MỤC LỤC I. Đặt vấn đề: Trang 03 II. Cơ sở lý luận Trang 04 III. Cơ sở thực tiễn Trang 05 IV. Thực trạng Trang 06 V. Nhiệm vụ trọng tâm Trang 08 VI. Nội dung và giải pháp Trang 08 1. Giải pháp 1 Trang 08 2. Giải pháp 2 Trang 09 3. Giải pháp 3 Trang 21 4. Giải pháp 4 Trang 27 VII. Đánh giá kết quả Trang 30 VIII. Đề xuất Trang 31 IX. Tài liệu tham khảo: Trang 33
Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI Trường THPT Lê Hồng Phong SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Trường THPT Lê Hồng Phong” Người thực hiện: Lê Thanh Hà Lĩnh vực nghiên cứu: công tác Văn thư (nâng cao hiệu công tác văn thư) Năm học: 2014-2015 Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: Lê Thanh Hà Ngày tháng, năm sinh: 03/05/1981 Giới tính: Nam Địa chỉ: KP5-P Trảng dài Điện thoại: 0909217219 Chức vụ: Giáo viên Nhiệm vụ giao: Thư Ký Hội đồng Đơn vị công tác: Trường THPT Lê Hồng Phong II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị: Cử nhân - Năm nhận bằng: 2003 - Chuyên ngành đào tạo: Giáo dục thể chất III KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Thể dục - Số năm có kinh nghiệm: 12 năm - Các sáng kiến kinh nghiệm có: Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong MỤC LỤC I Đặt vấn đề: Trang 03 II Cơ sở lý luận Trang 04 III Cơ sở thực tiễn Trang 05 IV Thực trạng Trang 06 V Nhiệm vụ trọng tâm Trang 08 VI Nội dung giải pháp Trang 08 Giải pháp Trang 08 Giải pháp Trang 09 Giải pháp Trang 21 Giải pháp Trang 27 VII Đánh giá kết Trang 30 VIII Đề xuất Trang 31 IX Tài liệu tham khảo: Trang 33 Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT LÊ HỒNG PHONG” I Đặt vấn đề Trong hoạt động quản lý nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin cũ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu xuất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: xuất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt vận hành cách trơn tru Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Vì quan hành nhà nước cấn phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xun trường phổ thơng nói chung trường THPT Lê Hồng Phong nói riêng, hiệu trưởng muốn quản lý tốt hoạt động nhà trường cách kịp thời đòi hỏi phải Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong có thơng tin xác, phải đảm bảo tính thực tiễn cách tồn diện Do cơng tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải coi trọng Trong công tác quản lý nhà trường, cơng tác văn thư hành giữ vai trị quan trọng, điều kiện khơng thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng, phó hiệu trưởng tổ chức đoàn thể thu thập, xử lý thơng tin cách đầy đủ, xác đề định quản lý có hiệu quả, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Công tác văn thư, hành đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo nhà trường thực nhiệm vụ quản lý theo quan điểm, đường lối Đảng, pháp luật Nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu ngành đề II Cơ sở lý luận Tổ chức quản lý văn việc nghiên cứu, tổ chức xắp xếp, giải lưu giữ văn cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị loại văn phục vụ có hiệu q trình giải công việc cuả quan, tổ chức, cá nhân Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống công tác công văn, giấy tờ Ngày công tác văn thư hiểu hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm công việc sọan thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản, văn bản, quản lý văn đến, quản lý văn tài liệu khác hình thành quà trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu đơn vị Văn thư công tác thiếu hoạt động tổ chức Đảng Nhà nước Hiệu hoạt động quan nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà có liên quan trực tiếp đến cơng tác văn thư Cơng tác văn thư với mục đích đảm bảo thông tin cho quản lý, giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, có xuất, có chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc, chế độ… góp phần làm tăng hiệu công tác tiết kiệm tiền của, cơng sức nhà nước nhân dân Chính lẽ đó, việc tổ chức quản lý, giải văn vô quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu thiết tổ chức, quan, tổ chức gắn liền với đời sống người Trong quan, tổ chức nói chung, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung Do vai trị công tác quản lý văn thư quan trọng góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong cấp tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa xã hội Chính thế, quan, tổ chức thành lập, công tác quản lý văn thư tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Công tác quản lý văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hành ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức III Cơ sở thực tiễn Từ vấn đề nêu trên, thấy tầm quan trọng cơng tác quản lý văn thư, làm tốt công tác quản lý văn thư góp phần nâng cao hiệu quản lý bảo đảm cho hoạt động quan, tổ chức, trường học thông suốt vận hành cách tốt Nhìn vào tình hình thực tế nơi tơi cơng tác trường THPT Lê Hồng Phong công tác quản lý văn thư năm học qua tương đối tốt Trong tất hoạt động nhà trường hoạt động cần đến văn Đây công cụ thiếu để giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu Xây dựng văn tổ chức quản lý văn hai nhiệm vụ quan trọng hoạt động nhà trường Những hoạt động cần tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt pháp luật công tác quản lý văn thư như: xây dựng văn bản, quản lý giải văn hoạt động quản lý đơn vị Trong thời gian qua công tác quản lý văn thư nhà trường thực tốt văn Thành ủy Biên Hòa, sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai, phòng ban sở giáo dục, ban Đảng Thành ủy Biên Hịa, quyền địa phương tuân thủ chặt chẽ đầy đủ quy phạm pháp luật có hệ thống văn quy phạm pháp luật hành Quản lý việc soạn thảo văn thực theo quy trình trình tự bước phải theo quy định, từ việc xác định cần thiết phải ban hành văn bản, chuẩn bị dự thảo, duyệt thông qua văn thảo… đến ban hành thức văn Quản lý văn đến có số cơng văn đi, đến có dấu, văn năm qua lưu giữ tương đối cẩn thận Việc quản lý công tác văn thư nhằm: bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường; phương tiện giúp nhà trường thực nhiệm vụ giáo dục đào tạo theo quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước; giúp giải cơng việc nhà trường nhanh chóng, xác, có hiệu quả, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý văn bản, sổ sách chặt chẽ, ngun tắc, sách chế độ; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước bảo vệ trị nội Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong Bản thân phân công làm nhiệm vụ thư ký hội đồng nhà trường, nhận thức vai trị quan trọng cơng tác quản lý văn thư nhà trường từ tơi chọn đề sáng kiến kinh nghiệm là: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Lê Hồng Phong” IV Thực trạng vấn đề liên quan đến công tác quản lý văn thư trường THPT Lê Hồng Phong Thống kê số lượng văn đến, văn năm gần Năm học Số lượng văn đến Số lượng văn VB Đảng VB ngành VB Đảng VB ngành 2012-2013 286 294 110 64 2013-2014 282 301 86 48 2014-2015 287 251 122 Ghi 52 Công tác quản lý văn thư trường THPT Lê Hồng Phong thời gian qua thực theo nề nếp, hồ sơ sổ sách đầy đủ, có hệ thống, tài liệu sử dụng có hiệu hồn thành tiêu ngành Lãnh đạo nhà trường tổ chức thực nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương, văn đạo UBND tỉnh Sở Giáo dục & Đào tạo Đồng Nai công tác văn thư Hiệu trưởng phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, thường xuyên tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật công tác văn thư cho công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư Nhà trường quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác văn thư tạo sở pháp lý cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư - Đối với việc quản lý giải văn đến: Văn thư nhận văn đến, kiểm tra xem văn nhận có đủ số lượng hay khơng, phong bì văn có bị rách, bị bóc hay chưa Phân loại, bóc bì văn sau đăng ký vào sổ văn đến Trình văn đến cho hiệu trưởng, hiệu trưởng xem xét có hướng giải tiếp, cần thiết văn đến; số văn đến có văn quy phạm pháp luật gửi đến để áp dụng rộng rãi, có văn để biết Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong văn nhiều phận áp dụng, thực cán văn thư phải làm thủ tục văn đến để gửi cho đối tượng cần biết - Đối với quản lý văn đi: Văn phải kiểm tra chuyển ngày có chữ ký Bí thư phó bí thư chi văn Đảng, hiệu trưởng phó hiệu trưởng văn ngành đóng dấu chi ủy (văn đảng), dấu nhà trường (văn ngành) Viết ngồi bì nơi gửi làm thủ tục phát hành văn bàn đồng thời có lưu văn Trong thời gian qua nhà trường giải xử lý văn thực thống khâu nghiệp vụ văn thư theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Tổ chức quản lý sử dụng dấu an toàn, chặt chẽ quy định theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐCP Chỉ đạo việc sử dụng dấu nội dung văn tính chất cơng việc Dấu bảo quản quan Dấu người chịu trách nhiệm nhân viên văn thư đồng thời người trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác Nhân viên văn thư người ghi số văn đi, định, văn lưu hành nội Hiệu trưởng nhà trường đạo phận văn thư thường xuyên cập nhật văn đạo cấp công tác văn thư để kịp thời điều chỉnh bổ sung nghiệp vụ - Tuy nhiên qua công tác kiểm tra, giám sát Sở Giáo dục Đào tạo đồng Nai thực tế công tác văn thư nhà trường cho thấy số hạn chế: Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ chưa đảm bảo; công tác soạn thảo ban hành văn số phận số sai sót thể thức kỹ thuật trình bày, gây khó khăn tiếp nhận giải văn Công tác quản lý văn thư trường THPT Lê Hồng Phong có nhiều chuyển biến số hạn chế nhân viên văn thư chưa thực đầy đủ theo quy trình lập danh mục hồ sơ; công tác lưu trữ hồ sơ chưa khoa học nên muốn tìm văn cũ gặp nhiều khó khăn Cán văn thư thiếu tính chủ động, chạy theo cơng việc hành ngày mà chưa đề chương trình kế hoạch cụ thể, rõ ràng Công tác soạn thảo văn cán văn thư cịn hạn chế mà chủ yếu cơng tác soạn thảo văn thư ký hội đồng làm Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong Công tác quản lý cơng văn giấy tờ chưa thật khoa học, có công văn đến nhân viên văn thư chưa đăng ký vào sổ mà đưa cho phân để thực hiện, làm cho việc tìm kiếm cơng văn gặp khơng khó khăn, chí bị thất lạc Vai trò tham mưu cán phụ trách văn thư với lãnh đạo nhà trường chưa nhanh nhạy, chưa đạt hiệu cao Sau đoàn kiểm tra Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai rút số hạn chế công tác văn thư, nhà trường họp rút kinh nghiệm đưa giải pháp khắc phục Là thư ký hội đồng tham mưu với lãnh đạo nhà trường đưa số giải pháp cho phận văn thư nhằm thực tốt công tác văn thư nhà trường thời gian tới năm V Nhiệm vụ trọng tâm đề tài 1/ Giúp cho cán văn thư hiểu vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, nêu cao tinh thần trách nhiệm mình, thường xuyên nghiên cứu, học hỏi, trau dồi kiến thức nâng cao nghiệp vụ chun mơn để hồn thành tốt nhiệm vụ giao 2/ Cán văn thư đảm bảo công việc mà nhà trường giao; nhận công văn, nhập giữ liệu văn bản, in tài liệu nhằm hạn chế đến mức thấp việc chậm trễ, thất cơng văn giấy tờ quan Bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật 3/ Giúp cho cán bộ, lãnh đạo nhà trường cán văn thư có nhận thức sâu sắc chế độ công văn, giấy tờ chế độ bắt buộc cán bộ, công chức; chế độ hợp lý, thiết thực mang lại hiệu cơng tác cao VI Nội dung giải pháp giải đề tài Giải pháp 1: nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên, cơng nhân viên vị trí vai trị công tác văn thư 1.1/ Ngay từ đầu năm học lãnh đạo nhà trường thông qua quy chế hoạt động nhà trường có cơng tác văn thư cho tồn thể cán bộ, giáo viên, cơng nhân viên tồn trường biết Từ họ có nhận thức sâu hơn, phối hợp tốt công tác văn thư - Thông qua buổi họp hội đồng sư phạm đầu năm học lãnh đạo nhà trường kết hợp triển khai số nội dung công tác văn thư việc bố trí người phụ trách văn thư nhà trường, phòng làm việc cán văn thư, phòng lưu trữ hồ sơ, lịch làm việc cán văn thư tuần… - Cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải thường xuyên đọc văn thông qua cán văn thư có ký nhận mượn trả văn theo quy định Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong - Các tổ chức đoàn thể, giáo viên phận soạn thảo văn thực thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Quyết định số 3024/QĐ-BGDĐT ngày 25/07/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy định soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật Bộ Giáo dục Đào tạo; thực khơng cán văn thư trả lại văn yêu cầu thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV Quyết định số 3024/QĐ-BGDĐT 1.2/ Nhà trường, tổ chức đồn thể ln đánh giá cao vai trò trách nhiệm cán văn thư, bên cạnh cán bộ, giáo viên, cơng nhân viên hiểu tầm quan trọng công tác văn thư nhà trường Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu hoạt động nhà trường, công việc giải cách nhanh chóng, xác đạt hiệu cao Giải pháp 2: Cán văn thư nắm vững nội dung, nghiệp vụ công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo Nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, văn bản, quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan (Điều Quyết định số 2500/QĐBGDĐT ngày 24 tháng 03 năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế tổ chức hoạt động cơng tác văn thư) Chính cán văn thư phải thường xuyên cập nhật văn liên quan đến cơng việc để nghiên cứu làm tốt cơng việc giao, ngồi gia tham mưu với lãnh đạo nhà trường tham gia đầy đủ lớp tập huấn công tác văn thư cấp tổ chức Sau số nội dung, nghiệp vụ mà cán văn thư cần nắm sau (tóm tắt số nội dung chính): 1/ Soạn thảo ban hành văn Bao gồm bước sau: - Xây dựng dự thảo văn - Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt - Đánh máy, nhân văn theo số lượng duyệt - Kiểm tra pháp chế văn - Ký ban hành văn 2/ Tổ chức, quản lý văn Trang: 10 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong + Hồ sơ nhân sự: bao gồm văn có liên quan đến trình hoạt động nhân sự; tùy thuộc vào q trình phấn dấu thành tích cơng tác nhân mà giấy tờ hồ sơ cá nhân khác nhau; hồ sơ nhân phòng tổ chức nhân người giao theo dõi công tác nhân cất giữ + Hồ sơ trình duyệt: hồ sơ quan đơn vị cấp trình thủ trưởng quan cấp đơn vị, phận trình thủ trưởng quan phê duyệt đề án, văn quan trọng Hồ sơ trình ký bao gồm văn bản: Tờ trình quan trình duyệt đề án ban hành văn (bản gốc); thảo văn đề nghị thủ trưởng quan người có thẩm quyền phê duyệt; thảo định ban hành văn bản; văn nguyên tắc (những văn hướng dẫn đạo có liên quan đến vấn đề mà cấp trình người có thẩm quyền phê duyệt); tài liệu liên quan khác + Hồ sơ hội nghị: bao gồm văn có liên quan đến hội nghị, tùy theo tính chất, quy mô hội nghị, hồ sơ hội nghị có văn khác Quy trình lập hồ sơ: + mở hồ sơ tập hợp văn cho vào hồ sơ Đầu năm dựa vào danh mục hồ sơ thủ trưởng quan duyệt đư tổ hay phận… Mỗi cán bộ, nhân viên vào số hồ sơ giao trách nhiệm lập, lấy số bìa, bìa dùng cho hồ sơ Căn vào số, ký hiệu tiêu đề ghi danh mục, cán ghi điểm vào bìa hồ sơ Các văn thu thập vào hồ sơ phải gốc, có giá trị + Vận dụng đặc trưng để lập hồ sơ Đặc trưng “tên gọi”: tên gọi tên loại văn Chỉ thị, định… Lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi tập hợp văn có tên gọi vào hồ sơ Đặc trưng “vấn đề”: nghĩa lập hồ sơ, văn tác giả khác đề cập đến 01 vấn đề tập hợp thành hồ sơ Đặc trưng “tác giả”: Tác giả quan cá nhân làm văn Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả tập hợp văn tác giả vào hồ sơ Tuy nhiên cần phải kết hợp thêm đặc trưng khác Đặc trưng “cơ quan giao dịch”: quan giao dịch quan có trao đổi văn qua lại với để phối hợp giải vấn đề Trang: 20 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong việc Lập hồ sơ theo đặc trưng tập hôp văn mà quan dùng để trao đổi giải công việc vào hồ sơ Đặc trưng “địa dư”: địa dư địa phương, khu vực hành Lập hồ sơ theo đặc trưng tập hợp văn quan địa phương, khu vực hành vào hồ sơ Đặc trưng “thời gian”: tức văn ban hành thời gian đề cập đến việc thời gian định tập hợp lại thành hồ sơ Lưu ý: Khi vận dụng đặc trưng để lập hồ sơ, cần vận dụng kết hợp số đặc trưng để rễ quản lý, tra tìm văn bản, khơng sử dụng đặc trưng + Thu thập văn vào hồ sơ Thu thập văn vào hồ sơ thu thập tất văn có liên quan đến hồ sơ, cho vào bìa hồ sơ, xắp xếp theo trật tự định để hình thành hồ sơ Trong hồ sơ kèm theo ảnh chụp phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình cần bảo quản riêng cần ghi số ký hiệu ghi vào hồ sơ nơi bảo quản tài liệu để tra tìm cần thiết Văn thuộc hồ sơ giải công việc năm xếp vào năm Kế hoạch cơng tác nhiều năm xếp vào năm đầu kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác đầu năm xếp vào năm cuối báo cáo Những văn giải công việc kéo dài nhiều năm, xếp vào năm kết thúc công việc + Biên mục hồ sơ Sắp xếp thứ tự văn hồ sơ, Sắp xếp theo quý trình giải cơng việc, Sắp xếp văn theo thứ tự thời gian cảu văn bản, Sắp xếp theo vần chữ (a,b,c…) xếp theo tư tên tác giả văn Sắp xếp theo thứ tự văn xếp văn có số nhỏ trước, đến số lớn với điều kiện loại văn bản) Cách thường áp dụng để xếp tập lưu văn quan + Đánh số tờ văn Là để cố định trật từ xếp văn hồ sơ để quản lý tra tìm hồ sơ thuận lợi Mỗi tờ văn ghi số chữ số Ả rập (1,2,3…) vào góc phải, phía tờ văn + Lập mục lục văn Trang: 21 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong Là thống kê văn có hồ sơ (theo mẫu in sẵn) để quản lý số lượng văn có hồ sơ để tra tìm thuận lợi Mục lục văn lập cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Khi lập mục lục văn cần viết đầy đủ, xác thông tin (theo mẫu) không viết tắt tùy tiện + Viết chứng từ kết thúc: cần điền đầy đủ thông tin cuối hồ sơ (theo mẫu) để quản lý hồ sơ thuận lợi + Quy định nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ quan, tổ chức phải giao nộp vào lưu trữ hành quan tổ chức Đối với tài liệu hành sau 01 năm, kể từ năm cơng việc kết thúc; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau 01 năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; tài liệu xây dựng sau 03 tháng kể từ công trình tốn; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau 03 tháng kể từ công việc ghi âm, ghi hình kết thúc + Đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quan cần bảo đảm yêu cầu sau đây: Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ phải xắp xếp thành hồ sơ; khơng giao nộp tài liệu tình trạng văn dời lẻ để thành bao tải, bó gói Lựa chọn loại văn nội dung thừa, khơng có giá trị Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phải tiến hành theo kế hoạch + Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, phải lập mục lục hồ sơ nộp lưu biên giao nhận bên nộp hồ sơ nhân viên lưu trữ quan Biên làm thành 03 bản, bên nộp hồ sơ giữ 01 bản, nhân viên lưu trữ quan giữ 01 bản, 01 lưu văn thư quan Giải pháp 3: Tổ chức triển khai nội dung số văn liên quan đến công tác văn thư cho tồn thể cán bộ, giáo viên, cơng nhân viên trường nắm Ban giám hiệu nhà trường tổ chức triển khai văn liên quan đến công tác văn thư thông qua buổi sinh hoạt động đồng sư phạm Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Quyết định số 3024/QĐBGDĐT ngày 25 tháng năm 2011 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật Đây công việc quan trọng nhằm giúp cho cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; đồng thời tránh việc sửa sửa lại cách thức trình bày hay cấu trúc Trang: 22 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong văn không mà phận, tổ chức đoàn thể giáo viên soạn thảo văn Sau số nội dung kỹ thuật trình bày văn hành (trích Thơng tư số 01/2011/TT-BNV) cần triển khai cho cán bộ, giáo viên, công nhân viên trường nắm được: a/ Kỹ thuật trình bày văn hành Kỹ thuật trình bày văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp trí loại ấn phẩm khác (Điều Thơng tư số 01/2011/TT-BNV) - Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tư Unicode theo Tiêu chuẩn Việt nam TCVN 6909:2001 (Điều Thông tư số 01/TT-BNV) - Khổ giấy Văn hành trình bày khổ giấy A4 (201mm x 297mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148mm x 210mm) giấy mẫu in sẵn - Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) - Định lề trang văn (đối với khổ A4) Lề trên: cách mép từ 20-25mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm - Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 b/ Thể thức kỹ thuật trình bày văn bao gồm: - Quốc hiệu tiêu ngữ Trang: 23 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong Quốc hiệu thành phần biểu thị tên chế độ trị quốc gia Quốc hiệu trình bày đầu trang giấy, có giá trị xác nhận tính pháp lý văn bản, trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13; kiểu chữ đứng, đậm Tiêu ngữ trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14; kiểu chữ đứng, đậm; đặt cạnh giữa, dòng thứ nhất… - Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan ban hành văn thành phần xác định tác giả văn bản, cho biết vị trí quan ban hành hệ thống tổ chức máy nhà nước tên quan ban hành phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy đặt ngang hành Quốc hiệu, phía góc trái tờ đầu văn Các quan trực thuộc phải ghi tên quan chủ quản bên trên, tên quan chủ quản viết tắt - Số, ký hiệu Số văn số thứ tự văn (một loại văn bản) ban hành năm, ghi chữ số Ả rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Đối với văn quan hoạt động theo nhiệm kỳ số văn số thứ tự văn ban hành nhiệm kỳ, số 01 cho văn ban hành kết thúc hết nhiệm kỳ Ký hiệu văn có tên loại bao gồm nhóm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nước ban hành văn Ví dụ: Nghị (cá biệt) viết tắt NQ; Quyết định (cá biệt) viết tắt QĐ - Địa danh, ngày tháng năm Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành nơi quan đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 01 năm 2012 + Địa danh ghi văn quan Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi quan đóng trụ sở Ví dụ: Văn Bộ Giáo dục Đào tạo, học viện Quản lý giáo dục (có trụ sở Thành phố Hà Nội): Hà Nội + Địa danh ghi văn quan cấp tỉnh: Trang: 24 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương Ví dụ: Văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nộ: Hà Nội Đối với tỉnh tên tỉnh Ví dụ: Văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Sở Giáo dục Đào tạo Đồng Nai: Đồng Nai + Địa danh ghi văn quan cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân, Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Long Thành (tỉnh Đồng Nai): Long Thành + Địa danh ghi văn hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn Ví dụ: Văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, trường tiểu học đóng xã Tam Hiệp (huyện Châu Thành, tỉnh Tiền Giang): Tam Hiệp + Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang thuộc phạm vi quản lý Bộ cơng an, Bộ Quốc phịng thực theo quy định pháp luật quy định thể Bộ cơng an, Quốc phịng + Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ: số ghi ngày, tháng, năm dùng chữ Ả rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1,2 phải ghi thêm số trước Không dùng dấu (/), dấu (-), dấu (.) thay cho chữ tháng, năm Ví dụ: Bình Phước, ngày 05 tháng 01 năm 2015 Phường 4, ngày 28 tháng 10 năm 2014 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt cạnh Quốc hiệu - Tên loại trích yếu nội dung văn Trừ công văn, tất văn có tên loại tên loại văn tên loại văn quan ban hành Tên văn nói lên tính chất tầm quan trọng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn bản, giúp người đọc, người giải văn xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu văn bản, tạo thuận lợi cho Trang: 25 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong giải cơng việc, đăng ký tra tìm văn Trích yếu chủ đề nội dung văn Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/3 đến ½ độ dài dịng chữ trên, đặt cân đối so với dịng chữ Trích yếu nội dung cơng văn trình bày canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Trích yếu nội dung cơng văn thường sau chữ “V/v” (về việc) - Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, quy định đặt ra; vấn đề việc trình bày Phần nội dung (văn bản) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm; khoảng cách đoạn văn đặt tốt thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn từ 15pt trở lên; khoảng cách tối đa dịng 1,5 dịng Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy’ Ví dụ: Căn Ngh định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng năm 2012…; - Thẩm quyền ký văn + Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo quan, tổ + Trường hợp cấp phó ký thay người đứng đầu quan phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ người đứng dầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng + Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ người đứng đầu quan + Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắ “TUQ” vào trước chức vụ người đứng đầu quan Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; văn Trang: 26 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt cạnh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người ký văn trình bày khoảng giữa quyền hạn, chức vụ họ tên người ký văn - Dấu quan Dấu quan dấu hiệu thể tư cách pháp nhân quan giao dịch với quan khác trước pháp luật Dấu quan xác nhận tính hợp pháp văn chữ ký văn (thể giá trị pháp lý văn bản) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều vả dùng mực dấu quy định Dấu đóng phải trùm lên khoảng 2/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Nhà nước - Nơi nhận văn Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung + Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Ví dụ: Kính gửi: Trang: 27 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong - Phòng giáo dục trung học; - Các trường trung học phổ thông Nơi nhận: - Như trên; - …; - Lưu: VT Trên số nội dung nghiệp vụ công tác văn thư mà cán văn thư cần nắm vững Giải pháp 4: Đưa nội dung kiểm tra chuyên đề “ Công tác văn thư, thiết lập bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách” vào kế hoạch kiểm tra nội nhà trường hàng năm, nhằm phát hiện, chấn chỉnh kịp thời sai sót q trình thực nhiệm vụ 4.1/Đầu năm học Hiệu trưởng nhà trường có kế hoạch kiểm tra thông báo cho cán văn thư biết để cán văn thư chủ động chuẩn bị nội dung để kiểm tra nhằm mục đích đánh giá mặt đạt chưa đạt văn thư nhà trường Muốn đạt kết tốt, cán văn thư phải xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư năm học có phê duyệt lãnh đạo nhà trường làm thực Sau đề cương tóm tắt số ý để cán văn thư xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư năm học: I Mục đích, yêu cầu Nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ đồng thời thống quản lý công tác văn thư phù hợp với yêu cầu ngành giáo dục nhà trường; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ vào nề nếp; tài liệu bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng ngày tốt nhiệm vụ công tác quan, đơn vị yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức cá nhân II Nội dung triển khai thực Công tác quản lý văn thư, lưu trữ a/ Công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức nhà trường b/ Hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Trang: 28 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong Căn vào Luật Lưu trữ, văn quy phạm pháp luật văn đạo Bộ Nội vụ, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước văn đạo tỉnh, ngành lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ cán văn thư xây dựng nội dung đồng thời hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức thực tốt cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường Ví dụ: - Danh mục hồ sơ quan, đơn vị - Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu (căn hướng dẫn Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ) - Hướng dẫn công chức, viên chức nhà trường lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Xây dựng nội quy kho lưu trữ quan Quy định tổ chức, sử dụng tài liệu - Tổ chức thực tốt quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Triển khai thực nghiêm túc khâu nghiệp vụ công tác Lưu trữ theo quy định Luật lưu trữ văn Luật - Rà soạt hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực thủ tục thụ, nộp theo quy định; - Tổ chức phổ biến, triển khai văn công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư, cải tạo, nâng cấp hệ thống kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo vệ tài liệu; chỉnh lý tồn đọng tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ III Tổ chức thực - Cán bộ, công chức, viên chức trường thực nội dung kế hoạch Các tổ chức đồn thể, tổ, nhóm trưởng chun mơn tổ chức triển khai cho giáo viên biết thông qua buổi sinh hoạt tổ chuyên môn… - Cán văn thư tham gia đẩy đủ lớp tập huấn cấp tổ chức nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công việc giao - Tham mưu với lãnh đạo nhà trường bổ sung sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ 4.2/ Ngồi nhà trường có kế hoạch kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ hàng năm hai đến ba năm lần; nhằm đánh giá thực trạng việc triển khai tổ chức thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhà trường Qua việc kiểm tra đánh giá ưu điểm, tồn Trang: 29 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong cán văn thư việc thực công việc giao đồng thời phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát cấp Sau số nội dung kế hoạch kiểm tra, giám sát văn thư, lưu trữ nhà trường: a/ Công tác văn thư - Việc triển khai, tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước quy định công tác văn thư, lưu trữ - Việc xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ - Công tác soạn thảo ban hành văn bản: quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn thể thức, thẩm quyền kỹ thuật trình bày theo quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ - Tổ chức tiếp nhận xử lý, quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ công việc, thực nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan theo hướng dẫn thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ - Việc ứng dụng công nghệ thông tin, mở loại sổ đăng ký theo quy định - Công tác quản lý sử dụng dấu - Công tác quản lý tài liệu mật b/ Công tác lưu trữ - Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu chỉnh lý nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định - Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ - Tổ chức khai thác, sử dụng, công bố, sưu tầm tài liệu lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ lưu trữ - Mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu - Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định c/ Thời gian kiểm tra (đưa thời gian cụ thể phù hợp với điều kiện nhà trường) d/ Thành phần đoàn kiểm tra (do lãnh đạo nhà trường thành lập đoàn kiểm tra) VII Đánh giá kết đề tài Kết đạt - Từ giải pháp nêu năm học qua công tác văn thư trường THPT Lê Hồng Phong có chuyển biến theo chiều hướng tích cực; cơng việc vào nề nếp thực tốt giúp cho công tác quản lý Trang: 30 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong nhà trường đạt hiệu cao, thực thắng lợi nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề - Cán văn thư nắm vững chuyên mơn, nghiệp vụ hiểu rõ trách nhiệm mình, tích cực cơng việc Quy trình tiếp nhận, xử lý ban hành văn thống chặt chẽ tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ, văn bản, tra cứu tài liệu - Trong công việc hàng ngày cán văn thư hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lý cơng việc trơi chảy khơng cịn bỡ ngỡ, lúng túng - Hầu hết cán giáo viên, công nhân viên trường nắm thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ - Sự phối hợp tổ chun mơn, phận có liên quan giúp công tác văn thư thực tốt nhiệm vụ đạt hiệu cao - Ln có mối quan hệ chặt chẽ cán văn thư thủ trưởng đơn vị việc tổ chức, tiếp nhận, giải công văn đến Đồng thời thủ trưởng quan thường xuyên theo dõi, kiểm tra, nhắc nhở nhân viên văn thư giải nhanh chóng, kịp thời, xác công việc hàng ngày - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bổ sung kịp thời đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn thư như: Máy tính, máy in, tủ, kệ thiết bị khác - Việc bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật; dấu ln giữ cẩn thận, có cán văn thư phụ trách dấu đóng dấu Bài học kinh nghiệm Qua kết đạt số hạn chế công tác văn thư đơn vị rút học kinh nghiệm sau: - Cần phải thống quy trình tiếp nhận, xử lý ban hành văn - Sổ lưu công văn phải ghi chép cách khoa học, có lưu công văn ngành, lưu công văn Đảng Trong sổ lưu cấp có phân định rõ loại văn cho phù hợp ví dụ cơng văn ngành có mục cơng văn “Thông báo” riêng, công văn “kế hoạch” riêng Như có đề mục riêng biệt để vào sổ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm cơng văn cần thiết - Tất công văn đi, công văn đến phải lưu vào sổ lưu để tiện theo dõi công việc tra tìm tài liệu sau cần thiết Trang: 31 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong - Lãnh đạo nhà trường thường xuyên theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở cán văn thư thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, đảm bảo giấc làm việc hàng ngày tránh tình trạng trễ sớm - Văn gửi đến quan phải phận văn thư xem xét bóc bì chuyển tới hiệu trưởng để xử lý, người khơng có trách nhiệm không xem công văn từ quan khác gửi đến Đôi công văn gửi đến quan mà khơng thơng qua phận văn thư gây khó khăn cho công tác lưu trữ tra cứu cần thiết Kết luận Cơng tác văn thư đóng vai trò quan trọng thiết thực; bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường; phương tiện giúp nhà trường thực nhiệm vụ giáo dục đào tạo theo quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước; giúp giải công việc nhà trường nhanh chóng, xác, có hiệu quả, đồng thời đảm bảo cho việc quản lý văn bản, sổ sách chặt chẽ Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện cho quan, tổ chức rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu tổ chức cơng dân Nhờ có giải pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua công tác văn thư nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin đi, đến cách xác, kịp thời giúp cho cơng tác quản lý nhà trường đạt hiệu cao Đề tài cho thấy làm tốt công tác quản lý văn thư đạo, tổ chức thực theo quy định pháp luật công tác văn thư Nhiệm vụ phải trở thành nhiệm vụ thường xuyên tất thành viên nhà trường phối hợp thực Đây giải pháp công tác văn thư mà tham mưu với lãnh đạo nhà trường năm học qua có thiếu sót định (như phần chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư), nội dung công việc mà phù hợp trường tơi mà khơng phù hợp với trường khác nhiều yếu tố như: công tác tham mưu cán văn thư với lãnh đạo nhà trường; quan điểm thủ trưởng quan; điều kiện sở vật chất trường … VIII Đề xuất - Để người làm công tác văn thư an tâm công tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý - Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vất chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo phương tiện đủ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt Trang: 32 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong - Cần cung cấp thêm trang thiết bị phù hợp với tiến khoa học giai đoạn - Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức làm công tác văn thư - Đối với nhà trường; có quy định rõ trách nhiệm phối hợp cán bộ, viên chức nhà trường công tác thiết lập hồ sơ, bảo quản lưu trữ tài liệu Điều lệ nhà trường Trang: 33 Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong IX Tài liệu tham khảo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phú công tác văn thư quy định bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan tổ chức; quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 15 tháng 11 năm 2013 Thủ tướng Chính phủ tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Biên hòa, ngày 15 tháng 05 năm 2015 Người thực Lê Thanh Hà Trang: 34 ... Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT LÊ HỒNG PHONG? ?? I Đặt vấn đề Trong hoạt động quản... Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Lê Hồng Phong? ?? IV Thực trạng vấn đề liên quan đến công tác quản lý văn thư trường THPT Lê Hồng Phong Thống kê số lượng văn đến, văn. .. ràng Công tác soạn thảo văn cán văn thư hạn chế mà chủ yếu công tác soạn thảo văn thư ký hội đồng làm Trang: Sáng kiến kinh nghiệm Giáo viên: Lê Thanh Hà – THPT Lê Hồng Phong Công tác quản lý công