sáng kiến một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường trung học cơ sở

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MÔ TẢ SÁNG KIẾN Mã số: ……………… Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường Trung học Cơ sở Lĩnh vực áp dụng: Cải cách hành Mô tả chất sáng kiến: 3.1 Tình trạng giải pháp biết Những năm trước chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ nên hầu hết trường chưa bố trí nhân viên làm công tác Nhìn chung lưu trữ hồ sơ nhà trường bề bộn nên khó tìm kiếm cần thiết bảo quản chưa đảm bảo, chưa gọn gàng ngăn nắp Thời gian gần yêu cầu đổi Nhà nước nhiều mặt hoạt động hành giáo dục nên loại văn đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn chuyên môn ngày nhiều nên nhà trường thiếu nhân viên văn thư – lưu trữ để quản lý, bảo quản lưu trữ đăng kí vào sổ lưu công văn – đến Hiện nhận thức tầm quan trọng phải cần có nhân viên văn thư phụ trách bảo quản, xếp loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách… cách ngăn nắp có khoa học nên hầu hết trường có bố trí nhân viên văn thư Thực tốt công tác góp phần vào công đổi quản lý nhà nước cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm thông tin cho lãnh đạo mà giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá hình thành khứ 3.2 Nội dung giải pháp đề nghị công nhận sáng kiến 3.2.1 Mục đích giải pháp Với thực tế vừa nêu qua thời gian dài làm công tác văn thư nhận thấy để làm tốt công tác văn thư – lưu trữ, đòi hỏi người làm công tác cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao, hiểu công tác văn thư toàn công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác bí mật Người làm công tác phải động, sáng tạo, trách nhiệm tâm niệm làm tốt công tác văn thư – lưu trữ nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhà trường nhanh chóng, xác Đồng thời giúp Lãnh đạo việc quản lý, đạo kiểm tra công việc nhà trường chặt chẽ góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị lĩnh vực quan, nhằm phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài 3.2.2 Nội dung giải pháp Là nhân viên chuyên trách văn thư, thân nhận thấy công việc mà phải làm đem lại ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc Từ tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm trường bạn Sau thời gian dài công tác qua đơn vị, công tác đơn vị thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ loại văn trường bề bộn, chưa khoa học nên gặp nhiều khó khăn Qua thời gian tìm hiểu, lên kế hoạch phân tích vấn đề tồn động để từ có hướng giải đến công tác văn thư – lưu trữ đơn vị hoạt động tốt có hiệu Để có hiệu bước hoàn thiện hồ sơ sổ sách theo hướng sau: a) Tổ chức quản lý công văn đến Do đặc thù nay, tất văn điều hành, đạo cấp trên, Phòng Giáo dục Đào tạo gởi qua website có đính kèm tập tin, nhân viên văn thư phải thường xuyên vào để kiểm tra theo dõi công văn đến, công văn thuộc thẩm quyền giải in tiến hành phân loại hồ sơ sau: - Đăng ký công văn đến: Sau in phân loại, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến - Trình văn đến: Tất văn đến, sau đóng dấu đến, ghi ngày đến xong nhân viên Văn thư phải trình cho Lãnh đạo - Xem xét nội dung, giao việc cho tổ chuyên môn: Sau Lãnh đạo nắm bắt nội dung, duyệt văn chuyển đến tổ chuyên môn hay cá nhân giải theo thẩm quyền - Phân phối chuyển giao văn bản: + Sau lãnh đạo duyệt xong chuyển lại cho Văn thư để chuyển giao công văn đến cho cá nhân, tổ chuyên môn xem giải + Thông báo cho cá nhân, tổ chuyên môn tới ký nhận vào sổ đăng ký công văn đến, văn ngày phải chuyển giao ngày b) Giải công văn đi: Do đơn vị trường số lượng văn nên đăng kí vào hai sổ gọi Sổ đăng ký công văn đi: (theo thông tư 07/2012/TT-BNV) - Các loại văn bản: Chỉ thị; Quyết định; Quy định; Quy chế; Hướng dẫn đăng ký vào sổ hệ thống số; - Các loại văn hành khác đăng ký vào sổ hệ thống số riêng Qui trình ban hành văn bản: - Giao nhiệm vụ: + Phân công cho cá nhân, phận soạn thảo văn chịu trách nhiệm độ xác, nội dung, hình thức tính pháp lý văn bản; + Ký tắt vào bên cạnh chữ cuối văn bản, chuyển cho Văn thư tổng hợp Những văn không đạt yêu cầu, chuyển trả đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện; + Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn trước đạt yêu cầu trình thủ trưởng quan ký văn bản, định thuộc thẩm quyền; + Trường hợp văn bản, Quyết định không đạt yêu cầu chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo đạo Lãnh đạo quan - Nhân bản, đóng dấu phát hành: + Tất văn bản, định sau Lãnh đạo quan ký, nhân viên văn thư có trách nhiệm vào sổ lấy số, ngày tháng năm ban hành văn phối hợp với cá nhân, phận giao trực tiếp xử lý công việc xác định số lượng văn bản, định cần thiết để chuyển nhân bản, đóng dấu; + Các văn không người có thẩm quyền duyệt ký coi văn không hợp lệ; + Mọi thủ tục văn phải thực quy định; + Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt thể thức trình bày văn chữ ký người soạn thảo văn trước đóng dấu phát hành Nếu văn không với quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại người soạn thảo; + Nhân viên văn thư phối hợp với cá nhân giao trực tiếp xử lý công việc thực việc gửi văn bản; + Cá nhân giao trực tiếp xử lý công việc nhân viên văn thư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hành - Cách ghi số mã hiệu công văn đi: + Số công văn thống ghi theo số thứ tự chung cho năm theo số liên tục từ thấp đến cao, ngày năm (ngày 01 tháng 01) kết thúc ngày cuối năm đó; + Mã hiệu công văn ký hiệu hai chữ đầu loại văn tương ứng chữ viết tắt tên trường Ví dụ: Số: 01/QĐ-TTHCS - Vào sổ công văn + Ghi số, ngày, tháng, năm văn đóng dấu quan vào văn bản; + Làm thủ tục ban hành tới nơi nhận ghi văn bản; + Lưu văn bản; + Khi đóng dấu vào số, văn thư phải lưu gốc có chữ ký gốc để quản lý nộp lưu trữ sau Người soạn thảo văn lưu để theo dõi; + Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm xử lý gửi toàn công văn ngày cách chuyển bưu điện chuyển đến địa người nhận theo yêu cầu; + Việc truyền văn qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác bảo mật Bên cạnh có loại hồ sơ khác học sinh văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý đạo Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có: Học bạ Trung học Cơ sở học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; sổ đăng bộ; sổ điểm lớn; văn chứng - Học bạ học sinh học lập vào đầu năm học lớp 6, có kí xác nhận Hiệu trưởng xếp theo lớp, cuối học kỳ I giao cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết học tập học sinh, hoàn thành xong nộp lại cho Văn thư; học kỳ II vậy, cuối học kỳ II giao cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết học tập học sinh, hoàn thành xong nộp lại cho Văn thư để trình Hiệu trưởng ký duyệt kết cuối năm học bạ học sinh thời gian quy định sau lưu trữ cấn thận tủ phòng văn thư; - Học bạ nghỉ học lưu thành năm có sổ theo dõi riêng năm để tiện cho việc tra cứu hồ sơ học sinh, phụ huynh đến xin rút hồ sơ; - Học bạ tốt nghiệp học sinh chưa rút lại lưu theo năm học có lập sổ rút theo danh sách tốt nghiệp năm để tiện cho việc theo dõi; - Sổ đăng bộ: Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp chuyển đến Văn thư cập nhật kịp thời ghi đầy đủ thông tin sổ theo mẫu quy định Bộ GD&ĐT, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt; - Văn chứng học sinh tốt nghiệp Trung học Cơ sở: Sau nhận Bằng tốt nghiệp Phòng Giáo dục Đào tạo Văn thư có trách nhiệm vào sổ học sinh theo số hiệu quy định Khi cấp trả bằng, học sinh đến nhận phải có giấy tờ Chứng minh nhân dân Hộ ghi lại để tiện cho việc theo dõi, người nhận phải ký nhận, ghi rõ họ tên ngày tháng năm nhận đầy đủ Bên cạnh người làm công tác văn thư – lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung soạn thảo đươc văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng không phần quan trọng nên cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác Hiện nay, công tác văn thư – lưu trữ thực theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn bản; - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp trên; - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường; - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức; - Điều quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo * Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng a) Báo cáo: loại văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, công việc cụ thể xin ý kiến đạo - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý; + Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hoàn cảnh, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành; + Những ưu, khuyết điểm trình thực hiện; + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan; + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới; + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm; + Các biện pháp tổ chức thực hiện; + Những kiến nghị với cấp b) Tờ trình: loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt - Phần 1: nêu lý đưa nội dung trình duyệt; - Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi); - Phần 3: Kiến nghị cấp trên, yêu cầu phê chuẩn xin lựa chọn phương án xếp thứ tự, hoàn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phòng; - Trong phần nêu lý do, dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hoàn cảnh thực tế đòi hỏi; - Phần đề xuất: dùng ngôn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện ; - Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải đảm bảo tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh họa thêm cho phương án đề xuất, kiến nghị tờ trình Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Còn công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trong, thể điểm sau: - Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành chính; - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh trình thực công cải cách hành chính; - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng công dân; - Thực tốt công tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại Nền hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân; - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu, quản lý, ngày nâng cao hiệu quản lý nhà nước; - Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức; - Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Qua nhiều năm làm công tác văn thư - Lưu trữ rút “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường Trung học Cơ sở” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ trường Trung học Cơ sở kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư - Lưu trữ 3.3 Khả áp dụng giải pháp Đề tài tổ chức triển khai thực trường thành viên tổ ứng dụng đạt hiệu cao; Kết sáng kiến tất cán bộ, giáo viên nhân viên nhà trường phối hợp tổ chức thực hiện, minh chứng cho khả vận dụng vào thực tiễn đề tài; Đây giải pháp bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác văn thư – lưu trữ quan hành nghiệp, đặc biệt nhân viên văn thư trường học tham khảo thực linh hoạt sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị để đạt hiệu cao 3.4 Hiệu quả, lợi ích thu dự kiến thu áp dụng giải pháp Qua ba năm từ nhận công tác đơn vị thực công tác quản lý hồ sơ sổ sách trường, nhận thấy rằng: việc lưu trữ đầy đủ loại hồ sơ số sách năm có ý nghĩa thiết thực Nó góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu công tác quản lý trường học Bởi vì, hồ sơ sổ sách năm học giống nhau, năm trước sở để tham khảo cho năm sau, văn đạo cấp lãnh đạo thật cần thiết công việc, áp dụng thường xuyên thiếu văn đạo nắm bắt hết thông tin cấp đạo Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư – lưu trữ góp phần đảm bảo cho hoạt động hành nhà nước thông suốt thể ba điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ hoạt động nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý đơn vị; 10 - Tạo công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động đơn vị, phục vụ kiểm tra, tra; - Giúp cho người phụ trách quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua người phụ trách kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu Đây hiệu cải cách hành nhà nước nước ta Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò công tác văn thư – lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư – lưu trữ đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu quản lý đơn vị 3.5 Tài liệu kèm theo: không./ Bến tre, ngày 10 tháng năm 2016 11 ... tác văn thư - Lưu trữ rút Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ trường Trung học Cơ sở Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ trường Trung học Cơ sở. .. tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ. .. nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành chính; - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động