skkn MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ trường thcs

PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO BÌNH ðẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ CHÂU HƯNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ðề tài: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ðề tài thuộc lĩnh vực chuyên môn: Văn thư lưu trữ Họ tên người thực hiện: Chức vụ: Sinh hoạt tổ chuyên môn: Văn phịng Châu Hưng, tháng / 2011 Phần mở đầu I Bối cảnh ñề tài: Trong hoạt ñộng quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết cơng việc từ đạo, điều hành, ñịnh, thi hành ñều gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ ñối với hoạt ñộng quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất ñặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị, … nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải cơng việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hồn thành nhiệm vụ Về bản, cơng tác văn thư cơng tác nhằm đảm bảo thơng tin văn bản, phục vụ hoạt ñộng quản lý, ñiều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu ñể phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành q trình hoạt động nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc ñẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn ñến lưu trữ hành ñưa vào lưu trữ lịch sử Trường Trung học sở Châu Hưng hình thành từ tháng 09 năm 2001, ñược lãnh ñạo sâu sát Phịng Giáo dục ðào tạo Bình ðại, quan tâm Ban giám hiệu nhà trường tìm tịi học hỏi, sáng tạo thân thời gian thực nhiệm vụ ñược phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường có nhiều tiến đáng kể II Lý chọn ñề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy: soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu ñược lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành ñịnh, giải kịp thời, ñúng ñắn yêu cầu cấp cán giáo viên khơng có đầy ñủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Cơng việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ ñược lập khoa học tiết kiệm thời gian, cơng sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ ñối với hoạt ñộng nhà trường quan trọng, thể điểm sau: -Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu ñáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường ðồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt ñộng quản lý nhà trường -Giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cao hiệu suất cơng việc, giải xử lý nhanh chóng ñáp ứng ñược yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, ñúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu ñây mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta -Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đồn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát -Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường ðó lý tơi chọn đề tài III Phạm vi ñối tượng nghiên cứu: Bất kì ñơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều ñơn vị chưa ñược quan tâm ñúng mức mà coi cơng việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phịng quan đơn vị Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng u cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư - lưu trữ ðề tài ñược nghiên cứu phạm vi Trường Trường trung học sở Châu Hưng, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hồn thành tốt nhiệm vụ IV Mục ñích nghiên cứu: Hiện trường học ñều bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Cịn người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, khơng nắm hết ñược kỹ ñể giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu ðể có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm ñược phương pháp soạn thảo văn vừa ñầy ñủ nội dung vừa ñúng thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy ñịnh ðể phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục ñích ñề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt ñộng nhà trường V ðiểm kết nghiên cứu: Nâng cao ñược nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phòng công tác văn thư lưu trữ Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn ñã lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn u cầu, xác, đầy đủ nội dung để trình ký ðề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, nơi khơng địi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn ñạt hiệu cao Phần nội dung I Cơ sở lý luận: Công tác văn thư hoạt ñộng ñảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh ñạo, ñạo, quản lý, ñiều hành cơng việc quan đơn vị Cơng tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành q trình hoạt động quan ñơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: phân loại tài liệu lưu trữ, ñánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính mật ðối với người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian ñầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, ñặc biệt khâu soạn thảo văn II Thực trạng vấn ñề: Trong năm trước đây, cơng tác văn thư lưu trữ chưa ñược trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác mà phân cơng kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư chưa nhận thức ñược tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần cơng tác văn thư lưu trữ trường học ñược Ban lãnh ñạo Phòng Giáo dục ðào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm ñạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Thơng tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn ñi, văn ñến Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ Trường Trung học sở Châu Hưng ñã gặp thuận lợi khó khăn sau: -Thuận lợi: Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy ñủ hệ thống văn mang tính pháp lý ðược quan tâm đạo trực tiếp Phịng Giáo dục ðào tạo Bình ðại ðảng, quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường ðội ngũ thầy giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất ñáp ứng ñầy ñủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt ñộng khác -Khó khăn: Tuy quan tâm ðảng nhà nước, ñặc biệt ngành giáo dục, sở vật chất, trang thiết bị máy móc cịn hạn chế chưa ñáp ứng ñược nhu cầu cần thiết cho cơng tác văn thư lưu trữ Chỉ có 02 máy vi tính cho tất hoạt động văn phòng Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho cơng tác văn phịng trường cịn thiếu Mặc dù có nhiều khó khăn dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện cơng tác văn thư trường học ñã ñi vào nề nếp, phát huy ñược hiệu quả, ñáp ứng ñược nhu cầu cơng tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, cịn vấn đề nan giải gây nhiều xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ soạn thảo văn ñúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký; tìm kiếm văn lưu trữ cách nhanh chóng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu để hồn thành tốt nhiệm vụ ñược giao ñể chia sẻ ñồng nghiệp III Các biện pháp ñã tiến hành ñể giải vấn ñề: Các biện pháp soạn thảo văn ñúng yêu cầu, ñầy ñủ nội dung, xác cao để trình ký: Người làm cơng tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm ñược giao nói chung, soạn thảo ñược văn ñúng yêu cầu, ñầy ñủ nội dung, xác ñể trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: -Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm ñầy ñủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị ñịnh số 09/2010/Nð-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc Sửa đổi, bổ sung số ñiều Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành -Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt ñộng nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn -Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, phận chun trách hoạt ñộng nhà trường -Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo cơng việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp -ðiều ñặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo *Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng: a Tờ trình: loại văn dùng ñể ñề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt -Phần mở ñầu: +Những có tính pháp lý +Nhận định tình hình, nêu lý đưa nội dung trình duyệt, phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt -Phần nội dung: +Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng, với luận kèm theo có thơng tin trung thực, độ tin cậy cao +Dự kiến vấn đề nảy sinh quanh đề nghị áp dụng +Những thuận lợi khó khăn triển khai thực Những biện pháp cần khắc phục phải trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị +Nêu ý nghĩa, tác dụng ñề nghị ñối với hoạt ñộng ñơn vị -Phần kết thúc: +Những kiến nghị ñể cấp xem xét, chấp thuận ñể sớm triển khai, thực ñề xuất Có thể nêu phương án dự phịng cần thiết * Mẫu loại Tờ trình: PHỊNG GD&ðT BÌNH ðẠI CỘNG HỊA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS CHÂU HƯNG ðộc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TTR-THCSCH Châu Hưng, ngày……tháng……năm 20… TỜ TRÌNH ……………………………… Căn …………………………………………………………………… Căn …………………………………………………………………… Nêu lý do, thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt Nêu tóm tắt nội dung đề nghị với luận kèm theo có thơng tin trung thực, ñộ tin cậy cao Nêu ý nghĩa, tác dụng ñề nghị ñối với hoạt ñộng ñơn vị Những kiến nghị ñể cấp xem xét, chấp thuận ñể sớm triển khai, thực đề xuất Trân trọng kính chào! THỦ TRƯỞNG ðƠN VỊ Nơi nhận: - Tên ñơn vị nhận văn bản; - Lưu VT Họ tên b Báo cáo: văn phản ánh toàn hoạt ñộng kiến nghị quan, ñơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo -Phần mở đầu: +Những có tính pháp lý +Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác ñơn vị ðồng thời nêu ñiều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương cơng tác nêu -Phần nội dung: +Kiểm điểm việc làm, việc chưa hồn thành +Những ưu, khuyết điểm q trình thực +Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan +ðánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm -Phần kết thúc: +Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới +Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm +Những kiến nghị với cấp +Nhận ñịnh triển vọng * Mẫu loại Báo cáo: PHỊNG GD&ðT BÌNH ðẠI CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS CHÂU HƯNG ðộc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BC-THCSCH Châu Hưng, ngày……tháng……năm 20… BÁO CÁO ……………………………… Căn …………………………………………………………………… Căn …………………………………………………………………… I ðặc điểm tình hình: Nhận xét khái quát tình hình quan, ñơn vị về: - Tổ chức máy, nhân - Trình độ văn hố, kỹ thuật đội ngũ cán cơng nhân viên chức - Tình hình nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương cơng tác Khó khăn thuận lợi: - Thuận lợi - Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu khó khăn, thuận lợi đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng ñến hoạt ñộng quan, đơn vị II Kết đạt được: Có thể trình bày nội dung báo cáo theo mặt hoạt ñộng hay theo kết ñạt ñược quan, đơn vị (có thể đối chiếu, so sánh số liệu kỳ) Xác ñịnh nguyên nhân khách quan, chủ quan ðánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm III Kết luận: ðánh giá khái quát tồn mặt hoạt động quan, ñơn vị ñã báo cáo phần trên, từ ñó tự xếp loại kết đạt Các giải pháp ñể khắc phục khuyết, nhược ñiểm Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Những kiến nghị với cấp THỦ TRƯỞNG ðƠN VỊ Nơi nhận: - Tên ñơn vị nhận văn bản; - ……………………… - Lưu VT Họ tên Các biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ ñược thực cách ngăn nắp, khoa học ñúng theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu trữ phải tốn nhiều cơng sức thời gian (dị tìm sổ văn đến để tìm số văn đến, sau phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn ñến) Do ñặc thù nay, tất văn ñiều hành, ñạo cấp trên, Phòng Giáo dục ðào tạo Bình ðại gởi qua hộp thư điện có kèm tệp tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm thật nhanh chóng ta dùng phần mềm quản lý văn Tôi xin giới thiệu phần mềm “Quản lý văn tài liệu” phần mềm miễn phí, phát triển Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 ñể lưu trữ liệu Phần mềm ñược thiết kế xây dựng @iSoft Groups tác giả Vương Tuấn Nam Hoàng Anh Thư Tiện ích phần mềm đáp ứng tốt việc quản lý văn ñến văn ñi, dùng cho cá nhân quản lý văn soạn thảo Các liệu quản lý có thư mục dễ dàng quản lý tra cứu, tìm kiếm nội dung cần thiết Nếu có điều kiện 10 đồng nghiệp nên tìm hiểu, tham khảo sử dụng Giao diện phần mềm sau: Tuy nhiên, Trường Trung học sở Châu Hưng, tơi sử dụng phương pháp vơ đơn giản, dễ sử dụng sau: -Tạo thư mục ñể chứa tất văn ñã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử) Ví dụ : Van ban den 2011 -Tạo tệp tin (file) phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word có nội dung giống sổ văn đến Ví dụ : So van ban den 2011.doc Ngày ñến Số ñến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung ðơn vị người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 09/02 45 PGD&ðT 65/BC-PGD&ðT 08/02/2011 BC tháng 01/2011 nhiệm vụ trọng tâm tháng 02/2011 10/02 46 PGD&ðT 72/PGD&ðT-VP 10/02/2011 CV việc tập trung số công việc từ ñến cuối năm học 2010-2011 12/02 47 PGD&ðT 81/PGD&ðTTCCB 11/02/2011 V/v BC nhu cầu tuyển dụng viên chức 2011 11 Ký nhận Ghi (8) (9) -Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận -Muốn tìm văn bản, ta mở file “So van ban den 2011”, sử dụng chức tìm kiếm (Find) Microsoft Word: Vào bảng chọn Edit, nháy chuột vào Find (hoặc Ctrl+F), xuất hộp thoại: -Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nháy chuột vào nút Find Next, từ tìm bị bơi ñen (Chương trình Tin học lớp 6) -Ta việc nhấn giữ phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết ñể phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Trên ñây số biện pháp ñã ñang thực thời gian qua Trường Trung học sở Châu Hưng, góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng IV Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ văn thư lưu trữ, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa cơng tác văn thư, lưu trữ trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đồn kết, thống hợp tác cộng ñồng trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đồn thể, tổ chuyên môn công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chun mơn nghiệp vụ Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ Văn phịng, đến hầu hết phận chuyên trách: Kế toán, Tổng phụ trách ðội, Thư 12 viện, Thiết bị, Phổ cập giáo dục, Y tế, Thũ quỹ có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chun mơn phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn thư ñi ñến cách ngăn nắp, khoa học ñúng quy ñịnh Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thơng tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời Kết rõ rệt hoạt ñộng nhà trường ñều thông suốt, ñảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối ðảng; sách, pháp luật Nhà nước; quản lý, ñiều hành, ñạo cấp Cơng tác quản lý, đạo chun mơn, tài chính, sở vật chất hoạt động ngoại khóa khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo ñiều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ; cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường ñược thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp ðặc biệt thành tích nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư lưu trữ nói riêng góp phần lớn vào thành tích chung trường đạt năm qua: Trường Tiên tiến xuất sắc, Cờ thi ñua xuất sắc Ủy ban nhân dân tỉnh, Bằng khen Bộ Giáo dục ðào tạo, Bằng khen Thủ tướng Chính phủ Phần kết luận I Những học kinh nghiệm: Phải có lãnh đạo, đạo khẩn trương, liệt thường xuyên kiểm tra, kịp thời chấn chỉnh, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc lãnh ñạo công tác văn thư lưu trữ, ñể việc cải cách hành đạt hiệu cao ðể cơng tác văn thư lưu trữ có hiệu đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên thân nhân viên văn thư phải vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi Tạo môi trường làm việc thoải mái, biến khó thành dễ để cơng việc nhẹ nhàng, trơi chảy Phối hợp hoạt động tốt với tổ chức đồn thể nhà trường Áp lực cơng việc người làm cơng tác văn thư lưu trữ lớn, địi hỏi người làm cơng tác phải thật bình tĩnh, phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác 13 Tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao ñổi, rút kinh nghiệm với ñồng nghiệp ñơn vị bạn ðẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Không ngừng nghiên cứu, tìm tịi giải pháp mới, vận dụng thực để cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao II Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm: Thực tốt biện pháp ñể nâng cao hiệu cơng tác văn thư lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin thơng suốt cho hoạt ñộng quản lý; ñiều hành, ñạo Ban giám hiệu ñạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, ñáp ứng ñược yêu cầu ñổi giáo dục Tạo cơng cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đồn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt ñộng quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị III Khả ứng dụng triển khai: ðề tài ñã ñược tổ chức triển khai thực Trường Trung học sở Châu Hưng ñã ñược thành viên tổ Văn phịng ứng dụng thực cơng việc chun mơn nghiệp vụ phân cơng đạt suất hiệu cao Kết sáng kiến kinh nghiệm ñược tất cán giáo viên nhà trường công nhận tiếp tục hợp tác tổ chức thực thời gian tới minh chứng cho khả vận dụng vào thực tiễn ñề tài ðây giải pháp bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ quan hành nghiệp, ñặc biệt nhân viên văn thư lưu trữ trường học tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị để đạt hiệu cao 14 IV Những kiến nghị ñề xuất: ðể ñề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo ñiều kiện thuận lợi ñáp ứng ñầy ñủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; ñặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chun nghiệp Trên số biện pháp cơng việc thực để nâng cao hiệu cơng tác văn thư lưu trữ, ñề tài ñược kiểm chứng ñúc kết từ thực tiễn, ñạt ñược kết tốt ñẹp góp phần phát triển tồn diện nhà trường Rất mong góp ý Hội đồng khoa học học ngành thơng cảm, chia sẻ đồng nghiệp Châu Hưng, ngày 17 tháng 02 năm 2011 Người viết 15 MỤC LỤC Phần mở ñầu I Bối cảnh ñề tài Trang II Lí chọn đề tài Trang III Phạm vi ñối tượng nghiên cứu Trang IV Mục đích nghiên cứu Trang V ðiểm kết nghiên cứu Trang Phần nội dung I Cơ sở lí luận Trang II Thực trạng vấn ñề Trang III Các biện pháp ñã tiến hành ñể giải vấn ñề Trang IV Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Trang 12 Phần kết luận I Những học kinh nghiệm Trang 13 II Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm Trang 14 III Khả ứng dụng triển khai Trang 14 IV Những kiến nghị ñề xuất Trang 15 16 ... dụng thực để cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, ñạt hiệu cao II Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm: Thực tốt biện pháp ñể nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ góp phần quan... cơng tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thư? ??ng xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao. .. trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường ðó lý tơi