Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước

Những người làm văn phòng là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Họ thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho lãnh đạo giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng.

LỜI CẢM ƠN Bài tiểu luận “Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phịng Cục quản lý lao động ngồi nước” kết q trình tìm hiểu tơi Để có đủ kiến thức làm nghiên cứu xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng hướng dẫn, bảo, giúp đỡ Đồng thời cung cấp kiến thức quý báu hướng dẫn, trang bị cho kiến thức bản, giúp biết cách tiếp cận vấn đề để hồn thành tiểu luận Do kiến thức, trình độ lý luận cịn hạn hẹp, khơng tránh khỏi thiếu xót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung thầy giáo, cô giáo để nghiên cứu tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động ngồi nước”.Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2020 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài .3 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 1.1 Cơ sở lý luận thư ký văn phòng 1.1.1 Khái niệm thư ký 1.1.2 Khái niệm thư ký văn phòng .4 1.1.3 Phân loại thư ký văn phòng 1.1.4 Chức người thư ký văn phòng .6 1.1.5 Nhiệm vụ quyền hạn người Thư ký Văn phòng 1.2 Khái quát Cục quản lý lao động nước .7 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Cục Quản lý lao động nước .7 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÍ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 12 2.1 Thực trạng vị trí người thư ký văn phịng Cục Quản lý lao động nước 12 2.2 Phân loại thư ký văn phòng 13 2.3 Chức người thư ký văn phòng .16 2.3.1 Nhóm chức liên quan đến cơng tác tổ chức thông tin, tham mưu tổng hợp: .16 2.3.2 Nhóm chức thuộc cơng tác tổ chức hành bao gồm: 17 2.4 Nhiệm vụ người thư ký 17 2.4.1 Nhiệm vụ chung thư ký văn phòng Cục quản lý Lao động nước .17 2.4.2 Nhiệm vụ cụ thể theo phận chuyên môn .20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 28 3.1 Nhận xét 28 3.1.1 Ưu điểm .28 3.1.2 Nhược điểm .28 3.2 Giải pháp 29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, hoạt động VP diện phận phịng, ban khơng phải phịng hành quản trị Các quan có phịng ban khác phận có cơng việc hành cần phải có cơng tác văn phịng Mọi hoạt động quan, xí nghiệp phải lập kế hoạch từ trước phải có cách thức thực phù hợp, đạt kết tối ưu Có thể nói rằng, văn phịng phận khơng thể thiếu quan hay tổ chức Văn phòng phận cấu thành quan, tổ chức mà diễn hoạt động vê công tác văn thư – lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo quan Do nhân lực phụ trách cơng việc chun mơn văn phịng u cầu vừa có chun mơn để thực tốt nghiệp vụ, vừa có trình độ quản lý quan Những người làm văn phòng cầu nối khách hàng cấp chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu Họ thực công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành văn phòng, thực công việc liến quan đến giấy tờ, cơng việc tạp vụ hành chính, xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức họp, hội nghị, lên kế hoạch cho lãnh đạo giúp việc cho Lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ Văn phòng Quản trị văn phòng ngành khơng cịn q mẻ ln ngành học nhiều sinh viên lựa chọn, đời nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị yêu cầu công việc ngày phức tạp Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, Khoa Quản trị văn phịng nói riêng tổ chức cho sinh viên khoa thực ngành nghề quan, doanh nghiệp nhằm định hướng, giúp sinh viên nhận biết rõ công việc sau vận dụng lý thuyết học vào thực tế công việc quan Đây Đây hội tốt để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức để biết sâu ngành nghề theo học, cung hiểu vị trí vai trị người thư ký văn phịng Được giúp đỡ cùa nhà trường khoa quản trị văn phòng tiếp nhận Cục quản lý lao động ngồi nước tơi có thời gian thực tập Văn phòng Cục quản lý lao động ngồi nước Trong xuất thời gian tơi tìm hiểu, cơng việc vị trí chức người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động nước Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài thu hút thân nét đặc biệt người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động ngồi nước, tơi chọn đề tài mang tên “Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động nước,” làm đề tài kết thúc học phần Nghiệp vụ thư ký văn phịng Lịch sử nghiên cứu Nhiệm vụ người thư ký văn phòng đề tài nghiên cứu quan, tổ chức người đặc biệt quan tâm Nhưng theo tìm hiểu tơi chưa có đề tài tìm hiểu đề tài “Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động nước” Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài: Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động nước, Phạm vi nghiên cứu Khơng gian: Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động nước Thời gian: năm 2015-2020 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống hóa lý luận vị trí, chức năng, nhiệm vụ thư ký văn phịng - Tìm hiểu thực tế vị trí, chức năng, nhiệm vụ thư ký văn phịng Cục quản lý lao động nước - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao vị trí, chức năng, nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động nước Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thống kê - Phương pháp quan sát tham khảo tài liệu - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế - Phương pháp phân tích tổng hợp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Thư ký văn phòng khái quát Cục quản lý lao động nước, Chương 2: Thực trạng vị trí, chức năng, nhiệm vụ người thư ký văn phịng Cục quản lý lao động ngồi nước, Chương 3: Giải pháp nâng cao vị trí, chức năng, nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động nước CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 1.1 Cơ sở lý luận thư ký văn phòng 1.1.1 Khái niệm thư ký Thứ ký tiếng anh “Secretary” từ dùng phổ biến giới Việt Nam nhiên thực tế thứ ký dùng hiểu theo nhiều nghĩa khác Thứ nhất: Thư ký người giao làm công việc liên quan đến văn thư, liên lạc, thư tín thủ tục hành văn phòng quan tổ chức Thứ hai: Thư ký người giao việc ghi chép soản thảo văn giấy tờ họp hay hội nghị (Thư ký hội nghị, thư ký hội đồng khoa học) Thứ ba: Thư ký người đại diện giao nhiệm vụ điều hành công việc hàng ngày quan tổ chức đoàn thể (Tổng thư ký hội nhà văn) Thứ tư: Thư ký người giúp việc cho lãnh đạo cao quan nhân vật cao cấp cơng việc giấy tờ, giao thiệp, xếp chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày cách hiểu tương đương với từ thư ký riêng hay trợ lý (ví dụ: Thư ký riêng cho Bộ trưởng, Thư ký riêng cho giám đốc, Trợ lý Viện trưởng…) Như vậy, thư ký người trợ lý, giúp việc đồng thời người đảm nhận cơng việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiều cách định nghĩa khác dù vị trí cơng việc người thư ký ln ln gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tin giao tiếp, hay nói cách khác cơng việc mang tính chất hành 1.1.2 Khái niệm thư ký văn phòng Theo Nghiệp vụ thư ký văn phòng (NXB Chính trị Quốc gia năm 1997) định nghĩa “thư ký văn phòng người giúp việc trực tiếp cho thủ trường lãnh đạo quan.” Trong đó, giáo trình Nghiệp vụ thư ký soạn thảo văn quản lý hồ sơ tài liệu Trường Hành Chính Thành phố Hồ Chí Minh (1994) định nghĩa” Các nhân viên chuyên viên văn phòng gọi chung thư ký” PGS.TS Vũ Thị Phụng “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” xuất năm 2006 định nghĩa “ Thư ký văn phòng người giao, đảm nhiệm phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc giao tiếp, tổ chức xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan” Tư khái niệm hiểu: Thư ký văn phòng người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ Văn phòng” 1.1.3 Phân loại thư ký văn phòng Hiện sách cơng trình nghiên cứu đưa nhiều cách phân loại thư ký văn phòng Nếu vào cơng việc chun mơn, thư ký văn phịng phân thành: Thư ký phụ trách văn thư Thư ký phụ trách việc tổng hợp thông tin biên tập văn Thư ký phụ trách vê lưu trữ hồ sơ Thư ký kê toán Thư ký phụ trách thông tin liên lạc (điện thoại, telex ) Thư ký phụ trách vật tư, thiêt bị ván phòng Dưới góc độ quản lý , vào chức trách giao, người ta phân thư ký văn phòng thành hai loại: - Thư ký điều hành: Gồm Chánh, Phó văn phịng Trưỏng, Phó phịng hành - Thư ký chuyên môn: Là chuyến viên giao đảm nhận nhiệm vụ cụ thể thuộc lĩnh vực văn phịng (văn thư, lưu trữ, kê tốn, máy tính ) Nếu vào trinh độ chuyên môn thư ký văn phịng phân thành: - Thư ký cao cấp - Thư ký trung cấp - Thư ký sơ cấp Việc phân loại thư ký giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị việc phân công trách nhiệm công việc đối vối thư ký văn phòng cho hợp lý đưa lại hiệu cao Đôi với nhiều quan, doanh nghiệp việc phân loại cho việc xếp lương, xét thưởng cho thư ký văn phịng tiêu chí khơng - vào cấp mà ngồi cấp người ta cịn vào khả thực tế người thư ký Vì vậy, có thư ký tơt nghiệp trung cấp có khả đảm nhận cơng việc trình độ sơ cấp 1.1.4 Chức người thư ký văn phòng Thư ký văn phòng người giải phóng thủ trưởng khỏi cơng việc vụ tạo điều kiện cho khả lao động sáng tạo lãnh đạo, theo V.l.Lênin loại lao động “để tất vấn đề chọn lọc đánh giá sơ bộ” Trên sở chức Văn phịng, người Thư ký Văn phịng có hai nhóm chức sau: Thứ nhất: Nhóm chức liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao gồm: Xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, kiểm tra việc thực Quyết định, thị Thủ trưởng… Thứ hai: Nhóm chức thuộc cơng tác tổ chức hành bao gồm: Tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị cho thủ trưởng cơng tác, tổ chức nhân Có thể Khẳng định hai nhóm chức phản ánh phạm vi hoạt động chung người Thư ký nhiên cách phân chia chưa tính đến vị trí người Thư ký, vị trí người thủ trưởng hoạt động nội quan cung quan hệ có tĩnh xã hội khác 1.1.5 Nhiệm vụ quyền hạn người Thư ký Văn phòng Nhiệm vụ quyền hạn người Thư ký văn phịng hai vấn đề khơng thể tách biệt Ở nhiệm vụ khác người Thư ký phải trao quyền hạn định Điều có ý nghĩa tính hợp pháp việc sử dụng quyền hạn trao người Thư ký phụ thuộc vào mục đích việc sử dụng quyền lực 1.1.5.1 Nhiệm vụ chung thư ký văn phịng Cục quản lý Lao động ngồi nước Thứ ba: Phát ngôn viên Cục Quản lý lao động ngồi nước; trao đổi, cung cấp thơng tin cho báo chí theo thẩm quyền theo quy định pháp luật Thứ tư: Chịu trách nhiệm công tác cán Văn phòng Cục: Xây dựng quy hoạch cán theo hướng dẫn, đạo cấp trên; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, cơng chức; theo dõi, tổng hợp chế độ, sách tiền lương cán bộ, nhân viên Văn phòng 2.4 Nhiệm vụ người thư ký 2.4.1 Nhiệm vụ chung thư ký văn phòng Cục quản lý Lao động ngồi nước 2.4.1.1 Cơng tác Văn thư, lưu trữ - Hành – Quản trị Một là: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng tuần, tháng, q, năm Cục theo dõi, đơn đốc, tổng hợp tình hình thực Hai là: Chủ trình phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn Cục; Ba là: Phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức tiếp đón phục vụ khách nước quốc tế đến làm việc quan Bốn là: Tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ phục vụ hoạt động Cục, quy định bảo vệ bí mật nhà nước Cục; Năm là: Tổ chức công tác an ninh, quốc phịng, bảo đảm an ninh, trật tự, an tồn vệ sinh lao động phòng cháy chữa cháy Cục Sáu là: Quản lý sử dụng có hiệu sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ thông tin tài sản quan; bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc lại phục vụ cho công tác Cục Bảy là: Lập kế hoạch mua sắm, tu bảo dưỡng, sửa chữa tài sản trang thiết bị; tổ chức thực phê duyệt Tám là: Phối hợp với Cơng đồn đơn vị việc chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, viên chức người lao động Cục 2.4.1.2 Công tác Tổ chức cán 17 Thứ nhất: Chủ trình nghiên cứu, xây dựng trình Cục tổ chức máy, biên chế đơn vị thuộc Cục, Quy chế làm việc quan hệ công tác Cục Thứ hai: Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thực chức năng, nhiệm vụ giao; đôn đốc, kiểm tra việc thực Quy chế làm việc mối quan hệ công tác Cục Thứ ba: Quản lý công chức, viên chức người lao động Cục, thực chế độ công chức, viên chức người lao động Cục Thư tư: Quản lý hồ sơ công chức, viên chức người lao động; Tổ chức thực việc nhận xét, đánh giá phân loại cán hàng năm Thứ năm: Xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán dài hạn ngắn hạn, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức người lao động thuộc Cục, tổ chức thực sau phê duyệt Thứ sáu: Đề xuất, trình Cục việc cử công chức, viên chức người lao động công tác ngắn hạn, công tác dài hạn nước ngồi Thứu bảy: Chủ trình phối hợp với đơn vị liên quan hàng năm rà sốt vị trí việc làm cấu ngạch công chức để đề xuất điều chỉnh đề án vị trí việc làm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Thứ tám: Thực nhiệm vụ Thường trực thi đua khen thưởng Cục; tổ chức thực công tác thi đua khen thưởng Thứ chín: Giúp Cục trưởng thực chức quản lý nhà nước Hội, Tổ chức phi Chính phủ hoạt động lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam làm việc nước theo hợp đồng Thư mười: Tiếp nhận giải đơn thư khiếu nại liên quan đến công chức người lao động làm việc Cục Mười một: Thực chế độ báo cáo, thống kê tình hình tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức tiêu kế hoạch lao động, tiền lương hàng năm 2.4.1.3 Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn 18 Một là: Phân chia bưu phẩm nhận cho phận thuộc quyền Thủ trưởng, vào sổ bưu phẩm đến Hai là: Chăm lo việc giao luân chuyển văn phận Ba là: Giải việc trao đổi văn đơn giản theo thị Thủ trưởng, đánh máy công văn trao đổi Thủ trưởng Bốn là: Kiểm tra thể thức tính hợp pháp văn trình Thủ trưởng 2.4.1.4 Nhiệm vụ thuộc tổ chức công việc Thứ nhất: Lập lịch ngày, tuần, tháng… Của Thủ trưởng Thứ hai: Thống kê kiểm tra việc thực Chị thị Thủ trưởng Thứ ba: Sắp xếp tổ chức phòng làm việc thủ trưởng Thứ tư: Lập kế hoạch, liên hệ, chuẩn bị nội dung, kinh phí…… cho chuyến công tác 2.4.1.5 Nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân Thứ nhất: Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng chuẩn bị chuyến công tác Thủ trưởng Thứ hai: Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng Thủ trưởng công tác Hướng dẫn cách khái quát công việc cho cán tham gia chuyến công tác thu thập xử lý thông tin chuyến công tác sau họ trở Thứ ba: Làm khâu trung gian quan hệ điện thoại với Thủ trưởng Thứ tư: Chuẩn bị, triệu tập ghi biên họp thảo luận Thủ trưởng triệu tập 2.4.1.6 Những nhiệm vụ khác - Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc - Báo cáo tổng quát hội ý kiện quan trọng quan, đơn vị - Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng Thủ trưởng, chăm lo chuyển tạp chí phận thuộc quyền Thủ trưởng - Tổ chức số công việc hành vụ có tính chất cá nhân liên quan đến Thủ trưởng phương tiện lại, trang thiết bị Văn phòng 19 2.4.2 Nhiệm vụ cụ thể theo phận chuyên môn 2.4.2.1 Bộ phận Quản trị thiết bị : Đầu tiên: Quản lý hạ tầng sở Cục Quản lý lao động nước bao gồm đất đai, vườn hoa, xanh, hàng rào, hệ thống giao thông nội bộ, hệ thống cống rãnh… khuôn viên Cục, ngăn ngừa đề xuất giải pháp xử lý hành vi xâm phạm đất đai Cục, bảo vệ toàn vẹn địa giới thuộc quan quản lý; Thứ hai: Quản lý toàn hệ thống nhà bao gồm: phòng ban, đơn vị, phận khu đất thuộc Cục quản lý Thứ ba: Tổ chức đạo đảm bảo công tác vệ sinh mơi trường phịng làm việc, nhà vệ sinh, hành lang công cộng khu vực làm việc, đường xá khu vực trống giao cho Cục quản lý; Thứ tư: Quản lý vận hành hệ thống cấp thóat nước tồn Cục Đảm bảo thường xuyên có nước sử dụng cho hoạt động Cục Tổ chức quản lý tốt việc sử dụng nước, chống lãng phí thất thu tiền nước Quản lý, tu sửa, bảo dưỡng toàn hệ thống cấp, thóat nước, đảm bảo vệ sinh khn viên; Thứ năm: Quản lý vận hành hệ thống lưới điện của, đảm bảo lưới điện hoạt động để phục vụ cho hoạt động quan Chủ động nghiên cứu đề xuất tổ chức thực biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm điện chống thất thu tiền điện Xây dựng kế hoạch lập dự toán hàng năm cho việc sửa chữa, tu bổ hệ thống điện; Thứ sáu: Tổ chức thực công tác trồng cắt tỉa xanh, hoa cảnh, đảm bảo cảnh quan sạch, đẹp, xanh bóng mát khuôn viên quan; Thứ bảy: Lập kế hoạch thực tu bổ, sửa chữa sở vật chất; Thứ tám: Phối hợp với phận chức liên quan nghiệm thu cơng trình xây dựng mới, cơng trình sửa chữa, cải tạo, nhận bàn giao có kế hoạch đưa cơng trình vào sử dụng có hiệu quả; Thứ chín: Lập kế hoạch thực sửa chữa, mua sắm trang thiết bị; 20 Thứ mười: Phối hợp với phận liên quan tổ chức triển khai, tập huấn công tác phòng cháy, chữa cháy phòng nổ quan; Mười một: Chủ trì thực việc kiểm kê đất đai, nhà cửa, phòng ốc Cục quản lý; Mười hai: Quản lý hệ thống phòng ban, chịu trách nhiệm mở, đóng cửa phịng làm việc theo lịch làm việc toàn Cục 2.4.2.2 Bộ phận Tổng hợp Một là: Các chuyên viên phận Chánh Văn phịng phân cơng theo dõi, giúp việc cho Cục trưởng Phó Cục trưởng lĩnh vực: Tổng hợp, thi đua khen thưởng … Hai là: Tham gia giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Cục trưởng thực chế độ sách cán bộ, công chức Ba là: Theo dõi việc thực nội quy, quy chế quan Bốn là: Kiểm tra thể thức, nội dung văn phịng trước trình ban lãnh đạo Cục quản lý lao động nước ký ban hành Năm là:Đề xuất mua, cấp phát theo dõi văn phòng phẩm cho Văn phòng Cục Sáu là: Giải số công việc vụ theo yêu cầu lãnh đạo Cục 2.4.2.3 Bộ phận IT Thứ nhấ: Xây dựng định hướng, chiến lược kế hoạch phát triển CNTT giai đoạn phát triển Cục đơn vị Thực báo cáo định kỳ đột xuất tình trạng hoạt động CNTT đề nghị hướng giải cố liên quan đến toàn hệ thống CNTT thuộc Cục; xây dựng, phát triển quản lý phần mềm ứng dụng công tác nghiên cứu, đào tạo quản trị Cơ quan; Thứ hai: Chịu trách nhiệm điều hành quản lý toàn hoạt động CNTT Cơ quan; thiết lập, theo dõi trì hoạt động liên tục hoạt động hệ thống CNTT; cung cấp dịch vụ tin cậy hiệu hạ tầng CNTT hoạt động giảng dạy, học tập phòng LAB 21 Thứ ba: Lắp đặt, cài đặt, sửa chữa, nâng cấp thiết bị tin học, thiết bị mạng; trực tiếp phân bổ kết nối mạng; quản lý, đảm bảo sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin cho hoạt động Cơ quan; tư vấn xây dựng điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật đầu tư thiết bị liên quan đến CNTT; thực thu thập, lưu trữ, xử lý đảm bảo an tồn thơng tin phục vụ nghiên cứu, đào tạo học tập Thứ tư: Phối hợp đơn vị Cơ quan tổ chức, triển khai thực hiện: Đảm bảo hiệu hoạt động hệ thống CNTT, bảo vệ thông tin liệu mạng nội trì hoạt động mạng đơn vị; lập kế hoạch tổ chức khóa đào tạo ứng dụng CNTT hoạt động quan Thứ năm: Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho đơn vị; phối hợp hỗ trợ kỹ thuật CNTT cho đơn vị, cá nhân, bao gồm: Thiết kế dự tốn kinh phí xây dựng hệ thống CNTT đơn vị, triển khai hệ thống ứng dụng Thứ sáu: Xây dựng quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan thực chức giám sát hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT Cục Thứ bảy: Phối hợp Phòng Tổ chức - Hành quản trị cổng thơng tin Cục; triển khai thực phần mềm quản trị nhân Thứ tám: Phối hợp đơn vị chức thực cơng tác phát sinh q trình hoạt động Cơ quan Thứ chín: Quản lý sử dụng hiệu nguồn nhân lực, sở vật chất phương tiện, trang thiết bị giao Mười: Thực công việc khác Cục trưởng phân công 2.4.2.3 Bộ phận tổ chức Một: Xây dựng cấu, tổ chức máy, chức nhiệm vụ phòng ban, phận Hai: Xây dựng quy chế tổ chức máy theo quy định Điều lệ Cơ quan Ba: Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực toàn quan, ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí 22 đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…) Thực khảo sát sách nhân sự, mức độ hài lịng hàng năm tồn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến sách nhân Bốn: Xây dựng kế hoạch nhân hàng năm (định biên, cấu chức danh, vị trí cơng việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển) Năm: Tham mưu cho Cục trưởng việc xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch & phát triển cán thơng qua phân tích cấu tổ chức, đánh giá kết thực công việc, đánh giá lực nhân Sáu: Xây dựng quy chế tiền lương Bảy: Xây dựng nội quy công chức, viên chức; quy chế làm việc, phân cơng Ban quan điều hành trình Cục trưởng phê duyệt Tám: Xây dựng quy trình, quy chế công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá cơng chức, viên chức Cơ quan Chín: Tổ chức thực hoạt động nhân theo quy định: xếp lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực công việc, đào tạo, toán lương, chế độ phúc lợi… Mười: Phối hợp với Cơng đồn sở xây dựng chương trình Phúc lợi, Khen thưởng hàng năm để xin ý kiến Hội nghị Công chức viên chức hàng năm Mười một: Quản lý hồ sơ, thông tin công chức, viên chức theo quy định hành (hồ sơ nhân sự, thông tin phần mềm HRM) Mười hai: Cung cấp quản trị thông tin cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng, website tuyển dụng trang website quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh quan 2.4.2.4 Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh văn phòng Cục thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: 23 Thứ nhất: Xây dựng, trình Cục ban hành chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; Thứ hai: Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật Bộ công tác văn thư, lưu trữ; Thứ ba: Xây dựng, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm công tác văn thư, lưu trữ; Thứ tư: Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ; Thứ năm: Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức Cục; Thứ sáu: Thực chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định; Thứ bảy: Thực sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Thực công tác văn thư Cục, bao gồm: Thứ tám: Quản lý văn đi, văn đến; Thứ chín: Quản lý sổ sách, sở liệu văn bản; Mười: Quản lý, sử dụng dấu Cục loại dấu khác giao; Mười một: Hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Mười hai: Thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê sở công tác văn thư Mười ba: Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Mười bốn: Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử; Mười năm: Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Mười sáu: Bố trí kho bảo quản thực nghiệp vụ bảo quản tài liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; 24 Mười bảy: Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Mười tám: Thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ 2.4.2.5 Bộ phận lái xe Đưa đón, chuyên chở Lãnh đạo CBCNV Cơng ty khách q trình thực công việc liên hệ công tác hàng ngày Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón theo yêu cầu Thực quy định an tồn giao thơng, đảm bảo an tồn cho người, xe hàng hóa trênđường cơng tác, làm việc theo ngun tắc “lái xe an toàn tiết kiệm” Bảo quản giữ gìn xe tốt Đảm bảo xe ln tình trạng sẵn sàng phục vụ Ln kiểm tra xe nhằm phát khắc phục kịp thời hư hỏng, bảo trì xe theo định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị Giữ mối quan hệ tốt với đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho quan Giữ gìn bí mật nội dung cơng việc cán nhân viên trao đổi xe, không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc thật làm giảm uy tín khách quan Khơng tự ý đổi ca cho chưa chấp thuận chánh văn phòng Báo cáo mức nhiên liệu sử dụng hàng tháng Báo cáo thời gian sớm cố xảy q trình lưu thơng cho cấp văn phòng, bao gồm : tai nạn giao thông, phạt vi phạm luật, hư xe, tắc đường… để có biện pháp xử lý kịp thời thích hợp Thực cơng việc khác liên quan có yêu cầu 2.4.2.6 Bộ phận lễ tân Đón tiếp, nhận, giải yêu cầu nhân dân, doanh nghiệp đến làm việc Cục Quản lý lao động nước 25 Hướng dẫn khách làm thủ tục theo u cầu (tùy theo tính chất cơng việc cần giải quyết) Chuyển thông tin, yêu cầu nhân dân, doanh nghiệp cho phịng, ban có liên quan Hướng dẫn khách đăng ký vào sổ, lấy thẻ khách khách có nhu cầu muốn trực tiếp gặp phận cấp để xử lý công việc Thực công tác hậu cần Hội nghị, hội thảo hay kiện Cục tổ chức Thu thập, tổ chức thông tin, tổ chức liên lạc lãnh đạo phòng ban 2.4.2.7 Bộ phận phục vụ Trực tiếp lựa chọn, chế biến thực phẩm, phục vụ ăn uống cho cán công chức viên chức Cục vào nghỉ trưa (phải có kiến thức vệ sinh an toàn thực phẩm) Vệ sinh cá nhân sẽ, móng tay cắt ngắn, đầu tóc gọn gàng, rửa tay xà phòng trước chế biến phân phối thức ăn rửa tay sau vệ sinh, mặc bảo hộ lao động làm việc Thực nghiêm ngặt nội quy phòng bếp việc cung cấp, chế biến, bảo quản thực phẩm Kết thúc bữa trưa, dọn rửa bàn ăn, bát đũa, thìa cốc, để nơi thống mát Bảo quản trang thiết bị phòng bếp, đảm bảo gian bếp nơi phục vụ phải thoáng mát, Tiểu kết Trong chương tơi trình bày nhiệm vụ thư ký văn phòng Cục quản lý lao động ngồi nước Từ đây, tơi có vài nhận xét, đánh giá vài kiến nghị nhằm nâng cao vị trí, chức năng, nhiệm vụ người thư ký văn 26 phòng Cục quản lý lao động nước 27 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHỊNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGỒI NƯỚC 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Một là: Cục quản lý lao động nước xây dựng cấu tổ chức, chức nhiệm vụ cho văn phòng cách, rõ ràng chi tiết khoa học Hai là: Lãnh đạo Cục quan tâm đời sống thư ký văn phịng nói riêng nhân viên Cục nói chung Ln có thái độ cởi mở, thân thiện tạo điều kiện tốt giúp tăng thêm hiệu cơng việc Ba là: Cơng ty có quy định, quy chế cơng tác văn phịng, văn hóa cơng sở Thư ký văn phòng chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định đề Bốn là: Thư ký văn phịng có trình độ chun mơn, kỹ năng, nghiệp vụ, hiểu sâu sắc công việc, nhiệm vụ giao Năm là: Ý thức tự giác, học hỏi trao dồi kiến thức kỹ Sáu là: Môi trường làm việc tốt, văn phòng trang bị nhiều thiết bị máy móc đại 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể trên, Cục quản lý lao động ngồi nước cịn có mặt hạn chế, nhược điểm sau: Một là: Kiến thức, trình độ số thư ký văn phòng yếu kém, cần đào tạo bồi dưỡng thêm Hai là: Vẫn có tượng Thư ký văn phịng tụ tập nói chuyện riêng làm việc, chưa chấp hành nội quy quy chế quan Ba là: Công tác kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào cơng việc làm việc cịn bỏ hay đến muộn,về sớm sử dụng điện thoại quan dùng vào việc cá nhân hành chính, 28 3.2 Giải pháp Thứ nhất: Nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ cho đội ngũ thư ký văn phòng, cử học lớp tập huấn kỹ nghiệp vụ Thứ hai: Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực chức nhiệm vụ cá nhân, phận kiểm tra lại việc lập hồ sơ công việc phòng ban quan, cần ban hành văn hưỡng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa cơng tác văn phịng vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thứ ba: Thường xuyên tổ chức sơ kết,tổng kết năm, cuối năm cơng tác văn phịng để đánh giá việc chưa làm có biện pháp kịp thời.khen thưởng khích lệ tinh thần với phịng ban, cá nhân có thành tích cao, có hình phạt xử lý với người chưa làm tốt, Thứ tư: Lãnh đạo cần theo dõi sát hơn, có hình thức xử phạt trường hợp làm việc riêng Văn phòng Thứ năm: Giáo dục thư ký văn phòng nâng cao nhận thức cơng tác văn phịng nói chung nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc giao.Xây dựng tác phong, lề lối làm việc khoa học, đại, chủ động thực thi cơng vụ, khuyến khích phát huy sáng kiến quản lý văn giấy tờ Tiểu kết Tại chương 3, tơi tập trung phân tích cụ thể ưu – nhược điểm thư ký văn phịng Cục quản lý lao động ngồi nước, từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao vị trí, vai trì thư ký văn phịng 29 KẾT LUẬN Nhìn chung, hoạt động quan, tổ chức bên cạnh mặt tích cực đạt tồn hạn chế định Trên sở phân tích Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phịng Cục quản lý lao động ngồi nước đưa số giải pháp nhằm nâng cao vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Tuy nhiên, để người thư ký văn phòng ngày nâng cao vị trí, chức nhiệm vụ địi hỏi người văn phịng cần chau dồi kiến thức, nâng cao trình độ lãnh đạo quan cần có kế hoạch biện pháp nhằm phát huy thành tựu đạt khắc phục hạn chế tồn Cho dù xuất phát từ mục đích gì, phương pháp việc đào tạo bồi dưỡng cán có lực chuyên mơn, đạo đức tốt có lịng u nghề làm việc phấn đấu cơng việc quan trọng Có hoạt động văn phịng đạt kết mong đợi 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ thư ký văn phịng (NXB Chính trị Quốc gia năm 1997) Nghiệp vụ thư ký soạn thảo văn quản lý hồ sơ tài liệu Trường Hành Chính Thành phố Hồ Chí Minh (1994 PGS.TS Vũ Thị Phụng “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” xuất năm 2006 31 ... CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÍ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 2.1 Thực trạng vị trí người thư ký văn phịng Cục Quản lý lao động nước Tại Cục quản lý Lao. .. tài: Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động ngồi nước, Phạm vi nghiên cứu Khơng gian: Thực trạng vị trí chức nhiệm vụ người thư ký văn phòng Cục quản lý lao động. .. CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÍ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 12 2.1 Thực trạng vị trí người thư ký văn phòng Cục Quản lý lao động nước