THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 5 1.1.1. Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 7 1.2. Nhiệm vụ của bộ phận văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 8 1.3. Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư lưu trữ 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG 11 2.1. Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang 11 2.2. Về hoạt động quản lý 12 2.3. Về hoạt động nghiệp vụ 13 2.3.1. Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý 13 2.3.2. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ 16 2.4. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 19 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG 21 3.1. Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 21 3.1.1. Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 22 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 22 3.3. Một số kiến nghị 23 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 5

1.1.1 Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 7

1.2 Nhiệm vụ của bộ phận văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 8

1.3 Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư- lưu trữ 9

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÊM HÓA- TỈNH TUYÊN QUANG 11

2.1 Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang 11

2.2 Về hoạt động quản lý 12

2.3 Về hoạt động nghiệp vụ 13

2.3.1 Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý 13

2.3.2 Thực trạng về các khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ 16

2.4 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ 19

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG 21

3.1 Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 213.1.1 Ưu điểm 213.1.2 Nhược điểm 223.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại

Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa 223.3 Một số kiến nghị 23

C PHẦN KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Kiến tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đàotạo của các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp Trongchương trình đào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường

và những kiến thức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽđược hướng dẫn đi kiến tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường.Mục đích của đợt kiến tập nhằm:

Giúp sinh viên tìm hiểu được tình hình thực tế về công tác lưu trữ ở cơquan mà sinh viên kiến tập, liên hệ để so sánh thực tiễn với lý luận để có cáinhìn đầy đủ toàn vẹn hơn về nghiệp vụ;

Vận dụng các kiến thức được học trên ghế nhà trường để tiến hành thựchiện một số nghiệp vụ về công tác văn thư- lưu trữ,

Tạo điều kiện để sinh viên khi ra trường có thể thích nghi với công tácnghiệp vụ một cách nhanh chóng, nắm được cách thức tổ chức công tác văn thư-lưu trữ ở một cơ quan

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ cónhững bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cáchhành chính Công tác văn thư- lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng vănbản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các

cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xãhội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chínhxác Đồng thời công tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máyquản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòngảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xíchquan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vàomột phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tácvừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán

bộ, công chức Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ sẽ góp phần giải quyết côngviệc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ,giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việclợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn laovào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia

Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đãkhông ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư-Lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn Vì vậy, để làm tốt công tác vănthư- lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành

các chuyên môn Công tác văn thư- lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản

của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ

sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội

Nội dung công tác văn thư- lưu trữ bao gồm các việc về quản lý văn bản,lập hồ sơ, sử dụng và bảo quản con dấu, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụngtài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị Công văn giấy

tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong quản lý nhà nước Hồ sơ tàiliệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy phải được giữ gìn để tra cứu và sửdụng khi cần thiết Công việc của cơ quan tổ chức làm nhanh hay chậm, thiếtthực hay quan liêu do công tác giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ

sơ, tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó tác động trực tiếp đến hiệu lực hiệuquả của công tác quản lý và lãnh đạo

Ngoài ra thì còn chứa đựng những thông tin bí mật quan trọng về chínhtrị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc giữ gìn tài liệu lưu trữ hồ sơ khôngchỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn sử dụng biện pháp ngăn chặnviệc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ

Vai trò của công tác văn thư- lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quannhà nước nói chung và của Ủy ban Nhan dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh TuyênQuang nói riêng là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau:

- Công tác văn thư- lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thểchế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của

hệ thống thể chế hành chính.

- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chínhnhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệthể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, gópphần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

- Thực hiện tốt công tác văn thư- lưu trữ góp phần thực hiện một nền hànhchính phát triển, hiện đại-nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngàycàng mở rộng quyền công dân

- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản

lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổchức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia

Dưới sự giúp đỡ của Khoa Văn thư- Lưu trữ cùng với sự đồng ý của Ủyban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang; em được về kiến tập tại Ủyban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang, dưới sự hướng dẫn của cô

Ma Thị Oanh Trong quá trình kiến tập em được tìm hiểu về hoạt động nghiệp

vụ của công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban, chính vì vậy em đã chọn đề tài

nghiên cứu về “ Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang”.

Có thể nói rằng công tác văn thư- lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọngđối vơi hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung

Sau đợt kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên

Quang, những kết quả đạt được em đã tập hợp trong bản “Báo cáo kiến tập” vơi

cấu trúc như sau:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tàiđược chia làm 3 chương:

Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang và công tác văn thư- lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.

Trong quá trình kiến tập và viết báo cáo, em đã nhận được sự quan tâmgiúp đỡ nhiệt tình của chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa và cô MaThị Oanh- Cán bộ hướng dẫn kiến tập, các anh chị trong cơ quan đã tạo điềukiện thuận lợi và giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập Em cũng xin gửi lờicảm ơn chân thành đến các Thầy cô trong Khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đạihọc Nội Vụ Hà Nội đã cho em những kiến thức nghiệp vụ để em có hành trangnền tảng cho sự nghiệp của mình

Tuy nhiên do thời gian kiến tập có hạn và bản thân chưa có nhiều kinhnghiệm nên trong báo cáo của em không chánh khỏi những hạn chế Vì vậy, emrất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Chiêm Hóa, tháng 6 năm 2016

Sinh viênNguyễn Thị Thu

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

1.1.1 Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

Chiêm Hoá là huyện miền núi ở phía Đông Bắc tỉnh Tuyên Quang,cách thị xã Tuyên Quang 67km về phía Bắc, nơi có hơn 80% là dân tộc

thiểu số Huyện Chiêm Hóa có diện tích: 1 455,8km2 với dân số: 126.100 người

(2004) Chiêm Hoá là địa bàn sinh sống của 22 dân tộc như: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Thuỷ sinh sống ở các xã, thị trấn của huyện: Vĩnh Lộc, Bình Nhân, Bình Phú, Hà Lang, Hòa An, Hòa Phú, Hùng Mỹ, Kiên Đài, Kim Bình, Linh Phú, Minh Quang, Ngọc Hội, Nhân Lý, Phú Bình, Phúc Sơn, Phúc Thịnh, Tân An, Tân Mỹ, Tân Thịnh, Tri Phú, Trung Hà, Trung Hòa, Vinh Quang, Xuân Quang, Yên Lập, Yên Nguyên.

Trong các triều Đinh - Lý - Trần – Lê, Châu Đại Man được gọi là châu VịLong, khi thuộc Minh, châu Vị Long đổi thành châu Đại Man; đến năm 1835đổi thành châu Chiêm Hoá (nay là huyện Chiêm Hoá) Trước năm 1976, Chiêm

Hoá thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang và Tuyên Quang sáp nhập thành Hà Tuyên, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Hà Tuyên Năm1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà Tuyên, Chiêm Hoá trở thành huyện của tỉnh Tuyên Quang.

Chiêm Hóa là một huyện có điều kiện tự nhiên và điều kiện về kinh tế- xãhội thuận lợi Các điều kiện đó đã đưa huyện Chiêm Hóa thành một huyện cónhiều tiềm năng phát triển cả về kinh tế và xã hội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

Chức năng

־ Ủy ban Nhân dân huyện là do Hội đồng Nhân dân huyện bầu ra, là cơ

quan chấp hành của Hội đồng Nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhànước cấp trên.

־ Ủy ban Nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,quy định của Nhà nước,…

Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trong lĩnh vực kinh tế:

₊ Tổ chức phổ biến và thực hiện các văn bản pháp luật, cơ chế, chính sáchcủa nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, tiêu chuẩn đo lường chấtlượng sản phẩm, sở hữu trí tuệ, an toàn bức xạ và hạt nhân trên địa bàn huyện

₊ Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích các tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế

tư nhân, đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất; tổ chức các hoạt độngdịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin, xúc tiến thương mại

và đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ sở sản xuất công nghiệp trên địa bàn;

₊ Tổ chức thanh tra hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm trahoạt động kinh doanh du lịch của các doanh nghiệp, tổ chức du lịch thuộc cácthành phần kinh tế, công dân Việt Nam và người nước ngoài hoạt động du lịch

trên địa bàn

₊ Tổng hợp ý kiến nguyện vọng và tuyên truyền vận động của các cơ sở

kinh tế cá thể kinh tế tiểu chủ, các hộ gia đình các cơ sở nhỏ và vừa

- Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và xã hội:

+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ tỉnhquản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, cong tác huấn luyện dân quân tự vệ

+ Tổ chức đăng kí nghĩa vụ quân sự và thi hành theo đúng quy định củapháp luật

+ Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội

+ Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự xã hội

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

+ Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu hội đồng nhân dân theođúng quy định của pháp luật

+ Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương theo từng cấp.Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điiều chỉnh địa giới hành chính ở địaphương trình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xétquyết định

־ Ngoài các nhiệm vụ trên thì Ủy ban Nhân dân huyện còn có nhiệm vụquản lý nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, nông nghiệp, thương mại dulịch, văn hóa, giáo dục, y tế, dân tộc tôn giáo…

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

־ Về tổ chức bộ máy văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa gồm

01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch và 13 phòng ban chuyên môn

Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa:

₊ Phòng Nội vụ - Lao động, Thương binh và Xã hội

₊ Thanh tra huyện

₊ Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em huyện

₊ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

₊ Phòng dân tộc và tôn giáo

Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa ngày càng ổn định về tổ chức và biênchế (phụ lục 1)

1.2 Nhiệm vụ của bộ phận văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

Nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư

־ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

־ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân ssau khi có ýkiến của người có thẩm quyền

־ Giúp Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo giõi, đônđốc việc giải quyết văn bản

־ Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, ký,duyệtban hành

־ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức

độ mật, khẩn

־ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phất, theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

־ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

־ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng kí, cấp giấy giới thiệu, giấy điđường cho cán bộ nhân viên trong cơ quan

־ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu khác

Văn thư của huyện có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ theo quy địnhcủa pháp luật và quy định của cơ quan ( quy chế công tác văn thư- lưu trữ)

 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

־ Hướng dẫn cán bộ cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị lập hồ sơ và nộp hồ sơvào lưu trữ hiện hành

־ Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành

־ Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê hồ sơ tài liệu

־ Đảm bảo an toàn, bí mật của hồ sơ tài liệu

־ Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu

־ Lựa chọn hồ sơ tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; tiêuhủy tài liệu hết giá trị

Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:

־ Lập kế hoạch thu thập tài liệu

־ Phối hợp với cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lựachọn tài liệu cần thu thập

־ Hướng dẫn cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp

־ Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu

־ Tổ chức tiếp nhận tài liệu, lập biên bản giao nhận tài liệu

־ Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

1.3.Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư- lưu trữ

Ý nghĩa công tác văn thư :

־ Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động củamột cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội Là sợi dây liên hệ giữa Đảng –Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức với nhau

־ Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác,bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêugiấy tờ

־ Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật cơ quan nguồn bổ sung chủ yếu

vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước

־ Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tácdụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo

Ý nghĩa công tác lưu trữ

־ Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh mộtcách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sựkiện lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

־ Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ công tác nghiêncứu và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng vàtoàn cơ quan nói chung

־ Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạtđộng sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưutrữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia

trên các lĩnh vực Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học màcòn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đâyvào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra nhữngquy luật vận động của tự nhiên – xã hội để dự báo dự đoán chính xác thúc đẩytiến trình phát triển của xã hội đồng thời tránh được những hiểm hoạ cho conngười, cho quốc gia.

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN CHÊM HÓA- TỈNH TUYÊN QUANG 2.1 Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

Ngoài ra, tại kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện thì khối lượng tàiliệu nghe nhìn còn hạn chế và hầu như không có

Nội dung tài liệu

Tài liệu lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện có khối lượng lớn, nội dungphong phú, đa dạng, phản ánh các mặt hoạt động khác nhau của cơ quan lànguồn nộp lưu

־ Tài liệu hành chính: Phản ánh đường lối, chủ trương lãnh đạo, chỉ đạo

chung của Đảng và các cơ quan Nhà nước cấp huyện, xã trên các mặt hoạt độngcủa cơ quan và phản ánh mặt hoạt động chủ yếu của Ủy ban Nhân dân huyệnnhư về tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, thanh tra kiểm tra, văn hóa xã hội… (

nâng phụ cấp thâm niên, nâng ngạch, bậc lương…)

Ví dụ như: Tài liệu về việc nâng lương với cán bộ công chức năm 2015.Trong khối tài liệu hành chính của Ủy ban Nhân dân huyện chiếm sốlượng nhiều nhất là văn bản, tài liệu của Ủy ban huyện như: quyết định, côngvăn chỉ đạo, báo cáo…

־ Tài liệu khoa học- kỹ thuật: Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật liên

quan đến việc thanh, quyết toán các công trình xây dựng cơ bản và mua sắm cáctrang thiết bị phục vụ cho các mặt hoạt động trên địa bàn huyện; về việc phêduyệt các dự án đầu tư; thống kê kế toán tài chính và tổng dự toán; các quyếttoán, kết quả đấu thầu công trình, bản dự toán kinh phí… và các văn bản liênquan đến việc đầu tư các công trình xây dựng cơ bản và cung cấp các trang thiếtbị

־ Tài liệu nghe nhìn: Là các hình ảnh kỷ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện,

các file ghi âm ghi hình…

2.2 Về hoạt động quản lý

Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Hàng năm nhà nước ta thường ban hành một hệ thống các văn bản quyphạm pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trêncác lĩnh vực của đời sống, đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước được thựchiện liên tục và thống nhất…

Về lĩnh vực công tác hành chính thì việc tổ chức chỉ đạo công tác văn lưu trữ cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này.Qua các văn bản chỉ đạo của nhà nước thì Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóacũng xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về côngtác văn thư lưu trữ của huyện nhằm tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữcủa huyện

thư-Hiện nay Nhà nước ta ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và hướngdẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ như:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 được UBTV Quốc hội thông quangày 8/4/2001

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001phạm vi toàn quốc

Đây là hai văn bản quy định về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc,trong đó quy định về công tác lưu trữ tại huyện, quận, thị xã, thành phố trựcthuộc tỉnh

Ngoài ra, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bên cạnh việc ban hành rấtnhiều văn bản chung về công tác văn thư- lưu trữ đối với các cơ quan tổ chứctrong cả nước thì cũng dành một phần quan trọng trong việc ban hành một sốvăn bản hướng dẫn về tổ chức công tác lưu trữ ở cấp huyện

Tại Ủy ban Nhân dân huyện cũng đã ban hành ra các văn bản chỉ đạo vàhướng dẫn nghiệp vụ như:

־ Quy chế công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện ChiêmHóa

־ Văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư- lưu trữ

־ Văn bản quy định về quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng Nhândân và Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

Công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư- lưu trữ

Hàng năm Ủy ban Nhân dân huyện tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất vềtình hình công tác văn thư- lưu trữ, việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chínhxác và công bằng nhất về kết quả công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhândân để có kết luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư- lưu trữ được tốthơn Giúp các cán bộ trong cơ quan hiểu được vai trò và tầm quan trọng củacông tác này trong hoạt động hành chính nhà nước, giúp nâng cao hiệu quả hoạtđộng của Ủy ban Nhân dân huyện

₊ Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành vănbản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

₊ Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trongnhững phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoànthể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạothực hiện chức năng nhiệm vụ của mình

₊ Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhànước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng,pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghichép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết Là cánh taygiúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một

cơ quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó

₊ Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơquan, tổ chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơquan quy định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệmxem xét, nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việccủa mình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan Thủ trưởng cơ quan cótrách nhiệm sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có tráchnhiệm tiếp nhận công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phốicông văn đến người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao,

in, nhân bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu,lưu trữ văn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan

־ Về lưu trữ:

₊ Tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị,

tổ chức gồm có tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ…phổ biến nhất là tài liệu hành chính

₊ Thu thập bổ xung tài liệu là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưutrữ Sau khi công việc đã được giải quyết xong ở khâu văn thư, tài liệu đượcgiao nộp về kho lưu trữ để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ giao nộp tài liệu