Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân phường phú thượng

MỤC LỤC BẢNG QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu của khóa luận 3 6. Kết cấu của khóa luận 3 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 6 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của phường Phú Thượng 6 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc của UBND phường Phú Thượng 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng 7 1.2.2. Trách nhiệm giải quyết công việc của UBND phường Phú Thượng 11 1.3. Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng 16 1.4. Quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng 17 1.4.1. Quan hệ với UBND và các cơ quan chuyên môn Quận 17 1.4.2. Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, UB MTTQ và các đoàn thể phường 18 1.4.2.1. Quan hệ với Đảng uỷ phường 18 1.4.2.2.Quan hệ với HĐND phường 19 1.4.2.3.Quan hệ với UB MTTQ và các đoàn thể phường 19 1.4.2.4. Quan hệ giữa UBND với khu dân cư, tổ dân phố 20 1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Phú Thượng 20 1.5.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND phường Phú Thượng 20 1.5.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Phú Thượng 22 1.6. Đặc điểm, loại hình, thành phần, khối lượng và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Phú Thượng 23 1.6.1. Đặc điểm tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Phú Thượng 23 1.6.2. Loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng 24 1.6.3. Thành phần nội dung tài liệu được bảo quản ở Lưu trữ cơ quan 25 1.6.4. Khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng 26 1.6.5. Giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng 27 CHƯƠNG 2: CƠ SỞLÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNGCÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮTẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 30 2.1. Cơ sở lý luận của công tác Văn thư Lưu trữ 30 2.1.1. Cơ sở lý luận của công tác Văn thư 30 2.1.1.1. Khái niệm 30 2.1.1.2. Nội dung 30 2.1.1.3. Ý nghĩa, tác dụng 30 2.1.1.4. Các văn bản Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư 32 2.1.2. Cơ sở lý luận của công tác Lưu trữ 33 2.1.2.1. Khái niệm 33 2.1.2.2. Nội dung 33 2.1.2.3. Ý nghĩa, tác dụng 34 2.1.2.4. Các văn bản Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ Lưu trữ 35 2.1.3. Tổ chức công tác Văn thư Lưu trữ UBND phường 36 2.1.3.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 36 2.1.3.2. Tổ chức bộ máy làm công tác Văn thư Lưu trữ phường 36 2.1.3.3. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư Lưu trữ của UBND phường Phú Thượng 38 2.1.3.4. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện 39 2.1.3.5. Trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ 39 2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư tại UBND phường Phú Thượng 40 2.2.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản 40 2.2.1.1. Thể thức trình bày văn bản 40 2.2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi đến 46 2.2.2.1. Quản lý văn bản đi 46 2.2.2.2. Quản lý văn bản đến 50 2.2.2.3. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu 55 2.2.2.4. Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 56 2.3. Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng 60 2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 63 2.3.2. Phân loại tài liệu Lưu trữ 63 2.3.4. Xác định giá trị tài liệu Lưu trữ 63 2.3.5. Tổ chức bảo quản tài liệu 64 2.3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 64 2.4. Nhận xét, đánh giá về công tác Văn thư Lưu trữ của UBND phường Phú Thượng 65 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮCỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 67 3.1. Giải pháp nhằm nâng cao nhận thức về công tác Văn thư Lưu trữ 67 3.2. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan 67 3.3. Bố trí nhân sự, nâng cao trình độ chuyên môn đối với nhân viên làm công tác Văn thư Lưu trữ 68 3.4. Ban hành các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ 69 3.5. Công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ của Văn phòng 69 3.6. Nhóm giải pháp về thực hiện nghiệp vụ 69 3.6.1. Giải pháp về thực hiện nghiệp vụ Văn thư 69 3.6.2. Giải pháp về thực hiện nghiệp vụ Lưu trữ 77 3.6.2.1. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu 77 3.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác Văn thư Lưu trữ 93 3.7.1. Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm văn bản 93 3.7.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ 94 KẾT LUẬN 95 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97 PHỤ LỤC 99

MỤC LỤC BẢNG QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu của khóa luận 3

6 Kết cấu của khóa luận 3

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 6

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của phường Phú Thượng 6

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc của UBND phường Phú Thượng 7

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng.7 1.2.2 Trách nhiệm giải quyết công việc của UBND phường Phú Thượng 11 1.3 Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng 16

1.4 Quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng 17

1.4.1 Quan hệ với UBND và các cơ quan chuyên môn Quận 17

1.4.2 Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, UB MTTQ và các đoàn thể phường 18 1.4.2.1 Quan hệ với Đảng uỷ phường 18

1.4.2.2 Quan hệ với HĐND phường 19

1.4.2.3 Quan hệ với UB MTTQ và các đoàn thể phường 19

1.4.2.4 Quan hệ giữa UBND với khu dân cư, tổ dân phố 20

1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Phú Thượng 20

1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND phường Phú Thượng 20

1.5.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Phú Thượng 22

1.6 Đặc điểm, loại hình, thành phần, khối lượng và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Phú Thượng 23

1.6.1 Đặc điểm tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Phú Thượng 23

1.6.2 Loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng 24

1.6.3 Thành phần nội dung tài liệu được bảo quản ở Lưu trữ cơ quan 25

1.6.4 Khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng 26

1.6.5 Giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng 27

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 30

2.1 Cơ sở lý luận của công tác Văn thư - Lưu trữ 30

2.1.1 Cơ sở lý luận của công tác Văn thư 30

2.1.1.1 Khái niệm 30

2.1.1.2 Nội dung 30

2.1.1.3 Ý nghĩa, tác dụng 30

2.1.1.4 Các văn bản Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư 32

2.1.2 Cơ sở lý luận của công tác Lưu trữ 33

2.1.2.1 Khái niệm 33

2.1.2.2 Nội dung 33

2.1.2.3 Ý nghĩa, tác dụng 34

2.1.2.4 Các văn bản Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ Lưu trữ 35

2.1.3 Tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ UBND phường 36

2.1.3.1 Thẩm quyền ban hành văn bản 36

2.1.3.2 Tổ chức bộ máy làm công tác Văn thư - Lưu trữ phường 36

2.1.3.3 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND phường Phú Thượng 38

2.1.3.4 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện 39

2.1.3.5 Trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư - Lưu trữ 39

2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư tại UBND phường Phú Thượng 40

2.2.1 Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản 40

2.2.1.1 Thể thức trình bày văn bản 40

2.2.2 Tổ chức quản lý văn bản đi - đến 46

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi 46

2.2.2.2 Quản lý văn bản đến 50

2.2.2.3 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu 55

2.2.2.4 Đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 56

2.3 Thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng 60

2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 63

2.3.2 Phân loại tài liệu Lưu trữ 63

2.3.4 Xác định giá trị tài liệu Lưu trữ 63

2.3.5 Tổ chức bảo quản tài liệu 64

2.3.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 64

2.4 Nhận xét, đánh giá về công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND phường Phú Thượng 65

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 67

3.1.Giải pháp nhằm nâng cao nhận thức về công tác Văn thư - Lưu trữ 67

3.2 Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan 67

3.3 Bố trí nhân sự, nâng cao trình độ chuyên môn đối với nhân viên làm công tác Văn thư - Lưu trữ 68

3.4 Ban hành các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ 69

3.5 Công tác kiểm tra giám sát việc thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của Văn phòng 69

3.6 Nhóm giải pháp về thực hiện nghiệp vụ 69

3.6.1 Giải pháp về thực hiện nghiệp vụ Văn thư 69

3.6.2 Giải pháp về thực hiện nghiệp vụ Lưu trữ 77

3.6.2.1 Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu 77

3.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác Văn thư - Lưu trữ .93 3.7.1 Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm văn bản 93

3.7.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ 94

KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 99

BẢNG QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT

HĐND - UBND Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng ủy ban nhân dân xã (phường, thị trấn) là nơi trực tiếp giúplãnh đạo ủy ban nhân dân giải quyết các công việc của cơ quan Toàn bộ hoạtđộng của văn phòng đều liên quan đến văn bản, giấy tờ

Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Công tác văn phòng có tầm quantrọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ vănphòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”

Văn phòng ở cấp cơ sở có nhiều nhiệm vụ như: giúp UBND lập và thựchiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, toàn khóa, giúp lãnh đạonắm được tình hình và các báo cáo định kỳ, giúp thường trực UBND tổ chứccác hội nghị, các cuộc làm việc, làm thư ký ghi biên bản các hội nghị, làm thủquỹ của văn phòng UBND, quản lý tài sản trong trụ sở, thường trực giúpUBND tiếp đón khách và nhân dân đến liên hệ công tác, giải quyết các yêucầu có liên quan đến UBND phường Để đảm đương được tốt các nhiệm vụnày đòi hỏi cán bộ làm công tác văn phòng phải có kiến thức về lý luận vàthực tiễn trên tất cả các lĩnh vực đặc biệt là trên lĩnh vực thực hiện nghiệp vụcông tác Văn thư - Lưu trữ

Công tác Văn thư - Lưu trữ là việc quản lý văn bản nhằm làm cơ sởgiải quyết công việc thường ngày, đồng thời còn làm cơ sở pháp lý truy cứutrách nhiệm khi cần thiết Nhưng trên thực tế, việc tổ chức nghiệp vụ Văn thư

- Lưu trữ của UBND cấp cơ sở nói chung và UBND phường Phú Thượng nóiriêng vẫn chưa đi vào nề nếp và còn có rất nhiều tồn tại, nhất là tồn tại trongviệc thực hiện nghiệp vụ Lưu trữ

Đã còn tồn tại thì chưa thể cho là tốt, việc này sẽ dẫn tới ảnhhưởng xấu cho cơ quan sau này, việc thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữkhông tốt thì số lượng văn bản được giữ lại sẽ không được đầy đủ và có giá trị

cao đối với cơ quan.

Nội dung khóa luận của tôi tập trung nghiên cứu về thực trạng công tácVăn thư - Lưu trữ và phân tích thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tạiUBND phường Phú Thượng, để có cái nhìn rõ hơn về vấn đề này nhằm tìm ranguyên nhân, những tồn tại trong công tác Văn thư - Lưu trữ cấp cơ sở Từ

đó, đưa ra giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác Văn thư Lưu trữ để công tác này ngày càng hoạt động có hiệu quả

-Với những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ tại ủy ban nhân dân phường Phú Thượng” là đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Vấn đề nghiên cứu công tác Văn thư - Lưu trữ đã được đề cập đếntrong nhiều khóa luận tốt nghiệp và nhiều luận văn thạc sĩ của nhiều trường,nhiều đối tượng thuộc ngành Văn thư - Lưu trữ Trong quá trình làm khóaluận tốt nghiệp tôi đã tìm hiểu, đọc và tham khảo một số đề tài, nhất là nhữngkhóa luận của các bạn sinh viên, những bài viết trên các trang mạng và nhận

ra rằng, những bài viết đó chưa thực sự phản ánh đúng tình trạng Văn thư Lưu trữ của nước ta hiện nay Phần lớn, các bài viết đều đề cập tới tình trạngcông tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND cấp bộ, quận, huyện (những cơ quanlớn) mà ít quan tâm đến công tác này ở cơ sở

-Ngoài ra, để bài viết thêm phong phú tôi cũng đã nghiên cứu các vănbản Nhà nước ban hành về công tác Văn thư - Lưu trữ, đồng thời nghiên cứuthêm giáo trình Văn thư - Lưu trữ và tạp chí Văn thư - Lưu trữ của ngành

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Thứ nhất là: nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổchức của UBND và Văn phòng UBND phường Phú Thượng

- Thứ hai là: nghiên cứu những văn bản quy phạm pháp luật, các

hướng dẫn, quy định của Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ đối vớihoạt động Văn thư - Lưu trữ xã, phường, thị trấn và thực trạng công tác Vănthư Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng.

- Thứ ba là: đưa ra đề xuất, giải pháp cụ thể để pháp triển công tác Vănthư - Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng mà khóa luận hướng tới là công tác Văn thư - Lưu trữtài liệu tại UBND phường Phú Thượng Cụ thể là đề tài nghiên cứu trongphạm vi công tác Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND phường PhúThượng

5 Phương pháp nghiên cứu của khóa luận

- Phương pháp khảo sát: Trước khi thực hiện khóa luận tôi đã có thờigian làm việc tại UBND phường Phú Thượng và nhận thấy rằng: Hoạt độngnghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tại cơ quan có rất nhiều bất cập Do đó, khóaluận này sẽ giúp mọi người nhìn nhận chính xác hơn về thực trạng công tácVăn thư - Lưu trữ của UBND phường Phú Thượng nói riêng và các cơ quancấp cơ sở nói chung

- Phương pháp quan sát: Trong thời gian làm việc tại cơ quan, tôi đãchú ý và tìm hiểu về hoạt động của Văn phòng UBND phường Phú Thượng

Từ đó, có thể miêu tả chính xác, trung thực và khách quan nhất toàn bộ hoạtđộng Văn thư - Lưu trữ của cơ quan

- Phương pháp so sánh: Phương pháp này nhằm so sánh giữa các vănbản quản lý do Nhà nước ban hành với việc thực hiện nghiệp vụ cụ thể tạiUBND phường Phú Thượng

6 Kết cấu của khóa luận

Kết cấu của khóa luận gồm có 3 chương và nội dung của mỗi chươngnhư sau:

Chương 1: Một số vấn đề chung về Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng

Phần này: Nêu ra một số giải pháp cụ thể khắc phục tình trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng

Trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đãđược Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ tạo điều kiện cho tôihọc tập, cũng như toàn thể các thầy cô đã tận tình giảng dạy truyền đạt khốikiến thức và kinh nghiệm quý báu cho chúng tôi để làm hành trang vữngchắc, đầy tự tin khi bước vào đời Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin trânthành cảm ơn tất cả các thầy cô

Để hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi vô cùng biết ơn

TS Chu Thị Hậu - giảng viên chính Khoa Văn thư - Lưu trữ là người trực tiếphướng dẫn, dìu dắt tôi trong suốt thời gian vừa qua bằng tất cả sự quan tâm vàtình yêu nghề của cô

Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo UBND phường Phú

Thượng, các cô chú, anh chị trong trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợicho tôi nghiên cứu, tiếp cận với thực tế, vận dụng những kiến thức đã họcnhằm phát huy khả năng sáng tạo của mình, đồng thời biết được những nhượcđiểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này.

Lời cuối, với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc một lần nữa tôi xin chânthành cảm ơn và kính chúc quý thầy cô, Ban lãnh đạo cùng toàn thể cô chú,anh chị tại UBND phường Phú Thượng được dồi dào sức khoẻ, thành đạt vàthăng tiến trong công việc

Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế về thời gian và trình độ nên khóa luận

sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được những ý kiếnđóng góp của thầy cô và các bạn để khóa luận của tôi hoàn thiện hơn nữa

Tôi xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Phương Thảo

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của phường Phú Thượng

Phú Thượng là một xã ven đô, từ lâu đời đã gắn bó với ThăngLong -Đông Đô - Hà Nội Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, nhân dân trong xãcần cù lao động xây dựng làng xóm quê hương, tạo nên truyền thống văn hóa

và kiên cường chiến đấu chống giặc ngoại xâm bảo vệ đất nước

Từ khi tiếp nhận được ánh sáng của cách mạng, Phú Thượng trởthành an toàn khu của Trung ương Đảng, đã nuôi, giấu, bảo vệ nhiều cán bộlãnh đạo cao nhất của Đảng và là nơi đầu tiên đón Chủ tịch Hồ Chí Minh từchiến khu Việt Bắc trở về thủ đô

Xã Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm nằm trên bờ Nam sôngHồng về phía Tây Bắc nội thành, cách trung tâm thủ đô 8km Phía Bắc giápsông Hồng, phía Đông giáp phường Nhật Tân, phía Nam giáp các phườngXuân La, Xuân Đỉnh, phía Tây giáp với Đông Ngạc Xã có chiều dài 3,2kmchạy dọc theo đường 23 (Yên Phụ - Chèm) diện tích 6,097km2, mật độ dân số1.282 người/km2

UBND phường Phú Thượng trước đây là Uỷ ban hành chính xãPhú Thượng được thành lập ngày 01 tháng 01 năm 1956 và là cơ quan hànhchính Nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp vàpháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, cùng cấp và Nghịquyết của HĐND

Từ năm 1980 Ủy ban hành chính xã Phú Thượng được đổi tênthành UBND xã Phú Thượng về hoạt động ngày một tiến bộ hơn

Đến năm 1996 UBND xã Phú Thượng chuyển thành UBND phườngPhú Thượng như ngày nay

Cùng với sự ra đời của quận Tây Hồ, Phú Thượng được chuyển từ xãlên phường theo Nghị định số 69 - QĐ/CP ngày 28/10/1995 của Thủ tướngChính phủ và đã đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1996, trên cơ sở xã PhúThượng thuộc huyện Từ Liêm, với diện tích tự nhiên 609 ha được chia thành

3 thôn: Thôn Thượng Thụy, thôn Phú Gia và thôn Phú Xá, hạ tầng kỹ thuậtđường, trường, trạm đã được đầu tư, điện, nước, cơ sở vật chất khang trang

Khi thành lập, phường được cơ cấu thành 9 cụm dân cư, 13 chi bộĐảng với 276 đảng viên, lãnh đạo 57 tổ dân phố Toàn phường có 2.192 hộvới 9.881 nhân khẩu Nhân dân trên địa bàn phường sống chủ yếu vào sảnxuất nông nghiệp (trồng lúa là chủ yếu), sau dần chuyển sang trồng hoa Đào

và các loại hoa lá khác; ngoài ra thôn Phú Gia còn có nghề truyền thống dịch

vụ xôi, chè bán ra thị trường Sau 20 năm xây dựng và phát triển, đến nayphường được phân bố lại thành 14 địa bàn dân cư, 55 tổ dân phố với 6.070 hộ

và 21.473 nhân khẩu Đảng bộ phường có 742 đảng viên sinh hoạt ở 19 chi bộ

và 1.117 đảng viên thường xuyên giữ mối liên hệ với chi ủy nơi cư trú

Địa phương là nơi thực hiện tốt quá trình đô thị hóa một cách nhanhchóng, phù hợp với tình hình nước ta hiện nay Với một vị trí địa lý rấtthuận lợi cho giao thông và du lịch, phường Phú Thượng là một phườngchiếm một trong những điểm trọng tâm của thành phố Hà Nội trong sự nghiệpphát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và an ninh, chính trị của quận Tây Hồ

( Hình ảnh trụ sở UBND phường Phú Thượng - Phụ Lục 01)

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc của UBND phường Phú Thượng

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng

Ủy ban nhân dân phường thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được quy định tại các khoản 3, 4, 5 Điều 111; các khoản 1, 2, 4 Điều 112;các khoản 2, 3, 4 Điều 113; các điều 114, 115, 116, 117 và các khoản 2, 3, 4

Điều 118 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân như sau:

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, phường,thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụcác nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình côngcộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nướctheo quy định của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựngcác công trình kết cấu hạ tầng của xã, phường, thị trấn trên nguyên tắc dânchủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểmtra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy địnhcủa pháp luật

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề

án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để pháttriển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ cácbệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu

bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai,bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đêđiều, bảo vệ rừng tại địa phương

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghềtruyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, côngnghệ để phát triển các ngành, nghề mới

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp

luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luậtquy định.

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đườnggiao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy địnhcủa pháp luật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Thực hiện kế hoạch phát triển sựnghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thựchiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong

độ tuổi

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoágia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống cácdịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao.Tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tíchlịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định củapháp luật

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiệnbiện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảođảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tínngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của côngdân theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trongviệc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định

về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bànphường theo quy định của pháp luật

- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo

phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹthuật theo quy định của pháp luật.

- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bànphường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạokhông có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhànước có thẩm quyền xem xét, quyết định

Ngoài ra, còn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường vềviệc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quyhoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xãhội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tựcông cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn

- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bànphường theo quy định của pháp luật

- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theophân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹthuật theo quy định của pháp luật

- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bànphường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạokhông có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhànước có thẩm quyền xem xét, quyết định

1.2.2 Trách nhiệm giải quyết công việc của UBND phường Phú Thượng

Theo Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướngChính phủ về việc ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thịtrấn được quy định tại Điều 3, Điều 4, Điều 5 và Điều 6 quy định như sau:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy bannhân dân quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt

- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngânsách địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân quận quyết định.

Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thungân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương vàphân bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thựchiện ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân quận kết quả phân bổ và giao dựtoán ngân sách địa phương

Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dânquận phê duyệt

- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị trên địa bàn.

- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường thành lập

Tổ bầu cử đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp theo quy định của pháp luật.

- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân phường như sau:

Ủy ban nhân dân phường thảo luận tập thể, quyết định theo đa số cácvấn đề được quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị quyết số 725/2009/NQ-UBTVQH12 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội điều chỉnh nhiệm vụ, quyềnhạn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương và quy định nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy bannhân dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện,quận, phường và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc

thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường.

- Cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân phường

Ủy ban nhân dân phường ban hành quyết định, chỉ thị để thực hiệnnhiệm vụ, quyền hạn của mình

Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức được cuộchọp Ủy ban nhân dân phường, theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dânphường, công chức Văn phòng - Thống kê được phân công gửi toàn bộ hồ sơvấn đề cần xử lý đến các thành viên Ủy ban nhân dân phường để lấy ý kiến.Khi nhận được phiếu lấy ý kiến, thành viên Ủy ban nhân dân phường có tráchnhiệm trả lời đúng thời gian quy định, quá thời hạn trả lời mà không có ý kiếnxem như chấp nhận phương án trình lấy ý kiến Nếu quá nửa tổng số thànhviên Ủy ban nhân dân phường nhất trí thì công chức Văn phòng - Thống kêtổng hợp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định và báo cáo Ủyban nhân dân phường tại phiên họp gần nhất

- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên

Ủy ban nhân dân phường như sau:

+ Trách nhiệm chung:

Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dânphường; tham dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyếtđịnh và chịu trách nhiệm về các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủyban nhân dân phường; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách củaĐảng, pháp luật Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thựchành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, côngchức, Tổ trưởng Tổ dân phố hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập,nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương,chính sách đang thi hành tại cơ sở

Không được nói và làm trái các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân

dân phường và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên Trường hợp

có ý kiến khác thì vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Ủyban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

+ Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhândân phường:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là người lãnh đạo và điều hành côngviệc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Ủy bannhân dân cấp trên và Đảng ủy phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa Ủy ban nhân dân phường

Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn củamình theo quy định tại các điểm c, d khoản 1 và khoản 2, 6, 7 Điều 127 Luật

Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003

Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết củaĐảng ủy và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình côngtác năm, 6 tháng, quý, hàng tháng của Ủy ban nhân dân phường

Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân côngnhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường và cáccán bộ, công chức, Trưởng khu phố, Tổ trưởng Tổ dân phố trong việc thựchiện nhiệm vụ được giao

Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dungcông việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ýkiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủyban nhân dân phường

Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường

và thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường theo quy định của phápluật; khi vắng mặt thì ủy quyền bằng văn bản để Phó Chủ tịch Ủy ban nhândân phường ký thay

Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy bannhân dân phường với Đảng ủy và Ủy ban nhân dân quận.

Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Ủy banMặt trận Tổ quốc Việt Nam và người đứng đầu các đoàn thể nhân dânphường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, xem xét, tiếpthu kiến nghị của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhândân phường đối với công tác của Ủy ban nhân dân phường; bảo đảm kinh phí,

cơ sở vật chất và những điều kiện cần thiết khác để Ủy ban Mặt trận Tổ quốcViệt Nam và các đoàn thể nhân dân phường hoạt động có hiệu quả

- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường như sau:

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân côngcủa Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; chịu trách nhiệm trước pháp luật vàtrước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn được giao; cùng với Chủ tịch và các thành viên khác chịu trách nhiệm tậpthể về những vấn đề Ủy ban nhân dân phường quyết định

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch Ủy bannhân dân phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triểnkhai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn; được sử dụngquyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường khi giải quyết các vấn đềthuộc lĩnh vực được giao Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩmquyền thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường quyết định

Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi vàtrách nhiệm giải quyết công việc của thành viên Ủy ban nhân dân khác thìchủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết;nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phườngquyết định

Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố và Tổ trưởng Tổdân phố thực hiện các chủ trương, chính sách, công việc thuộc lĩnh vực đượcgiao theo quy định của pháp luật.

- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên Ủy ban nhân dân phường như sau:

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phâncông của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; chịu trách nhiệm trước phápluật và trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về việc thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn được giao; cùng với Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các thành viênkhác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân phườngquyết định

Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực đượcphân công trên địa bàn; chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt côngviệc đó; nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch Ủy ban nhân dânphường về lĩnh vực công tác của mình và các công việc khác có liên quan

Phối hợp công tác với các thành viên khác của Ủy ban nhân dânphường, các cán bộ, công chức quận có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽvới cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân quận để thực hiện tốt nhiệm vụcủa mình

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dânphường giao

1.3 Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng

Tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng cụ thểnhư sau:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG

*Chú thích:

: Quan hệ trực tiếp: Quan hệ trực thuộc:Quan hệ phối hợp

1.4 Quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng

Theo Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướngChính phủ về việc ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thịtrấn quy định tại Điều 7, Đều 8, Điều 9 như sau:

1.4.1 Quan hệ với UBND và các cơ quan chuyên môn Quận

- UBND, Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo của UBND Quận

Trong chỉ đạo, điều hành: Khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBNDPhụ trách Văn hóa - Xã hội

Phó Chủ tịch UBND

Phụ trách Kinh tế - Tài chín h

Ban VH-XH

Ban Tư pháp

Văn phòng UBND

Ban CH Quân sự

Ban Công an

Ban Địa chính Ban

Kinh tế

hoặc chưa được pháp luật quy định, UBND phường phải báo cáo kịp thời đểxin ý kiến chỉ đạo của UBND quận.

Chịu trách nhiệm và thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình vớiUBND Quận và các cơ quan chuyên môn của Quận theo quy định hiện hành

về chế độ thông tin báo cáo

- UBND phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc vềchuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn Quận trong việc thực hiệnnhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn phường

Có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn của Quận trong đàotạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ côngchức Phường

UBND phường bố trí cán bộ công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầutheo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của trên

Giữ mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn của Quận

Tuân thủ sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên

1.4.2 Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, UB MTTQ và các đoàn thể phường 1.4.2.1 Quan hệ với Đảng uỷ phường

UBND Phường chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ phường trong việc thựchiện Nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạocủa cơ quan Nhà nước cấp trên

UBND Phường chủ động đề xuất với Đảng uỷ phương hướng nhiệm vụ

cụ thể về: phát triển kinh tế - VHXH - giữ vững ANCT-TTATXH nâng caođời sống vật chất, tinh thần cho nhân dân và những vấn đề quan trọng kháccủa Phường

UBND có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, giới thiệu với Đảng uỷ nhữngcán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tácchính quyền

1.4.2.2 Quan hệ với HĐND phường

UBND Phường chịu sự giám sát của HĐND phường.

Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết HĐND và báo cáo việcthực hiện Nghị quyết trước HĐND phường

Phối hợp với Thường trực HĐND phường chuẩn bị nội dung các kỳhọp của HĐND phường

Xây dựng các đề án trình HĐND phường xem xét quyết định

Cung cấp các thông tin về hoạt động của UBND Phường

Tạo điều kiện thuận lợi cho các đại biểu HĐND phường thực hiệnquyền hạn, nhiệm vụ theo Luật định

Các thành viên UBND phường có trách nhiệm trả lời các chất vấn củađại biểu HĐND phường

Khi được yêu cầu phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quanđến công việc do mình phụ trách

Chủ tịch UBND Phường thường xuyên trao đổi, làm việc với Thườngtrực HĐND phường để nắm tình hình; thu thập ý kiến, kiến nghị của cử tri

Cùng Thường trực HĐND Phường giải quyết những kiến nghị, nguyệnvọng chính đáng của nhân dân

1.4.2.3 Quan hệ với UB MTTQ và các đoàn thể phường

UBND Phường phối hợp chặt chẽ với UB MTTQ và các đoàn thể nhândân phường trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống vàbảo vệ lợi ích của nhân dân

Tạo điều kiện cho UB MTTQ và các đoàn thể hoạt động có hiệu quả

6 tháng 1 lần hoặc khi thấy cần thiết: Thông báo tình hình về phát triểnkinh tế, xã hội và các hoạt động của UBND cho MTTQ và các đoàn thểbiết để phối hợp vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúngđường lối, chính sách, pháp luật và chấp hành tốt nghĩa vụ công dân đốivới Nhà nước

1.4.2.4 Quan hệ giữa UBND với khu dân cư, tổ dân phố

Chủ tịch UBND Phường phân công các thành viên, cán bộ công chứcUBND phụ trách, nắm tình hình các khu dân cư, tổ dân phố Cán bộ phụ tráchkhu dân cư có trách nhiệm:

Tham gia đầy đủ các hội nghị, cuộc họp của khu dân cư được phâncông phụ trách hoặc trực tiếp làm việc với cán bộ cơ sở để nghe phản ánh tìnhhình, ý kiến, kiến nghị của khu dân cư, tổ dân phố

Tổng hợp tình hình, ý kiến, kiến nghị của khu dân cư, tổ dân phố vàbáo cáo với Chủ tịch UBND phường để được giải quyết theo quy định củapháp luật

Theo dõi và thông báo kết quả giải quyết các ý kiến, kiến nghị của khudân cư, tổ dân phố trong thời gian sớm nhất hoặc tại cuộc họp giao ban khudân cư tháng tiếp theo

Khu dân cư, tổ trưởng dân phố phải thường xuyên liên hệ với HĐND

và UBND phường để tổ chức quán triệt các chủ trương chính sách củaĐảng, các văn bản chỉ đạo điều hành của các cơ quan Nhà nước cấptrên và của HĐND - UBND phường để triển khai thực hiện

Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, thực hiện tốt quy chế, quy ướcdân chủ đã ban hành

Khu dân cư, tổ dân phố phải kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND, cán bộđược phân công phụ trách khu dân cư, tổ dân phố về tình hình của khu dân

cư, tổ dân phố; Đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phần giữ gìn

an ninh trật tự trên địa bàn

1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Phú Thượng

1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND phường Phú Thượng

Chức năng chủ yếu của Văn phòng UBND phường Phú Thượng

là chức năng tham mưu tổng hợp phục vụ cho việc quản lý tập trung thốngnhất mọi mặt công tác của UBND phường Để thực hiện chức năng đó, văn

phòng UBND phường có những nhiệm vụ sau:

- Tham mưu, tổng hợp cho Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBNDphường

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc của HĐND - UBNDphường

- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàngtháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của HĐND - UBND phường

- Thường xuyên theo dõi đôn đốc các phòng, ban thực hiện chươngtrình theo đúng kế hoạch đã đề ra Giải quyết những việc đột xuất, những khókhăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Bảo đảmchế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời

- Thu thập xử lý thông tin kịp thời, chính xác, chuẩn bị các văn bảntổng hợp, thẩm định các đề án giúp lãnh đạo cơ quan đề ra các quyết địnhmột cách chính xác

- Tổ chức công tác Văn thư, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan,đơn vị và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết cácvăn bản đúng chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước

- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của HĐND - UBND phường

- Giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quanbiên soạn và ban hành

- Tổ chức các cuộc họp của HĐND - UBND phường

- Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật làm việc của cán bộ trong cơ quan,đơn vị

- Quản lý tài sản, tài chính của cơ quan, đơn vị đúng quy định củaNhà nước

- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ được giao

- Tiếp cán bộ và nhân dân giải quyết các kiến nghị theo nhiệm vụ

- Tổ chức quản lý trực tiếp công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan.

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc HĐND - UBND phường tổ chứcthực hiện các Quyết định, chỉ thị của UBND quận, của trung ương cũng nhưcủa thành phố

1.5.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Phú Thượng

Văn phòng UBND phường Phú Thượng được tổ chức thống nhất

và làm việc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND phường Cán bộvăn phòng giúp chủ tịch UBND phường theo dõi và đôn đốc các bộ phậnchuyên môn khác thực hiện các công việc do chủ tịch UBND phường giao

Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng UBND phường Phú Thượng gồm 4cán bộ, trong đó:

- Có 02 cán bộ phụ trách công tác Văn phòng - Thống kê

- Có 01 cán bộ phụ trách công tác Văn phòng - Thống kê kiêm Văn thư

- Lưu trữ

- Có 01 cán bộ thuộc phòng Phòng Tư pháp

Chưa có cán bộ văn phòng nào được đào tạo qua các lớp chuyên mônnghiệp vụ về Văn thư - Lưu trữ, mà là học các chuyên ngành khác sau đó vàolàm tại cơ quan và được phân công vào Văn phòng UBND phường làm việc

Có 01 cán bộ phụ trách công tác Văn phòng - Thống kê là người chịutrách nhiệm chính về công tác Văn thư - Lưu trữ do UBND phường giao Giữcác loại dấu của UBND phường; có trách nhiệm theo dõi tổng hợp tình hìnhlàm báo cáo; lập chương trình công tác phục vụ kịp thời công tác của Chủ

tịch, các Phó chủ tịch và UBND phường; kiểm tra về mặt hình thức văn bản

và thẩm quyền ban hành văn bản của UBND phường trước khi trình ký; quản

lý hồ sơ cán bộ; tổ chức công tác thi đua khen thưởng; quản lý tài sản chungcủa cơ quan; tổ chức lịch tiếp dân cho các thành viên UBND theo sự phâncông của Chủ tịch; chuẩn bị nội dung tổ chức các kỳ họp của HĐND và cácphiên họp của UBND; thực hiện công tác cải cách hành chính

Cán bộ phụ trách Văn thư - Lưu trữ là người quản lý về lĩnh vực Vănthư và Lưu trữ của cơ quan, đánh máy các văn bản, photo tài liệu và chuyểnvăn bản đến các cá nhân, tổ chức có liên quan

1.6 Đặc điểm, loại hình, thành phần, khối lượng và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Phú Thượng

1.6.1 Đặc điểm tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Phú Thượng

- Tài liệu Lưu trữ UBND phường chứa đựng những thông tin quá khứ

Tài liệu Lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ Đó làphản ánh các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả laođộng và sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lạinhững hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc những cống hiến to lớn củacác anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiếng

- Tài liệu Lưu trữ UBND phường có tính chính xác cao

Tài liệu Lưu trữ là những bản chính, bản gốc của những tài liệu

có giá trị Vì vậy, nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao

và phản ánh một cách trung thực về sự vật hiện tượng Bởi vì nó được sảnsinh ra cùng với thời điểm của sự vật, hiện tượng mà nó phản ánh Với đặcđiểm đó, tài liệu Lưu trữ chứa đựng những thông tin cấp một và được đảmbảo tính chính xác, trung thực bằng các yếu tố thể thức mang tính pháp lý

Tài liệu Lưu trữ là những bản gốc, bản chính có đầy đủ các yếu

tố thể thức văn bản Tuy nhiên, trong trường hợp không có bản gốc, bản chínhthì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế

- Tài liệu Lưu trữ UBND do Nhà nước thống nhất quản lý

Nguyên tắc quản lý tài liệu Lưu trữ của Việt Nam là nguyên

tắctập trung thống nhất “Tài liệu Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của

Đảng và sự quản lý thống nhất của nhà nước Tài liệu Lưu trữ quốc gia phảiđược quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật Nhà nước đầu tư kinhphí thích đáng đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu Lưu trữ quốc gia”

1.6.2 Loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng

- Tài liệu hành chính

Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phảnánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, vănhoá, khoa học, quân sự, ngoại giao Đối với UBND phườngtài liệu hành chínhchiếm số lượng lớn Đó là những tài liệu phản ánh các hoạt động quản lý vềcác mặt kinh tế - xã hội của địa phương Khối tài liệu này bao gồm các loạivăn bản quản lý nhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động quản lý củađịa phương Đó là những văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị quyết củaHĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chínhkhác

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu Lưu trữ khoa học - kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh cáchoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cáccông trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điềutra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng thuỷ văn, trắc địa,bản đồ v.v

Trong họat động của UBND phường, tài liệu khoa học kỹ thuật có chủ

yếu là tài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và một số ít tài liệu nhóm báo cáonghiên cứu khoa học liên quan đến địa phương Các công trình ở địa phươngnhư:, xây dựng trụ sở HĐND, UBND, công trình hệ thống thuỷ lợi củaphường, công trình Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế củaphường…

- Tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnh

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi làtài liệu nghe nhìn) là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các

cơ quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản các cá nhân Loại hình tài liệunày phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo của con người vàcác hoạt động phong phú khác Loại hình tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện lạicác sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh

Trong những tài liệu ảnh, ghi âm, phim điện ảnhở UBND phường hiệnnay tài liệu ảnh là phổ biến nhất và có số lượng đáng kể phản ánh các hoạtđộng của địa phương trên các lĩnh vực Tài liệu ghi âm có nhưng khôngnhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động văn hoá, văn nghệ, tuyên truyền Ởphường loại hình tài liệu phim điện ảnh không có nhiều

Những năm gần đây cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đãđưa loài người bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên của công nghệ thông tin

Từ đó, đã xuất hiện loại hình tài liệu mới là tài liệu điện tử Loại hình tài liệuLưu trữ điện tử ngày càng nhiều và dần chiếm ưu thế về những kỹ thuật hiệnđại Riêng ở UBND phường, tài liệu này chủ yếu bao gồm các loại như: phầnmềm tài chính-kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng…

1.6.3 Thành phần nội dung tài liệu được bảo quản ở Lưu trữ cơ quan

Các loại hình tài liệu của cơ quan đưa vào bảo quản chủ yếu là các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động và các văn bản do các cơ quan nhà nước cấp trên và cấp dưới gửi đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ pháp lý

để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.

Phần lớn tài liệu trong kho là tài liệu hành chính Tài liệu trong khođược quản lý theo nguyên tắc tập trung, tài liệu trong cơ quan sau 1 năm đượcnộp vào kho Lưu trữ của cơ quan để bảo quản Do vậy thành phần tài liệu củaUBND phường Phú Thượng bao gồm:

- Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống như: HĐND & UBND quận,các phòng, ban của quận

- Tài liệu do cơ quan ban hành: Bao gồm các văn bản hành chính thôngthường có nội dung quản lý về mặt toàn diện Nhà nước trên tất cả các lĩnhvực chỉ đạo và thực hiện chính sách của Đảng và Nhà nước

- Tài liệu từ cấp dưới gửi lên: Tài liệu của các khu dân cư, tổ dân phốnhư: Báo cáo, tờ trình, công văn xin ý kiến chỉ đạo thực hiện

UBND phường Phú Thượng là cơ quan hành chính Nhà nước quản lýchỉ đạo chung về mọi mặt kinh tế, chính trị trên địa bàn toàn phường, nêntrong quá trình hoạt động đã sản sinh ra tài liệu quản lý Nhà nước (tài liệuhành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình xây dựng

cơ bản và tài liệu nghe nhìn qua các năm nói về UBND phường Phú Thượng

1.6.4 Khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng

a Về khối lượng tài liệu

Khối lượng tài liệu của UBND phường Phú Thượng từ khi thành lập tớinay tương đối nhiều, mỗi năm các phòng, ban của UBND và HĐND phườngsản sinh ra 2m giá tài liệu ( tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan ), mà UBNDphường thành lập từ năm 1956 tới nay được 60 năm Do đó tài liệu hiện giờcủa UBND phường Phú Thượng khoảng 120m giá tài liệu được Lưu trữ tạikho Lưu trữ của UBND phường

b Về số lượng phông Lưu trữ

Hiện nay, phòng Lưu trữ UBND phường Phú Thượng đang bảo quảntài liệu Lưu trữ của UBND phường là 03 phông tài liệu Phông Lưu trữ: PhôngLưu trữ của Đảng ủy phường Phú Thượng hiện tại có 3 phông:

Phông thứ 1: Phông Lưu trữ Ủy ban hành chính xã Phú Thượng giaiđoạn 1956 - 1979

Phông thứ 2: Phông Lưu trữ UBND xã Phú Thượng giai đoạn 1980 - 1995.Phông thứ 3: Phông Lưu trữ UBND phường Phú Thượng giai đoạn

1996 đến nay

Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo củaHĐND - UBND, các phòng ban quận gửi đến; tài liệu của HĐND và UBNDphường sản sinh trong quá trình hoạt động; tài liệu của các bộ phận chuyênmôn của phường và tài liệu của cấp dưới gửi lên

Toàn bộ tài liệu của cả 3 phông đều chưa được bảo quản, phân loại, sắpxếp, chỉnh lý, xác định giá tri mà chỉ được đưa vào để trong kho Lưu trữ trongtình trang bó gói, lộn xộn

1.6.5 Giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường Phú Thượng

- Về chính trị

Tài liệu Lưu trữ đựơc hình thành và được các giai cấp nắm quyềnlãnh đạo sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình và đấutranh chống lại giai cấp đối địch Vì vậy tài liệu được sản sinh ra trong quátrình hoạt động của các cơ quan nhà nước nắm quyền lãnh đạo đều mang bảnchất giai cấp

Hiện nay UBND phường Phú Thượng cũng đã sử dụng tài liệu Lưu trữ

để phục vụ cho việc tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng vàpháp luật của nhà nước; Tuyên truyền giáo dục truyền thống cách mạng,truyền thống địa phương cho các thế hệ trẻ; Sử dụng tài liệu Lưu trữ làm bằng

chứng và căn cứ điều tra những sai phạm để xây dựng bộ máy chính quyềntrong sạch, vững mạnh

- Về kinh tế

Tài liệu Lưu trữ có tác dụng về mặt kinh tế khi chúng được khaithác, sử dụng và phát huy tác dụng phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ tổ quốc của nhân dân ta

Tài liệu Lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên(địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, khoáng sản v.v ) làm cơ sở cho việc lậpquy hoạch phát triển kinh tế, văn hoá trong từng vùng, từng địa phương vàtrong toàn quốc Đồng thời nó còn là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạchphát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm của UBND phường Phú Thượng

- Về nghiên cứu khoa học

Tài liệu Lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quyluật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tưduy Nó được sử dụng để nghiên cứu khoa học trong nhiều lĩnh vực của đờisống xã hội và nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử

Tài liệu Lưu trữ được coi là nguồn sử liệu tin cậy nhất, chính xác nhất

và phong phú nhất để nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử các địa phương, lịch

sử các ngành Các nhà sử học đã sử dụng tài liệu Lưu trữ là những bằngchứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lịch sử để các thế hệhiện tại và tương lai hiểu về một thời kỳ lịch sử một cách đúng đắn

- Tài liệu Lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc

Cùng với các loại di sản văn hoá khác mà con người để lại từ đờinày sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng, côngtrình kiến trúc, điêu khắc, hội hoạ v.v , tài liệu Lưu trữ để lại cho xã hội loàingười các văn tự rất có giá trị Sự xuất hiện các văn tự và việc Lưu trữ cácloại văn tự đó trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh

của các dân tộc trên thế giới Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự ược lưu giữ thể hiện dân tộc để có nền văn hoá lâu đời.

đ-Tài liệu Lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác lànguồn thông tin vô tận để xây dựng nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG

2.1 Cơ sở lý luận của công tác Văn thư - Lưu trữ

2.1.1 Cơ sở lý luận của công tác Văn thư

Công tác Văn thư gồm những công việc chính sau đây:

a Soạn thảo văn bản

+ Thảo văn bản

+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

+ Đánh máy, sao in văn bản

+ Ký văn bản để ban hành

b Quản lý và giải quyết văn bản

+ Tiếp nhận, vào sổ đăng ký, chuyển giao văn bản đi - đến

+ Vào sổ chuyển giao văn bản

+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

c Quản lý và sử dụng con dấu

d Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

2.1.1.3 Ý nghĩa, tác dụng

- Làm tốt công tác Văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, gópphần nâng cao năng suất, chất lượng công việc của cơ quan, tổ chức Đảng và

phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề racác chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chođến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo

cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào cácnguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thìhoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếunhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứađựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác Văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận, do đó kết quả của công tác Văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơquan mà còn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tácVăn thư sẽ:

- Giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không đểchậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đềuđược phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác Văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìntốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan, tổ chứcĐảng Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng cũngnhư của các cá nhân giữ trọng trách trong cơ quan, tổ chức Nếu trong quytrình hoạt động của cơ quan, tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chínhxác, phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ làbằng chứng pháp lý phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho Lưu trữ hiệnhành và Lưu trữ cấp ủy Vì vậy, nếu làm tốt công tác Văn thư, mọi công việc của

cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu đượclập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi chocông tác Lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác địnhgiá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu dài về sau

2.1.1.4 Các văn bản Nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác Văn thư

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý

và sử dụng con dấu

- Quyết định số 1467/QĐ-VPCP của Văn phòng Chính phủ, ngày 21tháng 09 năm 2010 ban hành quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản

lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân, Thành phố trực thuộc TW

- Thông tư số 01/2001/TT-BNV của Bộ nội vụ ngày 19 tháng 01 năm

2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư số 02/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụHướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,Lưu trữ Ủy ban nhân dân

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 thông tưcủa Bộ nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ củacác cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 quy định chi tiết thihành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản

lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

- Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của BộNội vụ quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động củaUBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW.

- Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4 năm 2012 quy định vềcon dấu của các cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước

-Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thật trình bày văn bản

2.1.2 Cơ sở lý luận của công tác Lưu trữ

2.1.2.1 Khái niệm

Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu Lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầuchính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

2.1.2.2 Nội dung

a Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác Lưu trữ

+ Tổ chức bộ phận làm công tác Lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.

+ Bố trí nhân sự làm công tác Lưu trữ.

b Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác Lưu trữ

c Thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ

Một trong những nội dung quan trọng của công tác Lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ như:

+ Thu thập, bổ sung tài liệu

+ Phân loại tài liệu

+ Xác định giá trị tài liệu

+ Thống kê và kiểm tra trong Lưu trữ

+ Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu

+ Chỉnh lý tài liệu

+ Tổ chức bảo quản tài liệu

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong Lưu trữ

+ Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tácLưu trữ

d Kiểm tra, đánh giá về công tác Lưu trữ

2.1.2.3 Ý nghĩa, tác dụng

Mục đích cuối cùng của công tác Lưu trữ là hướng tới việc phục vụ cácnhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tinquá khứ có trongtài liệu Lưu trữ Mục đích cao cả của công tác Lưu trữ làhướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và củamỗi con người

Do vậy, nếu công tác Lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức được tổ chức tốtthì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc gia, địa phương, các cơquan và toàn xã hội

Công tác Lưu trữ cung cấp những thông tin quá khứ cho việc nghiêncứu, biên soạn lịch sử, cung cấp những căn cứ và bằng chứng pháp lý xácminh sự việc, hiện tượng đã xảy ra trong quá khứ và phục vụ các nhu cầu