Những người làm văn phòng là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Họ thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho lãnh đạo giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng.
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Bài tiểu luận “Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư
ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước” là kết quả quá trình tìm
hiểu của tôi Để có đủ kiến thức làm bài nghiên cứu này tôi xin gửi lời cảm ơnchân thành đến giảng viên học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng đã hướng dẫn,chỉ bảo, giúp đỡ Đồng thời cung cấp những kiến thức quý báu hướng dẫn, trang
bị cho tôi những kiến thức cơ bản, giúp tôi biết cách tiếp cận vấn đề để có thểhoàn thành được bài tiểu luận này
Do kiến thức, trình độ lý luận còn hạn hẹp, không tránh khỏi những thiếuxót, vì vậy tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, bổ sung của các thầygiáo, cô giáo để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2020
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước”.Tôi xin cam
đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàntoàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểuluận!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2020
Trang 3MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 2
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
5 Phương pháp nghiên cứu 3
6 Cấu trúc của đề tài 3
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 4
1.1 Cơ sở lý luận về thư ký văn phòng 4
1.1.1 Khái niệm thư ký 4
1.1.2 Khái niệm thư ký văn phòng 4
1.1.3 Phân loại thư ký văn phòng 5
1.1.4 Chức năng của người thư ký văn phòng 6
1.1.5 Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký Văn phòng 7
1.2 Khái quát về Cục quản lý lao động ngoài nước 7
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao động ngoài nước 7
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VÍ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 12
2.1 Thực trạng vị trí của người thư ký văn phòng tại Cục Quản lý lao động ngoài nước 12
2.2 Phân loại thư ký văn phòng 13
2.3 Chức năng của người thư ký văn phòng 16
2.3.1 Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, tham mưu tổng hợp: 16
2.3.2 Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính bao gồm: 17
2.4 Nhiệm vụ của người thư ký 17
Trang 42.4.1 Nhiệm vụ chung của thư ký văn phòng Cục quản lý Lao động ngoài
nước 17
2.4.2 Nhiệm vụ cụ thể theo từng bộ phận chuyên môn 20
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC 28
3.1 Nhận xét 28
3.1.1 Ưu điểm 28
3.1.2 Nhược điểm 28
3.2 Giải pháp 29
KẾT LUẬN 30
TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
Trang 5PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, banchứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị Các cơ quan đều có cácphòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính vì thế cầnphải có công tác văn phòng Mọi hoạt động của cơ quan, xí nghiệp đều phảiđược lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạt kết quảtối ưu
Có thể nói rằng, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở một cơ quanhay một tổ chức nào Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức
mà ở đó diễn ra các hoạt động vê công tác văn thư – lưu trữ, đảm bảo thông tinphục vụ đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo cơ quan Do đó nhân lực phụtrách các công việc chuyên môn của văn phòng yêu cầu vừa có chuyên môn đểthực hiện tốt các nghiệp vụ, vừa có trình độ quản lý tại cơ quan
Những người làm văn phòng là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên
và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả Họ thực hiện các công việcliên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiệncác công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ
sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên
kế hoạch cho lãnh đạo giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhấtđịnh thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng
Quản trị văn phòng là một ngành không còn quá mới mẻ nhưng luôn làngành học được rất nhiều sinh viên lựa chọn, ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu thựctiễn của từng cơ quan, đơn vị và yêu cầu công việc ngày càng phức tạp Nhằmtrang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức vàthực hiện hoạt động và quản lý điều hành của cơ quan Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội nói chung, Khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tổ chức cho sinh viêncủa khoa đi thực ngành nghề tại các cơ quan, doanh nghiệp nhằm định hướng,giúp sinh viên nhận biết rõ công việc sau này và vận dụng những lý thuyết đãđược học vào thực tế công việc tại cơ quan Đây Đây là cơ hội tốt để sinh viên
Trang 6củng cố, tổng hợp lại kiến thức để biết sâu hơn về ngành nghề đang theo học,cung như là hiểu hơn vị trí vai trò của người thư ký văn phòng.
Được sự giúp đỡ cùa nhà trường và khoa quản trị văn phòng cũng nhưđược sự tiếp nhận của Cục quản lý lao động ngoài nước tôi đã có thời gian thựctập tại Văn phòng Cục quản lý lao động ngoài nước Trong xuất thời gian đó tôi
đã được tìm hiểu, những công việc vị trí chức năng của người thư ký văn phòngtại Cục quản lý lao động ngoài nước
Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và sự thu hút của bản thân đốivới những nét đặc biệt của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài
nước, tôi đã chọn đề tài mang tên “Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước,” làm đề tài kết
thúc học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng của mình
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm
vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước,
Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước
Thời gian: năm 2015-2020
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống hóa lý luận về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng
- Tìm hiểu thực tế vị trí, chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng tại Cục quản
lý lao động ngoài nước
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao vị trí, chức năng, nhiệm vụ của ngườithư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước
Trang 75 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp quan sát và tham khảo tài liệu
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
- Phương pháp phân tích tổng hợp
6 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài
có cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Thư ký văn phòng và khái quát về Cục quản lý lao động ngoài nước,
Chương 2: Thực trạng vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước,
Chương 3: Giải pháp nâng cao vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước.
Trang 8CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC
1.1 Cơ sở lý luận về thư ký văn phòng
1.1.1 Khái niệm thư ký
Thứ ký tiếng anh là “Secretary” là một từ được dùng khá phổ biến trên thếgiới cũng như ở Việt Nam tuy nhiên trên thực tế thứ ký được dùng và hiểu theonhiều nghĩa khác nhau
Thứ nhất: Thư ký là người được giao làm các công việc liên quan đến vănthư, liên lạc, thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan tổ chức
Thứ hai: Thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc soản thảo nhữngvăn bản giấy tờ trong cuộc họp hay hội nghị (Thư ký hội nghị, thư ký hội đồngkhoa học)
Thứ ba: Thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành côngviệc hàng ngày của một cơ quan tổ chức và đoàn thể (Tổng thư ký hội nhà văn)
Thứ tư: Thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo cao nhất của một cơ quanhoặc một nhân vật cao cấp nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắpxếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày cách hiểu này tương đương với từthư ký riêng hay trợ lý (ví dụ: Thư ký riêng cho Bộ trưởng, Thư ký riêng chogiám đốc, Trợ lý của Viện trưởng…)
Như vậy, thư ký có thể là người trợ lý, giúp việc đồng thời cũng có thể làngười đảm nhận các công việc có tính chất tổ chức, điều hành Mặc dù có nhiềucách định nghĩa khác nhau nhưng dù ở vị trí nào thì công việc của người thư kýcũng luôn luôn gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tin giao tiếp, hay nói cáchkhác là những công việc mang tính chất hành chính
1.1.2 Khái niệm thư ký văn phòng
Theo cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng (NXB Chính trị Quốc gia năm
1997) định nghĩa “thư ký văn phòng là người giúp việc trực tiếp cho một thủ trường hoặc một lãnh đạo của một cơ quan.”
Trang 9Trong khi đó, giáo trình Nghiệp vụ thư ký soạn thảo văn bản và quản lý
hồ sơ tài liệu của Trường Hành Chính Thành phố Hồ Chí Minh (1994) đã định
nghĩa” Các nhân viên và chuyên viên văn phòng đều gọi chung là thư ký”.
PGS.TS Vũ Thị Phụng trong quyển “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” xuất
bản năm 2006 định nghĩa “ Thư ký văn phòng là những người được giao, đảm nhiệm một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc giao tiếp, và tổ chức sắp xếp các công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan”
Tư những khái niệm trên chúng ta có thể hiểu: Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm
vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng”.
1.1.3 Phân loại thư ký văn phòng
Hiện nay các sách và công trình nghiên cứu đã đưa ra nhiều cách phânloại thư ký văn phòng
Nếu căn cứ vào công việc chuyên môn, thư ký văn phòng có thể phânthành:
Thư ký phụ trách văn thư
Thư ký phụ trách việc tổng hợp thông tin và biên tập văn bản
Thư ký phụ trách vê lưu trữ hồ sơ
Thư ký kê toán
Thư ký phụ trách thông tin liên lạc (điện thoại, telex )
Thư ký phụ trách vật tư, thiêt bị ván phòng
Dưới góc độ quản lý , căn cứ vào chức trách được giao, người ta phân thư
ký văn phòng thành hai loại:
- Thư ký điều hành: Gồm Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưỏng, Phóphòng hành chính
- Thư ký chuyên môn: Là các chuyến viên được giao đảm nhận một nhiệm vụ
cụ thể thuộc lĩnh vực văn phòng (văn thư, lưu trữ, kê toán, máy tính )
Trang 10Nếu căn cứ vào trinh độ chuyên môn các thư ký văn phòng có thể phânthành:
Đôi với nhiều cơ quan, doanh nghiệp việc phân loại còn là căn cứ choviệc xếp lương, xét thưởng cho các thư ký văn phòng tiêu chí này không chỉ căn
cứ - vào bằng cấp mà ngoài bằng cấp người ta còn căn cứ vào khả năng thực tếcủa người thư ký Vì vậy, có thư ký tôt nghiệp trung cấp nhưng chỉ có khả năngđảm nhận những công việc ờ trình độ sơ cấp
1.1.4 Chức năng của người thư ký văn phòng
Thư ký văn phòng là người giải phóng thủ trưởng khỏi những công việc
sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng lao động sáng tạo của lãnh đạo, theo nin thì đây là loại lao động “để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơbộ”
V.l.Lê-Trên cơ sở chức năng của Văn phòng, người Thư ký Văn phòng có hainhóm chức năng cơ bản sau:
Thứ nhất: Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, baogồm: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,kiểm tra việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của Thủ trưởng…
Thứ hai: Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính bao gồm:
Tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác, tổchức nhân sự
Có thể Khẳng định hai nhóm chức năng trên đã phản ánh phạm vi hoạtđộng chung của người Thư ký tuy nhiên cách phân chia này chưa tính đến vị trícủa người Thư ký, vị trí của người thủ trưởng trong hoạt động nội bộ của cơquan cung như trong các mỗi quan hệ có tĩnh xã hội khác
Trang 111.1.5 Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký Văn phòng
Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng là hai vấn đề khôngthể tách biệt Ở mỗi nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phải được trao nhữngquyền hạn nhất định Điều đó cũng có ý nghĩa tính hợp pháp trong việc sử dụngcác quyền hạn được trao của người Thư ký sẽ phụ thuộc vào mục đích của việc
Thứ ba: Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản
Thứ tư Nhiệm vụ thuộc về tổ chức các công việc
Thứ năm: Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân
1.2 Khái quát về Cục quản lý lao động ngoài nước
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản
lý lao động ngoài nước.
1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ngày 19/1/1980, Bộ trưởng Bộ Lao động ban hành Quyết định số
19/LĐ-QĐ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hợp tác quốc tế
về lao động
Trang 12Ngày 04/7/1994, Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH ban hành Quyết định số 728/LĐTBXH-QĐ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộmáy của Cục Quản lý lao động với nước ngoài Thời điểm này, chức năng củaCục là giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức quản lý
sự nghiệp đưa lao động (kể cả chuyên gia) Việt Nam đi làm việc có thời hạn ởnước ngoài
Ngày 31/3/2003 Chính phủ ban hành Nghị định số 29/2003/NĐ-CP quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐ-TB&XH,trong đó đổi tên Cục Quản lý lao động với nước ngoài thành Cục Quản lý laođộng ngoài nước
Cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và tình hình quan hệquốc tế, cơ chế chính sách xuất khẩu lao động ngày càng được đổi mới và hoànthiện Xuất khẩu lao động và chuyên gia được xác định là một hoạt động kinh tế,
xã hội có ý nghĩa chiến lược, là nhu cầu khách quan của nền kinh tế nước tatrong quá trình hội nhập, phù hợp với nguyện vọng của người lao động, gópphần giải quyết việc làm, tăng thu nhập và nâng cao tay nghề, tác phong côngnghiệp cho người lao động, tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước và tăng cườngquan hệ quốc tế giữa nước ta và bạn bè quốc tế Trước những yêu cầu mới củathực tiễn, trách nhiệm mà Cục Quản lý lao động ngoài nước được giao ngàycàng tăng thêm và nặng nề hơn
Đến ngày 8/7/2013 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ra
Quyết định số 1012/QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao động ngoài nước
Về cơ bản chức năng của Cục không thay đổi (quản lý nhà nước về ngườilao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo quy định củapháp luật) mà chỉ bổ sung một số nhiệm vụ, quyền hạn như: Nghiên cứu, xâydựng trình Bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đốivới hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao; Chủ trì,phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí, việc làm, số lượngngười làm việc, cơ cấu viên chức chuyên ngành; hướng dẫn về vị trí việc làm, số
Trang 13lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong đơn
vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ởnước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ; Xây dựng cơ sở dữ liệu,thống kê đối tượng quản lý theo sự phân công của Bộ; Chủ trì, phối hợp Vụ Kếhoạch – Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗtrợ Việc làm ngoài nước
Cụ thể như sau:
1 Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ:
a) Các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về ngườilao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
b) Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; cơ chế,chính sách đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợpđồng
c) Các văn bản thỏa thuận, nội dung đàm phán về người lao động ViệtNam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng giữa Việt Nam với các nước, vùnglãnh thổ và các tổ chức quốc tế
d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế- kỹ thuật đốivớihoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao
2 Thông tin, phổ biến, giáo dục pháp luật về người lao động Việt Nam đilàm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ
3 Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định của Nhà nước, của Bộ
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
4 Nghiên cứu, định hướng và thực hiện các biện pháp ổn định và pháttriển thị trường lao động ngoài nước
5 Thẩm định, trình Bộ cấp, đổi và thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụđưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài của các doanh nghiệphoạt động dịch vụ
6 Hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng, báo cáo đưa người lao động đi làmviệc ở nước ngoài theo quy định của pháp luật; giám sát hoạt động đưa người
Trang 14lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng của các doanhnghiệp, tổ chức và cá nhân.
7 Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo lao động đi làmviệc ở nước ngoài; hướng dẫn nội dung, chương trình đào tạo nghề, ngoại ngữ;trình Bộ ban hành chương trình và giáo trình bồi dưỡng kiến thức cần thiết chongười lao động đi làm việc ở nước ngoài; quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thứccần thiết cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo quy địnhcủa pháp luật
8 Chỉ đạo, tổ chức công tác quản lý, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp và xử
lý những vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoàitheo hợp đồng
9 Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, côngchức, viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực đưa người lao độngViệt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ
10 Thu, quản lý và sử dụng các nguồn thu từ hoạt động đưa ngườilaođộng Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
11 Thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực người laođộng Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
12 Tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá nguồn lao động và khả năng cungứng lao động của Việt Nam với thị trường lao động ngoài nước Chủ trì tổng kết,đánh giá, nhân rộng các mô hình tiên tiến trong lĩnh vực người lao động ViệtNam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
13 Xây dựng cơ sở dữ liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân côngcủa Bộ
14 Hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với các ban, đại diệncủa Bộ làm việc tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan của Việt Nam ởnước ngoài
15 Quản lý các hội, hiệp hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động tronglĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật
Trang 1516 Tham gia nghiên cứu, xây dựng chế độ chính sách đối với cán bộ,
công chức trong lĩnh vực được phân công.
17 Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị tríviệc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn
về vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danhnghề nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động ViệtNam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ
18 Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đilàm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; nghiên cứu khoa học theo phân công củaBộ
19 Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyênmôn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ trợ Việc làm ngoài nước
20 Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đưa ngườilao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
21 Quản lý công chức, viên chức; cơ sở vật chất, tài chính, tài sản theoquy định của pháp luật và phân cấp của Bộ
22 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao
Tiểu kết:
Như vậy ở chương 1, tôi đã đề cập đến cơ sở lý luận của Thư ký vănphòng trong các cơ quan, tổ chức, cũng như giới thiệu vài nét về Cục quản lýLao động ngoài nước làm cơ sở để khảo sát đánh giá thực trạng ví trí, chứcnăng, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý Lao động ngoàinước ở chương 2
Trang 16CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VÍ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ
KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC
2.1 Thực trạng vị trí của người thư ký văn phòng tại Cục Quản lý lao động ngoài nước.
Tại Cục quản lý Lao động ngoài nước quan niệm và nhận thức của lãnhđạo, cán bộ, nhân viên trong cục về vị trí của người thư ký văn phòng là vôcùng quan trọng bởi từ những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà thư ký vănphòng thường xuyên đảm nhận, cũng như những đóng góp của họ đối với hoạtđộng của Cục nên thư ký văn phòng ở đây đã khẳng định được vị trí của mìnhnhư:
Thứ nhất: Là những người góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin kịpthời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của Cục và lãnh đạo Cục
Thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơquan tổ chức nói chung và Cục quản lý lao động ngoài nước nói riêng Nếukhông có thông tin những người quản lý lãnh đạo không thể có căn cứ, cơ sở, đểban hành các quyết định Mặt khác không có thông tin các bộ phận quản lý cũngnhư người lãnh đạo không thể biết được Quyết định của mình đã được triển khai
và thực hiện như thế nào trong thực tiễn; kết quả có phù hợp và mang lại hiệuquả như mong muốn hay không Có thể nói nếu không có thông tin thì bất kỳ cơquan nào tổ chức nào cũng trở nên tê liệt, hiểu được điều đó nên Thư ký vănphòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước, luôn luôn thu thập xử lý thông tinđầy đủ, chính xác, kịp thời cho lãnh đạo được lãnh đạo đánh giá rất cao cụ thểnhư: Trong 3 năm gần nhất 2017 – 2018 – 2019 Chánh Văn phòng Cục Quản lýlao động ngoài nước: Vũ Hồng Minh, Phó Chánh Văn phòng Cục Quản lý laođộng ngoài nước: Vũ Minh Tú luôn được đánh giá cao và nhận được bằng khencủa lãnh đạo cục
Thứ hai: Là người góp phần bảo đảm cho hoạt động của Cục và hoạt độngcủa lãnh đạo Cục được thông suốt:
Trang 17Hằng năm tại Cục quản lý lao động ngoài nước có hàng loạt các hoạtđộng như: Hội họp, đàm phán, kiểm tra, ra quyết định, giao tiếp, lễ kỷ niệm cácngày truyền thống, lễ tổng kết… với các quy mô và số lượng khách mới khácnhau như: Có cuộc họp toàn bộ lãnh đạo cơ quan, có cuộc họp của lãnh đạo cácđơn vị thuộc Bộ lao động TB&XH, hay nhiều chương trình có khách mời nhưlãnh đạo nhà nước, lãnh đạo Quốc hội, hay lãnh đạo của các đại xứ quán……
để các hoạt động được tiến hành một cách đều đặn và thông suốt, và đạt đượchiệu quả như những năm gần đây thì cần phải có sự sắp xếp, tổ chứ điều hànhmột cách khoa học và hợp lý của người thư ký văn phòng tại đây
Đối với Cục trưởng và Các Cục phó do số lượng công việc nhiều thêmvào đó là việc duy trì các mối quan hệ giao tiếp nên Chánh Văn phòng Vũ HồngMinh luôn giúp họ sắp xếp công việc, hẹn giờ chọn địa điểm tiếp khách, trả lờiđiện thoại,và thông báo cho Cục trưởng, Cụ phó những công việc cần làm
Thứ ba: Là mắc xích, nối liền và duy trì các mối quan hệ của cơ quancũng như của người lãnh đạo:
Thư ký văn phòng tại Cục luôn là người duy trì các mối quan hệ giữa cơquan và đối tác bằng các buổi gặp thận mật, các ngày lễ, ngày kỷ niệm của cơquan hay của đối tác, tặng quà, tặng hoa là khâu trung gian duy trì mối quan hệgiữa lãnh đạo với nhân viên, với đại phương nơi đóng trụ sở qua nhiều phươngthức khác nhau như văn bản, thư từ, điện thoại…
Thư tư: Tham mưu cho lãnh đạo, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề liênquan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng
Theo dõi thông báo cho Cục trưởng, cục phó biết tình hình triển khai cáccông việc các quyết định, phản ánh vướng mắc mà đơn vị đang gặp phải và đềxuất ý kiến tháo gỡ, trên cơ sở đó lãnh đạo cục sẽ ra quyết định
Thứ năm: Ngoài ra trong một số trường hợp nhất định thư ký văn phòngcòn là các thư ký riêng, thân cận được thủ trưởng tin cậy
2.2 Phân loại thư ký văn phòng
Dưới góc độ quản lý , căn cứ vào chức trách được giao, tại Cục quản lýlao động ngoài nước thì thư ký văn phòng được phân thành hai loại: