MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 4 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang 8 1.2.1. Chức năng 8 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh 11 2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh 12 2.1.3. Quản lý văn bản đến 13 1.2.4. Ban hành và quản lý văn bản đi 14 2.1.5. Quản lí và sử dụng con dấu 16 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 16 2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang 17 2.2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành 18 2.2.4. Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.5. Chỉnh lí khoa học tài liệu 20 2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu 20 2.2.7. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu 21 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang và một số đề xuất, khuyến nghị 23 3.1. Báo cáo tóm tắt công việc trong quá trình thực tập và kết quả đã đạt được 23 3.2. Nhận xét, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang 24 3.2.1. Ưu điểm 24 3.2.2. Hạn chế 25 3.3. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 25 3.4. Một số đề xuất, khuyến nghị 27 3.4.1. Đề xuất, khuyến nghị đối với Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang 27 3.4.2. Đề xuất, khuyến nghị đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 C. KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt HĐND UBND CCVCNLĐ Chữ viết đầy đủ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Công chức, viên chức, người lao động A PHẦN MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước ta nay, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến vượt bậc để vươn tới hồn thiện Hịa xu đó, năm gần cơng tác văn thư - lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng để đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư - lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, đạo, kiểm tra, quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị nghiệp đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Vì vậy, để làm tốt cơng tác văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Từ đó, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu Năm học 2017 năm đánh dấu bước ngoặt quan trọng trình học tập sinh viên chúng em Thời gian bốn năm học tập, rèn luyện khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội chúng em đến phút cuối Trong suốt thời gian theo học ngành Lưu trữ học thuộc Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, chúng em học hỏi, tiếp thu nhiều kiến thức hữu ích văn thư lưu trữ Xã hội ngày trở nên văn minh, đại, tư người theo ngày nâng cao Vì vậy, ý nghĩa lớn lao công tác văn thư lưu trữ phát triển người, lịch sử, xã hội ngày khẳng định Với phương châm “học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”, nhà trường tạo điều kiện cho chúng em tiếp cận, cọ xát với công việc thực tế đợt thực tập quan, tổ chức, doanh nghiệp,…theo chuyên ngành học Được quan tâm, giúp đỡ Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang để hiểu rõ công tác văn thư lưu trữ thực tế Trong suốt khoảng thời gian thực tập kéo dài tháng ( từ 10/01/2017 đến 10/03/2017 ), em tiếp xúc với cơng việc thực tế, có hội áp dụng kiến thức chuyên môn vào công việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ chuyên môn Mặc dù gặp nhiều khó khăn bước đầu làm quen với cơng việc, với thiếu sót thiếu kinh nghiệm thực tế, nhờ hướng dẫn tận tình Lãnh đạo tồn thể cán Phịng Hành – Tổ chức, em hồn thành đợt thực tập cách xuất sắc Qua công việc thực tế Phịng Hành - Tổ chức em hiểu rõ nghiệp vụ chuyên môn trách nhiệm người làm công tác văn thư - lưu trữ Quá trình thực tập đem lại cho em kinh nghiệm tảng vô quý báu, giúp nâng cao kiến thức chun mơn, hồn thiện kỹ nghiệp vụ, đồng thời khắc phục sai sót q trình giải cơng việc Bên cạnh đó, q trình thực tập Văn phịng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang hội cho em rèn luyện kỹ mềm đạo đức nghề nghiệp để hồn thiện trước trường Báo cáo thực tập tốt nghiệp sau em kết tìm hiểu: “Thực trạng cơng tác văn thư - lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành” Nội dung báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang Chương 3: Báo cáo kết thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang số đề xuất, khuyến nghị Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tập thể cán Phịng Hành – Tổ chức Văn phịng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang hỗ trợ, tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập, đặc biệt Ơng Nguyễn Thế Thi– Trưởng phịng Phịng Hành – Tổ chức Bà Đồng Thị Xuân – Lưu trữ viên trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ, tạo điều kiện cho em tiếp xúc với công việc, rèn luyện học tập Bên cạnh em xin chân thành cảm ơn thầy Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho chúng em kiến thức chuyên môn, kiến thức xã hội để hồn thành tốt đợt thực tập Mặc dù lần thứ hai tiếp xúc trực tiếp với công việc thực tế, kinh nghiệm không nhiều hạn chế định nhận thức chuyên môn áp dụng kiến thức chuyên môn vào thực tế công việc, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót định Kính mong nhận quan tâm, đóng góp Văn phịng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang quý thầy cô Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Phương Thảo B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang Lịch sử hình thành chức Văn phịng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang Tại kì họp thứ 10, Quốc hội khóa IX (06/11/1996) Nghị chia tách tỉnh Hà Bắc thành hai tỉnh Bắc Giang Bắc Ninh; ngày 12/12/1996, Bộ Chính trị Quyết định thành lập Đảng tỉnh Bắc Giang, đồng thời Quốc hội Chính phủ Quyết định thành lập Hội đồng nhân dân (HĐND) Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Tỉnh Bắc Giang thức vào hoạt động làm việc theo đơn vị hành từ ngày 01/01/1997 Theo đó, Văn phịng UBND tỉnh Bắc Giang tái lập sở chia tách Văn phòng Ủy ban nhân tỉnh Hà Bắc Ngay sau Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang tái lập, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 268/UB ngày 03/4/1997 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy mối quan hệ cơng tác Văn phịng UBND tỉnh Trên sở đó, Văn phịng UBND tỉnh tiếp tục cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ xây dựng quy chế làm việc đưa hoạt động Văn phòng dần vào nề nếp Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang quan thuộc UBND tỉnh Bắc Giang; có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng theo quy định pháp luật Văn phịng UBND tỉnh Bắc Giang có chức tham mưu giúp UBND tỉnh về: Chương trình, kế hoạch cơng tác; tổ chức, quản lý công bố thông tin thức hoạt động UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thơng tin hành điện tử đạo, điều hành UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; quản lý công báo phục vụ hoạt động UBND tỉnh; giúp Chủ tịch UBND tỉnh (bao gồm Phó Chủ tịch UBND tỉnh) thực nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư – lưu trữ công tác quản trị nội Văn phòng Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang Theo định số 183/2016/QĐ-UBND ngày 31 tháng năm 2016 UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang (Phụ lục 01) Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang có nhiệm vụ, quyền hạn: - Trình UBND tỉnh ban hành: + Quy chế làm việc UBND tỉnh; + Phối hợp với Sở Nội vụ dự thảo văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh; + Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND UBND huyện, thành phố; + Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phịng HĐND UBND huyện, thành phố - Trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành: + Quyết định thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh; + Các văn khác theo phân công Chủ tịch UBND tỉnh - Tham mưu, xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND - Phục vụ hoạt động UBND tỉnh - Tham mưu giúp Chủ tịch UBND tỉnh thực nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch UBND tỉnh - Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giải văn bản, hồ sơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình - Phát hành, quản lý, theo dõi, đơn đốc, kiểm tra tình hình, kết thực văn UBND, Chủ tịch UBND tỉnh + Quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; + Theo dõi, đơn đốc, kiểm tra tình hình, kết thực văn UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; định kì rà sốt, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh để đảm bảo đồng bộ, thống đạo, điều hành; + Rà soát nhằm phát vướng mắc, phát sinh thẩm quyền, hồ sơ, trình tự, thủ tục nghiệp vụ hành văn phịng q trình đạo, điều hành UBND, chủ tịch UBND tỉnh; kịp thời báo cáo UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo cáo Văn phịng Chính phủ; + Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu UBND, Chủ tịch UBND tỉnh - Thực chế độ thông tin - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật - Hướng dẫn nghiệp vụ hành văn phòng - Thực nhiệm vụ quản trị nội + Tổ chức thực văn bản, quy hoạch, kế hoạch quan có thẩm quyền ban hành phê duyệt liên quan đến hoạt động Văn phòng UBND tỉnh; + Tiếp nhận, xử lý văn quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng UBND tỉnh; ban hành quản lý văn theo quy định; + Hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật phân công ủy quyền UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; + Nghiên cứu, ứng dụng kết nghiên cứu khoa học cải cách hành phục vụ nhiệm vụ giao; + Thực nhiệm vụ quyền hạn khác UBND, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang * Lãnh đạo Văn phịng: - Lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh gồm có Chánh Văn phịng khơng q 03 Phó Chánh Văn phịng - Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng UBND tỉnh Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật - Chánh Văn phòng UBND người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trước pháp luật toàn hoạt động Văn phòng; đồng thời chủ tài khoản quan Văn phịng UBND tỉnh - Phó Chánh Văn phịng UBND tỉnh Chánh Văn phịng phân cơng theo dõi khối công việc chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng, trước pháp luật lĩnh vực cơng việc phân cơng phụ trách Khi Chánh Văn phịng vắng mặt, Phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng UBND tỉnh * Các phòng, đơn vị trực thuộc: - Khối Hành + Phịng Hành – Tổ chức (bao gồm công tác văn thư, lưu trữ) + Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm quản lý Đội xe) + Phịng Tiếp cơng dân - Khối chuyên viên nghiên cứu + Phòng Tổng hợp + Phòng Nội + Phịng Văn xã + Phịng Kinh tế + Phòng Kinh tế ngành Xây dựng * Đơn vị nghiệp trực thuộc: + Nhà khách tỉnh (đơn vị nghiệp có thu) + Trung tâm Tin học – Cơng báo * Sơ đồ hóa tổ chức máy Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang (Phụ lục 02) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang Chức Phịng Hành – Tổ chức giúp Chánh Văn phòng thực chức tham mưu, giúp việc cơng tác tổ chức, hành cho UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang Nhiệm vụ, quyền hạn Quản lý công tác văn thư, đánh máy, in ấn văn bản, lưu trữ hành Tổ chức quản lý việc tiếp nhận văn bản, thư, báo, tài liệu, kịp thời chuyển đến người có thẩm quyền giải vào sổ theo quy định Giúp Chánh Văn phòng xử lý, phân loại sơ văn đến Kiểm soát thể thức thực phát hành văn bản; đánh máy, in ấn tài liệu; quản lý, sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn mật; thực công tác lưu trữ hành theo quy định Nhà nước, tỉnh; Quản lý, sử dụng dấu theo quy định Nhà nước; tổ chức quản lý đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu theo quy định Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Tham mưu giúp Chánh Văn phịng cơng tác tổ chức, cán (tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, nâng lương, chuyển ngạch) theo quy định UBND tỉnh Quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động (CCVCNLĐ) Văn phòng UBND tỉnh theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ cải cách hành quan Văn phòng UBND tỉnh Giúp Chánh Văn phòng quản lý CCVCNLĐ thuộc quyền quản lý Văn phòng thực quy định Nhà nước, nội quy, quy chế quan; theo dõi, chấm điểm thi đua phòng, đơn vị trực thuộc CCVCNLĐ; tham mưu cho Chánh Văn phòng xét khen thưởng xử lý kỷ luật CCVCNLĐ theo quy định; Dự thảo báo cáo Văn phòng (báo cáo tháng, tháng, năm, đột xuất, báo cáo chuyên đề; xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phịng báo 10 Phụ lục 04: Quyết định số 25/1998/QĐ-UB ngày 30 tháng năm 1998 UBND tỉnh Bắc Giang việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh Phụ lục 05: Quyết định số 57/QĐ-UBND ngày 30 tháng năm 2008 UBND tỉnh Bắc Giang việc chuyển nguyên trạng Trung tâm Lưu trữ từ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang Phụ lục 06: Một số hình ảnh tài liệu dạng bó gói chưa lập thành hồ sơ hoàn chỉnh phận lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang Phụ lục 07: Hình ảnh sổ mục lục văn phận lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang Phụ lục 08: Hình ảnh giao diện phần mềm Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp Phụ lục 09: Sơ đồ quy trình lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Trách nhiệm Lãnh đạo, cán văn thư – lưu trữ, cán trực tiếp giải công việc Lãnh đạo phòng, đơn vị Tiến hành Lập danh mục hồ sơ dự kiến lập năm Xét duyệt danh mục Lãnh đạo phòng Hành – Tổ chức Tổng hợp danh mục Chánh Văn phịng Phê duyệt danh mục Cán bộ, cơng chức phòng, đơn vị Cán văn thư – lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Mở hồ sơ Thống quản lý hồ sơ phòng, đơn vị Mô tả công việc - Lãnh đạo đạo, tổ chức việc lập hồ sơ công việc - Căn vào nhiệm vụ cụ thể, cán dự kiến hồ sơ phải lập - Xem xét, duyệt danh mục gửi cho Phịng Hành – Tổ chức Lãnh đạo Phịng Hành – Tổ chức tổng hợp thành danh nục chung - Sau phê duyệt, danh mục gửi cho phòng, đơn vị làm thực - Cán ghi tên dự kiến hồ sơ lên bìa hồ sơ -Thu thập văn có liên quan để đưa vào hồ sơ xếp tài liệu hồ sơ theo tiêu chí định -Biên mục hồ sơ xác định thời hạn bảo quản - Cuối năm cán văn thư thống kê hồ sơ kết thúc nộp vào kho lưu trữ theo quy định MỘT SỐ HÌNH ẢNH KHÁC CỦA VĂN PHỊNG UBND TỈNH BẮC GIANG Hồ sơ mục lục văn sau chỉnh lí Văn phịng UBND tỉnh Bắc Giang Một số hình ảnh Kho lưu trữ tầng Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang Một số hình ảnh Kho lưu trữ tầng Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang ... nét Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang Chương 3: Báo cáo kết thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh. .. 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Văn phịng UBND tỉnh Cơng tác. .. việc Văn phòng UBND tỉnh ban hành đầy đủ quy chế công tác văn thư thực tương đối chặt chẽ nghiệp vụ công tác văn thư 13 công tác lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh chưa ban hành quy chế công tác lưu trữ