MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 3 1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức 3 1.1.1 Vị trí, chức năng 3 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.2.1 Về xây dựng quy hoạch, kế hoạch. 3 1.1.2.2 Về đào tạo, bồi dưỡng. 3 1.1.2.3 Về nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế. 5 1.1.2.4 Ký kết hợp đồng dịch vụ xây dựng đề thi tuyển dụng, nâng ngạch, công chức, viên chức. 5 1.1.2.5 Chủ trì hoặc tham gia xây dựng đề án, dự án trong nước và các dự án quốc tế về .đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. 5 1.1.2.6 Về tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất, kinh phí. 5 1.1.2.7 Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao và theo quy định của pháp luật. 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của trường 6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trường 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ CÔNG CHỨC 9 2.1 Hoạt động quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ: 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Công tác văn thư 10 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.1.2. Về công tác tổ chức quản lí văn bản đến: 12 2.2.1.3 Về việc tổ chức quản lý văn bản đi 13 2.2.1.4 Tổ chức quản lý sử dụng con dấu 14 2.2.1.5 Về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 14 2.2.2 Công tác lưu trữ 16 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Trường 16 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 16 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu 17 2.2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 18 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT 19 3.1 Thu hoạch của bản thân qua đợt thực tập 19 3.2 Nhận xét, đánh giá 20 3.2.1 Công tác văn thư 20 3.2.1.1 Ưu điểm 20 3.2.1.2 Nhược điểm 21 3.2.2 Công tác lưu trữ 22 3.2.2.1 Ưu điểm 22 3.2.2.2 Nhược điểm 22 3.3 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ 23 C. KẾT LUẬN 25 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hoá, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đơi với thực tế” Sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tổ chức đợt thực tập kéo dài tháng từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 cho sinh viên Đợt thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Trường Đào tạo Bồi dưỡng cán bộ, công chức - Bộ Nội Vụ, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Trên sở áp dụng lý thuyết học nhà trường hướng dẫn tận tình cán Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức – Bộ Nội Vụ, em rút nhiều kinh nghiệp quý báu cho thân mối quan hệ đồng nghiệp quan nhiều học quý báu phục vụ cho công việc người làm cơng tác văn phòng tương lai Với kết đạt qua 02 tháng thực tập Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ, cơng chức – Bộ Nội Vụ Ngồi nỗ lực thân em có quan tâm giúp đỡ từ phía nhà trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt quan tâm giúp đỡ cấp lãnh đạo, cán hướng dẫn chuyên viên phòng tạo điều kiện , truyền đạt cho em kiến thức hội làm việc, tiếp xúc với thực tế để em hoàn thành tốt đợt kiến tập theo chương trình nội dung quy định nhà trường Khoa đề Qua báo cáo em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ, thầy (cô) truyền đạt cho em kiến thức quan trọng làm hành trang để em thực tốt cơng việc sau trường Bên cạnh em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức – Bộ Nội Vụ toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, cán hướng dẫn nghiệp vụ quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt kiến tập Trong thời gian kiến tập quan, em nhiều bỡ ngỡ nên khơng tránh khỏi thiếu sót sai sót báo cáo Kính mong thầy (cô) giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy (cô) giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ lãnh đạo, cán Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức – Bộ Nội Vụ đóng góp bổ sung ý kiến để báo cáo em hoàn thiện đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 B NỘI DUNG CHƯƠNG I: VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CƠNG CHỨC 1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức 1.1.1 Vị trí, chức a Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức (sau gọi tắt Trường) đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ Nội vụ b Trường có chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, kiến thức pháp luật, kiến thức kỹ quản lý hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước đại biểu Hội đồng nhân dân, cán bộ, công chức cấp xã; nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ hợp tác quốc tế lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng c) Trường có tư cách pháp nhân, có dấu, mở tài khoản kho bạc ngân hàng Trường tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài theo quy định pháp luật d) Trường có trụ sở đặt 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm, Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.1 Về xây dựng quy hoạch, kế hoạch Căn quy hoạch chung Bộ, lập quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm, hàng năm xây dựng phát triển Trường phù hợp với yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt tổ chức thực sau phê duyệt 1.1.2.2 Về đào tạo, bồi dưỡng a) Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo quy định triển khai chương trình sau phê duyệt b) Xây dựng, chỉnh sửa tài liệu bồi dưỡng ngạch cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính; tài liệu bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức; tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo quản lý cấp phòng theo chương trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành tài liệu bồi dưỡng kiến thức, kỹ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định c) Căn nhu cầu yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng Bộ ngành Nội vụ, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng hàng năm thuộc nguồn ngân sách nhà nước trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt tổ chức thực sau phê duyệt d) Đào tạo, bồi dưỡng chương trình quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch cán tương đương, ngạch chuyên viên tương đương, ngạch chuyên viên tương đương; chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý cấp phòng tương đương; chương trình bồi dưỡng kiến thức, kỹ chun mơn, nghiệp vụ theo vị trí việc làm cho cán bộ, công chức, viên chức ngành Nội vụ đ) Đào tạo, bồi dưỡng cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ cho cán bộ, công chức, viên chức ngành Nội vụ e) Bồi dưỡng trước tuyển dụng; bồi dưỡng thi nâng ngạch, từ ngạch cán sự, lên ngạch chuyên viên, từ ngạch chuyên viên lên ngạch chuyên viên chính; bồi dưỡng chức danh nghề nghiệp viên chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức diện quy hoạch g) Tổ chức lớp tập huấn, cập nhật kiến thức mới, bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu, bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học, tiếng dân tộc kiến thức bổ trợ khác cho cán bộ, công chức, viên chức h) Bồi dưỡng kiến thức pháp luật, kiến thức, kỹ quản lý nhà nước Đại biểu Hội đồng nhân dân i) Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức pháp luật, kiến thức kỹ quản lý nhà nước kỹ khác cho cán bộ, công chức cấp xã đối tượng khác cấp có thẩm quyền giao k) Bồi dưỡng kỹ hành cho công chức, viên chức đơn vị nghiệp, doanh nghiệp thực thi công vụ l) Tổ chức giảng dạy, học tập theo mục tiêu, chương trình đào tạo, bồi dưỡng cấp có thẩm quyền giao m) Chủ trì tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ, ngành Nội vụ; nghiên cứu đề xuất phương hướng đổi nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với đặc thù yêu cầu ngành Nội vụ n) Cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận cho cán bộ, công chức, viên chức, người học sau hồn thành khóa đào tạo, bồi dưỡng theo quy định 1.1.2.3 Về nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế a) Tổ chức nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn, nghiên cứu, phát triển lý luận làm sở khoa học phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ; chuyển giao công nghệ, tư vấn cung cấp dịch vụ đào tạo, bồi dưỡng theo chức năng, nhiệm vụ theo quy định pháp luật b) Chủ trì, phối hợp tổ chức tham gia hội nghị, hội thảo nước quốc tế đào tạo, bồi dưỡng c) Hợp tác, liên kết với sở đào tạo, bồi dưỡng nước theo quy định pháp luật để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, kiến thức, kỹ quản lý nhà nước cán bộ, công chức, viên chức Bộ, ngành Nội vụ cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị khác có nhu cầu 1.1.2.4 Ký kết hợp đồng dịch vụ xây dựng đề thi tuyển dụng, nâng ngạch, công chức, viên chức 1.1.2.5 Chủ trì tham gia xây dựng đề án, dự án nước dự án quốc tế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức 1.1.2.6 Về tổ chức, biên chế, sở vật chất, kinh phí a) Xây dựng Quy chế tổ chức hoạt động Trường theo quy định, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt b) Thực chế độ thông tin, thống kê, báo cáo hoạt động Trường theo quy định c) Quản lý tổ chức máy, biên chế; hợp đồng, tuyển dụng, quản lý, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm vào ngạch, nâng bậc lương, việc, nghỉ hưu chế độ sách khác cơng chức, viên chức theo phân cấp Bộ quy định pháp luật d) Xây dựng, quản lý sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện, kinh phí, thư viện, sở liệu thông tin phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học hoạt động khác Trường 1.1.2.7 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức trường a) Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm, Phó Hiệu trưởng Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm theo đề nghị Hiệu trưởng b) Các Phòng, Khoa đơn vị trực thuộc - Phòng Đào tạo, bồi dưỡng - Phòng Quản lý khoa học cơng nghệ hợp tác quốc tế - Phòng Tổ chức, hành chính, quản trị - Phòng Kế hoạch, tài - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Quản lý hành chính, cơng chức, cơng vụ - Khoa Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngành - Khoa Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã - Trung tâm Kiểm định chất lượng đào tạo, bồi dưỡng - Trung tâm Thông tin thư viện - Trung tâm Ngoại ngữ tin học - Cơ sở đào tạo, bồi dưỡng miền Nam - Cơ sở đào tạo, bồi dưỡng miền Trung - Hội đồng Khoa học đào tạo bồi dưỡng; tổ chức Đảng, đồn thể Hiệu trưởng trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ định thành lập sở đào tạo, bồi dưỡng miền Trung, miền Nam Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức cấp trưởng, cấp phó phòng, khoa, đơn vị trực thuộc theo quy định pháp luật, Bộ Nội vụ Trường; định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng, khoa, đơn vị trực thuộc Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ pháp luật toàn hoạt động Trường; Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật nhiệm vụ giao Khi Hiệu trưởng vắng mặt, Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng ủy quyền điều hành hoạt động Trường 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trường Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận quản lý cơng tác văn thư lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng văn quy định công tác lưu trữ quan; quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ cho quan hàng năm báo cáo tình hình thực công tác lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ quan thời gian tới Trưởng phòng Tổ chức, hành chính, quản trị chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng nhà trường công tác văn thư, lưu trữ Trường có trách nhiệm tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Trường theo quy định Nhà nước Trường Viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực quy định Nhà nước Trường công tác văn thư, lưu trữ Viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Nhà nước Hiện nay, Trường áp dụng hình thức tổ chức cơng tác văn thư hình thức tập trung hoạt động cơng tác văn thư văn phòng phụ trách Bộ phận văn thư, lưu trữ Trường gồm người đơn vị phòng ban có văn thư chuyên trách Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Trường có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật 10 24 • Hạn chế: Do tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế mơi trường làm việc chun nghiệp văn phòng nên gặp phải khó khăn như: - Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc - Kiến thức lý thuyết thực tế công việc không tương đồng nên gây khó khăn cơng việc 3.2 Nhận xét, đánh giá 3.2.1 Công tác văn thư 3.2.1.1 Ưu điểm Trong năm qua phận văn thư lưu trữ Trường đạt thành tích sau: - Thực quy định Nhà nước công tác văn thư - lưu trữ -Công tác soạn thảo văn thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn đảm bảo an tồn, bí mật tạo điều kiện cho giải công việc - Trong hoạt động quan công tác quản lý văn thực quy trình theo quy định Nhà nước - Tiếp nhận văn nhanh gọn, chủng loại hồ sơ, tài liệu có qua phận văn thư xử lý Tất văn đến quan tập trung đầu mối thống phận văn thư Tiếp nhận văn nhanh gọn, chủng loại hồ sơ, tài liệu có qua phận văn thư xử lý Tất văn đến đăng kí sổ đăng kí văn đến Cán văn thư quan vào số lượng văn đến hàng năm từ 2000-5000 văn năm mà lập loại sổ: Sổ đăng kí văn Bộ, Ngành, Trung ương, quan, tổ chức khác 25 Sổ đăng kí văn Đảng Sổ đăng ký văn mật - Qua trình kiến tập Trường em thấy cơng tác quản lý dấu tiến hành tương đối tốt, dấu đươc cán văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ kí hợp lệ Dấu đóng lên phần ba chữ kí phía bên trái - Hiện phận văn thư trang bị số thiết bị đại như: Máy điện thoại, máy Fax, máy photocopy, máy in, để phục vụ cho cơng tác văn thư lưu trữ - Có cán Văn thư có trình độ chun mơn cao nên khâu nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ tiến hành hiệu - Cán văn phòng có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên khơng lãnh đạo tốt cơng tác văn thư-lưu trữ mà làm tốt cơng tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết Trường tổ chức nâng cao trình độ chun mơn cho cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác văn thư-lưu trữ,đưa cán tập huấn Bộ Nội Vụ 3.2.1.2 Nhược điểm - Quản lý văn đi, văn đến áp dụng phương pháp truyền thống - Cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn - Chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở công tác quản lý văn bản, tổ chức quản lý giải văn chưa sát - Số lượng máy chất lượng máy chưa tốt, thường xuyên gặp trục trặc gây khó khăn cho q trình sử dụng - Trong công tác văn thư số hạn chế quan nói chung Trường nói riêng tồn văn tài liệu q trình hoạt động chưa 26 lập hồ sơ hồn chỉnh.Vì tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói lộn xộn, gây khó khăn lớn cho cơng tác lưu trữ 3.2.2 Cơng tác lưu trữ 3.2.2.1 Ưu điểm - Thường xuyên kiểm tra phân loại tài liệu có thời hạn vĩnh viễn xếp theo hộp lưu trữ - Thực đảo chuyển, phun thuốc chống mối mọt bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định - Thanh lý xử lý tài liệu hạn sử dụng theo quy định đơn vị - Viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ Trường có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm cơng việc sau đây: Phòng ngừa, tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ tạo điều kiện tốt kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ, bảo đảm giữ gìn trạng thái lý hố tài liệu lưu trữ -Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên 3.2.2.2 Nhược điểm - Kho lưu trữ Trường kho tạm nằm tầng tòa nhà tầng Vì Trường thành lập có phơng lưu trữ nên số lượng tài liệu bảo quản kho không nhiều, không gian kho nhỏ hẹp, nhiệt độ kho cao yếu tố dẫn đến hư hỏng tài liệu - Chưa thu hồi tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng, ban chun mơn Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì tài liệu tình trạng bó gói, lộn xộn 27 gây khó khăn cho cơng tác quản lý tra tìm tài liệu - Kho lưu trữ Trường thiếu trang thiết bị đại như: Điều hòa nhiệt độ, quạt thơng gió, máy hút bụi chun dụng…nên chưa đáp ứng việc thu hồi bảo quản tài liệu - Trường chưa bố trí cán chuyên trách làm công tác lưu trữ Cán lưu trữ cán văn thư kiêm nghiệm mà cơng tác lưu trữ quan nhiều hạn chế 3.3 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Hàng năm cần tổ chức kiểm tra thực công tác cán văn thư, lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm cuối năm công tác văn thư - lưu trữ nhằm rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng cá nhân, phòng,ban chun mơn hồn thành tốt nhiệm vụ Đồng thời đưa hình thức kỉ luật xử lý hành vi vi phạm nhằm nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm công việc cán bộ,công chức, viên chức Lãnh đạo Trường đôn đốc kiểm tra thường xun phòng, ban lập hồ sơ cơng việc giải đế đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Ngoài lãnh đạo Trường cần tiến hành lập kế hoạch, ban hành định thu hồi lại hết số tài liệu đến hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử Cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu diễn theo quy định Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm sử dụng tài liệu hiệu quả, cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng 28 Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, máy in, máy photo để phục vụ cho công tác văn thư Kho lưu trữ huyện cần mở rộng trang bị thêm vật dụng như: cặp, hộp, giá, tủ…các trang thiết bị bảo quản đại như: Điều hòa nhiệt độ, quạt thơng gió, biện pháp chấm ẩm,nấm mốc để hạn chế tối đa tác nhân gây hư hại tài liệu Đưa công nghệ tin học ứng dụng vào công tác văn thư-lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, bí mật, kịp thời đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Từng bước áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán cơng chức, viên chức Ngồi nhiệm vụ trên, Hiệu trưởng cuả Trường cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị toàn tỉnh ngày hướng phát triển ngành Áp dụng triệt để tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác văn thư để nâng cao hiệu công tác văn thư tinh thần trách nhiệm cán công chức quan Hạn chế yếu tố gây hư hại đến tài liệu trình sử dụng, hay dự báo hư hỏng tài liệu 29 30 C KẾT LUẬN Được đồng ý nhà trường giúp đỡ Trường em thực đợt thực tập chuyên ngành văn thư-lưu trữ.Tuy thời gian thực tập khơng nhiều thực có ý nghĩa thân em, giúp thân em trưởng thành lên nhiều Đó hội cho bạn làm quen với thực tế, với chun mơn để cụ thể hóa kiến thức học Có thể nói đợt thực tập giúp em hiểu sâu chuyên ngành văn thư-lưu trữ Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan.Qua em nhận thực vai trò trách nhiệm cán văn thư-lưu trữ em lớn Đặc biệt Nhà nước có sách quản lý hành “Một cửa”, cơng tác lưu trữ quan nhiều bất cập,phải đưa công tác lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, em thực hành khâu nghiệp vụ Bên cạnh thân em trang bị thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong cán văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo Tự chau dồi kiến thức chuyên môn để phục vụ cho công tác sau này.Để hoàn thành báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa văn thư- lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi, môi trường học tập tốt để em học tập trang bị kiến thức cho thân mình.Đồng thời em xin thể biết ơn chân thành tới cấp lãnh đạo, cán văn phòng phòng, ban Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức tạo điều kiện trình thực tập Nhờ mà em có thêm nhiều kinh nghiệm gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo môn giúp đỡ dẫn nhiệt tình chị Vũ Thị Hiền - cán làm công tác Văn thư-lưu trữ quan Song kiến thức hạn chế nên báo cáo 31 nhiều thiếu sót nên em mong nhận góp ý thầy chun ngành thầy cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ để em hồn thiện nâng cao kiến thức, kinh nghiệm cho thân Em xin chân thành cảm ơn!! 32 D PHỤ LỤC Tài liệu chưa xử lý Tài liệu năm 2016 xếp chưa đưa vào cặp hộp Dấu quan Dấu văn phòng Tủ đựng tài liệu Tài liệu kho xếp theo Phông Tuy nhiên tài liệu chưa xử lý… ... THƯ – LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ CÔNG CHỨC 2.1 Hoạt động quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ: Công tác văn thư, lưu trữ Trường thực theo văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác. .. tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trường Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận quản lý cơng tác văn thư lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ. .. cơng tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định Nhà nước Trường công tác văn thư, lưu trữ Viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực quy định Nhà nước Trường công tác văn