Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam

Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản của cơ quan, tổ chức đó là chức năng tham mưu – tổng hợp và chức năng hậu cần. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Vì vậy, việc đầu tư cho công tác văn phòng là vô cùng cần thiết.

LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành gửi lời cảm ơn anh Lê Xn Trí Chánh văn phòng, người trực tiếp giúp đỡ bảo em tận tình thời gian em thực tập Cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Ngoài em xin cảm ơn tất anh chị công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam hướng dẫn em làm việc nghiệp vụ chuyên môn Qua em xin cảm ơn Đinh Thị Hải Yến – Khoa quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn em q trình thực tập hồn thành báo cáo thực tập tập Với thời gian thực tập 30/3/2020 đến 24/4/2020 thời gian thực tập ngắn nhờ hướng dẫn tận tình cán hướng dẫn giảng viên hướng dẫn tạo điều kiện cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công việc thực tế quan qua nâng cao hiểu biết chun mơn nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng cơng tác văn phòng Trong thời gian thực tập với giúp đỡ nhiệt tình cán hướng dẫn với tự học hỏi thân tác phong làm việc kỹ giao tiếp công sở em cải thiện nhiều kết lớn mà em đạt Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan thực tập nghiên cứu riêng Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, báo cáo sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm báo cáo Hà Nội, ngày tháng năm 2020 Sinh viên Đinh Văn Khải MỤC LỤC CHƯƠNG 1: .8 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG .8 1.2.2.5 Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo .14 1.2.2.7 Tổ chức công tác hậu cần 15 1.2.3Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn phòng 16 Thứ nhất: Ngày nay, hoạt động VP diện phận phòng, ban khơng phải phòng hành quản trị Các quan có phòng ban khác phận có cơng việc hành cần phải có cơng tác văn phòng Mọi hoạt động quan, xí nghiệp phải lập kế hoạch từ trước phải có cách thức thực phù hợp, đạt kết tối ưu 16 1.3.3 Ý nghĩa công nghệ thông tin công tác văn phòng .21 2.1.1 Giới thiệu chung 22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam 23 2.1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam 25 2.2.5Trong công tác quản lý nhân 38 2.2.6Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng .39 Quản lý tài sản, trang thiết bị công việc quan trọng có tác động trực tiếp đến chất lượng chi phí vận hành quan, tổ chức hay doanh nghiệp Các quan phải trì hoạt động Quản trị tài sản, trang thiết bị khoa học, để giải nhanh gọn, đảm bảo cho hoạt động thực nhiệm vụ công việc chuyên môn đơn vị, cá nhân quan Một quan, tốt phải đôi với quản lý tài sản, trang thiết bị hiệu hiệu 39 Hiểu tầm quan trọng công tác quản lý tài sản trang thiết bị nên công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng chương trình xây dựng qua phần mềm Excel 2016 .39 Chương trình xây dựng để giúp cán nhân viên văn phòng cơng ty quản lý tài sản, trang thiết bị cách hiệu quả, nắm tình trạng tài sản, trang thiết bị, thời gian bảo hành, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị, thay thiết bị cũ, hỏng hóc kịp thời 39 2.2.7 Trong công tác truyền thông 39 Tiểu kết: 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 2.Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005) Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Lao động – Xã hội; 45 Diệp Anh (2012), Điều hành doanh nghiệp vừa nhỏ, NXB Đại học Kinh tế quốc dân; .45 4.Nghị định số 56/2009/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 30/06/2009 trợ giúp phát triển doanh nghiệp vừa nhỏ 45 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, đất nước ta theo hướng công nghiệp hóa - đại hóa, yêu cầu doanh nghiệp cần đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng việc ứng dụng khoa học cơng nhệ vào quy trình sản xuất, bảo quản, tiêu thu, sản phẩm trình quản lý, có cơng tác văn phòng Văn phòng phận cấu thành quan, tổ chức có vai trò, nhiệm vụ quan trọng việc hỗ trợ quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức quan, tổ chức chức tham mưu – tổng hợp chức hậu cần Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan tổ chức cần có văn phòng mạnh, cơng tác văn phòng phải đủ khả đáp ứng giải cơng việc cách nhanh chóng, hiệu Vì vậy, việc đầu tư cho cơng tác văn phòng vô cần thiết Được giúp đỡ Nhà trường khoa Quản trị văn phòng tiếp nhận công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, thực tập văn phòng cơng ty ngày 30 tháng năm 2020 đến hết ngày 24 tháng năm 2020 Trong suốt thời gian thực tập công ty anh chị văn phòng tận tình dạy tạo điều kiện thuận lợi để tơi có hội tiếp cận với công việc, áp dụng thực tiễn vào thực tế Tuy nhiên trình thực tập văn phòng cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam nhận thấy việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng số hạn chế nhiều bất cập làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Do vậy, thời gian tới cần có bước giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác Vì từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài thu hút thân việc ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng tơi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam” làm đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệp hy vọng qua đề cung cấp nhiều giải pháp công tác văn thư, giúp công tác ngày hiệu Mục tiêu nghiên cứu Báo cáo hướng tới mục tiêu sau: Một là: Hoàn thiện sở lý luận cơng tác văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Hai là, Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Ba là, Đưa đề xuất, kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Thứ nhất: phạm vi không gian công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Thứ hai: phạm vi thời gian: từ năm 2010 (năm thành lập) đến 31/4/2020 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, đề tài tập trung thực số nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thư nhất: tìm hiểu sở lý luận cơng tác văn phòng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Thứ hai: nắm sơ lược Cơ cấu tổ chức, lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam văn phòng cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam Thứ ba: tìm hiểu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Thứ tư: Nhận xét đánh giá ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân hạn chế Từ đó, đưa đề xuất, kiến nghị, giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Các nguồn tài liệu sử dụng Trong đề tài tơi có đề cập đến mộ số nghiên cứu trước đó: Đề tài cơng trình nghiên cứu khoa học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tác giả, Nguyễn Thị Thúy Bình, CN Hoàng Thu Hà, Vũ Thị Thu Hiền, Nguyễn Thị Hương, Phạm Thị Bích Đào, Nguyễn Thị Kim Thu Đề tài: “Cơng tác văn thư q trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” Tác giả: ThS Nguyễn Thùy Trang Tài liệu “Nâng cao hiệu ứng dụng Công nghệ thông tin quan nhà nước” tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015 Tài liệu nhấn mạnh đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng quan, tổ chức - Tài liệu “Phát triển kỹ ứng dụng công nghệ thông tin” tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, hệ thống hóa lý luận công nghệ thôn tin nước ta Phương pháp nghiên cứu Để thực Báo cáo sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế thơng qua báo cáo cơng tác văn phòng công ty, báo cáo tổng kết, báo cáo kết thực công việc, báo cáo nhanh, điều tra phiếu khảo sát - Phương pháp vấn, trao đổi với lãnh đạo nhân viên công ty - Phương pháp thống kê: - Phương pháp phân tích tổng hợp số liệu thông tin thu thập - Phương pháp so sánh: từ số liệu thông tin thu thập tiến hành so sách đôi chiếu đánh giá nhận xét Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung Báo cáo chia thành ba chương, cụ thể sau: Chương Cơ sở lý luận cơng tác văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Chương Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Tổng quan văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng thuật ngữ quen thuộc quan tổ chức hình thành nghiên cứu từ lâu trước đây, nhà nghiên cứu đưa quan niệm khác nhau: Theo Từ điển tiếng Việt năm 1992 “Văn phòng phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tờ hành quan đơn vị” Trong giáo trình “Quản trị văn phòng” GS.TS Nguyễn Thành Độ cho “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý;là nơi chăm lo cho dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị.” Từ quan niệm tự hiểu “Văn phòng máy thuộc quan tổ chức, có chức thu thập thơng tin, tổng hợp thơng tin, truyền đạt thông tin, phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quan tổ chức, máy đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị.” 1.1.2 Chức Văn phòng 1.1.2.1 Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu tổng hợp việc đề xuất phương án, ý tưởng tham mưu dựa việc thu thập, đánh giá, phân tích cách đầy đủ phương án tham mưu khác, thơng tin có liên quan đến nội dung tham mưu Tham mưu tổng hợp hoạt động tham mưu cuối trước người lãnh đạo định quản lý, hay phản ánh xác tính chất hoạt động tham mưu 1.1.2.2 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ hay hoạt động có quan chuẩn bị phòng họp, trang thiaết bị, tổ chức chuyến đi…… Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng Để thực cơng việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay trang thiết bị, phương tiện làm việc tài sản khác phục vụ cho hoạt động toàn quan, đơn vị Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an tồn,… cơng việc mà văn phòng tiến hành thực thường xuyên, phục vụ hiệu cho hoạt động quan, đơn vị 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.1.3.1 Tổ chức máy văn phòng Thường xun kiện tồn máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, bước đại hóa cơng tác hành – văn phòng; đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên môn cần thiết nhiệm vụ số văn phòng Từ chức nhiệm vụ cụ thể giao với khối lượng tính chất cơng việc, văn phòng hình thành phận đảm nhiệm công việc cho máy tinh gọn hiệu 1.1.3.2 Tổ chức xây dựng theo dõi chương trình, kế hoạch cơng tác quan văn phòng Trong quan, đơn vị, phòng ban phải xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác (năm, q, tháng, tuần, ngày) có nội dung khác cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ phòng ban Tuy nhiên, ngồi việc xây dựng kế hoạch riêng, văn phòng nơi tổng hợp kế hoạch phòng ban khác, xây dựng thành kế hoạch công tác chung cho tồn quan, đơn vị Văn phòng theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch chung toàn quan, nhắc việc cho lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai thực 1.1.3.3 Tổ chức thu thập xử lý đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Thông tin ví máu chạy khắp thể ni sống quan, tổ chức Khơng có thơng tin khơng có định đắn từ phía lãnh đạo quan, đơn vị Văn phòng đầu mối thu thập thơng tin từ nhiều nguồn khác (bên ngồi, bên trong) tổ chức Mọi nguồn thông tin đến văn phòng thu thập, xử lý, chuyển phát lưu trữ Vì văn phòng cần xây dựng đôn đốc thực quy định chế thơng tin tồn quan, đơn vị 1.1.3.4 Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động quan văn phòng “Quốc có quốc pháp, gia có gia quy”, “gia quy” quan, tổ chức nói chung, văn phòng nói riêng quy chế hoạt động Quy chế hoạt động bao gồm quy định bắt buộc thực dựa thống tuân thủ toàn quan, đơn vị Quy chế khiến cho hoạt động quan, đơn vị vào nếp phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà quan đơn vị xác định Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thơng qua cấp lãnh đạo, bổ sung hồn thiện, thơng báo thi hành giám sát việc thực nhiệm vụ văn phòng Đây nhiệm vụ tổ chức bắt đầu vào hoạt động 1.1.3.5 Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu Văn phòng phận đảm nhận cơng tác văn thư, lưu trữ quan, cơng tác có vị trí quan trọng việc kiểm sốt nguồn thơng tin vào quan, đơn vị Thực nhiệm vụ này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quan việc ban hành quy chế văn thư lưu trữ quan đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc quy chế Bên cạnh đó, việc áp dụng phần mềm đại việc quản lý văn bản, hồ sơ giải pháp hiệu 1.1.3.6 Tư vấn văn cho thủ trưởng Văn phòng ln phận kiểm sốt, đảm bảo văn ban hành khỏi quan, đơn vị ln đầy đủ nội dung, xác thể thức, thẩm quyền ban hành theo quy định quan, Nhà nước 10 Được quyền từ chối không giải công việc xét thấy không đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý Được đề xuất, tham gia ý kiến, việc xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật cán cơng nhân viên Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Cơng ty Cổ phần Lưu trư Việt Nam Văn phòng Bộ phận Nhân Bộ phận Hành Bộ phận IT Bộ phận Lễ Tân Đội xe Bộ phận Pháp chế Bộ phận Văn thư – ưu trữ - Ban cố vấn: Tham mưu, tư vấn, giúp việc cho lãnh đạo tổ chức thực công việc đào tạo tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên Tham mưu, tư vấn liên doanh nhà máy sản xuất 2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam Đầu tư cho văn phòng nói chung cơng tác văn phòng nói riêng đẩy nhanh thơng suất hoạt động quản lý Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin công tác văn phòng vấn đề thiết yếu đặc việt doanh nghiệp Tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác văn sau: 2.2.1 Trong công tác tham mưu tổng hợp Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng cơng tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Tại công ty Cổ 31 phần Lưu trữ Việt Nam theo khảo sát có 100% cán nhân viên trang bị máy tính bàn, có kết nối internet, đặt phầm mềm cần thiết Word, Excel phục vụ cho công tác thu thập tổng hợp thông tin giải công việc 40% cán nhân viên trang bị máy Scanner có khả quét ảnh,số hóa tài liệu dạng file để lưu trữ vào máy tính hay ổ đĩa PC dạng file ảnh từ việc gửi thơng tin, truyền đạt thơng tin nhanh chóng tiện lợi gửi qua hình thức như gmail Facebook, zalo… Văn phòng cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam đầu mối thu thập xử lý thông tin tham mưu cho lãnh đạo để đưa định tối ưu Việc thu thập thông tin đến từ nhiều nguồn khác nguồn thơng tin từ trang mạng thống nguồn thơng tin trang wed http://muasamcong.mpi.gov.vn/ Các thông tin thu thập trang wed http://muasamcong.mpi.gov.vn/ bao gồm thông tin đấu thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, nguồn thơng tin thống, kế hoạch đầu tư, nguồn thông tin quan trọng việc xây chiến lược kinh doanh, xây dựng hồ sơ đề xuất, hồ sơ chào hàng, đáp ứng yêu cầu chủ đầu tư, từ mang lợi ích cho cơng ty 32 Văn phòng cơng ty trang bị đầy đủ máy tính có kết nối internet cho nhân viên từ việc thu thập thơng tin tìm kiếm thơng tin cán nhân viên tìm kiếm nhiều phần mềm, trang wed ứng dụng khác nhau, Một công cụ sử dụng phổ biến hiệu cơng cụ tìm kiếm google Cốc Cốc trang báo điện tử, nguồn thơng tin mở…… Bên cạnh nhân viên cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công ty, văn như: Thương thảo hợp đồng, hợp đồng, nghiệm thu lý, công văn, định, tờ trình… Cơng việc trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, xác nhờ có mẫu văn sẳn mà nhân viên công ty cần điển thông tin nội dung Việc trang bị máy tính kết nối internet, máy scan làm cho công tác thu thập thơng tin, xử lý thơng tin văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam trở nên nhanh chóng, đầy đủ, xác làm tiền đề thực tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo quan 2.2.2 Công tác tổ chức hội họp Cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở Tổ phố Gia Quất, Long Biên - Hà Nội, chi nhánh Bắc Ninh, Đà Nẵng,TPHCM để thuận tiện cho công tác giao ban, báo cáo công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, văn phòng cơng ty lãnh đạo cơng ty thường xuyên tổ chức họp trực tuyến hàng tháng, hàng quý, để trao đổi theo dõi công việc, xử lý cơng việc Ứng dụng phầm mềm chiếu powerpoint, tài liệu chuyển mềm, làm cho họp trực tuyến trở nên sinh động, tài liệu chuyền nhanh chóng làm cho chất lượng hiệu họp nâng cao 2.2.3 Công tác tổ chức chuyến cho lãnh đạo Tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam lãnh đạo cơng ty, thường xun có có chuyến công tác xa lâu ngày, kể chuyến cơng tác nước ngòai để làm tốt công tác tổ chức chuyến cho lãnh đạo nhân viên văn phòng ln ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào bước Xây dựng chương trình cho chuyến công tác, giải thủ tục giấy tờ, chuẩn bị phương tiện lại cho đòan, liên hệ với nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ làm việc cho đòan chuẩn bị tài liệu chun mơn phương tiện nghe 33 nhìn, chuẩn bị kinh phí, … 2.2.4 Tổ chức cơng tác văn thư Lưu trữ 2.2.4.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn vấn đề quan trọng lãnh đạo quan tâm, theo dõi Bảng 2.2.4.1.1 thống kê số lượng văn ban hành Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam quý I năm 2020 từ năm 2017 - 2019 Loại văn STT Năm Văn Qúy I VB 2020 VB đến VB 2019 VB đến VB 2018 VB đến VB 2017 VB đến Công Quyết Thông Báo Kế Tở văn định báo cáo hoạch trình 170 23 232 68 224 60 221 56 15 102 101 99 99 98 109 27 189 45 185 40 178 32 20 220 210 190 19 89 78 69 69 245 234 211 Văn khác 112 24 198 68 189 64 176 44 Tổng số 514 80 1275 205 1221 278 1144 238 Nguồn: Văn phòng cơng ty Từ bảng thống kê ta thấy Trong năm vừa qua công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam số lượng văn ban hành công ty ngày tăng, để đáp bảo văn thể thức, u cầu, nhanh chóng, xác công ty ứng dụng kịp thời công nghệ thông tin công tác soạn thảo ban hành văn Trang bị 01 máy Photocoppy có tốc độ in photo văn tài liệu nhanh 34 Hình 2.2.4.1.2 ảnh máy photo Nguồn: Văn phòng cơng ty 30% Cán nhân viên có máy in cá nhân Canon 2900, cán chủ đơng in thơng tin văn nhanh chóng, tiện lợi Hình 2.2.4.1.3 máy in Canon 2900 Nguồn: Văn phòng cơng ty 35 Một số phần mền ứng dụng để soạn thảo văn như: Microsoft Word, Unikey, Bộ Font TCVN3, Free PDF To Word Doc Converter, Foxit Reader cho PC trình duyệt web Có nhiều phần mềm dành cho việc soạn thảo văn MS Word 2003, MS Word 2007, MS Word 2010, MS Word 2013,… Văn phòng Cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam sử dụng phần mềm Microsoft Word 2010 cho việc soạn thảo văn Word 2010 cung cấp hiệu ứng nghệ thuật cho ảnh văn Và áp dụng hiệu ứng cho văn bản, chạy kiểm tra tả Word 2010 cung cấp hỗ trợ cho tính định dạng văn nâng cao, bao gồm phạm vi thiết đặt đường kết nối lựa chọn tập hợp phong cách biểu mẫu số sử dụng tính với nhiều phông chữ OpenType để đạt mức bổ sung tiếng Ba Lan đánh máy.bố trí ảnh đồ họa SmartArt mới, Các hiệu ứng nghệ thuật mới, sửa ảnh, nén ảnh Nhờ có phần mềm MS Word 2010 mà công tác soạn thảo trở nên thuận tiện dễ dàng trước Thứ nhất: Các văn soạn thảo nội dung thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định quy chế công tác văn thư lưu trữ công ty Thứ hai: Việc chỉnh sửa văn bản, sửa lỗi sai tả thực dễ dàng nhanh chóng hơn, Thư Ba: Việc soạn thảo văn diễn nhanh trước nhiều, cán nhân viên văn phòng soạn thảo nhiều văn phục vụ cho hoạt động công ty nói chung văn phòng nói riêng Thư tư: Khi soạn thảo văn chèn thêm hình ảnh, bảng biểu,… giúp cho văn có thêm nhiều nội dung thực tế Thứ năm: Tại công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam ban hành quy chế công tác văn thư Lưu trữ nên tất văn ban có form soản thảo cần thay nội dung điều giúp cho việc soạn thảo thực nhanh Unikey – Phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt 36 Hình 2.2.4.1.4 Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt – Unikey Nguồn: Văn phòng cơng ty Tại cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam sử dụng bảng mã Unicode để gõ tiếng Việt soạn thảo văn giúp cho công tác soạn thảo trở nên dễ dàng 2.2.4.3 Công tác Quản lý văn Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức khoa học tài liệu, chỉnh lý, số hóa Lưu trữ tài liệu, hoạt động lĩnh vực Lưu trữ, nên ban lãnh đạo công ty hết hiểu rõ vai trò tài liệu Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác quản lý văn công ty trọng Hiện Nay công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam ứng dựng phần mền quản lý văn điều hành công việc eBizOffice sử dụng phần mền quản lý văn văn đến giúp Cơng ty quản lý tồn văn đơn vị, bao gồm văn gửi đến, văn gửi đi, văn nội bộ, dự thảo, Thực quản lý toàn liệu phát sinh trình luân chuyển xử lý văn phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý Phần mềm quản lý văn điều hành công việc eBizOffice giúp tạo lập quản lý loại báo cáo tình hình luân chuyển, quản lý xử lý, theo dõi văn bản, kết xuất thông tin tổng hợp nhằm phục vụ công tác điều hành, tác nghiệp lãnh đạo đơn vị Lưu trữ trữ tồn thơng tin đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn hỗ trợ việc xử lý loại văn 37 Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác soản thạo ban hành văn bản, quản lý văn bản, giúp cho hệ thông văn quản lý, văn hành cơng ty thống tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu trữ công ty 2.2.4.4 Công tác Lưu trữ Văn Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam sử hữu phần mềm số hóa tài liệu Lưu trữ cán Công nghệ thông tin cơng ty viết, tất các tài liệu sau cán chuyên môn chỉnh lý xếp, tiến hành số hóa tài liệu, lưu trữ dạng file PDF giúp cho lãnh đạo khai thác thơng tin tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng tiện lợi Khai tác sử dụng tài liệu Lưu trữ công ty chủ yếu phần mền số hóa cứng tài liệu Lưu trữ đươc bảo quản, kho Lưu trữ công ty, giúp cho tài liệu kéo dài tuổi thọ, tránh hư hỏng, trình khai thác 2.2.5 Trong cơng tác quản lý nhân Trong văn phòng có nhiều nguồn lực khác (tài lực, vật lực, nhân lực, thơng tin) Trong đó, nhân lực coi nguồn lực quan trọng có tính chất định công việc tổ chức sử dụng nguồn lực lại để thực có hiệu chức năng, nhiệm vụ văn phòng Tại cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam Công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác quản lý nhân qua hình thức chấm cơng vân tay qua phần mềm chấm công Wise Eye V5 Với việc sử dụng phần mềm chấm công vân tay thông minh đại Tất thông tin giấc làm việc nhân viên quản lí hiệu xác Đồng thời sử dụng phần mềm máy chấm cơng giúp cơng ty tiết kiệm chi phí, thời gian đáng kể Duy trì môi trường làm việc lành mạnh, công bằng, công khai việc đánh giá khích lệ nhân viên 38 2.2.6 Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng Quản lý tài sản, trang thiết bị cơng việc quan trọng có tác động trực tiếp đến chất lượng chi phí vận hành quan, tổ chức hay doanh nghiệp Các quan phải trì hoạt động Quản trị tài sản, trang thiết bị khoa học, để giải nhanh gọn, đảm bảo cho hoạt động thực nhiệm vụ công việc chuyên môn đơn vị, cá nhân quan Một quan, tốt phải đôi với quản lý tài sản, trang thiết bị hiệu hiệu Hiểu tầm quan trọng công tác quản lý tài sản trang thiết bị nên công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng chương trình xây dựng qua phần mềm Excel 2016 Chương trình xây dựng để giúp cán nhân viên văn phòng cơng ty quản lý tài sản, trang thiết bị cách hiệu quả, nắm tình trạng tài sản, trang thiết bị, thời gian bảo hành, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị, thay thiết bị cũ, hỏng hóc kịp thời 2.2.7 Trong cơng tác truyền thơng Có nhiều hình thức truyền thơng khác như: loa đài, truyền hình, báo chí,… Và với phát triển vượt bậc cơng nghệ thơng tin việc ứng dụng thành tựu vào cơng tác truyền thông điều thiếu Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam sử dụng trang thông tin điện để làm công tác truyền thông cho công ty, Giới thiệu đầy đủ thông tin dịch vụ công ty (ảnh trang wed công ty: luutruvietnam.com.vn) 39 Tiểu kết: Trên khái quát Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào cơng tác văn phòng, Qua tơi có số nhận xét đánh giá công tác ứng dụng công nghệ thông tin đưa số giải pháp chương nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam 40 CHƯƠNG MỘT SỐ GIÁI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THONG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 3.1 Đánh giá,nhận xét Sau thời gian thực tập Công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam,tuy thời gian không nhiều, song đợt thực tập mang lại cho tơi nhiều điều bổ ích, giúp em học hỏi thêm số kỹ nhà quản trị văn phòng ứng dụng kiến thức học vào thực tiễn Nhìn chung cơng ty cổ phần lưu trữ Việt Nam trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, trang bị nhiều phần mền trang thiết bị đại, từ cơng tác văn phòng ln giải cơng việc nhanh chóng hiệu Thơng qua trình thực tiễn em nhận thấy việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng có số Ưu điểm sau 3.1.1 Ưu điểm: Thứ nhất: Lãnh đạo cơng ty lãnh đạo văn phòng công ty quan tâm đến ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng, Thứ hai: Đa dạng hố nguồn thơng tin phục vụ cho cơng tác tham mưu tổng hợp, thông tin tổng hợp tương đối đầy đủ xác, nhanh chóng đảm bảo u cầu lãnh đạo Thứ ba: Công tác tổ chức hội họp đạt nhiều kết đáng khích lệ Tổ chức họp khoa học, thuận tiện cho việc di chuyển lãnh đạo công ty, ứng dụng powerpoint vào họp làm cho nôi dung họp trình bày ngắn gọn đầy đủ, đẹp dễ tiếp thu Thư tư: Tài liệu họp gửi qua mail cho đơn vị trước nên tiết kiệm thời gian nghiên cứu tài liệu, họp có nhiều thời gian để cán nhân viên thảo luận, đóng góp ý kiến, đưa phương án giải phù hợp 41 Thứ năm: Việc công ty ban hành quy chế riêng công tác văn thư lưu trữ ứng dụng phần mền soạn thảo văn bản, tạo mẫu văn sẵn nên văn trình bày theo quy định cơng ty, quy định pháp luật, hình thức trình bày đẹp nơi dung xác, ngơn ngữ sử dụng phù hợp, góp phần xử lý nhanh chóng,giải kịp thời công việc công ty Thứ sáu: Công tác quản lý văn bản, lưu trữ văn thực phần mềm quản lý văn số hoá tài liệu nên văn quản lý,Lưu trữ khoa học, đại, , khai thác sử dụng văn tài liệu đơn giản, nhanh chóng Thứ bảy: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý nhân góp phần nâng cao việc quản lý chặt chẽ, gắn kết nhân sự, đánh giá ý thức, thái độ lực nhân sự, làm tiền đề cho công tác khen thưởng kỷ luật, bổ sung nguồn nhân Thứ tám: Trang thiết bị văn phòng,cơng ty quản lý chắt chẽ thơng tin tài sản trang thiết bị cập nhật, nhờ mà cơng tác bảo trì, bảo dưỡng tài sản trang thiết bị, cung cấp trang thiết bị tài sản nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu cán cơng ty Thứ chín: Cơng tác truyền thông công ty trọng đổi mới, hình ảnh cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam động,hiện đại 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mà công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam đạt tơi nhận thấy việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam gặp số nhược điểm sau Một là: Việc trang bị sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng hạn chế, diện tích văn phòng nhỏ Hai là: Trình độ chun mơn số cán chưa đáp ứng nhu cầu, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng, sử dụng phần mền lúng tùng chậm trạm sử dụng Bà là: Ý thức số cán bộ, nhân viên chưa thực cao, sảy trường hợp điểm danh đầu giờ, làm việc bỏ ngoài,hoặc làm cơng việc cá nhân hành 42 Bốn là: Cần cập nhận văn mới, sửa đổi bổ sung quy chế công tác văn thư lưu trữ 3.1.3 Nguyên nhân Thứ nhất: Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam thành lập 08/11/2010 trụ sở văn phòng cơng ty tổ Phố Gia Quất, Phường Thượng Thanh, Long Biên Hà Nội đến gần 10 năm thành lập quy mô công ty có nhiều thay đổi ngày lớn mạnh, số lượng nhân viên ngày đông, trang thiết bị ngày nhiều trụ sở công ty không thay đổi diện tích khơng thay đổi, nên diện tích so với số lượng nhân viên trang thiết bị thiếu Thứ hai: Ban cố vấn công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam người có kinh nghiệm lĩnh vực Lưu trữ công tác quan quản lý nhà nước công tác văn thư Lưu trữ như: Chú Nguyễn Thiên Ân nguyên trưởng phòng nghiệp vụ Cục văn thư lưu trữ nhà nước, Trần Quốc Thắng phó Cục trưởng Cục văn thư lưu trữ nhà nước nghỉ hưu nên tuổi cao việc ứng dụng số chức phần mền số hoá hay quản lý văn chậm dẫn đến hiệu chưa cao 3.1.4 Giải pháp Thứ nhất: Đầu tư sở vật chất, bổ sung trang thiế bị đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn phòng: Thứ hai: Nâng cao trình độ kỹ sử dụng phần mền đại hoá văn phòng hình thức tập huấn xây dựng video hướng dẫn Thứ ba: Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết quý để nhìn nhận đánh giá,những việc chưa làm có biện pháp kịp thời Khen thưởng khích lệ tinh thần với cán hoàn thành tốt nhiệm vụ,từ tạo động lực cho cán chưa hồn thành nhiệm vụ Thứ tư: Cập nhận sửa đổi bổ sung vào quy chế công tác văn thư lưu trữ nghị định NĐ Số: 30/2020 phủ cơng tác văn thư lưu trữ để hồn thiện mẫu văn bản, công tác ban hành văn với quy định nhà nước 43 KẾT LUẬN Công nghệ thông tin đời phát triển mang lại nhiều lợi ích cho người, cho xã hội không nâng cao hiệu lĩnh vực kinh tế, xã hội mà công nghệ thơng tin đem lại giá trị tinh thần đời sống người Việc áp dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng cần thiết văn phòng phận tham mưu tổng hợp thông tin, phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý, cơng tác văn phòng phải tốt hoạt động quan tổ chức đạt hiệu cao Trong thời gian thực tập công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam em thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng đạt nhiều thành tích, tạo tiền đề tốt cơng đạt hố văn phòng, Tuy nhiên thời gian tới công ty cần đầy mạnh công đồng sở hạ tầng, nguồn lực vật chất người để đạt hiệu cao Qua em xin gửi lời cảm ơn tới trường đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế quan doanh nghiệp, học hỏi kiến thức thực tế mà chúng em học trường Đồng thời gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam giúp đỡ em đợt thực tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn.ThS Đinh Thị Hải Yến giảng viên hướng dẫn truyền đạt cho em kiến thức để em hoàn thành báo cáo Mặc dù cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm lực hạn chế,nên báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót cần chỉnh sửa, kính mong thầy góp ý để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2003), Quản trị học, NXB Thống Kê, Tp.HCM Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005) Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Lao động – Xã hội; Diệp Anh (2012), Điều hành doanh nghiệp vừa nhỏ, NXB Đại học Kinh tế quốc dân; Nghị định số 56/2009/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 30/06/2009 trợ giúp phát triển doanh nghiệp vừa nhỏ Ths Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội Nguyễn Thị Thúy Bình, CN Hồng Thu Hà, Vũ Thị Thu Hiền, Nguyễn Thị Hương, Phạm Thị Bích Đào, Nguyễn Thị Kim Thu Đề tài: “Công tác văn thư trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” Tác giả: ThS Nguyễn Thùy Trang Tài liệu “Nâng cao hiệu ứng dụng Công nghệ thông tin quan nhà nước” tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015 Tài liệu nhấn mạnh đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin hoạt động văn phòng quan, tổ chức Tài liệu “Phát triển kỹ ứng dụng công nghệ thông tin” tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, hệ thống hóa lý luận cơng nghệ thơn tin nước ta 10 Nguyễn Hữu Thân“Quản trị hành văn phòng”, NXB Thống Kê 11 PGS.TS Đồng Thị Thanh Phương, ThS.Nguyễn Thị Ngọc An, “Quản trị hành văn phòng”, NXB Thống Kê, năm 2009 12 Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử, 45 ... trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Ba là, Đưa đề xuất, kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng. .. Cơ sở lý luận cơng tác văn phòng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Chương Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam Chương Một số... học cơng nghệ vào cơng tác văn phòng cơng ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam chương II 21 CHƯƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIEJT NAM 2.1