Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác văn thư, là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, những con người hy sinh thầm lặng..
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐINH VĂN KHẢI BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH CAO ĐẲNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP CAO ĐẲNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 15A KHĨA (2015 – 2018) Tên quan : Cục quản lý lao động nước Địa : 41b Lý thái tổ - Hoàn kiếm – Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Trần Văn Bái Giảng viên hướng dẫn: ThS Đặng Văn Phong HÀ NỘI - 2018 MỤC LỤC PHẦN I:KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠ QUAN .1 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Cục Quản lý lao động nước 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .1 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng Cục Quản lý lao động nước 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Cục Quản lý lao động nước 1.2.1.1 Tổ chức máy 1.2.1.1.1 Các phòng thuộc Văn phòng Cục Quản lý lao động nước 1.2.1.2 Tổ chức nhân Văn phòng Cục Quản lý lao động nước .9 1.2.1.3 Tổ chức hoạt động Văn phòng Cục Quản lý lao động ngồi nước 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Cục Quản lý lao động ngồi nước 11 1.2.2.1 Chức 11 1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 13 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả cơng việc vị trí văn phòng .16 1.2.3.1 Xác đinh vị trí việc làm đội ngũ nhân văn phòng Cục 16 PHẦN II:LỜI NÓI ĐẦU 25 1.Lý chọn đề tài 27 2.Lịch sử nghiên cứu 28 Mục tiêu nghiên cứu 28 Nhiệm vụ nghiên cứu 28 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: .29 Phương pháp nghiên cứu 29 Kết cấu Báo cáo: .29 CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 30 1.1 Khái niệm, yêu cầu công tác văn thư 30 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 30 1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư 31 1.1.2.1 Nhanh chóng 31 1.1.2.2 Chính xác .31 1.1.2.3 Bí mật 32 1.1.2.4 Hiện đại 32 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 32 1.2.1 Vị trí công tác văn thư .32 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư 32 1.2.2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý 33 1.2.2.2 Làm tốt cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác, giữ bí mật Đảng Nhà nước,hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ 33 1.2.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân 33 1.2.2.4 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ .33 1.3 Nội dung công tác văn thư 34 1.3.1 Soạn thảo văn bản, ban hành văn .34 1.3.2 Quản lý giải văn 35 1.3.2.1 Quản lý giải văn 35 1.3.2.2 Quản lý giải văn đến 40 1.3.3 Quản lý sử dụng dấu 44 1.3.4 Công tác lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan .46 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 47 2.1 Mơ hình cơng tác văn thư Cục quản lý lao động nước 47 2.1.1 Xây dựng ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư 47 2.1.2 Tổ chức phận nhân làm văn thư quan 48 2.1.3 Công tác tra, đánh giá 48 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 48 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Cục quản lý lao động nước 48 2.2.1.1 Các loại văn Cục ban hành 48 2.2.1.2 Quy trình soản thảo ban hành văn 50 2.2.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn Cục quản lý lao động nước .52 2.2.3.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn .52 2.2.2.2 Đăng ký văn đi: 53 2.2.2.3 Nhân , đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn .55 2.2.3.1 Công tác tiếp nhận văn đến 58 2.2.3.2 Đóng dấu đến ghi số ngày đến 58 2.2.3.3 Đăng ký văn đến .59 2.2.3.4.Trình chuyển giao văn đến 62 2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu Cục quản lý lao động nước 62 2.3.1 loại dấu Cục 63 2.3.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Cục 63 2.3.3 Bảo quản dấu .64 2.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 64 2.4.1 Các loại hồ hình thành quan 64 2.4.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ .65 2.4.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 66 CHƯƠNG III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 68 3.1 Đánh giá chung 68 3.2 Ưu điểm .68 3.3 Nhược điểm 69 3.3.3 Kiến nghị 70 KẾT LUẬN 71 PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Cục Quản lý lao động nước 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngày 19/1/1980, Bộ trưởng Bộ Lao động ban hành Quyết định số 19/LĐQĐ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Hợp tác quốc tế lao động Ngày 04/7/1994, Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH ban hành Quyết định số 728/LĐTBXH-QĐ việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Cục Quản lý lao động với nước Thời điểm này, chức Cục giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức quản lý nghiệp đưa lao động (kể chuyên gia) Việt Nam làm việc có thời hạn nước ngồi Ngày 31/3/2003 Chính phủ ban hành Nghị định số 29/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐ-TB&XH, đổi tên Cục Quản lý lao động với nước thành Cục Quản lý lao động nước Cùng với phát triển kinh tế - xã hội đất nước tình hình quan hệ quốc tế, chế sách xuất lao động ngày đổi hoàn thiện Xuất lao động chuyên gia xác định hoạt động kinh tế, xã hội có ý nghĩa chiến lược, nhu cầu khách quan kinh tế nước ta trình hội nhập, phù hợp với nguyện vọng người lao động, góp phần giải việc làm, tăng thu nhập nâng cao tay nghề, tác phong công nghiệp cho người lao động, tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước tăng cường quan hệ quốc tế nước ta bạn bè quốc tế Trước yêu cầu thực tiễn, trách nhiệm mà Cục Quản lý lao động nước giao ngày tăng thêm nặng nề Đến ngày 8/7/2013 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Quyết định số 1012/QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Quản lý lao động ngồi nước Về chức Cục khơng thay đổi (quản lý nhà nước người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng theo quy định pháp luật) mà bổ sung số nhiệm vụ, quyền hạn như: Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công lĩnh vực giao; Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng danh mục vị trí, việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức chuyên ngành; hướng dẫn vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp đơn vị nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước ngồi theo hợp đồng theo phân cơng Bộ; Xây dựng sở liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công Bộ; Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch – Tài hướng dẫn, đạo chuyên môn, nghiệp vụ Quỹ Hỗ trợ Việc làm nước Cụ thể sau: Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ: a) Các dự án luật, pháp lệnh văn quy phạm pháp luật người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng b) Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn hàng năm, dự án, đề án người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng; chế, sách người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng c) Các văn thỏa thuận, nội dung đàm phán người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Việt Nam với nước, vùng lãnh thổ tổ chức quốc tế d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế- kỹ thuật đối vớihoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công lĩnh vực giao 2 Thông tin, phổ biến, giáo dục pháp luật người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng theo phân công Bộ Hướng dẫn kiểm tra việc thực quy định Nhà nước, Bộ người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Nghiên cứu, định hướng thực biện pháp ổn định phát triển thị trường lao động nước Thẩm định, trình Bộ cấp, đổi thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam làm việc nước doanh nghiệp hoạt động dịch vụ Hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng, báo cáo đưa người lao động làm việc nước theo quy định pháp luật; giám sát hoạt động đưa người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng doanh nghiệp, tổ chức cá nhân Xây dựng hướng dẫn thực kế hoạch đào tạo lao động làm việc nước ngoài; hướng dẫn nội dung, chương trình đào tạo nghề, ngoại ngữ; trình Bộ ban hành chương trình giáo trình bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động làm việc nước ngoài; quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động Việt Nam làm việc nước theo quy định pháp luật Chỉ đạo, tổ chức công tác quản lý, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp xử lý vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng theo phân công Bộ 10 Thu, quản lý sử dụng nguồn thu từ hoạt động đưa người laođộng Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 11 Thực chức tra chuyên ngành lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 12 Tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá nguồn lao động khả cung ứng lao động Việt Nam với thị trường lao động nước Chủ trì tổng kết, đánh giá, nhân rộng mơ hình tiên tiến lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 13 Xây dựng sở liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công Bộ 14 Hướng dẫn, đạo chuyên môn, nghiệp vụ ban, đại diện Bộ làm việc quan đại diện ngoại giao, quan Việt Nam nước 15 Quản lý hội, hiệp hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động lĩnh vực giao theo quy định pháp luật 16 Tham gia nghiên cứu, xây dựng chế độ sách cán bộ, công chức lĩnh vực phân cơng 17 Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán xây dựng danh mục vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp đơn vị nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước ngồi theo hợp đồng theo phân cơng Bộ 18 Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng; nghiên cứu khoa học theo phân cơng Bộ 19 Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài hướng dẫn, đạo chun mơn, nghiệp vụ Quỹ Hỗ trợ Việc làm nước 20 Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ đột xuất hoạt động đưa người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng 21 Quản lý công chức, viên chức; sở vật chất, tài chính, tài sản theo quy định pháp luật phân cấp Bộ 22 Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng Cục Quản lý lao động nước 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng Cục Quản lý lao động ngồi nước 1.2.1.1 Tổ chức máy Cơ cấu Văn phòng Cục gồm có: 01 Chánh Văn phòng, 01 Phó Chánh Văn phòng, 08 phòng, ban giúp việc cụ thể sau: * Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động nước: Vũ Hồng Minh Là người lãnh đạo, điều hành tồn diện hoạt động Văn phòng Cục Quản lý lao động ngồi nước Các cơng việc cụ thể Chánh Văn phòng bao gồm cơng việc sau: - Trực tiếp đạo xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, chương trình cơng tác tháng Cục Quản lý lao động nước, xây dựng lịch công tác tuần lãnh đạo Cục Quản lý lao động nước; giúp Cục Quản lý lao động nước, Cục trưởng tổ chức thực đôn đốc, kiểm tra phòng thuộc Cục Quản lý lao động nước - Tham mưu, giúp việc cho Cục, Cục trưởng, Phó Cục trưởng đảm bảo hoạt động đạo, điều hành chung; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo, trực tiếp tham mưu giúp Cục, Cục trưởng công tác đạo, điều hành lĩnh Cục quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức; công tác thi đua khen thưởng cán bộ, công chức - Phát ngôn viên Cục Quản lý lao động nước; trao đổi, cung cấp thơng tin cho báo chí theo thẩm quyền theo quy định pháp luật - Giúp Cục Quản lý lao động nước, Cục trưởng triển khai nhiệm vụ phối hợp công tác Cục với quan Bộ Lao động – Thương binh Xã hội - Chịu trách nhiệm công tác cán Văn phòng Cục: Xây dựng quy hoạch cán theo hướng dẫn, đạo cấp trên; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, cơng chức; theo dõi, tổng hợp chế độ, sách tiền lương cán bộ, nhân viên Văn phòng - Giúp việc cho Cục Quản lý lao động ngồi nước, Cục trưởng Cục Quản lý lao động nước - Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Cục Quản lý lao động nước đạo * Phó Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động ngồi nước: Vũ Minh Tú - Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành hoạt động Văn phòng Chánh Văn phòng cơng tác ủy quyền; Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng việc thực nhiệm vụ theo phân công, ủy quyền - Giúp Chánh Văn phòng thu thập, xử lý thơng tin, chuẩn bị báo cáo, tham mưu, giúp việc cho Cục Quản lý lao động ngồi nước phòng khác thuộc quản lý Cục Quản lý lao động nước - Giúp việc hành cho Cục, lãnh đạo Cục theo lĩnh vực phân công phụ trách - Chỉ đạo việc thực nghiệp vụ theo quy định pháp luật hành chính, văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm báo cáo trước Cục Chánh Văn phòng kết cơng tác Văn thư, lưu trữ theo yêu cầu - Ký văn theo quy định pháp luật - Điều hành, quản lý, phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cán phòng văn thư, lưu trữ; phô tô; cán tổng hợp phụ trách theo lĩnh vực phân công; cán giúp việc cho Cục Quản lý lao động nước - Quản lý, theo dõi công tác quản trị, hành quan, gồm: + Theo dõi, kiểm tra, trì, sửa chữa; chỉnh trang cơng sở + Sắp xếp, bố trí phòng làm việc + Theo dõi, quản lý việc sử dụng sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị quan Văn phòng giao quản lý CỤC QUẢN LÍ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI NĂM:… Từ ngày:…/…/…đến ngày …/…/… Từ số:…đến số… Ngày chuyển (1) Số đến Đơn vị Ký nhận Ghi (2) người nhận (3) (4) (5) Việc chuyển giao văn cơng việc quan trọng góp phần tạo thuận lợi cho tiến độ giải công việc nhanh chóng đảm bảo Văn phải chuyển giao ngày ngày, chậm ngày làm việc *Lưu văn đi: Mỗi văn ban hành Cục ban hành có dùng để lưu lại: gốc văn thư lưu lại, lưu đơn vị soạn thảo văn để lưu vào hồ sơ cơng việc 57 2.2.3 Công tác tổ chức quản lý giải văn đến Cục quản lý lao động nước 2.2.3.1 Công tác tiếp nhận văn đến Tại Cục quản lý lao động ngồi nước tất văn đến tập trung tầng phòng văn thư, sau cán văn thư tiếp nhận văn kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong có Nếu phát tình trạng hỏng bì thời gian nhận chậm so với thời gian ghi bì văn hoả tốc hẹn báo cáo với với chị Vũ Hơng Minh chánh văn phòng, trường hợp cần thiết phải lập biên với người chuyển giao, văn Các văn sau tập trung văn thư đóng dấu đến cho vào phòng ban, phòng ban có trách nhiệm xuống lấy văn bản, số văn cho vào cặp trình lãnh đạo, *, Phân loại bóc bì văn đến Các bì văn đến phân loại xử lý sau,: Loại phải bóc bì, bì văn gửi đến Cục quản lý lao động ngồi nước, loại bì văn có ghi tên Trần Văn Bái ( cán văn thư) Nhưng loại bì có đóng dấu mức độ mật , gửi đích danh cá nhân, phòng ban quan chuyển đến cá nhân phòng ban 2.2.3.2 Đóng dấu đến ghi số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn đến đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến, Tại cách ghi số đến văn đến từ cơng ty có chung số đến, Dấu đến đóng vào khoảng trống trên, bên trái bên phải đệ tiện cho việc đóng dấu nhanh chóng nên quy định đóng dấu đến chưa tuân thủ theo quy định nhà nước 58 ( Dấu công văn đến) 2.2.3.3 Đăng ký văn đến Cục quản lý lao động nước lập sổ đăng ký văn đến gồm loại: “ Sổ đăng ký văn đến mật” “ Sổ đăng ký cho tất loại văn đến”, "Sổ đăng ký đơn thư, khiếu nại" gửi đến cục Văn đến đăng ký vào sổ công văn đến sổ đơn thư, đăng ký sở liệu máy tính, Đăng ký văn sổ, tất văn đến trừ đăng ký hợp đồng cung ứng lao động, đề nghị cấp thư phái cử thí khơng đăng ký vào sổ công văn đến, sổ công văn đến, đăng ký tất văn đến trừ đơn thư khiếu nại đăng ký vào sổ đơn thư, văn mật đăng ký vào sổ ký văn mật * Mẫu bìa: 59 BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:………… Từ ngày……………… đến ngày…………… Từ số:………………… đến số……………… Quyển số:…… 60 * Phần đăng ký văn đến: Ngày đến (1) Số Nơi gửi Số, đến công văn ký hiệu (2) (3) (4) Ngày tháng cơng văn (5) Tên loại trích yếu Nơi nhận nội dung người nhận (6) 61 (7) Ký nhận (8) Ghi (9) 2.2.3.4.Trình chuyển giao văn đến Sau đăng ký văn đến, thi văn thư Cục quản lý lao động nước phần loại văn bản, trình lãnh đạo cục, văn gửi đến phòng Nhật phòng Đài loan phòng cử người xuống lấy văn Việc chuyển giao văn đảm kịp thời, xác đối tượng, chặt chẽ giữ bí mật nội dung văn bản, không thành lập sổ chuyển giao văn bản, nên văn trình lãnh đạo cục khơng có kỹ nhận nên hay sảy tình trạng văn bản, văn thư người phải chịu trách nhiệm, đối văn gửi tới phòng ban ghi vào sổ nhận ký, ghi lại số công văn đến, phòng ban ký nhận 2.2.3.5 Cơng tác giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nội dung văn bản, lãnh đạo đạo đơn vị, cá nhân có liên quan trực tiếp với nội dung cơng văn cần giải Trong q trình thực hiện, có vướng mắc phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến xử lý Đối với văn có ghi thời hạn giải văn bản, gần đến hạn mà đơn vị, cá nhân chưa xử lý xong, cán văn thư cần có biện pháp nhắc nhở Sau văn ban hành, cán văn thư tiến hành theo dõi giải văn có đến quan khơng việc gọi điện kiểm tra, xem biên lai nhân viên gửi,… Nhìn chung, công tác giải theo dõi văn đi- đến cán văn thư thực tốt, có trường hợp sai phạm thất lạc văn 2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu Cục quản lý lao động nước Việc quản lý sử dụng dấu quan thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 29/ 9/ 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 62 2.3.1 loại dấu Cục Tại Cục quản lý bao gồm loại dấu sau: - Dấu có hình Quốc huy ( dấu tròn) Cục quản lý lao động ngồi nước - Dấu chức danh: Cục trưởng, phó cục trưởng, trưởng phó phòng nhận bản, đài loan…… - Dấu phục vụ công tác văn thư: Dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc… - Dấu riêng phòng, ban, đơn vị thuộc Cục 2.3.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu Cục * Quản lý dấu Văn thư Cục ln giữ dấu đóng dấu quan, tổ chức, Không giao giấu cho khác chưa phép văn người có thẩm quyền, Con dấu cất vào tủ khóa sử dụng xong *Sử dụng dấu Văn thư ln người cầm dấu đón lên văn bản, văn thể thức có ký thẩm quyền người ký văn bản, Dấu văn ln đóng chiều, rõ ràng, đơi chưa trùm lên 1/3 kí phía bên trái 63 ( Dấu Cục quản lý lao động ngồi nước) Đơi có số trường hợp đóng dấu nhầm, văn thư cục thường đóng vào bên cạnh dấu cũ, điều với quy định pháp luật 2.3.3 Bảo quản dấu Việc bảo quản dấu tiến hành chặt chẽ Tại phòng văn thư có tủ chun dụng để đựng tài liệu đồ dùng quan trọng Như vậy, dấu bao bọc lớp tủ có khóa, đặt nơi thống mát, đảm bảo an tồn, tránh bị đánh cắp tác nhân bất lợi làm hỏng dấu 2.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.4.1 Các loại hồ hình thành quan Lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội đặc biệt quan quản lý nhà nước tài liệu lưu trữ với thông tin chứa đựng sở để xây dựng sách, kế hoạch, chương trình định quản lý cụ thể Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn 64 khác nguồn thơng tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Cụ quản lý lao động ngồi nước bố trí văn thư, kho lưu trữ riêng tầng với kho lưu trữ diện tích 40m 2, Cán văn thư kiêm ln lưu trữ quan Loại hình hồ sơ, tài liệu chủ yếu hành chính, số hồ sơ cá nhân lao động nước ngoài, ngồi cón có số tài liệu phim ảnh, khơng có tài liệu khoa học cơng nghệ Tình trạng vật lý tài liệu: chưa có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, số bị rách nát, lộn xộn Tài liệu xếp theo năm bó gói cẩn thận Tại chủ yế hồ sơ nhân sự, bên cạnh có số hồ sơ hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc… 2.4.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Hàng năm, vào ngày làm việc cuối năm, phận phụ trách việc lưu trữ tài liệu, văn ban hành tập hợp, xếp kiểm tra lại Nếu văn bị thiếu tiến hành thu thập lại lập thành hồ sơ tài liệu Những cán chun mơn tạo file mềm danh mục hồ sơ ổ cứng (trong mạng LAN) để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tìm kiếm Các hồ sơ sau tạo lập hoàn chỉnh cất lên giá để lưu trữ Đối với công văn Thông báo, tính chất có hiệu lực thời gian ngắn nên sau năm đem tiêu hủy cách xé nát đốt Với Quyết định, vào mức độ quan trọng mà tập lưu công văn bị hủy sau năm Còn Hồ sơ nhân sự, hồ sơ tài sản bảo quản vĩnh viễn Bởi gốc lưu phòng nên hủy hồ sơ phòng trực tiếp thực Quy trình lập hồ sơ hành thực sau: - Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, Chuyên viên văn phòng vào chức năng, nhiệm vụ giao dự kiến việc triển 65 khai năm để xác định danh mục hồ sơ cần lập năm báo cáo Thủ trưởng để trang bị cặp hồ sơ; - Mở hồ sơ : vào danh mục hồ sơ, Chuyên viên cán ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ Mỗi hồ sơ dùng tờ bìa bên ngồi ghi rõ số, ký hiệu vào tiêu đề hồ sơ; - Thu thập văn đưa vào hồ sơ: trình giải cơng việc, nhận soạn thảo hay ban hành văn có liên quan đến vấn đề cơng việc cán chuyên viên đưa chúng vào bìa cặp, hộp hồ sơ đó; - Sắp xếp văn hồ sơ: Cuối năm sau kết thúc cơng việc cán chun viên có trách nhiệm kiểm tra lại tài liệu có hồ sơ Nếu thấy thiếu tài liệu cần phải sưu tầm cho đầy đủ Các tài liệu xếp theo trật tự định: thời gian, theo trình tự giải công việc 2.4.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cục quản lý lao động nước theo quy định Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, thực cụ thể sau: - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc hồ sơ, tài liệu Cục hoàn thành nộp vào lưu trữ quan Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải lãnh đạo quan đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Thành phần hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộp vào lưu trữ hành quan, tổ chức bao gồm toàn hồ sơ, tài liệu có giá 66 trị lưu trữ hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân đó, trừ tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để theo dõi, giải công việc) lưu đơn vị, cá nhân thực huỷ theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức - Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo để phối hợp thực không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị, cá nhân 67 CHƯƠNG III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 3.1 Đánh giá chung Sau thời gian thực tập cục quản lý lao động nước, thời gian nhiều, song đợt thực tập mang lại cho em nhiều điều bổ ích, giúp em học hỏi thêm số kỹ nhà Quản trị văn phòng, ứng dụng kiến thức học vào thực tiễn, Nhìn chung cơng tác văn phòng Cục quản lý lao động nước, thực tốt, hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức nhiệm vụ, quy định nhà nước, tạo hành lanh pháp lý vững để cán bộ, công chức, viên chức thực theo quy định, Giữa phòng ban chức phối hợp với cách nhịp nhàng liên kết chặt chẽ, hỗ trợ lẫn trình giải cơng việc, nhân tố quan trọng tiền đề giúp Văn phòng cục thực tốt chức nhiệm vụ mình, Văn phòng ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác , giải cơng việc nhanh chóng, Thơng qua q trình thực tiễn em nhận thấy cơng tác văn phòng tổ chức công tác văn thư tổ chức, thực chặt chẽ, với quy định nhà nước, song bên cạnh số nhược điểm nhỏ mà mà Cục quản lý lao động nước cần điều chỉnh nâng cao hiệu công tác văn thư 3.2 Ưu điểm Trong thời gian thực tập Cục quản lý lao động nước Dựa sở tài liệu, thông tin thu thập được, thêm vào quan sát, em xin có vài nhận xét cơng tác tổ chức văn thư có số ưu điểm sau; Nhìn chung cơng tác văn thư cục thực tốt,cơ cấu tổ chức ổn định, cán có văn thư có chun mơn cao Các văn ngày hoàn thiện thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo, trước chuyển văn cán văn thư 68 kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn bản, khơng có tình trạng văn khơng có ngày tháng năm, hay số kỹ hiệu văn bị trùng Mặc dù số lượng văn lớn, việc đăng ký văn khẩn chương nghiệp túc, tạo điều kiện thuật lợi để giải công việc Văn đến việc đăng ký sổ sở liệu máy tình giúp việc tra tìm văn nhanh chóng, tránh trường hợp WF hay WF bị lag Việc tổ chức giải văn ( đi, đến) thực theo quy định nhà nước, Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, khơng có tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, giấy tờ chưa có nội dung, dấu đóng lên văn giấy tờ có đầy đủ ký người có thẩm quyền 3.3 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn thư Cục quản lý lao động ngồi nước số hạn chế sau: Lãnh đạo Cục lãnh đạo văn phòng chưa thực quan tâm mức đến công tác văn thư, Công tác kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào cơng việc làm việc bỏ hay đến muộn,về sớm sử dụng điện thoại quan dùng vào việc cá nhân hành chính, Việc cập nhận văn mới, thay văn cũ chậm chễ vd như: Nghị định 58/2001/NĐ-CP nghị định số 31/2009/NĐ-CP bị bãi bỏ, hết hiệu lực thay nghị Định số 99/2016/NĐ-CP quan chưa cập nhật thay thế, Cục chưa ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, 69 3.3.3 Kiến nghị Thứ nhất:Lãnh đạo Cục, lãnh đạo văn phòng Cục cần quan tâm sát nữa, đến công tác văn thư, Ban hành chủ chương hưỡng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho quan, Thứ hai: Nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ cho cán văn thư, cử học lớp tập huấn công tác văn thư, phối hợp với trường Đại học tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư quan Thứ ba: Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác văn thư kiểm tra lại việc lập hồ sơ công việc phòng ban quan, cần ban hành văn hưỡng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn thư vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thứ tư: Thường xuyên tổ chức sơ kết,tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư để đánh giá việc chưa làm có biện pháp kịp thời.khen thưởng khích lệ tinh thần với phòng ban, cá nhân có thành tích cao, có hình phạt xử lý với người chưa làm tốt, Thứ năm: Bổ sung thêm biên chế, khối lượng văn tiếp nhận ban hành lớn việc cán văn thư kiêm công tác lưu trữ ảnh hưởng nhiều đến thời gian làm việc hiệu công viêc, nên việc bổ sung biên chế cần thiết, Thứ sáu: Thực sách khuyến khích nghỉ hưu sớm người sức khỏe yếu, hạn chế lực nhằm tạo đồng điều chất lượng nguồn nhân sự, Thứ bảy; cần trang bị thêm trang thiết bị văn phòng đại nhằm phục vụ cho công tác văn thư – ứng dụng khoa học công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng,chĩnh xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội 70 KẾT LUẬN Nhìn chung, hoạt động quan, tổ chức bên cạnh mặt tích cực đạt tồn hạn chế định Để cơng tác văn phòng, văn thư đạt hiệu cao đòi hỏi lãnh đạo cán quan cần có kế hoạch biện pháp nhằm phát huy thành tựu đạt khắc phục hạn chế tồn Cho dù xuất phát từ mục đích gì, phương pháp việc đào tạo bồi dưỡng cán có lực chun mơn, đạo đức tốt có lòng u nghề làm việc phấn đấu cơng việc quan trọng Có hoạt động văn phòng đạt kết mong đợi Trong thời gian thực tập Cục quản lý lao động nước em học tập nhiều kiến thức bổ ích thực tế quan, ứng dụng kiến học nhà trường vào thực tế, qua thêm u nghề lựa chọn Qa em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế quan nhà nước học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học trường Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Cục quản lý lao động nước tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợn thực tập này, Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Trần Văn Phong – giáo viên hướng dẫn thực tập tập thể đội ngũ Giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt cho em kiến thức để em hoàn thành báo cáo này, Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế ít, lực hạn chế, nên báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót cần chỉnh sửa, kính mong thầy góp ý để báo cáo em hoàn chỉnh em xin chân thành cảm ơn! 71 ... khăn công tác quan Cục Quản lý lao động ngồi nước nơi có số lượng văn lớn, xin lựa chon đề tài” Khảo sát thực trạng đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Cục Quản lý lao động nước ... viên Văn phòng - Giúp việc cho Cục Quản lý lao động ngồi nước, Cục trưởng Cục Quản lý lao động nước - Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Cục Quản lý lao động nước đạo * Phó Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao. .. II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 47 2.1 Mơ hình công tác văn thư Cục quản lý lao động nước 47 2.1.1 Xây dựng ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác