LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ là một mặt công tác quản lý Nhà nước, là một ngành khoa học. Nó phải tuân theo những chế độ quy định của nhà nước, những phương pháp và kỹ thuật chuyên môn nhằm phục vụ cho những lợi ích của xã hội: kinh tế, chính trị, an ninh quốc phòng, văn hóa xã hội... Công tác văn thư lưu trữ có vị trí quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Bởi lẽ, công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước. Tạo điểu kiện thuận lợi cho nhà trường hòan thành tốt mọi yêu cầu do ngành đề ra. Văn thư lưu trữ là hai công tác không thể thiếu trong mọi hoạt động của các tổ chức đảng và nhà nước. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà, đều có liên quan mật thiết đến công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ có vị trí quan trọng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Bởi lẽ, công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước. Công tác văn thư lưu trữ với mục đích chính là bảo đảm các thông tin cho quản lý, giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, có chất lượng, đúng đường lối, ch ính sách, nguyên tắc, chế độ... góp phần làm tăng năng suất lao động trong công tác và tiết kiệm được tiền của, công sức của Nhà nước và nhân dân. Chính vì lẽ đó, việc tổ chức, quản lý, giải quyết, lưu trữ văn bản là vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức vừa gắn liền với mọi mặt đời sống con người. Trong thời gian qua, công tác văn thư lưu trữ của Trường Tiểu học “C” thị trấn Tri Tôn đã phục vụ rất nhiều trong việc thực hiện nhiệm vụ của Đảng bộ Thị Trấn, UBND Thị trấn và chỉ thị cấp trên giao . Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác Văn thư Lưu trữ cũng còn nhiều hạn chế, thiếu sót chẳng hạn như: soạn thảo văn bản chưa vững, nội dung chưa sâu, thỉnh thoảng còn dùng ngôn ngữ nói trong văn bản, việc lưu giữ hồ sơ, giấy tờ, ... chưa đảm bảo khoa học. Chính vì lẽ trên, tôi chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ ở Trường Tiểu học “C” thị trấn Tri Tôn huyện Tri Tôn đến năm 2015 ” từ đó chỉ ra được những ưu điểm để phát huy và những yếu kém để khắc phục sửa chữa, nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ ở Trường Tiểu học “C” Thị Trấn Tri Tôn có nền nếp, khoa học, có hiệu suất cao để góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc của đơn vị, nhằm phục vụ tốt hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của trường đề ra.
LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn thư - lưu trữ mặt công tác quản lý Nhà nước, ngành khoa học Nó phải tuân theo chế độ quy định nhà nước, phương pháp kỹ thuật chuyên môn nhằm phục vụ cho lợi ích xã hội: kinh tế, trị, an ninh quốc phịng, văn hóa xã hội Cơng tác văn thư - lưu trữ có vị trí quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước Bởi lẽ, công tác văn thư - lưu trữ tồn cơng việc xây dựng văn hoạt động lãnh đạo Đảng quản lý Nhà nước Tạo điểu kiện thuận lợi cho nhà trường hòan thành tốt yêu cầu ngành đề Văn thư - lưu trữ hai công tác thiếu hoạt động tổ chức đảng nhà nước Hiệu hoạt động quan nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà, có liên quan mật thiết đến cơng tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ có vị trí quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước Bởi lẽ, công tác văn thư - lưu trữ toàn công việc xây dựng văn hoạt động lãnh đạo Đảng quản lý Nhà nước Cơng tác văn thư - lưu trữ với mục đích bảo đảm thơng tin cho quản lý, giải công việc quan nhanh chóng, xác, có suất, có chất lượng, đường lối, ch ính sách, nguyên tắc, chế độ góp phần làm tăng suất lao động cơng tác tiết kiệm tiền của, công sức Nhà nước nhân dân Chính lẽ đó, việc tổ chức, quản lý, giải quyết, lưu trữ văn vô quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết quan, tổ chức vừa gắn liền với mặt đời sống người Trong thời gian qua, công tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học “C” thị trấn Tri Tôn phục vụ nhiều việc thực nhiệm vụ Đảng Thị Trấn, UBND Thị trấn thị cấp giao Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác Văn thư - Lưu trữ cịn nhiều hạn chế, thiếu sót chẳng hạn như: soạn thảo văn chưa vững, nội dung chưa sâu, cịn dùng ngơn ngữ nói văn bản, việc lưu giữ hồ sơ, giấy tờ, chưa đảm bảo khoa học Chính lẽ trên, tơi chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư - Lưu trữ Trường Tiểu học “C” thị trấn Tri Tôn huyện Tri Tôn đến năm 2015 ” từ ưu điểm để phát huy yếu để khắc phục sửa chữa, nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học “C” Thị Trấn Tri Tơn có nếp, khoa học, có hiệu suất cao để góp phần tích cực thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc đơn vị, nhằm phục vụ tốt việc thực nhiệm vụ trị trường đề Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Công tác văn thư: 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống công tác công văn giấy tờ Ngày nay, công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lí điều hành cơng việc quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung quan, tổ chức) 1.1.2 Nội dung công tác văn thư: Tại khỏan Điều Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư sau: - Soạn thảo ban hành văn bản; - Quản lí giải văn đến; - Quản lí giải văn đi; - Quản lí sử dụng dấu; - Lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan 1.1.2.1 Quản lý giải văn đến: Tất văn bản, giấy tờ (kể đơn, thư cá nhân) gởi đến quan, tổ chức gọi văn đến Văn đến bao gồm: + Văn từ quan gởi đến trực tiếp; + Văn nhận từ đường bưu điện; + Văn bản, giấy tờ cá nhân mang từ hội nghị Công tác quản lý giải văn đến thực theo nguyên tắc sau: - Mọi văn đến phải tập trung đăng ký văn thư quan Đối với văn đến ghi ngồi phong bì đích danh thủ trưởng quan, nội dung văn việc cơng phải đăng ký văn thư quan Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải - Việc tiếp nhận đăng ký văn đến văn thư quan theo nguyên tắc kịp thời, xác thống - Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối sau đăng ký - Những văn mật phải người có trách nhiệm xử lý bóc xử lý Nghiệp vụ quản lý giải văn đến thực theo bước sau: + Bước 1: Tiếp nhận văn đến Kiểm tra, bóc bì phân loại văn + Bước 2: Đăng ký văn đến Mục đích việc đăng ký văn đến để quản lý văn chặt chẽ, giúp theo dõi tiến độ xử lý, giải văn đến, giúp tra tìm nhanh chóng Đóng dấu đến lên văn ghi đầy đủ thông tin cần thiết văn vào sổ theo mẫu qui định + Bước 3: Trình văn đến Tất văn đến, sau đăng ký, tùy theo chế độ văn thư quan, tổ chức, cán phụ trách công tác văn thư phải trình cho người có thẩm quyền giải cho ý kiến chuyển văn đến từn g cá nhân, đơn vị thời gian sớm + Bước 4: Chuyển giao văn đến Văn thư quan có trách nhiệm chuyển giao văn đến đối tượng xử lý theo ý kiến người có thẩm quyền quan, tổ chức Người nhận văn phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài liệu Những văn có dấu mật phải chuyển bì có ghi dấu hiệu mật đến người nhận + Bước 5: Tổ chức giải theo dõi việc giải văn đến Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định riêng quan, tổ chức Thủ trưởng trực tiếp giao cho phận văn phịng theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Bước 6: Sao văn đến Trong hoạt động quan, tổ chức, thường xuyên phải thực văn đến Những văn đến văn thư theo hình thức quy định hành 1.1.2.2 Quản lý giải văn đi: Tất loại văn quan soạn thảo ban hành để thực quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gởi đến đối tượng có liên quan gọi văn Cơng tác quản lý giải văn thực theo nguyên tắc sau: - Chính xác, kịp thời, quy trình quy định pháp luật - Tất văn bản, giấy tờ quan gởi phải đăng ký làm thủ tục gởi văn thư quan Thủ tục quản lý gởi văn bao gồm bước sau: + Bước 1: Đánh máy, in văn + Bước 2: Trình ký đóng dấu văn + Bước 3: Đăng ký văn + Bước 4: Chuyển giao văn + Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải văn + Bước 6: Sắp xếp lưu văn 1.1.2.3 Quản lý sử dụng dấu: Dấu thành phần biểu tính hợp pháp tính chân thực văn Dấu thể tính quyền lực nhà nước văn quan nhà nước Ngoài dấu thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn Khi đóng dấu cần tuân thủ theo nguyên tắc sau đây: - Dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký cấp có thẩm quyền, khơng đóng dấu giấy trắng, giấy khống vào văn bản, giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung - Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn Đóng lên từ 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Trường hợp đóng dấu ngược, dấu mờ, dấu khơng quy định phải hủy bỏ văn làm lại văn khác - Chỉ có người giao giữ dấu phép trực tiếp đóng dấu vào văn Người giao giữ dấu phải cán biên chế thức quan, tổ chức - Dấu quan đóng vào văn quan xây dựng ban - Khơng đóng dấu ngồi hành quan nhà nước Trường hành hợp đặc biệt thủ trưởng quan cho phép Trong quan, tổ chức có nhiều loại dấu với nhiều hình thức khác Vì vậy, sử dụng loại dấu phải với nội dung văn tính chất cơng việc Trong q trình sử dụng dấu, khâu bảo quản quan trọng, cần phải ý điểm sau: + Dấu phải bảo quản trụ sở quan, tổ chức quản lý chặt chẽ + Dấu phải bảo quản tủ có khóa chắn làm việc + Dấu người chịu trách nhiệm giữ Nếu vắng phải bàn giao cho người khác theo yêu cầu lãnh đạo quan + Không sử dụng vật cứng để cọ, rửa dấu + Khi dấu bị mòn, méo, hư hỏng trình sử dụng phải xin phép khắc dấu nộp lại dấu cũ + Nếu để dấu, đóng dấu khơng quy định, sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp bị xử lý hành truy tố trước pháp luật + Trường hợp dấu bị phải báo cho quan công an gần biết, đồng thời báo cáo quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm, thơng báo hủy bỏ dấu bị 1.1.3 Trách nhiệm nhân viên văn thư: * Đối với quản lý giải văn đến: - Nhận văn đến - Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến - Đăng ký văn đến - Trình văn đến - Chuyển giao văn (khi có ý kiến phân phối văn bản) - Giúp lãnh đạo theo dõi việc giải văn đến * Đối với quản lý giải văn đi: - Kiểm tra lại thể thức văn - Ghi số, ngày tháng năm đóng dấu quan - Làm thủ tục gởi văn - Lưu văn - Quản lý sổ sách phận văn thư quan, sổ đăng ký chuyển giao loại văn * Đối với quản lý sử dụng dấu: - Thực bảo quản an toàn dấu quan dấu khác - Trực tiếp đóng dấu vào văn giấy tờ khác quan 1.1.4 Yêu cầu công tác văn thư: Trong trình thực nội dung cần phải đảm bảo yêu cầu sau: + Nhanh chóng, kịp thời, thời hạn + Phải đảm bảo tính xác cao + Mức độ bảo mật văn + Sử dụng công nghệ thông tin trang thiết bị đại 1.1.5 Ý nghĩa công tác văn thư: Công tác văn thư hoạt động thường xuyên quan hệ thống máy Nhà nước - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức nói chung Trong hoạt động quan, tổ chức, nhu cầu thông tin thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin dạng văn chủ yếu Công tác văn thư vừa có chức bảo đảm thơng tin cho hoạt động quan, tổ chức, vừa có chức truyền đạt, phổ biến thông tin văn - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải công việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan, ngăn chặn việc lạm dụng văn Nhà nước, dấu quan vào mục đích phạm pháp - Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận trình giải cơng việc phản ánh xác chân thực hoạt động quan, tổ chức - Cơng tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu vào giai đoạn văn thư Trong trình hoạt động mình, quan, tổ chức cần phải tổ chức thực tốt công tác lập hồ sơ hành vào giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ thực cơng tác lưu trữ thuận lợi, nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ, chất lượng hồ sơ lưu trữ bổ sung nhiều tài liệu vào Phông lưu trữ quốc gia 1.2 Công tác lưu trữ: 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt đơng quản lí hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan nhu cầu xã hội sử dụng tài liệu lưu trữ, sử dụng thông tin khứ phục vụ hoạt động thực tiễn người Công tác lưu trữ mặt hoat động quan trọng quan, tổ chức - Các chức xã hội công tác lưu trữ là: + Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu 1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ: - Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lớn Nó phục vụ đắc lực cho việc thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước Tài liệu lưu trữ sử dụng quản lý nhà nước, quản lý mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền tòan vẹn lãnh thổ đất nước, đấu tranh chống lại kẻ thù nước ngòai nuớc Tài liệu lưu trữ làm sở cho công tác quy họach, kế họach phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho vùng tịan quốc Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế họach phát triển kinh tế - xã hội hàng năm nhiều năm cho địa phương nước Tài liệu lưu trữ sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng Vì quan, tổ chức, hàng ngày cán bộ, công chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác nghiên cứu giải công việc - Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh thật khách quan họat động sáng tạo khoa học xã hội đương thời nên mang tính khoa học cao Nó chứng phát triển khoa học, phục vụ cho chương trình, đề tài khoa học Tài liệu lưu trữ sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá, rút quy luật vận động phát triển vật, tượng tự nhiên, xã hội tư Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa thành tựu có từ trước, sở tìm tịi khoa học - Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giớ gắn liền phản ánh cách trung thực trình họat động nguời, quan, tổ chức kiện lịch sử diễn khứ, suốt tiến trình lịch sử quốc gia, dân tộc, ngành họat động xã hội, quan, tổ chức Vì tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin xác nhất, chân thực để nghiên cứu lịch sử Nói cách khác tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng - Ý nghĩa văn hóa: Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc Cùng với lọai di sản văn hóa khác mà người để lại từ đời qua đời khác di khảo cổ, vật bảo tàng, tài liệu lưu trữ để lại xã hội lòai người lọai văn tự có giá trị Các văn tự lưu trữ lại tài liệu lưu trữ trở thành tiêu chí đánh giá trình độ văn minh dân tộc giới Tài liệu lưu trữ bảo quản từ hệ sang hệ khác nguồn thơng tin dùng cho cơng tác gìn giữ, phát huy phát triển văn hóa dân tộc 1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ: Nhiệm vụ công tác lưu trữ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Để thực mục đích nhiệm vụ công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể công tác lưu trữ sau: * Hoạt động quản lí Cơng tác lưu trữ thực hai chức năng: Tổ chức bảo quản an tồn sử dụng khai thác có hiệu Bao gồm công việc sau đây: - Biên soạn văn quản lí cơng tác lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ - Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn quy định Nhà nước công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc Dự trù kinh phí cho hoạt động quan lưu trữ - Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ hợp tác quốc tế lĩnh vực lưu trữ - Thực chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ - Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lí cơng tác lưu trữ * Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ bao gồm: - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; - Phân loại tài liệu lưu trữ; - Xác định giá trị tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; - Bảo quản tài liệu lưu trữ; - Thống kê tài liệu lưu trữ; - Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3 Quan điểm Đảng công tác văn thư -lưu trữ Theo công văn số 08/CV-LT ngày 10/4/1993 Cục lưu trữ Trung ương Đảng hướng dẫn số yêu cầu xây dựng trang thiết bị kho lưu trữ Quan điểm Đảng vấn đề cụ thể sau: “Tập trung quản lý bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng kho lưu trữ cấp ủy Hiện Tỉnh ủy, Thành ủy, hầu hết chưa xây dựng kho lưu trữ riêng mà chủ yếu bố trí trụ sở làm việc quan nên không bảo đảm yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu” Ngồi ra, cịn có quy định số 403/QĐ-VPTW ngày 22/10/1984 Văn phòng Trung ương Đảng số chế độ công tác văn thư - lưu trữ Văn phòng Tỉnh ủy, Thành ủy, cụ thể sau: “Cơng tác văn thư văn phịng Tỉnh ủy, Thành ủy phải đảm bảo yêu cầu sau đây: Thống việc tiếp nhận, phát hành lưu trữ tài liệu cấp ủy tài liệu ngành, cấp gửi đến cấp ủy Đảng Họp lý hóa q trình ln chuyển tài liệu đến, theo dõi chặt chẽ việc giải công văn, tài liệu khơng để sót việc, chậm việc Quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật tài liệu, thu hồi đầy đủ hạn tài liệu có quy định thu hồi Lập hồ sơ đầy đủ để phục vụ kịp thời yêu cầu cấp ủy ban ngành khai thác tài liệu nạp vào kho lưu trữ cấp ủy thời hạn quy định” Đảng xác định : Mọi cán bộ, công chức phải hiểu biết công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt cán phân cơng nhiệm vụ cịn đào tạo trình độ chun mơn, nghiệp vụ, kỹ giao tiếp, ứng xử Có vậy, đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi trình thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế 1.4 Cơ sở pháp lí cơng tác văn thư - lưu trữ: - Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Đây hai văn quan trọng công tác văn thư lưu trữ ban hành - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn Quản lý văn đến - Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục văn thư Lưu trữ việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu' trữ Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 - Văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Luật ban hành văn HĐND UBND - Chỉ thị số 10 UBND Tỉnh An Giang tăng cường công tác văn thư - lưu trữ địa bàn tỉnh An Giang Chương THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG TIÊU H Ọ C “C” THỊ TRẤN TRI TÔN TRONG THỜI GIAN QUA 2.1 Đặc điểm tình hình: - Vị trí địa lý: Thị trấn Tri Tơn trung tâm Huyện Tri Tơn có nhiều dân tộc chung sống: Kinh, Hoa, Khmer dân tộc Kinh chiếm số đông Người dân chủ yếu sống nghề bn bán Số bà ven thị trấn sống nghề trồng trọt chăn nuôi với quy mơ nhỏ - Đơn vị hành chia làm khóm khóm có tên gọi theo số thứ tự khơng đặt tên riêng biệt + Phía Đơng giáp xã Núi Tơ; + Phía Tây giáp xã An Tức; + Phía Nam giáp xã Núi Tơ; + Phía Bắc giáp xã Châu Lăng - Dân số : 132.625 người + Dân tộc Kinh: 82.614 người + Dân tộc Khmer : 47.684 người + Người Hoa: 2.327 người - Tổng số hộ : 32.675 hộ Trên địa bàn xã có đường liên xã tuyến giao thơng để địa phương trao đổi hàng hoá giao lưu kinh tế với địa phương lân cận Trong thời gian qua, địa phương xác định nông nghiệp kinh tế chủ lực nên đẩy mạnh chuyển đổi cấu trồng theo hướng vào chiều sâu - Trường Tiểu học “C” thị trấn Tri Tôn thành lập từ năm học : 2011 - 2012 trường lộ trình xây dựng đạt chuẩn quốc gia huyện Đến tổng số biên chế 21 đ/c, Đảng viên 05 đ/c Đa số đạt trình độ chun mơn ngành quy định Trường có cán chun trách cơng tác văn thư - lưu trữ Số liệu CB - GV - NV năm qua - Năm học 2011 - 2012: Tổng số 19, CBQL: 02; GV: 12; Văn thư: 01; Nhân viên khác: 04 - Năm học 2012 - 2013: Tổng số 21, CBQL: 02; GV: 14; Văn thư: 01; Nhân viên khác: 04 Số liệu nhân viên văn thư có - Năm học 2011-2012: Văn thư: 01; có trung cấp: 01 - Năm học 2012-2013: Văn thư: 01; có trung cấp: 01 2.2 Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Trường Tiểu học “C” Thị • •o o • o • • Trấn Tri Tơn thời gian qua: 2.2.1 Kết đạt được: Từ năm 2011 đến nay, theo thống kê cơng tác văn thư - lưu trữ thực việc tiếp nhận phát hành văn sau: - Năm học 2011 - 2012: Văn đến : 236; văn phát hành: 124 - Năm học 2012 - 2013: Văn đến : 72; văn phát hành: 32 (tính đến 13/07/2013) Đối với Hiệu trưởng: - Tiếp cận tra cứu loại văn hướng dẫn ngành Chỉ đạo cán văn thư soạn thảo văn theo đầu cơng việc - Kiểm tra, rà sốt văn trước ban hành đến giáo viên Giải kịp thời xác văn đến Tổ chức soạn thảo văn theo yêu cầu - Giám sát, nhắc nhở cán văn thư lưu trữ, trích lục, soạn thảo văn theo yêu cầu - Chỉ đạo cán văn thư thu hồi văn không phù hợp tính pháp lý, ban hành văn thay Đối với cán bộ, giáo viên trường: giao - Tiếp nhận thực theo văn ban hành - Nghiên cứu biên soạn văn bản, lưu trữ văn phục vụ công việc - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Đề xuất ý kiến nhằm phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ ngày hiệu Đối với văn thư chuyên trách: Trên sở pháp lý công tác văn thư - lưu trữ quy định Nghị định Chính phủ, cơng văn hướng dẫn Ủy ban Nhân dân Tỉnh, cán công tác văn thư lưu trữ thực công việc sau: - Nhận văn đến, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi vào sổ văn đến theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Trình văn đến, chuyển giao văn đến, lưu văn đến, giúp Hiệu trưởng theo dõi thời hạn giải văn đến - Soạn thảo văn bản, xem thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn đi, lưu văn đi, viết bì làm thủ tục phát hành văn đi, ghi giấy giới thiệu giấy đường có yêu cầu - Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành - Đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác Bảo quản an toàn dấu quan Nhìn chung năm gần cơng tác văn thư, lưu trữ tương đối vào nề nếp, tài liệu lưu trữ sử dụng, khai thác đáp ứng kịp thời yêu cầu Nhà trường Sở Giáo dục Đào tạo quan tâm mức, trang bị phương tiện kĩ thuật đại như: tủ, máy tính, máy in, góp phần nâng cao suất lao động hiệu công tác, đồng thời giảm nhẹ sức lao động cán văn thư - lưu trữ nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ quan đạt hiệu có khoa học Cơng tác văn thư - lưu trữ Trường Tiểu học “C” Tri Tôn bước vào nề nếp, thực đạt hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra, hoàn thành tiêu ngành Cán văn thư làm việc với tinh thần trách nhiệm, thường xun nghiên cứu, tìm tịi, trau dồi kiến thức cố gắng nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo công việc nhà trường như: nhận gửi công văn, nhập liệu văn bản, in tài liệu nhằm hạn chế đến mức thấp việc chậm trễ, thất thoát công văn giấy tờ quan Bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật Cán bộ, giáo viên, nhân viên trường có ý thức, trách nhiệm cao việc thực nhiệm vụ mà ngành, trường đề 2.2.2 Nguyên nhân đạt được: - Được giúp đỡ Phòng Giáo dục lãnh đạo nhà trường thường xuyên quan tâm đến hoạt động công tác văn thư - lưu trữ - Sự hỗ trợ giúp đỡ nhiều mặt cấp lãnh đạo sở vật chất, nghiệp vụ giúp phận văn thư - lưu trữ làm tốt nhiệm vụ giao Bên cạnh đó, phối hợp tổ chun mơn, phận có liên quan giúp cho công tác văn thư lưu trữ thực nhiệm vụ thuận lợi đạt hiệu - Cơ quan xây dựng Quy chế làm việc nên mối quan hệ phận nhà trường với thủ trưởng quan thông suốt - Sự nhận thức sâu sắc cán lãnh đạo cán văn thư chế độ công văn, giấy tờ chế độ bắt buộc cán bộ, công chức; chế độ hợp lý, thiết thực mang lại hiệu cơng tác cao 2.2.3 Những mặt hạn chế: - Công tác quản lý công văn, giấy tờ chưa thật khoa học, có cơng văn đến lãnh đạo nhận mà không đưa lại cho văn thư để đăng ký vào sổ, làm cho việc tìm kiếm cơng văn gặp khơng khó khăn, chí bị thất lạc - Cơng tác soạn thảo văn có chưa thể thức, khơng đảm bảo tính hợp pháp văn ban hành Mặt khác, việc chỉnh lý, soạn thảo văn không chủ động soạn thảo theo yêu cầu công việc - Hiện nay, hầu hết tất trường chưa có phịng, kho lưu trữ, tủ đựng tài liệu, tài liệu lưu trữ xếp chưa khoa hoc 2.2.4 Nguyên nhân hạn chế: - Vai trò tham mưu cán làm công tác văn thư - lưu trữ chưa nhanh nhạy nên chưa đạt hiệu cao - Do trường chưa có phịng, kho lưu trữ, chưa có trang thiết bị cho cơng tác lưu trữ nên gặp khơng khó khăn cơng việc Cán văn thư cịn làm nhiều cơng tác học vụ, cơng tác hành chính, cơng việc chiếm nhiều thời gian nên giải tốt công tác lưu trữ quy định Nhà nước - Kinh phí, chế độ sách cho cán văn thư - lưu trữ cịn thấp nên chưa kích thích nhiệt tình cơng tác 2.3 Một số vấn đề đặt ra: Từ số nguyên nhân trên, nêu số vấn đề cần giải để công tác văn thư - lưu trữ ngày hiệu hơn: - Sự quan tâm giúp đỡ mặt cấp lãnh đạo động lực, nguyên nhân thành công công tác văn thư - lưu trữ Nơi cấp ủy lãnh đạo quan tâm mức, cơng tác văn thư - lưu trữ nơi đạt hiệu cao, có nề nếp, khoa học - Tinh thần đoàn kết, thống nội bộ, tạo môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy cá nhân hăng say cơng việc yếu tố tâm lý quan trọng tổ chức công việc quan, phận văn thư - lưu trữ - Cần quan tâm công tác đào tạo, bồi dưỡng cán làm văn thư - lưu trữ, bố trí ổn định, lâu dài ưu đãi sách để thu hút người làm công tác - Công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn cần thiết quản lý công tác chuyên môn nhà trường địi hỏi cấp ngành, quyền địa phương cần phải quan tâm, hỗ trợ nhân lực, tài lực, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư - lưu trữ, phòng, kho lưu trữ nơi làm việc phải quan tâm * Tóm lại: Cơng tác văn thư - lưu trữ có vị trí quan trọng thiếu hoạt động quan Vì vậy, quan cần phải quan tâm làm tốt cơng tác văn thư, lưu trữ để góp phần bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ nguồn di sản dân tộc có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Chương MỤC TIÊU, GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRƯỜNG TH “C” THỊ TRẤN TRI TÔN TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1 Mục tiêu: - Thực Chỉ thị số 10 UBND Tỉnh An Giang tăng cường công tác văn thư - lưu trữ địa bàn tỉnh An Giang - Xây dựng quy chế làm việc Cơ quan nội quy công tác Văn thư, lưu trữ để quản lý cơng văn, tài liệu giữ gìn dấu Thực nghiêm quy định bảo quản sử dụng dấu theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ - Hiệu trưởng trường có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế làm việc quan nội quy công tác văn thư - lưu trữ đến tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức phạm vi quản lý - Nâng cao chất lượng quản lý giải loại công văn giấy tờ: Tất công văn đến quan phải xử lý nhanh chóng, xác giữ bí mật theo quy định Phải qua thủ trưởng quan xử lý trước chuyển cho phận chuyên môn cá nhân giải - Nâng cao nhận thức hiểu biết cán bộ, giáo viên nhân viên vị trí, vai trị cơng tác văn thư - lưu trữ Làm cho Cán viên chức Cơ quan có am hiểu công tác này, để thực quy định mang tính pháp lý lĩnh vực quản lý hành nhà nước - Củng cố mặt tổ chức, đưa nhân viên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạt chuẩn quy định (Trung cấp văn thư) Bố trí trang thiết bị phương tiện kỹ thuật tốt hơn, phù hợp hơn, đại - Có sách đãi ngộ, bồi dưỡng nhằm cải thiện đời sống cho cán làm công tác Văn thư 3.2 Giải pháp thực công tác văn thư - lưu trữ: Hướng tới để xây dựng Trường tiểu học “C” Tri Tôn sớm đạt trường lộ trình đạt chuẩn quốc gia mức độ đáp ứng yêu cầu giáo dục địa phương, ngành theo kịp chủ chương sách cuả Đảng Nhà nước ta Quan trọng phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn Trên sở nhận thấy số vấn đề cịn tồn tơi đưa số giải pháp sau: 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ nhà trường: - Nâng cao nhận thức hiệu làm việc văn phịng, lãnh đạo trường nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế - Giáo dục ý thức kỉ luật tính tích cực lao động cho cán nhân viên Văn thư - lưu trữ Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả cơng việc - Lãnh đạo quan phải thường xuyên quan tâm, kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ để cán làm công tác văn thư - lưu trữ có nhận thức đắn nghiệp vụ chun mơn, phấn đấu hồn thành nhiệm vụ giao Xây dựng quy chế làm việc phổ biến, triển khai đơn vị, tạo liên kết, phối hợp nhịp nhàng nhân viên văn thư với cá nhân, phận trường Nhân viên văn thư phải nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm thân hiệu trưởng, nhà trường Từ thực nhiệm vụ cách có trách nhiệm, thể tính kỷ luật cơng việc Suy nghĩ, tìm tòi biện pháp hữu hiệu để nâng cao suất lao động 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ: Giải pháp mang tính lâu dài, có kế hoạch thực theo giai đoạn với nhiều hình thức khác Trước hết tự bồi dưỡng, nhân viên văn thư phải tự trau dồi thêm kinh nghiệm thông qua đồng nghiệp, thông qua tư liệu, tài liệu Luôn tuân thủ theo pháp luật Nhà nước quy định chuyên môn nghiệp vụ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Thông tư số 01/2011/TT-BNV số văn khác ngành Khi có điều kiện thuận lợi nên tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư, lưu trữ Ngồi ra, phải có kiến thức tin học định nghiệp vụ văn phòng, biết sử dụng kh thác thông tin internet 3.2.3 Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ: Đây giải pháp lãnh đạo thực hiện, cần xác định mức nhu cầu trang thiết bị, sở vật chất phục vụ tốt cho công tác văn thư, lưu trữ để có kế hoạch mua sắm, trang bị kịp thời Không thể xây kho lưu trữ với qui mơ lớn phải có phịng kiên cố, đảm bảo nhu cầu lưu trữ nhà trường theo quy định 3.2.4 Phân công, tổ chức thực hiện: Với nguồn lực nhân viên có, lãnh đạo phải thấy lực, sở trường, sở đoản cá nhân phải tuân theo quy định hành ngành để phân cơng cơng việc cho hợp lí, đem lại hiệu công tác cao đồng thời phù hợp với qui mô nhà trường Xây dựng mối quan hệ đồng quan để bạn, ngành phận quan thông hiểu cách thống công tác văn thư - lưu trữ, xem trách nhiệm chung tồn quan, khơng phải riêng cán 3.2.5 Chế độ khen thưởng: Hàng năm tổ chức hội nghị tổng kết công tác văn thư - lưu trữ để đánh giá lại tồn mảng cơng việc rút kinh nghiệm thực tiễn Động viên, khen ngợi kịp thời để tạo động lực thúc đẩy cán làm công tác văn thư - lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ theo quy định 3.3 KIẾN NGHỊ: Để thực công tác văn thư - lưu trữ tốt hơn, thân xin có số kiến nghị sau: - Phải có kinh phí, chế độ sách cho phù hợp cán làm công tác văn thư - lưu trữ để cán tồn tâm, tồn ý với cơng việc - Có chế độ khen thưởng cá nhân, đơn vị thực tốt công tác văn thư - lưu trữ Đồng thời, có biện pháp xử lý nghiêm với cá nhân, đơn vị vi phạm công tác văn thư - lưu trữ - Trang bị kịp thời sở vật chất: phòng, kho lưu trữ, tủ chuyên dụng phương tiện tối thiểu để cán văn thư - lưu trữ thực tốt công việc - Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề cho cán văn thư - lưu trữ để đáp ứng với yêu cầu ngành KẾT LUẬN Sau ngày miền Nam hồn tồn giải phóng, thống đất nước, bước vào thời kỳ hội nhập, mở rộng quan hệ quốc tế, ngành công tác văn thư - lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, công việc trọng yếu thiếu hoạt động Đảng, Nhà nước mà tất ngành - nghề, hoạt động tổ chức xã hội Chính nghiệp vụ giúp cho ngành nghề, lĩnh vực có sở đánh giá tổng kết hoạt động theo thời điểm, có sở lý luận rút học kinh nghiệm quý báu trình thực nhiệm vụ Đảng nhà nước giao Là sở khoa học để kế thừa phát huy giá trị đạt được, khắc phục yếu kém, tồn để làm tốt công việc sau Bất kì chế độ trị, quan, tổ chức phải có nhu cầu tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin có giá trị bí mật, chứng lịch sử xác phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học, phục vụ cho công tác lãnh đạo, giúp quan Nhà nước giải công vệc hàng ngày, đúc kết kinh nghiệm xây dựng phương hướng kế hoạch Cần đòi hỏi “ học đôi với hành” điều tất yếu kết hợp song song lí thuyết với thực hành để hiểu biết sâu sắc khâu nghiệp vụ tầm quan trọng tài liệu văn thư - lưu trữ Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ tài liệu lưu trữ bảo quản tốt từ hệ sang hệ khác nguồn thơng tin dùng cho cơng tác gìn giữ, phát huy phát triển văn hóa dân tộc Đồng thời làm tốt công tác văn thư - lưu trữ giúp cho người dân có sống ấm no, hạnh phúc với câu: “ Dân giàu nước mạnh xã hội dân chủ công văn minh” Bản thân chưa tập huấn nghiệp vụ chuyên môn này, nên nhận định góc độ khách quan, cán phụ trách công tác văn thư - lưu trữ đơn vị công tác bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn, có kinh nghiệm cơng việc nên nhiều đầu công việc thực tốt Đến nay, thân tiếp cận kiến thức lĩnh vực thông qua kiến thức ki nh nghiệm thầy cô giúp yên tâm việc kiểm tra đánh giá, sát nhắm nâng cao hiệu họat động công tác văn thư - lưu trữ trường Trên số vấn đề công tác văn thư - lưu trữ Trường tiểu học “C” Tri Tôn vận dụng từ kiến thức học Trường Chính trị Tơn Đức Thắng; hướng dẫn, giảng dạy nhiệt tình thầy, trường, thân nắm vấn đề tham khảo thêm văn quy định Đảng công tác văn thư - lưu trữ, kết hợp với tình hình thực tế địa phương, đơn vị Nếu có thiếu sót mong bổ khuyết quý thầy, cô để rút kinh nghiệm, hướng tới thực tốt DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ văn thư - Nguyễn Lương Bằng, Phạm Văn Năm, Nguyễn Công Huyền, Quản trị văn phòng - Trần Như Nghiêm, Nghiêm Kỳ Hồng, Nghiệp vụ thư ký - Trần Hoàng, Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời, Soạn thảo văn - Nguyễn Văn Thắng, Nguyễn Lương Bằng, Nguyễn Công Huyền, Nghiệp vụ lưu trữ - Nguyễn Thị Trà, Vũ Thị Kim Cúc, Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Luật ban hành văn HĐND UBND Chỉ thị số 10 UBND Tỉnh An Giang tăng cường công tác văn thư - lưu trữ địa bàn tỉnh An Giang 10 Giáo trình Khoa học - Hành tập