KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.8 1.1 Công tác văn thư
Khái niệm
Văn thư, có nguồn gốc từ tiếng Hán, là thuật ngữ chỉ các loại văn bản khác nhau, bao gồm văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ soạn thảo và các văn bản do cơ quan nhà nước phát hành nhằm phục vụ cho công tác quản lý và điều hành.
Văn thư là hoạt động có lịch sử lâu dài, phát triển để đáp ứng nhu cầu của xã hội Nghiên cứu về công tác văn thư đã thu hút sự quan tâm của nhiều học giả và nhà nghiên cứu, dẫn đến việc hình thành nhiều quan niệm khác nhau về lĩnh vực này.
Theo Từ điển Tiếng Việt, văn thư là công tác giao nhận và quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ Trung tâm từ điển học định nghĩa văn thư là “công văn, giấy tờ” hoặc “bộ phận của văn phòng phụ trách việc giao nhận, quản lý công văn, giấy tờ.”
Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP này 08 tháng 4 năm
Theo quy định của Chính phủ năm 2004 về công tác văn thư, công tác này bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu phát sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cũng như quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Ngày nay, công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, vì tất cả đều sử dụng văn bản và giấy tờ như phương tiện giao tiếp chính thức Hoạt động văn thư bao gồm xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như tổ chức giải quyết các công việc liên quan.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Quản lý văn bản và con dấu trong các cơ quan, tổ chức là rất quan trọng để truyền đạt chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước Việc này giúp tăng cường sự liên lạc và báo cáo giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành và các cấp trong quá trình hoạt động hiệu quả.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo và điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả quản lý của các đơn vị này phụ thuộc vào chất lượng công tác văn thư Do đó, hiện nay, công tác văn thư đang nhận được sự quan tâm đặc biệt, nhất là trong bối cảnh cải cách hành chính, nơi mà đổi mới công tác văn thư trở thành một trong những trọng tâm cần thiết.
Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng nhằm cung cấp thông tin bằng văn bản, hỗ trợ cho công tác quản lý và điều hành tại các cơ quan Nó bao gồm các nhiệm vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và xử lý văn bản, cũng như quản lý và sử dụng con dấu.
Đặc điểm công tác văn thư
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của bộ máy quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc của các cơ quan, tổ chức Nội dung công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, sử dụng con dấu, lập hồ sơ và lưu trữ Để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ này, người làm công tác văn thư cần có chuyên môn và nghiệp vụ nhất định, đảm bảo tuân thủ các quy định và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong hệ thống cơ quan nhà nước Việc thực hiện công tác văn thư không chỉ đảm bảo tính chính xác, kịp thời trong việc xử lý thông tin mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải các chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng, cũng như pháp luật của nhà nước thông qua văn bản Do đó, yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác và bí mật trong các khâu nghiệp vụ là rất cần thiết đối với những người làm công tác này.
Công tác văn thư là một hoạt động thiết yếu trong các cơ quan, tổ chức, liên quan đến nhiều cán bộ, công chức, viên chức Mỗi ngày, các nhân viên đều tham gia vào việc soạn thảo, quản lý và ký kết văn bản Để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ như soạn thảo và xử lý văn bản, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và cá nhân, nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng chính xác yêu cầu của văn bản Điều này không chỉ đảm bảo tính hiệu lực mà còn nâng cao hiệu quả công việc trong cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng, từ quản lý con người đến điều hành các bộ phận, nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả Các công việc cụ thể trong công tác văn thư bao gồm thực hiện dự thảo văn bản, duyệt và sửa chữa văn bản, kiểm tra trước khi ban hành, ký và quản lý văn bản Những nhiệm vụ này không chỉ hỗ trợ quá trình làm việc mà còn góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc của tổ chức.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của các cơ quan, tổ chức, vì vậy mọi cơ quan đều cần tổ chức và thực hiện các nội dung liên quan Hàng ngày, hầu hết cán bộ đều tham gia vào các hoạt động như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết và theo dõi văn bản, cũng như soạn thảo văn bản Do đó, công tác văn thư liên quan đến tất cả cán bộ, công chức và viên chức trong cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức Thông tin chính xác và kịp thời sẽ giúp nâng cao năng suất và chất lượng công tác, đồng thời đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ chức đạt kết quả cao Thực hiện tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo chỉ đạo công việc một cách chính xác và hiệu quả, đảm bảo thời gian và góp phần giữ gìn bí mật nhà nước.
Quản lý văn bản hiệu quả là yếu tố quan trọng trong công tác văn thư, giúp cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong giải quyết công việc mà còn nâng cao năng suất và chất lượng, đồng thời tuân thủ đúng chính sách và chế độ Hơn nữa, quản lý tốt văn bản còn góp phần hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ và giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết.
Thực hiện công tác văn thư là một phần quan trọng trong việc bảo vệ các bằng chứng pháp lý và quản lý hiệu quả văn bản Điều này đảm bảo rằng tất cả các chứng cứ liên quan đến hoạt động của cơ quan và cá nhân ở các vị trí khác nhau được lưu giữ đầy đủ và chính xác.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ được thể hiện qua các văn bản Khi các văn bản này được ban hành đúng quy định, giữ lại đầy đủ và có nội dung chính xác, chúng sẽ phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan Khi cần thiết, những văn bản này sẽ trở thành bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan và cá nhân một cách xác thực.
Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư
Công tác văn thư, giống như các lĩnh vực khác, có những yêu cầu riêng biệt cần được tuân thủ Trong quá trình thực hiện, các nội dung liên quan đến công tác văn thư phải đảm bảo đáp ứng những tiêu chí cụ thể.
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào việc xây dựng và quản lý văn bản hiệu quả Việc xây dựng văn bản cần được thực hiện nhanh chóng, trong khi giải quyết văn bản phải kịp thời Để đạt được điều này, cần xem xét mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của từng văn bản Việc thực hiện đúng yêu cầu trong công tác văn thư sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc chung Nếu giải quyết văn bản chậm, tiến độ xử lý công việc sẽ bị ảnh hưởng, làm giảm giá trị và ý nghĩa của nội dung trong từng văn bản.
1.1.4.2 Chính xác Đây là một yêu cầu hết sức quan trọng, trong thực hiện các nội dung của công tác văn thư cần phải đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản, tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng
LV Thạc sĩ Quản lý công
Văn bản ban hành cần phải tuân thủ đúng thể loại và thẩm quyền, đồng thời đảm bảo đầy đủ các thành phần và thể thức theo quy định Ngoài ra, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như đánh máy, đăng ký và chuyển giao văn bản cũng phải được thực hiện chính xác theo quy định hiện hành.
Trong quá trình xử lý văn bản đến và đi của cơ quan, việc bảo mật thông tin là rất quan trọng do có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật nhà nước Để đảm bảo nguyên tắc này, cần tuân thủ đúng các chỉ đạo liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước, sử dụng máy tính an toàn, bố trí phòng làm việc hợp lý và lựa chọn cán bộ văn thư đáp ứng tiêu chuẩn.
Trong các cơ quan và tổ chức, việc hiện đại hóa công tác văn thư gắn liền với việc ứng dụng các phương tiện và kỹ thuật tiên tiến, nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc Quá trình này ngày càng trở nên cấp bách, nhưng cần được thực hiện từng bước, phù hợp với trình độ cán bộ và điều kiện cụ thể của từng đơn vị.
Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư
Chất lượng công tác văn thư chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, trong đó môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp đến tâm lý của nhân viên Một môi trường làm việc tốt cần có sự bố trí hợp lý và khoa học của không gian làm việc, cùng với trang thiết bị và phương tiện hỗ trợ phù hợp.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Một môi trường làm việc tốt cần đảm bảo các yếu tố thông thoáng, với diện tích phòng làm việc phù hợp Ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm cũng phải được điều chỉnh để không ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất làm việc Đặc biệt, cần tránh ô nhiễm âm thanh để không làm giảm tinh thần và sự tập trung của nhân viên văn thư.
Yếu tố trang thiết bị và khoa học kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và xử lý thông tin, đặc biệt trong công tác văn thư Hiệu quả của công tác văn thư được nâng cao khi được trang bị các phương tiện làm việc hiện đại, phù hợp với yêu cầu công việc Ngược lại, nếu thiếu các trang thiết bị cần thiết, người làm công tác văn thư sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ và không đạt hiệu quả cao.
Trình độ của cán bộ làm công tác văn thư là yếu tố quyết định đến năng suất và chất lượng công việc Dù có trang bị phương tiện hiện đại, nếu không biết khai thác và sử dụng hợp lý, thì những thiết bị đó sẽ không có ý nghĩa Ngoài chuyên môn, khả năng xử lý công việc, thái độ và tinh thần trách nhiệm của nhân viên cũng ảnh hưởng lớn đến chất lượng công tác văn thư Nếu người làm công tác văn thư thiếu nhiệt huyết, không tìm tòi học hỏi và không có tâm với nghề, chất lượng công việc chắc chắn sẽ không được đảm bảo.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Quy trình và thủ tục làm việc, văn hóa công sở, cơ sở vật chất, cùng với năng lực của nhân viên văn thư đều có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng công tác văn thư.
Quy trình và thủ tục làm việc trong công tác văn thư cần được xây dựng một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo hiệu quả trong việc giải quyết công việc Người làm công tác văn thư sẽ dựa vào trình tự các bước đã được xác định để hoàn thành nhiệm vụ của mình Việc thiết lập quy trình và thủ tục phù hợp với thực tế không chỉ nâng cao chất lượng công tác văn thư mà còn giúp tránh tình trạng rườm rà, phức tạp, gây cản trở cho các nghiệp vụ và làm giảm hiệu suất làm việc.
Trong bối cảnh hiện nay, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn thư và lưu trữ là rất quan trọng Quy trình hóa các bước thực hiện không chỉ đảm bảo tính hiệu quả mà còn cho phép các đơn vị linh hoạt điều chỉnh, bổ sung quy trình phù hợp với thực trạng cụ thể của mình.
Văn hóa công sở đóng vai trò quan trọng trong chất lượng công tác văn thư, vì nó liên quan đến mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức và ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận, từ lãnh đạo đến cán bộ chuyên môn Khi tất cả các cá nhân trong một tổ chức nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của công tác văn thư, cùng với sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chất lượng công tác này sẽ có sự khác biệt rõ rệt so với các tổ chức khác Thái độ của các cá nhân đối với công tác văn thư chính là yếu tố tạo nên văn hóa công sở.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Công tác văn thư sẽ không đạt tiêu chuẩn chất lượng nếu thiếu sự quan tâm đúng mức, giống như 16 công việc khác.
Trong thời đại hiện nay, cơ sở vật chất và trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong công tác văn thư Để nâng cao chất lượng công việc này, cần phải đảm bảo có đủ cơ sở vật chất, máy móc và phòng kho phù hợp Công tác văn thư sẽ không đạt hiệu quả cao nếu thiếu các thiết bị thiết yếu như máy tính, máy in, máy scan, cùng với các phần mềm quản lý văn bản và chữ ký số.
Năng lực của người làm công tác văn thư là yếu tố thiết yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Những người có trình độ chuyên môn và tâm huyết sẽ góp phần quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ văn thư Năng lực này được thể hiện qua khả năng đáp ứng yêu cầu công tác, sử dụng thành thạo các phần mềm và công nghệ hiện đại trong công việc hàng ngày Ngoài ra, năng lực còn bao gồm khả năng xây dựng và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.
Những nội dung cơ bản của công tác văn thư
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho quản lý và điều hành tại các cơ quan Nội dung chính của công tác này bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của tổ chức, cũng như quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.6.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành, đồng thời là công cụ thiết yếu trong công tác văn thư, giúp tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng và ban hành các quy định, quyết định.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Các văn bản phải tuân thủ quy định về thể thức và quy trình soạn thảo, ban hành để đảm bảo tính hợp pháp Thể thức văn bản yêu cầu các thành phần cấu thành đúng với từng loại văn bản theo quy định của cơ quan có thẩm quyền Hiện nay, hệ thống văn bản ở Việt Nam chia thành hai loại lớn: văn bản của Đảng và văn bản quản lý Nhà nước Văn bản của Đảng được thực hiện theo Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng Khóa XII, trong khi văn bản quản lý Nhà nước tuân theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
Bộ Nội vụ về “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”
Việc bố trí các thành phần thể thức văn bản (trên một trang giấy khổ A4:
210 mm x 297 mm) phải đảm bảo theo Phụ lục II của Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011, cụ thể như sau:
Sơ đồ 1.1 Bố trí các thành phần thể thức
LV Thạc sĩ Quản lý công
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
Soạn thảo và ban hành văn bản cần tuân thủ quy trình chặt chẽ, bắt đầu từ việc xác định mục đích và giới hạn của văn bản, cùng với đối tượng giải quyết Tiếp theo, cần xác định thể loại văn bản và thu thập, xử lý thông tin liên quan Sau đó, xây dựng đề cương và viết bản thảo, tiến hành duyệt và chỉnh sửa bản thảo Cuối cùng, đánh máy, nhân bản, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành và thực hiện trình ký để hoàn tất quy trình ban hành văn bản.
LV Thạc sĩ Quản lý công
1.6.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan bao gồm việc quản lý văn bản đến và văn bản đi, cùng với tổ chức giải quyết và theo dõi quá trình này Đối với văn bản đến, công tác văn thư thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết Trong khi đó, đối với văn bản đi, văn thư cần kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm, đồng thời đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có), đăng ký văn bản đi, làm thủ tục phát hành và lưu trữ văn bản đi.
1.6.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước và hoạt động của các cơ quan, đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản ban hành Do đó, việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một phần thiết yếu trong công tác văn thư.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định bởi Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2016, của Chính phủ Nghị định này áp dụng cho các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cũng như các tổ chức thuộc hệ thống Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, và các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho văn thư quản lý và sử dụng Văn thư phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời thực hiện đầy đủ các quy định liên quan.
Con dấu cần được bảo quản tại phòng làm việc của Văn thư Khi cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức, phải có sự đồng ý của người đứng đầu và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng Đảm bảo an toàn cho con dấu là điều cần thiết cả trong và ngoài giờ làm việc.
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền
Khi con dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư cần báo cáo người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức để thực hiện thủ tục đổi con dấu Nếu con dấu bị mất, người đứng đầu phải thông báo cho cơ quan công an nơi xảy ra sự việc và lập biên bản ghi nhận.
Văn thư cần tự tay đóng dấu vào các tài liệu của cơ quan, tổ chức, chỉ thực hiện việc này khi văn bản đã được ban hành đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Không được đóng dấu trong các trường hợp như: trên giấy không có nội dung, trước khi ký, trên giấy trắng hoặc trên văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền Cần tuân thủ nguyên tắc sử dụng con dấu và thực hiện đúng các quy định về quản lý con dấu, bao gồm nguyên tắc đóng dấu và chế độ quản lý con dấu.
1.6.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là bước cuối cùng và vô cùng quan trọng trong công tác văn thư Thực hiện tốt quy trình này không chỉ giúp bảo đảm tính chính xác của hồ sơ mà còn góp phần bảo vệ bí mật của cơ quan, tổ chức.
LV Thạc sĩ Quản lý công
21 chức, hạn chế được văn bản, giấy tờ không có giá trị và không bỏ sót những hồ sơ quan trọng
Nội dung của công tác lập hồ sơ bao gồm: Mở hồ sơ, thu thập văn bản vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ
Mở hồ sơ là bước quan trọng, yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ theo danh mục của cơ quan và công việc được giao Tiêu đề hồ sơ cần được ghi rõ trên bìa, và trong quá trình giải quyết công việc, các văn bản liên quan sẽ được bổ sung vào hồ sơ.
Cán bộ, công chức, viên chức cần thu thập đầy đủ văn bản và tài liệu liên quan vào hồ sơ, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp hợp lý, chủ yếu theo trình tự thời gian và diễn biến công việc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và xử lý thông tin.
Công tác lưu trữ
Từ thời Nguyên thủy, con người đã sử dụng các phương tiện như ký hiệu trên vỏ cây và vách đá để ghi và truyền đạt thông tin Khi xã hội phát triển và nhà nước ra đời, nhu cầu cung cấp thông tin cho quản lý và điều hành ngày càng tăng, dẫn đến việc lưu giữ thông tin cần thiết, từ đó hình thành và phát triển công tác lưu trữ.
Trên thế giới và tại Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ được hiểu theo nhiều cách khác nhau Theo Từ điển tiếng Việt, lưu trữ được định nghĩa là "cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác".
Công tác lưu trữ là lĩnh vực quan trọng của nhà nước, liên quan đến lý luận, thực tiễn và pháp chế trong việc tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ Hoạt động này nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và đáp ứng nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Các vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ bao gồm việc xây dựng hệ thống lưu trữ hiệu quả, đảm bảo an toàn cho tài liệu và tối ưu hóa việc truy cập thông tin.
LV Thạc sĩ Quản lý công
+ Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ
+ Thực hiện các khâu nghiệp vụ về lưu trữ
Nghiên cứu khoa học về lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng tại các cơ quan, tổ chức, nhằm lựa chọn và tổ chức một cách khoa học các văn bản, tài liệu có giá trị Công tác lưu trữ không chỉ phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin trong quá khứ mà còn là bằng chứng xác minh, đối chiếu khi cần thiết.
Hoạt động lưu trữ là quá trình quan trọng bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ Việc thực hiện công tác lưu trữ là cần thiết để đảm bảo thông tin được quản lý hiệu quả và có thể truy cập khi cần thiết.
Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Ngay từ khi đất nước giành độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ qua Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946, khẳng định rằng “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia.” Người cũng đánh giá rằng tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có vai trò lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác và chính sách trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa và khoa học kỹ thuật.
Việc lưu trữ công văn và tài liệu là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng, đặc biệt sau khi cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp kết thúc Nhiệm vụ xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở Miền Bắc và đấu tranh giải phóng Miền Nam đã đặt ra cho ngành lưu trữ nhiều thách thức cấp bách Thông tri số 259-TT/TW ngày 08/9/1959 của Ban Bí thư Trung ương Đảng khẳng định rằng công văn, tài liệu đã sử dụng là tài sản quý báu, có giá trị lớn trong nghiên cứu và phát triển.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Tổng kết tình hình và kinh nghiệm trong việc định hình chương trình kế hoạch công tác là rất quan trọng Điều này bao gồm việc xây dựng đường lối và phương châm chính sách liên quan đến các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa và khoa học kỹ thuật.
Năm 1982, Hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ban hành Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, đánh dấu lần đầu tiên quan điểm của Đảng về tài liệu lưu trữ như một di sản đặc biệt của dân tộc được ghi nhận trong văn bản pháp luật cao nhất của ngành lưu trữ Tài liệu lưu trữ quốc gia được công nhận là di sản của dân tộc, mang giá trị đặc biệt trong việc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ cung cấp nguồn thông tin chính xác, đáng tin cậy, giúp khai thác thông tin một cách thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm cho công việc.
Dựa trên thông tin lưu trữ, có thể nghiên cứu và xác định quy luật vận động, từ đó dự báo xu hướng phát triển trong tương lai, đặc biệt là sự tác động của văn bản đang soạn thảo Điều này giúp tìm ra các quy luật chung để nâng cao hiệu quả trong công tác định hướng.
Thông qua tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể đánh giá nội dung của các giai đoạn trước, từ đó nhận diện những thành công và thất bại, tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa các yếu tố hợp lý Điều này giúp phát huy những giá trị tích cực và hạn chế tối đa các tiêu cực.
Cải thiện công tác lưu trữ sẽ thúc đẩy hiệu quả công tác văn thư, hành chính và văn phòng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan và tổ chức.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Mục đích của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu đa dạng của xã hội bằng cách khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ, nhằm đáp ứng lợi ích hợp pháp của tổ chức và cá nhân Việc thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ sẽ góp phần quan trọng vào hoạt động của các cơ quan và tổ chức.
Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
1.3.1 Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Chất lượng là một khái niệm được sử dụng phổ biến trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong mỗi lĩnh vực khác nhau thì cách hiểu về chất lượng cũng khác nhau, đứng ở góc độ của người sản xuất thì chất lượng là điều họ phải làm để đáp ứng các quy định và yêu cầu do khách hàng đặt ra, để được khách hàng chấp nhận, ở khía cạnh người tiêu dùng thì chất lượng là được xem là khả năng đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu của mình
Chất lượng của một con người hay sự vật đề cập đến phẩm chất và giá trị, phản ánh những điều tốt đẹp và hữu ích Nó đáp ứng các yêu cầu cụ thể và là yếu tố nội tại giúp phân biệt và so sánh giữa các đối tượng khác nhau.
Chất lượng, mặc dù có nhiều cách hiểu khác nhau và không thể đạt được một định nghĩa thống nhất, vẫn có những khái niệm cụ thể từ các góc nhìn khác nhau Trong Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2008, chất lượng được định nghĩa rõ ràng và cụ thể.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Chất lượng sản phẩm được xác định bởi khả năng đáp ứng các yêu cầu vốn có, với các đặc tính bền vững và vĩnh viễn Nếu một sản phẩm không đạt yêu cầu, dù công nghệ sản xuất hiện đại hay chi phí cao, vẫn bị coi là chất lượng kém Do yêu cầu luôn thay đổi, chất lượng và tiêu chuẩn chất lượng cũng cần điều chỉnh theo thời gian, không gian và điều kiện sử dụng Định nghĩa này nhấn mạnh sự kết hợp giữa các đặc tính nội tại của sản phẩm và việc đáp ứng yêu cầu của thị trường.
Chất lượng, theo Từ điển tiếng Việt, được định nghĩa là yếu tố tạo nên phẩm chất và giá trị của một sự vật hoặc sự việc Phẩm chất ở đây được hiểu là giá trị bên trong, không phải là những yếu tố bên ngoài Để đánh giá chất lượng một cách chính xác, cần có thời gian và phải xem xét sự vật, sự việc dưới một góc độ và hoàn cảnh nhất định.
Chất lượng sản phẩm cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn đã công bố và phù hợp với yêu cầu của người sử dụng Sự kết hợp giữa tiêu chuẩn và mong đợi của người tiêu dùng là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong việc đánh giá chất lượng của bất kỳ sự vật, sự việc nào.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Chất lượng được hiểu là hệ thống các yếu tố cấu thành giá trị của sự vật, sự việc, và các yếu tố này cần phải đáp ứng những yêu cầu đã được xác định.
Chất lượng công tác VTLT được hiểu là hệ thống các yếu tố tạo nên giá trị của công tác này, nhằm đáp ứng hiệu quả các nội dung và yêu cầu cụ thể của từng cơ quan, tổ chức trong từng thời điểm.
1.3.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Đối với bất kỳ hoạt động nào, việc đánh giá chất lượng cũng hết sức cần thiết, thông qua đánh giá chất lượng có thể xem xét, đánh giá và nhìn nhận một cách tổng thể về sự vật, sự việc Đối với công tác VTLT cũng vậy, đánh giá chất lượng công tác VTLT cũng có những tiêu chí nhất định, cụ thể gồm các tiêu chí sau:
1.3.2.1 Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời
Công tác VTLT đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho quản lý và điều hành, cũng như bảo quản, lưu giữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức Hoạt động này không chỉ thường xuyên hiện diện ở hầu hết các đơn vị mà còn nâng cao chất lượng quản lý và quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước Để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, cần có thông tin đầy đủ và chính xác, chủ yếu từ nguồn văn bản Do đó, người thực hiện công tác VTLT phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời, góp phần vào nhiệm vụ quản lý và điều hành.
LV Thạc sĩ Quản lý công
39 của cơ quan, tổ chức nói chung, đây cũng là tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng công tác VTLT
Cung cấp thông tin chính xác là yếu tố then chốt trong công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin không sai lệch và phản ánh đúng chỉ đạo của cấp trên Việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ sẽ giúp truyền đạt thông tin hiệu quả, góp phần đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ đề ra Các văn bản được lưu giữ đầy đủ và chính xác sẽ trở thành chứng cứ pháp lý, chứng minh hoạt động của cơ quan một cách chân thực khi cần thiết.
Trong quá trình cung cấp thông tin phục vụ quản lý và điều hành, công tác VTLT cần đảm bảo truyền đạt thông tin đầy đủ, kịp thời và cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội Đồng thời, việc cung cấp thông tin quá khứ cùng các căn cứ, bằng chứng là rất quan trọng để hỗ trợ hoạt động quản lý của các cơ quan một cách hiệu quả.
1.3.2.2 Bảo đảm tính bảo mật
Công tác bảo mật thông tin và tài liệu trong quản lý nhà nước là yếu tố thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ bí mật nhà nước Bảo mật luôn gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cần được thực hiện thường xuyên theo từng cấp độ.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Sản phẩm chủ yếu từ các cơ quan, tổ chức là văn bản và tài liệu, trong đó nhiều nội dung thuộc bí mật nhà nước được văn bản hóa Việc bảo vệ tốt những bí mật này trong các văn bản sẽ quyết định đến hiệu quả thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước.
Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như soạn thảo, ban hành, vận chuyển, giao nhận, quản lý và bảo quản văn bản, tài liệu Việc thực hiện đúng quy định trong công tác VTLT không chỉ giúp bảo vệ bí mật nhà nước mà còn ngăn chặn rò rỉ thông tin nhạy cảm Ngược lại, nếu các quy định này bị vi phạm, sẽ có nguy cơ lộ lọt thông tin bí mật Để đảm bảo tính bảo mật, người đứng đầu cơ quan và nhân viên VTLT cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, trong đó không sử dụng máy vi tính nối mạng để soạn thảo, in ấn và đăng ký các văn bản, tài liệu mật.
Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã và bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế
2.1.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Phú Vang 2.1.1.1 Vị trí, chức năng
Huyện Phú Vang là huyện đồng bằng ven biển và đầm phá của tỉnh Thừa Thiên Huế, có tổng diện tích: 278,24 km 2 (theo niên giám thống kê năm
2015), có 20 đơn vị hành chính, bao gồm 18 xã và 02 thị trấn
Dân số: 182.141 người (theo niên giám thống kê năm 2015)
Mật độ dân số: 655 người/km2
Vị trí địa lý của khu vực này được xác định rõ ràng: Phía Đông giáp Biển Đông, phía Tây giáp thành phố Huế và thị xã Hương Thủy, phía Nam giáp huyện Phú Lộc, và phía Bắc giáp thị xã Hương Trà.
UBND ở cấp chính quyền địa phương, do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân Đây là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cũng như cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
UBND có trách nhiệm tổ chức thi hành Hiến pháp và pháp luật tại địa phương, đồng thời thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân và các nhiệm vụ được giao bởi cơ quan nhà nước cấp trên.
Tất cả các tổ chức quyền lực nhà nước đều phải thông qua hệ thống chính quyền xã, đặc biệt là Ủy ban Nhân dân (UBND) cấp xã Nếu UBND cấp xã không vững mạnh, thì các tổ chức chính quyền cấp trên sẽ gặp khó khăn trong việc thực thi nhiệm vụ và duy trì hiệu quả quản lý.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Sức mạnh của hệ thống chính trị được thể hiện rõ rệt qua hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp xã, điều này cho thấy vai trò quan trọng của 49 trong việc phát huy năng lực của mình.
2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp xã được quy định cụ thể trong Điều 31 và Điều 35 của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015, bao gồm:
Tổ chức và đảm bảo thi hành Hiến pháp, pháp luật tại xã; quyết định các vấn đề trong phạm vi phân quyền theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 Thực hiện nhiệm vụ do cơ quan hành chính cấp trên ủy quyền và chịu trách nhiệm trước chính quyền huyện về kết quả thực hiện nhiệm vụ tại xã Đề ra biện pháp phát huy quyền làm chủ của nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh Xây dựng và trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền, bảo đảm trật tự an toàn xã hội, phòng chống tội phạm và tham nhũng Bảo vệ tài sản, tính mạng, danh dự, nhân phẩm và quyền lợi hợp pháp của công dân Quyết định dự toán ngân sách nhà nước và ngân sách xã, điều chỉnh khi cần thiết và phê chuẩn quyết toán ngân sách Chủ trương đầu tư chương trình, dự án trong phạm vi phân quyền và thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.
LV Thạc sĩ Quản lý công
50 hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, cơ cấu tổ chức của UBND cấp xã tại huyện hiện nay tuân thủ Điều 34, bao gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an Cụ thể, UBND các xã loại I có tối đa hai Phó Chủ tịch, trong khi các xã loại II và III chỉ có một Phó Chủ tịch.
Hiện nay, huyện có 08 xã và thị trấn loại 1, bao gồm Vinh Thanh, Vinh Hà, Vinh An, Phú Hải, Phú Thuận, Phú Diên, thị trấn Thuận An và thị trấn Phú Đa Tại các xã này, đã bố trí 02 Phó Chủ tịch, với cơ cấu tổ chức bộ máy đáp ứng theo quy định, mỗi xã và thị trấn có 01 Chủ tịch UBND.
01 Ủy viên phụ trách quân sự và 01 Ủy viên phụ trách công an
2.1.1.4 Các mối quan hệ công việc
Quan hệ với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện
UBND cấp xã hoạt động dưới sự chỉ đạo của UBND cấp huyện và có trách nhiệm báo cáo công tác của mình Khi gặp vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được quy định bởi pháp luật, UBND xã cần kịp thời báo cáo để xin ý kiến từ UBND huyện Đồng thời, UBND xã phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình theo quy định hiện hành Ngoài ra, UBND xã cũng chịu sự hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc về chuyên môn từ cơ quan chuyên môn cấp huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tại địa phương.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Trong công tác đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp xã, 51 môn cấp huyện đã được triển khai nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ này Việc này không chỉ giúp cải thiện năng lực chuyên môn mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền địa phương.
Quan hệ với Đảng ủy xã
UBND xã hoạt động dưới sự chỉ đạo của Đảng ủy xã, đảm bảo thực hiện các Nghị quyết của Đảng, tuân thủ pháp luật của Nhà nước và các chỉ đạo từ cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND xã cần chủ động đề xuất với Đảng ủy về phương hướng và nhiệm vụ cụ thể trong phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh trật tự, nâng cao đời sống nhân dân và giải quyết các vấn đề quan trọng khác tại địa phương Đồng thời, cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ, đảng viên có phẩm chất và năng lực phù hợp cho các chức vụ trong công tác chính quyền.
Quan hệ với Hội đồng nhân dân xã
UBND xã hoạt động dưới sự giám sát của HĐND xã, có trách nhiệm thực hiện Nghị quyết của HĐND và báo cáo kết quả trước HĐND UBND xã phối hợp với Thường trực HĐND để chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp, xây dựng các đề án trình HĐND xem xét và quyết định Đồng thời, UBND xã cung cấp thông tin về hoạt động của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho các đại biểu HĐND Các thành viên UBND xã cũng có trách nhiệm trả lời các chất vấn từ đại biểu HĐND và báo cáo giải trình về những vấn đề liên quan đến công việc của mình khi được yêu cầu.
Quan hệ với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp xã
UBND xã hợp tác chặt chẽ với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân để thực hiện nhiệm vụ chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của người dân Điều này tạo điều kiện cho các tổ chức hoạt động hiệu quả Định kỳ 6 tháng hoặc khi cần thiết, UBND sẽ thông báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội địa phương và các hoạt động của mình đến các tổ chức.
LV Thạc sĩ Quản lý công
52 này có nhiệm vụ phối hợp, vận động và tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng đường lối, chính sách và pháp luật, đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ công dân đối với Nhà nước.
Quan hệ giữa Ủy ban nhân dân xã với Trưởng thôn
Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế
2.2.1 Thực trạng công tác văn thư
2.2.1.1 Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Các văn bản hành chính mà cấp xã thường soạn thảo bao gồm Quyết định, Công Văn, Kế hoạch, Thông báo, và Tờ trình Quá trình soạn thảo các văn bản này tại các UBND xã diễn ra theo một trình tự cụ thể.
Trước tiên, việc soạn thảo văn bản cần căn cứ vào tính chất và nội dung cụ thể, đồng thời xem xét chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân trong UBND xã.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Chủ tịch UBND xã sẽ phân công các bộ phận hoặc cá nhân thực hiện việc soạn thảo văn bản Cụ thể, khi cần soạn thảo Tờ trình nâng bậc lương cho công chức chuyên môn, Chủ tịch sẽ giao cho công chức văn phòng thống kê chủ trì Đối với báo cáo công tác hộ tịch, công chức tư pháp hộ tịch sẽ đảm nhiệm việc soạn thảo.
Sau khi được phân công soạn thảo văn bản, bộ phận hoặc cá nhân cần căn cứ vào yêu cầu của cấp trên và chỉ đạo của lãnh đạo xã để xác định mục đích, tính chất và nội dung của văn bản Việc xác định rõ mục đích văn bản là rất quan trọng để đảm bảo ngôn ngữ và căn cứ được sử dụng phù hợp, giúp văn bản khi ban hành đáp ứng yêu cầu đề ra Đặc biệt, đối với Tờ trình đề nghị khen thưởng, mục tiêu là diễn giải cụ thể về đối tượng cần đề nghị và những thành tích đã đạt được, từ đó tạo ra sự thống nhất và thuyết phục cao trong nội dung văn bản.
Việc lựa chọn hình thức văn bản phù hợp cần dựa trên mục đích, tính chất và nội dung cần được văn bản hóa, cũng như chức năng của từng loại văn bản và thẩm quyền của cơ quan ban hành Chẳng hạn, khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản đề nghị khen thưởng cho cấp trên, công chức văn phòng thống kê cần xác định rằng tờ trình đề nghị khen thưởng là hình thức văn bản cần thiết.
Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo sẽ thu thập và phân tích thông tin cần thiết liên quan đến nội dung văn bản Việc thu thập thông tin bao gồm các dữ liệu pháp lý và thực tế từ nhiều nguồn khác nhau, sử dụng các phương pháp đa dạng Thông tin cần được thu thập đầy đủ và xử lý chính xác để đảm bảo chất lượng văn bản.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Việc thu thập thông tin diễn ra theo nhiều cách khác nhau, bao gồm báo cáo, ý kiến đề xuất tại các cuộc họp, và tiếp xúc với cử tri tại các thôn, tổ dân phố Để xây dựng Đề án sáp nhập thôn quy mô nhỏ, công chức phụ trách cần tổng hợp ý kiến cử tri và phân tích, lựa chọn thông tin phù hợp, nhằm soạn thảo văn bản thuyết phục và phù hợp với thực tế Việc lựa chọn thông tin chính xác là yếu tố quan trọng để văn bản sau khi ban hành đạt được mục đích đề ra.
Sau khi thu thập và phân tích thông tin, cá nhân hoặc bộ phận được giao sẽ xây dựng đề cương văn bản nhằm tạo thuận lợi cho quá trình soạn thảo Đề cương này sẽ trình bày các điểm cốt yếu về nội dung và bố cục của văn bản Khi đã có đề cương, người soạn thảo sẽ viết bản thảo dựa trên đó, tuân thủ các quy định về hình thức theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ Việc soạn thảo cần chú trọng đến nội dung, tính chất và lựa chọn thông tin cần thiết, đảm bảo trình bày khoa học và rõ ràng Cuối cùng, cần kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức, lỗi chính tả và kỹ thuật trình bày để hạn chế tối đa các lỗi trong văn bản.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Để hạn chế sai sót về thể thức và nội dung, cũng như nâng cao chất lượng văn bản, các văn bản quan trọng nên được xin ý kiến góp ý từ các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan Những người được giao soạn thảo có thể đề xuất với người đứng đầu UBND xã để tham khảo ý kiến Mặc dù việc lấy ý kiến cho bản thảo tại các xã thường ít diễn ra, nhưng trong trường hợp văn bản quan trọng, việc này thường được thực hiện tại các cuộc họp của UBND xã hoặc trong các cuộc họp của Ban Chấp hành Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy xã.
Sau khi xây dựng và lấy ý kiến, văn bản sẽ được duyệt Đối với văn bản không do công chức văn phòng thống kê soạn thảo, các bộ phận hoặc cá nhân được phân công sẽ trình văn bản cho cán bộ văn phòng phụ trách ở cấp xã để xem xét thể thức và thủ tục pháp lý Sau khi xem xét và yêu cầu sửa chữa (nếu có), cán bộ văn phòng sẽ ký nháy và trình lãnh đạo UBND xã Văn bản sau đó sẽ được trình cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã để duyệt nội dung Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền tập thể, việc thông qua sẽ do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số.
Sau khi được phê duyệt, bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ hoàn thiện dự thảo cuối cùng, sửa chữa các sai sót và bổ sung thông tin theo ý kiến chỉ đạo hoặc góp ý hợp lý Tiếp theo, họ sẽ tiến hành đánh máy hoặc in ấn, soát lại văn bản và trình ký chính thức.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Sau khi nhận được chữ ký từ người có thẩm quyền, cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận văn bản và hoàn thiện các phần thể thức cần thiết Đồng thời, cán bộ văn thư cũng thực hiện các thủ tục để ban hành văn bản một cách chính xác và hiệu quả.
Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận Đóng dấu cơ quan
Làm các thủ tục ban hành
Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo)
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến
Tại các xã được khảo sát, quy trình quản lý văn bản đến đã được thực hiện theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Cụ thể, trong công tác này, các xã tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác nhau và thực hiện các bước như kiểm tra số lượng, tình trạng bì và dấu niêm phong trước khi ký nhận Những bì thư chuyển nhầm địa chỉ sẽ được trả lại bưu điện Việc phân loại thư từ và tài liệu cũng được chú trọng, đặc biệt không mở các bì thư có ghi tên riêng hoặc dấu mật Khi sử dụng phần mềm trên máy tính, cần đảm bảo không kết nối với mạng nội bộ hoặc Internet Đối với bản fax, cần chụp lại trước khi đóng dấu Đến, và trong trường hợp văn bản được chuyển phát qua mạng, có thể in ra để thực hiện thủ tục đóng dấu Đến Sau khi nhận bản chính, cần đóng dấu Đến và đăng ký số đến, ngày đến tương ứng với bản fax hoặc bản chuyển phát qua mạng.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Đối với văn bản khẩn vào ngoài giờ làm việc, ngày lễ hoặc ngày nghỉ, cán bộ, công chức và người tiếp nhận phải ký nhận và ngay lập tức báo cáo cho lãnh đạo xã để xử lý kịp thời.
Những bì thư thuộc diện không được bóc, văn thư ghi vào sổ chuyển giao văn bản cho đơn vị, cá nhân ký nhận
Ngoài các văn bản đã nêu, văn thư sẽ tiến hành bóc bì tất cả các bì thư còn lại, bao gồm những bì thư đã được đóng dấu đến và đăng ký tại văn thư cơ quan, ưu tiên bóc bì trước các văn bản có đóng dấu hoả tốc.
Đánh giá chung
Trong những năm qua, tình hình KTXH trên địa bàn huyện Phú Vang đã có những chuyển biến tích cực, đời sống của người dân không ngừng được cải
LV Thạc sĩ Quản lý công
Hoạt động hiệu quả của chính quyền các xã, thị trấn đã góp phần giữ vững an ninh quốc phòng, minh chứng cho sự phát triển tích cực trong công tác quản lý Sự đóng góp quan trọng của bộ phận VTLT trong việc tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích đã hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động điều hành của chính quyền cấp xã.
2.3.1.1 Công tác văn thư Đối với công tác văn thư ở cấp xã trên địa bàn huyện, trong những năm qua đã được huyện, tỉnh quan tâm hỗ trợ về thiết bị, tổ chức tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ nên về cơ bản công tác văn thư đã có những thay đổi tích cực, cụ thể, công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến mặt dù có những sai sót, nhưng so với các văn bản được xây dựng gần đây thì tỉ lệ sai sót có giảm xuống, nhiều xã đã chủ động trong việc rà soát thể thức văn bản theo quy định hiện hành
Tại các xã, thị trấn của huyện, Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2015 đã được xây dựng và áp dụng, góp phần quan trọng trong việc quản lý văn thư, văn bản đi và đến Mặc dù còn mang tính hình thức trong tổ chức thực hiện, nhưng đây là bước tiền đề cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác này trong giai đoạn tiếp theo.
Việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn thư đã nhận được sự quan tâm đáng kể hơn so với trước đây Các phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã được triển khai tại cấp huyện cho các xã, thị trấn Mặc dù chưa hình thành thói quen và khả năng khai thác tối ưu các tiện ích của phần mềm, nhưng đây là nền tảng quan trọng để hiện đại hóa công tác văn thư tại các địa phương trong tương lai.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Nhiều xã, thị trấn đã chú trọng đến công tác lưu trữ, với việc bố trí kho lưu trữ hợp lý và đủ diện tích để phục vụ nhu cầu này Các địa phương cũng đã chuẩn bị đầy đủ các loại kẹp để chứa hồ sơ và tài liệu theo từng lĩnh vực.
Hình 2.5 Lưu trữ tại xã Vinh Hà
Nhiều xã đã nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ, bao gồm việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế lưu trữ cũng như nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
Nhiều xã đã chú trọng đến công tác xác định giá trị tài liệu và thực hiện theo đúng quy trình, đồng thời một số xã cũng đã đầu tư vào hệ thống kệ và giá để bảo quản tài liệu lưu trữ.
Mặc dù công tác VTLT của UBND cấp xã tại huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế có nhiều điểm tích cực, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Công tác văn thư cần được đánh giá một cách toàn diện để xác định những định hướng và giải pháp phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả trong thời gian tới.
Các quy định pháp luật về công tác văn thư hiện còn nhiều bất cập và chồng chéo, gây khó khăn trong việc thực hiện Mặc dù Thông tư 01/2011/TT-BNV đã hướng dẫn cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, nhưng một số UBND cấp xã ở huyện Phú Vang vẫn chưa thực hiện thống nhất theo hướng dẫn này Điều này làm giảm hiệu lực của văn bản và gây khó khăn trong việc tiếp nhận và giải quyết công việc.
Trong các văn bản của các xã được khảo sát, có nhiều lỗi như định lề không đúng quy định, vị trí các phần thể thức không hợp lý, phông chữ và cỡ chữ sai, cùng với kỹ thuật trình bày quốc hiệu không đạt yêu cầu Cụ thể, gạch chân dưới quốc hiệu không đảm bảo, và thay vì sử dụng lệnh Draw, chủ yếu sử dụng lệnh Underline Ngoài ra, địa danh ban hành văn bản cũng không được bố trí hợp lý; hầu hết các xã đã đẩy địa danh qua phía trái so với quốc hiệu Theo quy định tại Thông tư 01, địa danh và ngày tháng ban hành văn bản cần được canh giữa so với quốc hiệu.
Phần thể thức “Nơi nhận” trong văn bản cần được chỉnh sửa do có nhiều sai sót, bao gồm việc sử dụng cỡ chữ không phù hợp và không tuân thủ quy định về kiểu chữ, như không sử dụng chữ in thường, cỡ chữ 12, cũng như kiểu chữ nghiêng và đậm.
Nhiều cán bộ, công chức tại các xã chưa chủ động nghiên cứu các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, dẫn đến thói quen làm việc cảm tính Họ không tích cực tìm hiểu để khắc phục sai sót trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ, đặc biệt trong công tác soạn thảo văn bản.
LV Thạc sĩ Quản lý công
UBND cấp xã cần tuân thủ nguyên tắc trình bày văn bản qua công chức văn phòng thống kê để đảm bảo kiểm tra nội dung và thể thức trước khi lãnh đạo phê duyệt Tuy nhiên, thói quen phổ biến hiện nay là các bộ phận chuyên môn trình trực tiếp cho lãnh đạo mà không qua kiểm tra, dẫn đến việc nhiều công chức không nắm rõ quy định về thể thức văn bản Hơn nữa, một số công chức văn phòng cũng thiếu trách nhiệm trong việc rà soát, gây ra tình trạng sai lệch về thể thức văn bản Những lỗi sai này chủ yếu tập trung vào vị trí trình bày các phần của thể thức văn bản và các quy định liên quan.
- Về tên loại văn bản
Việc sử dụng từ ngữ không đảm bảo tính chất văn phong của văn bản hành chính có thể dẫn đến nhiều vấn đề, bao gồm lỗi về vần, thanh điệu, và việc viết hoa, viết tắt không khoa học Những sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của nội dung mà còn làm giảm tính chuyên nghiệp của văn bản.
- Về thẩm quyền ban hành
- Cách trình bày văn bản, cách đặt hệ thống các ký hiệu còn nhiều mặt tùy tiện
- Nhiều văn bản được ban hành chồng chéo lẫn nhau
LV Thạc sĩ Quản lý công
Hình 2.6 Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế
3.1.1 Đẩy mạnh việc phổ biến và hoàn thiện các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, hệ thống pháp lý và các quy định về công tác VTLT đã được xây dựng tương đối rõ ràng Tuy nhiên, việc triển khai vẫn gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng công tác này Để nâng cao hiệu quả, các xã, thị trấn cần đẩy mạnh việc phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến VTLT, cụ thể hóa và triển khai các quy định từ Trung ương đến địa phương Điều này sẽ giúp điều chỉnh toàn diện các hoạt động và quản lý công tác VTLT theo hướng hiện đại, đồng thời chú trọng đến việc quán triệt các quy định về thủ tục, thẩm quyền và trình tự chuyển giao văn bản, tài liệu.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Hướng dẫn lưu trữ điện tử bao gồm 102 tài liệu, giúp xác định nguồn gốc và thành phần của tài liệu cần nộp Bài viết cũng quy định các hướng dẫn chỉnh lý cho các loại hình tài liệu khác nhau, đảm bảo quy trình lưu trữ được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.
Theo Luật Lưu trữ và các văn bản chỉ đạo từ Trung ương, UBND cấp xã cần chủ động tổ chức tuyên truyền và hướng dẫn thực hiện công tác VTLT một cách đồng bộ và có chiều sâu Việc quán triệt và triển khai nghiêm túc Luật Lưu trữ cùng các văn bản hướng dẫn là rất quan trọng, nhằm chấn chỉnh những sai sót liên quan đến thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.
Hiện nay, nhiều xã, thị trấn đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn thư lưu trữ (VTLT) Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, cần có quy định cụ thể và chi tiết về nghiệp vụ VTLT Sự thay đổi nhỏ trong các văn bản quản lý ngành có thể ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng ISO Do đó, sự thiếu thống nhất trong cơ sở pháp lý là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2015 trong lĩnh vực VTLT.
Để nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại UBND xã, cần tổ chức xây dựng và thực hiện Quy chế, kế hoạch một cách nghiêm túc và hiệu quả Hiện tại, nhiều UBND xã, thị trấn chưa thực sự chú trọng đến việc này, dẫn đến việc xây dựng quy chế và kế hoạch mang tính hình thức Hơn nữa, vai trò giám sát và kiểm tra của UBND cấp huyện cũng chưa được thực hiện tốt, gây ra những hạn chế trong công tác VTLT và chưa tạo được sự chuyển biến tích cực.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Quy chế VTLT cần được xây dựng theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV, đồng thời linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với thực tế đơn vị Việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân là rất quan trọng, cùng với quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác VTLT Sau khi xây dựng, cần thực hiện nghiêm túc và kịp thời chấn chỉnh sai sót để nâng cao hiệu quả công tác VTLT.
Việc hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác Văn thư - Lưu trữ (VTLT) là rất cấp thiết, nhằm khắc phục những chồng chéo và bất cập trong trách nhiệm lập và hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ Công tác VTLT có ảnh hưởng lẫn nhau giữa các cơ quan, đặc biệt là tại UBND cấp xã, do đó cần nghiên cứu và ban hành Luật Văn thư - Lưu trữ Bên cạnh đó, lưu trữ điện tử đang trở thành xu thế quan trọng trong hoạt động lưu trữ tại cấp xã, vì vậy cần sớm có các văn bản hướng dẫn cụ thể để tổ chức thực hiện hiệu quả.
3.1.2 Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ
Việc thay đổi nhận thức của cán bộ, công chức tại UBND cấp xã về công tác VTLT là rất cần thiết, nhằm cải thiện hành vi trong thực hiện nhiệm vụ này Công tác VTLT không chỉ liên quan đến lãnh đạo mà còn đến từng cán bộ, công chức, do đó, sự tham gia của tất cả các bên là yếu tố quyết định để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Công tác văn thư lưu trữ (VTLT) tại UBND cấp xã đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính nhà nước, giúp đảm bảo thông tin và cung cấp tài liệu đáng tin cậy cho các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội Để nâng cao hiệu suất công việc, mỗi cán bộ, công chức cần nhận thức đúng vai trò của mình trong công tác VTLT và tích cực tham gia vào từng khâu nghiệp vụ Hồ sơ tài liệu là công cụ quan trọng cho việc theo dõi và kiểm tra công việc, giúp cán bộ, công chức rút ra kinh nghiệm và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Tuy nhiên, hiện nay không phải tất cả cán bộ, công chức đều hiểu rõ trách nhiệm của mình trong công tác này, vì vậy việc nâng cao nhận thức và có thái độ tích cực trong thực hiện công tác VTLT là cần thiết để đảm bảo hoạt động văn thư, lưu trữ diễn ra một cách khoa học và có nề nếp.
Việc thay đổi nhận thức trong đội ngũ cán bộ, công chức và lãnh đạo cấp xã là cần thiết để nâng cao vai trò và phương thức quản lý công tác VTLT Cần thực hiện tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về tầm quan trọng của VTLT, giúp các cá nhân nhận thức rõ vai trò của mình trong hoạt động này Điều này sẽ đáp ứng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
LV Thạc sĩ Quản lý công
105 việc phát triển công tác VTLT là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững tại các xã, thị trấn trên địa bàn
VTLT ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động của UBND cấp xã, từ quản lý đến thực hiện nhiệm vụ, với mỗi cá nhân là một mắc xích quan trọng trong công tác này Khi một cá nhân không hoàn thành tốt nhiệm vụ, sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ công tác VTLT và ngược lại, nếu VTLT không được đảm bảo, sẽ tác động tiêu cực đến hoạt động của đơn vị Để nâng cao chất lượng công tác VTLT, việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ là cần thiết Con người là yếu tố quyết định đến hiệu quả công tác VTLT, do đó cán bộ cần được trang bị kiến thức về soạn thảo văn bản, tin học, ngoại ngữ và khả năng nghiên cứu văn bản để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Họ cũng cần liên tục học hỏi và cập nhật các thay đổi trong lĩnh vực phụ trách.
Giữa năm 2014 và 2017, cán bộ VTLT tại các xã, thị trấn trong huyện chỉ tham gia một lớp tập huấn nghiệp vụ chủ yếu về văn thư, trong khi chưa có khóa học nào liên quan đến lưu trữ Do đó, cần tập trung vào việc đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ VTLT bằng các hình thức phù hợp, đồng thời tích hợp nội dung công tác VTLT vào chương trình đào tạo chuyên nghiệp trong hệ thống.
LV Thạc sĩ Quản lý công
UBND huyện cần tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng chuyên sâu, tránh hình thức đại trà Việc tập huấn cho người làm công tác VTLT tại các xã, thị trấn cần được tách biệt và không gộp chung với các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác để đảm bảo hiệu quả và chất lượng.
Cần đánh giá hiệu quả tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao chất lượng đào tạo Phương pháp cụ thể nên tập trung vào các vấn đề, khó khăn và bất cập trong thực hiện nghiệp vụ Những công việc đã được thực hiện tốt không cần đưa vào nội dung tập huấn, mà nên chú trọng vào các mặt tồn tại và những việc chưa hoàn thành hoặc còn nhiều thiếu sót.
Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng và tập huấn cần được mở rộng đối tượng, vì công tác văn thư lưu trữ (VTLT) liên quan đến tất cả cán bộ, công chức tại UBND cấp xã, từ lãnh đạo đến từng chuyên viên Do đó, việc trang bị đầy đủ kiến thức về công tác VTLT là cần thiết để đảm bảo tổ chức thực hiện hiệu quả.
Những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp
3.2.1 Thực hiện các giải pháp một cách đồng bộ, thống nhất
Để nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND cấp xã huyện Phú Vang, cần thực hiện đồng bộ và thống nhất các giải pháp Việc chỉ chú trọng vào việc phổ biến quy định pháp luật mà không nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về tầm quan trọng của VTLT sẽ không mang lại hiệu quả Hơn nữa, chất lượng công tác VTLT cũng không thể đảm bảo nếu chỉ tập trung vào đào tạo nghiệp vụ mà không đầu tư vào cơ sở vật chất và nguồn nhân lực.
Chất lượng công tác VTLT phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cơ chế, chính sách và hệ thống văn bản pháp luật liên quan Ngoài ra, cơ sở vật chất và yếu tố con người cũng đóng vai trò quan trọng trong từng điều kiện cụ thể Do đó, các cơ quan chức năng cần nhanh chóng hoàn thiện cơ sở pháp lý, trong khi từng xã cần chủ động thực hiện đồng bộ các giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị mình.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, UBND cấp xã cần đồng bộ hóa việc nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức Việc chú trọng đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả là rất quan trọng Các cơ quan có thẩm quyền cũng cần hoàn thiện các quy định liên quan để hỗ trợ quá trình này.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Cần chú trọng đến công tác kiểm tra và giám sát, đồng thời bổ sung kinh phí trong khả năng cho phép để đầu tư vào cơ sở vật chất thiết yếu, nhằm nâng cao hiệu quả công tác VTLT.
3.2.2 Sự chỉ đạo và quan tâm của lãnh đạo đơn vị Đối với lãnh đạo cấp xã, nếu thiếu sự quan tâm, đôn đốc, chỉ đạo trong tổ chức thực hiện thì không riêng gì công tác VTLT, mà các hoạt động khác trong quản lý, điều hành chắc chắn sẽ không đạt hiệu quả, không đạt được mục đích, mục tiêu trong quản lý nhà nước
Lãnh đạo cấp xã cần chú trọng chỉ đạo thực hiện công tác VTLT, đặc biệt trong việc xây dựng quy chế, ban hành kế hoạch và giám sát các sai sót Cần có biện pháp nhắc nhở và chấn chỉnh để nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời, việc bố trí kinh phí hợp lý từ ngân sách địa phương cũng rất quan trọng để đầu tư phát triển công tác VTLT.
Lãnh đạo cấp xã có trách nhiệm quan trọng trong công tác VTLT, bao gồm việc chỉ đạo và thực hiện các nhiệm vụ liên quan Để nâng cao hiệu quả công việc, cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, đặc biệt là những người làm công tác VTLT Việc tạo động lực làm việc cho đội ngũ này là cần thiết, cùng với công tác quy hoạch và nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, cũng như lý luận chính trị Đặc biệt, với phần lớn cán bộ VTLT là bán chuyên trách, cần có các biện pháp thu hút và hỗ trợ để đảm bảo cuộc sống cho họ, từ đó tạo động lực phấn đấu và gắn bó với nhiệm vụ.
Lãnh đạo cấp xã cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc truyền đạt rõ ràng vai trò, vị trí và trách nhiệm của từng cá nhân trong công tác VTLT Điều này giúp nâng cao nhận thức và hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên trong cơ quan.
LV Thạc sĩ Quản lý công
117 quan, đồng thời cần quan tâm làm tốt công tác kiểm tra, giám sát, nắm tình hình tổ chức thực hiện công tác này
3.2.3 Có tính ưu tiên cho những giải pháp cơ bản, quan trọng
Các giải pháp đã đề ra đều có vai trò và ảnh hưởng hỗ trợ lẫn nhau, nhưng trong bối cảnh kinh tế - xã hội hiện tại của huyện, cần ưu tiên cho các giải pháp trước mắt Cụ thể, cần chú trọng đào tạo chuyên môn cho cán bộ VTLT và đẩy mạnh kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác này Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ứng dụng CNTT cũng rất quan trọng Mặc dù đầu tư cơ sở vật chất cần thiết, nhưng ngân sách hạn chế chỉ đủ cho chi thường xuyên, vì vậy cần xác định rõ các bước đầu tư hiệu quả Nguồn nhân lực cũng gặp khó khăn do thiếu cơ chế đãi ngộ, nên cần có chính sách thu hút người có trình độ cho công tác VTLT Thực hiện các giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác VTLT trong điều kiện hiện nay.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước, công tác VTLT trở nên thiết yếu cho hoạt động của chính quyền cấp xã Để đảm bảo hiệu lực và hiệu quả của bộ máy, cần nhận thức đúng về thực trạng công tác VTLT và áp dụng đồng bộ các giải pháp như hoàn thiện quy định pháp luật, nâng cao nhận thức về vai trò của VTLT, tổ chức đào tạo nghiệp vụ, ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO, tăng cường nhân lực và cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, cùng với việc kiểm tra và hướng dẫn thực hiện các quy định liên quan.
Để nâng cao chất lượng công tác VTLT, cần có những điều kiện nhất định và mỗi đơn vị phải áp dụng các giải pháp một cách đồng bộ và quyết liệt Đồng thời, cần căn cứ vào tình hình thực tế để ưu tiên các giải pháp cơ bản, quan trọng Chỉ khi đó, các giải pháp mới phát huy tác dụng trong việc khắc phục tồn tại, hạn chế, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
VTLT là công tác nghiệp vụ thiết yếu trong các cơ quan, tổ chức, đặc biệt ở cấp xã, nơi thực hiện trực tiếp đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước Qua các khâu nghiệp vụ, VTLT hỗ trợ chính quyền cơ sở trong việc quản lý nhà nước theo phân cấp, đồng thời phản ánh và chuyển tải thông tin chính xác lên cấp trên, đảm bảo quá trình quản lý và điều hành diễn ra thông suốt, nâng cao hiệu lực và hiệu quả cho hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương.
VTLT đóng vai trò then chốt trong hoạt động của bộ máy chính quyền cấp xã Khi các xã, thị trấn thực hiện tốt công tác VTLT, điều này sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc thực hiện các nhiệm vụ Ngược lại, nếu thông tin không được cung cấp đầy đủ và chính xác, hoặc công tác văn thư không hoàn thành tốt các nghiệp vụ như soạn thảo, quản lý và ban hành văn bản, cũng như việc lưu trữ không giữ lại tài liệu cần thiết, thì quản lý và điều hành của chính quyền cấp xã sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến sự vận hành của toàn bộ hệ thống.
Việc đánh giá đầy đủ và chính xác vai trò của công tác VTLT là rất quan trọng Nâng cao chất lượng công tác VTLT cần được coi là một hoạt động thường xuyên và liên tục, đòi hỏi sự chú trọng và đảm bảo.
LV Thạc sĩ Quản lý công
Trong thời gian qua, công tác VTLT tại các xã, thị trấn huyện Phú Vang đã có những tiến bộ đáng kể, giúp chính quyền cấp xã nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều hạn chế trong công tác này Để cải thiện chất lượng VTLT, cần đánh giá thực trạng một cách chính xác và áp dụng đồng bộ các giải pháp, ưu tiên cho những giải pháp cơ bản và quan trọng Điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển tích cực trong công tác VTLT tại các xã huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị trong thời gian tới.
LV Thạc sĩ Quản lý công
1 Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức, Nxb Lao động, Hà Nội
2 Bộ Nội vụ (2007), Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội