THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN LƯU TRỮ THƯ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ BẢO AN.

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang	36
Dung lượng	105,37 KB

Nội dung

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG KÍ HIỆU VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ BẢO AN 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An. 4 1.1.1 Lịch sử hình thành 4 1.1.2 Chức năng 4 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty. 5 1.1.4 Cơ sở tổ chức. 6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 6 1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.2 Trách nhiệm 6 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ BẢO AN 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.1.1 Tổ chức công tác văn thư- lưu trữ. 8 2.1.2 Tình hình hoạt động của phòng Hành chính – Tổng hợp 8 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 9 2.2.1 Hoạt động văn thư 9 2.2.1.1Nhiệm vụ của văn thư cơ quan. 10 2.2.1.2 Công tác xây dựng và ban hành văn bản: 11 2.2.1.3Công tác quản lí và sử dụng con dấu. 20 2.2.2 Hoạt động lưu trữ 21 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ 21 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 21 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 21 2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 22 2.2.2.5 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ 23 2.2.2.6 Bảo quản tài liệu 23 2.2.2.7 Sao lục và tiêu hủy giấy tờ tài liệu 24 CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA Ý KIẾN. 25 3.1 Nhận xét đánh giá chung 25 3.1.1 Ưu điểm 25 3.1.2 Nhược điểm 26 3.1.3 Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thư- lưu trữ. 27 3.1.4 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 28 3.1.5 Đề xuất nâng cao chất lượng giảng dạy công tác văn thư- lưu trữ của nhà trường. 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

LỜI CẢM ƠN Vì thời hạn kiến tập khá ngắn và cũng là lần đầu em được tiếp xúc thực tiễn nên quá trình thực hiện không tránh khỏi thiếu xót kính mong các thầy, cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội góp ý đê bài viết của em được hoàn chỉnh và sâu sắc Qua em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn từ Chủ nhiệm phòng ban, cùng các anh chị phòng ban đã hỗ trợ em thời gian kiến tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG KÍ HIỆU VIẾT TẮT BẢNG KÍ HIỆU VIẾT TẮT Kí hiệu Nội dung kí hiệu ĐHLTH14B NĐ-CP NHTMCP NXB PGSTS TNHH TT TTLT-BNV-VPCP VTLTNN-NVTW Đại học lưu trữ học 14B Nghị định- Chính phủ Ngân hàng thương mại chính phủ Nhà xuất bản Phó giáo sư Tiến sĩ Trách nhiệm hữu hạn Thông tư Thông tư liên tịch- Bộ nội vụ-Văn phòng chính phủ Văn thư lưu trữ nhà nước- Nội vụ trung ương LỜI MỞ ĐẦU Trong bất kì một công ty nào cũng các công việc liên quan đến công tác văn thư soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của công ty tư nhân, tổ chức là điều kiện quan trọng quá trình hội nhập Đồng thời việc lưu trữ tài liệu cũng được tiến hành song song đê đảm bảo quá trình lưu giữ tài liệu quan trọng cần thiết cũng giữ lại tài liệu tra cứu tìm kiếm cần thiết Là một sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tham gia học được năm học tại trường với chuyên ngành Lưu trữ học thì là lần đầu tiên em được tiếp xúc thực tiễn Kỳ kiến tập này là những hoạt động bổ ích, giúp sinh viên tiếp cận, làm quen với nghề và môi trường làm việc sau này Cũng học hỏi kinh nghiệm và thậm trí trực tiếp làm những công việc theo đúng chuyên ngành học của mình Đồng thời, kỳ kiến tập mang lại cho sinh viên những kinh nghiệm và tiếp xúc công việc thật nhất, gần Được tiếp cận với nghề nghiệp mà các sinh viên đã lựa chọn bước chân vào đại học Quá trình áp dụng các kiến thức học được nhà trường được thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết được điêm mạnh, điêm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ gì đê đáp ứng nhu cầu công việc Trong thực tế, chương trình đào tạo đã cung cấp hệ thống lý luận và lý thuyết hữu dụng ngành nghề và thiết cần được áp dụng vào thực tiễn sinh động với đối tượng và môi trường nghề nghiệp cụ thê Vì thế, các kỳ kiến tập càng trở nên cần thiết đối với sinh viên Những trải nghiệm ban đầu này giúp sinh viên tự tin sau trường và tìm việc, giúp sinh viên không quá ảo tưởng dẫn đến thất vọng thực tế thực sự tham gia thị trường lao động Trong quá trình kiến tập, sinh viên có thê thiết lập được các mối quan hệ nghề nghiệp của mình, điều này hữu ích cho sinh viên trường Nếu kiến tập tốt, sinh viên còn có hội kiếm được việc làm quá trình kiến tập Ngày cùng với sự phát triên của xã hội và công nghệ thông tin, hành chính nhà nước cũng có những bước tiến phát triên phù hợp Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, nhiều các quan ban ngành đã và có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý mỗi quan Trong thời gian kiến tập này, được sự giới thiệu của Nhà trường cũng sự giúp đỡ của Chủ nhiệm phòng ban, em đã được tiếp nhận và bắt đầu kiến tập từ ngày 29/5/2017-18/6/2017 Với sự hướng dẫn tận tình của cán bộ hướng dẫn, em đã phần nào hiêu thêm nghiệp vụ và nắm chắc kiến thức của mình, rút nhiều kinh nghiệm thực tiễn Cùng với đó thì Ban chủ nhiệm dự án cung cấp đủ những tài liệu cần thiết quá trình kiến tập của em Mọi tài liệu đó hết sức cần thiết và quý giá Lĩnh vực lưu trữ không còn xa lạ gì tiếp xúc thực tế em nhận thấy mình còn nhiều thiếu xót Và chính vì thế biết thêm nhiều kiến thức tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ không chỉ là các khâu thủ tục mà còn quan trọng sau Cán bộ quan thân thiện, hòa nhã và nhiệt tình với sinh viên kiến tập Khi có thắc mắc các anh, chị trả lời nhiệt tình và hướng dẫn cặn kẽ Tham gia làm việc với anh chị, em được chỉ bảo làm từ công việc nhỏ nhất, tránh những sai lầm đáng tiếc xảy Trong quá trình kiến tập với sự chỉ bảo của anh chị em không chỉ học được những kĩ nghiệp vụ mà bên cạnh đó còn có những kỹ sống bên ngoài bổ ích Bên cạnh những thuận lợi thì cũng có một số những khó khăn đó là thời gian kiến tập ngắn, nên việc làm quen và tìm hiêu công tác Văn thư – Lưu trữ của quan cũng chưa được sâu và chi tiết Hơn thế nữa, bản thân còn hạn chế những kiến thức sử dụng máy móc văn phòng máy in, máy photo, máy scan… Do là lần đầu được tiếp xúc với thực tiễn vẫn còn bỡ ngỡ, rụt rè, nhút nhát và chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến Báo cáo sau là kết quả khảo sát thực tế cùng với sự kết hợp lý luận chuyên môn mà em đã đút rút tại quan kiến tập Báo cáo gồm chương Chương I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRƯ BẢO AN Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN- LƯU TRƯ THƯ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRƯ BẢO AN Chương III: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA Ý KIẾN CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRƯ BẢO AN 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tô chức của công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An Lịch sử hình thành Công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An đã cấp giấy đăng phép ngày 15/10/2012 và đã vào hoạt động năm - Tên công ty: Công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An Tên giao dịch: BAOAN ARC CO.,LTD Mã số thuế: 0106012492 Địa chỉ: Số 5B, ngách 147/41 đường Xuân Đỉnh, thôn Đông, Phường Xuân Tảo, - Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội Đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Thanh Qua năm hình thành và phát triên công ty đã xây dựng được một số đội ngũ cá bộ có trình độ, lực cao Trong đó 90% có trình độ Đại học, cao đẳng, 50 lao động phổ thông…đáp ứng được yêu cầu phát triên của công ty cũng đòi hỏi ngày càng cao của xã hội thời kỳ hội nhập Công ty đã và kí kết với nhiều dự án lớn, phức tạp đê góp phần nâng cao chất lượng của công ty nói riêng và xã hội nói chung Chức - Công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, có tài khoản giao dịch tại ngân hàng Nhà Nước - Công ty là doanh nghiệp đó có các thành viên cùng góp vốn, cùng chia lợi nhuận, cùng chia lỗ tương đương với phần góp và chịu trách nhiệm các khoản nợ cũng các nghĩa vụ khác của doanh nghiệp phạm vi số vốn đã cam kết góp - Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Đại lý, môi giới, đấu giá; Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình; Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm; Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông; Bán buôn kim loại và quặng kim loại; Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải; Dịch vụ lưu trú ngắn ngày; Lập trình máy vi tính; Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính; Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính; Quảng cáo; Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông các cửa hàng chuyên doanh; Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm các cửa hàng chuyên doanh; Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp; Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu; Dịch vụ hỗ trợ giáo dục; Hoạt động thư viện và lưu trữ(Chính); Sản xuất bột giấy, giấy và bìa; Sản xuất các sản phẩm khác từ giấy và bìa chưa được phân vào đâu; In ấn; Dịch vụ liên quan đến in; Đại lý du lịch; Điều hành tua du lịch - Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước, đối với địa phương nơi đặt trụ sở,…,phải bảo vệ môi trường, các công trình di tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh và trật tự an toàn xã hội, công ty hoạt động theo đúng quy định và pháp luật của nhà nước Việt Nam và giữ gìn uy tín của nước cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam đứng tên giao dịch với khách nước ngoài, giữ gìn bí mật quốc gia,… 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty - Được trực tiếp giao dịch, ký kết dự án với mọi đối tượng và ngoài nước đê phát triên hoạt động kinh doanh- dịch vụ sở các hợp đồng ký kết giữa các bên và được phê duyệt của các quan nhà nước có thẩm quyền Được huy động vốn từ các nguồn khác nguyên tắc thỏa thuận “ hai bên cùng có lợi” và theo quy định hiện hành của Nhà Nước Được tuyên lựa và ký kết hợp đồng lao động và cho việc, bồ dưỡng, đào tạo cán bộ công nhân viên của công ty,… - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ - Phân loại chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ - Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ - Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật 1.1.4 Cơ sở tô chức - Phòng Thu thập tài liệu - Phòng Chỉnh lý tài liệu - Phòng Bảo quản tài liệu - Phòng Tin học và công cụ tra cứu - Phòng Kỹ thuật - Phòng Hành chính tổng hợp 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tô chức 1.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn - Quản lý, điều hành toàn bộ công trường, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn tài sản - thời gian thực hiện Tổ chức thực hiện hạng mục công việc: Khai thác, vận chuyên tài liệu kho - đến nơi chỉnh lý, xây dựng báo cáo sơ bộ trình các cấp có thẩm quyền Được mở tài khoản không có ngân sách cấp, được tiếp tục sử dụng dấu của - Ban chủ nhiệm khai thác tìm kiếm khu vực được giao Được ký các hợp đồng thuê khoán chuyên môn, thuê khoán chuyên gia tư vấn - khoa học, lao động phổ thông theo nội dụng và dự toán của đê phê duyệt Giải thê sau hoàn thành nhiệm vụ 1.1.2 Trách nhiệm - Tổ chức, quản lý và điều hành công tác chỉnh lý tài liệu theo nội dung đã được phê duyệt - Tổ chức xây dựng sơ bộ hệ thống hồ sơ tư liệu, hồ sơ báo cáo sơ bộ kết quả khai thác tài liệu và chịu trách nhiệm các vấn đề khoa học nhằm phục vụ công tác chỉnh lý nghiên cứu khoa học đánh giá toàn bộ giá trị của tài liệu các năm tiếp theo - Phối hợp và tạo điều kiện đê Tổ giúp việc của Chủ đầu tư thực thi nhiệm vụ được giao - Thanh quyết toán tiền công cho cán bộ, chuyên gia và nhân công theo khối lượng thực tế sở nội dung, dự toán đã được phê duyệt - Cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng từ quyết toán cho Chủ đầu tư hàng tháng * Trách nhiệm cụ thê của Ban Chủ nhiệm - Chủ nhiệm chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư đối với toàn bộ của nội dung theo các quy định nói trên; - Phó Chủ nhiệm thứ giúp Chủ nhiệm và Chủ đầu tư điều hành công tác chuyên môn, thay mặt Chủ nhiệm điều hành dự án trường hợp Chủ nhiệm vắng mặt bất khả kháng; - Các Phó Chủ nhiệm giúp Chủ nhiệm và Phó Chủ nhiệm thứ việc tổ chức, điều hành công tác chuyên môn của; - Thư ký giúp Ban Chủ nhiệm tổ chức triên khai thực hiện công tác chuyên môn, điều hành công nhân, quản lý công trường, phối hợp với Tổ giúp việc của Chủ đầu tư, kế toán Chủ đầu tư và kế toán dự án việc xác nhận khối lượng công việc và quyết toán tiền công cho cán bộ, chuyên gia và nhân công theo nội dung đã được phê duyệt, chịu trách nhiệm tính hợp pháp của số liệu báo cáo quyết toán; - Kế toán dự án giúp Chủ nhiệm việc quyết toán tiền công cho cán bộ, chuyên gia, nhân công sở nội dung dự án đã được phê duyệt và chịu trách nhiệm tính pháp lý của hồ sơ quyết toán của CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRƯ CỦA 10 Hải + Loại không phải vào sổ đăng kí: gồm thư riêng, báo đọc, hoá đơn thu tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại…nhân viên văn thư không phải vào sổ đăng kí mà trực tiếp chuyên đến tay cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết Bìa sổ đăng kí văn bản đến sau: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ BẢO AN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số……… đến số…………… Từ ngày…… đến ngày………… Quyền số……… Nội dung sổ sau: Stt 82 68 Ngày đến Nơi gửi Số, kí hiệu văn bản Ngày Trích yếu nội tháng văn dung văn bản bản NHTMCP 3/5/2015 Hàng Hải Lư u hồ sơ số Nơi Kí nhận nhận hoặc người nhận phòng kế toán Thông báo 982 12/5/201 lãi suất cho vay Bệnh viện Đăng ký dịch 3/5/2016 Bưu điện 12 15/5/201 vụ chỉnh lý tại quan - Sau vào sổ văn bản đến bước tiếp theo nhân viên văn Phó giám đốc thư chuyên giao văn bản đến và lưu văn bản *Chuyên giao văn bản và lưu văn bản Sau vào sổ đăng kí nhân viên văn thư đã trình văn bản lên Giám đốc đê xin ý kiến phân phối văn bản Theo ý kiến của Giám đốc, nhân viên văn thư đã nhân bản văn bản đó và chuyên cho các bộ phận phòng ban có liên quan 22 Thực hiện theo quy định của công ty quá trình phân phối văn bản nhân viên văn thư đã tận tay chuyên văn bản đến các phòng ban và cá nhân có liên quan đê giải quyết, không nhờ cá nhân, bộ phận chuyên hộ hoặc nhận hộ văn bản 2.2.1.3Công tác quản lí và sử dụng dấu Công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ Bảo An có các loại dấu sau: + Dấu của công ty + Dấu chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Kế toán trưởng + Dấu đăng kí văn bản đến - Nguyên tắc quản lí và sử dụng dấu tại công ty: + Nhân viên văn thư trực tiếp quản lí dấu Con dấu được đê tại công ty và nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên văn bản văn bản đã có chữ kí của lãnh đạo Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ kí của cấp có thẩm quyền hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa có nội dung + Con dấu được đặt hộp gỗ hình chữ nhật, có lớp vải mềm dưới đáy hộp đê đảm bảo dấu không bị hư hại hoặc biến dạng Thông thường nhân viên văn thư có mặt phòng làm việc thì hộp dấu được đặt mặt bàn của nhân viên văn thư, sau kết thúc giờ làm việc hộp dấu được cất két sắt, đó đã hạn chế được tình trạng người khác sử dụng dấu không đúng trách nhiệm quy định + Công ty đã sử dụng mực đỏ loại tốt đê đóng dấu, nhân viên văn thư không đóng dấu công ty vào phần chữ kí của văn bản cấp đơn vị, trường hợp cần thiết thì nhân viên văn thư đã đóng dấu treo phần tên công ty ban hành hoặc đóng dấu xác nhận chữ kí + Khi đóng dấu nhân viên văn thư đã thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước việc đóng dấu đóng rõ nét, trùm lên một phần ba chữ kí bên trái Nếu đóng mờ thì nhân viên văn thư không đóng lại, không đóng trùm lên dấu cũ mà đã đóng phía bên trái dấu cũ 23 2.2.2 Hoạt động lưu trữ Hàng năm số lượng văn bản chiếm hoảng 50% số văn bản mà công ty tiếp nhận Do đó đê thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân viên phải thực hiện tốt các khâu nhiệm vụ lưu trữ Về nguyên tắc tất cả mọi giấy tờ, tài liệu lưu trữ của công ty phải được lưu trữ tập chung đê đảm bảo tính khách quan và trân thực của tài liệu.Tại công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ Bảo An có kho lưu trữ nên việc sắp xếp và tìm kiếm thông tin được thuận lợi 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Tại kho bao gồm các loại hình tài liệu đó là: + Tài liệu hành chính + Tài liệu hợp đồng kí kết + Tài liệu bản vẽ kỹ thuật + Tài liệu chuyên giao Nội dung chủ yếu của các tài liệu nói khai thác khu vực được phân theo nội dung đã được phê duyệt Bởi vậy, tài liệu chủ yếu là hợp đồng ký kết và bàn giao công việc 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa công tác lưu trữ nhằm quản lý thống tài liệu hình thành quá trình hoạt động Bên cạnh đó nếu công tác thu thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu tại quan 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa vào những quy tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ đê quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành quá trình hoạt động của quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị của chúng mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xa hội, khoa học và các tài liệu khác Từ đó đê lựa chọn, thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị đê lưu trữ một mặt tăng hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu, tiết kiệm chi phí bảo quản… Đê có thê tiến hành công tác xác định giá trị tài liệu một cách chính xác thì những người trực tiếp làm công tác này cần phải nắm vững những phương 24 pháp được áp dụng việc xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu quyết định đến số phận của tài liệu thế nên cần phải đảm bảo tính chính xác Hiêu được tầm quan trọng đó cán bộ văn thư-lưu trữ quan đã tiến hành xác định giá trị đối với tài liệu hành chính, loại bỏ những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, không có giá trị pháp lý Các tài liệu khác thì cán bộ tại các phòng sẽ có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của mình 2.2.2.4 Chỉnh ly khoa học tài liệu Chỉnh lý khoa học tài liệu là một khâu nghiệp vụ đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hóa theo một phương án thích hợp và được cố định trật tự sắp xếp các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tư liệu lưu trữ Tất cả các tài liệu đã được lập hồ sơ từ mới bắt đầu công việc Cán bộ của các phòng năm thu thập những tài liệu vào hồ sơ đê hoàn thiện hồ sơ *Phòng lưu trữ bản thiết kế: + Hồ sơ bản thiết kế Bản thiết kế đó là những bản vẽ di tích với tỉ lệ 1:20 và 1:100 Với tỉ lệ 1:20 đó là bản vẽ chi tiết đê xác định tọa độ điêm một cách chính xác Các bản vẽ được đóng vào một quyên và mỗi bản vẽ được đựng túi nilong sẽ giúp cho bản vẽ không bị dính bết và nấm mốc, làm hư hại đến tài liệu Hồ sơ được đê giá và sắp xếp từ trái sang phải và từ dưới lên Bìa ngoài quyên bản thiết kế có tên của quyên bản vẽ Kí hiệu gáy hồ sơ thì có thêm số thứ tự của hồ sơ giá + Hồ sơ số hóa bản thiết kế Các bản thiết kế được số hóa cách scan Sau scan thì sử dụng phần mềm CoreIDRAW đê xử lý và lưu trữ theo thư mục Tài liệu được lưu trữ tại ổ cứng và đĩa CD Và chúng được bảo quản tủ sấy đê tránh bị hư hại tài liệu Cán bộ lưu trữ phải kiêm tra định kì những tài liệu điện tử này Nếu xảy sai xót thì kịp thời xử lý *Phòng Hành chính – Tổng hợp 25 Những tài liệu hành chính được lưu trữ tại phòng Hành chính – Tổng hợp Những tài liệu đã lập tập lưu và được bảo quản giá Các trang thiết bị bảo quản đầy đủ và phù hợp với loại hình tài liệu Các trang thiết bị bảo quản bao gồm quạt, bóng điện, điều hòa, nhiệt kế, cửa sổ….các trang thiết bị khác 2.2.2.5 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ - Trước đưa vào lưu trữ nhân viên lưu trữ kiêm tra lại việc sắp xếp văn bản hồ sư, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản - Nhân viên lưu trữ xác định hồ sơ này thuộc: + Lưu trữ tạm thời + Lưu trữ dài hạn - Với những hồ sơ tạm thời là những hồ sơ chưa kết thúc vẫn được lưu trữ Hồ sơ được sắp xếp cặp đựng hồ sơ được làm nhựa cứng màu xanh - bên ngoài phần gân có ghi tên hồ sơ Với những hồ sơ lưu trữ dài hạn là loại hồ sơ được phân loại rõ nội dung và được bảo quản cẩn thận phụ thuộc vào giá trị tài liệu 2.2.2.6 Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiệ nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ Tại đây, công ty đã đưa những quyết định đê các nhân viên nghiêm chỉnh chấp hành Tài liệu lưu trữ tại các phòng ban được đê những nơi thông thoáng tránh vị trí gây ẩm ướt tài liệu Tài liệu được sắp xếp vào các cặp hộp hồ sơ, bên ngoài cặp hợp có ghi rõ và đầy đủ các thông tin Do đó, tạo thuận lợi cho việc dễ thống kê tra tìm tài liệu cần thiết Nhân viên đã có những biện pháp thông thường đê bảo quản chống mốc, mọt, côn trùng,… 2.2.2.7 Sao lục và tiêu hủy giấy tờ tài liệu Theo quy định của công ty thì người không thuộc nhân viên của công ty thì không được mượn hay chụp tài liệu của công ty Ngoài các nhân viên nếu muốn sai chụp tài liệu thì phải đượ sự cho phép của Giám đốc hoặc phó Giám đốc Việc tiêu hủy tài liệu nhằm giúp giải phóng tài liệu đê có thêm chỗ chứa tài liệu Sau xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu 26 lập những tài liệu hết giá trị sau đó ban hành quyết định văn bản những hồ sơ tài liệu không cần thiết, trùng lặp, hết thời hạn bảo quản Việc tiêu hủy tài liệu tại công ty cần có sự chứng kiến của Giám đốc, trưởng phòng và các nhân viên Công ty cũng đã quy định rõ k phòng ban hay nhân viên nà được tự ý tiêu hủy tài liệu chưa có sự đồng ý của Giám đốc 27 CHƯƠNG NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA Ý KIẾN 3.1 Nhận xét đánh giá chung Đây lần đầu tiên em được tiếp cận với thực tế đó là thời gian bổ ích đối với em Có thê nói sẽ là bước khởi đầu quan trọng giúp em trưởng thành hơn, tự tin và thêm nhiều kinh nghiệm sự nghiệp mai sau Những kiến thức em học được giảng đường và thực tiễn nơi thì em nhận thấy một số những ưu điêm, nhược điêm của công ty Dưới em xin đưa một số nhận xét công tác văn thư – lưu trữ của quan sau: 3.1.1 Ưu điểm Công tác xây dựng văn bản được thực hiện tại các phòng ban vì vậy đã giảm nhẹ được khối lượng công việc cho bộ phận văn thư Các văn bản gửi đến công ty được nhân viên văn thư xử lí nhanh chóng, kịp thời theo đúng quy định Việc phân loại văn bản rõ ràng, đã giúp ban lãnh đạo công ty cần tra cứu được nhanh chóng, thuận tiện Đối với văn bản đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước đóng dấu, ban hành văn bản Các trang thiết bị cho bộ phận văn thư tương đối đầy đủ: máy vi tính, máy in, máy photo … Cơ cấu tổ chức của quan tương đối khoa học và phù hợp với đặc thù của quan Cán bộ chuyên môn làm việc tại mỗi phòng có trình độ Đại học trở lên và có kinh nghiệm lâu năm công việc Là những cán bộ nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc được giao, tâm huyết với nghề Hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trò hết sức quan trọng công việc và nâng cao suất lao động, hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ Được sự quan tâm của lãnh đạo trang thiết bị cần thiết văn phòng tương đối là đầy đủ, hiện đại, bố trí tương đối khoa học Nhờ những trang thiết bị mà cán bộ không những tiết kiệm thời gian và công sức quá trình thực hiện, mà nó giúp cho việc quản lý tra tìm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời và 28 chính xác cho lãnh đạo quan Các công tác nghiệp vụ văn thư – lưu trữ đã được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và Nhà nước Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ các văn bản được thực hiện một cách chặt chẽ an toàn và tuyệt đối Mối quan hệ giữa lãnh đạo và cán bộ quan thân thiện, hòa nhã Thường xuyên thay đổi cách làm việc, làm mới không khí môi trường mới giúp cán bộ , nhân viên làm việc một cách hiệu quả 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điêm thì công tác văn thư-lưu trữ tại công ty còn tồn tại không ít những hạn chế cần được sự quan tâm giúp đỡ của ban Giám đốc đê từng bước hoàn thiện công tác này + Nhân viên văn thư- lưu trữ đã được bồi dưỡng thêm kĩ vẫn làm việc theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật vào công việc: chỉ sử dụng máy vi tính soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết được tính của máy vi tính, nhân viên văn thư ít sử dụng máy fax + Chưa ứng dụng phần mềm tối ưu công tác quản lý.Chưa có phần mềm công tác văn thư lưu trữ vì vậy vẫn phải sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu.Trang thiết bị văn phòng chưa được đồng bộ + Nhân viên văn thư làm việc theo kiêu thói quen, còn bỏ qua một số quy định gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu + Nhân viên văn thư phải làm việc chung phòng Hành chính-Quản trị nên môi trường làm việc không được yên tĩnh, không có khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn và không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu + Nhân viên văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm nhiệm thêm một số công việc như: trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban khác…nên nhiều việc chuyên giao, xử lí văn bản, tài liệu còn chậm trễ thiếu sót 29 + Chưa hình thành kho lưu trữ chúng cho toàn quan Tại quan tài liệu lưu trữ được lưu phòng đó mà không nộp lưu vào kho lưu trữ của quan Với tình trạng này sẽ làm thất lạc tài liệu và việc khó việc quản lý Cơ quan chưa lập danh mục hồ sơ Việc chưa lập danh mục hồ sơ sẽ không chủ động việc lập hồ sơ Hạn chế việc theo dõi công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ của các đơn vị + Các trang thiết bị bảo quản vẫn chưa đảm bảo yêu cầu Các bản thiết kế được lưu trữ vị trí gần cửa sổ, ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu làm giảm tuổi thọ của tài liệu các tia cực tím Tài liệu chưa được lau dọn thường xuyên vẫn còn bụi bẩn, nhiệt độ phòng khá cao 20 độ, độ ẩm cao 50% sẽ làm hư hại tài liệu + Ban Giám đốc công ty chưa có quy định cụ thê việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ cho toàn công ty đó chưa có được sự lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu thống giữa các phòng ban công ty + Công tác văn thư vẫn còn mang tính chất thủ công, vẫn còn sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ giấy in + Công tác bảo quản tài liệu còn chưa được khoa học vẫn còn mang tính chất thủ công, ít sử dụng được các loại hoá chất vì sẽ ảnh hưởng đến cả phòng nên các tài liệu thường hay mau hỏng, mờ nhòe và bị mối mọt 3.1.3 Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế công tác văn thưlưu trữ Trong những năm gần công ty đã quan tâm đến công tác văn thưlưu trữ, công ty đã có sự đầu tư cho lĩnh vực này các khía cạnh người cũng sở vật chất kĩ thuật Tuy nhiên sự đầu tư này còn chưa tương xứng với vai trò của công tác văn thư- lưu trữ hoạt động của công ty - Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách quản lí công việc - chưa chặt chẽ Máy tính của các phòng được trang bị đầy đủ việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa khai thác hết những khả mà tin học - đem lại cho công tác văn thư- lưu trữ Nhân viên văn thư- lưu trữ của công ty không phải là cán bộ chuyên môn mà 30 chỉ được đào tạo ngắn hạn Do đó lực thực thi và điều hành còn kém chưa - đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư- lưu trữ Quá trình xử lí văn bản, giấy tờ còn mang tính chất thủ công vẫn còn sử dụng những mẫu sổ viết tay Nhân viên văn thư-lưu trữ vào sổ văn bản còn - có hiện tượng ghi chép tuỳ tiện, viết tắt không theo quy định Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư- lưu trữ một vị trí làm việc riêng, nơi làm việc của nhân viên văn thư chưa được sắp xếp khoa học, các loại giấy tờ, tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí đó cần sử dụng thì lại - thời gian tìm kiếm Hiện việc bảo quản và lưu trữ thì tài liệu của bộ phận, phòng ban nào thì phòng ban, bộ phận đó tự quản lí Vì vậy khó có thê quản lí, lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng được tài liệu lưu trữ một cách thống và an toàn, bí mật 3.1.4 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ của quan, tô chức a Tổ chức sắp xếp nơi làm việc Hiện tại bộ phận văn thư- lưu trữ được sắp xếp chung với các bộ phận khác Việc này không tránh khỏi sự khó khăn quấ trình thực hiện công tác văn- lưu trữ Đôi việc trao đổi trực tiếp công việc với các phòng ban khác gây cản trợ sự tập trung cao quá trình làm công tác văn thu- lưu trữ Cũng chính vì sự sắp xếp này mà diện tích làm việc của bộ phận văn thưlưu trữ cũng bị ảnh hưởng không kém, vì đặc thù của công việc mà giấy tờ và tài liệu sẽ bị phân tán, bàn làm việc sẽ ngổn ngang gây thẩm mỹ và giảm sự động với nghề Vì vậy, việc bố trí bàn làm việc, nơi làm việc cho bộ phận văn thư- lưu trữ là yếu tố khởi điêm cho công việc, cũng sẽ giúp cải thiện tình hình suất và thích thú với nghề Ngoài còn một số những lưu ý sau: - Chỉ đê bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết Những hồ sơ tài liệu sau đã giải quyết xong thì hãy chuyên Tất cả những tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp gọn gàng các tủ tài liệu Đối với những giấy tờ tài liệu chưa giải quyết xong thì xếp gọn gàng ngăn nắp đặt bàn và đặt phía tay trái vị trí ngồi của nhân viên văn thư 31 - Những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu thêm hoặc chưa giải quyết thì nên đê vào ngăn bàn b Nâng cao trình độ của nhân viên Công tác văn thư-lưu trữ của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế chưa được tập trung chú trọng, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế Đê khắc phục những hạn chế này, công ty nên tiến hành kiêm tra nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên văn thư- lưu trữ từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ đê nhân viên có thê đáp ứng được với yêu cầu của công việc Việc cử nhân viên văn thư- lưu trữ học phải có trọng tâm trọng điêm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Đối với nhân viên văn thư-lưu trữ tại công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ Bảo An đê hoàn thành tốt công việc thì cần được bồi dưỡng thêm kĩ soạn thảo văn bản, nâng cao khả khai thác và sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại c Ứng dụng công nghệ thông tin Qua thời gian kiến tập, em nhận thấy công ty đã trang bị cho bộ phận văn thư lưu trữ một bộ máy vi tính Tuy nhiên nhân viên văn thư mới khai thác được một số ứng dụng như: soạn văn bản, in văn bản Còn những nghiệp vụ khác được thực hiện thủ công, nhiều thời gian, lại hay bị nhầm lẫn Khi áp dụng công nghệ thông tin vào việc giải quyết văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng công sức cho nhân viên văn thư Chúng ta nên đầu tư trang thiết bị hiện đại, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo hiệu quả công việc Ban chủ nhiệm thường xuyên kiêm tra, theo dõi, đánh giá ý thức làm việc của cán bộ nhân viên, đưa những hình thức khen thưởng kỷ luật phù hợp d Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư Đê đảm bảo công tác văn thư được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiêm tra xem số văn bản được chuyên đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng thì phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu trữ lâu 32 dài, những tài liệu nào không cần thiết có thê huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân tiến hành kiêm tra đòi hỏi phải thật khách quan, vậy mới nâng cao chất lượng công tác văn thư, bộ phận văn thư mới có thê tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế ngoài những yêu cầu đối công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật thì ban lãnh đạo công ty có thê sử dụng một số tiêu chí sau đây: + Mức độ hoàn thành công việc + Chất lượng và hiệu quả của công việc + Tinh thần, thái độ làm việc + Lòng say mê và nhiệt tình với công việc + Ý thức, trách nhiệm, độ tin cậy e Xây dựng kho lưu trữ tập trung Công ty hiện có một kho lưu trữ tài liệu tập trung khá trật trội, cũng chính vì vậy mà tài liệu bị phân tán các nơi một số phòng ban khác Do đó việc quản lý tài liệu bất tiện và không được thống nhất, bị mát, rách nát hư hỏng côn trùng Đồng thời việc tìm kiếm tra tìm tài liệu cũng khá vất Như vậy hiệu quả công việc sẽ không được tốt va thời gian tìm kiếm Đê khắc phục công ty nên xây dựng thêm một kho lưu trữ hoặc mở rộng thêm kho lưu trữ hiện tại Việc sắp xếp tài liệu đúng và ngăn nắp cũng phần nào khắc phục đc tình hình, tài liệu của phòng ban nào thì đê vào tủ của bộ phận đó, tài liệu được sắp xếp các hộp, bên ngoài hộp phải ghi rõ thông tin đê dễ kiêm tra và tra tìm Khi được xây dựng thêm kho thì chú ý đến thiết bị kĩ thuật cần thiết, lau chùi, sử dụng một số loại hóa chất đê tiêu diệt côn trùng mối mốc…các thiết bị phòng và chữa cháy cần thiết Nên chọn vị trí xây dựng kho lưu trữ khô thoáng, yên tĩnh và sạch sẽ đê đảm bảo tài liệu 3.1.5 Đề xuất nâng cao chất lượng giảng dạy công tác văn thư- lưu trữ của nhà trường Qua đợt kiến tập vừa qua em nhận thấy việc thực tế tiếp xúc công việc 33 chuyên ngành tại thời điêm khá ngắn Với vốn kiến thức lý luận trường lớp bước vào thực tiễn thì khá mới mẻ Em nhận thấy nhà trường và khoa nên mở thêm một đợt kiến tập ngắn hạn đê sinh viên được tiếp xúc với nghề đê thấy được sự thú vị và thực tế công việc trước kiến tập và thực tập Ngoài ra, việc kiến tập theo nhóm cũng sẽ giúp sinh viên thêm tự tin, thêm học hỏi lẫn và có sự phấn đấu vươn lên Về phía bộ môn chuyên ngành khoa Văn thư- lưu trữ, có thê mở các khóa học ngoài giờ đê sinh viên thực hành trước Điều này giúp sinh viên vừa cải thiện được kiến thức vừa thêm kĩ chuyên ngành Thêm vào đó, các thầy cô bộ môn có thê tổ chức các cuộc thăm quan những quan, tổ chức đê tạo không khí gần gũi của sinh viên với ngành học 34 KẾT LUẬN Thực tế cho thấy bất kì quan nào dù lớn hay nhỏ, là quan khoa học kĩ thuật hay quan quản lí hành chính, hay những doanh nghiệp kinh doanh sản xuất, thực hiện chức nhiệm vụ của mình ít nhiều cũng phải cần đến công tác văn thư-lưu trữ một cách hiệu quả đê giải quyết công việc cụ thê hoặc tra cứu những thông tin cần thiết và đáng tin cậy đê phục vụ cho nghiên cứu tình hình sản xuất kinh doanh, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương chính sách, đề các quyết định quản lí… Công tác văn thư- lưu trữ của công ty thời gian vừa qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của phòng ban cũng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điêm bất cập Với sự hạn chế thời gian và kiến thức của bản thân chưa có điều kiện đê tìm hiêu sâu và chi tiết từng mảng công tác định Nhưng em đã nắm bắt được những kiến thức định công tác văn thư – lưu trữ tại quan Qua thời gian tìm hiêu thực tế tại công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ Bảo An đã giúp em hiêu thêm thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, là bước khởi đầu đê em tiếp xúc gần với nghề Tuy cố gắng hết sức bài báo cáo kiến tập của em vẫn còn nhiều sai sót, em mong được các thầy, cô chỉ dạy thêm sở đó em có thê hoàn thành tốt bài báo cáo kiến tập của mình Em xin chân thành cảm ơn ! 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Các bài viết chuyên đề văn thư- lưu trữ doanh nghiệp được đăng tạp chí Văn thư – lưu trữ VN 2.Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNNNVTW về việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến 3.Dương Văn Khảm (2006), Công tác văn thư- lưu trữ, Nxb Văn hóa thông tin Hà Nội 4.Nguyễn Hữu Trí (2006), Nghiệp Vụ Thư ký Văn Phòng, Nxb Khoa học và Kỹ thuật 5.Trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Giao thông vận tải Hà Nội Bộ Nội Vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng Cục văn thư- lưu trữ NN (2004), công văn số 283/VTLTNN-NVTW về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 8.Tài liệu tham khảo mạng internet 36 ... cáo gồm chương Chương I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRƯ BẢO AN Chương II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN- LƯU TRƯ THƯ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRƯ BẢO AN Chương III: NHẬN XÉT, ĐÁNH... CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRƯ BẢO AN 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tô chức của công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An Lịch sử hình thành Công ty. .. thành Công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An đã cấp giấy đăng phép ngày 15/10/2012 và đã vào hoạt động năm - Tên công ty: Công ty TNHH dịch vụ lưu trữ Bảo An Tên giao dịch: BAOAN

Ngày đăng: 01/02/2018, 09:32