sáng kiến kinh nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CẨM MỸ Đơn vị: Trường mầm non Xuân Đường Mã số: Đề Tài: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Người thực hiện: Trần Thị Ninh Kiều Năm học: 2012 - 2013 2 PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CẨM MỸ Đơn vị Trường Mầm non Xuân Đường Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Người thực hiện: TRẦN THỊ NINH KIỀU Lĩnh vực nghiên cứu: Quản lý giáo dục  Phương pháp dạy học bộ môn:  Phương pháp giáo dục  Lĩnh vực khác: Văn thư lưu trữ  Có đính kèm:  Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác Năm học: 2012 - 2013 BM 01-Bia SKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: TRẦN THỊ NINH KIỀU 2. Ngày tháng năm sinh: 02 – 06 – 1983 3. Nam, nữ: Nữ 4. Địa chỉ: Ấp 1, Xuân Đường, Cẩm Mỹ, Đồng Nai 5. Điện thoại: 0613.727136 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ: 01679498805 6. Fax: E-mail: 7. Chức vụ: Nhân viên văn thư 8. Đơn vị công tác: Trường mầm non Xuân Đường II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: - Năm nhận bằng: - Chuyên ngành đào tạo: III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Số năm có kinh nghiệm: - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 3 BM02-LLKHSKKN MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản. Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, thông tư, nghị định là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư trong trường học phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiện một cách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ. Được sự điều động công tác của Phòng giáo dục và đào tạo huyện Cẩm Mỹ, tôi về nhận nhiệm vụ công tác văn thư tại trường mầm non Xuân Đường từ ngày 01/03/2010. Do trước đó nhân viên văn thư cũ của trường đã chuyển công tác từ tháng 02/2010; việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ không có người phụ trách nên đã thất thoát một số văn bản và việc lưu trữ văn bản, hồ sơ không ngăn nắp, không khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi có việc cần. Cách soạn thảo và thể thức trình bày văn bản chưa nắm bắt kịp thời theo quy định. Qua ba năm làm công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy: việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc làm không thể thiếu trong các trường học nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung. Các hồ sơ, tài liệu, văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do việc tiếp nhận và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản. Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường học nói chung và các trường mầm non nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công tác văn thư lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng. 4 BM03-TMSKKNBM03-TMSKKN Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư của nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác, tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đó là lý do tôi chọn đề tài này. II. THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI: Những năm học trước, khi trường mầm non Xuân Đường chưa được chuyển giao về Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cẩm Mỹ quản lý; công tác văn thư lưu trữ chưa được nhà trường quan tâm, nhân viên làm công tác văn thư chỉ là kiêm nhiệm nên chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ. Công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ đến và đi chưa được bảo quản cẩn thận, gọn gàng, ngăn nắp, khoa học. Trong những năm học gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học nói chung và trường mầm non Xuân Đường nói riêng được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cẩm Mỹ, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm, chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn như: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Qua ba năm làm công tác văn thư ở trường mầm non Xuân Đường tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn sau: 1. Thuận lợi: Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục - Đào tạo huyện Cẩm Mỹ và Ban giám hiệu nhà trường, công tác văn thư lưu trữ có nhiều tiến bộ, luôn cập nhật đầy đủ các văn bản mang tính pháp lý của các ban ngành đoàn thể trong và ngoài huyện. Đảng ủy – HĐND – UBND – UBMTTQ, các ban ngành đoàn thể và nhân dân xã Xuân Đường rất quan tâm đến sự nghiệp giáo dục; luôn quan tâm, tạo điều kiện và giúp đỡ nhà trường trong mọi hoạt động. Đội ngũ CB-GV-CNV nhà trường năng động, nhiệt tình, có năng lực và trình độ chuyên môn, có ý thức học tập và vươn lên hoàn thành nhiệm vụ được giao. Cơ sở vật chất của nhà trường đáp ứng tương đối đầy đủ cho công tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy các cháu và các hoạt động khác. 5 2. Khó khăn: Tuy được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và chính quyền địa phương, đặc biệt là của Phòng Giáo dục - Đào tạo huyện Cẩm Mỹ nhưng cơ sở vật chất, trang thiết máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của công tác văn thư lưu trữ. Trường chỉ có 02 máy vi tính để phục vụ cho tất cả các mặt hoạt động của nhà trường. Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng còn thiếu, chưa được trang bị máy photocopy để sao lưu văn bản khi cần. Tuy có nhiều khó khăn nhưng nhà trường có thể khắc phục và vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đã đi vào nề nếp, đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy và các hoạt động khác của nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin và khai thác tốt các thế mạnh sẵn có của nhà trường. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề nan giải cho những người làm công tác văn thư lưu trữ đó là cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đúng thể thức trình bày, đầy đủ nội dung và chính xác; cách lưu trữ văn bản khoa học, dễ tìm kiếm khi có việc cần. Chính những vấn đề nêu trên đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp để thực hiện một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như chia sẽ với các đồng nghiệp, cùng nhau tiến bộ. 3. Số liệu thống kê: Bảng thống kê số liệu lưu trữ công văn đến và công văn đi của trường mầm non Xuân Đường trong 03 năm gần đây (2010, 2011, 2012): Năm Số lượng công văn đến từ Số lượng công văn đi Tỉnh, Bộ Huyện, xã Ngành giáo dục Các ban ngành đoàn thể khác 2010 38 211 104 47 2011 18 240 115 57 2012 30 266 116 72 III. NỘI DUNG ĐỀ TÀI: 1. Cơ sở lý luận, thực tiễn: Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Trong quá trình thực 6 hiện công tác văn thư ở nhà trường cần đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác, hiện đại và bí mật. Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường nhằm lựa chọn, lưu giữ một cách khoa học các văn bản, hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ ở nhà trường cần phải đảm bảo tính ngăn nắp, khoa học và cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoa học, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảo văn bản. 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài: a) Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến: Thực hiện theo điều 13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, tài liệu, đơn thư… của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dưới mọi hình thức (qua dịch vụ bưu điện, qua fax, qua hộp thư điện tử, gửi trực tiếp trong hội họp…) đều phải qua một đầu mối là cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đích danh nhưng tài liệu trong thư liên quan đến việc công). Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn, văn bản chỉ đạo của các cấp và các ngành. Khi văn bản đến, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định và theo nội dung văn bản yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực hiện pho to văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, bản gốc văn thư sẽ lưu vào hồ sơ công văn đến, có thể thực hiện theo trình tự sau: - Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung của văn bản. - Ghi số văn bản đến, ngày tháng nhận được văn bản vào góc trái phía trên của văn bản và vào sổ đăng ký văn bản đến. - Trình Hiệu trưởng xem, pho to và chuyển giao văn bản sau khi đã có ý kiến phê duyệt của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản. - Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản theo thời hạn quy định. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thì được pho to và gửi cho tất cả các bộ phận liên quan, bản gốc lưu tại hồ sơ công văn đến của văn thư. Sau khi đã chuyển giao văn bản cho bộ phận được phê duyệt thực hiện, văn thư sẽ lưu văn bản gốc vào hồ sơ công văn đến theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02, 03 bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết thúc vào ngày 31/12/2013. Tương tự như vậy ta thực hiện cho những năm kế tiếp. Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại văn bản ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. 7 Ví dụ: Văn bản nào nhận trước ta phải lưu trước (nếu trong ngày ta nhận nhiều văn bản thì căn cứ vào ngày, tháng ban hành văn bản ta nhận được mà lưu vào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó) Mẫu sổ lưu công văn đến: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại & trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nh ận Gh i ch ú 01/01/ 2013 01 Phòng GD-ĐT Cẩm Mỹ 02/KH- PGDĐ T 01/01/ 2013 Kế hoạch thanh tra việc thực hiện các quy định của Pháp luật về phòng, chống tham nhũng năm 2013 HT, TTND, VT 05/01/ 2013 02 Phòng GD-ĐT Cẩm Mỹ 06/PG DĐT.G DMN 03/01/ 2013 V/v Báo cáo sơ kết học kỳ I và phương hướng học kỳ II năm học 2012-2013 HT, VT Sổ công văn đến được chia làm hai phần: - Phần 1: là tất cả các công văn đến của các ban ngành, đoàn thể trong huyện và xã (được ghi tắt là Huyện, xã) - Phần 2: là tất cả các công văn đến, Thông tư, Chỉ thị, Nghị định của các ban ngành, đoàn thể cấp tỉnh, cấp bộ (được ghi tắt là Tỉnh, Bộ) Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theo cấp ( Huyện, xã, Tỉnh, Bộ ), ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi thất lạc, phía trên có ghi tờ giấy theo tính chất nội dung, dễ tìm kiếm khi có việc cần. 8 Như vậy, khi Ban giám hiệu có việc cần xem lại văn bản nào, chỉ cần nói nội dung của văn bản, văn thư sẽ dò tìm trong sổ công văn đến, khi biết được số thứ tự của văn bản cần tìm, văn thư sẽ lấy theo số thứ tự đó trong hồ sơ lưu văn bản mà không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm. b) Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi: Để soạn thảo một văn bản đúng quy định, đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung người làm công tác văn thư phải luôn học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, luôn cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet để tìm kiếm kịp thời các văn bản mới quy định về công tác văn thư lưu trữ. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Người làm công tác văn thư phải nắm vững thể thức trình bày, quy trình, bố cục và nội dung của một văn bản mà mình muốn soạn thảo. Thể thức trình bày văn bản trên trang giấy A4 được quy định như sau: - Lề trên: 2 - 2,5 cm - Lề dưới: 2 - 2,5 cm - Lề trái: 3 - 3,5 cm - Lề phái: 1,5 - 2 cm Cách thức soạn thảo một số văn bản thường dùng: * Báo cáo: là một loại văn bản phản ánh toàn bộ tình hình thực hiện, kết quả đạt được và những đề xuất, kiến nghị của nhà trường hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên. Phần mở đầu: + Nêu những căn cứ có tính pháp lý. + Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc. Phần nội dung: + Nêu những việc đã làm được và những việc chưa làm được. + Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện công việc. + Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm. Phần kết: + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. + Các biện pháp khắc phục. + Những đề xuất, kiến nghị với cấp trên. Mẫu Báo cáo: 9 * Tờ trình: là một loại văn bản dùng để đề xuất, kiến nghị một vấn đề cần thiết của nhà trường với cấp trên. Phần mở đầu: + Nêu những căn cứ có tính pháp lý. + Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc. + Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt động của nhà trường. Phần nội dung: + Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị. + Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận. + Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường. Phần kết: + Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm được thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao. UBND HUYỆN CẨM MỸ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG MN XUÂN ĐƯỜNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /BC-MNXĐ Xuân Đường, ngày tháng năm 20 BÁO CÁO Căn cứ Căn cứ Nay trường Mầm non Xuân Đường xin được báo cáo như sau: I. Đặc điểm tình hình: 1/ Thuận lợi 2/ Khó khăn II. Nội dung thực hiện: - Trình bày những việc đã làm được và chưa làm được. - Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện công việc. - Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm. III. Phương hướng trong thời gian tới: 1/ Phương hướng 2/ Biện pháp thực hiện 3/ Đề xuất, kiến nghị Trên đây là báo báo của trường Mầm non Xuân Đường./. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Tên đơn vị nhận văn bản; - ; - Lưu: VT. Họ và tên 10 [...]... Bấm “Xem/Chỉnh sửa văn bản” nếu muốn xem và điều chỉnh nội dung văn bản Trên đây là một số biện pháp cơ bản mà tôi đang thực hiện tại trường mầm non Xuân Đường, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ IV KẾT QUẢ: Qua 03 năm làm công tác văn thư của trường mầm non Xuân Đường, trên cở sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đi vào nề... GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2012-2013 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Họ và tên tác giả: Trần Thị Ninh Kiều Chức vụ: Văn thư Đơn vị: Trường Mầm non Xuân Đường Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn:  - Phương pháp. .. tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của Ban lãnh đạo trong tác văn thư lưu trữ Mạnh dạn đề xuất, kiến nghị, đóng góp ý kiến để công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đạt hiệu quả cao Đề tài đã được tổ chức thực hiện tại trường mầm non Xuân Đường và kết quả của sáng kiến kinh nghiệm được tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong nhà trường công nhận, đề nghị tiếp tục thực hiện trong thời gian tới... công tác văn thư lưu trữ ở trường học như tủ đựng tài liệu, máy vi tính, máy photocopy - Cần trang bị cho cán bộ văn thư con dấu công văn đến để việc tiếp nhận, xử lý và lưu trữ văn bản được chính xác, đúng quy trình - Thư ng xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư cho các nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ ở các trường học Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ văn thư. .. KHẢ NĂNG ÁP DỤNG: Công tác văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các trường học nói riêng Nội dung của công tác văn thư lưu trữ gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận; là một công việc thư ng xuyên và liên tục đòi hỏi người làm 16 công tác văn thư lưu trữ không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên... giới thiệu ), ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi thất lạc, phía trên có ghi tờ giấy theo tính chất nội dung, dễ tìm kiếm khi có việc cần c) Lưu trữ văn bản bằng công nghệ thông tin: Hiện nay, công tác lưu trữ tại các trường học được thực hiện bằng phương pháp lưu trữ thủ công bằng giấy, với số lượng văn bản như hiện nay thì việc tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải mất nhiều thời gian và công. .. văn thư - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao Trên đây là những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn; đề tài đã được kiểm chứng và thực hiện có hiệu quả, có thể áp dụng cho tất cả nhân viên văn thư lưu trữ trong trường mầm non nói riêng... tin của công văn đến - Cuối cùng ta bấm vào nút “ Lưu thông tin” - Hiển thị giao diện “ Lưu thông tin thành công , bầm “Ok” Như vậy nội dung công văn đến vùa nhập đã được lưu trữ thành công Đối với cách nhập công văn đi ta cũng làm tương tự như cách nhập công văn đến Nếu muốn tìm kiếm văn bản ( bao gồm công văn đi, công văn đến ) ta thực hiện như sau: - Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Tìm kiếm văn bản”... giải pháp mới, vận dụng vào thực tiễn để công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường ngày càng nhanh chóng, chính xác, khoa học và đạt hiệu quả cao Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, thực hiện có hiệu quả thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đến những việc như: - Đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, máy móc nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công. .. của nhân viên văn phòng nói chung, thành tích của nhân viên văn thư nói riêng đã góp một phần không nhỏ vào thành tích chung của nhà trường đạt được trong những năm qua: Tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, Tập thể lao động tiên tiến, Bằng khen của Sở giáo dục và đào tạo V BÀI HỌC KINH NGHIỆM: Để công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu quả đòi hỏi mỗi cá nhân cán bộ văn thư phải vận dụng linh hoạt, sáng tạo vào . có kinh nghiệm: Số năm có kinh nghiệm: - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 3 BM02-LLKHSKKN MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON I ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2012-2013 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Họ và tên tác giả:. VÀ ĐÀO TẠO CẨM MỸ Đơn vị Trường Mầm non Xuân Đường Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Người thực hiện: TRẦN