BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP-Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của người thư ký văn phòng tại tòa soạn Báo

A. LỜI MỞ ĐẦU Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh với nền kinh tế tri thức toàn cầu hóa hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và hoạt động của người thư ký văn phòng nói riêng, đã góp một phần quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đơn vị và sự phát triển chung của đất nước. Để đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của các ngành, các cấp, đồng thời nhận thức được vị trí quan trọng của công tác văn phòng ngày trường Đại học Nội vụ Hà Nội .Nhằm giúp các cán bộ làm tốt công tác văn phòng trong tương lai nắm vững được những lý thuyết đã học vaò thực tiễn, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên của trường nói chung và chúng em chuyên ngành thư ký văn phòng nói riêng đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức để nâng cao nghiệp vụ khi ra trường công tác, giúp chúng em có được những hành trang vững chắc bước vào đời và đặc biệt thực hiện phương châm Giáo dục - Đào tạo của Đảng và Nhà nước đã đề ra: “ Học đi đôi với hành “, “ Lý luận gắn với thực tế” thời gian đi thực tập chính là dịp để chúng em tập dượt và rèn luyện đạo đức cùng với tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai. Trong thời gian đi thực tập từ 2/4 đến 25/5/2012 tai báo Giáo dục và Thời đại đã giúp em làm quen được với công việc của 1 nhân viên văn phòng nói chung và Thư kí văn phòng nói riêng. Góp phần bổ sung và củng cố kiến thức đã học được ở trường, đồng thời học hỏi được nhiều thực tiễn quan phục vụ cho công tác chuyên môn sau này. Thời gian đi thực tập đã giúp em tổng hợp được những kinh nghiệm bổ ích, đó là nguồn động viên, khích lệ giúp em ngày càng say mê công việc. Đạt được kết quả này chính là nhờ 1 phần sự giúp đỡ của nhà trường và toàn thể lãnh đạo, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong tòa soạn Báo Giáo dục và Thời đại hướng dẫn và tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn trường đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản các kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ Báo Giáo dục và Thời đại đã giúp em củng cố kiến thức, tích lũy kinh nghiệm thực tế tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp sau này của em. 1 A. LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình viết bài báo cáo này mặc dù đã nhận được sự giúp đỡ của lãnh đạo và nhiều cán bộ của Báo quan tâm góp ý,giúp em có thêm kiến thức để hoàn chỉnh nội dung và hình thức. Tuy nhiên bài viết này không tránh khỏi những thiếu xót nhất định, kính mong các thầy cô trong nhà trường góp ý kiến để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 1) Lý do chọn đề tài : Trong thực tế hàng ngày tại các cơ quan, tổ chức luôn luôn cần được cung cấp thông tin để triển khai giải quyế nhiệm vụ được giao hoặc để tham mưu tư vấn cho lãnh đạo. Đồng thời lãnh đạo cơ quan cũng cần thông tin để ban hành các quyết định quản lý cho kịp thời và chính xác. Là một sinh viên chuyên ngành Thư kí văn phòng thuộc khoa Quản trị văn phòng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Để hiểu rõ hơn về vai trò của người thư ký văn phòng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan. 2) Lịch sử nghiên cứu: Lịch sử phát triển của nghề thư ký có cách đây hàng trăn năm gắn liền với sự phát triển của chủ nghĩa tư bản. Cũng từ đó xuất hiện những cuốn sách giáo khoa chủ yếu viết về nhiệm vụ của người thư ký văn phòng bởi đây là công việc hàng ngày của thư ký là căn cứ đánh giá năng lực của người thư ký. 3) Mục tiêu nghiên cứu: Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của người thư ký văn phòng tại tòa soạn Báo. 4) Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của ngưới Thư ký văn phòng tại Báo Giáo dục và Thời đại. 5) Vấn đề nghiên cứu: Tìm hiểu vai trò của người Thư ký văn phòng. 6) Phương pháp nghiên cứu: Củng cố kiến thức lý luận về nghiệp vụ Thư ký đã được học tại trường Thu thập thông tin, các tài liệu viết về vai trò của người thư ký trên mạng internet, sách, báo… Nghiên cứu, tìm hiểu vai trò của người thư ký trong hoạt động thực tiễn tại Báo Giáo dục và Thời đại. 7) Ý nghĩa đề tài: 2 A. LỜI MỞ ĐẦU Thông qua đề tài nghiên cứu này , từ việc tìm hiểu va trò của người thư ký văn phòng tại tòa soạn báo, em xin khẳng định một lần nữa tầm quan trọng của người thư kí văn phòng hiện nay. 8 . Kết cấu đề tài: Đề tài được xây dựng làm 3 phần bao gồm: A. Lời mở đầu. B. Nội dung. C. Kết luận. B. NỘI DUNG CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG I. Khái quát chung về đơn vị thực tập: 1. Tên cơ quan: Báo Giáo dục và Thời đại 2. Địa chỉ: 29B Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội 3. Số điện thoại: 04-3824781 4. Fax: 39345611 5. Email: gđt@fpt.vn 6. Website: http:www.gdtđ.com.vn 7. Chức năng , nhiệm vụ: - Tổ chức biên tập, in và phát hành các số báo định kỳ, số chuyên đề, số đặc biệt và báo điện tử theo đúng tôn chỉ, mục đích: + Phổ biến, tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, chủ trương công tác và định hướng chr đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo về phát triển giáo dục và đào tạo, khoa học, công nghệ, môi trường, đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực… +Thông tin về tình hình giáo dục, tình hình kinh tế - xã hội trong và ngoài nước. Giới thiệu, tuyên truyền các mô hình dưới mô hình mới và điển hình tiên tiến trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Tham gia đấu tranh chống tham nhũng, tiêu cực. -Trao đổi thông tin và triển khai các dịch vụ trên cơ sở ợp tác với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Phối hợp với các cơ quan truyền thông khác để thực hiện tốt nhiệm vụ tuyên truyền và phản ánh tình hình hoạt động giáo dục – đào tạo và kinh tế- - xã hội. 8.Tóm tắt cơ cấu tổ chức: Tổ chức bộ máy của Báo gồm c ó: Ban biên tập báo tuần đảm bảo việc xuất bản các số báo thường kỳ vào các ngày thứ 3, 5, 7. 3 A. LỜI MỞ ĐẦU Ban biên tập báo Chủ nhật và số Đặc biệt tháng; Phòng trị sự; phòng kinh doanh – quảng cáo; cơ quan thường trú các tỉnh phía nam, trụ sở tại Tp.HCM ( có nhiệm vụ xuất bản số Báo Tài hoa trẻ 1 kỳ/ tuần); văn phòng đại diện miền Trung - Tây Nguyên, trụ ở tại Đà Nẵng, văn phòng liên lạc tại Cần Thơ, Văn phòng đại diện Bắc Trung Bộ tại Vinh ( Nghệ An ) và phóng viên thường trú tại Thanh Hóa. Tổng số cán bộ, viên chức của Báo hiện có là 86 người ( Hà Nội: 63 người, Tp.HCM : 17 người, Cần Thơ: 01 người, Đà Nẵng: 03 người,Nghệ An: 01 người, Thanh Hóa: 01 người ). Trình độ chuyên môn: Trung cấp – 04 người, Cao đẳng – 3 người, Đại học – 62 người, Thạc sĩ – 08 người, Tiến sĩ -02 người ) và hiện đang có 04 đ/c đang học cao học, 01 đ/c đang làm nghiên cứu sinh. - Tổ chức đảng, đoàn thể: + Chi bộ Đảng Báo Giáo dục và Thời đại tại cơ quan chính ở Hà Nội có 16 Đảng viên, luôn đoàn kết, thống nhất với tinh thần chủ động sang tạo. Trong những năm qua, chi bộ luôn lãnh đạo đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ hính trị, công tác chính trị tư tưởng, công tác chuyên môn,công tác xây dựng Đảng, xây dựng đơn vị và các đoàn thể. Nhiều năm liên tục Chi bộ đạt tiêu chuẩn trong sạch, vững mạnh. Tại cơ quan thường trú các tỉnh phía nam có 01chi bộ ( Với 03 đảng viên ) và tại văn phòng miền Trung – Tây nguyên có 01 chi bộ ( 03 đảng viên ).Cơ sở này luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, là cơ sở trong sạch, vững mạnh. + Tổ chức đoàn thể ( công đoàn và đoàn thanh niên ) luôn chăm lo đến đời sống, bảo vệ quyền của cán bộ, viên chức. Trong những hoạt động chung của Ngành, các tổ chức đoàn thể của Báo cũng luôn tham gia tích cực. Nhiều năm liền Cong đoàn Báo đạt danh hiệu Công đoàn cơ sở vững mạnh, nhiều cá nhân điển hình được tuyên dương, nhận bằng khen. Công đoàn Báo được Công đoàn Ngành và Liên đoàn lao động Việt Nam khen thưởng là đơn vị tiên tiến xuất sắc. Chi hội nhà báo Giáo dục và Thời đại là tổ chức nghề nghệp, quy tụ cấcnh chị là phóng viên, biên tập viên, họa sĩ, nhiếp ảnh,… có tác dụng đoàn kết và phấn đấu trong nghề ngiệp, đảm bảo và giữ vững phẩm chất người làm báo theo quy tắc đạo dức báo chí. Nhiều đồng chí và tập thể đoạt nhiều giải báo chí trong các năm 2004, 2005, 2006, 2007 và 2008. *Thuận lợi: 4 A. LỜI MỞ ĐẦU - Báo được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo BộGD&ĐT; các đơn vị chức năng của Bộ, các cơ sở giáo dục đào tạo ủng hộ. - Báo có bề dày 50 năm với tôn chỉ mục đích phục vụ Ngành, gắn bó với Ngành. Hai thế mạnh nổi bật của Báo là: +Kinh tế ổn định +Chính trị vững vàng - Đội ngũ cán bộ, phóng viên, công nhân biên đã xác định tư tưởng, lập trường luôn gắn bó với cơ quan, xác đinh mục tiêu: Dù khó khăn vẫn luôn hướng tới xây dựng một tờ Báo phát triển, vững mạnh; điều đó được thể hiện ở các số báo, các số chuyên đề tăng trang, tăng kỳ bám sát các sự kiện của Ngành cũng như của đất nước. - Lúc này Báo đã có sự phát triển khá tốt có vị trí cao trong hệ thống báo ngành cả nước và là cơ quan báo chí đầu tầu của ngành Giáo dục – Đào tạo. Đội ngũ cán bộ, phóng viên, biên tập viên được tôi luyện đã dần trưởng thành, được trẻ hóa, chuẩn hóa và vượt chuẩn. Cơ sở vật chất hiện tại tuy chưa thật o lớn song đã tương đối đầy đủ, đáp ứng được các khâu trong làm báo. Hệ thống báo in phát triển rộng, phát hành kịp thời và có số lượng ổn định. • Khó khăn: Trong khoảng thời gian ngắn, Báo rơi vào tình trạng mất đoàn kết nội bộ do các va chạm giữa lãnh đạo cũ với một số cán bộ - phóng viên. Động cơ công tác của nhiều người thiếu đúng đắn. Phân công công tác không hợp lý, tình trạng cào bằng trong quản lý khiến nhiều người không tích cực. Các ảnh hưởng do kinh tế suy thoái dẫn tới chi phí sản xuất cao, giá vật tư tăng,lợi nhuận giảm. Cơ sở vật chất cơ quan qua nhiều năm sử dụng bắt đầu xuống cấp. Báo điện tử mới đưa vào hoạt động cần phải đầu tư cả đội ngũ lẫn cơ sỏ vật chất. Quan hệ công tác của Báo với các đơn vị thuộc Bộ tuy đã được cải tiến một bước lớn, gần gũi hơn nhưng ần được tăng cường. II. Thành tích đạt được trong 3 năm qua ( 2006 -2008) 1. Hiệu quả đạt được trên các mặt công tác, những nhiệm vụ trọng tâm được giao trong các năm qua. 1.1. Là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt đọng, nhưng Báo giáo dục vàThời đại luôn xác định nhiệm vụ hàng đầu là thực hiện nhiệm vụ chính trị, kiên trì bám sát tôn chỉ mục đích và phản ánh kịp thời các sự kiện, đóng góp hiệu quả 5 A. LỜI MỞ ĐẦU vào việc định hướng dư luận xã hội về giáo dục. Nội dung các ấn phẩm của Báo đã được dư luận đánh giá tốt, trong đó có những nhóm bài viết mang lại hiệu quả, góp phần định hướng dư luận xã hội như nhóm bài về vụ việc Trường THPT Vân Tào và thầy giáo Đỗ Việt Khoa, về bộ chuẩn phát triển trẻ 5 tuổi về phương pháp dạy học, về nhân cách nhà giáo…, đặc biệt là laotj bài về xung quanh việc góp ý cho bộ sách giáo khoa phổ thông hiện hành ( Mới đây, trong giao ban Lãnh đạo báo chí do ban Tuyên giáo TW và Bộ Thông tin – Truyền thông chủ trì, Thứ trưởng Đỗ Qúy Doãn đã quán triệt chỉ đạo các báo khi biết về vấn đề sách giáo khoa cần phải theo quan điểm của Báo Giáo dục – Thời đại. Báo đã được Bộ trưởng biểu dương vì đã đóng góp hiệu quả vào việc tuyên truyền cho đề án đổi mới cơ chế tài chính giáo dục trong giao ban tháng 6/ 2009. 1.2. Các ấn phẩm của Báo GD&TĐ đều có những cải thiện rõ rệt về nội dung và hình thức trình bày: + Bám sát và phản ánh kịp thời các hoạt động của Ngành cũng như của Bộ giáo dục và Đào tạo. + Báo tổ chức nhiều đợt công tác tại các tỉnh thành trong nước đặc biệt là các vùng còn gặp nhiều khó khăn ( Lạng Sơn, Cao Bằng, Đà Nẵng, ) để trao đổi việc hợp tác về thông tin, lắng nghe ý kiến của bạn đọc và vận động phát hành. + Thay đổi măng-sec trên tất cả các ấn phẩm ừ đầu tháng 7/ 2009 + Xây dựng lại và mở them nhiều chuyên trang, chuyên mục để nâng cao chất lượng tờ báo. Trong vòng 3 năm 2006, 2007, 2008, ngoài việc đảm bảo việc cập nhật thông tin cũng như duy trì các chuyên mục sẵn có, Báo đã có them nhiều chuyên mục mới như: Ấn phẩm Đặc biệt tháng: trò chuyện trong tháng, Đời sống và pháp luật, Nối vòng tay lớn .Ấn phẩm báo thường kỳ: góc nhìn sự kiện, sổ tay, siêu thị giải trí, du lịch mua sắm. Đặc biệt với ấn phâmr Chủ nhật từ chỗ ít được chú trọng hơn so với ác ấn phẩm khác của Báo nhưng trong 3 năm trở lại đây, Báo đã có sự đầu tư thích đáng nhằm nâng cao chất lượng. Nội dung ấn phẩm được cải thiện rõ rệt với nhiều chuyên mục mới hấp dẫn mới như: Giáo dục vấn đề và suy ngẫm, Trò chuyện cuối tuần, Diễn đàn chủ nhật, nhịp sống trẻ. Câu chuyện thể thao, gương mặt nhà giáo… +Ấn phẩm đặc biệt tháng đã được nâng cấp một bước, xây dựng lại các trang và chuyên mục, cải tiến hình thức trình bày, in toàn bộ từ số tháng 3/ 2009 6 A. LỜI MỞ ĐẦU - Trong 3 năm qua, hoạt động phát hành và kinh doanh của Báo đã có những bước phát triển mạnh mẽ. Doanh thu và lợi nhuận vượt mức kế hoạch đề ra và đạt mức tăng trưởng cao. Năm 2008, mặc dù thị trường có nhiều tác động mạnh mẽ có thể dẫn đến giảm sút số lượng phát hành nhưng với sự nỗ lực của tập thể cán bộ, viên chức Báo, số lượng phát hành vẫn ở mức ổn định. Năm 2008: tổng số lượng phát hành đạt 5.279.939 bản, doanh thu đạt 30.774.247.968 đồng, tăng 15,1 % so với cùng kỳ năm 2007. 6 tháng đầu năm 2009: tổng số lượng phát hành đạt 2.519.629 bản, doanh thu đạt 16.542.551.218 đồng, tăng 22,2 % so với cùng kỳ năm 2008. 1.3. Nổi bật lên những thành tích đã đạt được trong năm qua là sự ra đời của Báo Điện tử Giáo dục và Thời đại. Với sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Bộ, Báo đã xây dựng thành công Báo điện tử Giáo dục & Thời đại – một ấn phẩm mới vớ nội dung phong phú, hình thức hấp dẫn. Báo điện tử Giáo dục & Thời đại đã ra mắt bạn đọc vào ngày 08/7/2009. Báo điện tử Giáo dục & Thời đại được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, có giao diện hiện đại, khả năng tương tác cao với bạn đọc, chứa lượng thông tin lớn, được quản trị kỹ thuật tốt, đảm bảo an ninh mạng, bảo đảm số lượng người truy cập lớn tại một thời điểm với tốc độ truy cập nhanh. 1.4. Bên cạnh các hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo còn tích cực tham gia các hoạt động xã hội, từ thiện: quyên góp quần áo, sách vở, đồ dung học tập cho học sinh khó khăn; thăm hỏi và tặng quà các cơ sở giáo dục khó khăn… Cụ thể: cùng với lãnh đạo Sở Giáo dục – Đào tạo Hà Nội thăm và tặng quà chúc tết cho một số giáo viên khó khăn và có công; Thăm và tặng quà thầy giáo Bùi Văn Huyền 36 năm dạy học phụ đạo miễn phí cho học sinh kém; Thăm và tặng quf cho trung tâm giáo trẻ em khuyết tật Lệ Thủy, Quảng Bình; Tặng học bổng, sách vở cho học sinh ở Tây Ninh; Tổ chức các chuyến tư vấn thi cho học sinh một số tỉnh Đông Nam Bộ… 1.5. Về đào tạo nguồn nhân lực Lãnh đạo Báo luôn chú trọng việc đào tạo cũng như ổn định nguồn nhân lực nhằm đáp ứng ngày yêu cầu phát triển ngày càng cao của cơ quan. Đã bổ nhiệm, tuyển được cán bộ có năng lực và phẩm chất tốt, có kinh nghiệm làm báo và kinh nghiệm quản lý phụ trách cơ quan thường trú, Văn phòng liên lạc Cần Thơ và Ban biên tập báo điện tử. Dùng cơ chế cộng tác viên có thù lao để tăng cường cho những mảng 7 A. LỜI MỞ ĐẦU nội dung thiếu phóng viên. Có cơ chế thuận lợi để cán bộ, viên chức của Báo có điều kiện tốt nhất tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ. Trong vòng 3 năm qua nhiều cán bộ, viên chức đã trúng tuyển học các lớp sau đại học ( Tiến sĩ : 01 người, thạc sĩ: 04 người ) và các lớp nâng cao nghiệp vụ khác. 2. Các giải pháp thực hiện đạt hiệu quả hoặc nguyên nhân dẫn đạt được thành tích: 2.1. Phối hợp chặt chẽ giữa Chi bộ, chính quyền và công đoàn. Củng cố, điều chỉnh, sắp xếp nhân sự phù hợp vớ nhiệm vụ. Tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức được đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ, phát huy tiềm năng, từng bước hình thành những cây bút có thương hiệu. Xây dựng nền nếp làm việc khoa học , hiệu quả, nhất là việc duy trì chế độ giao ban hang tuần, giải quyết kịp thời những vấn đề nảy sinh trong chuyên môn và quản lý, từng bước thực hiện cơ chế quản lý theo chất lượng, hiệu quả công việc. 2.2. Tăng cường quan hệ với các đơn vị chức năng của Bộ, các cơ sở Giáo dục – Đào tạo, các trường đại học và chuyên nghiệp, các báo bạn. Mở rộng quan hệ cộng tác viên, nhất là với những tác giả có tên tuổi. 2.3. Xây dựng lại chuyên mục các ấn phẩm, bám sát các sự kiện, tăng cường công tác biên tập để các bài viết được ngắn gọn, súc tích, có chiều sâu và tăng lượng thông tin của mỗi số báo. 2.4. Mở rộng quan hệ của Báo ra ngoài ngành, chú trọng xây dựng quan hệ với các doanh nghiệp để đẩy mạnh quảng cáo, các dịch vụ có thu và các hoạt động xã hội từ thiện. 2.5. Tăng cường các chuyến công tác địa phương để ở rộng hợp tác về nội dung, phát hành, quảng cáo , chú trọng việc kết hợp phát hành của phóng viên khi di công tác. 2.6. Tăng cường các hoạt động sinh hoạt tập thể tạo môi trường làm việc thân thiện. 2.7. Phát huy sáng kiến, cải tiến, kinh nghiệm công tác để nâng cao hiệu suất công tác chuyên môn, nghiệp vụ. 3. Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới 3.1. Tiến hành cải tiến, nâng cao các ấn phẩm, tạo chuyển biến rõ về chất lượng, cụ thể: + Báo sẽ tập trung nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo giữ đúng định hướng tuyên truyền của Đảng, Nhà nước và của Ngành, tạo dấu ấn và bản sắc riêng biệt. + Tiếp tục nâng cao tính chuyên sâu, chuyên nghiệp, tăng cường hơn nữa các bài phân tích của các chuyên gia có uy tín. 8 A. LỜI MỞ ĐẦU + Nâng cao tính chiến đấu, phản ánh nhanh và sâu các sự kiện thờ sự của Ngành, của xã hội, đáp ứng yêu cầu của bạn đọc, áp dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình làm báo. 3.2. Về công tác tổ chức , cán bộ Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự của Báo, đặc biệt là các bộ phận chuyên trách, cơ quan thường trú, văn phòng đại diện và mở thêm một số đại diện thường trú, công tác viên trên một số địa bàn trọng điểm. Tăng cường công tác đào tạo, nâng cao năng lực quản lý điều hành của đội ngũ lãnh đạo cấp phòng, ban, nghiên cứu bố trí, sắp xếp hợp lý đội ngũ cán bộ trong Cơ quan để tạo sự hợp lý, tăng hiệu quả công việc chung. Hoàn chỉnh việc xây dựng hệ thốn văn bản, quy trình và quy chế làm việc của cơ quan. 3.3. Về công tác Đảng, đoàn thể Tăng cường sự phối hợp giữa các Ban biên tập và Chi ủy, trong lãnh đạo các mặt công tác của cơ quan. Phát huy hơn nữa dân chủ cơ sở và vai trò của các tổ chức đoàn thể nhất là công đoàn và đoàn thanh niên trong việc vận động cán bộ, viên chức hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan. Củng cố công tác xây dựng Đảng, chính quyền và các đoàn thể; phấn đấu đưa tập thể Báo Giáo dục & Thời đại trở thành đơn vị tiên tiến xuất sắc, xứng đáng với truyền thống 50 năm xây dựng và phát triển. 3.4. Các mặt công tác khác: - Nghiên túc thực hiện tốt mọi chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chăm lo đời sống cán bộ, nhân viên… - Đẩy mạnh công tác phát hành, quảng cáo và các dịch vụ khác nhằm nâng cao điều kiện làm việc và cải thiện đời sống cho cán bô, viên chức. - Đẩy mạnh các hoạt động xã hội, từ thiện hư hỗ trợ đời sống nhà giáo, vận động học bổng cho học sinh…, qua đó góp phần nâng cao vị thế của Báo, tạo nên sức cạnh tranh mới , mở rộng vi độc giả. 3.5. Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận trong thời gian từ 2006 đến nay: - Năm 2008 được BộGiáo dục & Đào tạo tặng cờ thi đua ( quyết định số 3605/ QĐ- BGDĐT ngày 21 tháng 5 năm 2008 ) - Năm 206,2007,2008 được công đoàn giáo dục Việt Nam tặng bằng khen cho tập thể Báo Giáo dục & Thời đại vì đã có thành tích xuất sắc trong hoạt động công đoàn. 9 A. LỜI MỞ ĐẦU III. Thực trạng công tác Thư kí tại Báo Giáo dục & Thời đại 1. Thực trạng công tác thư kí tại cơ quan: 1.1. Số lượng: một Thư kí riêng của Tổng Biên tập 1.2. Trình độ chuyên môn: 1.3. Thâm niên công tác: 1.4. Tuổi: 2. Đề xuất, kiến nghị: Để khắc phục một số hạn chế và để công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin của người Thư ký tại cơ quan đạt hiệu quả cao cũng như để quá trình đào tạo tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đạt kết quả cao tôi xin mạnh dạn đóng gópmột số ý kiến của mình góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của người Thư ký cũng như quá trình đào tạo tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. - Báo nên có them một thư ký nữa đẻ công tác thu thập , xử lý và cung cấpthông tin đạt hiệu quả cao hơn nữa. - Thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo nâng cao trình đọ nghiệp vụ chuyên môn. - Ban lãnh đạo cần quan tâm nhiều hơn đến cán bộ nhân viên chức trong cơ quan để họ yên tâm làm việc đạt hiệu quả cao hơn nữa. - Nhà trường cần mở rộng liên kết với các doanh nghiệp hơn nữa để sinh viên có thể đi thực tập hoặc đi làm đúng chuyên môn nghiệp vụ của mình. Trên đây là một số ý kiến của bản thân em rất mong ý kiến của mình sẽ được lãnh đạo nhà trường cũng như quý cơ quan quan tâm, xem xét. CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ VAI TRÒ CỦA THƯ KÍ VĂN PHÒNG TRONG VIỆC THU THẬP, XỬ LÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC I. Khái niêm, đặc điểm, bản chất và vai trò của thông tin: 1. Khái niệm: Trong thời kì khoa học kỹ thuật phát triển và đạt được những thành tựu rực rỡ như hiện nay thông tin đã trở thành” tài nguyên” quan trọng nhất. Thông tin với những giá trị đích thực đã mang lại sức mạnh cho những ai biết nắm giữ nó. Thông tin rong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về sự kiện đã xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống 10 [...]... độ và cấp bậc của người giúp việc ra sao… đều gọi là người Thư ký Nhưng ngày nay vai trò của người Thư ký đã chia Thư ký làm nhiều loại như: Thư ký hội họp, Thư ký văn phòng, Thư ký riêng, Thư ký trường học… Chức năng của người Thư ký văn phòng: Lao động của người lãnh đạo là loại lao động phức tạp và có liên quan đến năng suất, hiệu quả công việc của cơ quan Do đó, để lãnh đạo có nhiều thời gian dành... hệ giao tiếp của người Thư ký được thể hiện thông qua tinh thần hợp tác tích cực và cạnh tranh lành mạnh 1.5.Vị trí của người Thư ký văn phòng: Trên cơ sở những nhiệm vụ, quyền hạn trong hoạt động của cơ quan, Thư ký thể hiện vị trí như một người giúp việc tổng hợp cho lãnh đạo Vị trí của người Thư ký được thể hiện ở một số nội dung sau: 1.5.1 .Thư ký là người trợ lý, giúp việc thân cận của lãnh đạo... người Thư ký, vị trí của Thủ trưởng trong hoạt động nội bộ của cơ quan cũng như trong các mối quan hệ có tính xã hội khác Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký là hai vấn đề không thể tách biệt Ở mỗi nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phải được trao quyền hạn nhất định Điều đó cũng có nghía tính hợp pháp trong việc sử dụng các quyền hạn được trao của người. .. thành một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký văn phòng Hiệu quả trong giao tiếp của người Thư ký không chỉ là giá trị của các thông tin 16 A LỜI MỞ ĐẦU thu thập, việc tạo một ấn tượng tốt là điều Thư ký vần phải thực hiện Do đó, Thư ký phải luôn sẵn sàng, chủ động trong giao tiếp Khả năng vận dụng sáng tạo các quy phạm khách quan sẽ là căn cứ giúp người Thư ký thiết lập mối quan hệ giao tiếp... tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng 1.3.4.5 Thực hiện các công việc khác khi được Thủ trửơng phân công 1.4.Các nhóm điều kiện để người Thư ký hoạt động có hiệu quả: Với các nhóm chức năng, nhiệm vụ đã nêu trên muốn trở thành một Thư ký giỏ thực không đơn giản, người Thư ký sẽ không trở thành người trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo nếu không hiểu chính xác về công việc Người Thư ký cũng không thể độc lập... quan hệ với Thử trưởng và đồng nghiệp, Thư ký được coi là một mắt xích trong việc thiết lập mối quan hệ 1.5.3 Hiệu quả trong hoạt động của người Thư ký sẽ giải phóng lãnh đạo khỏi những công việc mang tính sự vụ và tăng phần lao động sáng tạo Việc hoàn thành nhiệm vụ của Thư trưởng có sự cộng tác tích cực của người Thư ký 1.5.4 Hoạt động của người Thư ký văn phòng góp phần đảm bảo và cung cấp kịp thời,... tiếp…bởi văn phòng 15 A LỜI MỞ ĐẦU chính là đầu mối thiết lập mọi hoạt động giao tiếp cơ bản của cơ quan Do đó để thực hiện nhiệm vụ của mình người Thư ký buộc phải có những năng lực nhất định, có khả năng thích ứng với phong cách làm việc của lãnh đạo và môi trường công sở Có thể xác định ba nhóm điều kiện văn bản sau đối với người Thư ký 1.4.1 .Người Thư ký phải có trình độ chuyên môn: Yêu cầu về trình... CHỨC 1.Vài nét về nghề và người Thư ký: 1.1 Vài nét về nghề Thư ký: Lịch sử phát triển của nghề Thư ký có cách đây hang trăm năm gắn liền với chủ nghĩa tư bản Đó là đội ngũ những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Thuật ngữ Thư ký trong tiếng anh là ‘Secretary’ Bao gồm những người làm việc trong văn phòng và có liên quan đến các hoạt động như thư từ, đánh... động nội bộ của cơ quan Với những vị trí trên có thể khẳng định người Thư ký có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan nói chung và của Thủ trưởng nói riêng Ở phương diện nhất định, Thư ký là người được Thư trưởng lựa chọn và đặt niềm tin do đó phải luôn cố gắng phấn đấu, phát huy năng lực cá nhân để xứng đáng với sự tin cậy đó 1.6 Một số yêu cầu cơ bản đối với người Thư ký văn phòng: 1.6.1... cung cấp thông tin như: báo cáo, công văn, thông báo, truyền miệng, thông báo trong cuộc họp…đều được Thư ký của Báo áp dụng Tuy nhiên mỗi hình thức đều có ưu, nhược điểm của nó, người Thư ký sẽ phải căn cứ vào tình hình cụ thể để lựa chọn hình thức cung cấp thông tin phù hợp nhất D KẾT LUẬN Qúa trình thực tập tại Báo Giáo dục & Thời đại tuy không dài nhưng chính trong quá trình thực tập này đã giúp em . người thư ký văn phòng tại tòa soạn Báo. 4) Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của ngưới Thư ký văn phòng tại Báo Giáo dục và Thời đại. 5) Vấn đề nghiên cứu: Tìm hiểu vai trò của. viết về nhiệm vụ của người thư ký văn phòng bởi đây là công việc hàng ngày của thư ký là căn cứ đánh giá năng lực của người thư ký. 3) Mục tiêu nghiên cứu: Nghiên cứu, tìm hiểu về vai trò của người. của người Thư ký văn phòng. 6) Phương pháp nghiên cứu: Củng cố kiến thức lý luận về nghiệp vụ Thư ký đã được học tại trường Thu thập thông tin, các tài liệu viết về vai trò của người thư ký trên