(Sáng kiến kinh nghiệm) một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non

Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN A – ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị … nhiều, nên đòi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ, văn phịng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải cơng việc cách tốt nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Về bản, công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập,bảo quản tổ chức tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Giữa cơng tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, tơi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nha trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ 1/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập cách khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm: Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường Giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử ký nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện thao dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần gìn giữ cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có lien quan đến quan, tổ chức Từ thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Từ góp phàn nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đảy nhanh chóng cơng cải cách hành Tôi thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phàn tích cực nâng cao hiệu quả, quản lý trường Bất kỳ đơn vị hành nghiệp nào, dù lĩnh vực cần phải có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn 2/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ văn phòng đơn vị trường học Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu Đề tài nghiên cứu phạm vi trường Trường mầm non, thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung nhân viên văn thư tất trường học nói riêng Để góp phần thúc đẩy thực việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh khơng thể thiếu hồ sơ minh chứng Nó địi hỏi người Văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian công việc, giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Để cơng việc có hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt, theo hồn cảnh thực tế cơng việc Biến khó thành dễ, để thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ trường mầm non” 3/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thơng tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Công tác Văn thư - Lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, không phương tiện ghi chép truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan đơn vị Cơng tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật đại Cơng tác lưu trữ q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trongq úa trình thực nội dùn công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đàu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thơng tin hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt khâu soạn thảo văn 4/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN II CƠ SỞ THỰC TIỄN Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong vài năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học Ban lãnh đạo Phịng Giáo dục đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực ñúng theo văn hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị ñịnh số 110/2004/NðCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn , văn ñến Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ Trường MN tơi nhận thấy có thuận lợi khó khăn sau: Năm học 2016-2017 nhà trường có: 41 CBGVNV + CBQL: 03 người + Giáo viên: 24 người + Nhân viên: 17 người Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn Thuận lợi: Được đạo sát cấp công việc bám theo thông tư, hướng dẫn nghành cách xác Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính chất pháp lý Tháng 7/2018 nhà trường bàn giao trường với đầy đủ sở vật chất đại nên công việc đáp ứng yêu cầu tốt Chính quyền nhân dân ngày quan tâm đến giáo dục nên tinh thần đoàn kết hợp tác với nhà trường ngày tốt lên Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ đơn vị trường học cấp quan tâm đặc biệt có cán phụ trách chuyên biệt Công tác văn thư lưu trữ thực theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn 5/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN thể thức ký thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư; Cơng văn số 425/VTLTNN – NVTWW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn văn đến CBGVNV ln làm việc nhiệt tình, u nghề mến trẻ, có ý thức vươn lên hồn thành tốt nhiệm vụ giao Khó khăn Tuy quan tâm nghành giáo dục nhà trường sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế Tủ lưu trữ hồ sơ thiếu, giá để tài liệu chưa có để chỉnh lý tài liệu Công tác văn thư lưu trữ đơn vị hành nghiệp khác có phần mềm để quản lý cịn riêng với đơn vị trường học quản lý công tác thủ công nên hiệu công việc chưa cao Nhân viên văn thư trường học đôi lúc phải kiêm nhiệm việc khác văn phịng nhà trường Phụ cấp cơng tác văn thư lưu trữ trường học chưa quan tâm để đời sống cán làm công tác đảm bảo Chính từ khó khăn tơi nêu mà thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu để hồn thành tốt cơng việc giao để chia sẻ đồng nghiệp III CÁC BIỆN PHÁP Nhiệm vụ cụ thể nhân viên cơng tác văn thư hành đa dạng, nhiên với thân làm công tác văn thư lưu trữ trường chủ yếu trọng số mảng việc sau: + Cách soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ xác cao + Cách quản lý cơng văn + Cách quản lý công văn đến + Cách lưu trữ hồ, bảo quản hồ sơ cách khoa học Cách soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ xác cao Thường xun học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức quan trọng qua báo chí, tài liệu qua mạng 6/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN internet Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi , bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư lưu trữ; Thơng tư 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành Tìm hiểu, nắm bắt rõ thông tin hoạt động nhà trường lĩnh vực thân phụ trách Năng động, sáng tạo công việc Luộn mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp Với chuyên môn phải nắm rõ quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo ví dụ như: Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình loại văn dung để đề xuất việc với cấp với quan chức - Phần mở đầu: Những có tính pháp lý, nhận định tình hình nêu lý đưa nội dung trình duyệt - Phần nội dung:: + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, luận kèm theo có thong tin trung thực, độ tin cậy cao + nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị - Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất - Mẫu Tờ trình: (…) 7/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN UBND QUẬN LONG BIÊN TRƯỜNG MẦM NON …… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /TTr-MN… ……., ngày …… tháng …… năm 2017 TỜ TRÌNH Về ………………(1)……………… Kính gửi: ………………(2)……………… (3) Trân trọng kính trình./ HIỆU TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Nơi nhận: - ………………; - ………………; - Lưu: VT Chú giải: (1) Trích yếu: tóm tắt nội dung vấn đề trình (2) Tên quan, tổ chức, cá nhân trình lên (3) Nội dung trình 8/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Ví dụ 2: Khi soạn thảo báo cáo: Báo cáo văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể - Phần mở đầu: Nêu có tính pháp lý, Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị - Phàn nội dung: + Nêu việc làm chưa làm + Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực + Xác định rõ nguyên nhân khách quan chủ quan + Đánh gái kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới + giải pháp để khắc phục nhược điểm + Kiến nghị với cấp - Mẫu loại báo cáo: (…) 9/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN UBND QUẬN LONG BIÊN TRƯỜNG MẦM NON …… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số /BC- MN…… …… , ngày …… tháng …… năm 2017 BÁO CÁO Về ……………… (1)…….…………… (2) HIỆU TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Nơi nhận: - ………………; - ………………; - Lưu: VT Chú giải: (1) Trích yếu: tóm tắt nội dung báo cáo (2) Nội dung báo cáo 10/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN hiệu VB tháng VB ký nhận nhận lưu nhận … …… ……………… …… …… …… …… …… … …… ……………… …… …… …… …… …… … …… ……………… …… …… …… …… …… … …… ……………… …… …… …… …… …… … …… ……………… …… …… …… …… …… MẪU SỔ GIAO CƠNG VĂN ĐI (Kèm theo cơng văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước) STT Ngày tháng vb Số ký hiệu công văn Cơ quan nhận công văn Tên người tiếp nhận CV Ghi … …………… ……………… ……………… …………… …………… … …………… ……………… ……………… …………… …………… … …………… ……………… ……………… …………… …………… … …………… ……………… ……………… …………… …………… … …………… ……………… ……………… …………… …………… Cách quản lý công văn đến: Công văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu cơng tác quản lý nhà trường phối hợp 15/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời xác Theo Điều 12 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ (Sau gọi chung văn đến) Trình tự ban hành văn đến bao gồm bước sau: 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến; 3.2 Đăng ký văn đến; 3.3 Trình, chuyển giao văn đến; 3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Cụ thể sau: 3.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 3.1.1 Tiếp nhận văn đến a) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (Nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gởi trước nhận ký nhận; b) Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (Đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển giao văn bản; c) Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gởi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 3.1.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Các bì văn phân loại xử lý - Loại phải bóc bì: Các bì văn gửi cho quan, tổ chức - Loại khơng bóc bì: Các bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn 16/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN thư chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với văn gửi đích danh cá nhân (Nếu văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký) Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức b) Việc bóc bì phải đảm bảo u cầu - Những bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc bì trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến a) Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” b) Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (Văn gửi đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” c) Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (Đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm b an hành văn d) Mẫu dấu “Đến” 17/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN 50mm 35 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số:……………………… Ngày:………………… Chuyển:…………………………… Lưu hồ sơ số:……………………… 3.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính 3.2.1 Đăng ký văn đến sổ a) Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: - Trường hợp 2000 văn đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (Trừ văn mật); - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; - Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến; - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn u cầu dịch vụ hành cơng yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân lặp thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật b) Đăng ký văn đến - Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết văn bản; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng - Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến PHÒNG GD&ĐT ………… TRƯỜNG MN……………… 18/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2014 Từ ngày ……đến ngày…… Từ số…….đến số…… Quyển số:……… 3.2.2 Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính a) Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực b) Việc đăng ký (Cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm c) Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý d) Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến 3.3 Trình, chuyển giao văn đến 3.3.1 Trình văn đến a) Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận b) Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần ghi rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) c) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “Chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (Nếu có) thời hạn giải văn đến 19/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể d) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn đến vào trường tương ứng sở liệu quản lý văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày đến (1) Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (2) (3) (4) (5) (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) 3.3.2 Chuyển giao văn đến a) Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn b) Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải c) Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng d) Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn đến cho phù hợp; 2000 văn đến dùng Sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; 2000 văn đến lập Sổ chuyển giao văn đến Mẫu Sổ chuyển giao văn đến cách ghi 20/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) 3.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 3.4.1 Giải văn đến a) Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước b) Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan 3.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải b) Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến Mẫu sổ theo dõi giải văn đến cách ghi sổ đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận Thời hạn giải Tiến độ giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Số 21/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu cách khoa học a) Để thực tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ thực theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2016 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư b) Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ; Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhà trường giải pháp tổng thể đồng việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, q trình cơng tác, giảng dạy giáo viên nhà trường, phần mềm E.Mis;… Trong cơng việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải công việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian; Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trị, ý nghĩa cơng tác Văn thư - Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác Văn thư - Lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường; Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật Nhà nước, ngành Đồng thời sở đắn để giải công việc cụ thể; Lập hồ sơ tốt giúp cho việc thừa kế kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo, khoa học, tránh thiếu sót trước Từ nâng 22/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN cao chất lượng hiệu công tác, tiết kiệm thời gian có ý nghĩa thiết thực việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh công tác Văn thư – Lưu trữ; c) Để thực tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ phải thu thập chứng đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau Đó cơng tác bảo quản lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ trường tốt Đồng thời nêu chương trình cơng tác cần có đủ tài liệu để báo cáo cấp cách nhanh chóng Cơng việc tiếp nhận lưu trữ hồ sơ từ ngày đến năm khác gánh nặng người làm cơng tác văn phịng phải kiêm nhiệm làm cơng tác lưu trữ hồ sơ Vì thế, phân loại - xếp – lưu trữ hồ sơ việc làm cần thiết quan trọng Không phải làm tốt nghiệp vụ Để có cách xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau: Chọn tủ hồ sơ: Không nên đựng hồ sơ cặp hay túi nhỏ Vì khơng thể quản lý số lượng lớn hồ sơ Nên: + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng tủ đứng có nhiều ngăn phía có hộc tủ phía Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với loại hồ sơ (thơng thường 28cm x 35cm) + Dùng tủ hồ sơ treo tường: Trong văn phịng có khơng gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo tường Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ giải lượng lớn hồ sơ Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo cách sau: + Phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế tốn, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… + Phân loại theo cụm: Trong loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm Sắp xếp hồ sơ: Sau phân loại hồ sơ xong, cần xếp hồ sơ cách khoa 23/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN học Nên xếp theo cách sau: + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian việc xảy hồ sơ để xếp trước sau Cần ghi cẩn thận thời điểm để tìm kiếm dễ dàng + Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) hồ sơ Ví dụ mẫu tự T xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị Như Bạn cần phải học thuộc lịng Bảng Mẫu tự để biết vị trí từ Bạn cần kiến thức cho công việc tra cứu từ điển + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ Ví dụ: - Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật… - Hồ sơ chưa giải - hồ sơ giải chưa dứt điểm - hồ sơ giải xong… Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng: + Tạo danh mục cụ thể, xác: Sau chọn cách xếp, tạo danh mục hồ sơ chi tiết Nên đưa vào máy vi tính, tạo thư mục, với thư mục cấp danh mục hồ sơ, thư mục cấp chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu xem nhanh nhờ thư mục máy vi tính + Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên: Khi đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại thư mục cũ trước cập nhật Như vậy, lúc cần xem xét lại, biết thời điểm bổ sung hồ sơ Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ + Bên ngồi tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ: có thích bên cạnh, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như 24/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN cần xem lại hồ sơ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức siêu liên kết Riêng hồ sơ lưu trữ văn thư phải lập sổ sử dụng lưu có cá nhân phận cần mượn để khai thác sử dụng SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU (Kèm theo công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước) Ngày tháng (1) Họ Số, KH, tên ngày người tháng sử dụng vb (2) (3) Tên loại, trích yêu nội dung vb Hồ sơ số Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi (4) (5) (6) (7) (8) (9) IV KẾT QUẢ Qua thời gian thực nhiệm vụ phân công làm cán văn thư trường mầm non đến nhận thấy đạt hiệu sau: Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cơng việc tìm kiếm văn hàng ngày Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bở ngỡ Góp phần giúp ban giám hiệu hồn thành nhiệm vụ nhiều năm học thời gian quy định từ trường công nhận đạt chuẩn Quốc gia đến 25/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Riêng tổ văn phòng sau triển khai áp sụng cho tất thành viên tổ như: phận kế tốn, phận y tế có khả soạn thảo văn theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách để trình ban giám hiệu ký duyệt; Các phận biết xếp hồ sơ, mở hồ sơ công việc cách khoa học Kết rõ hoạt động nhà trườngđều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật nhà nước, quản lý, điều hành cấp Công tác quản lý đạo chun mơn, tài chính, sở vật chất hoạt động khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chun mơn nhà trường hồn thành tốt nhiệm vụ Công tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, xác đáp ứng yêu cầu cấp Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu cao cho nhà trường 26/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN C – KẾT THÚC VẤN ĐỀ I KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lý việc nghiê cứu thực trạng vấn đề theo q trình để có thực tiễn ban hành định tồn thông tin tài liệu lưu trữ qua khau xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: Thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng … Hơn việc tra cứu tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng tiết kiệm Vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ làm tốt tạo điều kiện cho quan hành nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu tố chức công dân Thông tin sở thực tiễn , sở pháp lý tập hợp đầy đủ, xác giúp q trình xử lý thơng tin, đề phương án khác lựa chọn phương án định nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý hành nhà nước ngày cao giai đoạn Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua cơng tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin đi, đến cách đầy đủm xác, kịp thời giúp cho cơng tác quản lý nhà trường đạt hiệu cao, thực thắng lợi cho nhiệm vụ năm học nghành giáo dục đề II BÀI HỌC KINH NGHIỆM Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp trường ban Đảnh mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ đẻ nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực cơng việc người làm công tác văn thư lớn nên địi hỏi người làm cơng tác phải bình tĩnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì 27/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Người làm công tác văn thư luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hoà nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật u q cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học III KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT: Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn Cần mở khóa đào tạo ngắn hạn cho cán văn thư, văn phòng trường huyện tập huấn học tập chuyên môn nghiệp vụ Để người làm cơng tác văn thư, văn phịng an tâm cơng tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý Nội dung tất kinh nghiệm q trình thực cơng tác văn thư việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non ” mà thân tơi đã, tìm tịi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác “Văn thư” đưa biện pháp thực sáng tạo Đây mảng đề tài nhiều mẻ, q trình tìm tịi học hỏi chắn cịn nhiều thiếu sót, mong đóng góp đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện 28/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN D – TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/TT – BNV hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư; Công văn số 425/VTLTNN – NVTWW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn văn đến Mẫu soạn thảo văn bản: Dùng cho cán lãnh đạo quản lý công chức văn phịng - tác giả: Hồng Thị Loan – Nhà xuất thống kê Các trang web Bộ giáo dục đào tạo, Bộ Nội vụ 29/ 29 ... công việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ trường mầm non? ?? 3/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác. .. phải có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn 2/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trườngMN Người... cơng tác văn thư việc ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non ” mà thân tơi đã, tìm tịi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác ? ?Văn thư? ?? đưa biện pháp