Có rất nhiều hình thức truyền thông khác nhau như: loa đài, truyền hình, báo chí,… Và với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin hiện nay thì việc ứng dụng những thành tựu của nó vào công tác truyền thông là điều không thể thiếu
Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam sử dụng trang thông tin điện để làm công tác truyền thông cho công ty,
Tiểu kết:
Trên đây là khái quát cơ bản về Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam và thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng,
Qua đây tôi có một số nhận xét và đánh giá về công tác ứng dụng công nghệ thông tin cũng như đưa ra một số giải pháp ở chương 3 nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIÁI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THONG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM
3.1 Đánh giá,nhận xét
Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam,tuy thời gian không nhiều, song đợt thực tập đã mang lại cho tôi rất nhiều điều bổ ích, giúp em học hỏi thêm một số kỹ năng của nhà quản trị văn phòng được ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn.
Nhìn chung công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam rất chú trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng, trang bị nhiều phần mền trang thiết bị hiện đại, từ đó công tác văn phòng luôn được giải quyết công việc nhanh chóng hiệu quả.
Thông qua quá trình thực tiễn em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng có một số Ưu điểm sau đây.
3.1.1 Ưu điểm:
Thứ nhất: Lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng công ty luôn quan tâm đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng,
Thứ hai: Đa dạng hoá nguồn thông tin phục vụ cho công tác tham mưu tổng hợp, thông tin tổng hợp tương đối đầy đủ chính xác, nhanh chóng đảm bảo được yêu cầu của lãnh đạo.
Thứ ba: Công tác tổ chức hội họp đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Tổ chức cuộc họp khoa học, thuận tiện cho việc di chuyển của lãnh đạo công ty, ứng dụng powerpoint vào trong cuộc họp làm cho nôi dung cuộc họp được trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ, đẹp và dễ tiếp thu.
Thư tư: Tài liệu cuộc họp được gửi qua mail cho các đơn vị trước nên tiết kiệm được thời gian nghiên cứu tài liệu, trong cuộc họp có nhiều thời gian để cán bộ nhân viên thảo luận, đóng góp ý kiến, đưa ra phương án giải quyết phù hợp nhất.
Thứ năm: Việc công ty ban hành quy chế riêng về công tác văn thư lưu trữ và ứng dụng các phần mền soạn thảo văn bản, tạo các mẫu văn bản sẵn nên văn bản được trình bày theo đúng quy định của công ty, và quy định của pháp luật, hình thức trình bày đẹp. nôi dung chính xác, ngôn ngữ sử dụng phù hợp, góp phần xử lý nhanh chóng,giải quyết kịp thời các công việc của công ty.
Thứ sáu: Công tác quản lý văn bản, lưu trữ văn bản được thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản và số hoá tài liệu nên văn bản được quản lý,Lưu trữ khoa học, hiện đại, , khai thác sử dụng văn bản tài liệu đơn giản, nhanh chóng.
Thứ bảy: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự đã góp phần nâng cao việc quản lý chặt chẽ, gắn kết nhân sự, đánh giá được ý thức, thái độ và năng lực nhân sự, làm tiền đề cho công tác khen thưởng kỷ luật, và bổ sung nguồn nhân sự.
Thứ tám: Trang thiết bị văn phòng,công ty được quản lý chắt chẽ thông tin về tài sản trang thiết bị luôn được cập nhật, nhờ đó mà công tác bảo trì, bảo dưỡng tài sản trang thiết bị, cung cấp trang thiết bị tài sản mới nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu của cán bộ công ty.
Thứ chín: Công tác truyền thông của công ty luôn được chú trọng đổi mới, hình ảnh công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam năng động,hiện đại.
3.1.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm mà công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam đã đạt được thì tôi nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam còn gặp một số nhược điểm sau
Một là: Việc trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng còn hạn chế, như diện tích văn phòng còn hơi nhỏ...
Hai là: Trình độ chuyên môn của một số cán bộ chưa đáp ứng được nhu cầu, của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, sử dụng các phần mền còn lúng tùng chậm trạm đôi khi không biết sử dụng.
Bà là: Ý thức của một số cán bộ, nhân viên chưa thực sự cao, đôi khi vẫn sảy ra trường hợp điểm danh đầu giờ, trong giờ làm việc bỏ ra ngoài,hoặc làm các công việc cá nhân trong giờ hành chính
Bốn là: Cần cập nhận văn bản mới, sửa đổi bổ sung quy chế công tác văn thư lưu trữ .
3.1.3 Nguyên nhân
Thứ nhất: Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam được thành lập 08/11/2010 trụ sở văn phòng công ty tại tổ 6 Phố Gia Quất, Phường Thượng Thanh, Long Biên Hà Nội đến nay được gần 10 năm thành lập quy mô công ty có nhiều thay đổi ngày càng lớn mạnh, số lượng nhân viên ngày càng đông, trang thiết bị ngày càng nhiều nhưng trụ sở công ty không thay đổi diện tích cũng không thay đổi, nên diện tích so với số lượng nhân viên và trang thiết bị bây giờ thiếu...
Thứ hai: Ban cố vấn công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam đều là những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực Lưu trữ đều từng công tác tại các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư Lưu trữ như: Chú Nguyễn Thiên Ân nguyên trưởng phòng nghiệp vụ Cục văn thư lưu trữ nhà nước, Trần Quốc Thắng phó Cục trưởng Cục văn thư lưu trữ nhà nước đã nghỉ hưu nên tuổi đã cao việc ứng dụng một số chức năng trong các phần mền số hoá hay quản lý văn bản còn chậm dẫn đến hiệu quả chưa cao.
3.1.4 Giải pháp
Thứ nhất: Đầu tư cơ sở vật chất, bổ sung các trang thiế bị hiện đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác văn phòng:
Thứ hai: Nâng cao trình độ kỹ năng sử dụng các phần mền hiện đại hoá văn phòng bằng các hình thức như tập huấn hoặc xây dựng video hướng dẫn.
Thứ ba: Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết quý để nhìn nhận đánh giá,những việc đã và chưa làm được và có những biện pháp kịp thời. Khen thưởng khích lệ tinh thần với những cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ,từ đó tạo động lực cho những cán bộ chưa hoàn thành nhiệm vụ.
Thứ tư: Cập nhận sửa đổi bổ sung vào quy chế công tác văn thư lưu trữ về nghị định mới NĐ Số: 30/2020 của chính phủ về công tác văn thư lưu trữ để hoàn thiện các mẫu văn bản, và công tác ban hành văn bản đúng với quy định nhà nước.
KẾT LUẬN
Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã mang lại nhiều lợi ích cho con người, cho xã hội không chỉ ở trong nâng cao hiệu quả trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội mà công nghệ thông tin còn đem lại những giá trị tinh thần trong đời sống của con người.
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là rất cần thiết vì văn phòng là bộ phận tham mưu tổng hợp thông tin, phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý, công tác văn phòng phải tốt thì hoạt động của cơ quan tổ chức mới đạt được hiệu quả cao.
Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam em đã thấy được việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại đây đã đạt được nhiều thành tích, tạo được tiền đề tốt trong công cuộc hiện đạt hoá văn phòng,
Tuy nhiên trong thời gian tới công ty cần đầy mạnh hơn trong công cuộc đồng bộ cơ sở hạ tầng, nguồn lực về vật chất và con người để đạt được hiệu quả cao.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới trường đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa quản trị văn phòng nói riêng đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập thực tế tại cơ quan doanh nghiệp, và được học hỏi những kiến thức thực tế mà chúng em đã được học tại trường. Đồng thời gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam đã giúp đỡ em trong đợt thực tập này.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn.ThS Đinh Thị Hải Yến giảng viên hướng dẫn đã truyền đạt cho em những kiến thức để em hoàn thành bài báo cáo này.
Mặc dù rất cố gắng hoàn thành bài báo cáo này nhưng do kinh nghiệm và năng lực còn hạn chế,nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót cần được chỉnh sửa, kính mong thầy cô góp ý để bài báo cáo em được hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2003), Quản trị học, NXB Thống Kê, Tp.HCM
2. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005). Giáo trình Quản trị văn phòng NXB Lao động – Xã hội;