(Skkn 2023) một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường tiểu học

I ĐẶT VẤN ĐỀ Lí chọn đề tài Cơng tác văn phịng phận thực chức giúp việc, phục vụ trực tiếp cho quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp hoạt động khác, bên cạnh văn phịng nhớ thủ trưởng quan Các vấn đề thông tin cán văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng ngược lại Các ý kiến đạo thủ trưởng cán văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra thực Với tính chất đặc thù đơn vị trực thuộc ngành Giáo dục Đào tạo, việc tiếp nhận loại văn bản, cơng văn, thị… nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phịng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Hiệu trưởng kịp thời nắm bắt thông tin, chủ trương để có hướng giải cơng việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ Hiện nay, trường bố trí cán làm công tác văn thư chuyên trách, cán làm cơng tác văn thư lại chưa đào tạo, tập huấn nên nghiệp vụ chuyên môn hạn chế, chưa nhận thức tầm quan trọng cơng việc làm nên số nơi hồ sơ bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, khó khăn cho việc tra cứu quản lý Bản thân tơi cán văn phịng trường giao làm công tác văn thư Xuất phát từ lý trên, trăn trở làm để quản lý tốt loại công văn đi, đến cách khoa học, hiệu cao Từ đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua mạnh dạn đưa vài ý kiến nhỏ về: “Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường tiểu học” Mục đích nghiên cứu Với thực tế tình hình công tác văn thư Nhà trường năm gần làm tốt việc quản lý, lưu trữ tài liệu văn bản, hồ sơ, thực hiệu công tác văn thư lưu trữ đáp ứng số yêu cầu sau: Đáp ứng việc tìm kiếm văn cách nhanh chóng, thuận lợi, xác Từ có tác dụng tích cực công tác quản lý chung Nhà trường Đối tượng nghiên cứu - Máy tính, sổ cơng văn đi, đến, hòm thư mạng, phần mềm báo cáo - Tất công văn đi, đến, xếp, lữu trữ văn Phạm vi thời gian nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường tiểu học - Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 9/2020 đến tháng 4/2022 II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Cơ sở lý luận Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thông tin, phận văn phịng phải truyền đạt cho nhanh chóng, đầy đủ, xác Nhưng hoạt động nhà trường hàng ngày phận văn phòng phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải công việc lúc, kịp thời không trùng lặp Để việc theo dõi, phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thơng tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc thực nhanh xác Cơ sở thực tiễn Cơng tác hành Văn thư – Lưu trữ phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ giáo dục nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối sách Đảng Đối với nhà trường, cơng tác hành cịn điều kiện để góp phần vào việc thực hiệu công tác giáo dục Công tác Văn thư - Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác Văn thư - Lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên Công tác Văn thư - Lưu trữ học nhà trường nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục củng cố bổ sung hồ sơ theo thời gian định Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trường học Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Trong năm gần cải cách thủ tục hành Nhà nước, cơng tác văn thư lưu trữ trường học Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Qua thời gian làm công tác văn thư Trường Tiểu học A Thị Trấn Văn Điển gặp thuận lợi khó khăn sau: - Thuận lợi: + Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử Trường Được quan tâm đạo trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo quận Thanh Trì Ban giám hiệu nhà trường + Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ giáo viên, nhân viên động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao + Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác - Khó khăn: + Cán văn thư làm cơng tác kiêm nhiệm nên chưa có nhiều thời gian để xử lí hết cơng việc + Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phịng trường cịn thiếu Mặc dù tơi cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành nhiệm vụ giao Tuy nhiên vấn đề nan giải gây xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký; Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng, hiệu để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề 4.1 Các biện pháp soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký Người làm cơng tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 5/3/20220 Chính phủ cơng tác văn thư - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp - Điều đặc biệt phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo Ví dụ: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu Tiêu ngữ : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh thời gian ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung cơng văn : Nội dung văn 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu, Chữ ký số quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Chỉ dẫn phạm vi lưu hành 12 : Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành 13 : Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax 14 : Chữ ký số quan, tổ chức cho văn sang định dạng điện tử 4.2 Biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ thực cách ngăn nắp, khoa học theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu phải tốn nhiều cơng sức thời gian (dị tìm sổ văn đến để tìm số văn đến, sau lựa chọn hồ sơ lưu) Do đặc thù nay, tất văn đến điều hành, đạo cấp trên, Phòng Giáo dục Đào tạo Huyện gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn 6 Vì muốn quản lý, lưu trữ văn để dễ tìm kiếm nhanh chóng tơi sử dụng phương pháp đơn giản: - Tạo thư mục để chứa văn nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử) Chia thư mục nhỏ cho loại văn hợp lý - Tạo file Excel có nội dung giống sổ văn đến (Sổ đăng ký văn đến 2021.xls) - Liên kết trích yếu nội dung với file văn tương ứng thư mục chứa văn nhận theo bước sau: Để tạo liên kết trích yếu nội dung với file văn thư mục chứa văn nhận ta đặt chuột vào ô cần tạo liên kết cột "Tên loại trích yếu nội dung" nhấn chuột phải 7 Sau nhấn chuột phải ta thấy xuất hình bên dưới, nhấp chuột trái vào "Link" xuất hộp thoại "Insert Link" Trong hộp thoại "Insert Hyperlink" hình bên dưới, ta chọn thư mục cần liên kết kích chọn văn cần liên kết 8 Sau đánh Tên loại trích yếu nội dung vào "Text to display" Sau nhấn chuột vào "Screen Tip", xuất hộp thoại "SetHyperlink Screentip" đánh Tên loại trích yếu nội dung vào "Screen tip text" giống hình bên nhấn "OK" 9 Sau nhấn "OK" hộp thoại "SetHyperlink Screentip" kết thúc trình tạo liên kết Kết thúc trình liên kết ta tạo liên kết hình bên dưới, muốn xem văn cần nhấn chuột vào liên kết xem văn - Đồng thời tạo lọc cho file mũi tên sổ xuống Ví dụ ta muốn tìm văn Phịng, Sở, nơi khác ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phịng, Sở,… file lọc văn Phòng, Sở, hay nơi nào… Các bước lọc: + Bơi đen tồn bảng, kích chọn “Data/Fiter” -> tạo thành mũi tên sổ xuống + Kích vào mũi tên sổ xuống cột “Tác giả” xuất hộp thoại hình bên 10 + Kích chọn “Phịng GD&ĐT” giống hình bên + Sau nhấn “OK” ta lọc file UBND Huyện Thanh Trì giống hình bên 11 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Qua thời gian thực công tác văn thư lưu trữ, biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên tổ văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đồn thể, cơng tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Trước lưu trữ theo truyền thống giấy, số lượng văn đến nhiều, để tìm văn lưu tốn nhiều thời gian Từ tơi tìm cách lưu trữ nay, lưu máy, sử dụng liên kết, cơng cụ tìm kiếm trình bày để tìm văn lưu, nhanh chóng hiệu Kết hoạt động trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trường đường lối Đảng; sách pháp luật Nhà nước, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp 12 III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Kết luận Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị Bài học kinh nghiệm Qua năm công tác, thân tự thấy để thành công công tác văn thư – lưu trữ, người cán văn thư cần phải: - Cập nhật văn hướng dẫn cấp liên quan đến công tác văn thư lưu trữ - Không ngững học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, trình độ cơng nghệ thơng tin - Nhận thức đầy đủ vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư – lưu trữ, thấy hết vai trò, trách nhiệm việc phối hợp, vận động, tuyên truyền tới cán bộ, giáo viên tầm quan việc lập hồ sơ công việc lữu trữ hồ sơ - Hình thành thói quen ngăn nắp, cẩn thận cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn lúng túng - Đồng thời, người cán văn thư phải động, sáng tạo, nhiệt tình, tâm huyết cơng việc Với đồng tin công tác văn thư – lưu trữ nhà trường đạt hiệu cao góp phần tích cực vào hoạt động nhà trường Đề xuất khuyến nghị Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để 13 nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên vài kinh nghiệm việc thực “Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học” Trong q trình thực chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong ý kiến cấp lãnh đạo, bạn đồng nghiệp để tơi có đuợc nhiều kinh nghiệm việc thực công tác văn thư – lưu trữ trường học Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 13 tháng 04 năm 2022 Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm viết, khơng chép nội dung người khác Người viết Nguyễn Thu Hà 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ công tác văn thư Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu