Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Như chúng ta đã biết văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và đây là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp luôn quan tâm đến công tác văn thư vì làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ và giữ gìn bí mật của nhà nước và cơ quan. Trong hoạt động của nhà trường từ việc đề ra các chính sách, chủ trương, kế hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản giấy tờ là công tác văn thư. Chính vì vậy công tác văn thư giữ một vai trò hết sức quan trọng là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử lý thông tin một cách chính xác từ đó đưa ra quyết định có hiệu quả góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư của trường. Trong quá trình công tác tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm từ công việc thực tế tại trường đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Cơ sở lý luận công tác văn thư “Công tác văn thư là khái niệm dùng chỉ toàn bộ công việc liên quan soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”, 1,11. Như vậy tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các công tác văn thư điều đó cho thấy công tác văn thư không phải của riêng những người làm công tác văn thư. Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác…. Nội dung của công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không. Công tác văn thư yêu cầu đòi hỏi những cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực hiện công việc đảm bảo nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.

1 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Mã số: (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc Người thực hiện: Hồ Thị Hương Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn:  - Lĩnh vực khác: Quản lý hành chính  Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh  Hiện vật khác (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2014-2015 BM 01-Bia SKKN SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC –––––––––––––––––– I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: Hồ Thị Hương 2. Ngày tháng năm sinh: 05/06/1989 3. Nam, nữ: Nữ 4. Địa chỉ: Khu phố 4, Thị trấn Gia Ray, huyện Xuân Lộc, tỉnh Đồng Nai 5. Điện thoại cơ quan: 0613 871 115; ĐTDĐ: 0976 329 864 6. Fax: E-mail: hohuongqtvp34@gmail.com 7. Chức vụ: Nhân viên văn thư 8. Nhiệm vụ được giao: Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ của trường 9. Đơn vị công tác: Trường THPT Xuân Lộc II.TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị : Cao đẳng - Năm nhận bằng: 2012 - Chuyên ngành đào tạo: Quản trị Văn phòng - Lưu trữ III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Quản lý hành chính Số năm có kinh nghiệm: 03 - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Không 2 BM02-LLKHSKKN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Như chúng ta đã biết văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và đây là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Đặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp luôn quan tâm đến công tác văn thư vì làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ và giữ gìn bí mật của nhà nước và cơ quan. Trong hoạt động của nhà trường từ việc đề ra các chính sách, chủ trương, kế hoạch…đều phải dựa vào thông tin mà hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản giấy tờ là công tác văn thư. Chính vì vậy công tác văn thư giữ một vai trò hết sức quan trọng là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử lý thông tin một cách chính xác từ đó đưa ra quyết định có hiệu quả góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư của trường. Trong quá trình công tác tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm từ công việc thực tế tại trường đây cũng chính là lý do tôi chọn đề tài một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc. II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Cơ sở lý luận công tác văn thư “Công tác văn thư là khái niệm dùng chỉ toàn bộ công việc liên quan soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”, [1,11]. Như vậy tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các công tác văn thư điều đó cho thấy công tác văn thư không phải của riêng những người làm công tác văn thư. Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác…. Nội dung của công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản đến; Quản lý văn bản đi; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không. Công tác văn thư yêu cầu đòi hỏi những cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải thực hiện công việc đảm bảo nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. 3 BM03-TMSKKN 2. Cơ sở thực tiễn 2.1. Quá trình phát triển trường THPT Xuân Lộc Trường PTTH Xuân Lộc chính thức được thành lập theo quyết định số 1768/QĐ.UBT do ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UBND tỉnh ký ngày 23/12/1985 do thầy Hoàng Văn Trọng làm hiệu trưởng. Theo quyết định thành lập trường mang tên trường PTTH Xuân Lộc II. Trường PTTH Xuân Lộc II chính thức ra đời đã đáp ứng đúng nhu cầu, nguyện vọng của nhân dân các xã phía bắc huyện Xuân Lộc cũ và nằm trong kế hoạch phát triển ngành giáo dục, trong sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội của huyện Xuân Lộc và tỉnh Đồng Nai. Những năm đầu thành lập, cơ sở vật chất của trường là hai dãy phòng học tạm nhà cấp 4 với 12 phòng học trên nền đất đỏ nắng bụi, mưa lầy. Tuy với điều kiện cơ sở vật chất còn rất tạm bợ, đội ngũ thầy, cô giáo còn gặp rất nhiều khó khăn trong cuộc sống và điều kiện công tác nhưng đến tháng 5 năm 1986: 100% học sinh khóa đầu tiên của trường đã dự thi và đỗ tốt nghiệp PTTH đạt 92%, vượt xa so với mặt bằng của tỉnh lúc bấy giờ; có 28 em đậu vào các trường Đại học, Cao đẳng. Từ ngày 5 tháng 9 năm 1998 đã có một cơ sở khang trang, cơ sở vật chất gồm hai dãy nhà lầu với hệ thống 25 phòng học, 4 phòng trình chiếu để sử dụng phương pháp dạy học mới bằng công nghệ thông tin, 2 phòng máy vi tính, các phòng chức năng đã được nối mạng Intenet. Từ năm học 2012-2013 trường tiếp tục đầu tư xây dựng khối phòng học mới gồm 15 phòng học. Cho đến nay trường THPT Xuân Lộc đã có 40 phòng học, 13 phòng học bộ môn gồm: 04 phòng máy vi tính, 05 phòng thiết bị tiên tiến ngoại ngữ, 03 phòng thực hành bộ môn lý, hoá, sinh và các phòng chức năng được trang bị đầy đủ các thiết bị, kết nối mạng. Với ngôi trường mới được đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số lớp của trường là 50 lớp. Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu học tập của con em trên địa bàn huyện, nhà trường còn mở phân hiệu với 6 lớp 10 tại xã Sông Ray (thuộc huyện Cẩm Mỹ ngày nay), đây là cơ sở đầu tiên để hình thành trường THPT Sông Ray. Trường đã mở các phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định, năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Hưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân Thọ. Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Đồng Nai đã ký Quyết định số 3255/QĐ- UBND công nhận trường Trung học phổ thông Xuân Lộc đạt danh hiệu trường chuẩn quốc gia. Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Đại học, Cao Đẳng. Hiện nay, nhà trường có 42 lớp với 1617 học sinh. Đội ngũ quản lý là 03 trong đó 01 hiệu trưởng và 02 hiệu phó, nhân viên 08 người và giáo viên trực tiếp giảng dạy là 96 người đều đạt chuẩn và trên chuẩn (trong đó có 5 thạc sĩ và 3 giáo viên đang theo học sau đại học), nhiều giáo viên được tặng huy chương vì sự nghiệp giáo dục, đạt danh hiệu giáo viên giỏi cấp tỉnh. 4 Nhà trường tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và các công cụ hiện đại vào hỗ trợ cho việc quản lý, giảng dạy và học tập. Trường đã nhận được nhiều bằng khen của bộ và của tỉnh về thành tích cao trong giáo dục như: Năm học 2010-2011 UBND tỉnh tặng cờ là đơn vị thi đua xuất sắc; năm học 2011-2012 tập thể nhà trường tiếp tục được UBND tỉnh tặng bằng khen tập thể lao động xuất sắc còn năm học 2012-2013 được Sở tặng cờ thi đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua yêu nước và bằng khen của Bộ giáo dục…. Chi bộ nhà trường có 37 đảng viên, Chi bộ được công nhận liên tục 7 năm liền đạt “trong sạch vững mạnh tiêu biểu”. Các đoàn thể trong nhà trường hàng năm đều hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. 2.2. Thực trạng công tác văn thư của trường a. Ưu điểm: - Trường đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư. Thực hiện cơ chế uỷ nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc cho các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân nên công việc được giải quyết rất nhanh chóng và đúng lĩnh vực chuyên môn. - Nhân viên văn thư đều có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao. - Các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc. - Trường đã trang bị trang thiết bị văn phòng như máy photo, máy in phục vụ cho công tác văn thư. b. Nhược điểm: - Trong quá trình phát triển của nhà trường đã mở nhiều phân hiệu để đáp ứng nhu cầu học tập của các em trên địa bàn huyện. Công tác văn thư lưu trữ ở các phân hiệu chủ yếu là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ thất thoát không có lưu trữ tại trường. - Về soạn thảo và ban hành văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo viên làm công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đỏ, Hội Khuyến học…. Để thực hiện các công việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc. Công tác văn thư của trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản còn ít. Vì vậy văn bản ban hành còn sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều văn bản ban hành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi nhận, tên loại và trích yếu nội dung…. - Về quản lý công văn đi, đến: 5 + Những năm trước nhà trường chưa nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư vì vậy chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quản lý công tác văn thư còn bị bất cập. + Đăng ký văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót số ký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra. + Công văn đi lưu ở văn thư còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi còn lưu là bản photo không đúng với quy định. Tất cả văn bản đi không sắp xếp theo sổ đăng ký văn bản để lập hồ sơ lưu. Dẫn đến nhiều công văn ban hành bị thất thoát rất khó cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau này. + Công văn đến được Hiệu trưởng phân luồng cho các bộ phận chuyên môn, cá nhân giải quyết. Sau khi giải quyết công văn xong nhiều cá nhân đã không lưu văn bản đến vào hồ sơ công việc. - Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh + Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, bổ sung đầy đủ giấy tờ như phiếu bổ sung lý lịch mẫu 4a-BNV/2007, các quyết định nâng bậc lương và phụ cấp thâm niên nhà giáo, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên hằng năm… + Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học bạ trung học cơ sở những năm trước nhà trường không có kế hoạch trả cho học sinh vì vậy khối lượng học bạ cấp 2, 3 học sinh tốt nghiệp đã ra trường vẫn còn tồn đọng ở trường rất nhiều. Sổ đăng bộ của nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển đi chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó khăn. c. Nguyên nhân: - Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư. - Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc, hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy công việc văn thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòng như máy photo, máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế. - Văn thư tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lý công văn đi, đến; lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp học sinh; tiếp dân giải quyết thủ tục hành chính; quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức; làm sổ đăng bộ, làm công tác thi…Công việc nhiều mà chỉ được biên chế một nhân viên làm nên áp lực công việc rất nhiều mà chế độ đãi ngộ thì rất ít. III. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Trường THPT Xuân Lộc thành lập và hoạt động 30 năm. Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư chính vì vậy 6 nhiều công văn giấy tờ của những năm trước đây bị thất thoát cũng gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ trong hoạt động quản lý của nhà trường. Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, nhà trường đã tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đưa ra những biện pháp tích cực nhất để đem lại hiệu quả cao và từ đó đưa công tác quản lý của nhà trường tốt hơn. Sau đây là các biện pháp trường THPT Xuân Lộc đã và đang tổ chức thực hiện. 1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư “Văn bản hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ. Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan)”, [2,5-6]. Chính vì vậy để hoạt động của cơ quan thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với quy định của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn để giải quyết công việc. Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư và thực hiện kế hoạch số 39/KH-UBND huyện Xuân Lộc ngày 14 tháng 3 năm 2014 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám hiệu đã soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ. Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn. Trong bản quy chế đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ chức thực hiện; quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu…. Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc được thể hiện phụ lục I. Quy trình thực hiện công tác văn thư tại trường THPT Xuân Lộc như sau: * Soạn thảo và ban hành văn bản Hằng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản, thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu…được thể hiện qua bảng thống kê sau: 7 Để soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân và văn thư phải xác định các vấn đề sau: - Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn. + Cán bộ soạn thảo văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì. + Xác định đối tượng nhận văn bản: Văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho cấp trên hay cấp dưới. + Xác định thời gian ban hành văn bản. - Xác định tên loại văn bản. Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng, chính xác với mẫu mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác nhau như công văn soạn khác với quyết định. - Thu thập và xử lý thông tin. Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và những thông tin từ thực tế. - Xác định đề cương văn bản và viết văn bản. - Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành Cán bộ, nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư trên luồng thông qua hệ thống mail nhà trường. Văn thư nhận văn bản thực hiện theo quy trình sau: Nếu Duyệt nội dung Chỉnh sửa Nếu chưa duyệt nội dung 8 Tên loại văn bản Số lượng văn bản năm 2013 Số lượng văn bản năm 2014 Quyết định 189 192 Tờ trình 23 24 Báo cáo 38 70 Kế hoạch, công văn, thông báo 35 54 Bộ phận chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản Ban giám hiệu - Kiểm tra thể thức, - In và trình ký Văn thư - Thông báo kết quả cho bộ phận trình ký để phối hợp phát hành và lưu văn bản Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành năm 2014 được thể hiện ở phụ lục II. *Quản lý văn bản đi Theo lĩnh vực chuyên môn và căn cứ vào thẩm quyền của mình các bộ phận chuyên môn, cá nhân soạn thảo văn bản rồi chuyển luồng cho Hiệu trưởng duyệt nội dung sau đó chuyển mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản đi thì văn thư trường tiến hành thực hiện theo quy trình sau: Quy trình quản lý công văn đi Trách nhiệm Nội dung Mô tả Bộ phận chuyên môn, cá nhân Văn thư Xem mục a Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng Xem mục b Văn thư Xem mục c Văn thư Xem mục d Văn thư Xem mục e Mô tả chi tiết công việc quản lý văn bản đi của trường a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản Các bộ phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn bản để giải quyết công việc sau khi soạn thảo được Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo hệ thống mail của trường. 9 Soạn thảo văn bản và chuyển luồng cho văn thư Tiếp nhận, kiểm tra Trường hợp sai gửi lại phòng ban, cá nhân chỉnh sửa Trình Ban giám hiệu (Ký duyệt) Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát Lưu văn bản đi Văn thư khi nhận được văn bản từ các bộ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà soát, kiểm tra, điều chỉnh thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về cách trình bày thể thức văn bản có đúng size, kiểu chữ và loại chữ có đúng với quy định không. Việc gửi văn bản qua mail kiểm tra và điều chỉnh rất nhanh và tiết kiệm được giấy in rất nhiều. b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa đúng thể thức văn bản văn thư trình cho Ban giám hiệu nhà trường xem xét và ký duyệt. c/ Cho số, đăng ký vào sổ, nhân văn bản và đóng dấu Văn bản được lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiến hành cho số văn bản theo tên loại văn bản và đăng ký thông tin của văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi và xem số lượng văn bản cần phát hành được ghi ở phần nơi nhận của văn bản để tiến hành nhân số lượng văn bản cho đủ. Đóng dấu vào văn bản: Xác định dấu cần đóng văn bản là dấu của cơ quan, dấu Đảng, dấu Công đoàn hay dấu Đoàn Thanh niên… Đóng dấu phải thực hiện theo đúng quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước. Sau khi đóng dấu văn bản ta tiến hành đăng ký vào sổ công văn đi. Để thuận tiện cho công tác quản lý và tìm kiếm công văn được nhanh chóng nhà trường đã tiến hành nhập thông tin và đăng ký văn bản đi trên phần mềm Excel. Cuối năm nhà trường in và đóng sổ đăng ký công văn đi để lưu. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi : + Tờ nội dung: được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi năm 2015 của trường được thể hiện ở phụ lục III. d/ Làm thủ tục và theo dõi chuyển phát Chuyển phát văn bản: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và trực tiếp. Đa số công văn thường gửi bằng hình thức gửi qua địa chỉ mail công vụ giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm thuận tiện cho công tác lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Chuyển phát theo các hình thức trực tiếp hoăc bưu điện phải lựa chọn bì thư và gấp văn bản, tài liệu thẳng không để 10 [...]... soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư trong các trường học Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và triển khai các văn bản hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ cho các nhân viên văn thư ở các trường học Công tác văn thư có tính chất công việc khá nhiều để cho nhân viên làm văn thư ở các trường học được an tâm công tác thì lãnh đạo Sở cần xem... QUY CHẾ Về công tác văn thư, lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc (Ban hành kèm theo Quyết định số 56/QĐ -THPT ngày 29 tháng 4 năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc. ) ––––––––––––––––––––––– Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 1 Phạm vi áp dụng a) Quy chế này áp dụng trong quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của trường trường THPT Xuân Lộc (sau đây gọi là nhà trường) b)... bản chính; một bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn bản để lập hồ sơ công việc Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắp xếp và lập hồ sơ bấm lại thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ Việc lưu trữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các file word và excel ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn bản... của trường THPT Xuân Lộc Phụ lục VI: Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 NGƯỜI THỰC HIỆN 18 Hồ Thị Hương Phụ lục I: SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC –––––––––––––––––– Số: 56 /QĐ -THPT. XL CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––––––––––––– Xuân Lộc, ngày 29 tháng 4 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của trường. .. 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin trong những năm 90 II PHỤ LỤC Phụ lục I: Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ -THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc Phụ lục II: Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành năm 2014 - Quyết định số 52/QĐ -THPT. XL ngày 14 tháng 4 năm 2014 vềviệc ban hành quy... bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư để nâng cao hiệu quả công việc Cho tới hiện nay nhà trường đã trang bị cho văn thư 01 máy in; 01 máy photocopy sao chụp hai mặt và có tính năng Scan, in văn bản; 01 máy photocopy siêu tốc phục vụ cho công tác thi và photo số lượng nhiều; trang bị thêm tủ và hộp đựng hồ sơ cán bộ công chức viên chức, học bạ, sổ điểm chính Vì vậy công việc của văn thư giải... trường THPT Xuân Lộc –––––––––––––––––––––––––––– HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC Căn cứ Quyết định số 1768/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của UBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phổ thông trung học Xuân Lộc II; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều... trường văn thư tiến hành in văn bản, trường hợp công văn gửi bằng bưu điện phân loại và bóc bì văn bản - Đóng dấu đến và ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu của cơ quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường để đóng dấu và ghi số ngày tháng đến Dấu đến được văn thư đóng dưới phần số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu đến TRƯỜNG THPT. .. ban hành; b) Hiệu trưởng có thể giao Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản đã ký 2 Người ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra và yêu cầu về số lượng bản ký trực tiếp; số lượng bản phát hành Khi ký văn bản không... Đối với trường THPT Xuân Lộc Tổ chức triển khai hướng dẫn các văn bản về công tác văn thư cho toàn bộ giáo viên, công nhân viên được biết để thực hiện cho đúng quy định Tăng cường trang bị một số trang thiết bị, cơ sở vật chất như các tủ hồ sơ, kệ trưng bày, hộp, bìa hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư Để thực công tác quản lý, bảo quản hồ sơ khoa học, nhanh chóng… Cần đẩy mạnh ứng dụng công . trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ -THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc được thể hiện phụ lục I. Quy trình thực hiện công tác văn thư tại trường THPT Xuân Lộc như. trường THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ -THPT ngày 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc Phụ lục II: Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành năm 2014. - Quyết định số 52/QĐ -THPT. XL. sơ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 NGƯỜI THỰC HIỆN 18 Hồ Thị Hương Phụ lục I: SỞ GD&ĐT TỈNH ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC –––––––––––––––––– Số: 56 /QĐ -THPT. XL CỘNG HO XÃ HỘI CHỦ