Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh

MỤC LỤC Trang A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1. Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh 2 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 2 1.1.1. Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 2 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1.1.2.1. Chức năng 3 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 7 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh 8 2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ 8 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 8 2.2.1. Tổ chức nghiệp vụ văn thư 8 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 8 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi 10 2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 12 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 12 2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 14 2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 14 2.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh 14 2.2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.2.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu 16 2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 16 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 18 3.1. Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1. Ưu điểm 18 3.1.1.1. Hoạt động tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ 18 3.1.1.2. Hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ 18 3.1.2. Hạn chế 19 3.1.2.1. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND cấp phường đối với công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc 19 3.1.2.2. Hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh chuyên môn nghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp 19 3.1.2.3. Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng 20 3.1.2.4. Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn và bất cập 20 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh 21 3.2.1. Về phía cơ quan quản lý ngành 21 3.2.2. Về phía UBND phường Xuân Đỉnh 22 3.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức 22 3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND phường 22 3.2.2.3. Đầu tư kinh phí để cải tạo lại kho lưu trữ trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ 23 3.2.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư lưu trữ 24 3.3. Một số khuyến nghị đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 24 C. KẾT LUẬN 27 D. PHỤ LỤC 28

MỤC LỤC

Trang

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

B.PHẦN NỘI DUNG 2

Chương 1 Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh 2

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 2

1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 2

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3

1.1.2.1 Chức năng 3

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh 3

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh

8 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ 8

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 8

2.2.1 Tổ chức nghiệp vụ văn thư 8

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 8

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 10

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 12

2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 12

2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 14

2.2.2 Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 14

2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh .14

2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 15

2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 16

2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 16

2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 16

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 18

3.1 Nhận xét, đánh giá 18

3.1.1 Ưu điểm 18

3.1.1.1 Hoạt động tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ 18

3.1.1.2 Hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ 18

3.1.2 Hạn chế 19

3.1.2.1 Nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND cấp phường đối với công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc 19

3.1.2.2 Hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh chuyên môn nghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp 19

3.1.2.3 Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng 20

3.1.2.4 Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn và bất cập 20

3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh 21

3.2.1 Về phía cơ quan quản lý ngành 21

3.2.2 Về phía UBND phường Xuân Đỉnh 22

3.2.2.1 Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức 22

3.2.2.2 Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND phường 22 3.2.2.3 Đầu tư kinh phí để cải tạo lại kho lưu trữ trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ 23

3.2.2.4 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư lưu trữ 24

3.3 Một số khuyến nghị đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 24

C KẾT LUẬN 27

D PHỤ LỤC 28

A.PHẦN MỞ ĐẦU.

Kiến tập là quá trình quan sát cách làm, đúc kết kinh nghiệm thực tế cho bảnthân (chủ yếu về nghiệp vụ) trong khoảng thời gian ngắn Là một sinh viên đại họcnăm 3 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cũng như bao bạn khác, em có cơ hội đikiến tập Đợt kiến tập lần này giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Vănthư, Lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đến kiến tập; tạo cơ hội cho sinh viên chủđộng, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác vănthư, Lưu trữ của cơ quan, đơn vị; giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trongviệc học tập các học phần kế tiếp Qua thời gian kiến tập tại UBND phường XuânĐỉnh, quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệttình của Phó Chủ tịch UBND Nguyễn Ngọc Thạch, chị Nguyễn Thị Nhậm, đặc biệt

là chị Trần Thị Hường trong văn phòng, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ emtrong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoànthành kiến tập Bên cạnh đó, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáokhoa Văn thư- Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy cho em nhữngkiến thức cần thiết phục vụ đợt kiến tập này

Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiếp xúc với môi trường công việc thực tế, kiến thứccòn hạn chế, kinh nghiệm còn ít nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìmhiểu về UBND phường Xuân Đỉnh Vì vậy, em rất mong được sự bỏ qua củaUBND phường và sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG.

Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh.

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh.

1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh.

Phường Xuân Đỉnh được thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số

132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc “ Điều chỉnh địa giới hành chínhHuyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và Quận Nam TừLiêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội” Trong đó xã Xuân Đỉnh đã đượcđiều chỉnh địa giới hành chính để thành lập 2 phường là phường Xuân Đỉnh vàphường Xuân Tảo

Sau khi thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phíaBắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế 1, phíaTây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giáp phường PhúThượng (Quận Tây Hồ)

Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, dân số (tính đến tháng 3/2016) là9.357 hộ dân với 34.993 nhân khẩu

Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh chỉ tồn tại 01 tôn giáo là Phật giáo.

Toàn phường có 04 ngôi chùa với tổng số 07 nhà sư ( 3 tăng, 4 ni) Trong nhữngnăm qua các nhà sư trên địa bàn luôn sống chan hòa, gắn bó với chính quyền vànhân dân địa phương, thực hiện nghiêm túc các chủ trương chính sách pháp luậtcủa nhà nước, không có trường hợp sai phạm hoặc mâu thuẫn

Về tín ngưỡng: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh còn bảo tồn hàng chục công

trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thờ họ…trong đó đã có 8 di tích đã được xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, 4 di tích cấpthành phố)

Về lễ hội: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội được duy trì tổ chức

hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội ĐìnhXuân Tảo Trong đó, mỗi năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn trong 3ngày, các lễ hội còn lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ chức với quy

mô hẹp, nội dung đơn giản và thời gian 01 ngày

Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên cường.

Giai đoạn Tiền khởi nghĩa ( 1941 -1945) Xuân Đỉnh đã được Trung ương Đảngchọn làm An toàn khu ( ATK), là nơi nuôi giấu, chở che nhiều đồng chí lãnh đạo

cao cấp của cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng, PhanTrọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên.

Năm 2003 xã Xuân Đỉnh ( nay đã được kiện toàn thành 2 phường là phườngXuân Đỉnh và phường Xuân Tảo) đã được Chủ tịch nước tặng danh hiệu “ Anhhùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp”

Về giáo dục: trên địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ thông

gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm noncông lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục 100% trẻ emtrong độ tuổi được đi học

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh.

1.1.2.1 Chức năng.

UBND phường Xuân Đỉnh là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp cơ sở, có chứcnăng quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn theo phân cấp và ủy quyền của cơquan Nhà nước cấp trên Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là

cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp

và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh.

Căn cứ vào Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015,UBND phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định những vấn đề thuộcnhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường; dự toán thu ngân sách nhànước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sáchphường trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường; chủtrương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật

và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh.

UBND phường Xuân Đỉnh được xác định là UBND phường loại I Theo Luật tổchức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, cơ cấu tổ chức của

phụ trách khối nội chính và Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã); 02 Ủy viên (Ủyviên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an).

vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiệncác biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh

dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiệncác biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật;+ Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc

và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;

+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quyđịnh của pháp luật;

+ Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;

+ Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ;

áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng,chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quyđịnh của pháp luật;

+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền

+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy hoạch pháttriển hạ tầng đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môitrường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị trên địa bàn phường

+ Quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật

- Phó Chủ tịch UBND phường ( phụ trách khối nội chính):

+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận: địa chính, tài thương nghiệp, trật tự xây dựng

chính-+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ, bản sao và các giấy tờ thôngthường khác của công dân.

+ Điều hành công tác của UBND phường, thay Chủ tịch khi Chủ tịch đi vắnghoặc được Chủ tịch ủy quyền

- Phó Chủ tịch UBND phường( phụ trách khối văn xã):

+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận văn hóa- xã hội, trực tiếp

phụ trách phòng “tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính”.

+ Làm thủ trưởng cơ quan, đôn đốc quản lý tài sản chung của UBND phường.+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ và các giấy tờ thông thường kháccủa công dân

- Ủy viên phụ trách công an:

+ Tổ chức lực lượng công an phường, tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng,UBND phường, cơ quan công an cấp trên

+ Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho nhândân, phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, tệ nạn xã hội…

+ Tổ chức nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự công cộng và an toàngiao thông, quản lý vũ khí, chất nổ…

- Ủy viên phụ trách quân sự: tham mưu về chủ trương, biện pháp lãnh đạo,

chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xâydựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên…

Giúp việc cho UBND phường gồm có 07 ban ngành: Văn hóa- Xã hội; Tàichính-Kế toán; Địa chính- Xây dựng ; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng-Thống kê;Tài chính- Thương nghiệp

- Ban Văn hóa- xã hội: thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách

của Đảng và pháp luật của Nhà nước

- Ban Tài chính- Kế toán: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức thực

hiện dự toán thu, chi ngân sách, quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chínhkhác của phường

- Ban Địa chính- Xây dựng: lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp,

hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký ban đầu;thanh tra, quản lý trật tự xây dựng trên địa bàn

- Ban Tư pháp- Hộ tịch: soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo quy định

của pháp luật, tổ chức lấy ý kiến của nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh theo kếhoạch của UBND phường

- Ban Văn phòng- Thống kê: xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và

theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu trong việc chỉ đạothực hiện dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, quản lý công căn, sổ sách, giấy

tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động sốlượng, chất lượng cán bộ, công chức phường

- Ban Tài chính-Thương nghiệp: phụ trách công tác thu thuế nhà đất, thuế sử

dụng đất nông nghiệp, thuế kinh doanh, sản xuất, dịch vụ…

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường Xuân Đỉnh (phụ lục 01)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh.

1.2.1 Chức năng.

- Văn phòng có chức năng giúp việc cho Chủ tịch UBND phường

- Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Ủy ban tổ chức công việc, điều hành bộ máythực hiên chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban theo quy định của pháp luật

- Tham mưu cho lãnh đạo phường về công tác văn thư-lưu trữ của UBND:

+ Ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư- lưu trữ

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư-lưu trữ.+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư-lưu trữ

+ Thực hiện thi đua khen thưởng về văn thư-lưu trữ

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Tiếp nhận các thủ tục hành chính về mọi vấn đề như: khiếu nại, quyết định,công văn đến… sau đó phân loại rồi gửi đến cơ quan chuyên môn và người có thẩmquyền giải quyết

- Là nơi giải quyết những vấn đề: làm giấy khai sinh, giấy chứng tử, xác nhận sơyếu lý lịch, xác nhận chữ ký cung cấp các loại giấy có liên quan đến thẩm quyềncủa mình

- Giúp chủ tịch UBND phường giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền vàgiải thích cho người dân hiểu các giấy tờ cần thiết

- Bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ sau:

+Tiếp nhận và vào sổ công văn đi, đến

+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan

+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ tàiliệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

+ Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu

+ Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân

+ Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức.

Văn phòng có 02 bộ phận: Bộ phận văn phòng và bộ phận tiếp nhận thủ tục hànhchính

Bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ:

Cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ ở phường là cán bộ Văn phòng- thống kê.Hiện nay, UBND phường Xuân Đỉnh chỉ bố trí một cán bộ làm công tác văn phòngkiêm nhiệm công tác văn thư-lưu trữ Việc thiếu một chức danh riêng để đảm nhậncông tác văn thư, lưu trữ đang là nguyên nhân dẫn đến sự nhìn nhận, đánh giá chưađúng mức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã,phường Về trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư lưu trữ ở phường, công chứcvăn phòng-thống kê đã được đào tạo về nghiệp vụ văn thư-lưu trữ Công chức phụtrách công tác văn thư-lưu trữ của phường là nữ, 32 tuổi, có trình độ đại học, tốtnghiệp trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn được đào tạo bài bản về vănthư, lưu trữ Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ tại phường cũng đã được chú trọng,quan tâm hơn cả về nhân lực

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh.

2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ

- Công tác triển khai văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước và văn bản quản

lý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ: UBND đã tổ chức triển khai các văn bảnquy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quản lý của ngành về công tác văn

thư, lưu trữ song mới chỉ dừng lại ở việc sao gửi văn bản tới bộ phận có liên quan.Thực tế, việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quản

lý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND chưa tốt Điều này thể hiệnthông qua thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường hiện nay bao gồmhàng loạt các nội dung như: hệ thống văn bản kiểm soát nội bộ, đầu tư cơ sở vậtchất, đầu tư nhân sự, việc thực hiện qui trình nghiệp vụ

- Công tác ban hành văn bản nội bộ đối với quy chế hoạt động của công tác vănthư, lưu trữ: UBND phường chưa ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ Hàngnăm, lãnh đạo UBND chỉ cử công chức Văn phòng - Thống kê đi tập huấn nghiệp

vụ theo quy định của UBND quận.Đồng thời, UBND phường cũng chưa ban hànhđược các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việc không ban hành quychế công tác văn thư lưu trữ, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ gâyảnh hưởng đến việc thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư vàlưu trữ, thiếu cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử

lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài

2.2 Hoạt động nghiệp vụ.

2.2.1 Tổ chức nghiệp vụ văn thư.

Do cơ cấu gọn, tổ chức theo hình thức tập trung nên việc quản lý và giải quyếtvăn bản của cơ quan được thực hiện nhanh gọn, không bị chồng chéo Ngoài vănthư chung của cơ quan, các phòng ban trong cơ quan không tổ chức văn thư riêng.Công chức văn phòng thống kê kiêm nhiệm văn thư lưu trữ có trách nhiệm quản lýtoàn bộ văn bản đi, đến, con dấu của HĐND, UBND và Văn phòng HĐND vàUBND phường Hàng ngày có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản đến, phân loạivăn bản trước khi đăng kí văn bản, sau đó chuyển giao văn bản đến các đối tượng

có liên quan và giúp Chủ tịch theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, bảo quản các vănbản lưu và sổ sách của cơ quan để phục vụ nghiên cứu sử dụng và quản lý văn bản

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm

vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện thôngtin quan trọng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức.công tác soạn thảo và ban hành văn đối với UBND có ý nghĩa đặc biệt quan trọngxuất phát từ vị trí của UBND trong quản lý Nhà nước - với tư cách luật định: cơquan hành chính có thẩm quyền chung ở địa phương, cơ quan chấp hành củaHĐND cùng cấp Hệ thống văn bản do UBND ban hành khá đa dạng Đó không chỉ

là các văn bản chỉ đaọ, cụ thể cá biệt mà còn có văn bản qui phạm pháp luật, do đó,việc ban hành văn bản của UBND phải tuân thủ các qui định của pháp luật và cácvăn bản hướng dẫn về hình thức, nội dung, trình tự, thẩm quyền

Trong quá trình hoạt động của mình UBND các phường đã ban hành một khốilượng tài liệu tương đối lớn về số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về thểloại bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật(VBQPPL): do lãnh đạo phường ban hành, chỉ

Em xin đưa ra bản thống kê một số loại văn bản được ban hành tại phường năm

2015 thông qua “Sổ đăng kí văn bản đi” như sau:

VBQPPL Công

văn

Quyết định(cábiệt)

Thôngbáo

Tờtrình

Báocáo

- Xác định tên loại văn bản: căn cứ vào nội dung của văn bản dự định ban hành

để chọn tên loại cho phù hợp

- Thu thập và xử lý thông tin: nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mụcđích và nội dung văn bản dự định ban hành

- Xây dựng đề cương văn bản, viết bản thảo: cán bộ chuyên môn chỉ lập đềcương đối với những văn bản phức tạp

- Duyệt văn bản: Chủ tịch UBND phường là người có thẩm quyền ký duyệt vănbản của Ủy ban Tuy nhiên khi Chủ tịch UBND phường đi vắng thì Phó chủ tịchUBND phường được quyền duyệt văn bản theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND.

- Nhân bản văn bản

- Ký ban hành: chủ tịch UBND sẽ ký ban hành tất cả các văn bản hình thànhtrong hoạt động của Phường Tuy nhiên, có một số văn bản thuộc lĩnh vực chuyênmôn của các phòng ban hoặc quyền quản lý của Phó chủ tịch UBND phường thìTrưởng các phòng ban sẽ thừa lệnh ký trên cơ sở có chữ ký phê duyệt của Chủ tịchUBND phường và Phó chủ tịch UBND phường ký thay để ban hành văn bản

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi.

Quy trình quản lý văn bản đi của UBND phường cơ bản đã tuân thủ theo các quyđịnh cụ thể tại các Điều 17, 18, 19, 20 – Mục 2 - Nghị định 110/2004/NĐ-CP củaChính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thông tư 07/2012/TT-BNV ngày22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm vănbản: văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn phòng thực hiện việc này.Cán bộvăn thư sẽ ký nháy chịu trách nhiệm về thể thức ở cuối phần “Nơi nhận”.Mỗi một

loại văn bản có một hệ thống số riêng UBND phường có 9 hệ thống số, dành cho

09 loại văn bản sau: VBQPPL, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên bản,công văn, thông báo, văn bản mật

- Đăng ký văn bản: phường đã dùng máy tính để đăng kí văn bản đi Riêng đốivới văn bản mật đi, đăng ký bằng sổ theo phương pháp truyền thống.(Phụ lục 04)

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn: văn thư phường đóng dấu cơ quanvào văn bản Đối với văn bản khẩn, mật, văn thư chỉ đóng dấu mật, khẩn khi có yêucầu Dấu cơ quan được đóng ngay ngẵn, rõ ràng Tuy nhiên, có một số văn bản, dấu

cơ quan đóng không được ngay ngắn (Phụ lục số 02 ) Đối với những văn bản gồm

02 tờ trở lên được đóng giáp lai.Các văn bản đi kèm không có chữ ký thì đượcđóng dấu treo, đóng dấu trùm lên một phần tác giả hoặc tiêu đề văn bản

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

+ Chuyển giao trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân: do cán bộ văn phòngchuyển giao, ghi nơi nhận văn bản trực tiếp lên phía trên cùng của văn bản

+ Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác: do cán bộ văn phòng chuyểngiao, văn bản có bì gói văn bản

+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: các văn bản khi gửi qua đường bưu điệnđều có bì gói văn bản

+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng: văn bản mật không chuyểnqua fax và mạng

Tuy nhiên, trong quá trình chuyển giao văn bản đi, văn bản mật chỉ được cho vào

bì, không có phiếu gửi, nên không đản bảo độ mật theo quy định của pháp luật Bên

cạnh đó, UBND phường không có “Sổ chuyển giao văn bản đi” Như vậy, sẽ gây

khó khăn trong việc theo dõi hoạt động của cơ quan, trong một năm sẽ không biết

số văn bản gửi chính xác đến những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào

-Lưu văn bản đi: Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định Bảngốc được lưu tại văn thư, bản chính lưu tại bộ phận soạn thảo ra văn bản.Do sốlượng văn bản làm ra hàng năm không nhiều nên thành lập tập lưu theo năm.Ví dụ:

“Tập lưu văn bản của Văn phòng UBND năm 2014”

2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến.

- Tiếp nhận văn bản đến: Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì vănbản đến Các văn bản gửi đến phường đều được chuyển giao tới văn thư Cán bộvăn thư trực tiếp ký nhận văn bản, thực hiện các khâu bóc bì, lấy số, ký hiệu, ngày

tháng văn bản đến để đăng ký vào máy tính Đối với các văn bản ghi đích danhngười nhận, hay một số văn bản có dấu mật, cán bộ văn thư không thực hiện bóc bìnhư các văn bản đến bình thường khác Dấu “công văn đến” (mẫu dấu đến đượcghi tại phụ lục 05) vào các khoảng trắng dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trênđầu các văn bản, nhập các thông tin về nơi gửi văn bản, số, ngày tháng ban hành,trích yếu, số, ngày văn bản đến phường và các dữ liệu có liên quan khác vào sổcông văn đến trên máy tính

- Đăng kí văn bản đến: thực hiện đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đếnđối với văn bản đến của cơ quan trên máy tính Riêng văn bản mật thì được đăng kíbằng sổ truyền thống (mẫu sổ đăng kí văn bản đến trên máy tính được thể hiện tạiphụ lục số 06)

- Trình, chuyển giao văn bản đến:

+ Sau khi đăng ký văn bản vào sổ, văn bản phải đưa lên trình chủ tịch và ngườiđược giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Khi có ýkiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn phòng tiến hành đăng ký tiếp các cộtcòn lại Khi văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán bộ vănphòng trực tiếp photo và chuyển trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân có liên quantrong cơ quan

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Cán bộ chuyênmôn thực hiện việc giải quyết văn bản đến theo sự phân công của lãnh đạo cơ quan.Cán bộ văn phòng được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bảnđến

2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường:

+ Hồ sơ công việc:

Hồ sơ lưu văn bản đi;

Hồ sơ hội nghị;

Hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Hồ sơ giải quyết đơn thư của công dân

+ Hồ sơ nguyên tắc

+ Hồ sơ nhân sự: được lập và quản lý tại bộ phận kế toán của UBND phường

- Tính đến thời điểm hiện nay, UBND phường chưa xây dựng Danh mục hồ sơ

- Tình hình lập hồ sơ: phần lớn các văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt độngcủa cơ quan vẫn chưa được cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành Chỉ có ở bộphận văn phòng, bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của văn phòng,

tư pháp - hộ tịch, địa chính lập hồ sơ Các phòng ban khác thường không lập hồ sơcông việc, chỉ sắp xếp theo công văn đi và công văn đến cho gọn gàng

- Các tập lưu công văn đi được sắp xếp theo số thứ tự ban hành, các tập lưu côngvăn đến được sắp xếp theo số đến.Các hồ sơ hội nghị được sắp xếp theo trình tựgiải quyết công việc Các hồ sơ chứng thực của bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủtục hành chính được sắp xếp theo trình tự giải quyết, bao gồm: Phiếu yêu cầu côngchứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theobản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, cácgiấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác ( nếu có).Tuy nhiên, khi thực thi côngviệc, cá nhân chủ trì theo dõi, giải quyết văn bản chưa chú trọng đến việc thu thập,cập nhật văn bản đưa vào hồ sơ vì vậy còn tồn tại tình trạng nhiều hồ sơ không đầy

đủ văn bản, tài liệu, chất lượng hồ sơ được lập ra không đảm bảo đúng yêu cầu.Công tác biên mục hồ sơ cũng còn nhiều hạn chế: Văn bản tài liệu có nhiều chỗ cònchưa được sắp xếp khoa học, không đánh số tờ, thiếu công đoạn lập Mục lục vănbản, và không viết bìa hồ sơ theo đúng quy định Ví dụ, một số hồ sơ hội nghị chưathu thập những tài liệu ảnh, băng ghi hình hoặc nếu có thì lại không được biênmục, không ghi chú và không được bảo quản đúng quy cách nên dễ mất mát hoặc

sử dụng một thời gian thì bị hư hỏng

- Đối với công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

+ Trước hết, UBND phường đã có kho lưu trữ

+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện theođúng quy định của nhà nước Có những hồ sơ, tài liệu đã được giải quyết xongtrong thời hạn một năm phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nhưng không giao nộp

vào ngay Ví dụ: Hồ sơ chứng thực tại bộ phận giải quyết và thủ tục hành chính của

năm 2014 phải nộp lưu vào năm 2015 nhưng đến 2016 mới nộp lưu vào lưu trữ cơquan Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ các bộ phận có lập các mục lục hồ sơ,tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ lập biên bản giao nhận hồ sơ,tài liệu nộp lưu

+ Do có những hồ sơ chưa được lập hoặc lập không đúng yêu cầu nên có nhiềutài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở trong tình trạng rời lẻ

2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu.

- Các loại dấu được UBND sử dụng bao gồm: dấu cơ quan, dấu đến, dấu chứcdanh, dấu mật, dấu khẩn, dấu họ tên lãnh đạo cơ quan

- Việc quản lý và sử dụng con dấu được giao cho công chức Văn phòng-Thống

kê bảo quản và sử dụng

- Việc sử dụng con dấu đúng với nội dung, tính chất công việc Chỉ có ngườiđược giữ dấu mới được đóng vào văn bản, tất cả những người khác không đượcmượn dấu và tùy ý lấy dấu đóng lên văn bản

- Dấu cơ quan được đóng lên văn bản do cơ quan ban hành ra đóng dấu khi đã cóchữ ký của người có thẩm quyền

- Ngoài dấu cơ quan sử dụng chung trong cơ quan tại Văn phòng thì HĐND cócon dấu riêng và được đóng lên các văn bản do HĐND ban hành, dấu do cán bộtrong Hội đồng cất giữ

- Việc bảo quản con dấu được UBND phường thực hiện rất tốt Dấu được cán bộvăn thư quản lý cẩn thận và khá an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc khi đượcbảo quản trong két sắt Khi cán bộ văn thư đi ra ngoài thì khóa két cẩn thận, nếubàn giao lại cho ai thì phải được sự cho phép của lãnh đạo phường

2.2.2 Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ.

Do những hạn chế nhất định về nhân sự và hệ thống cơ sở vật chất nên công táclưu trữ tại UBND phường vẫn còn nhiều khó khăn, hạn chế

2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh.

Hiện tại, kho lưu trữ của phường bảo quản tài liệu của 01 phông: Phông lưu trữUBND phường Xuân Đỉnh Chủ yếu là tài liệu hành chính, do UBND là cơ quanhành chính thực hiện quản lý nhà nước ở cấp phường

Tài liệu trong phông lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh bao gồm: tài liệu tổnghợp bao gồm tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo; tài liệu Văn phòng- thống kê;tài liệu công an; tài liệu quân sự; tài liệu tư pháp- hộ tịch; tài liệu địa chính- xâydựng; tài liệu tài chính- kế toán; tài liệu văn hóa- xã hội; tài liệu thuế

2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ.

Tại phường, nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các tài liệu sản sinh trongquá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường.Đây

là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên nhất của kho lưu trữ UBND cấpphường Bên cạnh đó là các tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnquản lý của các cơ quan cấp trên gửi đến liên quan đến hoạt động của UBND cấpphường

Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của UBND phường:

- Các cơ quan cấp trên;

Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức: Ngoài tài liệuhành chính, còn có một số lượng nhỏ tài liệu khoa học kỹ thuật như: tài liệu xâydựng các công trình, các dự án, khu đô thị…

Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ không được xác định đúng như trong quyđịnh của nhà nước Thời hạn thu thập không được cố định Có những tài liệu thuộccác phòng ban giao nộp đúng thời hạn trong thời hạn một năm kể từ khi công việckết thúc, trong thời hạn 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.Nhưng cónhững tài liệu thuộc một số phòng ban khác không giao nộp đúng thời hạn theo quyđịnh như em đã đề cập ở nội dung phần trước đó

Thủ tục giao nộp bao gồm: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận

hồ sơ tài liệu nộp lưu

2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu.

- Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Tại UBND phường, việc này chưathực sự được chú trọng Hiện nay, phường chưa xây dựng được bất kỳ bảng thờihạn bảo quản nào Các hồ sơ, tài liệu được chuyển vào lưu trữ ngay từ giai đoạn