A. PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa là một giai đoạn quan trọng đối với bất cứ một sinh viên nào và sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nộicũng không là ngoại lệ. Thông qua quá trình này, sinh viên được trải nghiệm, tiếp xúc với công việc thực tế, lần đầu tiên được vận dụng các kiến thức đã được trang bị trên giảng đường đại học vào công việc. Có thể nói đây là bước đệm quan trọng để mỗi sinh viên tích lũy được các kinh nghiệm quý báu và là tiền đề để khi ra trường các sinh viên sẽ không bỡ ngỡ, nhanh chóng thích ứng với công việc. Công tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong sự hình thành và phát triển của đơn vị, nó ghi lại quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, Đảng , Nhà Nước và Doanh nghiệp. Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được. Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước. Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát triển. Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản, các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào nề nếp. Là học sinh sinh viên, bản thân em nhận thấy việc học tập trên lớp, trên giảng đường còn hạn chế chưa đủ để phục vụ cho công việc sau này, cần hơn nữa kinh nghiệm từ thực tế để hoàn thiện bản thân cũng như tích lũy thêm kiến thức từ cuộc sống. Thực tập giúp bản thân em nói riêng cũng như bao sinh viên nói chung vận dụng những gì đã học vào thực tiễn để khi ra trường không bỡ ngỡ, lúng túng trước công việc, giúp họ trở thành những người năng động, sáng tạo trong công việc. Qua thực tập tốt nghiệp, học sinh sinh viên có thể kiểm chứng lại được những gì mình đã học được cũng như áp dụng những kiến thức thực tiễn đó để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền chuyên môn, thể hiện sự nhạy bén đối với những thay đổi của công việc. Đặc biệt đối với chuyên ngành Lưu trữ em nhận thấy đây là một bộ môn tương đối thú vị và có tầm vai trò quan trong đối với sự phát triển của xã hội nhưng vẫn chưa được quan tâm một cách thực sự. Qua đây em có thể tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm đối với nghề, rèn luyện được những đức tính cần thiết cho một nhà Lưu trữ trong tương lai. Đồng thời qua quá trình thực tập nhà trường còn có thể đánh giá được năng lực của học sinh sinh viên trong quá trình học tập và giải quyết công việc thực tế. Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tiễn ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập từ ngày 10012017 đến ngày 1032017 cho sinh viên ngành Lưu Trữ Học bậc Đại học. Đợt thực tập này đã trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, để kiểm nghiệm hệ thống lý luận, kết hợp lý luận và thực tiễn từ đó có cái nhìn thấu đáo về hành chính nước nhà, đồng thời có những kỹ năng, kinh nghiệm cơ bản để phục vụ cho công việc sau này. Được sự đồng ý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và được sự tiếp nhận của UBND phường Hoàng Tân tôi được về thực tập tại Văn phòng UBND phường Hoàng Tân – Thị xã Chí Linh – tỉnh Hải Dương. Là một cán bộ lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản, trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác lưu trữ cũng như tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được sự bất cập của công tác này trong cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm nghĩa vụ của thế hệ trẻ chúng tôi là rất lớn.
A PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa giai đoạn quan trọng sinh viên sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không ngoại lệ Thông qua trình này, sinh viên trải nghiệm, tiếp xúc với công việc thực tế, lần vận dụng kiến thức trang bị giảng đường đại học vào cơng việc Có thể nói bước đệm quan trọng để sinh viên tích lũy kinh nghiệm quý báu tiền đề để trường sinh viên không bỡ ngỡ, nhanh chóng thích ứng với cơng việc Cơng tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng khơng thể thiếu hình thành phát triển đơn vị, ghi lại q trình hoạt động quan, tổ chức, Đảng , Nhà Nước Doanh nghiệp Trong trình xây dựng bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chủ quyền tổ quốc, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện thơng tin Đảng nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách đến tầng lớp nhân dân Ngồi ra, tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi lĩnh vực đạt hiệu cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải ln bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thơng tin vơ tận để người cơng dân, ngành, quan sử dụng Tuy nhiên, đất nước ta trải qua nhiều chiến tranh kéo dài, vậy, nhiều tài liệu bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ vào nề nếp trở thành nhu cầu cấp bách Đảng nhà nước Trong năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát triển Đảng nhà nước ta ban hành hàng loạt văn bản, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chun mơn cán làm cơng tác lưu trữ…góp phần làm cho cơng tác lưu trữ bước đầu vào nề nếp Là học sinh - sinh viên, thân em nhận thấy việc học tập lớp, giảng đường hạn chế chưa đủ để phục vụ cho công việc sau này, cần kinh nghiệm từ thực tế để hoàn thiện thân tích lũy thêm kiến thức từ sống Thực tập giúp thân em nói riêng bao sinh viên nói chung vận dụng học vào thực tiễn để trường không bỡ ngỡ, lúng túng trước công việc, giúp họ trở thành người động, sáng tạo công việc Qua thực tập tốt nghiệp, học sinh - sinh viên kiểm chứng lại học áp dụng kiến thức thực tiễn để giải cơng việc thuộc thẩm quyền chuyên môn, thể nhạy bén thay đổi công việc Đặc biệt chuyên ngành Lưu trữ em nhận thấy mơn tương đối thú vị có tầm vai trò quan phát triển xã hội chưa quan tâm cách thực Qua em tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm nghề, rèn luyện đức tính cần thiết cho nhà Lưu trữ tương lai Đồng thời qua trình thực tập nhà trường đánh giá lực học sinh - sinh viên trình học tập giải công việc thực tế Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tiễn ” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 cho sinh viên ngành Lưu Trữ Học bậc Đại học Đợt thực tập trang bị cho sinh viên kiến thức thực tế, để kiểm nghiệm hệ thống lý luận, kết hợp lý luận thực tiễn từ có nhìn thấu đáo hành nước nhà, đồng thời có kỹ năng, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau Được đồng ý Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiếp nhận UBND phường Hồng Tân tơi thực tập Văn phòng UBND phường Hồng Tân – Thị xã Chí Linh – tỉnh Hải Dương Là cán lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho kiến thức bản, trước hết nhận thức rõ ràng công tác lưu trữ tầm quan trọng công tác lưu trữ phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm nghĩa vụ hệ trẻ lớn Trong trình thực tập, viết báo cáo, hạn chế thân thiếu kinh nghiệm thực tế, có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp quý báu thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô, chú, anh, chị Văn phòng UBND phường Hồng Tân để báo cáo thực tập hoàn chỉnh Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô, lãnh đạo UBND phường Hoàng Tân, đồng thời em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , đặc biệt thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Hòa B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND phường Hồng Tân 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Hồng Tân 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Hồng Tân Xã Hồng Tân thuộc huyện Chí Linh, tỉnh Hải Dương Xã trở thành đơn vị hành từ tháng 02 năm 1946, thành lập Hoàng Tân gồm có làng : Đọ Xá, Đại Tân, Đại Bát, Hoàng Gián, Phục Thiện, Đồng Cống Đến năm 1956 ba làng Đồng Cống, Hoàng Gián Phục Thiện tách để thành lập xã Hoàng Tiến, đồng thời làng Đại Bộ thuộc xã Lê Lợi sáp nhập xã Hoàng Tân Như xã Hồng Tân có làng từ năm 1956 Trong q trình xây dựng phát triển Hồng Tân hình thành số trung tâm sản xuất kinh doanh, bật làng Bến Tắm, đến xã Hồng Tân có làng: Đại Bộ, Đại Bát, Đại Tân, Đỗ Xá Bến Tắm Theo Quyết định số 09/NQ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2010 thành lập thường Hồng Tân thuộc Thị xã Chí Linh, tỉnh Hải Dương sở tồn 1.055,03 diện tích tự nhiên 6.884 nhân xã Hoàng Tân Phường Hồng Tân có 1.055,03 diện tích tự nhiên 6.884 nhân Địa giới hành phường Hồng Tân: + Phía Đơng giáp xã Hồng Tiến + Phía Tây giáp phường Cộng Hòa + Phía Nam giáp xã Văn Đức tỉnh Quảng Ninh + Phía Bắc giáp phường Bến Tắm xã Bắc An Trụ sở làm việc phường Hoàng Tân trụ sở xã Hoàng Tân Do vị trí địa lý phường có quốc lộ 18 chạy qua, nên năm gần tốc độ thị hóa phường Hồng Tân cao, đặc biệt khu vực ven quốc lộ 18 Lịch sử 70 năm đấu tranh xây dựng phát triển UBND phường Hoàng Tân nhìn chung địa bàn phường mức sống người dân tương đối ổn định, số hộ nghèo, đói ngày giảm, mức tăng trưởng kinh tế phường năm sau cao năm trước, mặt dân trí tương đối đồng đều, tỉ lệ trẻ em đưa tới trường cao, đường làng ngõ xóm kiên cố hóa, khang trang, đẹp 1.1.2 Chức UBND phường Hoàng Tân Uỷ ban nhân dân quan hành Nhà nước địa phương, thực quản lý hành Nhà nước địa phương theo phân cấp quản lý UBND phường Hoàng Tân thực theo điều 114 Hiến pháp năm 2013 quy định: Ủy ban nhân dân cấp quyền địa phương Hội đồng nhân dân cấp bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quan hành nhà nước cấp Ủy ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa phương; tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân thực nhiệm vụ quan nhà nước cấp giao 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Hoàng Tân Phát triển kinh tế, văn hóa xã hội, giáo dục y tế… Thu chi ngân sáchtheo quy định pháp luật phối hợp với thôn để đảm bảo thu thu kịp thời khoản thu khác Tuyên truyền giáo dục pháp luật Giữ gìn trật tự an tồn xã hội phòng chống thiên tai Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội năm trình HĐND phường thơng qua, trình UBND thị xã phê duyệt tổ chức thực kế hoạch Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển nơng, cơng nghiệp, dịch vụ theo quy định cấp Tổ chức thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất Tổ chức xây dựng cơng trình thủy lợi, lập quy hoạch sử dụng đất đai, thực quản lý nguồn nước Tổ chức huấn luyện quân phổ thơng, xây dựng quốc phòng tồn dân; thực công tác nghĩa vụ quân sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân dự bị động viên; tổ chức huấn luyện sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; thực hậu cần chỗ sách hậu phương quân đội Thực quản lý trạm Y tế phường, triển khai chương trình kế hoạch hóa gia đình, thực chế độ sách với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, thực công tác cứu trợ xã hội, hoạt động nhân đạo từ thiện, thực quy hoạch quản lý tu bổ nghĩa trang liệt sĩ Thực biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an tồn xã hội Xây dựng lực lượng cơng an phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc Thực phòng ngừa chống tội phạm; quản lý hộ khẩu, đăng ký tạm trú, phối hợp với quan chức việc thi hành án, xử lý vi phạm pháp luật địa phương Kiểm tra việc thực pháp luật địa phương; tổ chức tiếp dân giải khiếu nại, tố cáo theo quy định Thực sách dân tộc tôn giáo 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quy định Cơ cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân bao gồm: Ủy ban nhân dân phường: - 01 chủ tịch UBND phường: Là người phụ trách chung Lãnh đạo điều hành mặt phường, đôn đốc đạo hoạt động phòng ban trực thuộc UBND - 02 Phó Chủ Tịch UBND phường người giúp việc cho Chủ Tịch thực nhiệm vụ Chủ Tịch phân công Chủ Tịch ủy nhiệm giải chịu trách nhiệm trước Chủ Tịch Hàng tuần phải báo cáo kết công tác với Chủ Tịch, công việc phức tạp đột xuất cần xin ý kiến Chủ Tịch để giải Ủy ban nhân dân phường có phòng ban sau: - Văn phòng Ủy ban phường có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp cho Chủ Tịch UBND đạo điều hành Xây dựng chương trình, kế hoạch báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm, công tác đạo điều hành Thường trực HĐND, UBND Chủ tịch UBND phường Chuẩn bị nội dung phục vụ phiên họp HĐND UBND, họp làm việc Chủ tịch Phó Chủ tịch Quản lý dấu Thường trực HĐND UBND, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành Tiếp nhận hồ sơ trả hồ sơ, công chứng giấy tờ, tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo theo quy định Pháp luật - Phòng tài kế tốn giúp UBND phường thực quản lý lĩnh vực: tài chính, kế hoạch đầu tư, tổng hợp, thu chi - Phòng văn hóa xã hội: thực cơng tác quản lý nhà nước vấn đề: văn hóa, gia đình, thể dục thể thao… - Phòng tư pháp - hộ tịch: giúp UBND thực chức quản lý nhà nước về: phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực hộ tịch, đăng ký kết hôn, đăng ký giấy khai sinh, khai tử, trợ giúp pháp lý hòa giả sở cơng tác tư pháp khác - Phòng lao động - thương binh xã hội giúp UBND thực chức quản lý nhà nước như: lao động việc làm, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội - Cơng an: bảo vệ giữ gìn an ninh, trật tự, truy bắt tội phạm… - Phòng địa chính: Tham mưu giúp UBND thực chức quản lý Nhà nước kiến trúc quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà công sở, hạ tầng kỹ thuật, khảo sát đất đai, tư vấn giải thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp hình thức chuyển đổi đất đai - Ban quân sự: Tổ chức huấn luyện quân phổ thông, xây dựng quốc phòng tồn dân, thực cơng tác nghĩa vụ qn sự, công tác tuyển quân, đăng ký, quản lý quân dự bị động viên; tổ chức huấn luyện sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; thự hậu cần chỗ sách hậu phương quân đội - Các tổ chức trị xã hội: + Hội phụ nữ + Hội niên + Hội nông dân + Hội cựu chiến binh + Mặt trận tổ quốc phường + Hội người cao tuổi + Hội nạn nhân chất độc màu da cam + Hội niên xung phong + Hội khuyến học + Hội chữ thập đỏ Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Hoàng Tân Chủ tịch UBND phường Phó Chủ tịch Văn phòng – Thống kê Phòng Tài – Kế hoạch Phó Chủ tịch Phòng Văn hóa – Xã hội Phòng Tư pháp – Hộ tịch Phòng Lao động – Thương binh xã hội Phòng Địa Cơng an phường Ban Qn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ - Ủy ban nhân dân cấp phường đơn vị hành cấp sở, khác với cấp Quận, huyện, có phòng giúp việc, UBND phường có số ban giúp việc kiêm nhiệm, cấp phường khơng có phòng hay phận văn thư lưu trữ riêng - Ở UBND phường Hồng Tân khơng thành lập phòng Lưu trữ riêng mà có cán chuyên trách làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ hành bố trí phận Văn phòng thống kê - Cơng tác Lưu trữ UBND phường Hồng Tân đặt phận Văn phòng – Thống kê bố trí cán chuyên trách làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ - Cán chuyên trách làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ UBND phường Hồng Tân có nhiệm vụ sau: + Quản lý dấu Thường trực HĐND UBND, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ + Tiếp nhận hồ sơ trả hồ sơ, công chứng giấy tờ + Quản lý giải văn đi, quản lý giải văn đến + Quản lý sử dụng dấu + Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Ủy ban + Thu thập, bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban theo quy định pháp luật + Thực trình ký giao dịch hành trực tiếp với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ kho,hệ thống báo cháy chữa cháy tự động Bên cạnh thủ trưởng quan người thực nghiêm quy định công tác lưu trữ quy định cụ thể cho cán nhân viên đến khai thác, sử dụng tài liệu để có trách nhiệm bảo vệ tài liệu Ngồi đề xuất em xin đóng góp thêm số ý kiến công tác Lưu trữ UBND phường Hoàng Tân để hoạt động UBND ngày hiệu + Cán Văn thư kiêm Lưu trữ cán phận Văn phòng cần xếp lại thời gian làm việc cho khoa học + Lãnh đạo quan cần bố trí cho cán Văn phòng học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tiếp thu khoa học kỹ thuật để ứng dụng vào công tác lưu trữ UBND 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Qua trình thực tập em xin đưa số kiến nghị sau: Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan phù hợp với thực trạng quan để tạo thống nhất, đồng bộ, thực quy định Nhà nước quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư vào nề nếp Cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ thường xuyên tập huấn bồi dưỡng cao trình độ chun mơn, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ để thấy vị trí, vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý quan Quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ; trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ cán chun mơn cần có phối hợp chặt chẽ, cần tự giác công việc, đặt công việc nên mục đích chung,phải có nơi quy quy định riêng quan trách nhiệm nghĩa vụ cán chuyên môn thực công tác văn thư, lưu trữ Cần đơn giản hóa thủ tục hành rườm rà Đầu tư thêm trang thiết bị làm việc văn phòng đại Áp dụng công nghệ đại đặc biệt công nghệ thơng tin q trình quản lý văn đi, đến quan 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường Sinh viên có hội cọ sát với thực tế trình học tập, chưa tiếp xúc nhiều với trang thiết bị đại công tác văn thư, lưu trữ Sinh viên gặp phải bỡ ngỡ đưa lý thuyết vào cơng việc thực tế chưa tiếp xúc cọ sát nhiều trình học tập, số trang thiết bị đại hạn chế phục vụ trình thực hành, tạo điều kiện tốt cho sinh viên sau trường việc làm Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn cho sinh viên em mong thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ, thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên khảo sát thực tế cọ sát với công việc sau trường sinh viên làm, đầu tư thêm trang thiết bị đại phục vụ cho thực hành Trên số khuyến nghị nhỏ em, em mong khóa học sau tiếp xúc với công việc tốt C PHẦN KẾT LUẬN Q trình thực tập UBND phường Hồng Tân thời gian từ ngày 10/01/2017 – 10/3/2017 giúp em có nhìn khái qt hình dung tính chất công việc công tác Văn thư - Lưu trữ, tương lai em hy vọng góp phần cơng sức vào xây dựng đất nước, áp dụng kiến thức học vào thực tế Trong trình thực tập em tiếp xúc tìm hiểu thực tế thực trạng, nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ UBND phường Hoàng Tân thấy ưu điểm tồn đọng, mặt hạn chế công tác Văn thư Lưu trữ đây, quan thực tốt xong kết chưa thực liên quan tới khâu nghiệp vụ sở hạ tầng khơng đảm bảo độ an tồn, xác Đợt thực tập giúp em nhận thức đầy đủ, đắn nghề nghiệp chọn sau này, em mong muốn sau trường trở thành cán có lực, vững vàng chun mơn, có ý thức trách nhiệm với nghiệp Lưu trữ để phục vụ cho xã hội Trong thời gian thực tập hoàn thành báo cáo, có nhiều cố gắng học hỏi, vận dụng kiến thức học thực tiễn công việc để viết báo cáo cách trung thực, xác đầy đủ Tuy nhiên, khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đóng góp q báu thầy khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà nội lãnh đạo cán UBND phường Hoàng Tân để báo cáo thực tập em hoàn chỉnh Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng chí lãnh đạo cán bộ, nhân viên UBND phường Hoàng Tân giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này./ Em xin chân thành cảm ơn! Hoàng Tân, Ngày 11 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Hòa D PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh phục vụ cho hoạt động cơng tác cơng tác văn thư, lưu trữ Hình ảnh 01 Hình ảnh 02 Hình ảnh 03 Hình ảnh 01, 02, 03: tủ đựng tài liệu lưu trữ Hình ảnh 04: Máy in Hình ảnh 05: Máy photocoppy PHỤ LỤC 02: BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc … (4)… , ngày … tháng … năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .……………………(1)…………………………… … Chúng tơi gồm: BÊN GIAO: ………………………(2)………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: ………………………(3)…………………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: .…… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………(4)………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): ……………………….… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo(5): ……………………….… …………………….…… …………………….…… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức (6) (chức vụ, chữ kí người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) Ghi chú: Căn kế hoạch công tác hợp đồng chỉnh lý tài liệu v.v… 2, Ghi tên lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu, chẳng hạn Phòng Lưu trữ Bộ …, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ……., Lưu trữ Sở/Ban …… , Lưu trữ Công ty …… , v.v… tên quan, tổ chức đơn vị (nếu có) thực chỉnh lý tài liệu Mục đích hay ghi rõ lý giao nhận: để chỉnh lý sau chỉnh lý Liệt kê công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) như: - Mục lục tài liệu nộp lưu; - Các cơng cụ tra tìm khác thẻ, sở liệu tra tìm tự động ; - Các tài liệu liên quan khác lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu v.v Xác nhận quan, tổ chức quản lý tài liệu (trong trường hợp lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu dấu riêng) ... QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập UBND phường Hoàng Tân kết đạt Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập UBND phường Hoàng Tân. .. quan +… Kết đạt được: + Trong thời gian thực tập UBND phường Hoàng Tân hướng dẫn đạo cụ thể, nhiệt tình lãnh đạo cán nhân viên UBND phường Hoàng Tân em thực hành số công việc nghiệp vụ Văn thư... thiếu, cần tiến hành thu thập, bổ sung trước thực chỉnh lý Xác định giá trị tài liệu UBND phường Hoàng Tân thực chủ yếu kết hợp chỉnh lý UBND phường Hoàng Tân thành lập Hội đồng xác định giá trị tài