tài 33 5. Chỉnh lý tài liệu 34 6. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34 7. Bảo quản tài liệu 35 8. Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ 35 KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Nghiên cứu lý luận, vận dụng lý luận vào thực tế vấn đề quan trọng trong, thực tập cuối khóa sinh viên năm cuối Khoa Văn thư-Lưu trữ thuộc trường Đai học Nội vụ nhằm mục đích lý luận phục vụ tốt cho thực tiễn thực tiễn bổ sung thêm cho phần lý luận Công tác văn thư lưu trữ coi thiếu quan doanh nghiệp nào, giúp ích nhiều cho hoạt động sản xuất kinh doanh bảo vệ bền vững doanh nghiệp Việc tổ chức tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần tạo nên thống quản lý, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, công tác văn thư lưu trữ ln phải kết hợp hài hịa với cơng tác văn thư làm tốt tạo thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Trong q trình học tập rèn luyện trường em trang bị kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ Thực phương châm “học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”, nhà trường Khoa Văn thư - Lưu trữ tổ chức đợt thực tập thời gian tháng để giúp sinh viên nắm kiến thức lý luận, thực tiễn tình hình thực tế cơng tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức, nâng cao trình độ chun mơn để rút ngắn khoảng cách thực tế sách Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Công ty Thuốc Thăng Long tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Với thời gian thực tập không dài giúp em tiếp xúc biết công việc thực tế mà cán văn thư lưu trữ cần thực hiện, vận dụng lý thuyết mà học vào giải công việc thực tiễn Là cán văn thư lưu trữ tương lai, đợt thực tập giúp em trang bị kiến thức bản, cụ thể hóa nắm kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức phát triển đất nước Báo cáo sau kết thời gian thực tập khảo sát nghiên cứu, kết hợp kiến thức chuyên môn mà em rút Công ty Thuốc Thăng Long Được giúp đỡ anh, chị Công ty với kiến thức thầy cô trang bị SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp lớp giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy cô trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ, Lãnh đạo Công ty Thuốc Thăng Long, Văn phòng đơn vị Cơng ty tạo điều kiện cho em hồn thành đợt thực tập Trong trình thực tập, thân nỗ lực cố gắng để hoàn thành tốt rút nhiều kinh nghiệm từ thực tế, song kiến thức hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên hồn thành báo cáo thực tập không tránh khỏi sai sót, em mong thầy xem xét, góp ý kiến, bổ sung để báo cáo thực tập em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN THỨ NHẤT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT CÔNG TY VÀ VĂN PHỊNG CƠNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG Trước năm 1954, Miền Bắc nước ta khơng có ngành cơng nghiệp sản xuất thuốc Việc trồng sản xuất thuốc trước chủ yếu hình thành cách tự phát, quy mô nhỏ bé, sở sản xuất kinh doanh thuốc tư nhân thao túng thị trường gây nhiều khó khăn cho đời sống Trước thực tế nhà nước thấy cần phải nhanh chóng quản lý việc sản xuất kinh doanh thuốc Công ty Thuốc Thăng Long thành lập theo Quyết định số 2990 tháng năm 1955của Phủ Thủ tướng Ngày 6/1/1957 bao thuốc đời mang thương hiệu Thăng Long, ngày lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc Thăng Long Ngày 06/12/2005 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc thăng Long thành Công ty TNHH thành viên Thuốc Thăng Long (tên viết tắt Công ty Thuốc Thăng Long) Căn Luật Nhà nước, Nghị định, Quyết định Chính phủ, ngày 22/01/2016 Tổng cơng ty Thuốc Việt Nam ban hành Quyết định số 43/QĐTLVN việc phê duyệt Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty TNHH thành viên Thuốc Thăng Long Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tên Công ty : CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ THĂNG LONG Tên giao dịch tiếng Việt : CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG Tên giao dịch tiếng Anh : THĂNG LONG TOBACO COMPANY LTD Tên viết tắt: VINATABA THĂNG LONG SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trụ sở : Số 235 đường Nguyễn Trãi, phường Thượng Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội Công ty Thuốc Lá Thăng Long doanh nghiệp nhà nước Tổng công ty Thuốc Việt Nam quản lý Công ty Thuốc Lá Thăng Long đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốc điếu loại ( có đầu lọc khơng có đầu lọc), hạch tốn kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản ngân hàng, có dấu riêng để giao dịch theo quyền hạn nhiệm vụ giao Cơng ty có trách nhiệm tổ chức sản xuất kinh doanh theo chế thị trường có quản lý nhà nước, nộp nộp đủ loại thuế theo quy định sở sản xuất kinh doanh Công ty tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh cân đối đảm bảo việc làm thu nhập đời sống cho người l;ao động thông qua quy chế tiền lương , tiền thưởng phạm vi Công ty Chủ Tịch HĐTV Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước toàn kết sản xuất kinh doanh, bảo tồn, phát triển sử dụng có hiệu qủa nguồn vốn Nhà nước giao, tổ chức thực sách chế độ, chăm lo đời sống vậ chất tinh thần CBCNV Công ty Tổ chức bảo vệ tồn cơng ty, xây dựng phương hướng, phương án thực biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai bảo vệ môi trường, ngăn ngừa tượng hành động tiêu cực, giữ vững an ninh, kinh tế trị, trật tự trị an Công ty Cơ cấu tổ chức Qua thay đổi giai đoạn để phù hợp với công tác sản xuất kinh doanh, ngày 10 tháng năm 2016 Công ty ban hành Quyết định số 196/QĐ-TLTL chức năng, nhiệm vụ đơn vị Công ty + Hội đồng thành viên + Ban Giám đốc + Các phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ - Văn phòng Hội Đồng Thành Viên SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Giúp Hội đồng thành viên việc xây dựng kế hoạch triển khai thực chương trình làm việc, soạn thảo Biên bản, Nghị quyết, Quyết định, Tờ trình, Thơng báo văn khác Hội đồng thành viên + Tiếp nhận, chuyển văn đến, cập nhật ý kiến đạo, thư ký họp, lưu trữ văn bản, thông báo, theo dõi, đôn đốc đơn vị triển khai thực nghị lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu Hội đồng thành viên - Ban kiểm soát nội + Giúp Hội đồng thành viên việc kiểm soát ban quản lý điều hành thực Nghị quyết, Quyết định Hội đồng thành viên; + Giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý điều hành Công ty - Phịng Kế hoạch vật tư + Chủ trì điều phối cơng tác kế hoạch tồn Cơng ty; Chủ trì thực cơng tác mua hàng đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh; tiếp nhận hàng hóa quản lý kho nguyên liệu, vật liệu, khí phế liệu; + Xây dựng triển khai kế hoạch sản xuất hàng tuần (trong gia công ngồi; chủ trì, thực xây dựng quản lý định mức kinh tế - kỹ thuật, thống kê tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh Cơng ty - Phịng thị trường + Chủ trì xây dựng thực kế hoạch thị trường - tiêu thụ, xác định phân khúc khách hàng mục tiêu (Gout, giá bao bì thị trường) + Tiếp cận, giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ kiểm soát nhà phân phối - Phịng tiêu thụ + Chủ trì thực xây dựng kế hoạch tiêu thụ, đảm bảo thực hoá kế hoạch tiêu thụ + Quản lý kho thành phẩm - Phòng Tổ chức Nhân + Chủ trì xây dựng thực kế hoạch sử dụng lao động - tiền lương, tham gia xây dựng công tác tổ chức cán phát triển nguồn nhân lực, bảo SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp đảm quan hệ lao động + Chủ trì, thực cơng tác ATVSLĐ - Văn phịng + Tổ chức thực cơng tác văn thư lưu trữ quản trị văn phòng, cung cấp dịch vụ hành hậu cần + Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh môi trường cảnh quan tồn Cơng ty + Tham gia tun truyền phổ biến pháp luật, cơng tác phịng chống lụt bão - Phịng An ninh Bảo vệ + Chủ trì thực cơng tác an ninh bảo vệ quốc phịng quân địa phương + Chủ trì thực cơng tác phịng chống cháy nổ phịng chống thiên tai, cứu nạn, cứu hộ - Phòng Kĩ thuật điện + Chủ trì cơng tác quản lý hồ sơ kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng kỹ thuật thiết bị điện, chuyển đổi, lắp đặt công trình điện thiết bị đo lường thử nghiệm, thực cơng tác mua hàng vật tư khí điện, phụ tùng máy móc thiết bị chuyên dụng nước - Phịng Kĩ thuật cơng nghệ + Chủ trì thực xây dựng công thức phối chế xác định nhu cầu nguyên liệu, hương liệu, xây dựng, quản lý quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn vật tư phụ liệu sản phẩm - Phòng Quản lý chất lượng + Chủ trì cơng tác kiểm sốt chất lượng sản phẩm, xây dựng kế hoạch chất lượng giám sát việc tuân thủ quy trình, đảm bảo thực mục tiêu chất lượng + Chủ trì cơng tác xây dựng cải tiến quy trình - Phịng Xuất nhập + Chủ trì triển khai cơng tác nhập khẩu, xuất SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Quản lý nhãn hiệu hàng hóa đăng ký nước ngồi phát triển sản phẩm xuất - Phòng Đầu tư + Xây dựng chiến lược kế hoạch đầu tư, quản lý thực lập báo cáo dự án đầu tư + Quản lý thực công tác xây dựng, cải tạo, sửa chữa cơng trình kiến trúc xây dựng - Phòng Nghiên cứu phát triển + Nghiên cứu, phân tích xu hướng xây dựng chiến lược thực kế hoạch nghiên cứu phát triển - Phòng Pháp chế + Tổ chức thực công tác Pháp chế Công ty + Xây dựng cải tiến quy trình chuyên mơn, thực nhiệm vụ chun mơn vai trị Cơng ty mẹ với Cơng ty - Phịng Tài kế tốn +Tổ chức thực cơng tác tài chính, kế tốn theo luật định quy định Cơng ty + Công tác công nghệ thông tin + Các phân xưởng sản xuất - Phân xưởng Cơ điện + Gia cơng chế tạo chi tiết phụ tùng khí, sửa chữa, bảo dưỡng, trung đại tu thiết bị thực cơng trình cơ, điện theo kế hoạch; + Phục vụ điện, hơi, nước đảm bảo yêu cầu sản xuất sinh hoạt - Phân xưởng sản xuất (Phân xưởng Sợi, Phân xưởng Bao mềm, Phân xưởng Bao cứng) + Quản lý máy móc thiết bị phân xưởng; + Tổ chức thực sản xuất theo kế hoạch * Tổng số CBCNV Công ty gồm : 1.361 người Trong : - Nam : 1.024 người - Nữ : 335 người SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trình độ thạc sĩ : 16 người - Trình độ đại học : 303 người - Trình độ cao đẳng, trung cấp, kỹ thuật : 844 người - Lao động phổ thông : 198 người * Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Thuốc Thăng Long (xem phụ lục) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng thực chức tất công việc liên quan đến công tác văn phịng Cơng ty Tổ chức thực cơng tác văn thư lưu trữ quản trị văn phòng, cung cấp dịch vụ hành hậu cần Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh mơi trường cảnh quan tồn Công ty Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, cơng tác phịng chống lụt bão Cơ cấu tổ chức Văn phịng có 84 CBCNV (49 nam, 35 nữ) Lãnh đạo Văn phòng : 02 người Văn phòng chia thành 08 tổ công tác thực chức nhiệm vụ khác Các tổ gồm : - Tổ Văn thư : 12 người có nhiệm vụ Phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ, đón tiếp khách, tổng đài, Fax, phục vụ - hội nghị Công ty Tổ Xe : 18 người có nhiệm vụ Lái xe phục vụ viên chức quản lý, đơn vị Công ty công tác, - phục vụ công tác thị trường, Bếp ăn tập thể :34 người có nhiệm vụ Phục vụ cơm công nghiệp, ca 3, bồi dưỡng vật cho tồn thể CBCNV - Cơng ty theo chế độ Tổ Xe vận tải : 12 người có nhiệm vụ Vận chuyển vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất sản phẩm thuốc SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp - bao đến Nhà phân phối Trạm Y tế : 07 người có nhiệm Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV, khám chữa bệnh Tổ Nhà xe : 05 người có nhiệm vụ Trơng giữ xe máy, xe đạp CBCNV Công ty thời gian làm việc Tình hình đội ngũ CBCNV Văn phịng độ tuổi trình độ chun mơn khơng đồng đều, hầu hết qua đào tạo cơng việc để đảm nhận tốt nhiệm vụ giao Mơ hình bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động trang thiết bị Văn phịng Văn phịng Cơng ty Thuốc Thăng Long bố trí khơng tập trung, việc bố trí phù hợp với tính chất cơng việc tổ Trạm Y tế gần khu vực sản xuất, văn thư vị trí thuận tiện cho việc đạo lãnh đạo phòng, ban nghiệp vụ … Vê tổ chức lao động cách bó trí xếp chỗ ngồi làm việc CBCNV Văn phòng hợp lý Chính hiệu cơng việc đạt cao, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo giao Để đạt hiệu cao công việc, năm qua Văn phòng trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị phục vụ : Điện thoại, bàn, ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, photocopy, Fax, máy scan tài liệu, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, hủy tài liệu phương tiện phục vụ đầy đủ cho tổ thực nhiệm vụ Tuy nhiên việc trang bị phương tiện đại thực bước phù hợp với việc sản xuất kinh doanh Cơng ty Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Công ty Thuốc Lá Thăng Long 4.1 Cơ cấu tổ chức biên chế văn thư lưu trữ chuyên trách Bộ phận văn thư lưu trữ thuộc thuộc Văn Phịng Cơng ty Thuốc Thăng Long Hiện có 03 chun viên có trình độ đại họcvà 03 nhân viên trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư lưu trữ, cụ thể sau : 01 văn thư chuyên trách : Giữ dấu, phụ trách công văn đi-đến hỗ SV: Đỗ Minh Hiền 10 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp thay người đứng đầu Ban, Hội đồng văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước Công ty/đơn vị trước pháp luật văn mà ký - Về số lượng có chữ ký trực tiếp người ký: Tùy theo yêu cầu cơng việc, đơn vị chủ trì soạn thảo đề nghị số lượng ký trực tiếp (tối thiểu 02 bản) - Khi ký văn bản: Khơng dùng bút chì, bút mực đỏ loại mực dễ phai màu + Quản lí sử dụng dấu - Giá trị pháp lý dấu Con dấu đóng lên văn giấy tờ có chữ ký Lãnh đạo Công ty để khẳng định giá trị pháp lý văn quan hệ giao dịch với quan, tổ chức cá nhân Việc đóng dấu vào loại văn phải theo quy định pháp luật, Công ty + Quản lý sử dụng dấu Trách nhiệm Người đứng đầu Công ty - Hội đồng thành viên định hình thức, số lượng nội dung dấu Cơng ty - Lãnh đạo Cơng ty có trách nhiệm đạo việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Điều lệ Công ty quy định Nhà nước liên quan đến việc quản lý sử dụng dấu Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng - Phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty/ việc quản lý sử dụng dấu Công ty - Tổ chức thực việc đăng ký mẫu dấu thông báo mẫu dấu với quan, tổ chức có liên quan trước sử dụng dấu theo quy định - Thường xuyên kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu Cơng ty, có quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Công ty SV: Đỗ Minh Hiền 30 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Trách nhiệm cán nhân viên Văn thư Con dấu Công ty giao cho cán nhân viên văn thư quản lý, sử dụng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng việc quản lý sử dụng dấu, cụ thể: - Con dấu bảo quản an tồn phịng làm việc cán nhân viên văn thư trụ sở Công ty làm việc - Tự tay đóng dấu vào văn Cơng ty; khơng giao dấu cho người khơng có trách nhiệm; đóng dấu xong, dấu phải cất vào tủ, ngồi phịng làm việc, văn thư phải khóa tủ dấu - Khi vắng phải bàn giao lại dấu cho Lãnh đạo Văn phòng người phân cơng phối hợp giải cơng việc (có sổ bàn giao dấu ghi rõ thời gian giao, nhận lại dấu) - Trong trường hợp dấu bị bị mòn, biến dạng: cán nhân viên văn thư phải báo cáo Lãnh đạo Công ty, quan công an để thực thủ tục làm thay đổi dấu - Trường hợp cần đưa dấu khỏi trụ sở Công ty để phục vụ công tác Công ty phải đồng ý Lãnh đạo Công ty phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu + Đóng dấu - Con dấu Cơng ty đóng lên loại văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phép đóng dấu - Mực in dấu phải dùng màu đỏ tươi theo quy định, khơng nhịe, bay màu - Con dấu đóng dấu lên văn phải rõ ràng, ngắn, chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Quy định việc đóng dấu treo dấu giáp lai lên văn Dấu treo: đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên đơn vị tên phụ lục Đối với phụ lục văn có 01 trang đóng dấu treo lên góc bên trái trùm lên phần tên Cơng ty tên phụ lục văn đính kèm Dấu giáp lai: văn có từ 02 trang trở lên, dấu giáp lai SV: Đỗ Minh Hiền 31 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy Đối với lý lịch cán nhân viên, dấu giáp lai đóng vào hai trang liền kề Mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn Đối với loại văn ban hành kèm theo Quyết định Quy chế, Quy định, Điều lệ, Phụ lục, Biên bản; văn quan trọng; lý lịch cán nhân viên ngồi việc đóng dấu trực tiếp vào chữ ký người có thẩm quyền cịn phải đóng dấu giáp lai - Chỉ đóng dấu lên văn Hội đồng, Ban định thành lập Hội đồng, Ban người đứng đầu Cơng ty ký quy định rõ Hội đồng, Ban phép sử dụng dấu Công ty Con dấu đóng văn có chữ ký Trưởng/Phó Ban Chủ tịch/ Phó Chủ tịch Hội đồng - Đối với đơn vị phép sử dụng 02 dấu có nội dung phải thực thống việc cho số văn hai nơi giữ dấu văn soạn thảo ghi địa danh Văn phịng nơi phải đóng dấu Văn phịng nơi - Những văn bản, tài liệu có chữ ký người có thẩm quyền có u cầu đóng dấu khơng lấy số Văn thư phải lập sổ theo dõi riêng - Tại Công ty dấu đóng lên văn có chữ ký trực tiếp Lãnh đạo Công ty, không đóng dấu lên chữ ký photocopy, văn cần thiết đóng dấu lên chữ ký photocopy phải xin ý kiến trực tiếp người có thẩm quyền ký Lãnh đạo Công ty Nhận xét: Việc quản lý dấu yêu cầu bắt buộc Công ty, văn thư quan bảo quản cẩn thận, thường xuyên lau chùi, vệ sinh Con dấu quản lý cất tủ có khóa Chính tay cán văn thư đóng dấu lên văn bản, giao cho người khác có văn người có thẩm quyền Con dấu thành phần bắt buộc mang lại tính pháp lý văn Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan + lập hồ sơ công việc - Mở hồ sơ: Hàng năm, vào Danh mục hồ sơ Công ty thực tế công việc giao, cán nhân viên có trách nhiệm mở hồ sơ, ghi tiêu SV: Đỗ Minh Hiền 32 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp đề hồ sơ lên bìa hồ sơ để quản lý tài liệu, văn liên quan đến công việc cần giải - Trong trình lập hồ sơ giải cơng việc, cán nhân viên có trách nhiệm: thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu xếp chúng theo trình tự hợp lý có liên quan đến việc vào hồ sơ - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong kết thúc năm làm việc hồ sơ kết thúc Cán nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn bị trùng thừa, nháp, không cần để hồ sơ + Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ phịng ban, Cơng ty - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu + Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ công ty * Căn Điều 11 - Luật Lưu trữ Quốc gia, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty quy định sau: - Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính: thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn -Tại Cơng ty, định kỳ cuối q I hàng năm, phịng ban tiến hành rà sốt, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu gửi Văn phòng để tổng hợp, chuẩn bị cho cơng tác chỉnh lý - Trường hợp phịng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu SV: Đỗ Minh Hiền 33 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp đến hạn nộp lưu theo quy định để phục vụ công việc phải lập Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu giữ, có phê duyệt đồng ý Lãnh đạo Cơng ty gửi Văn phịng để phối hợp theo dõi Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu phịng ban, cá nhân khơng q 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Xác định nguồn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ Công ty - Lập danh mục phòng ban thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Xác định thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp: toàn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản xác định từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn đạo Đảng; văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân) Hồ sơ cá nhân giữ tự loại huỷ văn hết hiệu lực thi hành; - Hồ sơ việc, vấn đề chưa giải xong; Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Tại Cơ quan Công ty: Danh mục phòng ban thuộc nguồn nộp lưu thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu phòng ban quy định cụ thể Phụ lục VII đính kèm * Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: -Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, cán nhân viên phải lập: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Phòng ban, cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 Lưu trữ Công ty/đơn vị giữ 01 Xác định giá trị tài Bộ phận văn thư Công ty thực nhiệm vụ giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến SV: Đỗ Minh Hiền 34 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp hoạt động Công ty Việc xác định tài liệu bảo quản có tính số năm cụ thể, Kho lưu trữ Cơng ty bảo quản tài liệu có thời hạn vĩnh viễn, hồ sơ CBCNV, tài liệu có thời hạn bảo quản tính năm Bộ phận văn thư lưu trữ thống kê tài liệu loại sau chỉnh lý để thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu Chỉnh lý tài liệu Tài liệu lưu trữ Công ty sau chỉnh lý đảm bảo nguyên tắc : Không phân tán phông, tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động Công ty Tài liệu sau chỉnh lý phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, lập công cụ tra cứu mục lục hồ sơ Lập danh mục tài liệu hết giá trị Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ Công ty phản ánh chức năng, nhiệm vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty từ năm 1957 đến - Các tài liệu gồm : Sổ sách kế toán, chứng từ quỹ, phiếu thu chi, hóa đơn bán hàng, bảng tốn lương, hợp đồng mua bán vật tư hợp đồng sản xuất - Hồ sơ CBCNV công ty nghỉ hưu từ trước đến nay, hồ sơ CBCNV làm việc Phịng TCNS Cơng ty giữ - Khối lượng tài liệu lưu trữ kho gồm : + Loại tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài : 1.646 hồ sơ 111 cặp + Loại tài liệu có thời hạn bảo quản từ 05 năm đến 20 năm : gồm 582 cặp đựng 1.880 hồ sơ + Hồ sơ CBCNV : gồm 79 cặp đựng 2.208 hồ sơ - Cơng cụ tra tìm tài liệu Công ty sử dụng Mục lục hồ sơ, công ty bước áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ SV: Đỗ Minh Hiền 35 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bảo quản tài liệu Công ty bố trí kho lưu trữ có diện tích 90 m 2, biện pháp bảo quản tài liệu quan tâm, phương tiện PCCC, giá tủ, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm Công ty trang bị Đối với tài liệu hình thành từ Cơng ty thành lập trước bảo quản chưa tốt, vận chuyển nhiều chiến tranh nên nhiều tài liệu mờ, rách, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Do cán lưu trữ quan tâm bảo quản tài liệu nhằm hạn chế hư hỏng tài liệu Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Công ty ban hành Nội quy Kho lưu trữ Các Phịng, Ban, cá nhân khai thác tài liệu phải thực quy định Tùy theo mục đích, yêu cầu, tính chất cơng việc mà tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức : nghiên cứu chỗ, chụp Trường hợp mượn tài liệu khỏi kho lưu trữ phải phê duyệt văn Lãnh đạo Công ty Việc sử dụng tài liệu lưu trữ Công ty mang lại nhiều hiệu sản xuất kinh doanh giúp CBCNV nghỉ hưu lâu đến tìm hồ sơ mình, để chứng nhận thời gian cơng tác làm chế độ cho thân SV: Đỗ Minh Hiền 36 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Việc trường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên có vai trị ý nghĩa quan trọng việc giúp cho sinh viên bổ sung làm rõ lý thuyết mà sinh viên trang bị ngồi ghế nhà trường Trong thời gian thực tập Văn phịng Cơng ty thuốc Thăng Long giúp em nhiều việc học tập chau dồi kiến thức ngành nghề mà theo học Trong vịng tháng thực tập em vận dụng kiến thức học vào thực tế, học hỏi rút nhiều kinh nhiệm, bổ sung cho thiếu sót trình học tập nhà trường, tìm hiểu thực tế hoạt động công tác văn thư lưu trữ nào, hiểu công việc cụ thể xây dựng ban hành văn bản, quản lý văn đi, quản lý giải văn đến, quản lý sử dụng dấu, thu thập tài liệu, sơ phân loại tài liệu lưu trữ, đưa tài liệu chỉnh lý lên giá tủ thực tế thực Điều khơng giúp cho q trình học tập sau tốt mà củng cố thêm kiến thức để sau trường sinh viên trở thành cán văn thư lưu trữ giỏi yêu nghề tương lai Đạt kết cố gắng nỗ lực thân, em bác anh chị Văn phịng Cơng ty tạo điều kiện giúp đỡ nhiệt tình để em hồn thành tốt đợt thực tập nhà trường tổ chức Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo bác, anh chị tận tình giúp đỡ em thời gian vừa qua Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô nhà trường đặc biệt thầy, cô khoa Văn thư Lưu trữ hết lòng dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cho em để em có kết Song kiến thức hạn chế, việc vận dụng lý luận với thực tiễn có nhiều điểm khác thời gian thực tập chưa dài nên việc thu thập thơng tin chưa đầy đủ, khơng thể tránh khỏi số sai sót q trình thực công việc báo cáo Em mong nhận góp ý kiến thầy, cô để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Công ty Thuốc Thăng Long thầy cô giúp cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này./ Sinh viên Đỗ Minh Hiền SV: Đỗ Minh Hiền 37 Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phòng văn thư Kho lưu trữ tài liệu SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Đỗ Minh Hiền Lớp: CĐ VTLT K14A ... hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ Để công tác văn thư lưu trữ hoạt động tốt, Lãnh đạo Công ty đạo thực theo quy định cấp : Luật Lưu trữ Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn. .. công tác Văn thư Lưu trữ- Bảo vệ bí mật Cơng ty Dự thảo Quy chế cơng tác Văn thư Lưu trữ để thực Công ty Quản lý phông lưu trữ quan Kể từ thức thành lập năm 1957 đến nay, Cơng ty Thuốc Thăng Long. .. nhân làm văn thư , lưu trữ , quản lí cơng tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Cơng ty ln quan tâm đặc biệt việc bố trí đủ cán làm công tác văn thư lưu trữ, cán làm công tác thường