Khóa luận thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện lộc hà, tỉnh hà tĩnh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG UBND HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực : TRẦN THỊ KIM QUYÊN Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405QTVC045, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM N Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô Kho Tr ng iH c i v Hà i, Huyền , ã tận tình h ớng dẫn truyền c i t giảng vi n – ThS i ỗ Th Thu t kiến thức cho em àm ài khó uận m chân thành cảm ơn V n ph ng U ã t o iều ki n thuận uản tr v n ph ng, huy n c Hà, t nh Hà T nh em th c tập, khảo sát trình th c tập t o iều ki n cho em àm ài khó uận Tuy nhi n c n h n chế th i gi n, ph ơng ti n kinh nghi m n n chắn c n nhiều thiếu sót n i dung, hình thức Rất mong nhận c ý kiến óng góp củ thầy, cô m xin chân thành cảm ơn! n sinh vi n MỤC LỤC LỜI CẢM N DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 ý ch n ề tài L ch sử nghi n cứu vấn ề M c ti u nghi n cứu 4 Nhi m v nghi n cứu ối t ng ph m vi nghi n cứu Giả thuyết nghi n cứu Ph ơng pháp nghi n cứu Kết cấu khó uận PHẦN NỘI DUNG CHƯ NG 1: C SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái ni m công tác v n th 1.2 N i dung củ công tác v n th 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn 1.2.2 Quản lý văn 1.2.3 p h s n p l u h s tà l u vào l u tr c quan 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu 10 1.3 Y u cầu củ công tác v n th 11 131 hanh ch n 11 132 h nh c 12 133 m t 12 134 n 12 1.4 V trí, ý ngh củ công tác v n th 13 1.4.1 Vị tr côn t c văn th 13 Ý n hĩa côn t c văn th 13 * Tiểu kết 14 CHƯ NG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 15 2.1 Tổng quan V n ph ng U huy n L c Hà 15 2.1.1 Giới thi u Huy n L c 15 2.1.2 Chức năn nh m vụ, quyền hạn c cấu tổ chức UBND huy n L c tỉnh Tĩnh 16 2.1.3 Tổng quan Văn phòn U D huy n L c 24 2.2 Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 28 2 Th c trạn soạn thảo ban hành văn tạ Văn phòn U huy n D c tỉnh Tĩnh 28 2 Th c trạn quản lý văn tạ Văn phòn U D huy n c tỉnh Tĩnh 30 2 Th c trạn l p h s n p l u h s tà l u vào l u tr c quan 41 224 uản lý sử dụn dấu 46 * Tiểu kết 47 CHƯ NG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ – TỈNH HÀ TĨNH 49 3.1 ánh giá th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 49 1 Ưu 312 313 ểm 49 h ợc ểm 50 uyên nhân 52 3.2 ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 53 3.2.1 ân cao tr ch nh m lãnh ạo côn t c văn th 53 3.2.2 ân cao trình nh n thức c n b chức hoạt n côn t c văn th 53 323 oàn th n h thốn văn quy ịnh h ớng dẫn nghi p vụ côn t c văn th 54 Đầu t c sở v t chất 55 3.2.5 Ứng dụn côn n h thôn t n vào hoạt 3.2.6 B ng văn phịn 57 d ỡng nghi p vụ t c văn th cho c n b Văn phòn U 3.2.7 Kiểm tra côn chức D huy n L c 57 nh khen th ởn lý v phạm côn t c văn th 58 * Tiểu kết 59 PHẦN KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT UBND BNV H Ủy n nhân dân B N iv H i ồng nhân dân Ngh inh PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong n m gần ây, nghi p v cơng tác v n th có ớc phát tri n phong phú áp ứng y u cầu cải cách hành gày n y, ất kỳ m t qu n, m t doanh nghi p muốn ho t ng tốt nghi p v công tác v n th củ qu n ó phải tốt Chính vậy, cơng tác v n th ã trở thành m t yếu tố không th thiếu m i nh v c xã h i, óng v i tr quan tr ng qu n nhà n ớc, nh nghi p Nhiều ơn v , nhiều ngành ho t ng hi u nh th c hi n nghi p v công tác v n th tốt Công tác v n th cho nhà ãnh nh o, giúp cho h c i m củ qu n quyết, iều hành ho t h p, ảm bảo ho t biết từ ó ã trở thành cánh t y ắc l c c tình hình ho t ng, u r i n pháp h p í giải ng củ qu n, nh nghi p theo h ớng phù ng củ qu n, nh nghi p vận hành úng h ớng Tuy nhi n, hi n m t số qu n, nh nghi p th c hi n nghi p v công tác v n th ch tốt, c n quan, doanh nghi p ch c l m t số i m h n chế Cán nhận thức c tầm quan tr ng củ công tác v n th , th c hi n nghi p v công tác v n th c n ch Tình tr ng tài i u c n tồn hồ sơ vào trình u trữ ã tốt, m ng tính ối phó ng, tích ống, m t số tài i u ch u trữ qu n theo úng quy vào củ c lập nh, có m t số tài i u hỏng Chính vậy, em ã ch n ề tài “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh” àm ề tài nghi n cứu khó uận phản ánh hi u rõ công tác v n th c l i ích ảnh h ởng ti u c c củ công tác v n th qu n ối với Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác v n th từ x ến n y óng v i tr quan tr ng c qu n tâm Chính vậy, ã có nhiều ài sách, áo, nhiều ài nghi n cứu nói vấn ề Sách, giáo trình Vũ T ơi, Cẩm nan côn t c văn th l u tr tron c c c quan n vị, doanh nghi p, hà xuất Thế giới, 2016 TS u Kiếm Thanh Chủ i n, ThS Vũ V n Thành, TS guyễn V n Hậu, ThS Nguyễn Tr ng i n, ThS Hồng Xn Tuyền, Văn phịn l u tr c quan nhà n ớc, văn th hà xuất Khoa h c Kỹ thuật, (2009) TS u Kiếm Th nh, ThS ùi Xuân ch nh văn phòn tron c quan nhà n ớc, ,C ình Chúc, ành hà xuất Khoa h c Kỹ thuật, (2009) PGS TSKH Nguyễn V n Thâm, Soạn thảo lý văn quản lý nhà n ớc, hà xuất Chính tr quốc gia, 1999 Tài liệu tham khảo Ngh nh số 110/2004/ -CP ngày 08 tháng n m 2004 củ Chính phủ ơn t c văn th Ngh nh số 09/2010/ -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính phủ vi c sửa ổi, bổ sung m t số ều Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP n ày 08 th n năm 2004 h nh phủ côn t c văn th Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 B tr ởng B N i v vi c h ớng dẫn thể thức kỹ thu t trình bày văn hành ch nh Thơng t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 B tr ởng B N i v vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s n p l u h s tà l u vào l u tr c quan Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp Hồng Th Bay (2017), Tổ chức t c văn th phòn Đ DU N i v Hà l u tr D huy n Trùn Kh nh tỉnh Cao Bằng, Tr tạ Văn ng ih c i ùi Th Mến (2008), Tiếp tục hồn th n t c văn th l u tr tr ờn ao ẳng số – B Quốc phòn tr Nguyễn Th th tạ Văn phòn ng i h c dân ập Hải Ph ng ân cao h u quản lý côn t c văn uy n (2016), ục kinh tế hợp t c Ph t tr ển nôn thôn – B nôn nghi p Ph t tr ển nôn thôn Tr ng i h c N i v Hà i Trần Th Thúy (2012), Th c trạn b n ph p hồn th n t c văn th l u tr tạ X n h p sửa ch a tàu 81 Ph m Th Trúc (2003), Đôn ôn t c văn th – l u tr tạ huy n Phú Tân Th c trạn ả ph p Tr ã ình Thạnh ng Chính tr Tơn ức Thắng Các báo, chuyên luận ThS Tr nh Th Hà ThS ơng Th Thanh Huyền, Hoạt chuẩn h a tron côn t c văn th l u tr a Khoa h c Công ngh v n th , u trữ, 2015 n t oạn 1962 – 2012, Trung tâm Thái Th Mùi, M t số kinh nghi m ứng dụn côn n h thôn t n tron côn t c văn th tạ c quan oàn o n oàn ao ng tỉnh, V n th i n ng t nh Hà T nh, 2015 Tầm quan trọng côn t c văn th l u tr hoạt ng c c c quan tổ chức, Sở N i v t nh ình Ph ớc, 2017 hìn chung, cơng trình i sâu nghi n cứu, phân tích khái qt chung cơng tác v n th r giải pháp nâng c o hi u công tác v n th t i qu n, tổ chức Tuy nhi n ch quan công tác v n th t i V n ph ng U có ề tài tìm hi u i n huy n L c Hà, t nh Hà T nh, tr n sở ó, em ch n ề tài: “Th c tr ng giải pháp nâng c o hi u công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh” nghi n cứu sở ý uận công tác v n th r giải pháp cao hi u công tác v n th t i V n ph ng U nâng huy n L c Hà, t nh Hà T nh Mục tiêu nghiên cứu ề xuất giải pháp nâng c o hi u công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà Nhiệm vụ nghiên cứu - ghi n cứu sở ý uận công tác v n th - Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh - ánh giá th c tr ng công tác v n th ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 5.2 Phạm vi nghiên cứu Không gi n: V n ph ng U Th i gi n: huy n L c Hà, t nh Hà T nh ề tài tập trung nghi n cứu công tác v n th t i V n ph ng UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh từ tháng 12 n m 2017 ến tháng n m 2018 Giả thuyết nghiên cứu Công tác v n th t i V n ph ng U c n m t số h n chế so n thảo huy n L c Hà, t nh Hà T nh n hành v n ản, tổ chức quản ý giải v n bản, M i giảng vi n giỏi môn công tác v n th giảng cho cán công chức t i V n ph ng U , huy n L c Hà, t nh Hà T nh nghi p v v n th T ng c h i thi cán ng m t số ho t ng phát tri n ngành v n th nh : Tổ chức v n th giỏi cấp; tổng kết công tác v n th n m, mở r ng thông tin ý ngh , tầm quan tr ng củ công tác v n th cán ến tồn th , cơng chức ng xuy n tổ chức ớp tấp huấn Th cán , công chức tham gia nhằm nâng c o chuy n môn nghi p v công tác v n ph ng 3.2.6.3 Đ ều ki n th c hi n - Nguồn l c: Cán , công chức cần phải th m gi vào uổi thảo luận, uổi h c, t o nghi p v v n th - Vật l c: Nguồn kinh phí m i giảng vi n d y, tổ chức uổi thảo luận, cu c thi 3.2.7 Kiểm tra, ánh giá, khen thưởng lý vi phạm công tác văn thư 3.2.7.1 Mục ch Ki m tr , ánh giá, khen th ởng xử ý vi ph m công tác v n th t o ng l c cho cán , công chức t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh àm vi c hi u 3.2.7.2 N i dung vi c ki m tr , ánh giá, khen th ởng xử ý vi ph m công tác v n th tốt ãnh o V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần t o m i iều ki n vật chất, ầu t trang thiết b cần thiết hi n ki m tr ánh giá, từ ó khen th ởng cán i , cơng chức có th phát huy hết khả n ng củ ãnh củ cán o th ng xuy n phải , công chức V n ph ng, 58 ng vi n khích c bi t cán tinh thần àm vi c v n th ối với tr ng h p i mu n sớm không chấp hành n i quy cần có bi n pháp kỷ luật nghi m minh V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh cần có sách Khen th ởng - Kỷ luật úng ng i, úng vi c phát huy tính c nh tranh, t o ng l c àm vi c cho cán b , nhân vi n 3.2.7.3 Đ ều ki n th c hi n - Nguồn l c: Cán , công chức cần phải th m gi vào sách V n ph ng ề - Vật l c: Nguồn kinh phí ầu t th c hi n chế khen th ởng – kỷ luật h p ý * Tiểu kết Bất k qu n h y tổ chức nào, dù àm vi c nh v c h y ều có u i m h n chế nh nghi p v cơng tác v n th Chính cần phải có giải pháp nâng c o hi u công tác v n th , t o s chuy n nghi p qu n ho t ng ngày tốt Trong ch ơng em ã ánh giá th c tr ng củ công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh gồm u i m, h n chế nguy n nhân Từ vấn ề em ã ầu t sở vật chất; nâng c o trình ho t r giải pháp, , nhận thức củ cán o gồm: , công chức ng cơng tác v n th ; hồn thi n h thống v n ản quy nh, h ớng dẫn nghi p v công tác v n th ; ứng d ng công ngh thông tin vào ho t ng củ v n ph ng ồi d ỡng nghi p v công tác v n th cho b , công chức Các giải pháp tr n ều có mối i n h với nh u cần phải th c hi n ồng b tất giải pháp th t i V n ph ng U mang l i hi u cho công tác v n huy n L c Hà, t nh Hà T nh 59 PHẦN KẾT LUẬN Công tác v n th ho t ng óng v i tr quan tr ng qu n, tổ chức Công tác v n th c th c hi n hi u ảm bảo cung cấp ầy ủ thơng tin, góp phần nâng c o n ng suất àm vi c cho qu n, tổ chức uá trình khảo sát t i V n ph ng U huy n L c Hà – t nh Hà T nh ã t o iều ki n cho em nghi n cứu nắm bắt kiến thức th c tế công tác V n th nhằm củng cố kiến thức ã ki n hồn thành ài khó c trang b từ nhà tr ng t o iều uận Tr n sở ý thuyết phân tích th c tế cho thấy, t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c n tồn t i nhiền h n chế công tác V n th cần phải c hoàn thi n ù c n h n chế khó tránh khỏi, nh ng iều hồn tồn có th khắc ph c c nh công tác tổ chức t i V n ph ng U T nh h p ý, i ngũ cán có n ng máy móc, cơng ngh hi n huy n L c Hà, t nh Hà c, chuy n môn, h thống trang thiết b i Tuy nhi n th i gian, kiến thức c n nhiều h n chế, kinh nghi m th c tế tích uỹ c n ít, thơng tin số li u cần thiết b h n chế, không thu thập c ầy ủ, ài khó th tránh khỏi thiếu sót V n ph ng U uận tốt nghi p em không nh Rất mong s ch bảo từ phí huy n L c Hà, t nh Hà T nh, giáo khoa Quản tr v n ph ng ài khó uận em m xin chân thành cảm ơn! 60 nh ch c bi t thầy, c hồn thi n DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Hệ thống văn pháp luật hành Ngh nh số 110/2004/ -CP ngày 08 tháng n m 2004 củ Chính phủ ơn t c văn th Ngh nh số 09/2010/ -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính phủ vi c sửa ổi, bổ sung m t số ều Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP n ày 08 th n năm 2004 h nh phủ côn t c văn th Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 B N i v vi c h ớng dẫn th thức kỹ thuật trình ày v n ản hành Thơng t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 B N i v vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s n p l u h s tà li u vào l u tr c quan II Hệ thống sách PGS.TS Tri u V n C o ng, Hà i PGS GƯT V ơng côn t c văn th hà xuất TS (2009), ình i h c Quốc gi Hà ùi Xuân n ph p i , C ành ch nh văn phòn tron c quan nhà n ớc, TS hà xuất uyền (2005), ý lu n ph u Kiếm Th nh, ThS h c Kỹ thuật, Hà ình Chúc hà xuất Khoa i u Kiếm Thanh Chủ i n, ThS Vũ V n Thành, TS V n Hậu, ThS Nguyễn Tr ng phòn ng (2016), G o trình văn th guyễn i n, ThS Hồng Xuân Tuyền (2009), Văn văn th l u tr tron c quan nhà n ớc, hà xuất Khoa h c Kỹ thuật, Hà i PGS TSKH Nguyễn V n Thâm (1999), So n thảo xử ý v n ản quản ý nhà n ớc, hà xuất Chính tr quốc gia 10 Vũ T (2016), Cẩm nan côn t c văn th 61 l u tr tron c c c quan n vị, doanh nghi p, hà xuất Thế giới III Tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu khoa học 11 Hồng Th Bay (2017), Tổ chức t c văn th phòn Đ DU N i v Hà 12 tạ tr ờn l u tr tạ Văn D huy n Trùn Kh nh tỉnh Cao Bằng, Tr ng ih c i ùi Th Mến (2008), Tiếp tục hoàn th n côn t c văn th l u tr ao ẳng số – B Quốc phòn tr ng i h c dân ập Hải Ph ng 13 Nguyễn Th văn th tạ Văn phòn uy n (2016), ân cao h u quản lý côn t c ục kinh tế hợp t c Ph t tr ển nôn thôn – B nôn nghi p Ph t tr ển nôn thôn Tr ng i h c N i v Hà i 14 Trần Th Thúy (2012), Th c trạn b n ph p hồn thi n t c văn th l u tr tạ X n h p sửa ch a tàu 81 15 Ph m Th Trúc (2003), Thạnh Đôn ôn t c văn th – l u tr tạ huy n Phú Tân Th c trạn ả ph p Tr ã ình ng Chính tr Tôn ức Thắng 16 o c o côn t c văn th l u tr năm 2017 UBND huy n L c 17 o c o kết t chấm Hà ểm th ua năm 2017 UBND huy n L c Hà 18 o c o tình hình t n n tà l u năm 2017 UBND huy n L c Hà IV Trang thông tin điện tử, tạp chí 19 http://locha.hatinh.gov.vn/web/cong-thong-tin-loc-ha/gioi-thieu 62 PHỤ LỤC Phụ lục Nội dung sổ đăng ký văn đến STT (1) Cách Số Ngày Nơi đến nhận gửi (2) (3) (4) Số ký hiệu (5) ng ký v n ản ến: + C t 1: Ghi số thứ t ến củ v n ản + C t 2: Ghi số ến + C t 3: Ghi ngày nhận + C t 4: Ghi nơi gửi ến + C t 5: Ghi số ký hi u + C t 6: Ghi ngày ký củ v n ản + C t 7: Ghi trích yếu + Cơt 8: Ghi nơi u trữ củ v n ản + C t 9: Ghi ng i ký nhận + C t 10: Ghi thơng tin khác Ngày Trích ký yếu (6) (7) Nơi Người lưu ký trữ nhận (8) (9) Ghi (10) Phụ lục Nội dung sổ đăng ký văn Số, ký Ngày Trích Người Nơi hiệu ký yếu ký nhận (1) (2) (3) (4) (5) Cách ghi ng ký v n ản i: + C t 1: Ghi số, ký hi u v n ản i + C t 2: Ghi ngày ký v n ản + C t 3: Ghi trích yếu + C t 4: Ghi ng i ký + C t 5: Ghi nơi nhận + C t 6: Ghi số + C t 7: Ghi số t + Côt 8: Ghi Số Số tờ Ghi (6) (7) (8) Phụ lục Danh mục hồ sơ Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức Phụ lục Văn ban hành bị lỗi Phụ lục Mẫu bì Ghi chú: (1) T n qu n, tổ chức gửi v n ản; (2) ch củ qu n, tổ chức; (3) Số i n tho i, số Fax; (4) Ghi t n số, ký hi u v n ản có phong ì; (5) Ghi t n qu n, tổ chức ho c ơn v nhận v n ản; (6) ch củ qu n, tổ chức ho c ơn v nhận v n ản Phụ lục Một số văn ban hành Phụ lục Một số hình ảnh Văn phịng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh Hình Kho lưu trữ Hình Máy photo Hình Nội quy ... GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ – TỈNH HÀ TĨNH 49 3.1 ánh giá th c tr ng công tác v... THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 2.1 Tổng quan Văn phòng U N huyện Lộc Hà 2.1.1 Giới thiệu Huyện Lộc Hà Ủy n nhân dân huy n L c Hà thu c àn huy n L c Hà. .. U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.1 Thực trạng soạn thảo ban hành văn Văn phòng UBND huyện ộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh - Các o i v n ản V n ph ng U huy n c Hà n hành Các hình thức v n ản hình thành