Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

MỤC LỤC Trang A. Phần mở đầu B. Phần nội dung Chương 1: Giới thiệu vài nét về Học viện Hành chính Quốc gia 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia 1.1.1. Lịch sử hình thành của Học viện 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.1. Tình hình tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1. Hoạt động quản lý 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.2. Đào tào, bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.4. Quản lý phông lưu trữ Học viện 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Học viện 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1. Đối với công tác Văn thư 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 2.2.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Học viện 2.2.2. Đối với công tác Lưu trữ 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Học viện 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Học viện Hành chính Quốc gia và đề xuất, khuyến nghị 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Học viện 3.3. Một số khuyến nghị 3.3.1. Đối với Học viện Hành chính Quốc gia 3.3.2. Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C. Kết luận D. Phụ lục

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Ban Giám hiệu Nhà trường; cácThầy(Cô) trong Khoa Văn thư – Lưu trữ là những người đã trang bị cho emnhững nền tảng kiến thức vững chắc

Em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Học viện Hành chính

Quốc gia, đặc biệt là chị Phạm Thị Quyến – Tổ trưởng Tổ Văn thư – Lưu

trữ của Học viện đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian kiến tập để em

có thể hoàn thành bài báo cáo

MỤC LỤC

Trang

A Phần mở đầu

B Phần nội dung

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Học viện Hành chính Quốc gia

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu

tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia

1.1.1 Lịch sử hình thành của Học viện

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Học viện

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Tổ Văn thư – Lưu trữ

1.2.1 Tình hình tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ

2.1.2 Đào tào, bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ

2.1.4 Quản lý phông lưu trữ Học viện

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Vănthư – Lưu trữ của Học viện

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Đối với công tác Văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

2.2.1.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu

2.2.1.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Học viện

2.2.2 Đối với công tác Lưu trữ

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Học viện

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu

2.2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

2.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ

2.2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Học viện Hành chính Quốc gia và đềxuất, khuyến nghị

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữtại Học viện

3.3 Một số khuyến nghị

3.3.1 Đối với Học viện Hành chính Quốc gia

3.3.2 Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

C Kết luận

D Phụ lục

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề màNhà nước ta chú trọng triển khai thực hiện nhằm tiến tới xây dựng môt nền hành chính có hiệu lực Vì vậy, công tác Văn thư – Lưu trữ luôn là một lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư – Lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.

Để có thể tiếp nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho mỗi cán bộ nhân viên trong văn phòng Để trở thành một cán bộ Văn thư – Lưu trữ có năng lực ngoài nắm vững những kiến thức về lý thuyếtcòn phải thành thạo những kỹ năng thực hành Vì vậy, thời gian thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của các Trường Đại học nói chung và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng Mục đích của đợt thực tập là gắn liền lý luận với thực tiễn, nhà trường với xã hội Đồng thời thông qua nghiên cứu, khảo sát và thực hành về công tác Văn thư – Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức giúp cho sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán

bộ Văn thư - Lưu trữ thực thụ

Theo chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập cuối khóa cho sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ tại các cơ

quan, tổ chức, doanh nghiệp Được sự giới thiệu của nhà trường và sự tiếp nhận của Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia đã cho em đến thực tập, được khảo sát tình hình thực tế và thực hành một số các khâu nghiệp vụ Vănthư – Lưu trữ tại Học viện từ ngày 19/01/2017 – 10/3/2017 Đó là cơ hội lớngiúp em được tiếp xúc với thực tế, có điều kiện áp dụng những lý thuyết đã được trang bị vào thực tiễn, từ đó rút ra được những kinh nghiệm quý báu cho công việc sau này

Trong thời gian thực tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, bản thân

em đã cố gắng nỗ lực, không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũngnhư rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lýthuyết đã được trang bị và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòngnơi đây Dựa trên tình hình thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ tại Học việncùng với lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết được tại Học viện, em đã

chọn đề tài “Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia” làm đề tài cho báo cáo thực tập của mình Bài báo cáo thực

tập bao gồm có 03 chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Học viện Hành chính Quốc Gia

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc Gia

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Học viện Hành chính Quốc Gia

và đề xuất, khuyến nghị

Do thời gian thực tập không nhiều và chưa có nhiều kinh nghiệm thựctiễn nên bài báo cáo vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô, lãnh đạo Học viện và bạn đọc để em có thể rút ra được những bài học và kinh nghiệm quý báu cho bản

thân, nhằm bổ sung những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình vậndụng vào thực tiễn.

Để hoàn thành tốt bài báo cáo này, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân

em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Học viện, các cán bộ trong Học viện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể thầy cô giáo trong bộ môn đã tận tình chỉ đạo, hướng dẫn em trong suốt thời gian học tập trong nhà trường Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến cấp

Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, đặc biệt chị Phạm Thị Quyến –

Tổ trưởng Tổ Văn thư – Lưu trữ đã hướng dẫn tận tình, tào điều kiện tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm thuộc chuyên môn của mình

Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Huyền Trang

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

QUỐC GIA 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc Gia

1.1.1 Lịch sử hình thành của Học viện

Học viện Hành chính Quốc Gia là cơ sở đào tạo công lập trực thuộc

Bộ Nội vụ Học viện đã 08 lần đổi tên gọi và có bề dày lịch sử truyền thống,

có tiền thân là Trường Hành chính được thành lập vào ngày 29/5/1959, Phó Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phan Kế Toại kí Nghị định số 214-

NV thành lập Trường Hành chính Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, có nhiệm

vụ huấn luyện cán bộ chính quyền cấp huyện Đồng chí Tô Quang Đẩu – Thứ trưởng Bộ Nội vụ làm Hiệu trưởng.Khi mới thành lập, Trường đặt cơ sở

ở thôn Phù Lưu, xã Xuân Hồng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh Tại đây, Trường đã mở khoá huấn luyện đầu tiên cho 216 cán bộ chính quyền cấp huyện, tỉnh Khoá học khai giảng ngày 16-10-1959 và bế giảng ngày 16-01-

1960 Phó Thủ tướng Phan Kế Toại đã khai giảng và bế giảng khoá học Cácđồng chí lãnh đạo Đảng, Chính phủ: Trường Chinh, Hoàng Quốc Việt, Trần

Hữu Dực đã tới thăm và giảng bài cho khoá học

Ngày 29-9-1961, theo Nghị định số 130-CP của Chính phủ, Trường Hành chính đổi tên là Trường Hành chính Trung ương Trụ sở của Trường Hành chính Trung ương được xây dựng trên khu đất rộng 15.000 m2, tại Láng Hạ – Đống Đa – Hà Nội Ngày 18-5-1961, công trình được khởi công xây dựng,ngày 25-4-1962 công trình hoàn thành đưa vào sử dụng Khi đế quốc Mỹ mởrộng chiến tranh ra miền Bắc, từ tháng 9-1965 tới cuối năm 1968, Trường sơtán về xã Đông Côi, huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc Tại đây, Trường tiếp tục mở các lớp bồi dưỡng cán bộ chính quyền cấp huyện, phục vụ cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước

Từ giữa năm 1972, Chính phủ chủ trương tách phần chính quyền ra khỏi Bộ Nội vụ đưa sang Văn phòng Nội chính Phủ Thủ tướng Bộ Nội vụ thời gian này chỉ làm công tác thương binh – xã hội, nên Trường chỉ tiến hành đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thương binh – xã hội Ở miền Nam, tháng 5-1974,

Trường Cán bộ chính quyền miền Nam được thành lập tại chiến khu miền Đông do đồng chí Nguyễn Ngọc Sắt (tức Ba Linh) làm Hiệu trưởng Sau khimiền Nam được giải phóng, ngày 30-10-1976, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 213-CP thành lập Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương tại miền Nam Phân hiệu trực thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ, đặt tại địa điểm Học viện Quốc gia Hành chính của nguỵ quyền Sài Gòn cũ, số

10 đường 3-2, quận 10, TP Hồ Chí Minh (cơ sở Học viện Hành chính Quốc gia ngày nay) Phân hiệu do đồng chí Doanh Thắng Lung (tức Ba Lung) và Nguyễn Ngọc Sắt (tức Ba Linh) làm Phân Hiệu phó

Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP

chuyển Trường Hành chính Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ Trường Hành chính Trung ương tiếp tục nhiệm vụ bồi dưỡng cán bộ chính quyền phục vụ công cuộc hoà bình xây dựng đất nước Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định

số 231-CP chuyển Trường Hành chính Trung ương từ Ban Tổ chức của Chính phủ sang trực thuộc Phủ Thủ tướng Trường có nhiệm vụ huấn luyện, bồi dưỡng các cán bộ quản lý nhà nước cao cấp ở các cơ quan trung ương; các chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện và tương đương; cán bộ phụ trách các sở, ty của tỉnh, thành phố; cán bộ làm công tác

tổ chức ở cấp tỉnh, thành phố; cán bộ làm công tác giảng dạy ở các Trường Hành chính (nay là Trường Chính trị) các tỉnh và thành phố Theo Quyết định trên, Trường Hành chính Trung ương có các phân hiệu phụ trách các khu vực:

– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Hà Nội chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh phía Bắc

– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại TP Hồ Chí Minh chịutrách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh phía Nam

– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Đã Nẵng chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh miền Trung

Trên thực tế Trường Hành chính Trung ương mới chỉ có hai Phân hiệu tại

Hà Nội và TP Hồ Chí Minh hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của đồng

chí Dương Văn Phúc – Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ

Ngày 12-5-1980, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 142-CP sát nhập Trường Hành chính Trung ương và Trường Kinh tế Trung ương thành Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương Giáo sư Mai Hữu Khuê –

nguyên Hiệu trưởng Trường Kinh tế – Kế hoạch – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Thực hiện Hiệp định kí kết giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ Liên Xô, Trường mở các khoá bồi dưỡng về quản lý kinh tế cho cán bộ trung – cao cấp do các giáo sư Liên Xô giảng dạy

Ngày 08-6-1981, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 233-CP tách TrườngHành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường: Trường Hành chính Trung ương và Trường Quản lý kinh tế Trung ương Trường Hành chính Trung ương trực thuộc Chính phủ Đồng chí Dương Văn Dật – nguyên Thứ trưởng Bộ Tài chính – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Ngày 26-9-

1981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Quyết định số

91/HĐBT về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trường Hành chính Trung ương Từ đây, Trường có căn cứ pháp lý tương đối đầy đủ để hoạt động, đã không ngừng phấn đấu vươn lên, có những bước tiến cơ bản, củng cố và thống nhất được cơ sở Trường tại Hà Nội và Phân hiệu của Trường tại TP

Hồ Chí Minh, quy tụ các Trường Hành chính (nay là Trường Chính trị) tỉnh, thành phố, tạo thành một hệ thống Trường Hành chính làm nhiệm vụ bồi

dưỡng, đào tạo cán bộ quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, tạo đà cho sự phát triển cao hơn của Trường trong giai đoạn mới Ngày 09-4-1987, Giáo sư Đoàn Trọng Truyến – nguyên Bộ trưởng Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng theo Quyết định số 121-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Trường thực hiện chuyển đổi nội dung, phương thức bồi dưỡng cán bộ chính quyền phù hợp với yêu cầu thực tiễn, mở rộng hợp tác quốc tế.

Ngày 01-11-1990, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên thành Trường Hành chính Quốc gia theo Quyết định số 381-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) Trường đã cùng với các cơ quan hữu quan đề xuất với Chính phủ đề án cải cách nền hành chính quốc gia Ngày 01-12-1991, GS.TS Nguyễn Duy Gia – nguyên Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Phó Hiệu trưởng Trường HCQG – được bổ nhiệm làmHiệu trưởng

Ngày 06-7-1992, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên thành Học viện Hành chính Quốc gia theo Nghị định số 253-HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) GS.TS Nguyễn Duy Gia làm Giám đốc Từ đây, Học viện thực hiện chức năng trung tâm đào tạo công chức và nghiên cứu khoa học về hành chính của cả nước, có sự phát triển mạnh mẽ toàn diện, đạtđược những thành tựu to lớn trên nhiều mặt; có những biến đổi rõ rệt về quy

mô và chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước

Ngày 16-12-1997, GS.TS Nguyễn Duy Gia thôi giữ chức Giám đốc GS.TS

Vũ Huy Từ – nguyên Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Phó Giám đốcHọc viện – được giao trách nhiệm Phó Giám đốc điều hành theo Quyết định

số 108/TTg của Thủ tướng Chính phủ Ngày 25-9-1998, Tiến sĩ Nguyễn Ngọc Hiến – nguyên Thứ trưởng Bộ Tư pháp – được bổ nhiệm làm Giám

đốc theo Quyết định số 885/TTg của Thủ tướng Chính phủ Ngày

31-12-2006, TS Nguyễn Ngọc Hiến thôi giữ chức Giám đốc Học viện Ngày 01-2007, PGS TS Nguyễn Hữu Khiển – Phó Giám đốc Học viện được giao trách nhiệm Phó Giám đốc điều hành theo Quyết định số 09/QĐ-BNV ngày 08-01-2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc phân công thực hiện nhiệm vụ điều hành các hoạt động công tác của Học viện Hành chính Quốc gia

01-Quyết định số 123/2002/QĐ-TTg Ngày 19-9-2002 của Thủ tướng Chính phủ, Học viện từ cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội vụ Ngày 13-11-2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 234/2003/ QĐ-TTg về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia

Từ tháng 5 năm 2007, hợp nhất Học viện Hành chính Quốc gia và Học viện Chính trị – Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số

60-QĐ/TW ngày 07-5-2007 của Bộ Chính trị Học viện Hành chính Quốc gia được đổi tên thành Học viện Hành chính PGS.TS Nguyễn Trọng Điều – nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ được bổ nhiệm làm Giám đốc Học viện Hànhchính theo Quyết định số 529-QĐNS/TW ngày 18-8-2007 của Ban chấp hành Trung Ương Từ ngày 1/7/2009, PGS.TS Nguyễn Đăng Thành – Phó Giám đốc Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Bí thư Đảng ủy Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh được bổ nhiệm làm Giám đốc Học viện Hành chính

Thực hiện kết luận Hội nghị Trung ương 7 (Khóa XI), Học viện chuyển về trực thuộc Bộ Nội vụ Và theo kết luận tại phiên họp thường kỳ tháng

11/2013 của Chính phủ, Học viện lấy tên gọi Học viện Hành chính Quốc gia Hiện nay, Học viện do NGƯT.PGS.TS Triệu Văn Cường - Ủy viên Ban

Cán sự Đảng, Phó Bí thư Đảng ủy Bộ Nội vụ, Thứ trưởng Bộ Nội vụ phụ trách, điều hành.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện

* Chức năng của Học viện:

Từ khi Học viện Hành chính Quốc gia được hợp nhất vào hệ thống Học việnChính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh(tháng 5/2007) đến nay vẫn chưa có văn bản pháp lý riêng quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Học viện Hành chính Quốc gia Hiện nay, Bộ Nội vụ đã trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện

Quyết định số 234/2003/QĐ-TTg ngày 13/11/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia (giai đoạn thuộc Bộ Nội vụ) về pháp lý không còn hiệu lực nhưng Học viện Hành chính Quốc gia về cơ bản vẫn đang vận dụng các chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định sơ 234/2003/QĐ-TTg Học viện Hành chính Quốc hiện đang thực hiện chức năng cụ thể sau:

- Học viện Hành chính Quốc gia là tổ chức sự nghiệp của Bộ Nội vụ

và chịu sự quản lý nhà nước của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

- Học viện Hành chính Quốc gia là Trung tâm Quốc gia, tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật; thực hiện các chức năng: đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, các chức danh công chức hành chính các cấp, cán

bộ, công chức cơ sở, công chức dự bị, đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên các chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; nghiên cứu khoa học hành chính và tư vấn cho Chính phủ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước

- Học viện Hành chính Quốc gia có con dấu hình Quốc huy

* Nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện

Học viện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ hành chính

a) Cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước ngạch chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp và các chức danh công chức hành chính các cấp;

b) Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước chuyên ngành hành chính trong bộ máy hành chính các cấp từ trung ương đến cơ sở

c) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý thống nhất và hướng dẫn thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chứcnhà nước về hành chính và quản lý nhà nước

2 Tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành chính đối với đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh và tổ chức đào tạo tiếng dân tộc cho cán bộ, công chức, viên chức công tác tại các vùng dân tộctheo sự chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

3 Đào tạo tiền công vụ cho công chức dự bị trước khi bổ nhiệm vào ngạch công chức nhà nước

4 Đào tạo chính quy, không chính quy bậc cử nhân và bậc sau đại họccác chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật

5 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên về hành chính và quản lý nhà nước cho các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng có chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước

6 Nghiên cứu khoa học hành chính và quản lý nhà nước, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ cho công tác giảng dạy của Học viện, của các trường, các trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước trong phạm vi cả nước; cung cấp những luận cứ khoa học, thực tiễn, tư vấn cho Bộ Nội vụ và Chính phủ về chiến lược, biện

pháp nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cải cách bộ máy và nền hành chính nhà nước.

7 Chủ trì hoặc tham gia, phối hợp với các đơn vị của Bộ Nội vụ xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác trình các cấp có thẩm quyền:

a) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước dài hạn và ngắn hạn;

b) Quy chế quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ cho học viên đã qua các khóa đào tạo, bồi dưỡng về hành chính và quản lý nhà nước;

c) Quy chế tuyển sinh, quy chế về quyền lợi và nghĩa vụ của học viên,quy chế bổ nhiệm học viên tốt nghiệp vào các ngạch công chức;

d) Quy chế giảng dạy, học và thi tốt nghiệp cho các khóa đào tạo, bồi dưỡng về hành chính và quản lý nhà nước;

đ) Chương trình, kế hoạch nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước;

e) Chương trình, nội dung, giáo trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc các loại hình đào tạo, bồi dưỡng

8 Thống nhất tổ chức việc thực hiện các chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và trung cấp hành chính trong cả nước

9 Tổ chức biên soạn giáo trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng công chức,viên chức hành chính; hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đối với các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về hành chính và quản lý nhà nước trong việc thực hiện các chương trình, nội dung, phương pháp giảng dạy, quy chế thi, quy chế quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ

10 Xây dựng và thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế với các Học viện,trường Hành chính của các nước, các tổ chức quốc tế theo quy định của phápluật

11 Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chínhcác tổ chức, đơn vị trực thuộc Học viện theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

12 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

13 Xây dựng và quản lý đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên; quản lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh lãnh đạo của các tổ chức thuộc Học viện Hành chính Quốc gia theo quy định về phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

14 Quản lý tài chính, tài sản được giao; quản lý ngân sách được phân

bổ và các nguồn vốn khác theo quy định của pháp luật

15 Học viện Hành chính Quốc gia được nhận các văn bản, tài liệu và các thông tin cần thiết của Chính phủ và các Bộ, các cơ quan ngang Bộ và các cơ quan khác thuộc Chính phủ; được đề nghị các Bộ, các cơ quan ngang

Bộ, các cơ quan khác thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cử cộng tác viên tham gia giảng dạy, nhận và hỗ trợ học viên thực tập, khảo sát thực tế, phối hợp trong công tác nghiên cứu khoa học hành chính và quản lý nhà nước

16 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

Đối với các hệ đào tạo, bồi dưỡng của Học viện Hành chính Quốc gia xác định:

- Hệ đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về hành chính và quản lý nhà nước

- Hệ đào tạo tiền công vụ

- Hệ đào tạo đại học hành chính chính quy, không chính quy và sau đại học theo các chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước

- Hệ đào tạo, bồi dưỡng giảng viên, nghiên cứu viên về hành chính và quản lý nhà nước.

- Hệ đào tạo, bồi dưỡng chuyên đề

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Học viện

a) Lãnh đạo Học viện:

Học viện Hành chính Quốc gia có Giám đốc, giúp việc Giám đốc có các Phó Giám đốc Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hiện nay, Giámđốc Học viện chưa được bổ nhiệm, Học viện do NGƯT.PGS.TS Triệu Văn Cường - Ủy viên Ban Cán sự Đảng, Phó Bí thư Đảng ủy Bộ Nội vụ, Thứ trưởng Bộ Nội vụ phụ trách, điều hành

Các Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia.Các Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia chịu trách nhiệm trước Thứ trưởng Bộ Nội vụ, NGƯT.PGS.TS Triệu Văn Cường về việc giải quyếtcác công việc Học viện đã được phân công nhiệm vụ

b) Các cơ sở:

1 Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh;

2 Cơ sở thành phố Huế;

3 Phân viện Tây Nguyên

Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập các khu vực theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Cơ sở, Phân viện

do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định theo đề nghị của Giám đốc Học viện Hànhchính Quốc gia

c) Các Phòng, ban

1 Ban Tổ chức cán bộ;

2 Ban Đào tạo;

1 Khoa Đào tạo, Bồi dưỡng công chức và tại chức;

2 Khoa Sau đại học;

3 Khoa Lý luận cơ sở;

4 Khoa Nhà nước và Pháp luật;

5 Khoa Hành chính học;

6 Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính;

7 Khoa Quản lý nhà nước về kinh tế;

8 Khoa Quản lý nhà nước về xã hội;

9 Khoa Quản lý tài chính công;

10 Khoa Tổ chức và Quản lý nhân sự;

11 Khoa Quản lý nhà nước về đô thị và nông thôn;

12 Khoa đào tạo bồi dưỡng Công chức và Tại chức;

13 Tạp chí Quản lý nhà nước

đ) Các viện, Trung tâm:

1 Viện Nghiên cứu Khoa học Hành chính;

2 Trung tâm Tin học - Thư viện;

3 Trung tâm ngoại ngữ;

4 Trung tâm Tin học hành chính và công nghệ thông tin

e) Các tổ chức chính trị - xã hội

1 Công đoàn Học viện

2 Đoàn Thanh niên hội sinh viên Học viện

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ

1.2.1 Tình hình tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện; căn cứ vào khối lượng công việc giải quyết hằng ngày; Học viện đã bố trí cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ Tại Văn phòng Học viện đã có TổVăn thư – Lưu trữ đặt trong phòng Hành chính – Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng quản lý hồ sơ; lý lịch cán bộ công chức, viên chức; bảo quản giữ gìn

hồ sơ, tài liệu tại Học viện

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ

* Chức năng của Tổ Văn thư – Lưu trữ

Tổ Văn thư – Lưu trữ đặt trong Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc Văn phòng Học viện có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Lãnh đạo Học viện thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của Học viện

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ

- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng các văn bản của Học viện hướng

dẫn thực hiện các quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ;

- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Học viện phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ; hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức;

- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Học viện thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ trong Học viện;

- Thực hiện các nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan trong Học viện cụ thể:+) Giúp Lãnh đạo Học viện hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp, lưu hồ

sơ, tài liệu;

+) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

+) Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của Lãnh đạo Học viện

- Thực hiện các nhiệm vụ của Văn thư cơ quan được quy định tại khoản 2, Điều 29, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư cụ thể:

+) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

+) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

+) Giúp Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

+) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

+) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;

+) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

+) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

+) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;

+) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ

Tổ Văn thư – Lưu trữ đặt trong phòng Phòng Hành chính – Tổng Hợpthuộc Văn phòng Học viện Hiện nay, Tổ Văn thư – Lưu trữ đã phân công

Tổ trưởng, bao gồm 03 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác quản lý văn bản vừa kiêm nhiệm làm công tác Lưu trữ; 01 cán bộ chuyên trách bảo quản và sử dụng con dấu; 01 cán bộ làm công tác quản lý văn bản, chuyển giao văn bản đến và cấp giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức trong Học viện Trình độ chuyên môn: 03 cán bộ đào tạo Đại học chuyên ngành khác ( được bồi dưỡng hệ trung cấp văn thư – lưu trữ); độ tuổi

từ 29 đến 40 tuổi

Bố trí nơi làm việc: Tổ Văn thư – Lưu trữ được bố trí phòng làm việc riêng Đối với công tác Lưu trữ bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm phụ trách, tại Học viện chưa bố trí cán bộ Lưu trữ trên kho Do số lượng cán bộ Lưu trữ còn thiếu, cơ sở vật chất chưa đảm bảo nên chất lượng công tác Lưu trữ chưa đạt hiệu quả cao Đối với công tác Văn thư, có 03 cán bộ chuyên trách công tác Văn thư nên chất lượng đạt hiệu quả

Về trang thiết bị: Phục vụ cho công tác Văn thư bao gồm: 01 máy vi tính; 01 máy in; 01 máy scan; 01 máy photo; 01 máy fax Trang thiết bị dùng cho công tác Lưu trữ gồm: điều hòa; quạt trần; máy sao chụp; máy

tính Sơ đồ cơ cấu phòng làm việc của Tổ Văn thư – Lưu trữ ( Phụ lục số 01)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 2.1 Hoạt động quản lý

2.2.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ

Học viện Hành chính Quốc gia là tổ chức sự nghiệp của Bộ Nội vụ và chịu sự quản lý nhà nước của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ Học viện đã vận dụng nhiều các văn bản của các cơ quan quản lý cấp trên quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ Đồng thời, Học viện đã xây dựng và ban hành “ Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ kèm theo Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày

27/9/2012 của Giám đốc Học viện” ( Phụ lục số 02) Việc ban hành quy

chế công tác Văn thư – Lưu trữ đã thống nhất các đơn vị, tổ chức trong hệ thống Học viện hành chính Quốc gia về công tác Văn thư – Lưu trữ

2.1.2 Đào tào, bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư – Lưu trữ tại Học viện được đặt trong bộ phận văn phòng và được bố trí 03 cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ Đội ngũ cán

bộ đều được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, có phẩm chất tốt, có bản lĩnh chính trị vững vàng, có kinh nghiệm và sáng tạo trong công tác Hằng năm, Học viện đã tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ cho cán bộ nâng cao trình độ nghiệp vụ mang lại hiệu quả giải quyết công việc

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ

Việc tổ chức nghiên cứu khoa học tại Học viện có 01 đề tài nghiên cứu khoa học về công tác Văn thư – Lưu trữ cấp cơ sở đã được nghiệm thu vào năm 2016 Học viện đã ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác Văn thư để đáp ứng kịp thời cho quá trình giải quyết công việc kịp thời Tuynhiên, đối với công tác Lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, khoa học công nghệ chưa được áp dụng, đội ngũ cán bộ Lưu trữ vẫn còn thiếu dẫn đếnhiệu quả công tác Lưu trữ chưa cao

2.1.4 Quản lý phông lưu trữ Học viện

Trong thực tế, Học viện hiện nay được chuyển từ Trường Hành chínhTrung ương Tuy nhiên, ngày 12/5/1980 trường đã có lần sáp nhập giữaTrường Hành chính Trung ương và Kinh tế Trung ương thành Trường Hànhchính và Kinh tế Trung ương nhưng đến ngày 08/6/1981 thì lại tách TrườngHành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường là Trường Hành chínhTrung ương và Trường quản lý Kinh tế Trung ương Trong thời gian ngắnnên khối tài liệu sản sinh ra không nhiều và tổ chức bộ máy chưa thay đổi,nếu tách ra thành hai phông thì tài liệu sẽ bị gián đoạn Vì vậy, Lưu trữ Họcviện quản lý một phông đó là “ Phông Lưu trữ của Học viện Hành chínhQuốc gia”, tất cả tài liệu đã phản ánh được toàn bộ quá trình hình thành vàphát triển của Học viện

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Học viện

Thanh tra, kiểm tra để đánh giá các chính sách, kế hoạch quản lý thựchiện công tác văn thư – lưu trữ, chất lượng xử lý thông tin có đúng hay

không để kịp thời sửa đổi phù hợp với thực tế Tuy nhiên, tại Học viện việc

tổ chức thanh tra, kiểm tra về công tác Văn thư – Lưu trữ vẫn còn nhiềuthiếu sót và hạn chế, dẫn đến việc giải quyết hay xử lý vi phạm quy chế vềcông tác này chưa thực sự được quan tâm

2.1.6 Hợp tác quốc tế về Văn thư – Lưu trữ

Tại Học viện, hoạt động hợp tác quốc tế về Văn thư – Lưu trữ chưađược chú trọng quan tâm như việc mời các Giáo sư, Tiến sĩ của các Trườngđào tạo về Văn thư – Lưu trữ của các nước trên thế giới, tổ chức hội thảoquốc tế, các sự kiện hội thảo khoa học nghiệp vụ để nâng cao nghiệp vụ chocán bộ công chức, viên chức là không có Việc triển khai cập nhật các thôngtin khoa học nghiệp vụ vào công tác Văn thư – Lưu trữ tại Học viện giúpviệc nâng cao hiệu quả công việc nhưng vẫn chưa được tiến hành thườngxuyên

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Đối với công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị Công tác Văn thư bao gồm các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác Văn thư

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Để đảm bảo về nội dung và thể thức của văn bản, cán bộ chuyên môn các đơn vị của Học viện tiến hành soạn thảo các văn bản mà đơn vị muốn phát hành, chủ yếu là các văn bản hành chính thông thường như quyết định,

biên bản, giấy giới thiệu, giấy đi đường, kế hoạch, công văn, giấy mời, hợp đồng lao động, Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa Học viện đã ban hành văn bản đúng thẩm quyền của mình, thực hiện đúng trình tự Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn bản được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đối với văn bản đó Cán bộ chuyên môn Học viện

đã tiến hành theo đúng trình tự soạn thảo bao gồm:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung vấn đề cần văn bản hóa, xác định tên loại và đối tượng của văn bản

Bước 2: Thực hiện soạn thảo: Cán bộ chuyên môn ở các đơn vị tiến hành các công việc: Thu thập và xử lý thông tin; Xây dựng đề cương và viết bản thảo; Duyệt và Trình ký; Nhân bản văn bản

Bước 3: Hoàn thiện văn bản để ban hành Văn thư Học viện ghi số; ngày, tháng, năm ban hành và đóng dấu

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Việc quản lý văn bản đi được Văn thư Học viện thực hiện theo quy trình tương đối chặt chẽ Cụ thể Văn thư Học viện đã tiến hành đúng theo quy trình cụ thể hóa sau:

Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

- Bước 2:

Đăng kývăn bản đi

 Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

 Bước 3:

Nhân bản,đóng dấu

cơ quan

và dấu mức độ khẩn, mật