Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 40. Tổ chức thực hiện
II. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
STT Nội dung khảo sát đánh giá
Kết quả thực hiện (đánh dấu
X vào ô tương
ứng) Tài liệu kiểm chứng gửi kèm theo hoặc kết quả,
hình thức thực hiện
Ghi chú Đã
thực hiện
Chưa thực hiện
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị
X Quyết định số 56/QĐ-
THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ
Trường gửi Quyết định số 56/QĐ-THPT ngày
29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ bằng file word 2 Nguồn lực công tác văn thư lưu trữ
2.1 Nhân viên văn thư và lưu trữ X Trình độ của nhân viên văn thư lưu trữ: Cao đẳng Quản trị Văn phòng- Lưu trữ 2.2 - Kho lưu trữ
- Kệ lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu
X - Diện tích kho lưu trữ:
30m2
- Số lượng: 03
59 - Số lượng: 08
3 Soạn thảo, ban hành văn bản
3.1 Thực hiện quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gửi kèm các văn bản của đơn vị đã ban hành)
X
-Tờ trình số 83/TTr-
THPT.XL ngày 24/7/2014 về việc xét duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015.
- Quyết định số 61/Q Đ- THPT ngày 16 tháng 05 năm 2014 về việc khen thưởng học sinh đạt danh hiêu học sinh giỏi và học sinh tiên tiến năm học 2013-2014.
-Báo cáo số 67/BC-
THPT.XL ngày 17 tháng 6 năm 2014 về việc Tổ chức các hoạt động hưởng ứng ngày Môi trường thế giới 05/06/2014
-Kế hoạch số 22/KH- THPT.XL ngày 20/2/2014 Công tác phòng chống tham nhũng năm 2014
Trường gửi file word -Tờ trình số 83/TTr- THPT.XL ngày 24/7/2014 về việc xét duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015.
- Quyết định số 61/Q Đ- THPT ngày 16 tháng 05 năm 2014 về việc khen thưởng học sinh đạt danh hiêu học sinh giỏi và học sinh tiên tiến năm học 2013-2014.
-Báo cáo số 67/BC-
THPT.XL ngày 17 tháng 6 năm 2014 về việc Tổ chức các hoạt động hưởng ứng ngày Môi trường thế giới 05/06/2014
-Kế hoạch số 22/KH- THPT.XL ngày 20/2/2014 Công tác phòng chống tham nhũng năm 2014 3.2 Giao nhiệm vụ trực tiếp soạn thảo văn bản để
thủ trưởng đơn vị ký ban hành: Nhân viên văn
- Người được giao nhiệm vụ: Trưởng các bộ phận
60 thư; Tổ trưởng Tổ hành chính; Thủ trưởng;
Trưởng các bộ phận trong đơn vị
- Viện dẫn cụ thể được quy định tại văn bản nào của đơn vị ban hành (như tại Điều 9 của Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ) 3.3 Giao nhiệm vụ kiểm tra văn bản trước khi thủ
trưởng đơn vị ký ban hành: Nhân viên văn thư; Tổ trưởng Tổ hành chính; Thủ trưởng;
Trưởng các bộ phận trong đơn vị
- Người được giao nhiệm vụ: Trưởng các bộ phận và Nhân viên văn thư
- Viện dẫn cụ thể được quy định tại văn bản nào của đơn vị ban hành (như tại Điều 10 của Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ) 4 Quản lý văn bản
4.1 Giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: Nhân viên văn thư; Thủ trưởng; Phó thủ trưởng; Tổ trưởng Tổ hành chính
- Người được giao nhiệm vụ: Nhân viên văn thư 4.2 Giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc giải quyết
văn bản đến: Nhân viên văn thư; Thủ trưởng;
Phó thủ trưởng; Tổ trưởng Tổ hành chính
- Người được giao nhiệm vụ: Phó Hiệu trưởng 4.3 - Tổng số văn bản đã chuyển phát trong năm
2014 (đến thời điểm báo cáo). Trong đó, văn bản đi được chuyển phát bằng hình thức:
- Chỉ bằng Văn bản giấy
- Văn bản giấy song song với văn bản điện tử - Chỉ bằng văn bản điện tử
- Số lượng: 291 - Số lượng: 165 - Số lượng: 126 - Số lượng: 126
61 4.4 Kết quả xử lý văn bản đến:
- Văn bản đến đã nhận
- Văn bản đến được xử lý đúng hạn
- Văn bản đến được xử lý không đúng hạn - Văn bản đến chưa xử lý
- Số lượng: 719 - Số lượng: 719 - Số lượng: 0 5 Công tác lưu trữ
5.1 Văn bản đi của đơn vị được lưu tại: Nhân viên văn thư; Bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo văn bản
- Người được giao lưu văn bản đi: Nhân viên văn thư
5.2 Hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ - CB-CC-VC có lập hồ sơ công việc
- Hồ sơ công việc do CB-CC-VC lập có đưa vào hồ sơ lưu trữ
- Danh mục hồ sơ năm 2014 của đơn vị
- Số lượng CB-CC-VC 109/109 tổng số CB-CC-VC của đơn vị - Số lượng hồ sơ công việc 37/37 tổng số hồ sơ công việc theo Danh mục hồ sơ
5.3 - Hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý trong năm 2013
- Hồ sơ, tài liệu đã được xác định giá trị trong năm 2013
- Hồ sơ, tài liệu hết giá trị đã được tiêu hủy trong năm 2013
- Số lượng: 30/37 tổng số hồ sơ lưu trữ
- Số lượng: 30/37 tổng số hồ sơ lưu trữ
- Số lượng: 2/37 tổng số hồ sơ lưu trữ
6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ
62 - Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ
công việc
- Sử dụng email để trao đổi khi soạn văn bản đi trong đơn vị
- Hồ sơ công việc được lưu trữ trên máy vi tính của NV văn thư
X - Phần mềm quản lý công văn đi- đến
- Số lượng văn bản được trao đổi bằng email
126/291 tổng số văn bản năm 2014
- Số lượng hồ sơ lưu trên máy vi tính 126/291 tổng số hồ sơ lưu trong năm 2014
Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
- Sở GD&ĐT;
- Lưu: VT. (Ký tên, đóng dấu)
Trần Thị Kim Tân
63 Phụ lục VI:
SỞ GD - ĐT ĐỒNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC NĂM 2014 Số và
ký hiệu hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ Thời hạn
bảo quản
Người lập
hồ sơ Ghi
chú
01/HT Tập hồ sơ văn bản quy định về quản lý giáo dục của cấp trên năm 2014 20 năm Trần Thị Kim Tân 02/HT Tập hồ sơ về báo cáo vị trí, cơ cấu việc làm năm 2014 Vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân 03/HT Tập hồ sơ tổng hợp về đánh giá, xếp loại đội ngũ cán bộ công nhân viên
năm 2013 Vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân
04/HT Tập hồ sơ báo cáo sơ kết, tổng kết năm học 20134-2015 Vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân
05/VT Tập hồ sơ lưu văn bản đến năm 2015 20 năm
Hồ Thị Hương
06/VT Tập hồ sơ lưu công văn đi của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 50 năm Hồ Thị Hương 07/VT Tập hồ sơ về quản lý đội ngũ CB-GV-CNV của trường THPT
Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Hồ Thị Hương
08/TKHĐ Tập hồ sơ về thi đua khen thưởng của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Đào Thị Thu Hiền
64
09/TKHĐ Tập lưu hồ sơ thi học kỳ, thi lại năm học 2014-2015 10 năm Đào Thị Thu Hiền
10/TKHĐ Tập lưu hồ sơ tuyển dụng, nâng lương trước thời hạn năm 2014 Vĩnh viễn Đào Thị Thu Hiền 11/CSVC Tập hồ sơ về quản trị cơ sở vật chất của trường THPT Xuân lộc
năm 2014 Vĩnh viễn Nguyễn Ngọc Hiệp
12/VT Tập hồ sơ về công tác hành chính, văn thư-lưu trữ của trường
THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Hồ Thị Hương
13/VT Tập hồ sơ về học sinh chuyển đi của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 10 năm Hồ Thị Hương 14/VT Tập hồ sơ về học sinh chuyển đến của trường THPT Xuân Lộc năm
2014 10 năm Hồ Thị Hương
15/VT Tập hồ sơ về lưu giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép của trường THPT Xuân
Lộc năm 2014 10 năm Hồ Thị Hương
16/CB Tập hồ sơ về Chi bộ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Vũ Ngọc Cường
17/HĐNG Tập hồ sơ về hoạt động ngoài giờ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 10 năm Vũ Ngọc Cường 18/KT Tập hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản của trường THPT Xuân Lộc
năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp
19/KT Tập hồ sơ báo cáo công tác tài chính của trường THPT Xuân Lộc năm
2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp
20/KT Tập hồ sơ báo cáo công tác tài chính 9 tháng, 6 tháng của trường THPT
Xuân Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp
65 21/KT Tập hồ sơ báo cáo công tác tài chính quý, tháng của trường THPT Xuân
Lộc năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp
22/KT Sổ tổng hợp kế toán Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp
23/KT Tập hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản của trường THPT Xuân Lộc
năm 2014 Vĩnh viễn Lê Quang Hiệp
24/CM Tập công văn trao đổi chuyên môn của trường THPT Xuân Lộc năm
2014 10 năm Trần Thị Kim Tân
25/CM Tập hồ sơ kiểm tra chuyên môn của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 vĩnh viễn Trần Thị Kim Tân 26/CM Tập hồ sơ chương trình kế hoạch chuyên môn tháng, quý 10 năm Trần Thị Kim Tân
27/CĐ Tập lưu công văn đến của Công đoàn năm 2014 20 năm Trần Thị Tuyết Mai
28/CĐ Tập lưu công văn đi của Công đoàn năm 2014 50 năm Trần Thị Tuyết Mai
29/CĐ Tập hồ sơ Đại hội Công đoàn trường THPT Xuân lộc năm 2014 Vĩnh viễn Trần Thị Tuyết Mai 30/CĐ Tập hồ sơ Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết Công đoàn
năm 2014 Vĩnh viễn Trần Thị Tuyết Mai
31/CĐ Tập hồ sơ Chương trình, kế hoạch và báo cáo tháng, quý, 6 tháng 10 năm Trần Thị Tuyết Mai 32/CĐ Tập công văn trao đổi về công tác Công đoàn trường THPT Xuân Lộc
năm 2014 10 năm Trần Thị Tuyết Mai
33/ĐTN Tập lưu công văn đến của Đoàn thanh niên năm 2014 20 năm Lê Đức Long
66
34/ĐTN Tập lưu công văn đi của Đoàn thanh niên năm 2014 50 năm Lê Đức Long
35/ĐTN Hồ sơ Đại hội Đoàn thanh niên của trường THPT Xuân Lộc năm 2013 Vĩnh viễn Lê Đức Long 36/ĐTN Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác Đoàn năm 2014 Vĩnh viễn Lê Đức Long 37/ĐTN Chương trình, kế hoạch và báo cáo tháng quý,6 tháng công tác Đoàn
năm 2013 10 năm Lê Đức Long
38/ĐTN Công văn trao đổi về công tác Đoàn 10 năm Lê Đức Long
39/TV Hồ sơ, báo cáo công tác thư viện năm 2014 20 năm Nguyễn Thị Bốn
40/YT Hồ sơ, báo cáo công tác Y tế năm 2014 20 năm Bùi Thị Soạn
41/KH Hồ sơ, báo cáo công tác Hội Khuyến học năm 2014 10 năm Hồ Viết Khoa
42/HCTĐ Hồ sơ, báo cáo công tác Hội Chữ thập đỏ năm 2014 10 năm Nguyễn Phi Nhật
43/VT Hồ sơ sổ điểm năm học 2013-2014 Vĩnh viễn Hồ Thị Hương
Bản danh mục hồ sơ này có 43 hồ sơ, bao gồm:
21 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;
03 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 50 năm 06 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm;
13 Hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm;
67 NHÂN VIÊN VĂN THƯ HIỆU TRƯỞNG
(Ký tên) (Ký tên, đóng dấu) Hồ Thị Hương Trần Thị Kim Tân