Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

MỤC LỤC Trang A. Phần mở đầu B. Phần nội dung Chương 1: Giới thiệu vài nét về Học viện Hành chính Quốc gia 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia 1.1.1. Lịch sử hình thành của Học viện 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.1. Tình hình tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1. Hoạt động quản lý 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.2. Đào tào, bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.4. Quản lý phông lưu trữ Học viện 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Học viện 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1. Đối với công tác Văn thư 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 2.2.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Học viện 2.2.2. Đối với công tác Lưu trữ 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Học viện 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Học viện Hành chính Quốc gia và đề xuất, khuyến nghị 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Học viện 3.3. Một số khuyến nghị 3.3.1. Đối với Học viện Hành chính Quốc gia 3.3.2. Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C. Kết luận D. Phụ lục

LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Ban Giám hiệu Nhà trường; Thầy(Cô) Khoa Văn thư – Lưu trữ người trang bị cho em tảng kiến thức vững Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia, đặc biệt chị Phạm Thị Quyến – Tổ trưởng Tổ Văn thư – Lưu trữ Học viện tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian kiến tập để em hồn thành báo cáo MỤC LỤC Trang Phần mở đầu Phần nội dung Chương 1: Giới thiệu vài nét Học viện Hành Quốc gia 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Học viện Hành Quốc gia 1.1.1 Lịch sử hình thành Học viện 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Học viện 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Học viện 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.1 Tình hình tổ chức Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tổ Văn thư – Lưu trữ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Tổ Văn thư – Lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.2 Đào tào, bồi dưỡng nhân làm công tác Văn thư – Lưu trữ A B 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ 2.1.4 Quản lý phông lưu trữ Học viện 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ Học viện 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Đối với công tác Văn thư 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 2.2.1.2 Tổ chức quản lý giải văn 2.2.1.3 Tổ chức quản lý giải văn đến 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 2.2.1.5 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Học viện 2.2.2 Đối với công tác Lưu trữ 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Học viện 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 2.2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu 2.2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 2.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chương 3: Báo cáo kết thực tập Học viện Hành Quốc gia đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Học viện 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Học viện Hành Quốc gia 3.3.2 Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C Kết luận D Phụ lục BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết thường HVHCQG Học viện Hành Quốc gia BNV Bộ Nội vụ TP Thành phố TW Trung ương QĐNS Quyết định nhân TCCB Tổ chức cán UBND Ủy ban nhân dân BCLĐ Báo cáo Lãnh đạo PGĐTT Phó Giám đốc thường thực SĐH Sau đại học KHTC Kế hoạch tài V/v Về việc VNC Viện nghiên cứu A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, cơng cải cách hành ln vấn đề mà Nhà nước ta trọng triển khai thực nhằm tiến tới xây dựng môt hành có hiệu lực Vì vậy, cơng tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực chiếm vị trí, vai trị đặc biệt quan trọng hoạt động quan quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu thực nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia có cơng tác Văn thư – Lưu trữ tập trung đổi sáng tạo Để tiếp nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên mơn cho cán nhân viên văn phịng Để trở thành cán Văn thư – Lưu trữ có lực ngồi nắm vững kiến thức lý thuyết phải thành thạo kỹ thực hành Vì vậy, thời gian thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọng nghiệp đào tạo Trường Đại học nói chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng Mục đích đợt thực tập gắn liền lý luận với thực tiễn, nhà trường với xã hội Đồng thời thông qua nghiên cứu, khảo sát thực hành công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức giúp cho sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán Văn thư - Lưu trữ thực thụ Theo chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập cuối khóa cho sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp Được giới thiệu nhà trường tiếp nhận Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia cho em đến thực tập, khảo sát tình hình thực tế thực hành số khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Học viện từ ngày 19/01/2017 – 10/3/2017 Đó hội lớn giúp em tiếp xúc với thực tế, có điều kiện áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn, từ rút kinh nghiệm quý báu cho công việc sau Trong thời gian thực tập Học viện Hành Quốc gia, thân em cố gắng nỗ lực, không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết trang bị hướng dẫn tận tình cán văn phịng nơi Dựa tình hình thực tế cơng tác Văn thư - Lưu trữ Học viện với lý luận chuyên môn mà em đúc kết Học viện, em chọn đề tài “Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ Học viện Hành Quốc gia” làm đề tài cho báo cáo thực tập Bài báo cáo thực tập bao gồm có 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Học viện Hành Quốc Gia Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ Học viện Hành Quốc Gia Chương 3: Báo cáo kết thực tập Học viện Hành Quốc Gia đề xuất, khuyến nghị Do thời gian thực tập khơng nhiều chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý chân thành quý thầy cô, lãnh đạo Học viện bạn đọc để em rút học kinh nghiệm quý báu cho thân, nhằm bổ sung kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vận dụng vào thực tiễn Để hoàn thành tốt báo cáo này, bên cạnh nỗ lực thân em nhận giúp đỡ tận tình Lãnh đạo Học viện, cán Học viện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể thầy giáo mơn tận tình đạo, hướng dẫn em suốt thời gian học tập nhà trường Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến cấp Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia, đặc biệt chị Phạm Thị Quyến – Tổ trưởng Tổ Văn thư – Lưu trữ hướng dẫn tận tình, tào điều kiện tốt để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm thuộc chuyên môn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Huyền Trang B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Học viện Hành Quốc Gia 1.1.1 Lịch sử hình thành Học viện Học viện Hành Quốc Gia sở đào tạo công lập trực thuộc Bộ Nội vụ Học viện 08 lần đổi tên gọi có bề dày lịch sử truyền thống, có tiền thân Trường Hành thành lập vào ngày 29/5/1959, Phó Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phan Kế Toại kí Nghị định số 214-NV thành lập Trường Hành Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, có nhiệm vụ huấn luyện cán quyền cấp huyện Đồng chí Tơ Quang Đẩu – Thứ trưởng Bộ Nội vụ làm Hiệu trưởng.Khi thành lập, Trường đặt sở thôn Phù Lưu, xã Xuân Hồng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh Tại đây, Trường mở khoá huấn luyện cho 216 cán quyền cấp huyện, tỉnh Khố học khai giảng ngày 16-10-1959 bế giảng ngày 16-011960 Phó Thủ tướng Phan Kế Toại khai giảng bế giảng khố học Các đồng chí lãnh đạo Đảng, Chính phủ: Trường Chinh, Hồng Quốc Việt, Trần Hữu Dực tới thăm giảng cho khoá học Ngày 29-9-1961, theo Nghị định số 130-CP Chính phủ, Trường Hành đổi tên Trường Hành Trung ương Trụ sở Trường Hành Trung ương xây dựng khu đất rộng 15.000 m2, Láng Hạ – Đống Đa – Hà Nội Ngày 18-5-1961, cơng trình khởi cơng xây dựng, ngày 25-4-1962 cơng trình hồn thành đưa vào sử dụng Khi đế quốc Mỹ mở rộng chiến tranh miền Bắc, từ tháng 9-1965 tới cuối năm 1968, Trường sơ tán xã Đông Côi, huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc Tại đây, Trường tiếp tục mở lớp bồi dưỡng cán quyền cấp huyện, phục vụ kháng chiến chống Mỹ cứu nước Từ năm 1972, Chính phủ chủ trương tách phần quyền khỏi Bộ Nội vụ đưa sang Văn phịng Nội Phủ Thủ tướng Bộ Nội vụ thời gian làm công tác thương binh – xã hội, nên Trường tiến hành đào tạo, bồi dưỡng cán thương binh – xã hội Ở miền Nam, tháng 5-1974, Trường Cán quyền miền Nam thành lập chiến khu miền Đông đồng chí Nguyễn Ngọc Sắt (tức Ba Linh) làm Hiệu trưởng Sau miền Nam giải phóng, ngày 30-10-1976, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 213-CP thành lập Phân hiệu Trường Hành Trung ương miền Nam Phân hiệu trực thuộc Ban Tổ chức Chính phủ, đặt địa điểm Học viện Quốc gia Hành nguỵ quyền Sài Gịn cũ, số 10 đường 3-2, quận 10, TP Hồ Chí Minh (cơ sở Học viện Hành Quốc gia ngày nay) Phân hiệu đồng chí Doanh Thắng Lung (tức Ba Lung) Nguyễn Ngọc Sắt (tức Ba Linh) làm Phân Hiệu phó Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP chuyển Trường Hành Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực thuộc Ban Tổ chức Chính phủ Trường Hành Trung ương tiếp tục nhiệm vụ bồi dưỡng cán quyền phục vụ cơng hồ bình xây dựng đất nước Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 231-CP chuyển Trường Hành Trung ương từ Ban Tổ chức Chính phủ sang trực thuộc Phủ Thủ tướng Trường có nhiệm vụ huấn luyện, bồi dưỡng cán quản lý nhà nước cao cấp quan trung ương; chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện tương đương; cán phụ trách sở, ty tỉnh, thành phố; cán làm công tác tổ chức cấp tỉnh, thành phố; cán làm công tác giảng dạy Trường Hành (nay Trường Chính trị) tỉnh thành phố Theo Quyết định trên, Trường Hành Trung ương có phân hiệu phụ trách khu vực: – Phân hiệu Trường Hành Trung ương đóng Hà Nội chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán cho tỉnh phía Bắc – Phân hiệu Trường Hành Trung ương đóng TP Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán cho tỉnh phía Nam – Phân hiệu Trường Hành Trung ương đóng Đã Nẵng chịu trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán cho tỉnh miền Trung Trên thực tế Trường Hành Trung ương có hai Phân hiệu Hà Nội TP Hồ Chí Minh hoạt động đạo trực tiếp đồng chí Dương Văn Phúc – Phó Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Ngày 12-5-1980, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 142-CP sát nhập Trường Hành Trung ương Trường Kinh tế Trung ương thành Trường Hành Kinh tế Trung ương Giáo sư Mai Hữu Khuê – nguyên Hiệu trưởng Trường Kinh tế – Kế hoạch – bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Thực Hiệp định kí kết Chính phủ Việt Nam Chính phủ Liên Xơ, Trường mở khoá bồi dưỡng quản lý kinh tế cho cán trung – cao cấp giáo sư Liên Xơ giảng dạy Ngày 08-6-1981, Hội đồng Chính phủ Quyết định số 233-CP tách Trường Hành Kinh tế Trung ương thành hai trường: Trường Hành Trung ương Trường Quản lý kinh tế Trung ương Trường Hành Trung ương trực thuộc Chính phủ Đồng chí Dương Văn Dật – nguyên Thứ trưởng Bộ Tài – bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Ngày 26-91981, Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) ban hành Quyết định số 91/HĐBT nhiệm vụ tổ chức máy Trường Hành Trung ương Từ đây, Trường có pháp lý tương đối đầy đủ để hoạt động, không ngừng phấn đấu vươn lên, có bước tiến bản, củng cố thống sở Trường Hà Nội Phân hiệu Trường TP Hồ Chí Minh, quy tụ Trường Hành (nay Trường Chính trị) tỉnh, thành phố, tạo thành hệ thống Trường Hành làm nhiệm vụ bồi dưỡng, đào tạo cán quản lý hành nhà nước từ trung ương đến địa phương, tạo đà cho phát triển cao Trường giai đoạn Ngày 09-4-1987, Giáo sư Đoàn Trọng Truyến – nguyên Bộ trưởng Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng – bổ nhiệm làm Hiệu trưởng theo Quyết định số 121-CT Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Trường thực chuyển đổi nội dung, phương thức bồi dưỡng cán quyền phù hợp với yêu cầu thực tiễn, mở rộng hợp tác quốc tế Ngày 01-11-1990, Trường Hành Trung ương đổi tên thành Trường Hành Quốc gia theo Quyết định số 381-CT Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) Trường với quan hữu quan đề xuất với Chính phủ đề án cải cách hành quốc gia Ngày 01-12-1991, GS.TS Nguyễn Duy Gia – nguyên Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Phó Hiệu trưởng Trường HCQG – bổ nhiệm làm Hiệu trưởng Ngày 06-7-1992, Trường Hành Trung ương đổi tên thành Học viện Hành Quốc gia theo Nghị định số 253-HĐBT Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) GS.TS Nguyễn Duy Gia làm Giám đốc Từ đây, Học viện thực chức trung tâm đào tạo công chức nghiên cứu khoa học hành nước, có phát triển mạnh mẽ toàn diện, đạt thành tựu to lớn nhiều mặt; có biến đổi rõ rệt quy mô chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước Ngày 16-12-1997, GS.TS Nguyễn Duy Gia giữ chức Giám đốc GS.TS Vũ Huy Từ – ngun Phó Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ, Phó Giám đốc Học viện – giao trách nhiệm Phó Giám đốc điều hành theo Quyết định số 108/TTg Thủ tướng Chính phủ Ngày 25-9-1998, Tiến sĩ Nguyễn Ngọc Hiến – nguyên Thứ trưởng Bộ Tư pháp – bổ nhiệm làm Giám công tác Văn thư – Lưu trữ khơng có cần sở lý luận vững mà cần có kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo linh hoạt Đối với cán Văn thư – Lưu trữ phải có nghiệp vụ, có tác phong khoa học, có kiến thức tổng hợp, có kỹ thực hành cách thành thạo khâu nghiệp vụ Với yêu cầu thực tế đặt ra, đội ngũ cán cần phải có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn; có phẩm chất trị tốt; có lập trường vững vàng tin tưởng vào sách Đảng, Nhà nước; sáng tạo khâu nghiệp vụ; tinh thần trách nhiệm cao; nắm vững lý luận; tổng hợp lý luận với thực tiễn bao gồm vấn đề phương pháp luận, phương pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu để rút nhận thức cho thân, đem đến cho người sử dụng tài liệu cách nhanh hiệu 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Học viện * Đối với công tác Văn thư: - Ưu điểm: + Học viện đề quy chế riêng cho công tác Văn thư để thống đơn vị với Văn thư Học viện quản lý tài liệu chặt chẽ + Về tổ chức quản lý văn thực nhanh chóng, xác chuyển giao đối tượng + Về đội ngũ cán làm công tác văn thư cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư - Nhược điểm: +) Việc quản lý văn Học viện theo cách truyền thống, chưa áp dụng phần mềm quản lý văn đại, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư chưa quan tâm +) Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư máy tính, máy photo, máy sccan, bàn làm việc cán Văn thư tình trạng xuống cấp, chưa đáp ứng +) Văn bản, tài liệu Học viện chưa tiến hành lập hồ sơ, tài liệu dạng tập lưu, chưa tiến hành lập danh mục hồ sơ năm - Đề xuất giải pháp: +) Tổ chức bố trí nơi làm việc khoa học nhằm tạo hứng thú môi trường làm việc cách thuận tiện, hiệu đáp ứng yêu cầu giải công việc liên hoàn, khoa học +) Văn thư cần tham mưu cho Lãnh đạo việc lập danh mục hồ sơ năm, hướng dẫn cán chuyên môn lập hồ sơ công việc +) Học viện cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác Văn thư với hình thức phong phú, hiệu để trau dồi kiến thức, kinh nghiệm để đáp ứng kịp thời với yêu cầu +) Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, máy photo; cần thiết nên mua sắm máy photo đại, có chất lượng cao Đồng thời yêu cầu bên cung cấp phải hướng dẫn cụ thể cách sử dụng cho cán công chức +) Lãnh đạo Học viện cần trọng đến việc đầu tư, nâng cấp hệ thống tin học ứng dụng công tác Văn thư * Đối với công tác Lưu trữ - Ưu điểm: +) Học viện xây dựng quy chế lưu trữ riêng, thống nghiệp vụ lưu trữ toàn Học viện +) Lưu trữ Học viện vận dụng văn quan quản lý cấp chuyên ngành Lưu trữ để áp dụng vào Lưu trữ Học viện +) Lưu trữ Học viện thực việc báo cáo thống kê công tác Lưu trữ đầy đủ kịp thời - Nhược điểm: +) Tại Học viện, công tác Lưu trữ chưa thực quan tâm, thiếu trang thiết bị tối thiểu giá, tủ, cặp, hộp; trang thiết bị hỗ trợ bình chữa cháy, máy hút bụi, …những trang thiết bị hỏng chưa xử lý kịp thời +) Trong kho lưu trữ không vệ sinh thường xuyên, chưa có nội quy, quy chế khai thác chi tiết Chỉnh lý tài liệu chưa dứt điểm dẫn đến tài liệu bị tồn đọng nhiều +) Thiếu cán làm công tác Lưu trữ, Học viện bố trí 01 cán Lưu trữ kiêm nhiệm, việc thực Lưu trữ tài liệu chưa trú trọng +) Công tác xác định giá trị tài liệu chưa thực nên chưa có bảng kê thời hạn bảo quản loại tài liệu +) Việc ứng dụng tin học vào cơng tác Lưu trữ cịn nhiều hạn chế - Đề xuất giải pháp: +) Học viện cần bố trí thêm cán làm cơng tác Lưu trữ để quản lý tài lưu trữ chặt chẽ, phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng hàng ngày sau +) Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán nhân viên Học viện thấy tầm quan trọng tài liệu lưu trữ +) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu + Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết phục vụ công tác lưu trữ +) Kịp thời ban hành văn hướng dẫn, quy định thực cụ thể công tác công văn, giấy tờ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ Học viện +) Học viện cần chủ động dành phần kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ, đầu tư kinh phí cho việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đầu tư mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Học viện Hành Quốc gia - Để cán phát huy hết lực Lãnh đạo Học viện cần tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, đào tạo đội ngũ cán để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ hàng tháng nên bình xét thi đua cán bộ, khuyến khích cơng tác hồn thành nhiệm vụ cán - Học viện cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác Văn thư – Lưu trữ - Học viện cần ưu tiên bố trí ngân sách cho ứng dụng khoa học cơng nghệ hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ, quản lý tài liệu lưu trữ môi trường mạng, nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng - Học viện cần thực nghiêm túc văn quy phạm Nhà nước quy định có tính khả thi cơng tác Văn thư – Lưu trữ quy định rõ trách nhiệm lãnh đạo Học viện, cán cơng chức q trình giải công việc liên quan đến giấy tờ, văn - Học viện cần đầu tư trang thiết bị văn phòng giá, tủ đựng tài liệu, máy hủy tài liệu, máy tính,…và quan tâm nhiều đến cơng tác Lưu trữ Học viện để hoạt động Văn thư – Lưu trữ đạt hiệu cao - Tuyển dụng nhân có chuyên ngành đào tạo phù hợp để làm công tác văn thư, lưu trữ Học viện theo quy định pháp luật hành 3.3.2 Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngoài kiến thức thầy cô giáo truyền đạt đến chúng em, em xin khuyến nghị với Khoa có thêm lớp kỹ mềm giao tiếp, ứng xử văn hóa cơng sở,…Các kỹ thực giúp ích nhiều cho công việc sống sau sinh viên - Cần tạo điều kiện để sinh viên tiếp xúc với thực tế, với mơi trường làm việc văn phịng nhiều Tổ chức cho sinh viên thực tế, quan sát công việc để trau dồi kiến thức lý thuyết học, từ người học nắm chất công việc tránh lúng túng bước vào công việc thực tế - Sau sinh viên nhận chỗ thực tập, Khoa Văn thư – Lưu trữu cần liên hệ thường xuyên với nơi tiếp nhận để tìm hiểu tình hình thực tập sinh viên Như vậy, theo dõi thực chất chất lượng tập sinh viên sao, đồng thời nhiều trường hợp cần có can thiệp, điều chỉnh nhà trường khoa sinh viên - Cần tăng số tiết học thực hành mơn học có khả ứng dụng nhiều sinh viên tiếp cận với thực tế như: Chỉnh lý khoa học tài liệu, tin học, tiếng anh,…để làm việc không cịn bỡ ngỡ, chậm chạp - Ngồi ra, em xin khuyến nghị với Khoa cần trang bị thêm tài liệu, trang thiết bị, sở vật chất phòng thực hành, máy fax, tạo điều kiện để sinh viên thực hành làm quen nâng cao tay nghề C KẾT LUẬN Trong trình thực tập Học viện Hành Quốc gia, hướng dẫn nhiệt tình cán Văn thư – Lưu trữ đem lại cho em hiểu biết nhiều Đó hội cho em có điều kiện áp dụng vào thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học Với cương vị sinh viên thực tập Học viện, em cố gắng nỗ lực để hồn thàh tốt cơng việc giao, em có đánh giá, so sánh mạnh dạn đưa số giải pháp, khuyến nghị với mong muốn góp phần làm cho công tác Văn thư – Lưu trữ Học viện ngày hiệu Đợt thực tập giúp cho em thực hành khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ cách thuận lợi, bên cạnh đó, em có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán văn phòng nhanh nhẹn, tự tin, tự trau dồi kiến thức chuyên môn để thành công công việc sau Để hoàn thành báo cáo, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; quý thầy(cô) giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lớp làm nên tảng cho đợt thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến cấp Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia, chị Phạm Thị Quyến – Tổ trưởng Tổ Văn thư – Lưu trữ Học viện tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình Học viện em gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Song kiến thức hạn chế nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành quý thầy cô giáo chuyên ngành , bạn sinh viên, người quan tâm đến chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Sơ đồ cấu phòng làm việc Tổ Văn thư – Lưu trữ Phụ lục số 02 Quy chế Văn thư – Lưu trữ Học viện D Phụ lục số 03 Sổ đăng ký văn Phụ lục số 04 Phần đăng ký văn Số, ký Ngày Tên loại hiệu tháng trích văn văn yếu nội bản dung văn (1) 19TCCB (2) (3) 09/11 Quyết định V/v nâng bậc lương trước thời hạn viên chức Nguyễn Trọng Biên có thơng báo nghỉ hưu Người ký Nơi nhận văn (4) (5) PGĐ Lê Thanh 2010/11 Tờ trình PGĐTT KHTC xin phê Lê duyệt kế Thanh hoạch lựa chọn nhà thầu chương trình cải Đơn vị, Số Ghi người lượng nhận bản lưu (6) - Ông Biên Thuyên TCCB - Bộ Nội vụ KHTC - Lan (7) (8) tạo sửa chữa khu vệ sinh, hệ thống cấp thoát nước ký túc xá nhà C khu vực miền Trung 21VNC 10/11 Quyết PGĐTT định V/v Lê phê Thanh duyệt kết thực đề tài khoa học cấp sở năm 2016 ơng Đặng Thành làm chủ nhiệm - Ơng Thành VNC Mai Phụ lục số 05 Sổ đăng ký văn đến Phụ lục số 06 Phần đăng ký văn đến Ngày Số đến đến (1) (2) Nơi gửi Số, ký hiệu (3) (4) Tên Ngày loại tháng trích văn yếu nội dung (5) Đơn vị người nhận (6) (7) V/v xác UBND minh 03/01 08 huyện 1736/UBND 26/12 BaTơ tốt nghiệp V/v đào tạo thạc sĩ chuyên UBND ngành tỉnh 3841/UBND03/01 09 27/12 Quản Cao NC lý Bằng công tỉnh Cao Bằng 03/01 10 Bộ Nội vụ 4372/QĐBNV 29/12 Thành lập Hội đồng thẩm Ký Ghi nhận (8) Gửi mail: Ban Đào tạo - BCLĐ Chuyển: SĐH - BCLĐ Sao gửi: Các phó Giám đốc Hạnh Hưng (9) định tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo quản lý cấp phòng thuộc đơn vị nghiệp công lập Phụ lục số 07 Giá đựng tài liệu ... đạo Học viện thực công tác Văn thư – Lưu trữ Học viện * Nhiệm vụ quyền hạn Tổ Văn thư – Lưu trữ - Giúp Chánh Văn phòng xây dựng văn Học viện hướng dẫn thực quy định công tác Văn thư – Lưu trữ; ... vụ lưu trữ toàn Học viện +) Lưu trữ Học viện vận dụng văn quan quản lý cấp chuyên ngành Lưu trữ để áp dụng vào Lưu trữ Học viện +) Lưu trữ Học viện thực việc báo cáo thống kê công tác Lưu trữ. .. nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Học viện * Đối với công tác Văn thư: - Ưu điểm: + Học viện đề quy chế riêng cho công tác Văn thư để thống đơn vị với Văn thư Học viện quản lý tài liệu