Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ ở UBND xã Vĩnh Quỳnh, Thanh Trì, Hà Nội

DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Vấn đề nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Ý nghĩa đề tài 3 7. Kết cấu của báo cáo 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 4 1.1. Một số khái niệm về cán bộ, công chức 4 1.1.1. Cán bộ 4 1.1.2. Công chức 5 1.1.3. Khái niệm chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức 6 1.2. Tiêu chuẩn để xác định cán bộ, công chức nhà nước. 6 1.2.1 Tiêu chuẩn cơ bản của cán bộ, công chức. 6 1.2.2 Hoàn thiện tiêu chuẩn cán bộ, công chức trong giai đoạn hiện nay: 6 1.3. Các tiêu chí đáng giá chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã. 8 1.3.1 Tiêu chí về năng lực chuyên môn. 8 1.3.2 Tiêu chí về phẩm chất chính trị 9 1.3.3. Khả năng hoàn thành nhiệm vụ 10 1.3.4 Về năng lực tổ chức, quản lý. 10 1.4. Nội dung nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 11 1.4.1. Nâng cao thể lực 11 1.4.2. Nâng cao trí lực 12 1.4.3. Nâng cao tâm lực 13 1.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 14 1.5.1. Công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 14 1.5.2. Cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm và bố trí, sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 15 1.5.3. Công tác đánh giá, xếp loại đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 16 1.5.4. Công tác kiểm tra, giám sát đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 16 1.5.5. Trang thiết bị và điều kiện làm việc 17 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI UBND XÃ BẢN DÍU,HUYỆN XÍN MẦN,TỈNH HÀ GIANG 18 2.1. Khái quoát chung về UBND xã Bản Díu 18 2.1.1. Lịch sử hình thành 18 2.1.2. Vị trí, chức năng 18 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 19 2.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Bản Díu năm 2016 21 2.2. Thực trạng chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Xã Bản Díu 23 2.2.2.1 Về trình độ năng lực chuyên môn. 25 2.2.2.2. Trình độ lý luận chính trị 26 2.2.2.3. Trình độ quản lý nhà nước, trình độ tin học, ngoại ngữ 27 2.2.2.4 Về khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao 29 2.2.2.5.Về năng lực tổ chức, quản lý công việc 30 2.3. Thực trạng nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC xã Bản Díu 31 2.3.1. Thực trạng nâng cao thể lực 31 2.3.2. Thực trạng nâng cao trí lực 32 2.3.2.1. Qua công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã 32 2.3.2.2. Qua cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ, công chức cấp xã 33 2.3.2.3. Chính sách đãi ngộ, tạo động lực đối với đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 34 2.3.3. Thực trạng nâng cao tâm lực 36 2.3.3.1. Qua công tác đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức cấp xã 36 2.3.3.2. Qua công tác quản lý, kiểm tra, giám sát đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã 37 2.4. Đánh giá thực trạng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức xã Bản Díu, huyện Xín Mần, tỉnh Hà Giang 39 2.4.1. Những ưu điểm 39 2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân hạn chế 40 2.4.3. Bài học kinh nghiệm 43 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA UBND BẢN DÍU 44 3.1 Mục tiêu nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức xã 44 3.1.1 Mục tiêu chung 44 3.1.2. Mục tiêu cụ thể 44 3.2 . Giải pháp. 45 3.2.1 Phương hướng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức . 45 3.2.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của UBND xã Bản Díu. 45 3.3 Khuyến nghị. 47 3.2.1 Từ phía cơ quan cấp trên và chính sách của nhà nước. 48 3.2.2 Từ phía UBND xã Bản Díu. 48 3.2.3 Từ phía người dân. 49 PHẦN KẾT LUẬN 50 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 51

LỜI CẢM ƠN

Bản thân là một sinh viên năm cuối của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,tôi tự nhận thấy đợt thực tập tại UBND xã Vĩnh Quỳnh đã đem lại cho tôi nhiềuđiều bổ ích trong hoạt động thực tiễn ở môi trường công vụ mà trước đó tôi chỉbiết qua sách vở khi còn ngồi trên ghế nhà trường Quá trình thực tập tại cơ quanhành chính để nhìn nhận một môi trường làm việc thực tế qua đó biết vận dụngnhững kiến thức đã học vào thục tiễn, trải nghiệm công việc văn phòng giúp tôichín chắn và trưởng thành hơn

Có được những điều như vậy là nhờ sự giúp đỡ rất nhiệt tình sây sát củacác bác các cô, chú lãnh đạo của xã, các anh chị chuyên viên công chức trongUBND xã Vĩnh Quỳnh và các thầy cô giáo đã hướng dẫn giúp đỡ tạo điều kiệncho cá nhân tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong đợt thục tập này

Qua bài báo cáo tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến

- Cô giáo Trịnh Thị Kim Oanh – Giảng viên hướng dẫn thực tập

- Bà Nguyễn Thị Thu Hồng – Chủ tịch UBND xã Vĩnh Quỳnh

- Ông Nguyễn Đình Hiếu – Phó Chủ tịch UBND xã Vĩnh Quỳnh

- Ông Nguyễn Du Tân – Phó Chủ tịch UBND xã Vĩnh Quỳnh

- Ông Nguyễn Đình Thắng – Chuyên viên

- Bà Lưu Thị Hồng Trâm – Chuyên viên

Cùng toàn thể lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND xã Vĩnh Quỳnh đã tạođiều kiện thuận lợi trong quá trình thực tập để tôi hoàn thành tốt đợt thực tậpnày

Tôi xin chân thành cảm ơn

Hà nội, ngày tháng 3 năm 2017

SINH VIÊN THỰC TẬP

Lưu Thị Thu Thủy

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

BẢNG Kấ KHAI CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NểI ĐẦU 1

1 Sự cần thiết: 1

2 Mục tiờu, nhiệm vụ của đợt thực tập: 1

3 Phạm vi nghiờn cứu: 2

4 Cơ sở lý luận-Phương phỏp nghiờn cứu: 2

5 Kết cấu của đề tài: 2

Chương I CƠ SỞ Lí LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC TA VỀ CễNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 3

1.1 Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về cụng tỏc văn thư 3

1.1.1 Nội dung cụng tỏc văn thư: 3

1.1.2 Sự cần thiết trong cụng tỏc văn thư: 5

1.2 Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về cụng tỏc lưu trữ: 5

1.2.1 Nội dung cụng tỏc lưu trữ: 5

1.2.2 Sự cần thiết trong cụng tỏc lưu trữ: 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CễNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH QUỲNH 7

2.1 Đặc điểm tình hình chung của xã Vĩnh Quỳnh 7

2.1.1 Về địa lý 7

2.1.2 Về đất đai: 7

2.1.3 Về dân số: 7

2.2 Thực trạng về cụng tỏc văn thư của UBND xó Vĩnh Quỳnh: 8

2.2.1 Vị trớ, vai trũ và tổ chức bộ mỏy của UBND và Văn phũng UBND xó: 8

2.2.2 Công tác văn th bao gồm những nội dung: 10

2.2.3 Nguyờn nhõn của kết quả đạt được trong cụng tỏc văn thư: 17

2.2.4 Những hạn chế và nguyờn nhõn dẫn đến hạn chế: 17

2.2.4.1 Những hạn chế: 17

2.2.4.2 Nguyờn nhõn dẫn đến hạn chế cụng tỏc văn thư: 18

2.3 Thực trạng về công tác lưu trữ tại UBND xã Vĩnh Quỳnh 18

2.3.1 Những kết quả đạt được công tác lưu trữ và nguyên nhân của kết quả đạt được 18

2.3.1.1 Những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ: 18

2.3.1.2 Nguyên nhân đạt được những kết quả trong công tác lưu trữ: 21

2.3.1.3 Những hạn chế trong công tác lưu trữ: 21

2.3.1.4 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế: 22

Chương 3 mét sè nh÷ng gi¶i ph¸p ®Ể n©ng cao chÊt lîng CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ VĨNH QUỲNH 23

3.1 Một số giải pháp: 23

3.1.1 Với cơ quan chức năng Nhà nước: 23

3.1.2 Công tác tham mưu: 24

3.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin: 24

3.1.5 Tăng cường cơ sở vật chất: 25

3.2 Kiến nghị: 26

3.2.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ 26

3.2.2 Đối với UBND xã Vĩnh Quỳnh 26

3.2.3 Đối với các bộ phận chuyên môn 28

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

BẢNG KÊ KHAI CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

1 Sự cần thiết:

Công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng quan trọng trong hoạtđộng bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản

lý và điều hành các công việc trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan, tổ chức) Trong Điều lệ công tác văn thư được ghi trong

khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 (đã sửa đổi bổsung một số Điều theo nghị định 09/2010/NĐ -CP ngày 08/02/2010) của Chínhphủ về công tác văn thư Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Ủy ban Thường vụQuốc hội thông qua ngày 04/4/2001 (Nay được thay thế bằng Luật Lưu trữ được

Quốc hội khóa 13 thông qua ngày 11/11/2011) đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo

vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa”.

Công tác Văn thư – Lưu trữ giúp cho việc giữ gìn bảo quản đầy đủ hồsơ,tài liệu cần thiết, có giá trị để phục vụ việc tra cứu, giải quyết hiện tại vàlưutrữ để nghiên cứu, sử dụng lâu dài Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ củamình, nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ Để hoàn thành nhiệm vụ của sinh viên lớp ĐHLTH13A Đối với thờigian học ở trường kết hợp với thực tế trong công tác Văn Thư – Lưu trữ hiện

nay ở Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Quỳnh Em xin chọn chuyên đề: Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư-Lưu trữ ở UBND xã Vĩnh Quỳnh, Thanh Trì, Hà Nội” làm đề tài thực tập.

2 Mục tiêu, nhiệm vụ của đợt thực tập:

- Mục tiêu: Đợt thực tập nhằm củng cố lại kiến thức, lý thuyết đã học ở

trường mà qua đó em có thể đúc kết những kinh nghiệm, có những đề xuất, kiếnnghị, giải pháp mới trong công tác Văn thư – Lưu trữ của đơn vị

- Nhiệm vụ: Củng cố lại các kiến thức cơ bản về công tác văn thư, lưu

trữ Nghiên cứu, phân tích đúng thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND

xã Vĩnh Quỳnh để từ đó đưa ra những kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao hiệu

quả của công tác văn thư lưu trữ nói chung và tại UBND xã Vĩnh Quỳnh nóiriêng.

3 Phạm vi nghiên cứu:

Báo cáo thực tập “Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư-Lưu trữ ở UBND xã Vĩnh Quỳnh, Thanh Trì, Hà Nội” Nội dung

của báo cáo được viết trên cơ sở khoa học, các văn bản hướng dẫn của các cấp

về công tác văn thư, lưu trữ và đúc kết từ thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tạiUBND xã

4 Cơ sở lý luận-Phương pháp nghiên cứu:

- Cơ sở lý luận: Đề tài được nghiên cứu dựa trên các quan điểm, chủ

trương, đường lối của Đảng, các văn bản hướng dẫn của các cấp về công tác vănthư, lưu trữ hiện nay

- Phương pháp nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở sử dụng

các phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử trong đó đặc biệt coi trọngphương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp

5 Kết cấu của đề tài:

Chương I: Cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND xã Vĩnh Quỳnh.

Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động văn phòng của UBND xã Vĩnh Quỳnh

Em xin được trân trọng cảm ơn sự tận tình giảng dạy, hướng dẫn của quýThầy, Cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xin được trân trọng cảm ơn sựquan tâm, giúp đỡ của lãnh đạo UBND xã Vĩnh Quỳnh và các đồng nghiệp.Trong quá trình thực tập không tránh khỏi thiếu sót, rất mong nhận được sựquan tâm và góp ý của lãnh đạo UBND xã và Quý Thầy, Cô giáo

Em xin trân trọng cảm ơn

Chương I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC CỦA ĐẢNG VÀ NHÀ NƯỚC TA

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về công tác văn thư

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đếncông tác Văn thư – Lưu trữ Đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tácvăn thư – lưu trữ như Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được UB.TV Quốc hội thôngqua ngày 04/4/2001, được thay thế bởi Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa 13thông qua ngày 11/11/2011 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2010 củaChính phủ về công tác văn thư (được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghịđịnh 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan,

tổ chức… Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nề nếp, thực hiệnnghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chínhnhà nước có hiệu lực hiệu quả

1.1.1 Nội dung công tác văn thư:

Được ghi trong khoản 2 Điều Nghị định 110/2004 ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành

văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động

của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư Như vậy, mọi cán bộ, công chức, viên chức trong một cơ quan, tổ chức khi thực thi công việc có liên quan đến giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ của công tác văn thư.

Nội dung công tác văn thư gồm 05 khâu nghiệp vụ

+ Soạn thảo và ban hành văn bản;

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến;

+ Quản lý và giải quyết văn bản đi;

+ Quản lý và sử dụng con dấu;

+ Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ.

* Quản lý và giải quyết văn văn bản đến:

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào phải được tập trung tại văn thư cơ quan,

tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:

Khi nhận văn bản, tiến hành kiểm tra xem văn bản nhận có đủ số lượng,phong bì văn bản có bị rách, bị bóc hay chưa

+ Phân loại sơ bộ văn bản đến thành hai loại: loại thứ nhất là văn bản,loại thứ hai là thư riêng, sách báo tư liệu, loại này của cá nhân hay đơn vị nào thìchuyển thẳng cho đơn vị ấy

+ Bóc bì văn bản, lấy văn bản ra đối chiếu số, ký hiệu văn bản trong vănbản với số, ký hiệu ghi ngoài bì

+ Đăng ký văn bản đến

Lưu ý: Đối với những văn bản đến là thư điện tử phải in ra giấy và khônglàm thủ tục đăng ký Các văn bản fax không đóng dấu đến trực tiếp, mà phảichụp lại, sau đó đóng dấu đến lên bản photcoppy

+ Trình văn bản đến

+ Chuyển giao văn bản đến

+ Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

+ Sao văn bản đến

* Quản lý và giải quyết văn bản đi:

+ Trình văn bản đi

+ Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

+ Đóng dấu văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi

+ Chuyển giao văn bản đi.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

* Tæ chøc b¶o qu¶n vµ sö dông con dÊu

+ Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp, tính chân thực của văn bản.

+ Lập hồ sơ hiện hành

1.1.2 Sự cần thiết trong công tác văn thư:

Trong quá trình hoạt động của con người việc trao đổi thông tin là khôngthể thiếu được Trong việc trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện vànhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quantrọng nhất Văn bản (tài liệu thành văn) đã trở thành phương tiện không thể thiếuđược trong hoạt động quản lý Vì vậy con người đã nhận thức được vai trò quantrọng của văn bản Họ đã biết giữ lại những văn bản quan trọng để sử dụng khicần thiết

1.2 Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta về công tác lưu trữ:

Những năm gần đây, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta đã cónhững bước phát triển mới phong phú và đa dạng Quan điểm của Đảng và Nhànước ta ngày nay là tài liệu lưu trữ được sử dụng để quản lý nhà nước, bảo vệchủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thùtrong nước và ngoài nước

1.2.1 Nội dung công tác lưu trữ:

- Hoạt động quản lý: Các cơ quan, tổ chức đều phải tổ chức công tác lưu

trữ và thực hiện quản lý công tác lưu trữ như Luật Lưu trữ Quốc gia đã quyđịnh Nội dung hoạt động quản lý công tác lưu trữ gồm có các công việc sauđây:

Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn nghiệp

vụ lưu trữ Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ Tổ chức kiểm tra,hướng dẫn các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ ở các đơn vị trực Dựtrù kinh phí hoạt động thường xuyên cho công tác thu thập tài liệu, chỉnh lý tàiliệu, mua sắm trang thiết bị bảo quản Lập kế hoạch tổ chức đào tạo và bồidưỡng cán bộ lưu trữ Thực hiện chế độ thông thin báo cáo thống kê công táclưu trữ Thực hiện báo cáo tình hình công tác lưu trữ hàng năm Tổ chức sơ,tổng kết hoạt động công tác lưu trữ

- Hoạt động nghiệp vụ: Đối với cán bộ chuyên ngành lưu trữ, một chức

danh trong ngạch lưu trữ thì phải nghiên cứu bộ môn lưu trữ, bao gồm các khâu

kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ như sau:

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; Phân loại tài liệu lưu trữ;Xác định giátrị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Thống kê tài liệulưu trữ; Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ

Trong chuyên đề công tác lưu trữ, nội dung hoạt động nghiệp vụ công táclưu trữ chỉ gồm 03 nội dung Đó là: công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ,bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

+ Thu thập tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm đưa vào kho lưu trữ những tàiliệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ nghiên cứu,khai thác, sử dụng tài liệu theo yêu cầu của xã hội

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ: Mục đích của công tác bảo quản tài liệu làchống và loại các khả năng làm hỏng, làm mất tài liệu, làm lộ thông tin của tàiliệu Yêu cầu về trang thiết bị, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu: Giá để tàiliệu; hộp là thiết bị đựng tài liệu; thiết bị phòng, chống cháy Chống ẩm, chốngnhiệt độ cao, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống chuột

+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác thông tin tài liệulưu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch sử, và yêu cầu giải quyết côngviệc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

1.2.2 Sự cần thiết trong công tác lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cá hoạt động xã hội như hoạt

động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn

Bản án chế độ thực dân Pháp (in năm 1925 tại Paris) đã sử dụng tài liệu lưu trữ

để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực dân Pháp ở Đông Dương và các thuộc

địa khác

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CễNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VĨNH QUỲNH

2.1 Đặc điểm tình hình chung của xã Vĩnh Quỳnh

2.1.1 Về địa lý

Xã Vĩnh Quỳnh là xã nằm ở phía Nam thành phố Hà Nội, phía Tây Namhuyện Thanh Trì, tiếp giáp với 05 xã và 01 thị trấn:

- Phía Đông giáp xã Ngũ Hiệp

- Phía Đông Bắc giáp thị trấn Văn Điển – xã Tam Hiệp

- Phía Tây giáp xã Tả Thanh Oai

- Phía Nam giáp xã Ngọc Hồi - Đại áng

Địa bàn quản lý hành chính của xã có 03 thôn: thôn Quỳnh Đô, thôn íchVịnh, thôn Vĩnh Ninh và 13 khu tập thể cơ quan, xí nghiệp đóng trên địa bàn củaxã đợc phân chia thành 26 cụm dân c

+ Số hộ của khu dân c cơ quan = 1.493 hộ

+ Trong độ tuổi lao động : 6.493 khẩu

Trong xã có 01 nhà thờ Thiên chúa giáo gồm 42 hộ, 167 nhân khẩu Có 04hợp tác xã dịch vụ: gồm 03 hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp và 01 hợp tác xã dịch

vụ cơ khí

2.2 Thực trạng về cụng tỏc văn thư của UBND xó Vĩnh Quỳnh:

2.2.1 Vị trớ, vai trũ và tổ chức bộ mỏy của UBND và Văn phũng UBND xó:

Xó Vĩnh Quỳnh từ năm 1956 trở về trước là xó Đại Hưng Năm 1961, xó

Đại Hưng được sáp nhập vào thành phố Hà Nội và đến năm 1965 xã Đại Hưngđược đổi tên thành xã Vĩnh Quỳnh thuộc huyện Thanh Trì thành phố Hà Nội vàgiữ nguyên cho đến nay.

- Hiện tại cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Quỳnh gồm:

+ 01 Chủ tịch

+ 02 Phó chủ tịch

+ 02 Ủy viên ủy ban (phụ trách Quân sự, Công an)

Các ban,ngành ban chuyên môn:

+ Thanh tra xây dựng

- Văn phòng UBND xã có nhiệm vụ:

+ Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thựchiện chương trình, lịch làm việc đó; Thống kê tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế– xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ đạo thực hiện; giúp UBND dự thảovăn bản trình cấp có thẩm quyền

+ Làm công tác Thi đua khen thưởng; Nhận và trả kết quả trong giao dịchcông việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “một cửa”

+ Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,nhận đơn thư khiếu nại của dân chuyển tới HĐND hoặc cấp có thẩm quyền giảiquyết;

+ Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp HĐND, cho côngviệc của UBND;

+ Giúp HĐND và UBND thực hiện nhiện vụ công tác bầu cử đại biểuHĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tác được giao;

+ Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểubáo thống kê;

+ Theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã, làmbáo cáo gửi cấp trên Giúp Văn phòng Đảng ủy thực hiện một số nhiệm vụ củaĐảng.

- Về sè lîng c¸n bé lµm c«ng t¸c V¨n th – Lu tr÷ cña UBND x· VÜnhQuúnh: UBND xã giao nhiệm vụ cho 01 cán bộ văn phòng thống kê phụ tráchcông tác văn thư lưu trữ, có nhiệm vụ:

+ Phô tô, đánh máy các văn bản phục vụ công tác của lãnh đạo UBND xã

và các ngành đoàn thể

+ Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến Viết phiếu trình văn bản, chuyểngiao văn bản đến cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến chỉ đạo củalãnh đạo UBND xã Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến theo ý kiếnchỉ đạo của lãnh đạo

+ Tiếp nhận các dự thảo các văn bản đi trình lãnh đạo UBND xã xem xét,duyệt, ký ban hành Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số,ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, độ mật (nếu có)

+ Sắp xếp và bảo quản phục vụ công tác tra cứu, sử dụng tài liệu

+ Quản lý sổ công văn đi, công văn đến Sử dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư, lưu trữ cơ quan

+ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ vàchuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan

+ Thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.+ Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu

+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

+ Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật

2.2.2 C«ng t¸c v¨n th bao gåm nh÷ng néi dung:

+ Ký văn bản.

- Tổ chức các công tác liên quan đến quản lý và giải quyết văn bản:

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ hiện hành củaUBND xã

- Bảo quản và sử dụng con dấu

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Tổ chức tiếp nhận và giải quyết văn bản đến tại văn thư UBND xó VĩnhQuỳnh đều theo nguyờn tắc và yờu cầu Theo nhiệm vụ được giao, văn thưUBND xó đăng ký vào sổ thống nhất Văn bản đến được xử lý nhanh đảm bảonguyờn tắc, kịp thời, chớnh xỏc và giữ bớ mật Văn bản đến cơ quan ngày nào thỡchuyển ngay đến trỡnh chủ tịch UBND xã để cho ý kiến về chuyển giao, phânphối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

Thực trạng tại UBND xã Vĩnh Quỳnh có các loại văn bản, giấy tờ sau đợcgọi là văn bản đến, đó là:

+ Các văn bản của các cấp gửi về qua đờng bu điện;

+ Các văn bản do các cơ quan, đơn vị, xí nghiệp đóng trên địa bàn xã hoặcnơi khác trực tiếp gửi đến;

+ Các văn bản gửi qua cán bộ đi họp mang về;

Bớc 1.Tiếp nhận kiểm tra văn bản nh:

Kiểm tra bì văn bản tại văn thư UBND xó Vĩnh Quỳnh được kiểm trathường xuyờn hàng ngày xem cú gửi có đúng cơ quan mình hay không, bì có bịbóc hoặc rách không, số lợng có đúng nh sổ chuyển giao không

Bớc 2: Sơ bộ phân loại

Trên thực tế Văn th UBND xã Vĩnh Quỳnh việc phân loại đợc chia làm hailoại:

+ Loại không vào sổ nh: Th từ cá nhân, sách báo, bản tin

+ Loại vào sổ: thuộc loại bóc bì vào sổ chi tiết là văn bản gửi UBND xã,các phòng ban chuyên môn hoặc chủ tịch, các phó chủ tịch

Bớc 3 Bóc bì

Thực tế tại Văn th UBND xã Vĩnh Quỳnh việc bóc bì văn bản đến để đối chiếu địa chỉ ngoài bì với địa chỉ bên trong văn bản đã đợc lu ý và quan tâm, vì tại UBND xã Vĩnh Quỳnh đã xảy ra trờng hợp:

Ví dụ: Ngoài bì gửi UBND xã Vĩnh Quỳnh, trong văn bản nội dung là xin

thuê đất gửi UBND xã Ngọc Hồi Khi xem văn bản này, Văn th đã báo cáo ngay lãnh đạo để gửi lại ngay cơ quan ban hành văn bản

Bớc 4 Đóng dấu đến:

Tại Văn th UBND xã Vĩnh Quỳnh, các văn bản đến bộ phận Văn th đều

đóng đấu đến Mục đích đóng dấu đến để xác nhận văn bản đến cơ quan, thông qua dấu đến để biết đợc số thứ tự và số lợng văn bản đến ngày, tháng, năm văn bản đến, ngoài ra còn biết đợc văn bản chuyển cho đơn vị nào, ngời nào và văn bản đợc lu tại hồ sơ nào

Bớc 5 Đăng ký văn bản đến

Việc đăng ký văn bản đến là để quản lý văn bản chặt chẽ giúp theo dõi tiến độ xử lý, giải quyết văn bản đến, giúp tra tìm đợc nhanh chóng, khi đăng ký văn thư ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản vào các phơng tiện đăng

ký Trớc khi đăng ký đóng dấu đến lên văn bản

Sổ ghi công văn đợc ghi trong một năm từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng

12 cuối năm và số đều đợc ghi liên tục từ 01 đến hết năm

Bớc 6 Trình xin ý kiến

Theo quy định văn bản đến khi đã qua bộ phận Văn th trình lãnh đạo, lãnh

đạo ghi ý kiến bên lề văn bản để Văn th chuyển giao văn bản

Nhng trong thực tế tại UBND xã Vĩnh Quỳnh việc ghi lề văn bản không ghi đợc vì văn bản đến cấp xã thì không còn lề mà ghi, thậm chí tìm vị trí đóng dấu đến cũng khó Vậy Văn th UBND xã đã tham mu với lãnh đạo thảo mẫu xử

lý văn bản riêng cho xã

* Mẫu xử lý văn bản đến

Văn phòng HĐND – UBND xã í kiến chỉ đạo giải quyết

Kính gửi:………

Văn bản đến số….ngày… tháng… năm…

Của………

Về việc:………

………

(Văn th lu bản chính) ………

………

………

………

………

Vĩnh Quỳnh, ngày….tháng… năm… Lãnh đạo ký phê duyệt

Bớc 7 Tổ chức giải quyết văn bản đến:

Thực tế trong cụng tỏc giải quyết văn bản đến tại Văn thư xó được giảiquyết khẩn trương, kịp thời, sau khi lónh đạo nghiờn cứu cỏc văn bản và lậpphiếu xử lý, sau đú gửi lại bộ phận Văn thư để nhõn bản và chuyển văn bản đếnđỳng địa chỉ và lưu tại bộ phận Văn thư bản chớnh và phiếu xử lý văn bản, nếuvăn bản liờn quan đến nhiều bộ phận thỡ phiếu xử lý cũng được nhõn bản trongquỏ trỡnh chuyển giao cỏc văn bản

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:

Về quy trỡnh quản lý và giải quyết văn bản đi tại UBND xó Vĩnh Quỳnh

+ Duyệt bản thảo

+ Đỏnh mỏy văn bản

+ Trỡnh ký văn bản

+ Kiểm tra lại thể thức văn bản

+ Ghi số, ngày thỏng năm văn bản

+ Đúng dấu văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi

+ Chuyển giao văn bản đi

+ Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng bản lưu

Bước 1 Duyệt bản thảo, đỏnh mỏy văn bản

Bước 2 Trỡnh ký văn bản

Việc trỡnh ký văn bản đi, sau khi văn bản đó được lónh đạo ký, Văn thưkiểm tra lại thể thức văn bản, người ký văn bản đó đỳng thẩm quyền hay chưa

Bước 3 Kiểm tra lại thể thức văn bản

Việc kiểm tra lại thể thức văn bản tại Văn thư UBND xó Vĩnh Quỳnh năm

2016, đó kiểm tra và phỏt hiện được 18 văn bản sai về thể thức, thẩm quyền,trong đú cú:

- 02 văn bản sai về thẩm quyền

- 16 văn bản sai về thể thức

Bước 4 ghi số, ngày thỏng năm văn bản

Tất cả cỏc văn bản qua Văn thư trước khi chuyển đi đều được ghi số, ngày

tháng năm văn bản đầy đủ.

- Trong năm 2016 Văn thư đã hoàn thiện được : 1.047 văn bản

Trong đó:

+ Công văn, kế hoạch, tờ trình, chương trình… : 319 văn bản

- Trong 2 tháng đầu năm 2017 đã hoàn thiện được : 776 văn bản

Trong đó:

+ Công văn, kế hoạch, tờ trình, chương trình… : 236 văn bản

Bước 5 Đóng dấu văn bản

Bước 6: Đăng ký văn bản:

Thực trạng văn bản đi tại Văn thư UBND xã Vĩnh Quỳnh được vào sổngay trong ngày chuyển

Bước 7: Chuyển giao văn bản đi

- Làm phong bì: Phong bì tại Văn thư xã được đặt in sẵn, phong bì có kích

cỡ to hơn phong bì bình thường

+ Ghi bì công văn

+ Đưa văn bản vào bì

+ Sau khi đã lựa chọn và trình bày bì văn bản, văn bản được gấp nhỏ lại,gấp 4 mặt chữ bên trong sau đó đưa văn bản vào bì và dán bì, không để hồ dínhvào văn bản

- Tại UBND xã không có văn bản tuyệt mật, tối mật

- Thủ tục chuyển giao công văn: Tất cả các công văn sau khi kiểm tra lầncuối số ghi ngoài bì với số công văn nơi nhận trong công văn và nơi nhận ghingoài bìa và được gấp cho vào phong bì, dán lại

- Thực trạng trong công tác chuyển giao văn bản đi tại Văn thư UBND xã