MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ban Chủ nhiệm Dự án “khai quật khảo cổ học và xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm và bãi xe ngầm của công trình Nhà Quốc hội” 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Chủ nhiệm Dự án 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng 4 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án 5 1.2.1 Chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án 7 2.1 Hoạt động quản lý 7 2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 7 2.1.2 Cách thức tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại cơ quan 7 2.1.2.1 Tổ chức bộ phận 7 2.1.2.2 Tổ chức nhân sự 8 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 8 2.2.1 Công tác văn thư 8 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 8 2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 11 2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 13 2.2.1.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu 15 2.2.1.5 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.2 Công tác lưu trữ 18 2.2.2.1 Nội dung và thành phần tài liệu lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án 18 2.2.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu 18 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.2.5 Kho Lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu 20 Chương 3. Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 21 3.1 Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.1.1 Công tác văn thư 21 3.1.1.2 Công tác lưu trữ 22 3.1.1.3 Cách thức tổ chức bộ phận công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Chủ nhiệm Dự án 22 3.1.1.4 Tổ chức cán bộ văn thư, lưu trữ 22 3.1.1.3 Trang thiết bị văn phòng 23 3.1.2 Nhược điểm 23 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của Ban Chủ nhiệm Dự án 24 3.3 Một số khuyến nghị 25 3.3.1 Đối với Ban Quản lý dự án 25 3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư, lưu trữ, khoa, trường 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Có thực trạng, là, có nhiều người số nghĩ công tác văn thư, lưu trữ đơn công việc vụ, giấy tờ đơn nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đã đến lúc cần nhìn nhận lại công tác có ý nghĩa quan trọng, công tác thực thường xuyên Được học, biết đến văn thư, lưu trữ không dừng lại lý thuyết khô cứng, khó hiểu, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học 13B kiến tập từ ngày 1/6/2016 đến ngày 19/6/2016 nhằm nâng cao nghiệp vụ đồng thời dịp cọ sát với thực tế cố gắng chủ động, độc lập trình quan sát, đánh giá nội dung công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Từ đó, nâng cao ý thức, trách nhiệm thân việc học tập học phần rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp chuyên môn nghiệp vụ Được thừa nhận trường tiếp nhận quan Em kiến tập Ban Chủ nhiệm Dự án “Khai quật khảo cổ học xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm bãi xe ngầm công trình Nhà Quốc hội” Một quan tương đối đặc thù thực chức nghiên cứu khoa học Viện Khảo cổ học thông qua việc triển khai Dự án Mặc dù, ngày đầu kiến tập, em nhiều bỡ ngỡ gặp nhiều khó khăn việc làm quen với môi trường hoàn toàn xa lạ Thời gian kiến tập không nhiều nên trình làm quen với công việc hạn chế Nhận giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo, anh, chị chuyên viên phận khiến quãng thời gian kiến tập vừa qua trở nên ý nghĩa hết giúp em hiểu văn thư, lưu trữ công việc đòi hỏi tỉ mỉ, gọn gàng khéo léo, công việc đòi hỏi kín đáo, nhanh nhẹn hoạt bát Từ đó, em thấy thân phải nỗ lực nhiều Để hoàn thành tốt đợt kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy, cô giáo truyền cho em kiến thức, học vô giá Đó hành trang vô quan trọng, đòn bẩy tạo tiền đề Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cho công việc sau em Và có góp sức bác, cô ban lãnh đạo, phận Ban Chủ nhiệm Dự án Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Th.S Phạm Văn Triệu giành thời gian hướng dẫn em suốt quãng thời gian qua Được va chạm, tiếp xúc với công việc hội để em khẳng định thân, nhiên thời gian kiến tập em cố gắng học hỏi không tránh khỏi sai sót Vì em mong quý thầy cô xem xét, đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện rút kinh nghiệm cho đợt thực tập tốt nghiệp năm sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Hằng Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Ban Chủ nhiệm Dự án “khai quật khảo cổ học xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm bãi xe ngầm công trình Nhà Quốc hội” 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Ban Chủ nhiệm Dự án (Ban Chủ nhiệm Dự án “khai quật khảo cổ học xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm bãi xe ngầm công trình Nhà Quốc hội”) 1.1.1 Lịch sử hình thành Dự án “Khai quật khảo cổ học xử lý di dời di tích, di vật khu vực xây dựng đường hầm bãi xe ngầm công trình Nhà Quốc hội” Dự án thành phần Dự án đầu tư xây dựng công trình Nhà Quốc hội Thủ tướng Chính phủ giao Viện Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức thực văn số: 855/TTg-KTN ngày 25/5/2010 Kế hoạch đấu thầu Dự án đầu tư xây dựng công trình Nhà Quốc hội Theo hồ sơ Dự án kèm theo văn số 25/KCH ngày 18/01/2012 Viện Khảo cổ học – Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Dự án Viện Khoa học Xã hội Việt Nam tổ chức lập, thẩm định phê duyệt định số: 364/QĐ-KHXH ngày 28/02/2011; đơn vị lập Dự án Ban Chủ nhiệm Dự án Khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà Quốc hội; Đơn vị thẩm định nội dung thực Dự án Ban Quản lý khoa học đơn vị thẩm định dự toán kinh phí Dự án Ban Kế hoạch – Tài thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Theo Quyết định số: 1726/QĐ-KHXH ngày 14/11/2011 Viện Khoa học Xã hội Việt Nam ban hành định việc thành lập Ban Chủ nhiệm Dự án “Khai quật khảo cổ học xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm bãi xe ngầm công trình Nhà Quốc hội” Trong đó, Ban Chủ nhiệm Dự án phép mở tổ chức ( không ngân sách cấp) sử dụng dấu Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà Quốc hội để thực nhiệm vụ giao tự giải thể sau hoàn thành nhiệm vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.1.2 Chức Ban chủ nhiệm Dự án quan thực chức nghiên cứu khoa học Viện Khảo cổ học thông qua việc thực Dự án Viện Khảo cổ làm chủ đầu tư 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Quản lý, điều hành toàn công trường, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn tài sản di tích, di vật thời gian thực Dự án Tổ chức thực hạng mục công việc: Khai quật khảo cổ học xử lý di dời di tích, di vật dự án, xây dựng báo cáo sơ trình cấp có thẩm quyền theo quy định Luật Di sản văn hóa, thông tư, nghị định Nhà nước Được mở tài khoản không ngân sách cấp, tiếp tục sử dụng dấu Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học khu vực xây dựng Nhà quốc hội để thực thi nhiệm vụ nói Được ký hợp đồng thuê khoản chuyên môn, thuê khoản chuyên gia tư vấn khoa học, lao động phổ thông theo nội dung dự toán Dự án phê duyệt Giải thể sau hoàn thành nhiệm vụ 1.1.4 Cơ cấu tổ chức - Ban Chủ nhiệm Dự án bao gồm: 01 Chủ nhiệm Dự án 01 Phó Chủ nhiệm thứ Dự án 01 Phó Chủ nhiệm Dự án kiêm Thư kí Dự án 01 Kế toán Dự án Bộ phận Quản lý Bộ phận Hành Bộ phận Biên tập Lưu trữ tư liệu ảnh Bộ phận Kỹ thuật Lưu trữ tư liệu vẽ Bộ phận Kế toán Bộ phận Kho xử lý Lưu trữ vật Nhằm tạo điều kiện cho Dự án triển khai theo mục tiêu đề Ban Chủ nhiệm Dự án tiến hành hợp tác thuê lại mặt số 2, Nguyễn Tri Phương, Ba Đình, Hà Nội Sau đó, bố trí điểm phục vụ Lưu trữ, xử lý vật phục vụ trình khảo cổ Địa điểm trước nơi đóng quân Lữ đoàn 144 với dãy nhà tầng, 02 dãy kho từ thời Pháp, dãy nhà cấp Khu vực có tường ngăn Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cổng riêng biệt không ảnh hưởng đến hoạt động Trung tâm Bảo tồn di sản Thăng Long – Hà Nội Với diện tích khoảng 4850m2 dãy nhà 02 tầng sử dụng làm nhà điều hành, 02 dãy kho bố trí làm kho tạm Lưu trữ, chỉnh lý vật dãy nhà tạm cho công nhân với số lượng công nhân tạm trú giao động từ 100 người đến 150 người Tại Ban Chủ nhiệm Dự án không tổ chức cấu theo hình thức phòng mà tổ chức hình thức phận thực chức chuyên môn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư, lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án 1.2.1 Chức Công tác văn thư, lưu trữ mặt hoạt động bản, thiếu hoạt động quan, tổ chức Bởi trình thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức tất yếu sản sinh văn bản, tài liệu Bộ phận Hành phụ trách công tác văn thư, lưu trữ Ban chủ nhiệm Dự án có chức hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra thường xuyên việc thực quy định Bộ Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tổ chức nhiệm vụ văn thư quan theo quy định Khoản Điều 29 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác - văn thư Xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác văn thư, tham gia hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho phận khác thuộc Ban Chủ nhiệm Dự - án Thực việc quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật Xây dựng kế hoạch tổ chức thực việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học - công nghệ công tác văn thư Thực thống kê văn thư theo quy định pháp luật Thực việc quản lý sử dụng phương tiện thông tin trang bị, bảo đảm - thông tin thông suốt bảo mật Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Dự án giao Quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập - Khoa Văn thư - Lưu trữ Đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ cho quan hàng năm báo cáo tình hình thực công tác lưu trữ quan, lập kế hoạch - thực công tác lưu trữ quan thời gian tới Thực thống kê, báo cáo thống kê lưu trữ theo quy định pháp luật 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Ban Chủ nhiệm Dự án thực chất quan nghiên cứu khoa học Do vậy, có đặc thù riêng, công tác văn thư việc lưu trữ tư liệu để nghiên cứu công tác vô quan trọng Đối với Ban Chủ nhiệm Dự án tư liệu yếu tố sống để quan thực chức nghiên cứu Việc tổ chức phận văn thư tổ chức tập trung cán phụ trách Điều đặc biệt, cán lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án tổ chức phận tiến hành lưu trữ tài liệu chuyên môn sản sinh phận sau giải xong Do vậy, việc lưu trữ tư liệu trực tiếp cán chuyên môn phận thực Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan Công tác văn thư, lưu trữ thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Để làm tốt công tác này, bên cạnh hệ thống văn Nhà nước cần thiết quan, tổ chức phải nghiên cứu, ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tác văn thư, lưu trữ cho quan Tuy nhiên, Ban Chủ nhiệm Dự án thực công tác theo quy định pháp luật số văn bản, quy chế Viện Khảo cổ học chưa ban hành văn riêng 2.1.2 Cách thức tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ quan 2.1.2.1 Tổ chức phận a) Bộ phận quản lý công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Công tác có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Nó bao gồm toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải văn bản; lập hồ sơ hành quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức Trong trình sâu vào tìm hiểu công tác văn thư Ban Chủ nhiệm Dự án, em nhận thấy công tác quan tâm mức độ chưa cao, mặc dù, có bố trí phận Hành có chức thực công tác văn thư lưu trữ tài liệu hành b) Bộ phận quản lý công tác lưu trữ Bên cạnh công tác văn thư việc tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ vô cần thiết Tùy theo quy mô cách thức tổ chức quan, tổ chức mà bố trí cho phù hợp Qua đó, dựa vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù công việc mà Ban Chủ nhiệm Dự án tổ chức hình thức lưu trữ tài liệu theo chuyên môn phận để tạo thuận tiện cho việc nghiên cứu 2.1.2.2 Tổ chức nhân Hiện nay, Ban Chủ nhiệm Dự án có cán văn thư kiêm lưu trữ tài liệu hành Công tác lưu trữ tài liệu thực trực tiếp cán chuyên môn phận 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Công tác văn thư Qua thời gian kiến tập Ban Chủ nhiệm Dự án nhìn chung nội Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ dung công tác văn thư thực đầy đủ cụ thể sau: 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn Trong hoạt động quan, soạn thảo ban hành văn nhiệm vụ quan trọng mang tính chất thường xuyên, văn phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý quan Những chủ trương, sách, kế hoạch, báo cáo, hay đến ý kiến đề đạt, trao đổi công việc trình bày qua văn nói cách khác văn hóa Thẩm quyền loại văn Ban Chủ nhiệm Dự án ban hành Ban Chủ nhiệm Dự án thành lập hoạt động với chức đơn vị thực Dự án Viện Khảo cổ học chủ đầu tư Vì văn Dự án phần lớn văn Viện ban hành Bên cạnh đó, Ban Chủ nhiệm Dự án trực tiếp soạn thảo ban hành không văn gửi đến cấp quan đối tác Các loại văn chủ yếu như: định, công văn, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản, tờ trình,… Đó văn hành thông thường Ngoài tùy theo tình hình thực tế, Ban Chủ nhiệm Dự án ban hành văn khác như: hợp đồng kinh tế, giấy mời, giấy đường, giấy ủy quyền, … văn thuộc phạm vi thẩm quyền theo quy định pháp luật Đối với quan cấp Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Viện Khảo cổ học, Ban Chủ nhiệm Dự án chủ yếu gửi văn báo cáo, tờ trình, kế hoạch, thông báo Các văn nội Ban Chủ nhiệm Dự án chủ yếu văn hướng dẫn, đạo, kế hoạch, thông báo, giấy mời… Ngoài ra, để triển khai Dự án Ban Chủ nhiệm Dự án phải phối kết hợp với quan, đơn vị liên quan phương tiện văn Cụ thể quan như: Ủy Ban nhân dân Thành phố Hà Nội Cục Quản trị Tài vụ - Bộ Ngoại giao Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Thành phố Hà Nội Trung tâm bảo tồn di sản Thăng Long- Hà Nội Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Ban quản lý Dự án đầu tư xây dựng Nhà Quốc Hội Hội trường Ba Đình( mới) Sở giao dịch Kho Bạc Nhà Nước Một số quan khác Thể thức kỹ thuật trình bày văn Ban Chủ nhiệm Dự án khai quật khảo cổ học Sau khảo sát toàn văn hành lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án Em nhận thấy phần lớn văn soạn thảo ban hành đáp ứng đầy đủ yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định Nhà nước Với 09 thành phần thể thức, văn mật khẩn có đủ 10 thành phần bao gồm: - Tiêu đề - Tên quan ban hành văn - Số ký hiệu văn - Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn - Tên loại trích yếu nội dung văn - Nội dung văn - Chữ ký, thể thức đề ký - Dấu quan ban hành - Nơi nhận văn - Dấu mức độ mật, khẩn( có) Quy trình soạn thảo ban hành văn Ban Chủ nhiệm Dự án Bên cạnh công tác ban hành văn bản, công tác soạn thảo văn đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc Quy trình soạn thảo văn thực theo bước: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Đây bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn thuận lợi chất lượng gồm nội dung sau đây: - Phân công soạn thảo: Căn tính chất, nội dung văn cầnsoạn thảo Nội dung văn có liên quan đến Dự án mà Ban Chủ nhiệm Dự án Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nhiệm Dự án cố gắng không ngừng việc tổ chức, đạo để công tác dần vào nề nếp Cơ sở vật chất đáp ứng cho công tác bảo quản tài liệu Thực tương đối tốt nghiệp vụ công tác lưu trữ Công nghệ thông tin ứng dụng việc lưu trữ, quản lý tài liệu ảnh, vẽ kỹ thuật 3.1.1.3 Cách thức tổ chức phận công tác văn thư, lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao, tiếp nhận công văn đi, đến quan….Bộ phận thực công tác văn thư bố trí đặt tầng lối vào Các phận lại bố trí hoàn toàn tầng hai dãy nhà quản lý Đồng thời, nội dung công tác văn thư gần tập trung toàn phận Hành Với cách thức tổ chức tạo không gian làm việc hiệu quả, tạo tâm lý thoải mái cho cán Văn thư cán chuyên môn phận giải công việc 3.1.1.4 Tổ chức cán văn thư, lưu trữ Nhìn chung, đội ngũ cán Ban Chủ nhiệm Dự án phần lớn người có trình độ Cán văn thư có tinh thần trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp cao Đối với cán đây, tài liệu giấy hay vật có giá trị vô quan trọng Đó công cụ giúp cho họ hoàn thành nhiệm vụ mà cấp giao phó Bởi vậy, cán phận cố gắng học hỏi, bồi dưỡng cho kiến thức cách tổ chức hay bảo quản tài liệu chuyên môn đơn vị cho khoa học, hiệu quả, an toàn Một mặt để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, mặt khác để tra tìm sử dụng thuận tiện cần thiết 3.1.1.3 Trang thiết bị văn phòng Cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng Ban Chủ nhiệm Dự án trang bị đầy đủ để phục vụ cho trình hoạt động nhằm nâng cao xuất lao động hiệu công tác văn phòng quan Từ hệ thống thiết bị máy scan( máy scan A4, 02 máy scan A0), máy in thường, in màu, máy photo, điều hòa, quạt thông gió, tủ hút ẩm trang thiết bị chuyên dụng khác Nhờ Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ có hệ thống thiết bị mà cán tiết kiệm thời gian công sức nhiều Mặt khác góp phần nâng cao xuất chất lượng công tác giúp cho việc quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, đầy đủ, cung cấp thông tin cho lãnh đạo kịp thời cho hoạt động thường xuyên quan Hàng năm, phận có đợt thống kê định trạng hoạt động trang thiết bị để có biện pháp khắc phục, sửa chữa, lý thay máy móc bị hư hỏng công dụng tính không phù hợp với công việc Điển gần đây, máy tính phận Biên tập Lưu trữ tư liệu ảnh hình chập chờn hay bị khởi động lại mà không rõ nguyên nhân Ngay sau đó, máy tính tiến hành sửa chữa để không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc 3.1.2 Nhược điểm Đối với cá nhân: Trong khoảng thời gian kiến tập, em nhiều bỡ ngỡ, rụt rè, nhút nhát khiến thân không tự tin Đối với Ban Chủ nhiệm Dự án: Bên cạnh kết đặt điểm mạnh công tác văn thư, lưu trữ tồn số hạn chế - Qua khảo sát nhận thấy, cán công việc chuyên môn phải kiêm nghiệm thêm số công việc khác điều làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hiệu công tác thân - Các văn quy chế hay văn hướng dẫn riêng công tác văn thư, lưu trữ quan chưa ban hành - Việc đăng ký văn Ban Chủ nhiệm Dự án tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốt công sức cần thiết - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tài liệu hành hạn chế Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư hạn chế, chưa áp dụng phần mềm quản lý văn - Nơi bảo quản tư liệu vẽ kỹ thuật chật hẹp, thiết bị bảo quản Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thô sơ Nhiều vẽ kỹ thuật khổ A0 chưa có tủ bảo quản 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án Trong xu hướng hội ngập kinh tế, quốc tế với việc thực công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ yêu cầu tất yếu Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư; Góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước giai đoạn nay, cần tập trung thực tốt số giải pháp sau: - Chú trọng việc xây dựng quy chế, văn hướng dẫn, đạo thực - công tác văn thư, lưu trữ Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trong đó, cần nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường bổ sung, - kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Chủ động công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ban Quản lý dự án Bên cạnh mà quan đạt Ban Chủ nhiệm Dự án số vấn đề cần trao đổi Em xin đưa số ý kiến thân góp ý cho quan - Trên sở tổng kết thực tiễn hệ thống hóa quy định pháp luật hành, Ban Chủ nhiệm Dự án cần ban hành văn quy định riêng quy chế hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tảng, sở pháp lý - cho việc quản lý phát huy hiệu công tác văn thư, lưu trữ Ứng dụng phần mềm chuyên dụng vào quản lý văn đi, đến nhằm rút - ngắn thời gian đem lại hiệu cao công việc cho cán văn thư Kính mong Ban Chủ nhiệm Dự án thời gian tới bố trí loại hình kho tàng phù hợp, trang thiết bị bảo quản tài liệu hành chính, tư liệu vẽ kỹ thuật hình Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thành trình hoạt động, triển khai thực Dự án 3.3.2 Đối với môn Văn thư, lưu trữ, khoa, trường - Đối với nhà trường chương trình đào tạo chuyên ngành Lưu trữ nhà trường cần tổ chức thêm nhiều tiết học thực hành để sinh viên có sở tảng để kiến tập, thực tập tốt mà tốt nghiệp trường làm việc tốt Nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc văn phòng nhiều Nhà trường kết hợp với Khoa Văn thư – Lưu trữ tổ chức cho sinh viên thực tế, quan sát công việc để trau dồi kiến thức lý thuyết học lớp, từ người học nắm chất công việc tránh lúng túng bước vào công việc thực tế sau Ngoài ra, Nhà trường tổ chức nhiều hoạt động, phong trào nữa, thú vị giúp sinh viên tích cực tham gia để tăng mạnh dạn, tự tin làm chủ thân bước sống, làm việc độc lập Nhà trường Khoa cần có biện pháp nhằm thúc đẩy ý thức tự giác, nâng cao hiệu sinh viên Tổ chức buổi tham quan học tập kinh nghiệm quan điển hình phong cách, kỹ làm việc, trang thiết bị văn phòng… để học viên nắm bước áp dụng vào công việc thực công việc Kính mong Khoa Văn thư – Lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án nhận xét, cho ý kiến số đề xuất, khuyến nghị Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Kế hoạch kiến tập hoạt động vô quan trọng chương trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kinh nghiệm thực tiễn, bổ sung khuyết thiếu sở kết hợp lý luận thực tiễn, để hoàn thiện kỹ công việc trường Cùng với lượng kiến thức học trường, sau khoảng thời gian kiến tập Ban Chủ nhiệm Dự án “Khai quật khảo cổ học xử lý di dời di tích di vật khu vực xây dựng đường hầm bãi xe ngầm công trình Nhà Quốc hội” em có hội tiếp xúc khảo sát thực tế vấn đề thuộc công tác Văn thư, lưu trữ quan, tích lũy cho em nhiều kiến thức bổ ích khác Đây điều kiện quan trọng để em cụ thể hóa phần lý thuyết học, nắm vững kiến thức, kỹ chuyên ngành Bên cạnh tìm hiểu quan kiến tập, em cố gắng quan sát, học hỏi cách thức hoạt động quan việc thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ Nhờ đó, giúp em có nhìn chân thực công tác văn thư, lưu trữ giúp em thấy khác biệt lý thuyết thực tế Điều nhắc nhở thân em phải cố gắng trau dồi, tích lũy kinh nghiệm không ngừng học hỏi “Mọi lý thuyết màu xám, đời mãi xanh tươi” Khả nắm bắt, tư thân cộng với kiến thức mà thầy, cô truyền dạy hướng dẫn cán Ban Chủ nhiệm Dự án giúp em hoàn thành báo cáo Em mong Báo cáo trở thành tư liệu giúp công tác văn thư, lưu trữ Ban Chủ nhiệm Dự án ngày hoàn thiện Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Phụ lục 01: Quyết định thành lập Ban Chủ nhiệm Dự án Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 02: Bì gửi văn bản VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM – VIỆN KHẢO CỔ HỌC VIỆT NAM Vietnam Academy of Science and Technolog - Institute of Archaeology Địa chỉ: 61, Phan Chu Trinh – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: (84-04)-39333858 Emai: Fax: (84-04) 9331607 Số: Kính gửi: …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 03: Nội dung sổ đăng ký văn đến theo mẫu Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày Số Tác Số, kýNgày đến đến giả hiệu tháng (1) (2) (3) (4) (5) Đơn vị Tên loại trích Ký Ghi người yếu nội dung nhận nhận (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 04: Bản vẽ kỹ thuật trang thiết bị bảo quản phận Kỹ thuật lưu trữ tư liệu vẽ Phần mềm Corel chỉnh sửa vẽ di tích Tủ kim loại bảo quản hồ sơ vẽ di tích vật Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Tủ sấy bảo quản tài liệu mẫu phục vụ quy trình vẽ tư liệu vẽ A0 Nội dung bên hồ sơ vẽ di tích Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 05: Hồ sơ ảnh, vật mẫu trang thiết bị lưu trữ hồ sơ tư liệu ảnh Bên hồ sơ ảnh Bên hồ sơ ảnh Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Tủ lưu trữ hồ sơ ảnh Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tủ bảo quản, trưng bày vật mẫu Hiện vật mẫu Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Ổ cứng lưu trữ tư liệu ảnh Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 06: Báo cáo sơ kết khai quật tủ lưu trữ báo cáo Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 07: Kho lưu trữ vật két vật gốm sứ Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Sinh viên: Nguyễn Thị Hằng Khoa Văn thư - Lưu trữ Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B