MỤC LỤC A.LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯƠNG MỸ ĐÌNH 2 5 1.1.2.Chức năng. 6 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Mỹ Đình 2. 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 7 1.2.1. Tình hình tổ chức. 7 1.2.2. Chức năng. 7 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Về công tác văn thư. 12 2.2.2. Về công tác lưu trữ 13 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 15 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại phường Mỹ Đình 2. 16 3.3. Một số khuyến nghị 19 3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 19 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ tại cơ quan. 21 C. PHẦN KẾT LUẬN 22 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A.LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯƠNG MỸ ĐÌNH 1.1.2.CHỨC NĂNG 1.1.3 NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN 1.1.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 1.2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 1.2.1 Tình hình tổ chức .7 1.2.2 Chức .7 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn .8 1.2.4 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 2.2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 12 2.2.1 Về công tác văn thư .12 2.2.2 Về công tác lưu trữ 13 CHƯƠNG 15 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15 3.1 BÁO CÁO TÓM TẮT NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 15 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 16 3.3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ 19 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 19 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ quan .21 C PHẦN KẾT LUẬN 22 D PHỤ LỤC 27 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân Khoa học – Công nghệ HĐND UBND KHCN A.LỜI NÓI ĐẦU Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cao hình thức văn ngày phong phú Tuy nhiên, não người có giới hạn, họ khơng thể nhớ thơng tin ghi chép lại Vì thế, người nghĩ cách lưu giữ hồ sơ, tài liệu để phục vụ cho hoạt động công tác Cơng tác văn thư, lưu trữ đời nhằm giải nhu cầu cấp bách Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực cơng tác có vai trò tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức Ngày nay, khái niệm văn thư, lưu trữ khơng xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, sau thực thao tác thu thập,chỉnh lí đưa vào kho …, ta thấy cơng tác văn thư, lưu trữ có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần khơng nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư, lưu trữ lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Làm tốt cơng tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Cùng với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trong lần thực tập này, với mục đích giúp sinh viên học hỏi, thâm nhập vào môi trường thực tế tự làm công việc mà lâu đơn giản học lý thuyết giúp cho thân em tự tin giao tiếp thành thạo công việc hiểu chất ngành nghề mà theo học Đây lần sau năm học em thức tự tìm địa điểm thực tập thân làm cơng việc cho khô khan Cũng suy nghĩ em hiểu chất công việc chọn cho nội dung thực tập tốt nghiệp sát vào tình hình thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ Chính văn thư, lưu trữ q khơ khan nên buổi đầu em gặp khơng khó khăn: • Khó khăn thực thao tác nghiệp vụ bỡ ngỡ • Chưa sử dụng thành thạo máy tính thiết bị phòng • Chưa trang bị đầy đủ kiến thức • Chưa biết cách khai thác tài liệu Song, bên cạnh gặp nhiều thuận lợi từ phía cán nhân viên quan nhiệt tình giúp đỡ dạy cho em điều thiếu sót Theo kế hoạch Nhà trường nói chung Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng,cũng tiếp nhận quan em có thời gian tháng (từ ngày 10/1/2017 đến ngày 10/3/2017) thực tập Ủy ban Nhân dân phường Mỹ Đình Từ kiến thức học với thời gian thực tập không giúp em hồn thiện kiến thức có sẵn mà giúp em thành thạo công việc Là cán văn thư – lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư, lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp em nắm kiến thức chuyên môn trưởng thành công việc Báo cáo sau kết lần thực tế kết hợp với kiến thức học để thu thành bổ ích Với báo cáo mình, em xin trình bày tất thấy, tay làm so với lý thuyết học trường suốt thời gian thực tập quan Báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Chương 3: Báo cáo kết thực tập Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình đề xuất, khuyến nghị Trong lần thực tập em áp dụng kiến thức học thực hành quan Vì thời gian có hạn nên lần thực tập em nhiều thiếu sót mong người dạy nhiều Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới anh/chị cán nhân viên Uỷ ban Nhân dân phường Mỹ Đình 2, đặc biệt chị Nguyễn Thu Hiền nhiệt tình giúp đỡ, đơn đốc, động viên em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo quan,tổ chức nhiệt tình dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian thực tập trường Và em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cung cấp cho em kiến thức tảng kiến thức đào tạo điều kiện tổ chức đợt thực tập cho chúng em Em xin hứa cố gắng học tập tốt nữa, đem kiến thức trang bị trường thực tế để đóng góp cho ngành nghề, cơng việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Hạ B NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯƠNG MỸ ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức Lịch sử hình thành UBND phường Mỹ Đình Mỹ Đình xã cũ thuộc huyện Từ Liêm, Hà Nội Đây xã có tốc độ thị hóa cao huyện Từ Liêm, có nhiều cơng trình cấp quốc gia như: Khu liên hợp thể thao quốc gia Mỹ Đình, Trung tâm Hội nghị Quốc gia Phường Mỹ Đình nằm phía tây Thủ Hà Nội, cách trung tâm thành phố 10 km Phường Mỹ Đình tiếp giáp với phường sau: + Phía Bắc giáp phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy + Phía Nam giáp phường Mỹ Đình + Phía Đơng giáp phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy + Phía Tây giáp phường Cầu Diễn Phường Mỹ Đình thành lập theo Nghị số 132/NQ-CP, sở phần diện tích tự nhiên dân số xã Mỹ Đình trước đây, với diện tích tự nhiên 197 26.991 nhân gồm tổ dân phố: Phú Mỹ tổ dân phố khu thị Mỹ Đình Nơi có tuyến đường giao thơng huyết mạch chạy qua như: đường Phạm Hùng, đường Lê Đức Thọ, thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội Từ ngày thành lập phường đến nay, Đảng bộ, quyền nhân dân ln nêu cao tinh thần đồn kết, vượt qua khó khăn xây dựng phường phát triển mặt Kinh tế phát triển mạnh theo cấu: dịch vụ - công nghiệp – nông nghiệp Văn hóa xã hội có nhiều tiến bộ, đời sống vật chất, tinh thần nhân dân cải thiện rõ rệt, an ninh quốc phòng bảo đảm Cơng tác xây dựng Đảng hệ thống trị tăng cường Hiện nay, địa bàn phường có khoảng 300 quan, doanh nghiệp đóng địa bàn, đặc biệt có Khu Liên hợp Quốc gia, Bến xe Mỹ Đình… Dân cư Mỹ Đình chủ yếu nông, buôn bán nhỏ, lao động phổ thông… Dân cư đông, thành phần dân cư đa dạng phân bố không đồng đều, mật độ dân cư trung bình 1.864 người/km2, chủ yếu tập trung thôn khu đô thị xây dựng Dân cư địa bàn có nơi ổn định, chấp hành tốt chủ trương sách Đảng Nhà nước 1.1.2.Chức UBND phường Mỹ Đình có chức quản lý hành Nhà nước địa bàn theo phân cấp ủy quyền quan Nhà nước cấp chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương Được quy định Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn - Thực theo quy định Luật tổ chức quyền địa phương nhiệm vụ Thành phố, Quận giao - Cùng với nhân dân xây dựng văn hóa, an ninh thị cho phường Thực sách cấp thị kinh tế, đất đai, văn hóa, xã hội - Chỉ đạo thực biện pháp bảo vệ môi trường, áp dụng biện pháp để giải công việc đột xuất, khẩn cấp phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Mỹ Đình UBND phường Mỹ Đình gồm có: • 01 Chủ tịch HĐND 01 phó Chủ tịch HĐND; • 01 Chủ tịch UBND 02 phó Chủ tịch UBND; • 01 Ủy ban mặt trận tổ quốc; • 01 Chủ tịch hội Phụ nữ; • 01 Chủ tịch hội Cựu chiến binh; • 01 chủ tịch hội Nơng dân; • 01 Bí thư Đồn niên; • 01 Trưởng cơng an; • 01 Xã đội trưởng; • Cùng với đơn vị, phòng ban có chức tham mưu thực đạo cấp 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 1.2.1 Tình hình tổ chức UBND Phường Mỹ Đình tổ chức văn thư kiêm nhiệm Văn phòng quản lý với diện tích phòng kho gần 20m Để thực tốt công tác bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ UBND phường Mỹ Đình thực xây dựng kho lưu trữ từ ngày 01 tháng 04 năm 2004 Tài liệu kho phân loại theo phương án: Mặt hoạt động – Thời gian, cụ thể sau: I Tài liệu HĐND II Tài liệu UBND Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 … 1.2.2 Chức Bộ phận Văn thư – Lưu trữ UBND phường Mỹ Đình có chức thu thập cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý quan Ngoài ra, nơi tiếp đón cơng dân thực thủ tục như: Làm giấy khai sinh, đóng dấu, tiếp nhận hồ sơ, chuyển giao tài liệu đến cấp trên… ; Giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng văn quy định công tác lưu trữ quan; quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; hàng năm báo cáo tình hình thực cơng tác lưu trữ, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ quan 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn • Tiếp nhận đăng kí văn đến • Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu cấp • Cung cấp thơng tin cần thiết cho lãnh đạo quan phục vụ cho hoạt động quản lý phường • Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan • Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn • Bảo quản sử dụng dấu theo quy định • Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ • Xác định giá trị tài liệu • Bảo quản tài liệu kho • Là cầu nối cán bộ, nhân viên với lãnh đạo quan 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ UBND Phường Mỹ Đình gồm có 01 cơng chức văn phòng phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ Trong thời gian thực tập, em cán quan bảo tận tình khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cung cấp thơng tin giúp em hồn thành báo cáo này, nắm bắt cơng việc sau trường cần làm gì, giúp cho em có thêm kinh nghiệm làm việc kỹ giao tiếp để làm hành trang cho tương lai Đây lần thực tập bổ ích tốt đẹp áp dụng ngành nghề theo học mà em cảm thấy vui tự hào ngơi trường khoa mà chọn từ đăng ký nhập học 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ phường Mỹ Đình Trong năm trước đây, công tác văn thư, lưu trữ chưa UBND phường quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư, lưu trữ chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần công tác văn thư, lưu trữ quan gặp nhiều khó khăn thuận lợi • Khó khăn: + Đầu tiên phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán làm công tác văn thư "mỏng", tình trạng cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ phận cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề + Bên cạnh số quan, đơn vị, lãnh đạo quan phòng trực thuộc chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác 16 + Nhiều đơn vị gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ + Tuy quan tâm lãnh đạo quan, sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho cơng tác văn phòng phường thiếu Những khó khăn đòi hỏi đồng thuận chia sẻ quan đơn vị nhà nước quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Thiết nghĩ quan, đơn vị cần tận dụng tối đa nguồn lực, đầu tư công tác văn thư, lưu trữ phát huy vị trí vai trò vốn có Bên cạnh có thuận lợi như: • Thuận lợi: + Phòng làm việc cán văn thư bố trí gọn gàng,có đầy đủ trang thiết bị làm việc : máy tính,máy in,điện thoại, Điều tạo điều liện thuận lợi cho việc giải công việc cách nhanh chóng + Nhận thức vai trò vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ có bước chuyển biến rõ Việc củng cố, kiện tồn tổ chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ phường tổ chức thống vào hoạt động có nề nếp + Cơ sở vật chất trang bị ban đầu thiếu thốn phường quan tâm đạo thực tốt công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua, tiến hành thực tốt đầy đủ + Một số công việc thủ công bị loại bỏ + Việc quản lý điều hành công tác văn thư, lưu trữ thuận lợi hiệu Từ khó khăn thuận lợi nêu công tác văn thư, lưu trữ quan cần quan tâm, đạo liệt thủ trưởng đơn vị 17 Em xin đề xuất số ý kiến để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan,cụ thể: - Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HDSNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội vụ - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định Điều 9, Luật Lưu trữ hoàn thiện hồ sơ lập theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, không để tài liệu đến hạn nộp lưu phòng chun mơn - Đầu tư kinh phí dành cho cán bộ, nhân viên học thêm lớp đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức kinh nghiệm phục vụ cho quan - Đối với công tác lưu trữ cần bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Đối với UBND phường,bố trí kho lưu trữ theo quy định Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài 18 - Xây dựng phòng kho theo quy định Nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu hoạt động tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Hy vọng, với vai trò đặc biệt quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, quan, tổ chức UBND phường Mỹ Đình tăng cường chấn chỉnh, thực quy định để công tác đạt kết tốt thời gian đến 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Về bản, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Qua em xin kiến nghị số ý kiến góp phần phát triển công tác văn thư, lưu trữ quan sau: 19 • Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư, lưu trữ Nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ cơng tác văn thư; Thơng tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ • Có kế hoạch tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ cán cho cán văn thư, lưu trữ Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức • Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng cơng tác văn thư, lưu trữ Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng • Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức • Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư,lưu trữ: trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo copy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ • Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu cơng việc • Đổi cấu máy quản lý phải đảm bảo nguyên tắc: tối ưu, linh hoạt, kinh tế 20 • Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý : Con người làm việc để mong đảm bảo sống ngày Vì vậy, để cán phát huy hết lực cán phải tạo tâm lý công việc họ làm trả cơng thích đáng 3.3.2 Đối với mơn văn thư – lưu trữ quan Người làm cơng tác văn thư, lưu trữ muốn hồn thành tốt nhiệm giao cần thực theo quy trình quy định Nhà nước Dưới số kiến nghị thân em quan: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động phường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động quan - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp - Điều đặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo - Cán lưu trữ cần học thêm lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ, làm cơng tác chỉnh lý bảo quản tài liệu tốt 21 C PHẦN KẾT LUẬN Trong suốt tháng thực tập UBND phường Mỹ Đình cá nhân em - trình xây dựng lại kiến thức gần năm Đại học Vào năm thứ Đại học, nhà trường tổ chức đợt kiến tập nhằm giúp sinh viên tìm hiểu làm quen dần với công tác văn thư, lưu trữ, qua em đúc rút cho thêm nhiều kiến thức Sau lần thực tập này, bắt tay vào công việc hiểu rõ ngành nghề mình, tiếp xúc làm quen với mơi trường bên ngồi thân em lại thêm lần tự tin học mà thu Trong thời gian này, lãnh đạo quan cán bộ, nhân viên tạo điều kiện cho em làm quen với hồ sơ, tài liệu, tiếp nhận văn đến, đóng dấu bảo quản, xếp tài liệu vào kho theo quy định Đối với UBND phường Mỹ Đình cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, hợp pháp xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, 22 khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Mặc dù cơng tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại 23 Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, khơng quan trọng nên khơng người đánh giá người làm công tác văn thư, lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp khơng nhỏ người làm văn thư, lưu trữ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin… người làm cơng tác ln nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng Hơn nữa, khơng người, cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành không nghĩ tài liệu hôm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu Hiện nay, khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Nếu cần cù, khơng có đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thơng tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, 24 tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Qua để thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận 25 thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý phường Trên em tìm tòi học hỏi đơn vị thực tập,những kiến thức,những lần khảo sát trực tiếp giúp em vượt qua rào cản công tác văn thư, lưu trữ khơ khan Có thể văn thư giấy tờ,là lưu lại văn bản,quyết định quân trọng quan công việc quan trọng thúc đẩy cho phát triển quan Khơng phải hiểu chia sẻ cơng việc cho lại ngành mà nhiều người cho không cần thiết Bài báo cáo em muốn chứng minh cho khơng hiểu văn thư, lưu trữ có cách nhìn nhận khác Bởi lưu trữ khơng có giấy tờ mà lưu trữ xuất thiết bị điện tử khác Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo này, em nhiều lúng túng việc kết hợp kiến thức với thực tế Nhưng nhờ có quan tâm bảo toàn thể cán nhân viên quan, đặc biệt cán Văn phòng Nguyễn Thu Hiền trực tiếp hướng dẫn, em nhận nhiều thiếu sót hiểu sai quy trình làm việc Đây học đắt giá để làm hành trang cho em tiếp tục tiến đường mà chọn Cuối cùng, em xin cảm ơn anh (chị) cán bộ, nhân viên quan giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Xin gửi tới người lời chúc sức khỏe để gắn bó với cơng việc hoàn thành tốt nhiệm vụ cán văn thư, lưu trữ 26 D PHỤ LỤC Tài liệu kho chất đống, chưa xử lý 27 Tài liệu đựng hộp xếp lên tủ theo hồ sơ công việc năm ban hành 28 Mục lục hồ sơ Giai đoạn : 2000 – trước 01 tháng 04 năm 2014 (thời hạn bảo quản vĩnh viễn) 29 Mục lục hồ sơ Giai đoạn; 2000 – 01 thang 04 năm 2014 (thời hạn bảo quản 05 – 10 năm) 30 ... cơng tác văn thư, lưu trữ Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2. 1 Hoạt đợng quản ly Trong hoạt động quản lý UBND phường Mỹ Đình 2, hầu hết công việc... thời gian thực tập quan Báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Chương... lưu trữ công tác văn thư 2. 2 Hoạt đợng nghiệp vụ 2. 2.1 Về cơng tác văn thư • Có thể nói cơng tác văn thư UBND phường Mỹ Đình tồn nhiều điểm bất cập; cán văn thư phải kiêm nhiệm thêm ngành lưu trữ