Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường mầm non

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC TRƯỜNG MẦM NON BỘT XUYÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non Tên tác giả: Nguyễn Thị Lan Anh Đơn vị: Trường Mầm non Bột Xuyên Chức vụ: Nhân viên văn thư NĂM HỌC 2020-2021 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN U CẦU CƠNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: Hội đồng khoa học huyện Mỹ Đức Ngày tháng Họ tên năm sinh Nguyễn Thị 04/05/1984 Lan Anh Nơi công tác Chức danh Trình độ chun mơn Tên sáng kiến “Một số biện pháp Trường Nhân viên Trung nâng cao hiệu công MN Bột văn thư cấp tác văn thư, lưu trữ Xuyên trường mầm non” - Lĩnh vực áp dụng sáng: Vấn đề đặt thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ Đề tài trình bày “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non” - Ngày sáng kiến áp dụng lần đầu áp dụng thử: Tháng năm 2020 - Mô tả chất sáng kiến: + Mức độ tổng quan đề tài: Đề tài có ý nghĩa khoa học thực tiễn phù hợp với tình hình thực tế nhà trường việc tiếp nhận văn đến, quản lý văn lưu trữ hồ sơ + Độ tin cậy xác: Số liệu phù hợp với lĩnh vực văn thư lưu trữ + Kết đạt (Tính xác, sáng tạo, khoa học, khả áp dụng): Kết đạt có khả ứng dụng Biện pháp đưa có triển khai hợp với tình hình thực tế cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường - Những thông tin cần bảo mật (nếu có): - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Các thiết bị ( máy tính, máy in), đồ dùng ( sổ sách, hộp đựng tài liệu ), sở vật chất ( tủ đựng tài liệu lưu trữ…) - Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả: Đề tài thu kết sau: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ nhà trường, đưa số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, tránh việc văn bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ ngăn nắp, khoa học Cách soạn thảo thể thức trình bày văn nắm bắt kịp thời theo quy định - Đánh giá lợi ích thu dự kiến thu áp dụng sáng kiến theo ý kiến tổ chức, cá nhân tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu áp dụng thử có: Danh sách người tham gia áp dụng thử áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có): Ngày Số tháng Họ tên TT năm sinh Nguyễn T Thanh Thúy 1989 Nơi công tác (hoặc nơi thường trú) Trường MN Bột Xun Chức danh NV y tế Trình độ chun mơn Nội dung công việc hỗ trợ Đại học Soạn thảo, trình ký VB thuộc phận quản lý Tôi xin cam đoan thông tin nêu đơn trung thực, thật hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật Bột Xuyên, ngày 20 tháng năm 2021 Người nộp đơn Nguyễn Thị Lan Anh MỤC LỤC PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU IV THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHẦN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN II CƠ SỞ THỰC TIỄN III CÁC BIỆN PHÁP Biện pháp 1: Cách soạn thảo văn thể thức, đầy đủ nội dung, xác để trình ký Biện pháp 2: Cách quản lý văn Biện pháp 3: Cách quản lý văn đến Biện pháp 4: Cách lư trữ, bảo quản hồ sơ cách khoa học PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ I TÍNH HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM II KẾT LUẬN II KHUYẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT Trang 1 2 3 18 20 22 23 24 25 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 6/26 PHẦN ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong công đổi đất nước, thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa, cải cách hành đà phát triển để vươn tới hoàn thiện Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thông tư … nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ phải biết xếp, xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời để có hướng giải tốt nhất, giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý đơn vị Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trường mầm non Bột Xuyên, nhận thấy công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ Trước công tác văn thư lưu trữ chưa trọng nên số văn nhà trường bị thất thốt, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ khơng ngăn nắp, khơng khoa học gây khó khăn việc tìm kiếm có việc cần Cách soạn thảo thể thức trình bày văn chưa nắm bắt kịp thời theo quy định 7/26 Ý thức vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ để cơng việc có hiệu cao, q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, học hỏi trau dồi kinh nghiệm, cải tiến, vận dụng cách linh hoạt theo hồn cảnh thực tế Góp phần tích cực việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao.Với mong muốn bước nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, khắc phục tồn mong muốn trao đổi với đồng nghiệp trường mầm non kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm cơng tác văn thư, lưu trữ Đó lý tơi chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non” II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, cịn số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn chưa tập trung, không nắm hết kỹ để giải cơng việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm vững phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Tại đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư, lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn thuần, chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư, lưu trữ IV.THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 8/26 Đề tài nghiên cứu phạm vi trường mầm non Bột Xuyên từ tháng 04 năm 2020 đến hết tháng năm 2021 Đề tài tổng hợp trình thực cơng tác văn thư, lưu trữ; tích lũy kinh nghiệm suốt nhiều năm làm văn thư trường mầm non Bột Xuyên Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non” hoàn thành vào 20 tháng 02 năm 2021 PHẦN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác văn thư - lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết Làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ giúp ban giám hiệu điều hành hoạt động nhà trường cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư - lưu trữ công tác thiếu hoạt động nhà trường Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc nhà trường Công tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư nhà trường phải đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, xác, bí mật đại Cơng tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong qúa trình thực nội dung cơng việc công tác lưu trữ nhà trường phải đảm bảo: tính khoa học, tính mật Đối với người làm cơng tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoa học, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu ứng dụng tốt công nghệ thông tin góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, công tác soạn thảo văn II CƠ SỞ THỰC TIỄN 9/26 Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm, mà chưa nhận thức hết tầm quan trọng công tác văn thư nên việc xếp hồ sơ giấy tờ chưa ngăn nắp, gọn gàng khoa học Cách soạn thảo thể thức trình bày văn chưa theo quy định Một vài năm gần công tác văn thư lưu trữ nhà trường UBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn bản, văn đến;Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư Qua thời gian làm công tác văn thư trường mầm non Bột Xuyên nhận thấy có thuận lợi khó khăn sau: Thuận lợi: - Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường - Được quan tâm đạo trực tiếp UBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức Ban giám hiệu nhà trường Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường - Đội ngũ giáo viên, nhân viên động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Khó khăn: - Cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc cịn hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết công tác văn thư lưu trữ - Trường có 05 máy vi tính để phục vụ cho tất mặt hoạt động nhà trường nhiên cấu hình thấp, đời cũ chưa nâng cấp Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho cơng tác văn phịng cịn thiếu, chưa trang bị máy photocopy để lưu văn cần 10/26 - Công tác văn thư lưu trữ đơn vị hành nghiệp khác có phần mềm để quản lý riêng với đơn vị trường học quản lý công tác thủ công nên hiệu công việc chưa cao Mặc dù cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hồn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp, đáp ứng nhu cầu công tác quản lý, chăm sóc ni dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin khai thác tốt mạnh sẵn có nhà trường Tuy nhiên, cịn nhiều vấn đề nan giải cho người làm công tác văn thư lưu trữ cách soạn thảo văn yêu cầu, thể thức trình bày, đầy đủ nội dung xác; cách lưu trữ văn khoa học, dễ tìm kiếm có việc cần Chính vấn đề nêu thúc đẩy tơi tìm kiếm giải pháp để thực cách nhanh chóng hiệu để hồn thành tốt nhiệm vụ giao chia với đồng nghiệp, tiến Bảng 1: Số liệu điều tra trước thực đề tài Số liệu công văn đi, đến năm 2019 Số lượng văn Công văn Công văn đến 156 459 III CÁC BIỆN PHÁP Nhiệm vụ nhân viên văn thư lưu trữ đa dạng, nhiên vào thực trạng công tác văn thư lưu trữ nhà trường năm vừa qua đưa số biện pháp để thực “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non” sau: + Cách soạn thảo văn thể thức, đầy đủ nội dung, độ xác cao để trình ký + Cách quản lý văn + Cách quản lý văn đến + Cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ cách khoa học 22/26 + Nơi nhận văn gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn + Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp trên) Công văn, nơi nhận bao gồm: Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn + Đối với văn khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn + Nơi nhận trình bày số 9a 9b bao gồm: Phần nơi nhận ô số 9a (áp dụng Tờ trình, Báo cáo quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp Cơng văn): Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Nếu văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dòng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung loại văn bản): Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu, cuối dấu chấm (.) (Hình ảnh 1) Biện pháp 2: Cách quản lý văn 23/26 Văn văn bản, báo cáo, định, kế hoạch… nhà trường ban hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Việc tổ chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: văn giấy tờ nhà trường để gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi đi.Trình tự quản lý cơnvăn bao gồm có bước sau: - Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; - Đăng ký văn đi; - Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu văn đi; 2.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; a) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Tại Trường MN Bột Xuyên, tùy theo chức năng, nhiệm vụ phận mà văn đánh máy in phận văn thư, Việc đánh máy in văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Đánh máy xác với thảo duyệt; - In số lượng; - Trình bày thể thức kỹ thuật trình bày; - Đánh máy (in) văn mật thực quy định bảo vệ bí mật Ví dụ: Ở số phận soạn thảo văn không qua văn thư nhà trường hay sai lỗi tả, sai cách dùng từ không hợp lý, phổ biến sai thể thức kỹ thuật trình bày văn b) Ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản: Tất văn nhà trường ghi số theo hệ thống số chung văn thư thống quản lý Việc ghi ngày, tháng, năm văn thực theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư 24/26 c) Trình ký văn bản: Văn nhà trường trước trình ký phải kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn (Người kiểm tra phải ký xác nhận) Tất văn tập trung phận văn thư để làm thủ tục trình ký, người ký văn người có thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng 2.2 Đăng ký văn đi: Nhà trường đăng ký văn sổ, mẫu sổ đăng ký văn thực Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP,ngày 05/3/2020 Chính phủ Về cơng tác văn thư Mẫu sổ đăng ký văn đi: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Ngườ i ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ngày chuyể n Ký nhậ n Ghi 10 2.3 Nhân bản, đóng dấu : - Văn trường nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian quy định - Việc đóng dấu đóng dấu lên chữ ký đóng văn rõ ràng xác, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái 2.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn nhà trường Văn nhà trường sau hoàn thành thủ tục, văn thư chuyển ngày văn ký (Chậm ngày làm việc kế tiếp) Văn trường thường chuyển giao trực tiếp cho quan cấp trên: UBND huyện Mỹ Đức, Phòng TC – KH, Phòng Nội Vụ, Phòng Giáo dục Đào tạo Mỹ Đức… Việc chuyển phát văn thực sau: 25/26 Văn sau trình ký, ghi số, đóng dấu đăng ký vào sổ, chuyển giao theo mục nơi nhận văn bản.Văn chuyển thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận văn bản, có gửi qua hệ thống email Đối với văn nội chuyển giao sổ có ký nhận Mẫu sổ chuyển giao văn bản: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi 2.5 Lưu văn trường: Các công văn nhà trường gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu cơng văn (Hình ảnh 2) Hết thời gian sử dụng tài liệu văn thư theo quy định, tập văn lưu xếp theo thứ tự hộp hồ sơ chuyển vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu kèm theo sổ lưu văn trường Một vấn đề quan trọng việc ban hành văn gửi việc soạn thảo, in ấn Bản thân ln trọng kiểm tra kỹ, đảm bảo xác, trình bày đẹp, thể thức quy định loại văn đóng dấu văn có chữ ký thủ trưởng Biện pháp 3: Cách quản lý văn đến Văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, hiệu công tác quản lý, lãnh đạo, đạo Do vậy, việc quản lý văn đến phải kịp thời xác Trong cơng việc hàng ngày, nhà trường nhận công văn, văn đạo cấp ngành Khi văn đến, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn đến theo quy định theo nội dung văn yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, sở nội dung văn mà Hiệu trưởng đạo gửi cho cá nhân, phận liên quan; văn thư thực to văn (nếu cần) tiến hành chuyển văn theo đạo Hiệu trưởng, gốc văn thư lưu vào hồ sơ văn đến, thực theo trình tự sau: - Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung văn - Ghi số văn đến, ngày tháng nhận văn vào sổ đăng ký văn đến 26/26 - Trình Hiệu trưởng xem, to chuyển giao văn sau có ý kiến phê duyệt Hiệu trưởng ghi góc trái văn Đối với văn quy phạm pháp luật to gửi cho tất phận liên quan, gốc lưu hồ sơ công văn đến văn thư Sau chuyển giao văn cho phận phê duyệt thực hiện, văn thư lưu văn gốc vào hồ sơ công văn đến theo số thứ tự đăng ký Ví dụ: Từ số 01, 02, 03 ngày 01/01/2020 kết thúc vào ngày 31/12/2020 Tương tự ta thực cho năm kế tiếp.(Hình ảnh 3) Hiện nay, cơng tác lưu trữ trường học thực phương pháp lưu trữ thủ công giấy, với số lượng văn việc tìm kiếm lại văn lưu trữ phải nhiều thời gian cơng sức dị tìm sổ văn đến để tìm số văn đến, sau phải lựa chọn hồ sơ lưu trữ văn đến Công nghệ thông tin ngày phát triển, tất văn đạo, điều hành cấp trên, Phòng GD-ĐT huyện Mỹ Đức gửi qua hộp thư điện tử có đính kèm tập tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm nhanh chóng trước hết tơi phân loại văn đến theo thứ tự thời gian đến tiến hành lưu trữ máy tính Ví dụ: Văn nhận trước ta phải lưu trước (nếu ngày ta nhận nhiều văn vào ngày, tháng ban hành văn ta nhận mà lưu vào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó) Như vậy, Ban giám hiệu có việc cần xem lại văn nào, cần nói nội dung văn bản, tơi dị tìm sổ cơng văn đến, biết ngày, tháng văn cần tìm, mở file văn lưu máy tính mà khơng phải nhiều thời gian tìm kiếm (Hình ảnh 4) Ví dụ: Desktop/Năm 2020/cơng văn đến/tháng 01/ngày 01.01.2020/ Việc thực máy tính có nhược điểm nó, ví dụ máy tính hỏng khơi phục lại bị liệu trình sử dụng bị virut cơng, bất cẩn xóa file Để tránh gặp phải tình vậy, tơi tiến hành đồng liệu lên google driver, tơi lấy văn bản, tài liệu cần, đồng thời tiết kiệm văn phịng phẩm q trình in ấn lưu trữ.(Hình ảnh 5) Mẫu sổ đăng ký công văn đến theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Ngày Số đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng Tên loại trích Đơn vị Ngày chuyể Ký Ghi nhận 27/26 đến (1) văn (2) (3) (4) văn yếu nội dung văn (5) (6) người nhận (7) n (8) (9) (10 ) Biện pháp 4: Cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ cách khoa học 4.1.Công tác lập hồ sơ Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện - Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước sau: + Xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ; + Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập; + Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ; + Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ - Mở hồ sơ: Là việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; - Kết thúc hồ sơ; - Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu.(Hình ảnh 6) 4.2 Cơng tác lưu trữ * Thu thập tài liệu lưu trữ trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ quan Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Hàng năm nhà trường có trách nhiệm: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; - Các phận, công chức, viên chức nhà trường xác định loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; - Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập "mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; 28/26 - Chuẩn bị tủ phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.; (Hình ảnh 7) - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" 02 "Biên giao nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp lưu trữ hành bên giữ * Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ tồn cơng việc thực nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm thơng gió, chống mối mọt trùng… Phải ý đến cách bố trí nhà kho trang bị phương tiện kỹ thuật Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt nơi khơ ráo, thống mát, Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc quan, đồng thời phải có chế độ phịng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ * Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Là tồn cơng tác nhằm bảo đảm cung cấp cho quan Nhà nước xã hội thơng tin cần thiết phục vục cho mục đích trị, kinh tế, tun truyền, giáo dục, văn hố, quân phục vụ cho quyền lợi đáng cơng dân Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng tốt có hiệu tài liệu lưu trữ nhằm thực mục đích trị, kinh tế khoa học * Thời hạn nộp lưu tài liệu - Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ ngày cơng trình nghiệm thu thức; - Tài liệu xây dựng bản: sau 03 tháng kể từ cơng trình tốn; PHẦN KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ I TÍNH HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Qua gần năm làm công tác văn thư lưu trữ trường mầm non Bột 29/26 Xuyên, cở sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp, khoa học góp phần tích cực việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý thành tích nhà trường, tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên tổ văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đồn thể, cơng tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Trước việc lưu trữ theo truyền thống giấy, số lượng văn đến nhiều, để tìm văn lưu tốn nhiều thời gian Từ tơi tìm cách lưu trữ nay, lưu máy tính để tìm văn lưu nhanh chóng hiệu Kết hoạt động trường thông suốt, đảm bảo tốt thông tin, chủ trường đường lối Đảng; sách pháp luật Nhà nước, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ Công tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Riêng tổ văn phịng chúng tơi sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ như: phận kế toán, phận y tế có khả soạn thảo văn theo lĩnh vực chun mơn phụ trách để trình ban giám hiệu ký duyệt; Các phận biết xếp hồ sơ, mở hồ sơ công việc cách khoa học - Các báo cáo thực kịp thời, thời hạn, trình bày đẹp, thể thức quy định - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp, khoa học theo danh mục, thuận tiện việc tìm kiếm cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học - Khơng để thất loại hồ sơ, văn - Công việc giải hàng ngày, chủ động cơng việc Đặc biệt thành tích nhân viên văn phịng nói chung, thành tích nhân viên văn thư nói riêng góp phần khơng nhỏ vào thành tích chung nhà trường đạt năm qua: Tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, Tập thể lao động tiên tiến, Bằng khen UBND huyện 30/26 Bảng 2: Kết sau thực đề tài Tên loại Công văn Công văn đến Năm 2019 Năm 2020 156 185 459 493 II KẾT LUẬN: Công tác văn thư lưu trữ công việc thiếu hoạt động quan hành nhà nước nói chung trường học nói riêng Nội dung cơng tác văn thư lưu trữ gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều người, nhiều phận; cơng việc thường xun liên tục địi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ không ngừng học tập nâng cao trình độ chun mơn, trình độ tin học; ln nghiên cứu, tìm tịi giải pháp mới, vận dụng vào thực tiễn để công tác văn thư lưu trữ nhà trường ngày nhanh chóng, xác, khoa học đạt hiệu cao Để công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu cao đòi hỏi cá nhân cán văn thư phải vận dụng linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi cơng tác Cần tạo mơi trường làm việc thoải mái, tránh tạo áp lực cho thân, biến khó thành dễ để cơng việc thực trôi chảy, thời gian Phối hợp tốt với đoàn thể nhà trường để giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị 31/26 III KHUYẾN NGHỊ VÀ ĐÊ XUẤT - Các cấp lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sở vật chất, xây dựng phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư việc lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn - Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phục vụ công tác văn thư lưu trữ để cơng tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao - Để người làm cơng tác văn thư, văn phịng an tâm cơng tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý Trên giải pháp bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn; đề tài kiểm chứng, đúc kết từ thực tiễn thực có hiệu Rất mong góp ý Ban giám hiệu, Hội đồng chấm sáng kiến kinh nghiệm để sáng kiến hoàn thiện thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp Xin chân thành cảm ơn! MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA CHO ĐỀ TÀI Hình ảnh 2: Mẫu 01 văn soạn thảo quy định Hình ảnh 2: Sổ đăng ký văn theo Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Hình ảnh 3: Sổ đăng ký công văn đến theo Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Hình ảnh 4: Cơng văn đến lưu trữ máy tính Hình ảnh 5: Cơng văn đên lưu trữ Google drive Hình ảnh 6: Danh mục hồ sơ năm 2019 Hình ảnh 7: Tủ lưu trữ hồ sơ ... cơng tác văn thư, lưu trữ Đó lý chọn đề tài ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non? ?? II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm công tác văn. .. cơng tác văn thư, lưu trữ; tích lũy kinh nghiệm suốt nhiều năm làm văn thư trường mầm non Bột Xuyên Sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non? ??... Công văn đến 156 459 III CÁC BIỆN PHÁP Nhiệm vụ nhân viên văn thư lưu trữ đa dạng, nhiên vào thực trạng công tác văn thư lưu trữ nhà trường năm vừa qua đưa số biện pháp để thực ? ?Một số biện pháp