skkn SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM một số BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG tác văn THƯ ở TRƯỜNG THPT XUÂN lộc

- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lý công văn đi, đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp học sinh; tiếp dân giải quyết thủ tục hành ch

1

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC

Mã số:

(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc Người thực hiện: Hồ Thị Hương Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục 

- Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Lĩnh vực khác: Quản lý hành chính 

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

 Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác

(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

Năm học: 2014-2015

BM 01-Bia SKKN

4 Địa chỉ: Khu phố 4, Thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai

5 Điện thoại cơ quan: 0613 871 115; ĐTDĐ: 0976 329 864

7 Chức vụ: Nhân viên văn thư

8 Nhiệm vụ được giao: Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ của trường

9 Đơn vị công tác: Trường THPT Xuân Lộc

II.TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị : Cao đẳng

- Năm nhận bằng: 2012

- Chuyên ngành đào tạo: Quản trị Văn phòng - Lưu trữ

III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý hành chính

Số năm có kinh nghiệm: 03

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không

BM02-LLKHSKKN

cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ và giữ gìn bí mật của nhà nước và cơ quan

Trong hoạt động của nhà trường từ việc đề ra các chính sách, chủ trương, kế hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản giấy tờ là công tác văn thư Chính vì vậy công tác văn thư giữ một vai trò hết sức quan trọng là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử

lý thông tin một cách chính xác từ đó đưa ra quyết định có hiệu quả góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư của trường Trong quá trình công tác tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm từ công việc thực tế tại trường đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc

II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Cơ sở lý luận công tác văn thư

“Công tác văn thư là khái niệm dùng chỉ toàn bộ công việc liên quan soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”, [1,11] Như vậy tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các công tác văn thư điều đó cho thấy công tác văn thư không phải của riêng những người làm công tác văn thư Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác…

Nội dung của công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không Công tác văn thư yêu cầu đòi hỏi những cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực hiện công việc đảm bảo nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại

BM03-TMSKKN

4

2 Cơ sở thực tiễn

2.1 Quá trình phát triển trường THPT Xuân Lộc

Trường PTTH Xuân Lộc chính thức được thành lập theo quyết định số 1768/QĐ.UBT do ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UBND tỉnh ký ngày 23/12/1985 do thầy Hoàng Văn Trọng làm hiệu trưởng Theo quyết định thành lập trường mang tên trường PTTH Xuân Lộc II

Trường PTTH Xuân Lộc II chính thức ra đời đã đáp ứng đúng nhu cầu, nguyện vọng của nhân dân các xã phía bắc huyện Xuân Lộc cũ và nằm trong kế hoạch phát triển ngành giáo dục, trong sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội của huyện Xuân Lộc và tỉnh Đồng Nai

Những năm đầu thành lập, cơ sở vật chất của trường là hai dãy phòng học tạm nhà cấp 4 với 12 phòng học trên nền đất đỏ nắng bụi, mưa lầy Tuy với điều kiện cơ sở vật chất còn rất tạm bợ, đội ngũ thầy, cô giáo còn gặp rất nhiều khó khăn trong cuộc sống và điều kiện công tác nhưng đến tháng 5 năm 1986: 100% học sinh khóa đầu tiên của trường đã dự thi và đỗ tốt nghiệp PTTH đạt 92%, vượt xa so với mặt bằng của tỉnh lúc bấy giờ; có 28 em đậu vào các trường Đại học, Cao đẳng

Từ ngày 5 tháng 9 năm 1998 đã có một cơ sở khang trang, cơ sở vật chất gồm hai dãy nhà lầu với hệ thống 25 phòng học, 4 phòng trình chiếu để sử dụng phương pháp dạy học mới bằng công nghệ thông tin, 2 phòng máy vi tính, các phòng chức năng đã được nối mạng Intenet

Từ năm học 2012-2013 trường tiếp tục đầu tư xây dựng khối phòng học mới gồm 15 phòng học Cho đến nay trường THPT Xuân Lộc đã có 40 phòng học, 13 phòng học bộ môn gồm: 04 phòng máy vi tính, 05 phòng thiết bị tiên tiến ngoại ngữ, 03 phòng thực hành bộ môn lý, hoá, sinh và các phòng chức năng được trang

bị đầy đủ các thiết bị, kết nối mạng

Với ngôi trường mới được đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số lớp của trường là 50 lớp Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu học tập của con em trên địa bàn huyện, nhà trường còn mở phân hiệu với 6 lớp 10 tại xã Sông Ray (thuộc huyện Cẩm Mỹ ngày nay), đây là cơ sở đầu tiên để hình thành trường THPT Sông Ray Trường đã mở các phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định, năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Hưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân Thọ

Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Đồng Nai đã ký Quyết định số UBND công nhận trường Trung học phổ thông Xuân Lộc đạt danh hiệu trường chuẩn quốc gia

Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Đại học, Cao Đẳng Hiện nay, nhà trường có 42 lớp với 1617 học sinh Đội ngũ quản lý là 03 trong đó 01 hiệu trưởng và 02 hiệu phó, nhân viên 08 người và giáo viên trực tiếp giảng dạy là 96 người đều đạt chuẩn và trên chuẩn (trong đó có 5 thạc sĩ và 3 giáo viên đang theo học sau đại học), nhiều giáo viên được tặng huy chương vì sự nghiệp giáo dục, đạt danh hiệu giáo viên giỏi cấp tỉnh

Chi bộ nhà trường có 37 đảng viên, Chi bộ được công nhận liên tục 7 năm liền đạt “trong sạch vững mạnh tiêu biểu” Các đoàn thể trong nhà trường hàng năm đều hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ

2.2 Thực trạng công tác văn thư của trường

a Ưu điểm:

- Trường đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư Thực hiện cơ chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc cho các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân nên công việc được giải quyết rất nhanh chóng và đúng lĩnh vực chuyên môn

- Nhân viên văn thư đều có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao

- Các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc

- Trường đã trang bị trang thiết bị văn phòng như máy photo, máy in phục

vụ cho công tác văn thư

b Nhược điểm:

- Trong quá trình phát triển của nhà trường đã mở nhiều phân hiệu để đáp ứng nhu cầu học tập của các em trên địa bàn huyện Công tác văn thư lưu trữ ở các phân hiệu chủ yếu là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ

sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ

sơ thất thoát không có lưu trữ tại trường

- Về soạn thảo và ban hành văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo viên làm công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học… Để thực hiện các công việc kiêm nhiệm đó

họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc Công tác văn thư của trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản còn ít Vì vậy văn bản ban hành còn sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều văn bản ban hành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi nhận, tên loại và trích yếu nội dung…

- Về quản lý công văn đi, đến:

6

+ Những năm trước nhà trường chưa nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư vì vậy chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quản lý công tác văn thư còn bị bất cập

+ Đăng ký văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số ký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra

+ Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi còn lưu

là bản photo không đúng với quy định Tất cả văn bản đi không sắp xếp theo sổ đăng ký văn bản để lập hồ sơ lưu Dẫn đến nhiều công văn ban hành bị thất thoát rất khó cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này

+ Công văn đến được Hiệu trưởng phân luồng cho các bộ phận chuyên môn,

cá nhân giải quyết Sau khi giải quyết công văn xong nhiều cá nhân đã không lưu văn bản đến vào hồ sơ công việc

- Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh

+ Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, bổ sung đầy đủ giấy

tờ như phiếu bổ sung lý lịch mẫu 4a-BNV/2007, các quyết định nâng bậc lương và phụ cấp thâm niên nhà giáo, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên hằng năm…

+ Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học bạ trung học cơ sở những năm trước nhà trường không có kế hoạch trả cho học sinh vì vậy khối lượng học bạ cấp 2, 3 học sinh tốt nghiệp đã ra trường vẫn còn tồn đọng ở trường rất nhiều Sổ đăng bộ của nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển đi chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn

c Nguyên nhân:

- Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp

vụ về công tác văn thư

- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc, hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy công việc văn thư hay bị trì trệ Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòng như máy photo, máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế

- Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lý công văn đi, đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp học sinh; tiếp dân giải quyết thủ tục hành chính; quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức; làm sổ đăng bộ, làm công tác thi…Công việc nhiều mà chỉ được biên chế một nhân viên làm nên áp lực công việc rất nhiều mà chế độ đãi ngộ thì rất ít

III CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC

Trường THPT Xuân Lộc thành lập và hoạt động 30 năm Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư chính vì vậy

7

nhiều công văn giấy tờ của những năm trước đây bị thất thoát cũng gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ trong hoạt động quản lý của nhà trường Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, nhà trường đã tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ

và đưa ra những biện pháp tích cực nhất để đem lại hiệu quả cao và từ đó đưa công tác quản lý của nhà trường tốt hơn Sau đây là các biện pháp trường THPT Xuân

hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan)”, [2,5-6] Chính

vì vậy để hoạt động của cơ quan thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với quy định của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn để giải quyết công việc

Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư và thực hiện kế hoạch số 39/KH-UBND huyện Xuân Lộc ngày 14 tháng 3 năm 2014 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám hiệu đã soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn Trong bản quy chế đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện; quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu…

Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc được thể hiện phụ lục I

Quy trình thực hiện công tác văn thư tại trường THPT Xuân Lộc như sau:

* Soạn thảo và ban hành văn bản

Hằng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu…được thể hiện qua bảng thống kê sau:

Tên loại văn bản Số lượng văn bản năm 2013 Số lượng văn bản năm 2014

8

Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân và

văn thư phải xác định các vấn đề sau:

- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn

+ Cán bộ soạn thảo văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định

ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì

+ Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho

cấp trên hay cấp dưới

+ Xác định thời gian ban hành văn bản

- Xác định tên loại văn bản Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,

chính xác với mẫu mỗi loại văn bản Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác

nhau như công văn soạn khác với quyết định

- Thu thập và xử lý thông tin Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như

các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và

những thông tin từ thực tế

- Xác định đề cương văn bản và viết văn bản

- Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành

Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư trên luồng

thông qua hệ thống mail nhà trường Văn thư nhận văn bản thực hiện theo quy

Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

đúng theo các quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

9

*Quản lý văn bản đi

Theo lĩnh vực chuyên môn và căn cứ vào thẩm quyền của mình các bộ phận chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản rồi chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt nội dung sau đó chuyển mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản đi thì văn thư trường tiến hành thực hiện theo quy trình sau:

Quy trình quản lý công văn đi

Bộ phận chuyên

môn, cá nhân

Hiệu trưởng, phó

Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đi của trường

a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản

Các bộ phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn bản để giải quyết công việc sau khi soạn thảo được Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo

hệ thống mail của trường

Văn thư khi nhận được văn bản từ các bộ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo

Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về cách trình bày thể thức văn bản

có đúng size, kiểu chữ và loại chữ có đúng với quy định không Việc gửi văn bản qua mail kiểm tra và điều chỉnh rất nhanh và tiết kiệm được giấy in rất nhiều

Soạn thảo văn bản và chuyển luồng cho văn thư

Tiếp nhận, kiểm

tra

Trường hợp sai gửi lại phòng ban, cá nhân chỉnh sửa

Trình Ban giám hiệu

10

b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa đúng thể thức văn bản văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét và ký duyệt c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu

Văn bản được lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiến hành cho số văn bản theo tên loại văn bản và đăng ký thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi

và xem số lượng văn bản cần phát hành được ghi ở phần nơi nhận của văn bản để tiến hành nhân số lượng văn bản cho đủ

Đóng dấu vào văn bản: Xác định dấu cần đóng văn bản là dấu của cơ quan, dấu Đảng, dấu Công đoàn hay dấu Đoàn Thanh niên… Đóng dấu phải thực hiện theo đúng quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an

quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước

Sau khi đóng dấu văn bản ta tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi Để thuận tiện cho công tác quản lý và tìm kiếm công văn được nhanh chóng nhà trường đã tiến hành nhập thông tin và đăng ký văn bản đi trên phần mềm Excel Cuối năm nhà trường in và đóng sổ đăng ký công văn đi để lưu

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi :

+ Tờ nội dung: được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi năm 2015 của trường được thể hiện ở phụ lục III

d/ Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát

Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và trực tiếp Đa số công văn thường gửi bằng hình thức gửi qua địa chỉ mail công vụ giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm thuận tiện cho công tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu Chuyển phát theo các hình thức trực tiếp hoăc bưu điện phải lựa chọn bì thư và gấp văn bản, tài liệu thẳng không để nhăn và cho vào bì Khi gấp văn bản thì không để trang nội dung văn bản ra bên ngoài tránh lộ thông tin của văn bản Ghi đầy đủ tên và địa chỉ của cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản Bảng thống kê công văn đi của trường THPT Xuân Lộc năm

2014 ban hành được chuyển phát như sau:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

11

chuyển bằng mail công

vụ

Số lượng văn bản chuyển trực tiếp và bưu

điện

e/ Lưu văn bản đi

Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn bản để lập hồ sơ công việc Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắp xếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ Việc lưu trữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các file word và excel

ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn bản tài liệu được nhanh chóng

*Quản lý văn bản đến:

Hằng năm nhà trường nhận nhiều văn bản, tài liệu của Sở giáo dục, UBND huyện Xuân Lộc, Công đoàn ngành… gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kế hoạch, chủ trương, nhiệm vụ công việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bản của các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail công vụ và đường bưu điện

Quy trình quản lý văn bản đến

Nhập dữ liệu phân luồng vào sổ, chuyển giao VB

Theo dõi đôn đốc việc xử

lý văn; tổng hợp, báo cáo,

lưu hồ sơ

b/ Phân loại và đăng ký văn bản đến

 Phân loại văn bản đến

- Văn bản gửi đến trên hệ thống mail công vụ của trường văn thư tiến hành

in văn bản, trường hợp công văn gửi bằng bưu điện phân loại và bóc bì văn bản

- Đóng dấu đến và ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu của cơ

quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường để đóng dấu và ghi số ngày tháng đến Dấu đến được văn thư đóng dưới phần số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến

 Đăng ký văn bản đến

Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vào sổ đăng ký công văn đến được tạo bởi phần mềm excel

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

+ Tờ nội dung: trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) theo mẫu sau:

Đăng ký văn bản vào sổ công văn đến năm 2015 của trường được thể hiện ở phụ lục IV

c/ Trình cho Hiệu trưởng

Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến vào sổ xong sẽ chuyển cho Hiệu trưởng

để xin ý kiến phân luồng văn bản đến các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết công văn

TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC

CÔNG VĂN ĐẾN

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

13

d/ Nhập dữ liệu, phân luồng vào sổ và chuyển giao văn bản

Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản của Hiệu trưởng văn thư nhập đầy đủ thông tin còn lại vào sổ và phân chuyển cho các cá nhân biết và giải quyết công văn đúng thời hạn được giao

Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn và mật thì cán bộ văn thư chuyển ngay và kịp thời cho phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết và ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

e/ Theo dõi đôn đốc xử lý văn bản và tổng hợp báo cáo lưu hồ sơ

Nhân viên văn thư có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã quy định và có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho ban giám hiệu

Văn thư tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ phần mềm Excel để lập sổ theo dõi văn bản đến hàng tháng, tổng hợp sổ hàng quý, năm để báo cáo cho Hiệu trưởng

* Quản lý hồ sơ giáo viên

- Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự Trong hồ sơ tập hợp tất cả các văn bản tài liệu liên quan đến quá trình công tác làm việc của giáo viên Nhân viên văn thư luôn cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy định về lập hồ sơ cán bộ công chức viên chức như Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của

Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Trong văn bản đã hướng dẫn cụ thể việc kê khai lý lịch và các tài liệu cần có trong hồ sơ cán bộ công chức viên chức

- Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng trong đó có các lọai giấy tờ sau luôn được cập nhật bổ sung vào hồ sơ: Sơ yếu lý lịch, các chứng chỉ bằng cấp, quyết định trúng tuyển bổ nhiệm vào ngạch, các quyết định nâng lương, phụ cấp thâm niên, phiếu đánh giá xếp loại công chức, viên chức hàng năm….Trong quá trình lưu giữ tôi đã sắp xếp hồ sơ theo tổ chuyên môn để cho dễ tìm kiếm và được cất trong tủ khóa cẩn thận Khi có sự chỉ đạo và đồng ý của hiệu trưởng mới được đem ra khai thác sử dụng

*Hồ sơ học sinh:

Trường THPT Xuân Lộc thực hiện nhiệm vụ công tác giảng dạy học sinh trong quá trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều phục vụ cho công tác quản lý quá trình học tập phấn đấu của học sinh như các hồ sơ sau:

sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ rút bằng tốt nghiệp

- Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thông tin lý lịch học sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường Hằng năm thường xuyên cập nhật học sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ học vào sổ đăng bộ đến cuối năm duyệt với Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ

14

- Học bạ học sinh: Là một loại hồ sơ nó phản ánh kết quả của quá trình học tập của học sinh Học bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để trong tủ khóa cẩn thận cuối học kỳ II bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm bàn giao học bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản trong tủ đựng hồ sơ Học

bạ học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ và ký nhận cẩn thận

- Sổ điểm chính: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm vnedu.vn giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau

đó ban giám hiệu duyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dễ tra tìm thông tin kết quả học tập của học sinh

- Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai văn thư lập sổ cấp phát bằng tốt nghiệp điền đầy đủ thông tin học sinh vào sổ theo mẫu của Bộ Giáo dục quy định Học sinh hoặc phụ huynh nhận bằng tốt nghiệp mang chứng minh nhân dân hoặc sổ hộ khẩu để đối chiếu khi nhận bằng Nhận bằng ký tên và ghi rõ họ tên vào sổ để sau này có căn cứ đối chiếu Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cuốn

và được lưu vĩnh viễn

2 Tăng cường triển khai công tác văn thư cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, công nhân viên của trường

Thực hiện công tác văn thư tốt không chỉ yêu cầu nhân viên văn thư phải nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiến hành mà đòi hỏi tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải biết và nắm rõ các quy định của nhà nước về công tác văn thư như soạn thảo, trình bày thể thức văn bản… Chính vì vậy để cho tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên nắm rõ đòi hỏi nhân viên văn thư phải tham mưu và kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp phổ biến, hướng dẫn những văn bản mới mà nhà nước quy định như: triển khai Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của

Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nhà trường ban hành văn bản gửi đến các bộ phận chuyên môn, cá nhân văn bản hướng dẫn soạn thảo văn bản theo thông tư mới Văn thư đã lập các biểu mẫu các loại văn bản như quyết định, thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình, kế hoạch…gửi đến các phòng ban, bộ phận tham khảo và sử dụng khi soạn thảo văn bản cho nhanh và đúng với thể thức theo quy định

Nhân viên văn thư đã hướng dẫn quý thầy cô kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học… cách trình bày thể thức văn bản và cách lập hồ sơ công việc để lưu hồ sơ

3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Công nghệ thông tin là sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin Khái niệm công nghệ thông tin trong Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ như sau

15

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”, [3] Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan đặc biệt trong công tác văn thư trở thành một trong những yêu cầu cần thiết

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động nhà trường nói chung và công tác văn thư nói riêng đã tạo một môi trường làm việc khoa học, hợp lý giữa các bộ phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các công việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi

Những năm trước đây công tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút để đăng

ký, ghi chép vào sổ sách Vài năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở Giáo dục

và lãnh đạo nhà trường một số sổ sách nhà trường không còn ghi bằng tay mà thay vào là dùng máy tính nhập dữ liệu để cho công tác lưu trữ, bảo quản, tra tìm một cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách tiết kiệm được chi phí và thời gian Sau đây là những ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

và quản lý hồ sơ mà nhà trường đã và đang áp dụng:

- Soạn thảo văn bản bằng phần mền word được tập hợp và lưu vào file công văn đi theo tháng và theo năm trên máy tính văn thư Vd: Folder công văn đi tháng 1/2015, Folder công văn đi tháng 2/2015

- Sổ đăng ký công văn đi, đến được làm bằng phần mềm excel, thông tin của văn bản được nhập đầy đủ đến cuối năm tài chính in đóng thành sổ để lưu Đăng

ký công văn bằng phần mềm excel sẽ nhanh chóng hơn, dễ tra tìm văn bản hơn

đỡ mất nhiều thời gian tìm kiếm

- Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ:

https//dongnai.gov.vn và https//dongnai.edu.vn Việc gửi công văn bằng mail

nhanh, đỡ mất nhiều thời gian giúp cho việc giải quyết công văn và báo cáo được kịp thời không bị trì trệ và đỡ tốn kinh phí chuyển công văn bằng đường bưu điện

- Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lý học sinh vnedu.vn, phần mềm này rất tiện ích để quản lý hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học sinh, quá trình học tập của học sinh tại trường Sổ điểm học sinh cuối học kỳ được bộ phận tin học in giáo viên bộ môn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong trước đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ điểm chính dễ bị sai và nhầm lẫn việc chỉnh sửa tốn nhiều thời gian Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp với phụ huynh học sinh rất dễ và thuận tiện Theo đợt nhà trường gửi điểm học sinh qua hệ thống tin nhắn điện thoại báo kết quả học tập của học sinh để phụ huynh tiện theo dõi kết quả học tập của con em mình

16

- Hồ sơ cán bộ, giáo viên, công nhân viên: Hồ sơ này là một loại hồ sơ thể hiện quá trình công tác của một cá nhân được lưu vĩnh viễn Được sự quan tâm của cấp trên, Sở Giáo dục đã tổ chức triển khai và tập huấn cho cán bộ, nhân viên quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức phần mềm Pmis Phần mềm này thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong trường Việc tra cứu thông tin nhanh chóng không phải lấy hồ sơ ra

để tìm kiếm, khi Sở yêu cầu báo cáo thông tin cán bộ, giáo viên, công nhân viên

chỉ việc xuất ra in và gửi đi là xong rất nhanh, chính xác hơn

4 Cần tăng cường trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ cho công việc văn thư

- Để đáp ứng những yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp trang thiết bị và cơ

sở vật chất là cần thiết nhất Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà không có các thiết bị

hỗ trợ thì công việc hay bị trì trệ, thực hiện không thông suốt bị ứ đọng Vì vậy cần tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư để nâng cao hiệu quả công việc Cho tới hiện nay nhà trường đã trang bị cho văn thư 01 máy in; 01 máy photocopy sao chụp hai mặt và có tính năng Scan, in văn bản; 01 máy photocopy siêu tốc phục vụ cho công tác thi và photo số lượng nhiều; trang bị thêm tủ và hộp đựng hồ sơ cán bộ công chức viên chức, học bạ, sổ điểm chính Vì vậy công việc của văn thư giải quyết được nhanh hơn không còn bị

trì trệ như những năm trước

IV HIỆU QUẢ ĐỀ TÀI

Trong thời gian làm việc tại trường tôi nhận thấy khi thực hiện các giải pháp trên đã mang lại một số hiệu quả công việc được thể hiện như sau:

Công tác soạn thảo ban hành văn bản của các bộ phận chuyên môn, cá nhân

thực hiện có tiến bộ đã đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định

Công tác quản lý công văn đi, đến của nhà trường thực hiện theo một quy trình khoa học, hợp lý và đúng theo quy định giúp cho công tác tra cứu và tìm kiếm thông tin phục vụ cho công tác quản lý nhanh chóng, chính xác hơn tránh mất thời gian và công sức hơn

Kết quả công tác công tác văn thư được thể hiện rõ trong bản báo cáo khảo sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng năm 2014 được thể hiện ở phụ lục V

Đầu năm nhà trường đã lập danh mục hồ sơ vì vậy tất cả văn bản, tài liệu

đã được lập hồ sơ và được đóng tập lưu cẩn thận đã tránh được tình trạng thất thoát Việc lập hồ sơ công việc đây cũng là tiền đề để thúc đấy công tác lưu trữ thực hiện tốt

Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 được thể hiện ở phụ lục VI

1 Đối với Sở Giáo dục tỉnh Đồng Nai

Rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư trong các trường học

Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và triển khai các văn bản hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ cho các nhân viên văn thư ở các trường học

Công tác văn thư có tính chất công việc khá nhiều để cho nhân viên làm văn thư ở các trường học được an tâm công tác thì lãnh đạo Sở cần xem xét và có chế

độ đãi ngộ hợp lý hơn như chế độ phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, phụ cấp

thâm niên…

2 Đối với các cơ sở đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên văn thư

Các trường Đại học, Cao đẳng và Trung cấp chuyên nghiệp có kế hoạch xây dựng chương trình khung đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ Trong quá trình đào tạo các trường thường xuyên tổ chức các lớp tham quan, tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ thực tế ở các cơ quan, doanh nghiệp để cho sinh viên không còn bỡ ngỡ khi tiếp xúc trực tiếp công việc Thực hiện phương châm học đi đôi với hành, vừa đào tạo lý thuyết gắn với thực hành

3 Đối với trường THPT Xuân Lộc

Tổ chức triển khai hướng dẫn các văn bản về công tác văn thư cho toàn

bộ giáo viên, công nhân viên được biết để thực hiện cho đúng quy định

Tăng cường trang bị một số trang thiết bị, cơ sở vật chất như các tủ hồ sơ,

kệ trưng bày, hộp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư Để thực công tác quản lý, bảo quản hồ sơ khoa học, nhanh chóng…

Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư như trang bị phần mềm quản lý công văn đi, đến để thực hiện phân luồng, quản lý, kiểm tra quá trình giải quyết công văn được chính xác hơn và giải quyết công việc thực hiện đúng tiến độ được giao

IV.DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 11

2. Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Hàm (1996) Văn bản và lưu trữ học đại cương, nhà xuất bản Giáo dục, 5-6

3 Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin trong những năm 90

18

II PHỤ LỤC

Phụ lục I: Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc

Phụ lục II: Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành năm 2014.

- Quyết định số 52/QĐ-THPT.XL ngày 14 tháng 4 năm 2014 vềviệc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính tại trường THPT Xuân Lộc

- Báo cáo số 104/BC-THPT.XL ngày 15 tháng 9 năm 2014 về việc báo cáo kết quả thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia nước sạch và vệ sinh môi trường trong trường học

- Kế hoạch số 22/KH-THPT ngày 20 tháng 02 năm 2014 về công tác phòng chống tham nhũng năm 2014

- Tờ trình số 83/TTr-THPT.XL ngày 24 tháng 7 năm 2014 về việc duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015

Phụ lụ III: Đăng ký văn bản nhà trường ban hành vào sổ đăng

ký công văn đi năm 2015

-Đăng ký công văn, tờ trình, báo cáo, thông báo, biên bản nhà

trường ban hành vào sổ đăng ký công văn đi năm 2015

-Đăng ký văn bản Quyết định trường ban hành vào sổ đăng ký công văn đi năm 2015

Phụ lục IV: Đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký công văn đến năm 2015

Phụ lục V: Báo cáo khảo sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc

Phụ lục VI: Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm

2014

NGƯỜI THỰC HIỆN

Hồ Thị Hương

của trường THPT Xuân Lộc

––––––––––––––––––––––––––––

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC

Căn cứ Quyết định số 1768/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của UBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phổ thông trung học Xuân Lộc II;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Xét đề nghị của Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính,

Điều 3 Ông (Bà) Tổ trưởng Tổ Hành chính và bộ phận chuyên môn, đoàn

thể trong nhà trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Nơi nhận:

- Như điều 3;

- Sở Giáo dục và Đào tạo;

- Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng;

- Lưu: VT, VP.

HIỆU TRƯỞNG

(Ký tên, đóng dấu)

Trần Thị Kim Tân

2 Đối tượng điều chỉnh

a) Công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng con dấu trong văn thư

b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1 Hiệu trưởng có trách nhiệm chung và các Phó Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận được phân công phụ trách tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường; ký ban hành các văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; chỉ đạo triển khai thực hiện, xử lý văn bản đi và văn bản đến

2 Tổ trưởng Tổ Hành chính giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ của các bộ phận

3 Trưởng các bộ phận có trách nhiệm phân công, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, giáo viên, nhân viên của bộ phận mình thực hiện nhiệm vụ được giao; phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quy chế này

21

4 Cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường/ thực hiện nhiệm vụ được giao trong việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định tại Quy chế này

Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ nhà trường có 01 người chuyên trách làm việc dưới sự điều hành trực tiếp của Hiệu trưởng hoặc Tổ trưởng Tổ Tổ Hành chính

1 Nhiệm vụ của văn thư nhà trường

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình Hiệu trưởng;

b) Chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân sau khi có ý kiến của Hiệu trưởng;

c) Giúp Tổ trưởng Tổ Hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

d) Phối hợp với các bộ phận, trình dự thảo văn bản đi để Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,

tháng, năm của văn bản đi; đóng dấu nhà trường và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

e) Đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường;

i) Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan và các loại con dấu khác;

k) Ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhà trường

2 Nhiệm vụ của lưu trữ nhà trường

a) Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường lập hồ sơ và chuẩn bị

hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ vào lưu trữ hiện hành;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu;

đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Điều 4 Nhân viên văn thư và lưu trữ

22

Nhân viên văn thư lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ và các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

Điều 5 Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Hằng năm, Tổ trưởng Tổ Hành chính tham mưu Hiệu trưởng trong việc lập

dự trù kinh phí và tổ chức thực hiện trang bị các thiết bị chuyên dùng, tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ nhà trường từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên hoặc từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 6 Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

1 Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của nhà trườngthực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này

2 Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng và các Trưởng bộ phận có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật trong lĩnh vực phụ trách Nhân viên văn thư và lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật hiện hành

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 8 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trưởng các bộ phận hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn bản phải thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Kèm theo các phụ lục quy định)

Điều 9 Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường của nhà trường được quy định như sau:

1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao Trưởng bộ phận hoặc cán bộ, giáo viên, nhân viên trực tiếp chủ trì hoặc phối hợp

23

soạn thảo Các văn bản chỉ đạo của các cơ quan cấp trên, cần phải được triển khai

bằng văn bản đi của nhà trường Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng , Trưởng

bộ phận có thể chuyển giao cho giáo viên, nhân viên trong bộ phận mình trực tiếp soạn thảo văn bản, đồng thời Trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản do giáo viên, nhân viên thực hiện

2 Khi được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định hình thức, nội dung và

độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản có kèm theo tài liệu liên quan Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các

bộ phẫn khác và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

3 Khi được giao phối hợp soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân viên

có trách nhiệm cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến trong lĩnh vực được giao phụ trách để người được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có thể hoàn thành nhiệm vụ kịp thời, đầy đủ, chính xác theo quy định

Điều 10 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Công việc duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt có thể được thực hiện qua văn bản giấy hoặc trao đổi qua hộp thư điện tử của các cá nhân do nhà trường đã cấp

1 Trưởng bộ phận được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm duyệt bản thảo (sửa chữa, bổ sung) và ký tắt xác nhận đã duyệt vào cuối dòng của phần nội dung văn bản (đã hoàn chỉnh sau khi duyệt) do giáo viên, nhân viên soạn thảo trước khi trình lãnh đạo nhà trường ký ban hành Đối với văn bản quan trọng phải ký tắt xác nhận đã duyệt ở cuối mỗi trang

2 Lãnh đạo nhà trường duyệt nội dung văn bản (đã được Trưởng bộ phận duyệt và ký tắt xác nhận) và ký ban hành Các nội dung chưa phù hợp, Lãnh đạo nhà trường ý kiến bổ sung vào Phiếu giải quyết văn bản đến hoặc ghi trực tiếp vào văn bản soạn thảo (hoặc cho ý kiến qua hộp thư điện tử) yêu cầu sửa chữa, bổ sung

để trình ký ban hành cho đúng quy định

3 Cán bộ, giáo viên, nhân viên soạn thảo văn bản sau khi hoàn thành dự thảo văn bản đi, chuyển cho nhân viên văn thư trình lãnh đạo nhà trường duyệt, ký ban hành Hồ sơ trình ký bao gồm: Phiếu giải quyết văn bản đến; bản chính văn bản đến, dự thảo văn bản đi và các tài liệu khác có liên quan Trường hợp lãnh đạo nhà trường có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản, lãnh đạo nhà trường chuyển lại cho nhân viên văn thư để chuyển giao cá nhân phụ trách soạn thảo điều chỉnh, bổ sung và gửi lại nhân viên văn thư trình lại lần nữa với lãnh đạo nhà trường xem xét, quyết định

Điều 11 Đánh máy, nhân bản

1 Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, giáo viên, nhân viên được giao giải quyết công việc thực hiện Trường hợp văn bản của lãnh

24

đạo được dự thảo bằng bản viết tay, người được giao đánh máy phải đảm bảo đúng nguyên văn bản thảo, đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo viết tay thì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

2 Nhân bản đúng số lượng phát hành

a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng được ghi tại nơi nhận văn bản Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê

đủ danh sách, cần phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản ở nơi nhận trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan tới nội dung văn bản và cơ quan cấp trên gửi văn bản chỉ đạo; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng không thuộc phạm vi điều chỉnh và không có liên quan đến nội dung văn bản

c) Các đối tượng được quy định chỉ gửi bằng văn bản điện tử (theo quy định tại Quyết định số 239/QĐ-SGDĐT ngày 15/3/2010 của Sở GD&ĐT ban hành Quy định tạm thời về sử dụng văn bản điện tử để giao dịch văn bản hành chính của Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai) thì văn bản đi không cần phải nhân bản ra giấy để gửi; chỉ cần nhân bản đủ số lượng để lưu

3 Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

4 Việc nhân bản văn bản mật do Hiệu trưởng nhà trường quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo mật Nhà nước

Điều 12 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

1 Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, các Trưởng bộ phận và cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật

và trước Hiệu trưởng về độ chính xác của nội dung văn bản khi soạn thảo, duyệt bản thảo, ký ban hành theo nhiệm vụ được giao Cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo

vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định; xác định văn bản gửi đi bằng hình thức văn bản điện

tử hay văn bản giấy

2 Nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước Hiệu trưởng và trước pháp luật Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ký ban hành, nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hành chính được quyền yêu cầu bộ phận hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản điều chỉnh, bổ sung cho đúng quy định

Điều 13 Ký văn bản

1 Thẩm quyền ký văn bản

25

a) Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản của nhà trường ban hành; b) Hiệu trưởng có thể giao Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản đã ký

2 Người ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra và yêu cầu về số lượng bản ký trực tiếp; số lượng bản phát hành Khi ký văn bản không ký bằng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai

Điều 14 Bản sao văn bản

Các hình thức, thể thức bản sao văn bản thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

1 Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục

2 Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ,

họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của nhà trường; nơi nhận (như phụ lục kèm theo Quy chế này)

3 Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính

4 Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo

5 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài nhà trường những ý kiến ghi bên lề văn bản Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính để gửi đi

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN

Việc quản lý văn bản đến và văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Các loại biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách trong quản lý văn bản được áp dụng theo quy định tại Thông

tư số 07/2012/TT-BNV

Điều 15 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến nhà trường qua đường bưu điện, gửi trực tiếp, gửi bằng fax và gửi qua hộp thư điện tử (sau đây gọi chung là

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 16 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào Sổ Công văn đến Các văn bản do cán bộ, giáo viên, nhân viên đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp, hoặc nhận từ hộp thư điện tử của nhà trường đều phải đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định Các văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các bộ phận, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

2 Đối với văn bản đến được quy định tại Điều 15 của Quy chế này, cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì, kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang, phân loại, đóng dấu đến, đăng ký vào Sổ Công văn đến Trường hợp văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc niêm phong hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến cơ quan muộn hơn thời gian ở ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi biết hoặc báo cáo với Tổ trưởng Tổ Hành chính xem xét giải quyết Nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến

3 Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo

vệ nhà trường có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Tổ trưởng Tổ Hành chính, chuyển ngay cho nhân viên văn thư xử lý theo quy định

4 Nếu là văn bản mật hoặc văn bản có tên cụ thể của cán bộ, giáo viên, nhân viên là người nhận, cần được chuyển giao cho người có thẩm quyền, cá nhân liên quan xử lý trước khi bóc bì Sau khi người có thẩm quyền hoặc cá nhân liên quan bóc bì, các văn bản có liên quan công việc của nhà trường phải chuyển lại cho nhân viên văn thư đăng ký, chuyển xử lý theo quy định; các văn bản mật sau khi được Hiệu trưởng xử lý phải được chuyển cho người có trách nhiệm liên quan quản lý theo chế độ mật

5 Trường hợp là văn bản điện tử, nhân viên văn thư hoặc người phụ trách hộp thư điện tử của nhà trường tải xuống, in ấn và thực hiện đăng ký văn bản đến theo quy định Nếu là bản fax cần chụp lại để bảo quản lâu dài không bị phai mực

và được đóng dấu văn bản đến, lưu cùng với bản chính của bản fax

Điều 17 Trình, chuyển giao văn bản đến

27

1 Văn bản đến phải được lập Phiếu xử lý văn bản đến, trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng xử lý và chuyển giao các bộ phận, cá nhân ngay trong ngày nhận, trong giờ làm việc sau khi có ý kiến xử lý của Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng khi chuyển giao văn bản đến các bộ phận, cá nhân, nhân viên văn thư phải vào Sổ chuyển giao văn bản đến và Sổ Theo dõi giải quyết văn bản đến

2 Nếu là văn bản “KHẨN” phải bóc bì, đăng ký, trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng xử lý ngay và kịp thời chuyển giao cho người được phân công giải quyết, kể cả lúc ngoài giờ làm việc Trường hợp quá khẩn cấp có thể chuyển ngay cho người có trách nhiệm xử lý rồi giao lại cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến sau

3 Yêu cầu chuyển giao chính xác, giữ bí mật nội dung văn bản

Điều 18 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung, Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm đối với các bộ phận được phân công phụ trách, có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến

2 Các Trưởng bộ phận và cá nhân được giao nhiệm vụ cần giải quyết kịp thời, đúng luật định và báo cáo Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng sau khi đã giải quyết

3 Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm (hoặc giao nhân viên văn thư) giúp Hiệu trưởng tổ chức theo dõi, đôn đốc các bộ phận và cán bộ, giáo viên, nhân viên trong việc giải quyết văn bản đến

4 Thời hạn hoàn thành giải quyết văn bản đến đối với loại khẩn chậm nhất

là trong ngày mà cơ quan gửi văn bản đến yêu cầu giải quyết; đối với loại bình thường là trước 01 ngày mà cơ quan gửi văn bản đến yêu cầu giải quyết Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc

Điều 19 Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do nhà trường phát hành phải được nhân viên văn thư quản lý theo trình tự sau:

1 Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

2 Đóng dấu nhà trường và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3 Đăng ký văn bản đi;

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; trường hợp văn bản đi là văn bản điện tử phải được gửi đi từ hộp thư điện tử của nhà trường từ địa chỉ c3.xuanloc@dongnai.edu.vn để gửi đến các cơ quan, đơn vị

5 Lưu văn bản đi

Điều 20 Chuyển phát và đính chính văn bản đi

28

Văn bản sau khi được ký ban hành và đăng ký cần được chuyển phát trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Nếu là văn bản khẩn phải được đóng dấu “HOẢ TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” hoặc “KHẨN” tuỳ theo mức độ trên văn bản và cả ngoài bì thư Đối với văn bản mật phải đóng dấu “TUYỆT MẬT”,

“TỐI MẬT” hoặc “MẬT” tuỳ theo mức độ trên văn bản và cả ngoài bì thư Có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển văn bản điện thử qua mạng thông tin nhanh (Website, Email) như đã quy định tại Quyết định số 239/QĐ-SGDĐT ngày 15/3/2010 của Sở GD&ĐT ban hành Quy định tạm thời về sử dụng văn bản điện tử để giao dịch văn bản hành chính của Sở GD&ĐT tỉnh Đồng Nai

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của nhà trường

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của nhà trường

Điều 21 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc (là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được nhà trường ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại Văn thư nhà trường và bản chính (là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được nhà trường ban hành, tức là bản được chụp lại từ bản gốc khi chưa có đóng dấu cơ quan Sở rồi mới được đóng dấu phát hành) lưu trong hồ

sơ giải quyết công việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo Bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước Tuyệt đối không được mang bản lưu ra khỏi nhà trường, khi cần khai thác phải có sự đồng ý của Hiệu trưởng

Bản lưu phải sử dụng loại giấy tốt có độ pH trung tính, in bằng mực bền màu có thể bảo quản lâu dài

Mục 3 LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH

VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ NHÀ TRƯỜNG

Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV Các loại biểu mẫu, hồ sơ, sổ sách trong việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được áp dụng theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Điều 22 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1 Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan ban hành văn bản; thời gian hoặc đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một bộ phận hoặc của một cá nhân

2 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành

29

a) Mở hồ sơ: Căn cứ danh mục hồ sơ được lập hàng năm đã được xác định nhiệm vụ và phân công cụ thể, cán bộ, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ cho từng công việc, ghi tiêu đề lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc được giao giải quyết Bìa hồ sơ được sử dụng theo mẫu quy định

b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào từng bìa hồ sơ có liên quan và sắp xếp theo trình tự hợp lý

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ: Sau khi hoàn tất một công việc, tiến hành kiểm tra tập hồ sơ đã lập, bổ sung văn bản còn thiếu; loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp và các tài liệu không cần thiết Chuẩn bị sẵn sàng để nộp lưu trữ theo thời hạn quy định

3 Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà trường; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường

1 Các bộ phận và cá nhân phải giao nộp hồ sơ có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của nhà trường theo thời hạn quy định Trường hợp cần thiết muốn giữ lại hồ sô công việc đã kết thúc và đã đến hạn nộp, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải lập danh mục gửi cán bộ lưu trữ và chỉ được giữ lại không quá hai năm Mọi cán

bộ, giáo viên, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm

2 Thời hạn giao nộp như sau:

a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc

3 Khi nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu nộp” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu” Bộ phận hoặc cá nhân giao nộp tài liệu giữ mỗi loại một bản

Điều 24 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường

1 Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành thuộc phạm vi quản lý của mình Trên cơ sở đề xuất danh mục hồ sơ hàng năm của các bộ phận, nhân viên văn thư lưu trữ giúp Tổ trưởng Tổ Hành chính tổng hợp và trình Hiệu trưởng phê duyệt danh mục hồ sơ hàng năm vào tháng 12 năm trước

30

2 Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Ban lãnh đạo nhà trường trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các bộ phận; tổ chức thực hiện việc lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại nhà trường

3 Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo nhà trường đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên bộ phận mình phụ trách trong việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường

4 Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên phải lập hồ sơ về công việc đó và giao nộp vào lưu trữ nhà trường theo quy định

5 Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm theo dõi kết quả xử lý công việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên được giao giải quyết văn bản đến để đôn đốc nộp hồ

sơ công việc vào lưu trữ đúng thời hạn quy định

6 Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn việc lập hồ sơ; thực hiện việc tiếp nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường theo đúng thời hạn và thủ tục quy định

Mục 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý và sử dụng con dấu

1 Con dấu của nhà trường được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại nhà trường dưới sự quản lý, điều hành của Hiệu trưởng Nhân viên văn thư còn thể được giao giữ và sử dụng con dấu của Đảng ủy, Công đoàn và các loại con dấu khác (nếu có) theo đúng quy định

2 Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ

3 Văn bản của cơ quan, tổ chức nào ban hành thì đóng dấu của cơ quan, tổ chức đó

Điều 26 Đóng dấu

1 Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký

về phía bên trái

2 Đối với trang phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục

31

3 Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi phải thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành Trường hợp đóng dấu lên các bản hợp đồng, biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần tất cả các tờ giấy

4 Đối với các văn bản, tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật

5 Không đóng dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký tắt xác nhận duyệt bản thảo của Trưởng các bộ phận, các bản sao có nội dung, chữ

ký không rõ ràng

Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 27 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường

1 Hàng năm nhân viên văn thư lưu trữ nhà trường có trách nhiệm:

a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; lập danh mục hồ sơ công việc hàng năm tham mưu Tổ trưởng Tổ Hành chính trình Hiệu trưởng ký ban hành

b) Phối hợp với các bộ phận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập

c) Hướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống

kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

d) Chuẩn bị các kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu

e) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”

2 Bộ phận có tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” gửi nhân viên văn thư lưu trữ cùng với tài liệu giao nộp

Điều 28 Chỉnh lý tài liệu

1 Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của nhà trường Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tại kho lưu trữ nhà trường Khi có yêu cầu, cán bộ, giáo viên, nhân viên các bộ phận phải có trách nhiệm phối hợp chỉnh lý tài liệu

2 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu: Phân loại và lập hồ

sơ hoàn chỉnh; xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu theo từng mức

độ bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập công cụ tra cứu gồm mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục

vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng tài liệu; lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy

Điều 29 Xác định giá trị tài liệu

1 Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

32

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy

2 Tổ trưởng Tổ Hành chính phối hợp với các Trưởng bộ phận nghiên cứu tham mưu Hiệu trưởng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của nhà trường theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức

Điều 30 Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1 Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, nhà trường phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng về việc quyết định:

a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản

b) Danh mục tài liệu hết giá trị

2 Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

a) Hiệu trưởng giao 01 Phó Hiệu trưởng làm Chủ tịch Hội đồng;

b) Đại diện Tổ Hành chính: Ủy viên thường trực, Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo các bộ phận có tài liệu xác định giá trị: Ủy viên

3 Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây:

a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy

c) Thông qua biên bản, trình Hiệu trưởng quyết định Biên bản có đủ chữ ký của các thành viên hội đồng dự họp, lập thành 02 bản, 01 bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, 01 bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan lưu trữ cấp trên thẩm tra tài liệu hết giá trị

Điều 31 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

1 Hiệu trưởng có thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của nhà trường sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu nhà trường và có ý kiến bằng văn bản của cơ quan lưu trữ cấp trên về kết quả thẩm tra tài liệu hết giá trị Cá nhân không tự tiện hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào; không bán hồ sơ, tài liệu ra thị trường tự do

2 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền

b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu

- Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu

- Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép tiêu huỷ; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại

- Trình cơ quan có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị b) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

- Đóng gói tài liệu hết giá trị;

- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: có thể được thực hiện tại nhà trường bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy

để tái chế;

- Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị

c) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:

(1) Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

(2) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (3) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

(4) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

(5) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị (6) Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (7) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị

(8) Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

(9) Các tài liệu có liên quan khác

34

Mục 2 THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG Điều 32 Thống kê tài liệu lưu trữ

1) Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và nhân viên văn thư lưu trữ

2) Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 00 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12

3) Báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

4)Các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ của nhà trường như sau:

* Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm:

(1) Sổ nhập tài liệu

(2) Sổ xuất tài liệu

(3) Danh sách phông (Sổ thống kê phông)

(4) Phiếu phông

(5) Mục lục hồ sơ

(6) Mục lục văn bản

(7) Biên bản bàn giao tài liệu

(8) Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu

(9) Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu

(10) Báo cáo thống kê định kỳ

* Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm:

(1) Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ

(2) Hồ sơ phông

(3) Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho

(4) Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm; tài liệu hạn chế sử dụng

(5) Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ

(6) Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho,…

Điều 33 Bảo quản tài liệu lưu trữ

1) Tài liệu lưu trữ của nhà trường phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu trữ hiện hành, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm bảo quản an toàn