skkn SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM một số BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG tác văn THƯ ở TRƯỜNG THPT XUÂN lộc

BM 01-Bia SKKN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc Người thực hiện: Hồ Thị Hương Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Lĩnh vực khác: Quản lý hành  Có đính kèm: Các sản phẩm in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2014-2015 BM02-LLKHSKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC –––––––––––––––––– I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: Hồ Thị Hương Ngày tháng năm sinh: 05/06/1989 Nam, nữ: Nữ Địa chỉ: Khu phố 4, Thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai Điện thoại quan: 0613 871 115; Fax: ĐTDĐ: 0976 329 864 E-mail: hohuongqtvp34@gmail.com Chức vụ: Nhân viên văn thư Nhiệm vụ giao: Quản lý thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ trường Đơn vị công tác: Trường THPT Xuân Lộc II.TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị : Cao đẳng - Năm nhận bằng: 2012 - Chuyên ngành đào tạo: Quản trị Văn phòng - Lưu trữ III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý hành Số năm có kinh nghiệm: 03 - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm gần đây: Không BM03-TMSKKN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Như biết văn thư công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Đặc biệt thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp quan tâm đến công tác văn thư làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ giữ gìn bí mật nhà nước quan Trong hoạt động nhà trường từ việc đề sách, chủ trương, kế hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin văn giấy tờ công tác văn thư Chính công tác văn thư giữ vai trò quan trọng điều kiện thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử lý thông tin cách xác từ đưa định có hiệu góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Bản thân phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư trường Trong trình công tác nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư công việc quản lý nhà trường rút số kinh nghiệm từ công việc thực tế trường lý chọn đề tài số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Cơ sở lý luận công tác văn thư “Công tác văn thư khái niệm dùng toàn công việc liên quan soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức”, [1,11] Như tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực công tác văn thư điều cho thấy công tác văn thư riêng người làm công tác văn thư Muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác… Nội dung công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn đến; Quản lý văn đi; Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư quan làm tốt hay không Công tác văn thư yêu cầu đòi hỏi cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực công việc đảm bảo nhanh chóng, xác, bí mật đại Cơ sở thực tiễn 2.1 Quá trình phát triển trường THPT Xuân Lộc Trường PTTH Xuân Lộc thức thành lập theo định số 1768/QĐ.UBT ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UBND tỉnh ký ngày 23/12/1985 thầy Hoàng Văn Trọng làm hiệu trưởng Theo định thành lập trường mang tên trường PTTH Xuân Lộc II Trường PTTH Xuân Lộc II thức đời đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng nhân dân xã phía bắc huyện Xuân Lộc cũ nằm kế hoạch phát triển ngành giáo dục, nghiệp phát triển kinh tế- xã hội huyện Xuân Lộc tỉnh Đồng Nai Những năm đầu thành lập, sở vật chất trường hai dãy phòng học tạm nhà cấp với 12 phòng học đất đỏ nắng bụi, mưa lầy Tuy với điều kiện sở vật chất tạm bợ, đội ngũ thầy, cô giáo gặp nhiều khó khăn sống điều kiện công tác đến tháng năm 1986: 100% học sinh khóa trường dự thi đỗ tốt nghiệp PTTH đạt 92%, vượt xa so với mặt tỉnh lúc giờ; có 28 em đậu vào trường Đại học, Cao đẳng Từ ngày tháng năm 1998 có sở khang trang, sở vật chất gồm hai dãy nhà lầu với hệ thống 25 phòng học, phòng trình chiếu để sử dụng phương pháp dạy học công nghệ thông tin, phòng máy vi tính, phòng chức nối mạng Intenet Từ năm học 2012-2013 trường tiếp tục đầu tư xây dựng khối phòng học gồm 15 phòng học Cho đến trường THPT Xuân Lộc có 40 phòng học, 13 phòng học môn gồm: 04 phòng máy vi tính, 05 phòng thiết bị tiên tiến ngoại ngữ, 03 phòng thực hành môn lý, hoá, sinh phòng chức trang bị đầy đủ thiết bị, kết nối mạng Với trường đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số lớp trường 50 lớp Ngoài để đáp ứng nhu cầu học tập em địa bàn huyện, nhà trường mở phân hiệu với lớp 10 xã Sông Ray (thuộc huyện Cẩm Mỹ ngày nay), sở để hình thành trường THPT Sông Ray Trường mở phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định, năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Hưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân Thọ Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Đồng Nai ký Quyết định số 3255/QĐUBND công nhận trường Trung học phổ thông Xuân Lộc đạt danh hiệu trường chuẩn quốc gia Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Đại học, Cao Đẳng Hiện nay, nhà trường có 42 lớp với 1617 học sinh Đội ngũ quản lý 03 01 hiệu trưởng 02 hiệu phó, nhân viên 08 người giáo viên trực tiếp giảng dạy 96 người đạt chuẩn chuẩn (trong có thạc sĩ giáo viên theo học sau đại học), nhiều giáo viên tặng huy chương nghiệp giáo dục, đạt danh hiệu giáo viên giỏi cấp tỉnh Nhà trường tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công cụ đại vào hỗ trợ cho việc quản lý, giảng dạy học tập Trường nhận nhiều khen tỉnh thành tích cao giáo dục như: Năm học 2010-2011 UBND tỉnh tặng cờ đơn vị thi đua xuất sắc; năm học 2011-2012 tập thể nhà trường tiếp tục UBND tỉnh tặng khen tập thể lao động xuất sắc năm học 2012-2013 Sở tặng cờ thi đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua yêu nước khen Bộ giáo dục… Chi nhà trường có 37 đảng viên, Chi công nhận liên tục năm liền đạt “trong vững mạnh tiêu biểu” Các đoàn thể nhà trường hàng năm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 2.2 Thực trạng công tác văn thư trường a Ưu điểm: - Trường áp dụng chế cửa hoạt động công tác văn thư Thực chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn trách nhiệm giải công việc cho phòng ban, phận chuyên môn, cá nhân nên công việc giải nhanh chóng lĩnh vực chuyên môn - Nhân viên văn thư có trách nhiệm cao công việc, cố gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc giao - Các văn đến làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc - Trường trang bị trang thiết bị văn phòng máy photo, máy in phục vụ cho công tác văn thư b Nhược điểm: - Trong trình phát triển nhà trường mở nhiều phân hiệu để đáp ứng nhu cầu học tập em địa bàn huyện Công tác văn thư lưu trữ phân hiệu chủ yếu kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ hồ sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không lập bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thất thoát lưu trữ trường - Về soạn thảo ban hành văn bản: Do đặc thù công việc số giáo viên làm công tác giảng dạy kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học… Để thực công việc kiêm nhiệm họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo số văn để giải công việc Công tác văn thư trường chưa quan tâm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trường văn quy định việc soạn thảo ban hành văn Vì văn ban hành sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày chí nhiều văn ban hành thiếu số thành phần thể thức văn nơi nhận, tên loại trích yếu nội dung… - Về quản lý công văn đi, đến: + Những năm trước nhà trường chưa nắm tầm quan trọng công tác văn thư chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho quan nên quy trình quản lý công tác văn thư bị bất cập + Đăng ký văn đến viết tắt ghi số bị trùng bỏ sót số ký hiệu văn nên khó khăn nghiên cứu, tìm hiểu kiểm tra + Công văn lưu văn thư thiếu chí nhiều công văn lưu photo không với quy định Tất văn không xếp theo sổ đăng ký văn để lập hồ sơ lưu Dẫn đến nhiều công văn ban hành bị thất thoát khó cho việc tra cứu sử dụng văn sau + Công văn đến Hiệu trưởng phân luồng cho phận chuyên môn, cá nhân giải Sau giải công văn xong nhiều cá nhân không lưu văn đến vào hồ sơ công việc - Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh + Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, bổ sung đầy đủ giấy tờ phiếu bổ sung lý lịch mẫu 4a-BNV/2007, định nâng bậc lương phụ cấp thâm niên nhà giáo, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên năm… + Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh số hạn chế học bạ trung học sở năm trước nhà trường kế hoạch trả cho học sinh khối lượng học bạ cấp 2, học sinh tốt nghiệp trường tồn đọng trường nhiều Sổ đăng nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn c Nguyên nhân: - Những năm trước công tác văn thư nhà trường chưa thực quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư - Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy trục trặc, hư hỏng máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư công việc văn thư hay bị trì trệ Kinh phí đầu tư trang thiết bị dụng cụ văn phòng máy photo, máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định hạn chế - Văn thư trường thực nhiều công việc như: Quản lý công văn đi, đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý cấp phát học bạ, tốt nghiệp học sinh; tiếp dân giải thủ tục hành chính; quản lý hồ sơ cán công chức viên chức; làm sổ đăng bộ, làm công tác thi…Công việc nhiều mà biên chế nhân viên làm nên áp lực công việc nhiều mà chế độ đãi ngộ III CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Trường THPT Xuân Lộc thành lập hoạt động 30 năm Những năm trước công tác văn thư nhà trường chưa thực quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư kiêm nhiệm chưa có chuyên môn nghiệp vụ văn thư nhiều công văn giấy tờ năm trước bị thất thoát gây khó khăn việc tìm kiếm thông tin phục vụ hoạt động quản lý nhà trường Trong năm gần nhà trường nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư, nhà trường tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đưa biện pháp tích cực để đem lại hiệu cao từ đưa công tác quản lý nhà trường tốt Sau biện pháp trường THPT Xuân Lộc tổ chức thực Xây dựng, ban hành văn đạo hướng dẫn thực công tác văn thư “Văn hiểu theo nghĩa rộng vật mang tin ghi kí hiệu ngôn ngữ Với nghĩa hẹp văn khái niệm dùng để công văn giấy tờ hình thành hoạt động quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung quan)”, [2,5-6] Chính để hoạt động quan thực xuyên suốt, nhanh chóng với quy định nhà nước phải xây dựng ban hành văn đạo hướng dẫn để giải công việc Trong năm gần nhà trường nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư thực kế hoạch số 39/KH-UBND huyện Xuân Lộc ngày 14 tháng năm 2014 việc thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám hiệu soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ trường nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế trường giúp cho việc thực hiện, quản lý kiểm tra tốt Trong quy chế nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện; quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường; quản lý sử dụng dấu… Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 trường THPT Xuân Lộc thể phụ lục I Quy trình thực công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc sau: * Soạn thảo ban hành văn Hằng năm trình giải công việc quản lý Ban giám hiệu ban hành số văn sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đường, giấy giới thiệu…được thể qua bảng thống kê sau: Tên loại văn Số lượng văn năm 2013 Số lượng văn năm 2014 Quyết định 189 192 Tờ trình 23 24 Báo cáo 38 70 Kế hoạch, công văn, thông báo 35 54 Để soạn thảo ban hành văn phận chuyên môn, cá nhân văn thư phải xác định vấn đề sau: - Xác định tính chất, mục đích văn dự định soạn + Cán soạn thảo văn bắt đầu xây dựng dự thảo văn xác định ban hành văn để giải vấn đề + Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn soạn để gửi cho ai, gửi cho cấp hay cấp + Xác định thời gian ban hành văn - Xác định tên loại văn Giúp cho việc soạn thảo nhanh chóng, xác với mẫu loại văn Vì loại văn có cách thức soạn khác công văn soạn khác với định - Thu thập xử lý thông tin Phải thu thập đầy đủ thông tin, liệu văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ cấp thông tin từ thực tế - Xác định đề cương văn viết văn - Trình lãnh đạo duyệt văn làm thủ tục phát hành Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn chuyển văn cho văn thư luồng thông qua hệ thống mail nhà trường Văn thư nhận văn thực theo quy trình sau: Bộ phận chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn Ban giám hiệu Nếu Duyệt nội dung Văn thư - Kiểm tra thể thức, - In trình ký - Thông báo kết cho phận trình ký để phối hợp phát hành lưu văn Chỉnh sửa Nếu chưa duyệt nội dung Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Một số văn nhà trường soạn thảo ban hành năm 2014 thể phụ lục II *Quản lý văn Theo lĩnh vực chuyên môn vào thẩm quyền phận chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt nội dung sau chuyển mail cho nhân viên văn thư, nhận văn văn thư trường tiến hành thực theo quy trình sau: Quy trình quản lý công văn Trách nhiệm Bộ phận chuyên môn, cá nhân Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng Văn thư Văn thư Mô tả Soạn thảo văn chuyển luồng cho văn thư Tiếp nhận, kiểm tra Văn thư Văn thư Nội dung Trường hợp sai gửi lại phòng ban, cá nhân chỉnh sửa Trình Ban giám hiệu (Ký duyệt) Xem mục a Xem mục b Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn đóng dấu Xem mục c Làm thủ tục theo dõi chuyển phát Xem mục d Lưu văn Xem mục e Mô tả chi tiết công việc quản lý văn trường a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn Các phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn để giải công việc sau soạn thảo Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo hệ thống mail trường Văn thư nhận văn từ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ cách trình bày thể thức văn có size, kiểu chữ loại chữ có với quy định không Việc gửi văn qua mail kiểm tra điều chỉnh nhanh tiết kiệm giấy in nhiều b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau kiểm tra chỉnh sửa thể thức văn văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét ký duyệt c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn đóng dấu Văn lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiến hành cho số văn theo tên loại văn đăng ký thông tin văn vào sổ đăng ký văn xem số lượng văn cần phát hành ghi phần nơi nhận văn để tiến hành nhân số lượng văn cho đủ Đóng dấu vào văn bản: Xác định dấu cần đóng văn dấu quan, dấu Đảng, dấu Công đoàn hay dấu Đoàn Thanh niên… Đóng dấu phải thực theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ việc quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức chức danh Nhà nước Sau đóng dấu văn ta tiến hành đăng ký vào sổ công văn Để thuận tiện cho công tác quản lý tìm kiếm công văn nhanh chóng nhà trường tiến hành nhập thông tin đăng ký văn phần mềm Excel Cuối năm nhà trường in đóng sổ đăng ký công văn để lưu Mẫu sổ đăng ký văn : + Tờ nội dung: trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại trích hiệu Người tháng yếu nội dung văn văn ký văn bản (1) (2) (3) (4) Đơn vị, Số Nơi nhận người lượng văn nhận bản lưu (5) (6) (7) Ghi (8) Đăng ký văn vào sổ công văn năm 2015 trường thể phụ lục III d/ Làm thủ tục theo dõi chuyển phát Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail trực tiếp Đa số công văn thường gửi hình thức gửi qua địa mail công vụ giảm công văn giấy tờ tiết kiệm thời gian, văn phòng phẩm thuận tiện cho công tác lưu trữ tìm kiếm tài liệu Chuyển phát theo hình thức trực tiếp hoăc bưu điện phải lựa chọn bì thư gấp văn bản, tài liệu thẳng không để nhăn cho vào bì Khi gấp văn không để trang nội dung văn bên tránh lộ thông tin văn Ghi đầy đủ tên địa quan cá nhân nhận văn Bảng thống kê công văn trường THPT Xuân Lộc năm 2014 ban hành chuyển phát sau: 10 - Xây dựng Quy chế tiếp nhận xử lý vướng mắc, kiến nghị tổ chức, công dân TTHC (Quy chế đơn vị ban hành) - Niêm yết tiếp nhận phản ánh; kiến nghị quy định hành X - Số lượng vướng mắc, kiến nghị tổ chức, công dân TTHC tiếp nhận năm 2014 - Số lượng vướng mắc, kiến nghị tổ chức, công dân TTHC tiếp nhận xử lý năm 2014 - Số lượng vướng mắc, kiến nghị tổ chức, công dân TTHC tiếp nhận chưa xử lý năm 2014 - Quyết định số 52/QĐTHPT ngày 14/4/2014 trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế tiếp nhận xử lý vướng mắc, kiến nghị tổ chức, công dân quy định hành trường THPT Xuân Lộc - Số lượng vướng mắc, kiến nghị: Không Nội dung vướng mắc, kiến nghị: Không Trường gửi Quyết định số 52/QĐ-THPT ngày 14/4/2014 trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế tiếp nhận xử lý vướng mắc, kiến nghị tổ chức, công dân quy định hành trường THPT Xuân Lộc file word - Số lượng vướng mắc, kiến nghị: Không Nội dung vướng mắc, kiến nghị: Không - Số lượng vướng mắc, kiến nghị: Không Nội dung vướng mắc, kiến nghị: Không Cải cách tổ chức máy hành năm 2014 Rà soát chức năng, nhiệm vụ tổ chức bên đơn vị: X - Không chồng chéo - Còn chồng chéo 54 Xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức năm 2014 3.1 Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đơn vị 3.2 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đơn vị 3.3 Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia đào tạo, bồi dưỡng cấp huyện, cấp tỉnh 3.4 Đánh giá tác phong làm việc, thái độ phục vụ, phong cách giao tiếp CB-CC-VC sở khảo sát ý kiến tổ chức công dân 4.1 Công tác tra, kiểm tra hành năm 2014 Thực kiểm tra cải cách hành - Ban hành Kế hoạch kiểm tra CCHC (của đơn X vị) Kế hoạch số ./KH- ngày / /20 đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức đơn vị năm (giai đoạn) - Tổng số theo kế hoạch: người - Đào tạo theo trình độ có người - Đào tạo theo trình độ có người - Đào tạo theo trình độ có người - Đào tạo theo trình độ có người Báo cáo số /BC- ngày / /20 .về kết khảo sát ý kiến tổ chức công dân - Kế hoạch số 113B/KHTHPT ngày 10/10/2013 Trường THPT Xuân Lộc việc kiểm tra CCHC kiểm soát thủ tục - Trường gửi - Kế hoạch số 113B/KH-THPT ngày 10/10/2013 Trường THPT Xuân Lộc việc kiểm tra CCHC kiểm soát thủ tục 55 - Tổ chức thực kế hoạch kiểm tra 4.2 Kỷ luật, kỷ cương hành chính: - CB-CC-VC vi phạm kỷ luật từ mức khiển trách trở lên - CB-CC-VC bị phản ánh Hiện đại hóa hành Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý hành chính: - Kế họach ứng dụng CNTT (của đơn vi) - CB-CC-VC sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn 6.1 X hành năm 2014 - Báo cáo số 120A/BCTHPT ngày 16/10 /2014của Trường THPT Xuân Lộc kết kiểm tra cải cách hành, năm 2014 hành năm 2014 file word - Trường gửi Báo cáo số 120A/BC-THPT ngày 16/10 /2014của Trường THPT Xuân Lộc kết kiểm tra cải cách hành, năm 2014 file word - Số lượng CB-CC-VC vi phạm: Không - Số lượng CB-CC-VC bị phản ánh: Không X X - Số lượng CB-CC-VC sử dụng thành thạo: 106/109 tổng số CB-CC-VC đơn vị - Phầm mềm trường sử dụng: Phần mềm: Quản lý cán bộ, Quản lý công văn đi- đến, Tài sản, Kế toán - Các phần mềm quản lý sử dụng đơn X vị Công tác đạo tổ chức thực cải cách hành năm 2014 - Xây dựng Kế hoạch cải cách hành (của X - Kế hoạch số 18/KHđơn vị) THPT ngày 05/3/2013 - Xây dựng Kế họach rà soát TTHC (của đơn X trường THPT Xuân Lộc Trường gửi Kế hoạch số 18/KH-THPT ngày 05/3/2013 trường THPT Xuân Lộc 56 6.2 vị) - Xây dựng Kế hoạch thông tin truyền thông CCHC (của đơn vị) - Xây dựng Kế họach rà soát đánh giá TTHC (của đơn vị) Thực đạo Sở GD&ĐT, UBND cấp huyện (các văn đơn vị ban hành để đạo, tổ chức thực hiện) việc thực cải cách hành năm 2014 việc thực cải cách hành năm 2014 file word - Kế hoạch số 2837/KHSGDĐT ngày 23/12/2013 Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai việc cải cách hành ngành Giáo dục năm 2014 - Công văn số 91/UBNDNC ngày 09/01/2014 UBND huyện Xuân Lộc việc đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành huyện Xuân Lộc việc chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính, đạo đức công vụ Trường thực công văn Kế hoạch số 2837/KHSGDĐT ngày 23/12/2013 Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai trường triển khai Kế hoạch số 18/KH-THPT ngày 05/3/2013 trường THPT Xuân Lộc việc thực cải cách hành năm 2014 Trường gửi file word X X 6.3 Công tác phổ biến, triển khai thực rà sóat văn quy phạm pháp luật (Kế hoạch rà soát văn quy phạm pháp luật) Kế họach số / - ngày / /20 6.4 - Báo cáo tình hình, kết thực cải cách X hành Quí I, tháng, tháng năm 2014 đơn vị - Báo cáo 33/BC-THPT.XL ngày 07/04/2014 trừờng THPT Xuân Lộc - Trường gửi file word Báo cáo 33/BC-THPT.XL ngày 07/04/2014 trừờng 57 công tác cải cách hành quý I năm 2014 - Báo cáo kết kiểm soát thủ tục hành tháng năm 2014 đơn vị THPT Xuân Lộc công tác cải cách hành quý I năm 2014 II CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ STT (1) Kết thực (đánh dấu X vào ô tương Tài liệu kiểm chứng gửi ứng) Nội dung khảo sát đánh giá kèm theo kết quả, Đã Chưa hình thức thực thực thực hiện (2) (3) (4) (5) Xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ Ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ X Quyết định số 56/QĐcủa đơn vị THPT ngày 29/4/2014 trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ 2.1 Nguồn lực công tác văn thư lưu trữ Nhân viên văn thư lưu trữ 2.2 - Kho lưu trữ - Kệ lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu X X Ghi (6) Trường gửi Quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ file word Trình độ nhân viên văn thư lưu trữ: Cao đẳng Quản trị Văn phòng- Lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ: 30m2 - Số lượng: 03 58 - Số lượng: 08 3.1 3.2 Soạn thảo, ban hành văn Thực quy định Thông tư số X 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (gửi kèm văn đơn vị ban hành) Giao nhiệm vụ trực tiếp soạn thảo văn để thủ trưởng đơn vị ký ban hành: Nhân viên văn -Tờ trình số 83/TTrTHPT.XL ngày 24/7/2014 việc xét duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015 - Quyết định số 61/Q ĐTHPT ngày 16 tháng 05 năm 2014 việc khen thưởng học sinh đạt danh hiêu học sinh giỏi học sinh tiên tiến năm học 2013-2014 -Báo cáo số 67/BCTHPT.XL ngày 17 tháng năm 2014 việc Tổ chức hoạt động hưởng ứng ngày Môi trường giới 05/06/2014 -Kế hoạch số 22/KHTHPT.XL ngày 20/2/2014 Công tác phòng chống tham nhũng năm 2014 Trường gửi file word -Tờ trình số 83/TTrTHPT.XL ngày 24/7/2014 việc xét duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015 - Quyết định số 61/Q ĐTHPT ngày 16 tháng 05 năm 2014 việc khen thưởng học sinh đạt danh hiêu học sinh giỏi học sinh tiên tiến năm học 2013-2014 -Báo cáo số 67/BCTHPT.XL ngày 17 tháng năm 2014 việc Tổ chức hoạt động hưởng ứng ngày Môi trường giới 05/06/2014 -Kế hoạch số 22/KHTHPT.XL ngày 20/2/2014 Công tác phòng chống tham nhũng năm 2014 - Người giao nhiệm vụ: Trưởng phận 59 thư; Tổ trưởng Tổ hành chính; Thủ trưởng; Trưởng phận đơn vị 3.3 Giao nhiệm vụ kiểm tra văn trước thủ trưởng đơn vị ký ban hành: Nhân viên văn thư; Tổ trưởng Tổ hành chính; Thủ trưởng; Trưởng phận đơn vị 4.1 Quản lý văn Giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn đến: Nhân viên văn thư; Thủ trưởng; Phó thủ trưởng; Tổ trưởng Tổ hành 4.2 4.3 Giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc giải văn đến: Nhân viên văn thư; Thủ trưởng; Phó thủ trưởng; Tổ trưởng Tổ hành - Tổng số văn chuyển phát năm 2014 (đến thời điểm báo cáo) Trong đó, văn chuyển phát hình thức: - Chỉ Văn giấy - Văn giấy song song với văn điện tử - Chỉ văn điện tử - Viện dẫn cụ thể quy định văn đơn vị ban hành (như Điều Quy chế công tác văn thư lưu trữ) - Người giao nhiệm vụ: Trưởng phận Nhân viên văn thư - Viện dẫn cụ thể quy định văn đơn vị ban hành (như Điều 10 Quy chế công tác văn thư lưu trữ) - Người giao nhiệm vụ: Nhân viên văn thư - Người giao nhiệm vụ: Phó Hiệu trưởng - Số lượng: 291 - Số lượng: 165 - Số lượng: 126 - Số lượng: 126 60 4.4 Kết xử lý văn đến: - Văn đến nhận - Văn đến xử lý hạn - Văn đến xử lý không hạn - Văn đến chưa xử lý 5.1 Công tác lưu trữ Văn đơn vị lưu tại: Nhân viên văn thư; Bộ phận cá nhân soạn thảo văn 5.2 Hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ - CB-CC-VC có lập hồ sơ công việc - Hồ sơ công việc CB-CC-VC lập có đưa vào hồ sơ lưu trữ 5.3 - Số lượng: 719 - Số lượng: 719 - Số lượng: - Người giao lưu văn đi: Nhân viên văn thư - Danh mục hồ sơ năm 2014 đơn vị - Số lượng CB-CC-VC 109/109 tổng số CB-CC-VC đơn vị - Số lượng hồ sơ công việc 37/37 tổng số hồ sơ công việc theo Danh mục hồ sơ - Hồ sơ, tài liệu chỉnh lý năm - Số lượng: 30/37 tổng số hồ sơ 2013 lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu xác định giá trị - Số lượng: 30/37 tổng số hồ sơ năm 2013 lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu hết giá trị tiêu hủy - Số lượng: 2/37 tổng số hồ sơ năm 2013 lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ 61 - Sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc - Sử dụng email để trao đổi soạn văn đơn vị - Hồ sơ công việc lưu trữ máy vi tính NV văn thư Nơi nhận: - Sở GD&ĐT; - Lưu: VT X - Phần mềm quản lý công văn đi- đến - Số lượng văn trao đổi email 126/291 tổng số văn năm 2014 - Số lượng hồ sơ lưu máy vi tính 126/291 tổng số hồ sơ lưu năm 2014 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu) Trần Thị Kim Tân 62 Phụ lục VI: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỞ GD - ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC NĂM 2014 Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ 20 năm Trần Thị Kim Tân 01/HT Tập hồ sơ văn quy định quản lý giáo dục cấp năm 2014 02/HT Tập hồ sơ báo cáo vị trí, cấu việc làm năm 2014 Vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân 03/HT Tập hồ sơ tổng hợp đánh giá, xếp loại đội ngũ cán công nhân viên năm 2013 Vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân 04/HT Tập hồ sơ báo cáo sơ kết, tổng kết năm học 20134-2015 Vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân 05/VT Tập hồ sơ lưu văn đến năm 2015 20 năm 06/VT Tập hồ sơ lưu công văn trường THPT Xuân Lộc năm 2014 50 năm Hồ Thị Hương 07/VT Tập hồ sơ quản lý đội ngũ CB-GV-CNV trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Hồ Thị Hương 08/TKHĐ Tập hồ sơ thi đua khen thưởng trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Đào Thị Thu Hiền Ghi Hồ Thị Hương 63 09/TKHĐ Tập lưu hồ sơ thi học kỳ, thi lại năm học 2014-2015 10 năm Đào Thị Thu Hiền 10/TKHĐ Tập lưu hồ sơ tuyển dụng, nâng lương trước thời hạn năm 2014 Vĩnh viễn Đào Thị Thu Hiền Vĩnh viễn Nguyễn Ngọc Hiệp Vĩnh viễn Hồ Thị Hương 10 năm Hồ Thị Hương 10 năm Hồ Thị Hương 10 năm Hồ Thị Hương Tập hồ sơ Chi trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Vũ Ngọc Cường 17/HĐNG Tập hồ sơ hoạt động trường THPT Xuân Lộc năm 2014 10 năm Vũ Ngọc Cường 11/CSVC 12/VT 13/VT 14/VT 15/VT 16/CB Tập hồ sơ quản trị sở vật chất trường THPT Xuân lộc năm 2014 Tập hồ sơ công tác hành chính, văn thư-lưu trữ trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Tập hồ sơ học sinh chuyển trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Tập hồ sơ học sinh chuyển đến trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Tập hồ sơ lưu giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép trường THPT Xuân Lộc năm 2014 18/KT Tập hồ sơ công trình xây dựng trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp 19/KT Tập hồ sơ báo cáo công tác tài trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp 20/KT Tập hồ sơ báo cáo công tác tài tháng, tháng trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp 64 21/KT Tập hồ sơ báo cáo công tác tài quý, tháng trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp 22/KT Sổ tổng hợp kế toán Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp 10 năm Trần Thị Kim Tân vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân 23/KT 24/CM Tập hồ sơ công trình xây dựng trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Tập công văn trao đổi chuyên môn trường THPT Xuân Lộc năm 2014 25/CM Tập hồ sơ kiểm tra chuyên môn trường THPT Xuân Lộc năm 2014 26/CM Tập hồ sơ chương trình kế hoạch chuyên môn tháng, quý 10 năm Trần Thị Kim Tân 27/CĐ Tập lưu công văn đến Công đoàn năm 2014 20 năm Trần Thị Tuyết Mai 28/CĐ Tập lưu công văn Công đoàn năm 2014 50 năm Trần Thị Tuyết Mai 29/CĐ Tập hồ sơ Đại hội Công đoàn trường THPT Xuân lộc năm 2014 Vĩnh viễn Trần Thị Tuyết Mai 30/CĐ Tập hồ sơ Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết Công đoàn năm 2014 Vĩnh viễn Trần Thị Tuyết Mai 31/CĐ Tập hồ sơ Chương trình, kế hoạch báo cáo tháng, quý, tháng 10 năm Trần Thị Tuyết Mai 32/CĐ Tập công văn trao đổi công tác Công đoàn trường THPT Xuân Lộc năm 2014 10 năm Trần Thị Tuyết Mai 33/ĐTN Tập lưu công văn đến Đoàn niên năm 2014 20 năm Lê Đức Long 65 34/ĐTN Tập lưu công văn Đoàn niên năm 2014 50 năm Lê Đức Long 35/ĐTN Hồ sơ Đại hội Đoàn niên trường THPT Xuân Lộc năm 2013 Vĩnh viễn Lê Đức Long 36/ĐTN Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác Đoàn năm 2014 Vĩnh viễn Lê Đức Long 37/ĐTN Chương trình, kế hoạch báo cáo tháng quý,6 tháng công tác Đoàn năm 2013 10 năm Lê Đức Long 38/ĐTN Công văn trao đổi công tác Đoàn 10 năm Lê Đức Long 39/TV Hồ sơ, báo cáo công tác thư viện năm 2014 20 năm Nguyễn Thị Bốn 40/YT Hồ sơ, báo cáo công tác Y tế năm 2014 20 năm Bùi Thị Soạn 41/KH Hồ sơ, báo cáo công tác Hội Khuyến học năm 2014 10 năm Hồ Viết Khoa 42/HCTĐ Hồ sơ, báo cáo công tác Hội Chữ thập đỏ năm 2014 10 năm Nguyễn Phi Nhật 43/VT Hồ sơ sổ điểm năm học 2013-2014 Vĩnh viễn Hồ Thị Hương Bản danh mục hồ sơ có 43 hồ sơ, bao gồm: 21 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; 03 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 50 năm 06 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm; 13 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm; 66 NHÂN VIÊN VĂN THƯ (Ký tên) Hồ Thị Hương HIỆU TRƯỞNG (Ký tên, đóng dấu) Trần Thị Kim Tân 67 BM04-NXĐGSKKN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Xuân Lộc, ngày tháng năm 2015 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2014-2015 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Xuân Lộc Họ tên tác giả: Hồ Thị Hương Chức vụ: Nhân viên văn thư Đơn vị: Trường THPT Xuân Lộc Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác:  Sáng kiến kinh nghiệm triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành  Tính (Đánh dấu X vào ô đây) - Đề giải pháp thay hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Đề giải pháp thay phần giải pháp có, bảo đảm tính khoa học, đắn  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực toàn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực toàn ngành có hiệu cao  - Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực đơn vị có hiệu cao  - Giải pháp thay phần giải pháp có, thực đơn vị có hiệu  - Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào ô dòng đây) - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT  Trong ngành  Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá  Đạt  Không xếp loại  Cá nhân viết sáng kiến kinh nghiệm cam kết chịu trách nhiệm không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ Tổ trưởng Thủ trưởng đơn vị xác nhận kiểm tra ghi nhận sáng kiến kinh nghiệm tổ chức thực đơn vị, Hội đồng chuyên môn trường xem xét, đánh giá; tác giả không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ tác giả Phiếu đánh dấu X đầy đủ ô tương ứng, có ký tên xác nhận tác giả người có thẩm quyền, đóng dấu đơn vị đóng kèm vào cuối sáng kiến kinh nghiệm 68