Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện lộc hà, hà tĩnh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG UBND HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực : TRẦN THỊ KIM QUYÊN Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405QTVC045, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM N Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô Kho Tr ng iHc Thu iv Hà i, uản tr v n ph ng, c i t giảng vi n – ThS ỗ Th Huyền , ã tận tình h ớng dẫn truyền t kiến thức cho em àm ài khó uận m chân thành cảm ơn V n ph ng U ã t o iều ki n thuận i huy n c Hà, t nh Hà T nh em th c tập, khảo sát trình th c tập t o iều ki n cho em àm ài khó uận Tuy nhi n c n h n chế th i gi n, ph ơng ti n kinh nghi m n n chắn c n nhiều thiếu sót n i dung, hình thức Rất mong nhận c ý kiến óng góp củ thầy, cô m xin chân thành cảm ơn! n sinh vi n LỜI CẢM DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU L ch sử nghi n cứu vấn ề M c ti u nghi n cứu Nhi m v nghi n cứu ối t ng Giả thuyết nghi n cứu Ph ơng pháp nghi n cứu Kết cấu khó PHẦN NỘI DUNG CHƯ NG 1: C 1.1 Khái ni m công tác v n th 1.2 N i dung củ 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn 1.2.2 Quản lý văn 1.2.3 p 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu 1.3 Y u cầu củ 131 132 133 134 1.4 V trí, ý ngh 1.4.1 Vị tr côn Ý n hĩa côn h * Tiểu kết CHƯ NG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 2.1 Tổng quan V n ph ng U 2.1.1 Giới thi u Huy n L c 2.1.2 Chức năn huy n L c 2.1.3 Tổng quan Văn phòn 2.2 Th c tr ng công Hà T nh 221 Th huy n 222 c Th tỉnh Tĩnh 223 Th c trạn 224 uản lý sử * Tiểu kết CHƯ NG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N TĨNH 3.1 ánh giá th Hà, t nh Hà T nh 311 Ưu 312 h 313 uyên nhân 3.2 ề xuất m t số giải pháp nâng c ph ng U 3.2.1 3.2.2 n côn t 323 côn Đầu t 3.2.5 Ứng dụn 3.2.6 B Văn phòn U 3.2.7 Kiểm tra th * Tiểu kết PHẦN KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC t c văn th DANH MỤC VIẾT TẮT UBND BNV H PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong n m gần ây, nghi p v phát tri n phong phú áp ứng y u cầu cải cách hành gày n y, tốt nghi p v cơng tác v n th xã h i, óng v i tr nghi p Nhiều ơn v , nhiều ngành ho t nghi p v công tác v n cho nhà ãnh nh c quyết, iều hành ho t h p, h i m củ ảm bảo ho t ớng Tuy nhi n, hi n m t số qu n, nh nghi p th c hi n nghi p v công tác v n th ch quan, doanh nghi p ch th , th Tình tr ng tài hồ sơ vào u trữ qu n theo trình vào Chính vậy, em hiệu cơng tác văn thư Văn phịng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh” àm ề tài nghi n cứu khó phản ánh uận hi u rõ cơng tác v n th c l i ích ảnh h ởng ti u c c củ qu n công tác v n th ối với Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác v n th từ x ến n y óng v i tr quan tr ng c qu n tâm Chính vậy, ã có nhiều ài sách, áo, nhiều ài nghi n cứu nói vấn ề Sách, giáo trình Vũ T ơi, Cẩm nan vị, doanh nghi p, TS u Kiế Hậu, ThS Nguyễn Tr ng l u tr c (2009) TS u Kiế ch nh văn phòn thuật, (2009) PGS TSKH Nguyễn V n Thâm, Soạn thảo lý văn quản lý nhà n ớc, hà xuấ Tài liệu tham khảo Ngh nh số 110/2004/ -CP ngày 08 tháng n m 2004 củ Chính -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính phủ ơn t c văn th Ngh nh số 09/2010/ phủ vi c sửa n ày 08 th n ổi, bổ sung m t số ều Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP năm 2004 h nh phủ côn t c văn th Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 B tr ởng B N i v vi c h ớng dẫn thể thức kỹ thu t trình bày văn hành ch nh Thơng t tr ởng B N i v số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 B vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s tà l u vào l u tr c quan s n p l u h Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp Hồng Th Bay (2017), Tổ chức côn t c văn th l u tr tạ Văn D huy phòn n Trùn Kh nh tỉnh Cao Bằng, Tr ng Đ DU N i v Hà ih c i ùi Th Mến (2008), Tiếp tục hoàn th n c tr ờn ao ẳng số – B Quốc phòn Nguyễn Th th tạ Văn phịn nghi p Ph t tr ển nơn thôn Trần Th văn th l u tr Ph m Th Trúc (2003), Đôn huy n Phú Tân Thắng Các báo, chuyên luận ThS Tr nh Th chuẩn h a tron Khoa h c Công ngh Thái Th tron ồn t c văn th o ng t nh Hà T nh, 2015 Tầm quan trọng côn c quan tổ chức, Sở N hìn chung, cơng trình chung cơng tác v n th v n th t i qu n, tổ chức Tuy nhi n ch quan công tác v n th tr n sở ó, em ch n có cơng tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh” nghi n cứu sở ý uận công tác v n th cao hi u công tác v n th r giải pháp t i V n ph ng U nâng huy n L c Hà, t nh Hà T nh ề Mục tiêu nghiên cứu xuất giải pháp nâng c o hi u công tác v n th t i V n ph ng Uhuy n L c Hà - Nhiệm vụ nghiên cứu ghi n cứu sở ý uận công tác v n th - Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh - ánh giá th c tr ng công tác v n th ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh 5.2 Phạm vi nghiên cứu Không gi n: V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh Th i gi n: ề tài tập trung nghi n cứu công tác v n th t i V n ph ng UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh từ tháng 12 n m 2017 ến tháng n m 2018 Giả thuyết nghiên cứu Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c n m t số h n chế so n thảo n hành v n ản, tổ chức quản ý giải v n bản, M i giảng vi n giỏi môn công tác v n th công chức t i V n ph ng U v , huy n L c Hà, t nh Hà T nh nghi p v n th T ng c h i thi cán ng m t số ho t v n th ng phát tri n ngành v n th nh : Tổ chức giỏi cấp; tổng kết công tác v n th n m, mở r ng thông tin ý ngh cán giảng cho cán , tầm quan tr ng củ cơng tác v n th ến tồn th , công chức Th ng xuy n tổ chức ớp tấp huấn nhằm nâng c o chuy n môn nghi p v cán , công chức tham gia công tác v n ph ng 3.2.6.3 Đ ều ki n th c hi n - Nguồn l c: Cán luận, uổi h c, - , công chức cần phải th m gi t o nghi p v vào uổi thảo v n th Vật l c: Nguồn kinh phí m i giảng vi n d y, tổ chức uổi thảo luận, cu c thi 3.2.7 Kiểm tra, ánh giá, khen thưởng lý vi phạm công tác văn thư 3.2.7.1 Mục ch Ki m tr , t o ng l c cho cán t nh Hà T nh àm vi c hi u 3.2.7.2 N vi c ki m tr , v n th tốt m i iều ki n vật chất, ki m tr hết khả n ng củ ãnh củ cán , công chức V n ph ng 58 ối với tr ng h p i mu n sớm không chấp hành n i quy cần có bi n pháp kỷ luật nghi m minh V n ph ng U L c Hà, t nh Hà T nh cần có sách Khen th ng i, úng vi c b , nhân vi n 3.2.7.3 Đ ều ki n th c hi n - Nguồn l c: Cán V n ph ng , công chức cần phải th m gi vào sách ề - Vật l c: Nguồn kinh phí ầu t th c hi n chế khen th ởng – kỷ luật h p ý * Tiểu kết Bất k ều có Chính cần phải có giải pháp tos Trong ch V n ph ng U nguy n nhân Từ vấn ầu t sở vật chất; nâng c o trình ho t h ớng dẫn nghi p v ho t b ng củ , công chức Các giải pháp tr n th c hi n ồng b th t i V n ph ng U 59 Công tác v n th qu n, tổ chức Công tác v n th cấp ầy ủ thông tin, góp phần nâng c chức trình khảo sát t i V n ph ng ãto iều ki n cho em nghi n cứu V n th ki n hoàn thành tế cho thấy, t i V n ph ng U nhiền h n chế công tác V n th c n h n chế khó tránh khỏi, nh ph c c nh T nh h p ý, máy móc, cơng ngh Tuy nhi n th th c tế tích khơng thu thập th tránh khỏi thiếu sót V n ph ng U giáo khoa Quản tr v n ph ng m xin chân thành cảm ơn! 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Hệ thống văn pháp luật hành Ngh nh số 110/2004/ -CP ngày 08 tháng n m 2004 củ Chính -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính phủ ơn t c văn th Ngh nh số 09/2010/ phủ vi c sửa n ày 08 th n ổi, bổ sung m t số ều Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP năm 2004 h nh phủ côn t c văn th Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 B Niv vi c h ớng dẫn th thức kỹ thuật trình ày v n ản hành Thơng t số 07/2012/TTNiv V ngày 22 tháng 11 n m 2012 B vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s n p l u h s tà li u vào l u tr c quan II Hệ thống sách PGS.TS Tri u V n C o ng, Hà i PGS GƯT V ơng côn t c văn th TS hà xuất ng (2016), G o trình văn th ình uyền (2005), ý lu n ph i h c Quốc gi Hà u Kiếm Th nh, ThS hà xuất n ph p i ùi Xuân , C ình Chúc (2009), ành ch nh văn phòn tron c quan nhà n ớc, hà xuất Khoa h c Kỹ thuật, Hà i TS.u Kiếm Thanh Chủ i n, ThS Vũ V n Thành, TS guyễn V n Hậu, ThS Nguyễn Tr ng i n, ThS Hoàng Xuân Tuyền (2009), Văn phòn văn th l u tr tron c quan nhà n ớc, Kỹ thuật, Hà ản hà xuất Khoa h c i PGS TSKH Nguyễn V n Thâm (1999), So n thảo xử ý v n quản ý nhà n ớc, hà xuất Chính tr quốc gia 10 Vũ T (2016), Cẩm nan côn t c văn th 61 l u tr tron c c c quan n vị, doanh nghi p, hà xuất Thế giới III Tài liệu tham khảo, đề tài nghiên cứu khoa học 11 phòn Hoàng Th Đ N iv Hà 12 tạ tr ờn Ph ng 13 văn th Nguyễn Th tạ Văn nghi p Ph t tr ển nôn thôn 14 t Trần Th Thú c văn th l u 15 Ph m Th Trúc (2003), ôn t c văn th – l u tr tạ ã ình Thạnh Đơn huy n Phú Tân Th c trạn ả ph p Tr ng Chính tr Tơn ức Thắng 16 o c o côn t c văn th 17 o c o kết t l u tr năm 2017 UBND huy n L c Hà chấm ểm th ua năm 2017 UBND huy n L c Hà 18 o c o tình hình t n n tà l u năm 2017 UBND huy n L c Hà IV Trang thơng tin điện tử, tạp chí 19 http://locha.hatinh.gov.vn/web/cong-thong-tin-loc-ha/gioi-thieu 62 PHỤ LỤC Phụ lục Nội dung sổ đăng ký văn đến STT (1) Cách + C t 1: Ghi số thứ t + C t 2: Ghi số ến + C t 3: Ghi ngày nhận + C t 4: Ghi nơi gửi ến + C t 5: Ghi số ký hi u + C t 6: Ghi ngày ký củ v n ản + C t 7: Ghi trích yếu + Cơt 8: Ghi nơi u trữ củ v n ản + C t 9: Ghi ng i ký nhận + C t 10: Ghi thông tin khác Phụ lục Nội dung sổ đăng ký văn Số, ký hiệu (1) Cách ghi ng ký v n + C t 2: Ghi ngày ký v n ản + C t 3: Ghi trích yếu + C t 4: Ghi ng i ký + C t 5: Ghi nơi nhận + C t 6: Ghi số + C t 7: Ghi số t + Côt 8: Ghi Phụ lục Danh mục hồ sơ Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức Phụ lục Văn ban hành bị lỗi Phụ lục Mẫu bì Ghi chú: (1) T n qu n, tổ chức gửi v n ản; (2) ch củ qu n, tổ chức; (3) Số i n tho i, số Fax; (4) Ghi t n số, ký hi u v n ản có phong ì; (5) Ghi t n qu n, tổ chức ho c ơn v nhận v n ản; (6) ch củ qu n, tổ chức ho c ơn v nhận v n ản Phụ lục Một số văn ban hành Phụ lục Một số hình ảnh Văn phịng U N huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh Hình Kho lưu trữ Hình Máy photo Hình Nội quy ... THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH 2.1 Tổng quan Văn phòng U N huyện Lộc Hà 2.1.1 Giới thiệu Huyện Lộc Hà Ủy n nhân dân huy n L c Hà thu c àn huy n L c Hà. .. CHƯ NG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N TĨNH 3.1 ánh giá th Hà, t nh Hà T nh ... dân huy n huy n c UBND t nh giao hàng n m 27 nh tổng i n chế hành 2.2 Thực trạng cơng tác văn thư Văn phịn Hà, tỉnh Hà Tĩnh 2.2.1 Thực trạng soạn thảo ban hành văn bả UBND huyện - Các o i v n