SKKN Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội

Do ñó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ ñối với hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 ñiểm sau: - Góp phần quan trọng ñảm bảo thông tin cho hoạt ñộ

PHÒNG GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO QUẬN CẦU GIẤY

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy

Thành phố Hà Nội

Lĩnh vực/Môn : Quản lý Tên tác giả : Lưu Đức Thuận Chức danh : Hiệu trưởng Tài liệu kèm theo:

1 Đặc ñiểm chung về trường mầm non Hoa Hồng 15

2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ 16

III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN

THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

17

Giải pháp 1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện

công tác văn thư, lưu trữ

18

Giải pháp 2 Nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ, viên chức trong

hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

19

2.1 Nâng cao nhận thức, trình ñộ nghiệp vụ cán bộ, viên chức

trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

19

2.2 Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên

chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ

20

Giải pháp 3 Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ

cho công tác văn thư, lưu trữ

20

Giải pháp 4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác văn thư, lưu trữ

20

Giải pháp 5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác

văn thư, lưu trữ

20

2 Với các cơ sở ñào tạo nhân viên văn thư, lưu trữ 23

Tuy mỗi cơ quan, tổ chức cĩ chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cĩ một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu cĩ giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và cĩ giá trị pháp lý rất cao

Văn bản là phương tiện truyền đạt thơng tin trong xã hội Nĩ giữ một vai trị quan trọng trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đồn thể Nhưng để đảm bảo các văn bản đĩ được sử dụng một cách cĩ hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn vào cơng tác văn thư

Mặc dù đây chỉ là một cơng việc đơn giản song trên thực tế nĩ lại quyết định quá trình kết nối thơng tin được thơng suốt giữa các cơ quan Ngồi ra cơng tác văn thư cịn đảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu được chặt chẽ và cĩ hiệu quả hơn Trong đĩ con dấu đĩng trên chữ ký của người cĩ thẩm quyền là một đảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức làm ra văn bản Chính vì thế cơng tác văn thư là một bộ phận khơng thể thiếu với hoạt động chỉ đạo, điều hành cơng việc của các cơ quan và các tổ chức trong xã hội

Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an tồn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cịn quan trọng hơn nhiều Do đĩ, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, cơng tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đĩ là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luơn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đã ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về cơng tác cơng văn, giấy tờ, trong đĩ Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ cĩ giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, cĩ tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình

kế hoạch cơng tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hĩa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đĩ, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu là một cơng tác hết sức quan trọng”

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các cơng việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng cĩ nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức

sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do ñó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ ñối với hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 ñiểm sau:

- Góp phần quan trọng ñảm bảo thông tin cho hoạt ñộng quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu ñáng tin cậy phục vụ các mục ñích chính trị, kinh

tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt ñộng quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và ñáp ứng ñược các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua ñó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, ñúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và ñây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ ñể kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt ñộng của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan ñến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ những lẽ trên, có thể thấy ñược nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư

và lưu trữ sẽ góp phần bảo ñảm cho các hoạt ñộng của nền hành chính nhà nước ñược thông suốt Nhờ ñó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc ñẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức ñúng ñắn về

về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ñể có thể ñưa ra những biện pháp phù hợp nhằm ñưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, ñơn vị mình ñi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, ñơn vị

Xác ñịnh rõ vị trí, tầm quan trọng và thực trạng của công tác cải cách hành chính, ngày 04/01/2013 Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội ñã ra Chỉ thị

số 01/CT-UBND về thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" và Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy ñã ban hành Kế hoạch số 23/KH-UBND ngày 05/02/2013 triển khai thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" tại các ñơn

vị thuộc quận Cầu Giấy, trong ñó có mảng công tác văn thư lưu trữ

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ ñã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại ñây và ñó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ ñơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, ñầu tư xứng ñáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa ñúng khi ñánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải ñược nhìn nhận lại

Trường mầm non Hoa Hồng cũng như nhiều ñơn vị, cơ quan khác trên ñịa bàn quận Cầu Giấy là ñơn vị vẫn còn tồn tại những ñiểm bất cập như quá trình quản lý văn bản chưa chặt chẽ khiến cho một số văn bản có nội dung, thể thức

sai mà vẫn ñược ban hành; quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản chưa ñược thống nhất làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút…

Việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ chưa ñược thực hiện có

nề nếp; lập hồ sơ công việc chưa khoa học, ñầy ñủ nên còn gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử

Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa ñược thực hiện ñồng bộ

Thực trạng ñó do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra, trong ñó không thể không nói ñến trình ñộ, nghiệp vụ của cán bộ văn thư chưa ñược ñào tạo cơ bản và sự nhận thức còn nhiều hạn chế của một số cán bộ công chức, viên chức trong cách nhìn nhận về hoạt ñộng văn thư, lưu trữ

Chính vì những lý do trên tôi ñã chọn ñề tài: "Thực trạng và giải pháp

nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội" nhằm tìm hiểu rõ hơn thực trạng của công

tác văn thư, lưu trữ tại trường mầm non Hoa Hồng ñể từ ñó ñề ra các giải pháp

thực hiện hiệu quả nhất công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường

Phần II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I CƠ SỞ LÝ LUẬN

Để ñánh giá ñúng thực trạng và ñề ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong Trường, cần hiểu ñầy ñủ, sâu sắc về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ

1 Về công tác văn thư

1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt ñộng ñảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các ñợn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt ñộng của cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt ñộng của cơ quan ñạt hiệu quả

1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

a Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan ñến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, ñơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản ñến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản ñi

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Tiếp nhận giải quyết văn bản ñến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận

ñược từ các nơi khác gửi ñến gọi tắ là “Văn bản ñến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản ñến ñược thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ ñến cơ quan, tổ chức ñều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật; sau ñó chuyển ñến các cá nhân, bộ phận liên quan giải quyết

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản ñến ñược thực hiện theo 5 bước sau: Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu ñến, ghi sổ ñến và ngày ñến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản ñến

Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản ñến

Văn bản ñược vào sổ theo mẫu

VB

Số,

ký hiệu

VB

Ngày, tháng

VB

Trích yếu nội dung

VB

Lưu

hồ sơ

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Số lượng bì văn bản

Nơi nhận (người nhận)

Ký nhận và ñóng

dấu

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản ñi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu

do cơ quan ñơn vị gửi ñi chung là “văn bản ñi”

Việc tổ chức quản lý văn bản ñi cũng ñược thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, ñơn vị ñể gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm ñăng ký vào sổ, ñóng dấu và

có trách nhiệm gửi ñi

Thủ tục quản lý gửi văn bản ñi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bản

Bước 2: Ký và ñóng dấu văn bản

Bước 3: Đăng ký văn bản ñi

Bước 4: Chuyển giao văn bản ñi

Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản ñi

Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản

Sổ chuyển văn bản qua bưu ñiện hoặc ñến các cơ quan theo mẫu

Ngày

tháng

Số ký hiệu văn bản

Số lượng

bì văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận và ñóng dấu văn bản

………… ……… ………

Sổ chuyển văn bản trong nội bộ theo mẫu

Ngày

tháng

Số ký hiệu văn bản (phiếugửi, chuyển)

Số lượng văn bản hoặc bì văn bản

Người nhận hoặc ñơn vị nhận

Ghi chú

* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người ñược uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ ñăng ký văn bản

Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải ñóng dấu vào văn bản và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ ñược ñánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi ñầy ñủ số,

ký hiệu, nơi nhận và ñóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không ñóng dấu chỉ mức ñộ “mật” Sau

ñó các văn bản ñược chuyển ñi theo thủ tục như các văn bản bình thường

* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, ñơn vị ñược chủ ñộng khoa học và thuận tiện

- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước

Bước 1: Xác ñịnh danh mục hồ sơ

Bước 2: Xây dựng ñề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn ñề hoặc theo ñơn vị, tổ chức

Bước 3: Dự kiến các tiêu ñề hồ sơ

Bước 4: Quy ñịnh ký hiệu hồ sơ

Bước 5: Quy ñịnh người lập hồ sơ

Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ

- Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ ñược giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu ñề hồ

sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ

- Căn cứ vào ñặc trưng của văn bản tài liệu ñể chia thành các hồ sơ: Các ñặc trưng cơ bản ñể lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn ñề, tác giả, thời gian, giao dich, ñịa dư

- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ

- Biên mục hồ sơ

+ Đóng quyển

* Tổ chức và sử dụng con dấu

Nguyên tắc ñóng dấu:

Người giữ con dấu phải tự tay ñóng vào các văn bản, không ñược cho ai mượn Dấu phải ñóng bên trái trùm lên 1/3 ñến 1/4 của chữ ký, dấu ñóng phải rõ ràng ngay ngay ngắn

Chỉ ñược ñóng dấu vào văn bản giấy tờ khi ñã có chữ ký hợp lệ, không ñược ñóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu ñề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể

Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như ñề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần ñóng dấu vào góc trái ở phía trên trang Dấu ñóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ ñể ñảm bảo ñộ tin cậy của tài liệu

Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan:

Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng

Hai loại dấu này ñóng như sau:

- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó

ký thay hoặc người ñược quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì ñóng dấu quốc huy

- Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng ñể làm ra văn bản thì ñóng dấu văn phòng

Riêng các ñơn vị trường học chỉ sử dụng dấu quốc huy

Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ vào ñó ñóng dấu theo ñúng Nhà nước quy ñịnh về việc quản lý các loại con dấu Của cơ quan ghi trong Nghị ñịnh 56 của HĐCP

- Người giữ con dấu vì lý do nào ñó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ ñịnh Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn

Theo Nghị ñịnh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ quy ñịnh về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu ñược sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, ñơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt ñộng tại Việt Nam (dưới ñây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng ñịnh giá trị pháp lý ñối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước" Đồng thời Chính phủ cũng quy ñịnh người ñứng ñầu các

cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan tổ chức chỉ ñược dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ ñựợc ñóng lên các văn bản giấy tờ sau khi ñã có chữ ký của cấp có thẩm quyền Nghiêm cấm việc ñóng dấu khống chỉ, không ñược tuỳ tiện mang con dấu theo người Con dấu của

cơ quan tổ chức phải ñược lại cho người có trách nhiệm, có trình ñộ chuyên môn

về văn thư ñể bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và ñóng dấu

b Nhiệm vụ của công tác văn thư

- Nhận và bóc bì văn bản ñến

- Đóng dấu văn bản ñến, ghi số, vào sổ ñăng ký

- Phân loại và trình lãnh ñạo

- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản ñến của các phòng ban chức năng

- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu

- Gửi văn bản ñi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)

- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan

- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan

1.3 Tổ chức công tác văn thư

Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn ñề sau:

a Biên chế công tác văn thư

Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu

tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư

và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan Trong ñó bao gồm văn bản ñi, văn bản ñến, văn bản nội bộ

Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc

bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt ñộng của cơ quan Những cán bộ có trình ñộ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, ñọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình ñộ thấp hơn thì ñảm nhận những công việc ñơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì

Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình ñộ chuyên môn, trình ñộ văn hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, ñiềm ñạm, cẩn thận, lịch sự và giữ luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng ñến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung

b Hình thức tổ chức công tác văn thư

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản ñi, văn bản ñến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ñể có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình thức phù hợp Các hình thức này bao gồm:

- Hình thức văn thư tập trung

- Hình thức văn thư phân tán

- Hình thức văn thư hỗn hợp

Các cơ quan, xí nghiệp, ñơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít thường áp dụng hình thức văn bản tập trung Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên môn văn thư ñược tập trung giải quyết ở một ñơn vị chuyên môn

1.4 Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải ñảm bảo những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng, kịp thời, ñúng kỳ hạn

- Phải ñảm bảo tính chính xác cao

- Mức ñộ bí mật của văn bản

- Sử dụng trang thiết bị hiện ñại

1.5 Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư

a Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt ñộng của cơ quan Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng quản lý của cơ quan

Trong quá trình hoạt ñộng của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn bản và sử dụng chúng ñể làm phương tiện mọi hoạt ñộng của cơ quan Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy ñịnh chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu

nhằm gắn liền với hoạt ñộng của cơ quan

b Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục

vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lý ñược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong ñó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt ñộng ñảm bảo thông tin cho công tác quản lý

mà văn bản chính là phương tiện chứa ñựng, truyền ñạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan ñược nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa ñảm bảo chất lượng, ñúng chế ñộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ ñể làm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo ñảm giữ gìn ñầy ñủ thông tin về mọi hoạt ñộng của

cơ quan Nội dung các văn bản phản ánh hoạt ñộng của cơ quan cũng như hoạt ñộng của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh ñó

nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt ñộng

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo ñiều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan Đây là nguồn bổ sung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị Trong các quá trình hoạt ñộng của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập

hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không ñầy ñủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm ñược công sức và tiền của cho cơ quan Đồng thời công tác này giữ gìn ñầy ñủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị ñể phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ ñể nghiên cứu và sử dụng lâu dài

2 Về công tác lưu trữ

2.1 Khái niệm

Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản Tất

cả những văn bản ñến ñã qua xử lý, bản lưu của văn bản ñi (bản chính) và những

hồ sơ, tài liệu liên quan ñều phải ñược chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc

2.2 Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ

a Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau

- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu

- Đánh giá tài liệu

- Thống kê tài liệu

- Bảo quản tài liệu

- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu

b Nội dung của công tác lưu trữ

* Thu thập tài liệu lưu trữ

Là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác ñịnh nguồn

và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi ñã ñược Nhà nước quy ñịnh

Hàng năm ñơn vị có trách nhiệm:

1) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

2) Các phòng, ban, ñơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác ñịnh những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;

3) Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu";

4) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản ñể tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; 5) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra ñối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên bản giao nhận tài liệu"; ñơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1 bản;

6) "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải ñược ñánh máy vi tính (EXCEL)

và chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư)

* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong ñó tài liệu lưu trữ ñược hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố ñịnh trật tự sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục ñích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:

- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác ñịnh thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu ñối với lưu trữ hiện hành; xác ñịnh tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra ñể tiêu hủy;

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông

Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ

Bước 3: Viết bìa hồ sơ

Bước 4: Viết chứng từ kết thúc

* Xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ

Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất ñịnh ñể

nghiên cứu và quy ñịnh thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt ñộng của các cơ quan, ñơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính

trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ ñó lựa chọn ñể bổ

sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Khi xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:

- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong ñiều kiện xã hội và việc hình thành

- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu ñể xác ñịnh thời hạn bảo quản hay tiêu huỷ

- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở tính ña dạng

Dựa vào các tiêu chuẩn xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ ñể lựa chọn và xác ñịnh ñược thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay tiêu huỷ

Hội ñồng xác ñịnh giá trị tài liệu bao gồm:

- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội ñồng

- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên

- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên

Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu ñã hết giá trị ñược hội ñồng cho phép phải lập văn bản Tài liệu ñược thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của

bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ

Việc tiêu huỷ và xác ñịnh giá trị tài liệu này theo quy ñịnh theo Công văn

số 879/VTLTNN - NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và ñịa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất

Giải quyết tốt vấn ñề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ ñối với ngành lưu trữ mà còn ñối với nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ là ngoài những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao ñối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó Nếu ñể

tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế

Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực

và kịp thời Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong thực tế Chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong ñiều kiện việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện ñại

* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ

Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy ñịnh của Nhà nước, cụ thể là:

- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu ñang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu

- Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm và báo cáo ñột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết ñịnh liên Bộ giữa Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu

- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theo ñịnh kỳ; kiểm tra ñột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra

* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo ñảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất

Bao gồm các nghiệp vụ sau:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, ñơn vị hình thành phông và lịch sử phông

- Tiến hành lập hồ sơ ñối với những hồ sơ chưa ñạt yêu cầu lưu trữ

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương án ñã chọn

* Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc ñược thực hiện nhằm ñảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật Công tác này ñược quy ñịnh cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia

Nguyên nhân gây hại ñến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt ñộ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố

chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ

Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng… Phải chú ý ñến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật Cần trang bị ñầy ñủ giá, tủ ñựng tài liệu, dụng cụ ño nhiệt ñộ… Kho lưu trữ phải ñặt

ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ Khu vực ñể tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ quan, ñồng thời phải có chế ñộ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ

* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Là toàn bộ công tác nhằm bảo ñảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thong tin cần thiết phục vục cho mục ñích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính ñáng của công dân

Mục ñích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục ñích về chính trị, kinh tế và khoa học

* Thời hạn nộp lưu tài liệu

- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ ngày công trình ñược nghiệm thu chính thức;

- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình ñược quyết toán;

- Tài liệu ảnh, phim ñiện ảnh, Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc

d Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt ñộng của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất ñể nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt ñộng sáng tạo của

xã hội nên nó mang tính khoa học cao Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các ñề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết ñánh giá rút ra những quy luật vận ñộng của tự nhiên và xã hội ñể dự báo chính xác thúc ñẩy tiến trình phát triển của xã hội

Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn Nó phục vụ ñắc lực cho việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung

Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các

cơ quan ñang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực tiễn nó chứa ñựng nhiều bí mật Quốc gia Có thể dùng tài liệu ñể xây dựng truyến

thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông

3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu ñã xử lý trước ñó là rất quan trọng ñể hình thành nên văn bản Các tài liệu ñược lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết ñịnh, giải quyết kịp thời, ñúng ñắn các yêu cầu của công dân nếu không có ñầy ñủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một cơ quan ñược tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ

sơ, tài liệu có ñược cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ

sẽ góp phần thúc ñẩy thực hiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng ñến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ ñược lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo ñiều kiện thuận lợi ñể công tác lưu trữ phát triển, từ ñó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục ñích hiện hành cũng như mục ñích trong tương lai”

Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành trong hoạt ñộng hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ Vì vậy nó là tiền ñề cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư ñều ñược lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo ñiều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

1 Đặc ñiểm chung về trường mầm non Hoa Hồng

Trường mầm non Hoa Hồng phường Nghĩa Tân quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội thành lập tháng 5 năm 1988 Đạt danh hiệu trường mầm non ñạt chuẩn quốc gia năm 2005, Huân chương Lao ñộng hạng Ba năm học 2011 - 2012; 2 năm nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, 1 năm nhận Cờ thi ñua xuất sắc, 1 năm nhận Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, 11 năm ñạt danh hiệu Tập thể lao ñộng xuất sắc

Trường hoạt ñộng theo quy ñịnh của Điều lệ Trường mầm non Ban hành kèm theo Quyết ñịnh số 14/2008/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2008 của Bộ trưởng

Bộ Giáo dục và Đào tạo và Luật Giáo dục

Cơ cấu tổ chức của trường gồm:

2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng

2.1 Ưu ñiểm

Nhìn chung công tác Văn thư - lưu trữ của văn phòng trường mầm non Hoa Hồng ñã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ ñược giao Mối quan hệ giữa thủ trưởng cơ quan với các tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng ñược thiết lập tốt Việc thực hiện ñúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt ñộng văn thư lưu trữ có xu hướng ñi vào nề nếp Có ñịnh biên cán bộ văn thư lưu trữ có trình ñộ chuyên môn, nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ

Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và ñồng bộ Việc chuyển giao các loại văn bản ñi, ñến ñược thực hiện nhanh chóng, phân loại ñộ

“mật”, “khẩn” ñể chuyển giao kịp thời Cán bộ nhân viên trong văn phòng ñã hoàn thành tương ñối tốt nhiệm vụ ñược giao và bước ñầu ñảm bảo ñúng các quy ñịnh về công tác văn bản, giấy tờ Việc quản lý con dấu ñảm bảo ñúng nguyên tắc và quy ñịnh

Trong quá trình hoạt ñộng trường mầm non Hoa Hồng ñã chủ ñộng xây dựng kế hoạch, quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhìn chung Quy chế xây dựng khoa học, chi tiết ñến từng công việc, từng chức danh Những quy ñịnh này là phù hợp với những quy ñịnh hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước Như vậy việc quản lý của Trường có căn cứ pháp luật cụ thể

2.2 Hạn chế

Tuy ñã ñạt ñược một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nhưng ñến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược ñiểm sau:

Nhân viên văn thư của trường kiêm nhiệm nhiều công việc như thủ quỹ, thủ kho nên thời gian trau rồi nghiệp vụ còn hạn chế

Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn Nội dung văn bản không rõ ràng

Hơn nữa, ñối với không ít người, công việc ñược giao ñã giải quyết xong

là hết trách nhiệm mà chưa ý thức ñược rằng phải lập hồ sơ, quản lý ñối với

BAN GIÁM HIỆU: 3

NHÓM TRẺ: 02

86 học sinh

TỔ CHUYÊN MÔN NT-MG BÉ: 20

TỔ CHUYÊN MÔN

MẪU GIÁO NHỠ: 18

TỔ CHUYÊN MÔN

MÂU GIÁO LỚN: 19

LỚP MG BÉ: 04

199 học sinh

LỚP MG NHỠ: 06

294 học sinh

TỔ VĂN PHÒNG: 19

LỚP MG LỚN: 06

297 học sinh

những văn bản, tài liệu ñược hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu ñó, do ñó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chuyên môn; hoặc không lưu giữ ñầy ñủ Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian

Việc bố trí văn phòng hiện nay chưa hợp lý, chưa thực hiện ñược một cách toàn diện chế ñộ bảo mật của tài liệu

Các ñiều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ chưa ñáp ứng ñược so với yêu cầu hiện nay

3 Nguyên nhân của ưu ñiểm, hạn chế

3.1 Nguyên nhân của ưu ñiểm

- Có sự chỉ ñạo kịp thời từ cơ quan cấp trên

- Cán bộ quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và ñược bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác này

- Đội ngũ giáo viên, nhân viên có tinh thần trách nhiệm và nghiêm túc thực hiện nhiệm vụ khi ñược nhà trường giao

3.2 Nguyên nhân của hạn chế

- Chưa nhận thức ñúng về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ

- Tình trạng nhân viên làm công tác văn thư phải kiêm nhiệm thêm nhiều nhiệm vụ nên việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế

- Bên cạnh ñó tại một số cán bộ, giáo viên, nhân viên vẫn chưa hiểu rõ và ñánh giá hết ñược các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, ñầu tư ñúng như yêu cầu của công tác này

- Tình trạng cán bộ, công chức chưa thường xuyên lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng ñồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn ñến tài liệu tồn ñọng, tích ñống còn nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này

` - Nhà trường còn gặp khó khăn về kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, ñầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

- Chưa có phòng lưu trữ hồ sơ

Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể ñến những nguyên nhân khách quan như:

- Chưa có kinh phí dành cho hoạt ñộng lưu trữ, chưa có chế ñộ chính sách ñối với nhân viên lưu trữ tại các Trường Điều này gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về văn thư, lưu trữ tại ñơn vị

- Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa ñược tổ chức thường xuyên Nếu tổ chức thì số lượng lại quá ñông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải ñược hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu

III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ñất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu tất yếu Chính vì thế Trường ñã xác ñịnh rõ:

Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;

Tạo bước chuyển biến, ñưa công tác văn thư, lưu trữ ñi vào nề nếp và thực hiện ñúng quy ñịnh của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng

cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai ñoạn hiện nay

Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực hiện những mục tiêu chung của nhà trường theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính, cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp sau:

Giải pháp 1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu ñầu tiên của một chu trình Mọi hoạt ñộng quản lý ñều ñược bắt ñầu từ khâu xây dựng kế hoạch

Kế hoạch là xác ñịnh mục tiêu mà mỗi nhà trường cần phải ñạt ñược trong một

hay nhiều năm tới và các phương thức ñể ñạt ñược mục tiêu ấy… Có thể thấy,

việc xây dựng kế hoạch trong các nhà trường giống như việc tạo nên một cây cầu nối giữa mục tiêu mà trường ñó ñạt ñược với phương thức ñể thực hiện ñược các mục tiêu ấy

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ trưởng

cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, ñơn vị

Xác ñịnh ñược tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường ñã tiến hành xây dựng kế hoạch theo ñúng sự chỉ ñạo của cấp trên, phù hợp với ñiều kiện thực tế của nhà trường, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường

Để xây dựng ñược kế hoạch nhà trường ñã dựa trên các văn bản chỉ ñạo của các cấp

Quy ñịnh của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các văn bản pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư và các ñối tượng liên quan ñến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc nhằm ñảm bảo tính thống nhất trong hoạt ñộng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

Về cơ bản các quy ñịnh ñối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm:

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việcHướng dẫn

tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy ñịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức;

- Luật lưu trữ ñã ñược Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày

11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;

- Kế hoạch số 35KH-UBND ngày 06/3/2012 của UBND Quận Cầu Giấy

về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

- Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 05/02/2013 của UBND Quận Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013

Trên cơ sở các văn bản của nhà nước và quận Cầu Giấy, hàng năm Trường ñã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với ñiều kiện thực tế của nhà trường (phụ lục 1, 2)

Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ ñạo thuộc trách nhiệm của các nhà quản

lý, song ñó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ Muốn cho các văn bản ñó trở thành hiện thực tôi ñã tổ chức triển khai thực hiện như sau:

- Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan, hoặc ñưa văn bản lên trang web của trường, Email của các lớp, bộ phận

- Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản cần triển khai, hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện

- Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, cá nhân liên quan

Giải pháp 2 Nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

2.1 Nâng cao nhận thức, trình ñộ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ

Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao ñổi tọa ñàm trong cuộc họp, hội nghị; ñưa tin lên trang web của trường, phô tô gửi tài liệu Qua ñó giúp CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ ñó có

ý thức thực hiện tốt các quy ñịnh về văn thư lưu trữ

Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Quận, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng

Việc cử nhân viên văn thư, lưu trữ ñi học phải có trọng tâm, cần phải xác ñịnh ñúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng ñào tạo Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình ñộ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ ñể ñáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn Trường tạo ñiều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên văn thư, lưu trữ ñể nâng cao nhận thức tư duy mới, ñặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện ñại vào công tác của mình, có chính sách khuyến khích ñộng viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường

Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng nhận thức và thời gian thực hiện của từng ñối tượng (phụ lục 3)

Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao ñộng cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ

Để nâng cao hiệu quả làm việc của giáo viên, nhân viên văn thư, lãnh ñạo Trường ñã có quy chế làm việc, ñồng thời qua từng thời kỳ tiến hành kiểm tra xem xét và bổ sung sửa ñổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế

2.2 Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ

Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường ñã

bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn bản ñến và văn bản ñi

Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng ñối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan ñến công tác văn thư, lưu trữ (phụ lục 4)

Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các ñối tượng liên quan, sau ñó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn trong Folder ñể làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau (phụ lục 5)

Xác ñịnh rõ danh mục và thời hạn lưu giữ hồ sơ cho từng ñối tượng, từng

bộ phận, tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng

Giải pháp 3 Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ

Là một trường lớn hàng ngày luôn luôn nhận và chuyển giao văn bản ở các nơi do ñó có một khối lượng công văn, hồ sơ tương ñối lớn cần ñược bảo quản, nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có tính thống nhất

Để khắc phục nhược ñiểm trên, nhà trường ñã yêu cầu các bộ phận, cá nhân lập hồ sơ công việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản tại phòng làm việc

và ñến cuối năm học nộp cho bộ phận lưu trữ (phụ lục 6)

Các hồ sơ hình thành trong hoạt ñộng hàng ngày ñược kẹp trong từng bìa

hồ sơ, sắp xếp theo các nhóm tài liệu lưu ñã ñược quy ñịnh

Trên cơ sở các tiêu chuẩn, ñiều kiện phục vụ công tác lưu trữ nhà trường

ñã có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết như máy tính, thiết bị chống ẩm mốc, giá ñể tài liệu, tủ ñựng tài liệu, cặp tài liệu Tham mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ sơ ñáp ứng ñược yêu cầu ñòi hỏi cho công tác này (phụ lục 7)

Giải pháp 4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

Nâng cao hiệu quả hoạt ñộng công tác văn thư, lưu trữ ñang ñề cập ñến ở ñây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay ñổi các thiết bị, trong ñó có máy tính ñiện tử

Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi ñộng tác ñộng sâu sắc và trực tiếp ñến mọi mặt hoạt ñộng: kinh tế, xã hội của ñất nước Phương hướng tin học hoá công tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao ñộng của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ ñó giảm ñược một số nhân viên văn thư hành chính, ñồng thời giảm nhẹ sức lao ñộng của nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ñảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh ñạo giúp lãnh ñạo ra ñược những quyết ñịnh kịp thời, chính xác, ñúng ñắn, góp phần phục

vụ công cuộc cải cách hành chính

Giải pháp 5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ

Để ñảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ ñược thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn ñược chuyển ñến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài liệu ñược lưu trữ có ñúng theo quy ñịnh hay không, nếu không ñúng phải kịp thời ñiều chỉnh cho phù hợp

Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các bộ phận, tổ Chuyên môn rút ra ñược những mặt còn hạn chế ñể kịp thời khắc phục Cũng nhờ ñó, nhân viên văn thư ñề xuất các phương án tốt nhất ñể công tác văn thư, lưu trữ ñược thực hiện theo ñúng quy ñịnh Qua ñó, xác ñịnh ñược những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trong sẽ ñược ñưa vào chế ñộ bảo quản ñặc biệt…

Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra ñòi hỏi phải thật khách quan, có làm vậy mới nâng cao chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ Bộ phận văn thư có thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế của mình Các tổ Chuyên môn, bộ phận trong Trường cần phải coi trọng công tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ ñược giao, ñảm bảo thông tin của Trường ñược giữ bí mật, an toàn

Phần III KẾT THÚC VẤN ĐỀ

3 Việc lưu trữ văn bản ñã dần dần ñi vào nề nếp

4 Các ñiều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ñược bổ sung kịp thời

5 Làm tốt công tác kiểm tra, ñặc biệt là hậu kiểm tra

Trong những năm gần ñây với yêu cầu cải cách nền hành chính của ñất nước

và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ ñặc biệt là hệ thống văn bản hành chính nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết

Có thể theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản ñiện tử sẽ ñược lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất ñi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản ñi, ñến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một ñầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu ñiện

tử ñều ñược quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Qua ñó ñể chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức và ñó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào Để ñưa công tác này ñi vào nề nếp và ñạt ñược những bước tiến dài, rất cần sự thay ñổi nhận thức của không ít người, ñặc biệt là cấp lãnh ñạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự ñánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, ñừng vì những nhận thức chưa ñúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những ñóng góp của ñội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ

Đứng trước yêu cầu ñổi mới của ñất nước nói chung, quận Cầu Giấy nói riêng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng ñã có nhiều bước tiến ñáng kể, công tác văn thư, lưu trữ ñã dần ñi vào nền nếp, thực hiện nghiêm túc, ñúng quy ñịnh, bảo ñảm việc phục vụ hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả ñạt ñược, cho ñến nay vẫn còn nhiều vấn ñề trong lĩnh vực này còn chưa ñược giải quyết thỏa ñáng Nó ñòi hỏi cần có

sự cải tiến, chấn chỉnh ñể phù hợp với tình hình hiện nay Nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ñã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường mầm non Hoa Hồng mà còn ở các cấp các ngành khác nhau

II BÀI HỌC KINH NGHIỆM

Công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng bước ñầu ñã ñạt ñược một số kết quả nhất ñịnh Để ñạt ñược những kết quả ñó, tôi ñã rút ra một

số kinh nghiệm sau:

1) Chấp hành nghiêm túc sự chỉ ñạo của cấp trên

2) Cán bộ quản lý phải nhận thức ñúng ñắn về vị trí, vai trò, nhiệm vụ và nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ từ ñó phổ biến, chỉ ñạo ñội ngũ thực hiện

3) Tạo ñiều kiện về kinh phí hoạt ñộng, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ

4) Tạo ñiều kiện ñể giáo viên, nhân viên ñược dự các lớp tập huấn và tự bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

5) Động viên kịp thời những cán bộ, giáo viên, nhân viên thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ

III KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

1 Với Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo

Cần bổ sung ñịnh biên chức danh Thủ quỹ trong trường mầm non ñể nhân viên văn thư không phải kiêm nhiệm chức danh này

Tham mưu với Nhà nước cấp bổ sung kinh phí cho công tác văn thư, ñặc biệt là công tác lưu trữ và có chế ñộ phụ cấp ñộc hại cho nhân viên văn thư, lưu trữ ở Trường mầm non

Bổ sung kho lưu trữ trong thiết kế xây dựng trường mầm non

2 Với các cơ sở ñào tạo nhân viên văn thư, lưu trữ

Tăng số tiết học môn kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, văn phòng trong cơ quan nhà nước

Tăng số lượng tiết thực hành và tổ chức ñi thực tế

Trong quá trình học cần cho sinh viên ñược tiếp xúc với các thiết bị văn phòng như máy phô tô, mát fax, máy scan, máy hủy tài liệu

3 Với Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy

Cần tăng số buổi tập huấn công tác văn thư, lưu trữ

Đổi mới hình thức tập huấn: Tăng cường thực hành, trao ñổi tọa ñàm Trên ñây là thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng và một số giải pháp của bản thân trong việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của Trường Rất mong nhận ñược sự góp ý của các cấp quản lý và các bạn ñồng nghiệp ñể công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng nói riêng, các cơ quan, ñơn vị, trường học trên ñịa bàn quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội nói chung ñạt hiệu quả cao ñáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, góp phần thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ñất nước./

XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2013

Tôi xin cam ñoan ñây là SKKN của mình viết, không sao chép nội dung của người khác

PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

Căn cứ Kế hoạch số /KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; tài liệu lưu trữ ñược bảo vệ, bảo quản an toàn và ñáp ứng việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách khoa học, trường mầm non Hoa Hồng xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 như sau:

I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên Trường mầm non Hoa Hồng về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ;

- Xác ñịnh rõ vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tạo bước chuyển biến, ñưa công tác văn thư, lưu trữ của Trường mầm non Hoa Hồng ñi vào nề nếp và thực hiện ñúng quy ñịnh của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác

quản lý nhà nước trong giai ñoạn hiện nay

II NỘI DUNG

1 Công tác quản lý, chỉ ñạo công tác văn thư, lưu trữ

- Triển khai và thực hiện các quy ñịnh của pháp luật, văn bản chỉ ñạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ tới 100% Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên trong nhà trường:

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội

vụ quy ñịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức;

+ Luật lưu trữ ñã ñược Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày

11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012

+ Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 06/3/2012 của UBND Quận Cầu Giấy

về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

- Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ ñối với nhân viên văn thư của nhà trường

- Triển khai và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong trường

- Cử nhân viên văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ do các cấp tổ chức

- Quan tâm thực hiện việc bố trí sử dụng kho lưu trữ tài liệu của nhà trường ñể ñáp ứng yêu cầu bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Hoạt ñộng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

2.1 Công tác văn thư

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ ñạo của UBND Quận và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Phòng Nội vụ, Trường mầm non Hoa Hồng thực hiện tốt các công việc sau:

- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Thực hiện ñúng các quy ñịnh về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản: Theo Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Quản lý văn bản ñi, văn bản ñến: Theo hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

về việc hướng dẫn ñăng ký văn bản ñi, văn bản ñến

- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo ñúng quy ñịnh

- Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư theo ñúng quy ñịnh của Nhà nước

- Bảo quản tài liệu lưu trữ:

+ Bổ sung trang bị các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu ñể bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phương tiện phòng cháy, chữa cháy, hộp, cặp ñựng tài liệu, bìa hồ sơ…

+ Sắp xếp hồ sơ, văn bản ñi, văn bản ñến vào kho lưu trữ của trường + Thường xuyên thực hiện chế ñộ vệ sinh kho lưu trữ Kiểm tra công tác phòng cháy chữa cháy và ñộ an toàn tại khu vực bảo quản tài liệu

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Thủ trưởng ñơn vị

- Tăng cường chỉ ñạo, phân công, giao trách nhiệm cho từng Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên trong việc lập hồ sơ công việc theo chức năng ñược phân công, thực hiện lưu trữ văn bản của tổ - khối mình

- Rà soát, sửa ñổi, bổ sung hoặc ban hành mới hệ thống văn bản về văn thư; lưu trữ theo ñúng qui ñịnh theo một số nội dung sau:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế, nội qui về quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư của nhà trường

+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản ñi - ñến + Lập danh mục và thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành của ñơn vị và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của Trường theo ñúng thời gian và qui ñịnh của Pháp luật

+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu, nộp tài liệu vào lưu trữ của Quận ñúng thời hạn, ñúng thủ tục

+ Sắp xếp tài liệu theo danh mục qui ñịnh Đề xuất kế hoạch, tiến hành chỉnh lý tài liệu của nhà trường trong quý II năm 2013 ñể nộp vào kho lưu trữ của Quận

+ Chủ ñộng bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ theo qui ñịnh

+ Bố trí cán bộ phụ trách kho lưu trữ

2 Nhân viên văn thư

- Tham mưu việc xây dựng và ban hành văn bản về nội qui, qui chế công tác văn thư lưu trữ; Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản; ban hành danh mục hồ sơ hiện hành của cơ quan theo ñúng qui ñịnh của nhà nước

- Tham mưu, chuẩn bị cơ sở vật chất như: Phòng lưu trữ, các trang thiết bị thiết yếu phục vụ, bảo ñảm an toàn việc lưu trữ và khai thác thông tin tại trường theo tiêu chuẩn ñã qui ñịnh

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ, bộ phận, phục vụ công tác khai thác thông tin theo quy ñịnh

Trên ñây là kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm

2013 của Trường mầm non Hoa Hồng, yêu cầu toàn thể CBGVNV, các tổ chuyên môn, các bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện./

PHỤ LỤC 2 QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

Căn cứ Luật lưu trữ ñã ñược Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày

11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;

Căn cứ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Kế hoạch số /KH-UBND ngày 05/02/2012 của UBND Quận

Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012;

Căn cứ vào tình hình thực tế của trường mầm non Hoa Hồng năm 2012,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trường mầm non

Hoa Hồng (có quy chế kèm theo).

Điều 2 Quyết ñịnh có hiệu lực kể từ ngày ký Các cán bộ, giáo viên, nhân

viên và các tổ chức, các tổ chuyên môn, bộ phận liên quan căn cứ quyết ñịnh thi

QUY CHẾ CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG

(Ban hành kèm theo quyết định số /QĐ -HH ngày / / 2012)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Phạm vi áp dụng của quy chế là tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên của trường mầm non Hoa Hồng

Quy định đối tượng điều chỉnh của quy chế là cơng tác văn thư và lưu trữ:

- Cơng tác văn thư bao gồm các cơng việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và

sử dụng con dấu trong văn thư

- Cơng tác lưu trữ bao gồm các cơng việc về thu thập, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện cơng tác văn thư và lưu trữ

- Hiệu trưởng cĩ trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện cơng tác văn thư và lưu trữ;

- Nhân viên văn thư cĩ trách nhiệm tổ chức thực hiện cơng tác văn thư và lưu trữ;

- Từng cán bộ cơng chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức thực hiện đúng các điều quy định trong quy chế này

Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

- Nhân viên văn thư, bộ phận Hành chính chịu trách nhiệm làm cơng tác văn thư, lưu trữ loại các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan, các loại tài liệu về văn hĩa, giáo dục, khoa học kỹ thuật, các số liệu liên quan đến cơ quan qua các thời kỳ

- Đồn TNCS Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm lưu trữ các tài liệu cĩ liên quan đến các hoạt động của Đồn trường

- Cơng đồn: Lưu trữ các tài liệu cĩ cĩ liên quan đến các hoạt động của Cơng đồn

- Chi bộ Đảng: Lưu trữ các tài liệu cĩ cĩ liên quan đến các hoạt động của Chi bộ

Điều 4 Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Đồng chí Nghiêm Thị Huyền Trang – Nhân viên văn thư làm cơng tác văn thư

và lưu trữ trong cơ quan theo quy định

Điều 5 Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Thủ trưởng cơ quan cùng các bộ phận liên quan như kế tốn, Phĩ hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất chịu trách nhiệm về trang thiết bị chuyên dùng phục vụ cơng tác văn thư lưu trữ; nhân viên văn thư xây dựng kế hoạch trong việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của cơng tác văn thư và lưu trữ