Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ của UBND Phường Khương Thượng

MỤC LỤC A-LỜI MỞ ĐẦU 1 B - PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG KHƯƠNG THƯỢNG 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Khương Thượng 3 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của văn phòng UBND phường Khương Thượng 3 1.2.1. Chức năng của Văn phòng UBND phường Khương Thượng 3 1.2.2. Nhiệm vụ 4 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 4 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG KHƯƠNG THƯỢNG 6 2.1. Hoạt động quản lý 6 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về Văn thư – lưu trữ 6 2.1.2. Quản lý phòng lưu trữ UBND phường Khương Thượng 6 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường. 6 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ. 7 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường. 8 2.1.6. Hợp tác quốc tế 8 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 8 2.2.1. Công tác quản lý văn bản 8 2.2.1.1. Quản lý văn bản đi 8 2.2.1.2. Quản lý văn bản đến 12 2.2.2. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.3. Lập hồ sơ hiện hành 16 2.2.4. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 16 2.2.4.1. Công tác thu thập tài liệu 17 2.2.4.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 17 2.2.4.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.2.4.4. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.4.5. Công tác giao nộp tài liệu 20 2.2.4.6. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ: 21 CHƯƠNG 3: VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 22 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian làm bài tập và kết quả đạt được 22 3.2. Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan 23 C- PHẦN KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC

MỤC LỤC A-LỜI MỞ ĐẦU B - PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG KHƯƠNG THƯỢNG .3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Khương Thượng 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ văn phòng UBND phường Khương Thượng 1.2.1 Chức Văn phòng UBND phường Khương Thượng .3 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG KHƯƠNG THƯỢNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn Văn thư – lưu trữ 2.1.2 Quản lý phòng lưu trữ UBND phường Khương Thượng 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ UBND phường 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư lưu trữ 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND phường 2.1.6 Hợp tác quốc tế .8 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Công tác quản lý văn 2.2.1.1 Quản lý văn .8 2.2.1.2 Quản lý văn đến 12 2.2.2 Công tác quản lý sử dụng dấu 15 2.2.3 Lập hồ sơ hành 16 2.2.4 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 16 2.2.4.1 Công tác thu thập tài liệu 17 2.2.4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 17 2.2.4.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.2.4.4 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.4.5 Công tác giao nộp tài liệu 20 2.2.4.6 Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác Lưu trữ: 21 CHƯƠNG 3: VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 22 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian làm tập kết đạt 22 3.2 Đề xuất giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ quan 23 C- PHẦN KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC A-LỜI MỞ ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học cơng nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND Phường Khương Thượng, với thời gian dài đem lại cho kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn hướng dẫn giúp đỡ tận tình cán Văn phòng, tơi học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc đòi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn thư tương lai, trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập cơng tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn Giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ tơi khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Ngoài phần mở đầu kết luận, tập kết thúc học phần môn Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND Phường Khương Thượng Chương 2: Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ UBND Phường Khương Thượng Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị việc quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND phường Khương Thượng Trong qúa trình làm tập kết thúc học phần môn Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ thực trình tự, đầy đủ nội dung Để hồn thành tập mình, ngồi kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, nhận đượ giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình, cán Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên q trình làm chắn thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm Sinh viên thực B - PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG KHƯƠNG THƯỢNG 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Khương Thượng Khương Thượng phường thuộc quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Việt Nam Khương Thượng có 33,5 diện tích tự nhiên 10.010 người (2016) Phường Khương Thượng nằm vùng trọng điểm kinh tế quận Đống Đa thành phố Hà Nội Địa giới phường Khương Thượng: Đông giáp phường Kim Liên; Tây giáp phường Khương Trung; Nam giáp phường Khương Mai; Bắc giáp phường Trung Tự (quận Đống Đa) Địa chỉ: 388 Trường Chinh, Khương Thượng, phường Khương Thượng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế quận Đống Đa Ngày cấp giấy phép: 30/06/2009 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ văn phòng UBND phường Khương Thượng 1.2.1 Chức Văn phòng UBND phường Khương Thượng Văn phòng HĐND – UBND phận giúp việc, tham mưu phục vụ cho hoạt động điều hành HĐND - UBND quận việc quản lý Nhà nước Văn phòng UBND phường có chức sau: - Văn phòng quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND quận tập trung thống - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo quan thường xuyên liên tục có hiệu - Đồng thời thực chức Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảm bảo an toàn hiệu 1.2.2 Nhiệm vụ a Tham mưu tổ hợp - Xây dựng chương trình cơng tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt đông HĐND UBND phường, biên tập, quản lý hồ sơ biên kỳ họp HĐND UBND phường, phối hợp ngành chức soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND UBND phường để ban hành Thống việc ban hành văn HĐND UBND, Chủ tịch UBND - Theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn việc chuẩn bị đề án phân cơng để trình cấp có thẩm quyền Tổ chức thực truyền đạt cấp HĐND UBND phường đến ngành, cấp đôn đốc thực - Thường xuyên cung cấp sử lý thơng tin kịp thời, xác phục vụ cho công tác lãnh đạo HĐND UBND phường, giúp lãnh đạo quan thực chế độ thông tin báo lên cấp - Thực tốt mối quan hệ làm việc UBND phường, Chủ tịch UBND với Thường trực Phường uỷ, Thường trực HĐND, Ban HĐND, TMTQ đoàn thể nhân dân phường b Cơng tác hành tổ chức - Tổ chức, cơng tác quản lí Văn thư (công văn, giấy tờ, tài liệu ) lưu hồ sơ quan theo qui định nhà nước c Công tác quản trị tài vụ - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh đạo cán quan - Quản lí tài sản cơng dân, ngân sách quan theo chế độ tài nhà nước - Các hoạt động dịch vụ công: Lễ tân, nhà khách, ô tô, điện thoại 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND phường đơn vị giúp việc cho UBND phường, văn phòng cầu nối UBDN với phòng, Ban xã, thị trấn thuộc phường phường, tỉnh bạn Văn phòng UBND nơi tổng hợp thông tin truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết để giải công việc hàng ngày quan đơn vị phường Văn phòng UBND phường Khương Thượng có 26 cán có 19 cán vào biên chế 07 cán làm hợp đồng Các cán có trình độ chun mơn cao phẩm chất trị tốt CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG KHƯƠNG THƯỢNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn Văn thư – lưu trữ Đảng ủy phường Khương Thượng chưa xây dụng văn công tác Văn thư – Lưu trữ mà thực theo quy định Thành ủy hướng dẫn Quận ủy Đống Đa, cụ thể văn bản: Quy định số 110-QĐ/TU, ngày 10 tháng năm 2016 Thành ủy Hà Nội công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội thành phố Hà Nội Để công tác văn thư – lưu trữ vào nề nếp thực có hiệu Chủ tịch UBND phường giao cho Văn phòng UBND phường xây dựng quy chế hoạt động, hướng dẫn nghiệp vụ, cử cán cán văn thư phường học lớp tập huấn, phổ biến quán triệt văn mới, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch nhằm phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ 2.1.2 Quản lý phòng lưu trữ UBND phường Khương Thượng Sau kết thúc công việc, đơn vị phòng ban phải nộp lại văn bản, hồ sơ liên quan kèm phòng văn thư Tại cán phòng hay cán văn thư kiểm tra làm thủ tục chuyển toàn tài liệu hồ sơ vào kho lưu trữ UBND phường Hồ sơ tài liệu quản lí tập trung, thống nhất, chặt chẽ để tránh tình trạng hay thất lạc tài liệu quan tổ chức 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ UBND phường Do điều kiện chưa có nên việc tổ chức áp dụng thành tựu khoa học gặp nhiều khó khăn Cơng tác Văn thư - Lưu trữ việc đảm bảo đầy đủ thông tin văn để phục vụ cho việc quản lí nơi diễn hoạt động thu nhận, trao đổi lưu giữ thơng tin cần thiết quan trọng Trong đó, cơng việc liên quan đến quản lí giấy tờ văn chủ yếu số khâu quan trọng quan tổ chức Công tác Văn thư – Lưu trữ xã hội ngày tăng cường góp phần phát triển quan nhà nước Vì mà cơng tác Văn thư – Lưu trữ ngày trau dồi tự động hóa khâu nghiệp vụ để nhằm nâng cao chất lượng hiệu Hiện nay, công tác Văn thư – Lưu trữ công việc liên quan đến việc soạn thảo ban hành văn Tại UBND phường Khương Thượng trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết máy vi tính nối mạng internet, máy in, máy photo, phần mềm quản lí văn có phần mềm tra cứu giúp cán chuyên môn tiết kiệm thời gian việc tra tìm tài liệu Công tác Văn thư - Lưu trữ chuyển hóa việc chuyển giao số văn đến đường bưu điện hay chuyển phát nhanh dần thay đổi việc ứng dụng vào công nghệ thông tin Việc triển khai phát triển hòm thư điện tử qua cổng thông tin điện tử mang lại hiểu định cho Đảng ủy phường Kết việc áp dụng cơng nghệ thơng tin góp phần nâng cao hiệu công việc công tác quản lí, điều hành góp phần tổ chức cải cách hành UBND phường Khương Thượng 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư lưu trữ Ở UBND phường phận Văn thư – Lưu trữ có nhiệm vụ quản lí tổ chức thực cơng tác văn thư lưu trữ Cán chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ có nghiệp vụ tốt kiến thức sâu rộng để cơng việc ln hiệu Có trách nhiệm chấp hành theo với nội quy, quy định công tác Văn thư – Lưu trữ Hằng năm, UBND phường Khương Thượng tạo điều kiện cho cán văn thư – lưu trữ tham gia khóa học hay lớp học huấn luyện hay bổ sung kiến thức, trình độ chun mơn cho cán công tác lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ Trong trình triển khai thực quy chế, cán đạt thành tích xuất sắc đề nghị khen thưởng Việc đánh giá kết công tác xét thi đua, khen thưởng có thành tích thực quy chế tổ chức vào dịp cuối năm 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Về hoạt động tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND phường có thực nhiên hạn chế Cán vi phạm quy chế phải nhắc nhở, phê bình kịp thời Nếu cố ý vi phạm tái phạm tùy thuộc theo mức độ nặng nhẹ để kiểm điểm, chịu hình thức kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm đưa mức xử lí thích đáng 2.1.6 Hợp tác quốc tế Do điều kiện quan chưa cho phép nên hoạt động hợp tác quốc tế cơng tác lưu trữ chưa có Vẫn hạn chế thực trạng tài liệu chất đống, bó gói, rời, lẻ kho lưu trữ quan mà tài liệu kho hầu hết tài liệu có giá trị (giá trị hành giá trị lịch sử) 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Công tác quản lý văn 2.2.1.1 Quản lý văn Văn văn bản, tài liệu quan gửi quan khác UBND phường Khương Thượng có loại Văn bản, tài liệu gửi Quyết định, Chỉ thị, Công văn Trong hoạt động hàng năm quan UBND phường Khương Thượng văn hình thành chưa phải nhiều cơng tác quản lí văn tổ chức tốt, quy định Nhà nước Cơng tác quản lí văn tổ chức tốt tất khâu a Đánh máy in văn Để trang bị cho việc đánh máy in văn bản, Văn phòng UBND phường Khương Thượng trang bị 02 máy tính máy in Cơ quan có đơn thư cơng dân địa bàn phường Vì cơng tác quản lí cơng văn đến tổ chức cụ thể, quy định Nhà nước đề Qua trình khảo sát thức tế, thấy công tác quản lý công văn đến UBND phường Khương Thượng tiến hành theo trình tự sau: a Tiếp nhận , bóc bì văn bản: Qua khảo sát thấy việc tiếp nhận, bóc bì văn UBND phường Khương Thượng tiến hành tốt Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn đến kiểm tra, phân loại văn đến Khi nhận văn bản, nhân viên văn thư kiểm tra cách cẩn thận xem phong bì có bị bóc trước khơng , kiểm tra xem có văn gửi cho UBND phường khơng, số lượng văn có đầy đủ khơng, có bị rách thủng khơng Với trường hợp có sai sót nhân viên văn thư báo cho Chánh Văn phòng xử lí kịp thời Sau kiểm tra xong nhân viên văn thư tiến hành phân hai loại loại văn cần đăng ký vào sổ loại thư từ riêng Việc bóc bì văn tiến hành cẩn thận Nhân viên văn thư dùng kéo để bóc bì đảm bảo không dấu bưu điện, không làm số, kí hiệu ghi ngồi bì văn Nhân viên văn thư ln bóc bì văn có dấu khẩn hay hoả tốc trước để đảm bảo nội dung văn giải kịp thời Với văn mật Uỷ ban phường giao trách nhiệm bóc bì cho Chánh Văn phòng b Đóng dấu đến đăng ký văn vào sổ: Để tạo điều kiện cho việc quản lí văn chặt chẽ, tất công văn đến quan nhân viên văn thư đóng dấu đến ghi rõ ràng lên thơng tin số đến, ngày tháng năm đến Số đến số thứ tự văn đến quan, đánh số từ 01 đến số cuối tất văn đến Uỷ ban năm Nhân viên văn thư thường đóng dấu đến vào phần số ký kiệu công văn đến Sau đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng năm đến, nhân viên văn thư, tiến hành đăng ký văn đến vào “Sổ đăng ký văn đến” cách xác đầy đủ Tại UBND phường Khương Thượng quản lí văn sổ hàng năm số lượng văn đến không nhiều UBND phường lập số đăng ký văn theo hai loai là: Một “ Sổ đăng ký văn mật đến ”, “ Sổ đăng ký cho tất loại văn đến” Uỷ ban c Trình phối chuyển giao văn đến: Tất văn đến, sau bóc bì, đóng “Dấu đến” đăng ký vào sổ để quản lý, nhân viên văn thư tập hợp lại trình Chánh Văn phòng Uỷ ban xin ý kiến phân phối đến phận, cá nhân quan Sau Chánh Văn phòng ghi ý kiến phân phối đến lãnh đạo HĐND UBND , nhân viên văn thư tiến hành đăng ký thông tin vào cột “Nơi nhận, người nhận” trực tiếp chuyển văn đến tất phòng Ban, phận, cá nhân theo ý kiến cho Khi chuyển văn đến nhân viên văn thư đến xin chữ ký vào cột “ký nhận” để đảm bảo tính nguyên tắc để quản lí văn chặt chẽ đồng thời làm sở để làm tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giải văn d Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn bản: Các văn đến UBND phường Khương Thượng tổ chức giải nhanh chóng, chuyển đến phận có thẩm quyền việc chuyển công văn đảm bảo quy định, địa đơn vị, cá nhân Việc kiểm tra theo dõi công tác giải công văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch với Chánh Văn phòng nhân viên văn thư Nhân viên văn thư quan tâm việc giải văn đến cuả phận, có trở kịp thời văn chưa giải đặc biệt văn có dấu mật khẩn Tuy nhiên văn phòng HĐND UBND phường chưa có sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt cơng tác quản lí Văn bản, tổ chức giải văn chưa sát e Công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu: Hồ sơ tập (hoặc văn bản) có liên quan với vấn đề, việc người, hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi, chức nhiệm vụ quan Lập hồ sơ trình tập hợp văn – tài liệu hình thành hồ sơ giải công việc theo nguyên tắc, phương pháp định Lập hồ sơ tốt, giúp cho quan nâng cao hiệu xuất chât lượng công việc, đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ Theo điều lệ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 18/9/1963 Văn phòng phủ công tác công văn -giấy tờ quy định: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ cán làm công tác chuyên môn khác đơi có việc liên quan đến cơng văn giấy tờ phải lập hồ sơ cơng việc làm” Thực qui định trên, UBND phường Khương Thượng quy định: Cứ sau công việc giải phòng, ban chun mơn, cá nhân lãnh đạo phải lập hồ sơ công việc Tuy nhiên có số phòng ban làm tốt, nhiều phận khác chưa làm tốt công tác 2.2.2 Công tác quản lý sử dụng dấu Một nội dung công tác văn thư quan việc quản lí sử dụng dấu theo quy định Nhà nước dấu yếu tố quan trọng thủ tục Hành hành Một văn ban hành đầy đủ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phải có dấu đóng có hiệu lực pháp lý Tại UBND phường Khương Thượng Văn phòng nơi diễn hoạt động công tác văn thư việc quản lí đóng dấu Nắm tính chất quan trọng dấu cán Văn phòng nói chung người chịu trách nhiệm quản lý đóng dấu nói riêng thức việc sử dụng bảo quản dấu tốt UBND phường Khương Thượng sử dụng hai loại dấu là: Dấu quan có quốc huy dấu văn phòng dấu như: Dấu mật, dấu khẩn, hoả tốc, dấu đến, dấu chức danh chủ tịch phó chủ tịch, dấu Chánh văn phòng Dấu đóng quy định, đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn thức Dấu đóng vào 1/3 chữ ký lệch bên trái, quan dùng mực dấu mực đỏ để đóng lên văn Nhận xét: Qua trình khảo sát thực tế UBND phường tơi thấy cơng tác quản lí sử dụng dấu quan sau: Dấu UBND phường Khương Thượng bảo quản cẩn thận, lau chùi sẽ, đặt vào ngăn tủ quan, có khố tủ chắn Dấu đóng vào Văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng qui định Nhà nước 2.2.3 Lập hồ sơ hành Tổ chức quản lí cơng văn giấy tờ quan nhằm phục vụ thông tin kịp thời nhanh chóng, xác cho cơng tác quản lí khơng khâu quản lí cơng văn - đến mà công tác lập hồ sơ hành đóng vai trò quan trọng Lập hồ sơ hành khâu cuối nội dung cơng tác Văn thư móc xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Như biết trình giải công việc quan, công văn giấy tờ sản sinh có loại có giá trị để giải cơng việc trước mắt, có loại sau giải công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung tài liệu Qua khảo sát thấy: Công tác lập hồ sơ hành UBND phường Khương Thượng đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, Văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lí Trong trình lập hồ sơ cán văn thư biên mục đầy đủ bên bên ngồi bìa hồ sơ 2.2.4 Cơng tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Tại UBND phường Khương Thượng công tác Lưu trữ quan tâm chưa thực tốt Cơ quan tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu cách cẩn thận, nhiên thành lập kho lưu trữ riêng nên số tài liệu chưa chỉnh lý tình trạnh bó gói, để lộn xộn Cơ quan có cán văn thư kiêm nhiệm lưu trữ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng, giao nộp tài liệu thực chưa tốt 2.2.4.1 Công tác thu thập tài liệu Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào lưu trữ công việc thường xun tất yếu nhằm hồn thiện phơng lưu trữ quốc gia Ở quan làm tốt công tác thu thập tài liệu bảo quản chọn vẹn khối tài liệu có hoạt động quan Tại UBND phường Khương Thượng cơng tác thu thập tài liệu tiến hành hàng năm vào cuối năm làm việc với phận phòng, ban chuyên môn Cứ đến cuối năm hoạt động, Chủ tịch UBND phường kết hợp với Chánh Văn phòng đạo phòng, Ban lập hồ sơ cơng việc phận Nhằm tạo điều kiện cho cơng tác thu thập nguồn tài liệu vào bảo quản kho Lưu trữ thuận lợi, hiệu quả, đảm bảo Văn bản, tài liệu thu thập có giá trị, phục vụ lâu dài hoạt động Uỷ ban Các loại tài liệu nộp như: Tài liệu quản lý Hành Nhà nước, tài liệu tổ chức quyền, tổ chức máy quan, tài liệu phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội Nhận xét: Ưu điểm: Công tác thu thập tài liệu UBND phường Khương Thượng tiến hành hàng năm nên Lưu trữ khối tài liệu quan trọng Công tác thu thập tạo điều kiện khâu khác Lưu trữ quan Nhược điểm: có tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ chưa lập hồ sơ, chất lượng tài liệu nộp chưa cao, tài liệu hết giá trị sử dụng Lưu trữ 2.2.4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu phông, loại tài liệu hết giá trị, bảo quản tài liệu quan trọng Tại UBND phường Khương Thượng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu quan tâm, UBND có phơng lưu trữ riêng đầu tư chi phí cho công tác lưu trữ Hiện nay, khối tài liệu lưu trữ quan, số tình trạng bó gói, lộn xộn Cơ quan lập hồ sơ đơn vị bảo quản cho số tài liệu, có bảng thời hạn bảo quản quy định Cục Văn thư – Lưu trữ Đây tình trạng chung phổ biến tất quan, khơng riêng UBND phường Khương Thượng Để công tác chỉnh lý quan nói chung UBND phường Khương Thượng nói riêng tổ chức quy định quan quản lý lưu trữ cấp cần có sách cụ thể quan tâm nhằm khuyến khích quan làm tốt cơng tác 2.2.4.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Với vai trò, ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phân loại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản lưu trữ khó, việc bảo quản an tồn tài liệu q trình lưu trữ khỏi tác nhân phá hoại khó khăn, phức tạp Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại nhiều yếu tố khách quan kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng yếu tố chủ quan người gây Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Tại UBND phường Khương Thượng công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cần quan tâm Hiện Uỷ ban nhân dân phường có kho lưu trữ tài liệu riêng, phòng lưu trữ có giá đựng tài liệu Tuy chưa thu thập đủ, tài liệu lưu trữ tài liệu tất phòng, ban có tài liệu phòng Tư pháp bảo quản riêng phòng Do xây dựng phòng lưu trữ, có cán Văn thư kiêm nghiệm lưu trữ nên khối tài liệu chưa thực bảo quản tốt Chỉ có tài liệu chỉnh lý từ năm trước xếp lên giá, số tài liệu tình trạng chưa chỉnh lý, xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm sử dụng.Vì kho lưu trữ Uỷ ban chưa trang bị thiết bị cứu hoả, quạt thơng gió, máy điều hồ nên tài liệu chưa bảo quản an tồn có cố xảy khơng tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng điều kiện khắc nghiệt Tuy nhiên điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng, củng cố cho cơng tác bảo quản tài liệu UBND phường Khương Thượng tận dụng khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệu quét dọn, lau chùi sẽ, thoáng mát, tài liệu trước đưa vào lưu trữ xử lý sạch, khô 2.2.4.4 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Qua khảo sát thực tế, nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu Uỷ ban phường Khương Thượng tổ chức theo hình thức cho mượn, Cán cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu đến phòng mượn tài liệu, nghiên cứu phòng phô tô mang nhà Ở chưa xây dựng phòng đọc riêng chưa có triển lãm tài liệu hiệu cơng tác chưa cao Hiện lưu trữ phường mở, phục vụ cho nhu cầu sử dụng, sử dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày UBND phường Đối tượng nghiên cứu tài liệu cán chuyên môn Uỷ ban nghiên cứu khối lượng định Do cán văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên tài liệu chưa xác định giá trị, chưa thể đưa công bố giới thiệu Do chưa có cơng cụ tra cứu khoa học nên việc tra tìm tài liêu gặp nhiều khó khăn Tuy cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu UBND phường chưa quy mô khối tài liệu đưa nghiên cứu tài liệu có giá trị phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày quan Để khai thác sử dụng tài liệu nhiều hơn, UBND phường bước tổ chức lại công tác lưu trữ nói chung quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản sử dụng tài liệu 2.2.4.5 Công tác giao nộp tài liệu Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc đơn vị quan phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, để đưa vào lưu trữ quan , tạo nguồn nộp lưu cho lưu trữ lịch sử sau năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu lưu trữ, nhằm lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Tại UBND phường Khương Thượng công tác nộp tài liệu tiến hành sau năm làm việc nôi dung Văn bản, tài liệu giải xong Cứ đến cuối năm phận Lưu trữ phường tiếp tục tiếp nhận tất tài liệu phòng chuyên mơn sau: Tài liệu Văn hố - Xã hội Tài liệu lĩnh vực kinh tế Tài liệu Địa - Quản lý đất đai Tồn khối tài liệu đưa vào lưu trữ phường Tại đây, tài liệu bảo quản an toàn tổ chức sử dụng theo nhu cầu khác quan UBND phường xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để Phòng, Ban chuyên môn nắm bắt hồ sơ tài liệu cần lập đem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu nhanh chóng, thuận lợi Sau cơng tác nộp lưu tiến hành xong, phận lưu trữ phường viết báo cáo lên lưu trữ tỉnh để Lưu trữ cấp biết Nhìn chung, tài liệu nộp lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu thập tương đối đầy đủ chọn vẹn Tuy nhiên, bên cạnh số vấn đề chưa tốt cơng tác như: Các hồ sơ chưa biên mục cách cụ thể, gây khó khăn cho tra tìm 2.2.4.6 Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác Lưu trữ: Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, UBND phường Khương Thượng trọng quan tâm đến việc áp dụng Khoa học – Cơng nghệ nói chung cơng nghệ Tin học nói riêng vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp cho trình giải cơng việc nhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại, Trong công tác Lưu trữ, UBND phường có sử dụng Tin học vào số khâu như: Quản lý tài liệu lưu trữ máy tính Tuy nhiên máy chưa nối mạng nên chưa khai thác thông tin phong phú mạng để phục vụ cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung thơng tin Lưu trữ tài liệu nói riêng, chưa tổ chức Lưu trữ tài liệu mạng UBND phường Khương Thượng cần thu hút đầu tư quan cấp cho lĩnh vực Nhằm đưa công nghệ tin học phục vụ thiết thực cho hoạt động quan công tác lưu trữ để công tác ngày đại hoá CHƯƠNG 3: VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ VỀ VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian làm tập kết đạt Sau thời gian thực tế UBND Phường Khương Thượng, thời gian không nhiều, mang lại cho nhiều điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Qua tập cho tơi có hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc cán Văn phòng, tự hồn thiện cơng tác chun mơn để trở thành Cán chuyên trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ tương lai Tuy thời gian ngắn thực hành đầy đủ khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ như: -Về văn thư: + Chuyển giao cơng văn + Đóng dấu + Tiếp nhận, đăng kí văn - đến +Trực điện thoại -Về lưu trữ: + Phân loại, xếp tài liệu + Chỉnh lí tài liệu Qua thời gian làm tập cho thấy lý luận thực tiễn có khác nhau, bổ sung cho Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ không cần sở lý luận vững mà cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo, linh hoạt, khơng rập khn, có cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan thực tổ chức tốt, hiệu Về lý luận cần có cán Văn thư – Lưu trữ là: Nắm khâu nghiệp vụ chun mơn, có kỹ thực hành cách thành thạo bước như: Về văn thư gồm: Soạn thảo, quản lý Văn - đến, đóng dấu Về Lưu trữ gồm: Xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông, phân loại xếp, chỉnh lý tài liệu Điều quan trọng cán Văn thư – Lưu trữ cần rèn luyện cho là: Một phẩm chất trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào đường lối sách Đảng, cuả Nhà nước cơng việc liên quan đến bí mật quốc gia Bên cạnh tơi nhận thấy để trở thành cán Văn thư – Lưu trữ thực thụ cần có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn, tận tuỵ , tinh thần trách nhiệm cao, đoán sáng tạo khâu Nghiệp vụ tất nhiên cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng, cần khéo léo tế nhị giao tiếp ứng xử cơng việc đòi hỏi người cán phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, khách đến quan giao dịch 3.2 Đề xuất giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ quan - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, văn thư quan vai trò, vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư - Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thương xuyên cử cán Văn thư – lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh nhất, - Tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư để tồn thể cán cơng chức quan nắm cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để bảo đảm hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao - Nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có công chức văn thư: Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu công tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc - Để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, lãnh đạo trường nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế - Nâng cao chất lượng quản lý Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp công tác văn thư Muốn công tác văn thư đạt chất lượng vai trò quản lý quan trọng, việc định hướng, đạo phải đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp cần nghiên cứu sâu văn công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm phương pháp, cách làm hay quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo UBND phường vận dụng quan; sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng cơng chức văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thư hiểu rõ vai trò, vị trí cơng tác đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm - Văn thư quan kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn chặt chẽ hơn, cương khơng đóng dấu văn khơng thể thức, kỹ thuật trình bày văn - Nghiên cứu, tham mưu cho Lãnh đạo Viện tiếp tục tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho tồn UBND phường - Hàng năm cần tổ chức cơng tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ cơng việc phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư - Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả cơng việc - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung theo quy định Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao - Hiện đại hố cơng tác văn thư – lưu trữ Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, mua thêm số máy phôtô phục vụ công tác văn thư - Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ Đối với UBND phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo quy định Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài - Tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán Trên số kiến nghị giải pháp em mạnh dạn nêu lên Nếu chưa đạt nhà trường mong muốn em xin bổ khuyết để rút kinh nghiệm, mục tiêu giúp em bước đường tác nghiệp trường C- PHẦN KẾT LUẬN Bài tập kết thúc học phần môn Quản lý nhà nước công tác Văn thư Lưu trữ Thực khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp, tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Đó hội cho tơi bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hố phần lý thuyết học Bên cạnh tơi có thêm kinh nghiệm q báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công cơng tác sau Để hồn thành tập này, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy, cô khoa quản lý Nhà nước Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho có mơi trường học tập tốt, hồn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng ban nghành khác UBND phường Khương Thượng tạo điều kịên giúp đỡ tơi q trình hồn thành tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành tập cách thuận lợi Song kiến thức hạn chế nên tập tơi khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa Quản lý Nhà nước nhà trường Xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC Một số hình ảnh công tác Văn thư-lưu trữ UBND phường Khương Thượng Hình 1: Kho lưu trữ UBND phường Khương Thượng Hình ảnh 2: Phòng tiếp dân UBND phường Khương Thượng ... Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ gồm chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND Phường Khương Thượng Chương 2: Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ UBND Phường Khương Thượng Chương 3:... THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG KHƯƠNG THƯỢNG 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn Văn thư – lưu trữ Đảng ủy phường Khương Thượng chưa xây dụng văn. .. PHỤ LỤC Một số hình ảnh cơng tác Văn thư-lưu trữ UBND phường Khương Thượng Hình 1: Kho lưu trữ UBND phường Khương Thượng Hình ảnh 2: Phòng tiếp dân UBND phường Khương Thượng