Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 1.1. Cơ sở lý luận chung 1 1.2. Cơ sở lý luận thực tiễn 1 2. Mục đích nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1 3.1. Đối tượng nghiên cứu 1 3.2. Phạm vi nghiên cứu 2 3.3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Đóng góp của đề tài 2 5. Cấu trúc đề tài. 2 Chương 1 3 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3 1.1. Lý luận về công tác văn thư lưu trữ 3 1.1.1. Công tác văn thư 3 1.1.2. Công tác lưu trữ 3 1.1.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ 3 1.2. Khái quát về Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 4 1.2.1. Đặc điểm chung 4 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 5 TIỂU LUẬN 5 Chương 2 6 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG 6 TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI 6 2.1. Chức năng, nhiệm vụ bộ phận văn thư lưu trữ trong trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 6 2.1.1. Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ 6 2.2. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 6 2.2.1. Khái quát thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non 6 2.2.2. Thống kê số liệu thực tế công tác văn thư lưu trữ văn bản đi – văn bản đến (từ 2014 đến 2016) 7 2.3. Những thay đổi trong công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình từ năm 2014 đến nay. 8 2.3.1. Công tác văn thư 8 2.3.2. Công tác lưu trữ. 14 TIỂU LUẬN 15 Chương 3 16 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 16 LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON QUẬN BA ĐÌNH 16 THÀNH PHỐ HÀ NỘI 16 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

MỤC LỤC

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU

DANH MỤC VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

1.1 Cơ sở lý luận chung 1

1.2 Cơ sở lý luận thực tiễn 1

2 Mục đích nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 1

3.1 Đối tượng nghiên cứu 1

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

3.3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Đóng góp của đề tài 2

5 Cấu trúc đề tài 2

Chương 1 3

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3

1.1 Lý luận về công tác văn thư lưu trữ 3

1.1.1 Công tác văn thư 3

1.1.2 Công tác lưu trữ 3

1.1.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ 3

1.2 Khái quát về Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 4

1.2.1 Đặc điểm chung 4

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 5

TIỂU LUẬN 5

Chương 2 6

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG 6

TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI 6

2.1 Chức năng, nhiệm vụ bộ phận văn thư lưu trữ trong trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 6

2.1.1 Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ 6

2.2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình 6

2.2.1 Khái quát thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non 6 2.2.2 Thống kê số liệu thực tế công tác văn thư lưu trữ văn bản đi – văn bản đến (từ 2014 đến 2016) 7

2.3 Những thay đổi trong công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao

Mai quận Ba Đình từ năm 2014 đến nay 8

2.3.1 Công tác văn thư 8

2.3.2 Công tác lưu trữ 14

TIỂU LUẬN 15

Chương 3 16

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 16

LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON QUẬN BA ĐÌNH 16

THÀNH PHỐ HÀ NỘI 16

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin được cam đoan: Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Công tác văn thư lưutrữ trong Trường Mầm non Sao Mai – quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội” được tiếnhành công khai, dựa trên sự cố gắng, nỗ lực của mình và sự giúp đỡ không nhỏ từphía Trường Mầm non Sao Mai, dưới sự hướng dẫn nhiệt tình khoa học của TS LêThị Hiền

Các số liệu va kết quả nghiên cứu trong đề tài là trung thực và hoàn toànkhông sao chép hoặc sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nàotương tự Nếu phát hiện có sự sao chép kết quả nghiên cứu của đềtài khác, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm./

Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2017

Tác giả đề tài

Trần Thị Thúy

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thiết, nó tạo

sự thay đổi trong các yếu tố cấu thành của nền hành chính, nhằm làm cho các cơquan hành chính nhà nước hoạt động hiệu lực, hiệu quả Tìm hiểu về vấn đề này,khi nghiên cứu tôi gặp không ít khó khăn như về nguồn tư liệu tham khảo, điềukiện nghiên cứu không thuận lợi,… Tuy nhiên, sau khi tham khảo các tài liệu cùngvới kinh nghiệm trong công tác văn thư lưu trữ tôi đã có một số biện pháp nhằmkhắc phục khó khăn trong công tác này vì lý do đó tôi đưa ra Sáng kiến kinhnghiệm của mình với đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thưlưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội”

Để có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu, tôi đã nỗ lực rất lớn trong việc thamkhảo, khảo sát, tìm hiểu, tổng hợp tài liệu cũng như kiến thức Ngoài ra còn phải kểđến sự hỗ trợ không nhỏ từ phía cơ quan tiến hành nghiên cứu – Trường Mầm nonSao Mai để hoàn thành Sáng kiến kinh nghiệm với đề tài “Một số biện pháp nângcao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thànhphố Hà Nội”

Tôi xin được trân trọng cảm ơn !

Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2017

Tác giả đề tài

Trần Thị Thúy

DANH MỤC VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

1.1 Cơ sở lý luận chung

Công tác Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quanhành chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng Vai trò của côngtác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng

1.2 Cơ sở lý luận thực tiễn

Sau 07 năm ra trường và bước vào công việc đúng chuyên môn nghiệp vụ vàhiện nay Tôi đang công tác tại Trường Mầm non Sao Mai, giữ chức vụ Cán sự Vănthư trong nhà trường, tôi nhận thấy: Công tác văn thư lưu trữ và soạn thảo các vănbản là một việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung

và trong các trường học nói riêng, cụ thể trong các trường mầm non trên cả nước.Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay khôngđều do việc tiếp nhận, xử lý và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưutrữ có được cẩn thận, ngăn lắp, khoa học hay không Như vậy, thực hiện tốt côngtác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản sẽ góp phần thúc đẩy việc thực hiện tốt công tácvăn thư Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốtcông tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Bản thân tôi đảm nhiệm vị trí Văn thư của nhà trường, ý thức đầy đủ đượcvai trò và tầm quan trọng của công tác hành chính văn thư lưu trữ nhà trường nêntrong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, học hỏi và trau dồi kiến thức chuyên mônnghiệp vụ, cải tiến công tác, tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quảcao trong công tác hành chính văn thư lưu trữ, góp phần tích cực trong việc thammưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đó là lý dotôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm /-

2 Mục đích nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư lưu trữ trongtrường mầm non Sao Mai quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

- Tìm hiểu thực trạng và phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũngnhư những hạn chế của công tác văn thư lưu trữ trong trường mầm non Sao Maiquận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác vănthư lưu trữ trong trường mầm non quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Sáng kiến kinh nghiệm triển khai nghiên cứu đề tài về “Một số biệnpháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu đề tài: Từ năm 2014 đến năm 2016

- Phạm vi nghiên cứu: khảo sát công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm

non Sao Mai quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, và đưa ra một số biện pháp nâng

cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non quận Ba Đình, Thànhphố Hà Nội

3.3 Phương pháp nghiên cứu

Để làm bài nghiên cứu, tôi đã thực hiện một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: khảo sát thực địa

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: tổng hợp thông tin, phân tích số liệu

- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

- Nguồn từ các trang mạng internet

- Nội dung: gồm 3 chương

+ Chương 1 Những vấn đề lý luận về công tác văn thư lưu trữ trongTrường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình

+ Chương 2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai

quận Ba Đình

+ Chương 3 Một số kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn

thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình

- Kết luận

- Tài liệu tham khảo; Phụ lục

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ

HÀ NỘI

1.1 Lý luận về công tác văn thư lưu trữ

1.1.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạtđộng quản lý, điều hành của nhà trường Nội dung công tác này bao gồm các việc

về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý văn bản và các tài liệukhác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

1.1.2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường nhằmlựa chọn, lưu trữ một cách khoa học các văn bản, hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầukhai thác, sử dụng của nhà trường Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc thuthập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thànhtrong quá trình hoạt động của nhà trường Trong quá trình thực hiện công tác lưutrữ ở nhà trường cần phải đảm bảo tính ngăn nắp, khoa học và cơ mật

Đối với cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoahọc, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽgóp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảo vănbản

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi ngườicán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh vực như:

Yêu cầu về phẩm chất chính trị

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

Những yêu cầu khác: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quankhông những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động nào như tính trungthực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiênquyết, công bằng… mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

1.1.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ

Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chínhnhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:

    Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn

cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

    Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc

và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân

Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệthống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phầnthực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng lànhững mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.    Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ

chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục

vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ

Trường Mầm non Sao Mai là trường công lập thuộc sự quản lý trực tiếp của

Ủy ban nhân dân quận Ba Đình nên cơ sở vật chất luôn được đầu tư của các cấp cácngành, nhà trường từng bước xây dựng cơ sở vật chất khang trang, hiện đại Nhàtrường có đủ phòng học, phòng chức năng, bếp phục vụ bán trú

Cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà trường thực hiện thao quy định Điều lệTrường Mầm non bao gồm: Tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam; Tổ chức chínhquyền, Tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tổ văn phòng,

Tổ chuyên môn, Tổ cấp dưỡng

Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Tổng 49 đ/c

Trong đó:

Ban Giám hiệu: 02 (01 – Hiệu trưởng; 01 – Phó Hiệu trưởng);

Giáo viên: 30 đ/c

Nhân viên: 17 đ/c

Nhà trường có 09 lớp chia ra 3 khối

Tổng số học sinh toàn trường: 457 h/s

Khối Mẫu giáo Bé: 112 h/sKhối Mẫu giáo Nhỡ: 176 h/sKhối Mẫu giáo Lớn: 169 h/s

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ

Trường Mầm non Sao Mai có chức năng nhiệm vụ tổ chức thực hiện việcnuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tuổi đến sáu tuổi theo chương trìnhgiáo dục mầm non do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

Huy động trẻ em lứa tuổi mầm non đến trường; Tổ chức giáo dục hoà nhậpcho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, trẻ em khuyết tật. 

Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên để thực hiện nhiệm vụ nuôi dưỡng,chăm sóc và giáo dục trẻ em

Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật

Xây dựng cơ sở vật chất theo yêu cầu chuẩn hoá, hiện đại hoá hoặc theo yêucầu tối thiểu đối với vùng đặc biệt khó khăn

Phối hợp với gia đình trẻ em, tổ chức và cá nhân để thực hiện hoạt động nuôidưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ em. 

Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và trẻ em tham gia các hoạtđộng xã hội trong cộng đồng

Thực hiện kiểm định chất lượng nuôi dưỡng, chăm sóc và giáo dục trẻ emtheo quy định

Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG MẦM NON SAO MAI QUẬN BA ĐÌNH THÀNH PHỐ HÀ

NỘI

2.1 Chức năng, nhiệm vụ bộ phận văn thư lưu trữ trong trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình

2.1.1 Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ

- Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn bản đi của cơ quan và giaonộp vào lưu trữ theo Quy trình quản lý văn bản đi và đến

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản 2Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về côngtác văn thư

- Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về công tác bảo mật;

- Hàng ngày có trách nhiệm chuyển công văn, tài liệu vào phòng làm việccủa  các đồng chí lãnh đạo Phân công văn, tài liệu để vào các ô tủ ở bộ phận vănthư theo từng phòng, bộ phận

2.1.2 Bộ phận lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ

- Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếpnhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu;

+ Thu thập, bổ sung tài liệu

+ Phân loại tài liệu

+ Xác định giá trị tài liệu

+ Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ

+ Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu

+ Chỉnh lý tài liệu

+ Tổ chức bảo quản tài liệu

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

2.2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình

2.2.1 Khái quát thực trạng công tác văn thư lưu trữ trong Trường

Mầm non Sao Mai quận Ba Đình

Từ năm 2013 trở về trước, công tác Văn thư lưu trữ trường Mầm non SaoMai chưa có cán bộ phụ trách mảng công tác văn thư lưu trữ, nên công tác nàychưa được nhà trường chú trọng quan tâm đến, công tác văn thư lưu trữ chỉ là kiêmnhiệm, nên chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ Côngtác văn thư chưa được lập sổ ghi chép đầy đủ, công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ đi –

đến chưa được bảo quản cẩn thận, gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, còn bị thất lạcnhiều.

Đội ngũ CBGVVN nhà trường năng động, nhiệt tình, có năng lực và trình độchuyên môn, có ý thức học tập và vươn lên hoàn thành nhiệm vụ được giao

Cơ sở vật chất của nhà trường đáp ứng tương đối đầy đủ cho công tác quản

lý, chăm sóc nuôi dạy trẻ và các hoạt động khác

 Khó khăn:

Tuy được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và chính quyền địa phương, các

cơ quan ban ngành, đặc biệt là sự quan tâm của phòng GD&ĐT quận Ba Đình,nhưng hiện nay các phòng chức năng văn phòng của trường tách rời không cùngmột khu tập trung nên gây bất tiện trong công việc

Trong công tác văn thư lưu trữ vẫn còn tồn tại những văn bản không đúngthể thức được ban hành, cách sắp xếp lưu trữ văn bản cần phải quy vào một mối vàkhoa học hơn, Chính vì nhiều yếu tố khác đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp

để thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao cũng như chia sẻ cùng đồng nghiệp, cùng nhau tiến bộ

2.2.2 Thống kê số liệu thực tế công tác văn thư lưu trữ văn bản đi – văn bản đến (từ 2014 đến 2016)

2.3 Những thay đổi trong công tác văn thư lưu trữ trong Trường Mầm non Sao Mai quận Ba Đình từ năm 2014 đến nay.

2.3.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạtđộng quản lý, điều hành của nhà trường Nội dung công tác này bao gồm các việc

về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý văn bản và các tài liệukhác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.Trong quá trình thực hiện công tác văn thư ở nhà trường cần đảm bảo tính nhanhchóng, chính xác, kịp thời, hiện đại và bí mật

2.3.1.1 Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến

Thực hiện theo điều 13, nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của

Chính phủ về công tác văn thư: “Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết” [3,Tr.5]

Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, tài liệu, đơnthư … của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dưới mọi hình thức (qua dịch vụbưu điện, fax, hộp thư điện tử, trực tiếp trong hội họp,…) đều phải qua một đầumối là cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích danh nhưng tài liệu trong thư liên quanđến việc công)

Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn, vănbản chỉ đạo của các cấp và các ngành Khi văn bản đến, nhân viên văn thư có tráchnhiệm tiếp nhận, đăng ký vào sổ, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định vàtheo nội dung văn bản yêu cầu, trình Hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung củavăn bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thựchiện photo văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của Hiệutrưởng, bản gốc (hoặc bản chính) tiếp nhận văn thư lưu vào hồ sơ công văn đến, cóthể thực hiện theo trình tự sau:

- Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung văn bản

- Đóng dấu đến và đăng ký vào sổ công văn đến: ghi số văn bản đến, ngàytháng nhận văn bản, …

- Trình Hiệu trưởng xem xét phê duyệt chuyển giao bộ phận xử lý văn bản

đó vào phần “Chuyển” của dấu công văn đến

- Văn thư photo và chuyển giao văn bản sau khi đã có ý kiến phê duyệt củaHiệu trưởng

- Hiệu trưởng và Văn thư cùng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bảntheo thời hạn quy định

Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì được photo và gửi cho tất cả các bộphận liên quan, bản gốc lưu tại hồ sơ công văn đến

Đăng ký số vào sổ đến được quy định: Số ả rập, theo thứ tự từ 01đến số cuốicùng bắt đầu từ ngày 01/01 của năm kết thúc vào ngàu 31/12 hàng năm Tương tự

ta thực hiện cho những năm kế tiếp

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại văn bản Đối với mỗiloại hồ sơ, văn bản ta cần phân loại cụ thể, theo tính chất sự việc, lưu trữ theo mụclục và thứ tự theo thời gian

Ví dụ: Văn bản nào nhận trước ta phải lưu trước (Nếu trong ngày ta nhậnnhiều văn bản thì căn cứ vào ngày, tháng ban hành văn bản ta nhận được mà lưu

vào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó) (Phụ lục 1 Hình ảnh nội dung sổ công văn đến)

Sổ công văn đến được chia làm hai mảng:

- Quyển sổ công văn đến ghi chép các tài liệu văn bản chỉ đạo hướng dẫn của các ban ngành, đoàn thể liên quan đến tổ chức chính quyền (Phụ lục 2 Hình ảnh

sổ công đến của Trường Mầm non Sao Mai)

- Quyển sổ công văn đến của tổ chức Đảng (Phụ lục 3 Hình ảnh sổ công đến của Chi bộ Trường Mầm non Sao Mai)

Khi cần tìm tài liệu, ta chỉ cần có nội dung của văn bản, văn thư sẽ dò tìmtrong sổ công văn đến, khi biết được số thứ tự của văn bản cần tìm, văn thư sẽ lấytheo số thứ tự đó trong hồ sơ lưu như vậy sẽ không mất thời gian

2.3.1.2 Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi

Để soạn thảo một văn bản đúng quy định, đúng yêu cầu, đầy đủ nội dungngười làm công tác văn thư phải cần trau dồi nâng cao kiến thức trình độ chuyênmôn nghiệp vụ, luôn cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet để tìm kiếmkịp thời các văn bản mới quy định về công tác văn thư lưu trữ

Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo Thông tư BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính

01/2011/TT-Người làm công tác văn thư phải nắm vững thể thức trình bày,quy trình, bố cục và nội dung của một văn bản mà mình muốn soạn thảo

Thể thức trình bày văn bản trên khổ giấy A4 được quy định như sau:

“Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

- Số, ký hiệu của văn bản;

Vd: Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo)

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

Vd: Hà Nội, ngày 5 tháng 2 năm 2017

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

Về việc điều động cán bộ

Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tácvăn thư, lưu trữ năm 2017

- Nội dung văn bản;

“Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều

cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)” [5,Tr.9]

“Bố cục của văn bản Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề” [5,Tr.9]

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơquan, tổ chức;

Vd:

TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH

TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

- Nơi nhận: đối tương cần chuyển văn bản để báo cáo hoặc thực hiện; lưutại văn thư và bộ phận soạn thảo

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Soạn thảo văn bản trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơquan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân

có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, sau đó hoànthiện thành bản chính thức để ban hành Cách thức soạn thảo một số văn bảnthường dùng:

* Báo cáo: Là một loại văn bản phản ánh toàn bộ tình hình thực hiện, kết

quả đạt được và những đề xuất, kiến nghị của nhà trường hoặc xin ý kiến chỉ đạocủa cấp trên

+ Nêu những việc đã làm được và những việc chưa làm được

+ Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trìnhthực hiện công việc

+ Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm

+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

+ Các biện pháp khắc phục

+ Những vấn đề, kiến nghị với cấp trên

* Tờ trình: là một loại văn bản dùng để đề xuất, kiến nghị một số vấn đề cần

thiết của nhà trường với cấp trên

+ Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị

+ Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận.+ Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường.Phần kết:

+ Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớmđược thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao

Khi soạn thảo văn bản gửi đi, bản gốc phải có 02 bản (hoặc 3,4,… bản tùytheo công việc thực hiện và bộ phận liên quan), 01 bản gửi đi đến đơn vị cần gửi,

01 bản gốc lưu tại bộ phận văn thư (Nếu có liên quan đến bộ phận nào trong nhàtrường thì bộ phận đó sẽ lưu 01 bản)

Văn bản gử đi phải đảm bảo đầy đủ những thông tin như: Báo cáo, tờ trình,

kế hoạch, quyết định, biên bản, danh sách, giấy giới thiệu… Khi lưu trữ công văn

đi, cần lưu trữ theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02, 03…bắt đầu từ ngày 01/01 củanăm và kết thúc vào ngày 31/12 của năm Tương tự như vậy ta thực hiện cho những

năm kế tiếp (Phụ lục 4 Hình ảnh nội dung sổ công văn đi)

Sổ ghi chép văn bản đi (Phụ lục 5 Hình ảnh bìa sổ công văn đi)

2.3.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theoquy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư này

Cách đóng dấu như sau:

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phíabên trái