rất nhiều ngành , nghề kinh doanh mà Công ty đã đăng ký. Tuy nhiên trên thực tế, công ty kinh doanh các hàng hóa và dịch vụ sau.
Sản phẩm chính: Văn phòng phẩm, giá sắt, cặp hộp, bìa hồ sơ, vật tư lưu trữ.
Dịch vụ chính: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, đào tạo văn thư- lưu trữ, dịch vụ chỉnh lý tài liệu, quản lý cơ sở dữ liệu và hỗ trợ tra cứu, phần mềm, thư viện nghiệp vụ.
2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Lưu trữViệt Nam Việt Nam
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam được xây dựng theo mô hình của công ty Cổ phần.
Hội đồng quản trị:
Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được chào bán của từng loại. Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty.
Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật Doanh nghiệp 2005.
Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty.
Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công
ty hoặc một tỷ lệ nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật Doanh nghiệp 2005.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định. Quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó.
Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và những người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty.
Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.
Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và Điều lệ công ty.
- Ban kiểm soát:
Thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị.
Trình báo cáo thẩm báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.
Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 51.2 Điều 79 của Luật Doanh nghiệp 2005.
Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật Doanh nghiệp 2005, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu.
Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty quy định tại Điều 119 của Luật Doanh nghiệp 2005 thì phải thông báo ngay đến Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác nhau theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Có quyền sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận, kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Luật này, pháp luật có liên quan, Điều lệ của công ty, quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông của công ty.
Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông của công ty; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích tổ chức, cá nhân khác.
Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho công ty về các doanh nghiệp mà họ và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có phần vốn góp, cổ phần chi phối; thông báo người này được niêm yết tại trụ sở chính, chi nhánh của công ty.
- Ban Giám đốc:
Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần có quyết định của Hội đồng quản trị.
Tổ chức thực hiện các quyết định của của Hội đồng quản trị.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
Quyết định lương, phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
Tuyển dụng lao động.
Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Hội đồng quản trị.
- Chức năng của văn phòng
Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách cho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng:
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty.
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác. Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty.
Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,
Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ văn thư lưu trữ.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản
Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lý công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân, vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác.
Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho Công ty.
Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy không đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý.
Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật cán bộ công nhân viên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trư Việt Nam
- Ban cố vấn:
Tham mưu, tư vấn, giúp việc cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các công việc đào tạo tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên.
Tham mưu, tư vấn các liên doanh nhà máy sản xuất.
2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam
Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suất trong hoạt động quản lý. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là vấn đề thiết yếu hiện nay đặc việt đối với doanh nghiệp. Tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam công nghệ thông tin được ứng dụng vào công tác văn như sau:
2.2.1 Trong công tác tham mưu tổng hợp
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Tại công ty Cổ
Văn phòng Bộ phận Nhân sự Bộ phận Hành chính Bộ phận IT Bộ phận Lễ Tân Đội xe Bộ phận Pháp chế Bộ phận Văn thư – ưu trữ
phần Lưu trữ Việt Nam theo khảo sát có 100% cán bộ nhân viên được trang bị máy tính bàn, có kết nối internet, và cái đặt các phầm mềm cần thiết như Word, Excel phục vụ cho công tác thu thập và tổng hợp thông tin cũng như giải quyết các công việc của mình. 40% cán bộ nhân viên được trang bị máy Scanner có khả năng quét ảnh,số hóa tài liệu dưới dạng file để lưu trữ vào máy tính hay ổ đĩa của PC dưới dạng file ảnh từ đó việc gửi thông tin, truyền đạt thông tin được nhanh chóng và tiện lợi có thể gửi qua các hình thức như như gmail. Facebook, zalo…..
Văn phòng công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam là đầu mối thu thập xử lý thông tin tham mưu cho lãnh đạo để đưa ra những quyết định tối ưu nhất. Việc thu thập thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn thông tin từ các trang mạng chính thống là nguồn thông tin chính như trang wed http://muasamcong.mpi.gov.vn/
Các thông tin thu thập ở trang wed http://muasamcong.mpi.gov.vn/ bao gồm các thông tin về đấu thầu, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, các hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, đó là nguồn thông tin chính thống, bộ kế hoạch đầu tư, là nguồn thông tin quan trọng trong việc xây chiến lược kinh doanh, xây dựng các hồ sơ đề xuất, hồ sơ chào hàng, đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư, từ đó mang về lợi ích cho công ty.
Văn phòng công ty đã trang bị đầy đủ máy tính có kết nối internet cho nhân viên từ đó việc thu thập thông tin tìm kiếm thông tin được cán bộ nhân viên tìm kiếm trên nhiều phần mềm, trang wed ứng dụng khác nhau, Một trong các công cụ được sử dụng phổ biến và hiệu quả là công cụ tìm kiếm google và Cốc Cốc hoặc là các trang báo điện tử, các nguồn thông tin mở……
Bên cạnh đó nhân viên công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam còn trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch của công ty, các văn bản như: Thương thảo hợp đồng, hợp đồng, nghiệm thu thanh lý, công văn, quyết định, tờ trình….
Công việc trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, chính xác hơn nhờ có mẫu văn bản sẳn mà nhân viên công ty chỉ cần điển thông tin nội dung.
Việc được trang bị máy tính được kết nối internet, máy scan làm cho công tác thu thập thông tin, xử lý thông tin của văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam trở nên nhanh chóng, đầy đủ, chính xác làm tiền đề thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo cơ quan.
2.2.2 Công tác tổ chức các cuộc hội họp
Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở chính ở Tổ 6 phố Gia Quất, Long Biên - Hà Nội, và 3 chi nhánh Bắc Ninh, Đà Nẵng,TPHCM để thuận tiện cho công tác giao ban, báo cáo công việc, cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí, văn phòng công ty và lãnh đạo công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp trực tuyến hàng tháng, hàng quý, để trao đổi theo dõi công việc, xử lý công việc.
Ứng dụng các phầm mềm chính chiếu powerpoint, tài liệu được chuyển bằng bản mềm, làm cho các cuộc họp trực tuyến trở nên sinh động, tài liệu được chuyền nhanh chóng làm cho chất lượng và hiệu quả cuộc họp được nâng cao.
2.2.3 Công tác tổ chức các chuyến đi cho lãnh đạo
Tại công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam lãnh đạo công ty, thường xuyên có các có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai do vậy để làm tốt công tác tổ chức các chuyến đi cho lãnh đạo nhân viên văn phòng luôn ứng dụng công nghệ thông tin vào các bước như Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác, giải quyết các thủ tục giấy tờ, chuẩn bị phương tiện đi lại cho đòan, liên hệ với các nơi đòan đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ và làm việc cho đòan. chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe
nhìn, chuẩn bị kinh phí, …..
2.2.4 Tổ chức công tác văn thư Lưu trữ