Cùng với nhiệm và vai trò của mình, xuất phát từ đặc điểm của tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Tức là toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng Kế toán tài vụ của Công ty. Các tổ sản xuất nhận giao khoán chỉ ghi sổ sách lu giữ nội bộ, còn các chứng từ liên quan phải gửi lên phòng Kế toán tài vụ. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tập hợp số liệu ghi sổ, hạch toán chi phí, tính kết quả kinh doanh, lập các Báo cáo tài chính.
Phòng Kế toán tài vụ gồm 5 ngời đợc phân công nhiệm vụ theo chuyên môn:
Kế toán tr ởng : Phụ trách chung, có nhiệm vụ chỉ đạo nghiệp vụ, hớng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê phân tích thông tin kinh tế trong Công ty. Tập hợp số liệu trong kỳ để lập các Báo cáo tài chính. Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ về quản lý kế toán tài chính và chế độ kế toán .
Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ, báo cáo Kế toán trởng để tính giá thành, theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ. Đôn đốc, kiểm tra công việc kế toán hàng ngày.
Kế toán thanh toán Ngân hàng: Theo dõi các chứng từ thu, chi tiền gửi Ngân hàng, mở sổ chi tiết tình hình thanh toán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh vào chứng từ, sổ sách tiền gửi , tiền vay Ngân hàng.
Kế toán TSCĐ: Ghi chép, tổng hợp chính xác số lợng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng TSCĐ trong toàn Công ty. Đồng thời tính toán
và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất, theo dõi lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ.
Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp kiêm nhiệm vụ bảo quản con dấu Công ty.
Sơ đồ 5:
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty May II
1. Hệ thống tài khoản Kế toán áp dụng
Công ty May II- Hải Dơng áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKTngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý ngành may mặc, Công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp II, cấp III và các tiểu khoản liên quan phù hợp với điều kiện đặc thù trong công tác quản lý kinh doanh của Công ty.
2. Hình thức Sổ kế toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
* Các loại Sổ kế toán, kết cấu mẫu sổ và cách ghi sổ để hệ thống hoá thông tin theo hình thức Chứng từ ghi sổ :
+ Sổ kế toán tổng hợp : Bao gồm sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Kế toán trởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Ngân hàng Kế toán TSCĐ
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ : Dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập và để hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, đã lập chứng từ ghi sổ theo trật tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh đợc đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chinh phát sinh, không để thất lạc hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán tổng hợp. Số hiệu của chứng từ ghi sổ do kế toán viên lập chứng từ ghi sổ trật tự theo số tự nhiên trong suốt niên độ kế toán ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi theo từng quý(kỳ kế toán ).
- Sổ Cái : Là sổ tài khoản cấp I. Sổ Cái có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời, song phải đánh số trang Sổ Cái và đăng ký theo quy định .
+ Sổ kế toán chi tiết: Cũng đợc mở ra cho tất cả các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết nh các hình thức kế toán khác.
* Kế toán trình bày quy trình tổng hợp và lập các Báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01 - DN /TCT.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B02 - DN/TCT. + Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DN/TCT.
+ Thuyết minh Báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN/TCT.
Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty còn ban hành thêm các báo cáo khác, có tính quản trị giúp cho lãnh đạo Công ty nắm đợc tình hình tài chính, kinh doanh của Công ty, từ đó xác định phơng hớng và ra các quyết định trong kinh doanh .
3. Các chứng từ sử dụng
+ Phiếu nhập kho. + Bảng chấm công.
+ Bảng thanh toán lơng sản phẩm. + Phiếu thu, chi tiền mặt.
+ Thẻ kho.
+ Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật. + Hoá đơn bán hàng.
..
Sơ đồ 6:
Hình thức Kế toán Chứng từ ghi sổ.
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái
Bảng cân đối TK
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú
: Ghi hàng ngày. : Ghi đối chiếu. : Ghi cuối tháng.