skkn một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

SƠ YẾU LÝ LỊCH Họ tên : Nguyễn Hồng Gấm Ngày tháng năm sinh: 20/06/1991 Giới tính : Nữ Địa : Cao Xá – Dũng Tiến – Thường Tín – Hà Nội Điện thoại : 0963921516 Chức vụ : Nhân viên Văn thư Đơn vị công tác : Trường Mầm non Tân Ước – Thanh Oai – Hà Nội Năm vào ngành : 2014 Trình độ chun mơn: Trung cấp Năm tốt nghiệp : 2012 Chuyên ngành : Hành Văn thư MỤC LỤC SƠ YẾU LÝ LỊCH MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ I MỞ ĐẦU II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI III MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU IV ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU V PHẠM VI VÀ KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU Phần II NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .8 I CƠ SỞ LÝ LUẬN Về công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư .8 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư .9 a) Nội dung công tác văn thư .9 b) Nhiệm vụ công tác văn thư 13 1.3 Tổ chức công tác văn thư 13 a) Biên chế công tác văn thư 13 b) Hình thức tổ chức cơng tác văn thư 14 1.4 Yêu cầu công tác văn thư 14 1.5 Vị trí ý nghĩa công tác văn thư 14 a) Vị trí cơng tác văn thư 14 b) Ý nghĩa công tác văn thư .15 2 Về công tác lưu trữ .16 2.1 Khái niệm 16 2.2 Nhiệm vụ nội dung công tác lưu trữ 16 a) Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụ sau 16 b) Nội dung công tác lưu trữ 16 c) Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 21 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ .21 II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 22 Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề 23 * Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký: 23 Số: /TTr-MNTƯ 28 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 28 Tân Ước, ngày tháng năm 2014 .28 * Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng 36 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm 42 Phần III 43 KẾT LUẬN VÀ KHIẾN NGHỊ .43 Kết luận 43 Những ý kiến đề xuất .43 Phần IV 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 Phần I ĐẶT VẤN ĐỀ I MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước, thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, cải cách hành đà phát triển để vươn tới hoàn thiện Hướng tới xu năm gần nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Những cơng việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội sau: Công tác văn thư quan Đảng, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội bao gồm tồn cơng việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý sử dụng dấu, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội Từ khái niệm ta thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần khơng nhỏ việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, đạo hiệu hoạt động cấp ủy, quan Đảng, tổ chức trị-xã hội từ trung ương tới địa phương Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác Văn thư có làm tốt hay khơng tốt Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan đến nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, hiệu quả, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành Quốc gia có công tác Văn thư tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn lag phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ lag loại thơng tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định II LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Qua thời gian thực nhiệm vụ công tác Văn thư lưu trữ trường Mầm non Tân Ước, nhận thấy công tác Văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đi, đến tài liệu khác trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác Văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm sau: - Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại, hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Qua thời gian làm công tác Văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp mà tích lũy qua thực tiễn làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ III MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn chưa tập trung, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm vững phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường IV ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Tại đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – Lưu trữ văn phịng quan đơn vị Cán cơng chức văn phòng chưa đào tạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác Văn thư – Lưu trữ V PHẠM VI VÀ KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU Đề tài nghiên cứu phạm vi trường Mầm non Tân Ước, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư nói riêng tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ Kế hoạch nghiên cứu: 01/11/2014 đến 31/03/2015 Phần II NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Để đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non việc cần hiểu đầy đủ, sâu sắc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Về công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là tồn cơng việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư a) Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: - Tiếp nhận giải văn đến; - Tổ chức giải quản lý văn đi; - Tổ chức quản lý văn mật quan; - Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan; - Tổ chức quản lý sử dụng dấu * Tiếp nhận giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắt “Văn đến” Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến quan, tổ chức phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống u cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật, sau chuyển đến cá nhân, phận liên quan giải Việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến thực theo trình sau: + Tiếp nhận văn đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến, đóng dấu đến, ghi sổ ngày đến; + Đăng ký văn đến; + Trình, chuyển giao văn đến; + Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị Ký Ghi người nhận nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Mẫu sổ chuyển giao văn đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) * Tổ chức quản lý giải văn đi: Tất văn giấy tờ, tài liệu quan, đơn vị gửi gọi chung “Văn đi” Việc tổ chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: Các văn giấy tờ quan, đơn vị để gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Thủ tục quản lý gửi văn làm theo trình sau: + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn đi; + Đăng ký văn đi; + Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật; + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; + Lưu văn Mẫu sổ đăng ký văn Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký (1) (2) (3) (4) 10 Nơi Đơn vị, Số Ghi nhận người nhận lượng văn bản lưu (5) (6) (7) (8) Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thơng dụng GD&ĐT: PHÒNG GD&ĐT THANH OAI TRƯỜNG MẦM NON TÂN ƯỚC + Kỹ thuật trình bày Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dịng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng PHỊNG GD&ĐT THANH OAI TRƯỜNG MẦM NON TÂN ƯỚC Các dòng chữ trình bày cách dịng đơn - Số, ký hiệu văn + Thể thức Số văn bản: số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn bản: Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức: Tờ trình trường Mầm non Tân Ước: Số: …/TTr-MNTƯ 30 + Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình bày số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: …/TTr-MNTƯ (Tờ trình trường Mầm non Tân Ước); - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn + Thể thức Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng xã) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở cụ thể sau: Tân Ước, ngày … tháng … năm 2014 + Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu - Tên loại trích yếu nội dung văn + Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn + Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn 31 bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ: TỜ TRÌNH V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán quản lý nhà trường giai đoạn 2012 - 2015 - Nội dung văn + Thể thức ~ Về nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; 32 - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành ~ Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định: + Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dịng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” - Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền + Thể thức Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức: TM BAN GIÁM HIỆU - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu: KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG 33 Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác + Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c - Dấu quan, tổ chức + Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP + Dấu quan, tổ chức trình bày số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn - Nơi nhận + Thể thức Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì 34 soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn + Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày số 9a 9b Phần nơi nhận số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; cơng văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối có dấu chấm; gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung công văn hành loại văn khác) trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị 35 (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm * Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ thực cách ngăn nắp, khoa học theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu phải tốn nhiều công sức thời gian (dị tìm sổ văn đến để tìm số văn đến, sau lựa chọn hồ sơ lưu) Do đặc thù nay, tất văn đến điều hành, đạo cấp trên, Phòng Giáo dục Đào tạo huyện gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn Vì muốn quản lý, lưu trữ văn để dễ tìm kiếm nhanh chóng sử dụng phương pháp đơn giản: - Tạo thư mục để chức văn nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử) Chia thư mục nhỏ cho loại văn hợp lý - Tạo file Excel có nội dung giống sổ văn đến (Sổ đăng ký văn đến 2014.xls, Sổ đăng ký văn đến 2015.xls ) 36 - Liên kết trích yếu nội dung với file văn tương ứng thư mục chứa văn nhận theo bước sau: Khi làm việc giống hình bên dưới, để tạo liên kết trích yếu nội dung với file văn thư mục chứa văn nhận ta đặt chuột vào ô cần tạo liên kết cột "Tên loại trích yếu nội dung" nhấn chuột phải 37 Sau nhấn chuột phải ta thấy xuất hình bên dưới, nhấp chuột trái vào "Hyperlink" xuất hộp thoại "Insert Hyperlink" Trong hộp thoại "Insert Hyperlink" hình bên dưới, ta chọn thư mục cần liên kết kích chọn văn cần liên kết 38 Sau đánh Tên loại trích yếu nội dung vào "Text to display" Sau nhấn chuột vào "Screen Tip", xuất hộp thoại "SetHyperlink Screentip" đánh Tên loại trích yếu nội dung vào "Screen tip text" giống hình bên nhấn "OK" 39 Sau nhấn "OK" hộp thoại "SetHyperlink Screentip" hình bên lại nhấn "OK" kết thúc trình tạo liên kết Kết thúc trình liên kết ta tạo liên kết hình bên dưới, muốn xem văn cần nhấn chuột vào liên kết xem văn - Đồng thời tạo lọc cho file mũi tên sổ xuống Ví dụ ta muốn tìm văn Phịng, Sở, nơi khác ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phịng, Sở,… file lọc văn Phòng, Sở, hay nơi nào… 40 Các bước lọc: Bơi đen tồn bảng, kích chọn “Data/Fiter” -> tạo thành mũi tên sổ xuống Kích vào mũi tên sổ xuống cột “Tác giả” xuất hộp thoại hình bên Kích chọn “UBND huyện Thanh Oai” giống hình bên 41 Sau nhấn “OK” ta lọc file UBND huyện Thanh Oai giống hình bên Trên biện pháp thực trường công tác văn thư lưu trữ Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Qua thời gian thực công tác văn thư lưu trữ, biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên tổ văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đồn thể, cơng tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Trước lưu trữ theo truyền thống giấy, số lượng văn đến nhiều, để tìm văn lưu tốn nhiều thời gian Từ tơi tìm cách lưu trữ nay, lưu máy, sử dụng liên kết, cơng cụ tìm kiếm trình bày để tìm văn lưu, nhanh chóng hiệu Kết hoạt động trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trường đường lối Đảng; sách pháp luật Nhà nước, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp 42 Phần III KẾT LUẬN VÀ KHIẾN NGHỊ Kết luận Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị Những ý kiến đề xuất Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn Rất mong góp ý Hội đồng khoa học ngành để sáng kiến hồn thiện hơn, thơng cảm, chia sẻ đồng nghiệp 43 Phần IV TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 44 ... biện pháp thực trường công tác văn thư lưu trữ Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Qua thời gian thực công tác văn thư lưu trữ, biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường. .. NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Để đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường mầm non việc cần hiểu đầy đủ, sâu sắc nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. .. công tác lưu trữ 16 a) Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụ sau 16 b) Nội dung công tác lưu trữ 16 c) Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 21 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ