SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Nâng cao hiệu quả công tác VĂN THƯ LƯU trong trường học

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học LỜI NĨI ĐẦU Cơng việc người làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ trơng bên ngồi tưởng chừng đơn giản “Đánh máy” bảo quản hồ sơ, có yêu cầu thật quan trọng mà có làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ cảm nhận hết Điều đó, khiến cho làm công tác Văn thư – Lưu trữ tự hào vai trò, vị trí cơng việc làm đảm nhiệm; Trong hoạt động quan cơng tác Văn thư – Lưu trữ thiếu được, công tác quan trọng tất quan, tổ chức, trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày; Làm tốt công tác Văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng cơng tác của quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác Trong nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháplý; Nếu tài liệu, văn gửi tới quan, đơn vị đưa đến phận giải công việc kịp thời nhanh chóng hoạt động nhà trường đạt hiệu cao, tiến độ hồn thành cơng việc không bị chậm trễ.Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Cho nên chọn nội dung “Nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học” làm đề tài Trong đề tài tập trung sâu vào lĩnh vực văn thưlưu trữ nhà trường Mong số kinh nghiệm phát huy bổ sung thêm công tác văn thư Nhà nước quan quan tâm trọng A PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ.Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vaitrò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường II Mục đích nghiên cứu: Hiện nay, hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải công việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường III Đối tượng nghiên cứu Để công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học cơng tác quan trọng, đòi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt công tác văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: Năng xuất, chất lượng hiệu quan, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức máy nhà nước nói chung trường học nói riêng Cơng tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu công viêc quan, tổ chức IV Phạm vi nghiên cứu: Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư - lưu trữ Thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ V Phương pháp nghiên cứu: Trong suốt trình nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học” sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác như: Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và phân tích, đánh giá số liệu thu thập thời gian nghiên cứu B PHẦN NỘI DUNG I.CƠ SỞ LÝ LUẬN Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong q trình thực nội dung cơng việc cơng tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong q trình thực nội dung cơng việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ trường tiểu học kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ * Nội dung nhiệm vụ công tác vănthư 1.1.Nội dung công tác vănthư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: -Đánh máy soạn thảo văn • Tiếp nhận giải văn bảnđến • Tổ chức giải quản lý văn bảnđi • Tổ chức quản lý văn mật cơquan • Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ cơquan • Tổ chức quản lý sử dụng condấu a Đánh máy soạn thảo văn bản: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn u cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Một số qui trình trình thực hiện: Thực cách cập nhật loại văn mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo thời gian cần thiết để ban ngành nhà trường thực cách kịp thời, đáp ứng thông tin hai chiều lãnh đạo cán cơng chức Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức Văn sau đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với gốc trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn * Phương pháp soạn thảo văn thường dùng: a Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nhận định tình hình, nêu lý đưa nội dung trình duyệt, phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng, với luận kèm theo có thơng tin trung thực, độ tin cậy cao + Dự kiến vấn đề nảy sinh quanh đề nghị áp dụng + Những thuận lợi khó khăn triển khai thực Những biệ pháp cần khắc phục phải trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị + Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị - Phần kết thúc: + Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Có thể nêu phương án dự phòng cần thiết * Mẫu loại Tờ trình: PHỊNG GD&ĐT…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS…………… Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /TTR-THCS Hà Nội, ngày …… Tháng …… năm 20… TỜ TRÌNH ……………………………………… Căn …………………………………………………………………… Căn …………………………………………………………………… Nêu lý do, thực tế làm bậc nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt Nêu tóm tắt nội dung đề nghị với luận kèm theo có thơng tin trung thực, độ tin cậy cao Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Nơi nhận:THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ • Tên đơn vị nhận văn bản; • Lưu VT a Họ tên Báo cáo: Là văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng * Mẫu loại báo cáo: PHÒNG GD&ĐT…… TRƯỜNG THCS…… Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /BC-THCSHà Nội, ngày …… Tháng …… năm 20… BÁO CÁO …………………………………… Căn cứ: ………………………………………………………………………… Căn cứ: ………………………………………………………………………… I Đặc điểm tình hình: Nhận xét khái quát tình hình quan, đơn vị về: - Tổ chức máy, nhân - Trình độ văn hóa, kỹ thuật đội ngũ cán cơng nhân viên chức - Tình hình nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương cơng tác Khó khăn thuận lợi: - Thuận lợi - Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu khó khăn, thuận lợi đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động quan, đơn vị II Kết đạt được: Có thể trình bày nội dung báo cáo theo mặt hoạt động hay theo kết đạt quan, đơn vị (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu kỳ) Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm III Kết luận: Đánh giá khái quát toàn mặt hoạt động quan, đơn vị báo cáo phần trên, từ tự xếp loại kết đạt Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Những kiến nghị với cấp Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ - Tên đơn vị nhận văn bản; - ………………………… - Lưu VT Họ tên a Công văn đến Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê duyệt chuyển cho phận Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh Công văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu cơng tác quản lý nhà trường phối hợp thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời, xác Cơng văn đến bao gồm loại như: Công văn đạo chuyên môn ngành, công văn đạo quản lý, thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo… ban nhành cấp nhiều loại văn khác * Trình tự theo dõi - Khi nhận loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn để hiểu rõ nội dung yêu cầu văn - Đánh số thứ tự, ngày nhận vào góc trái văn vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định) 10 Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị nhận đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc khơng cần thiết xảy Trình tự lưu trữ Quy định mở sổ theo dõi theo năm.Bắt đầu từ ngày 01/01/20….đến hết 31/12/20….Mở sổ thứ tự 01,02,…bắt đầu từ ngày 01/01/20…,tương tự thực năm Cuối năm tất đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ 1.2.Học bạ, sổ đăng bộ, chuyển – đến (hồ sơ học sinh ) Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) - Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp tháng năm học) - Sổ ký mượn - trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết a Học bạ: *Trang bìa sổ trình bày sau: TRƯỜNG THCS……………………………… Huyện/Quận/Thị xã… Tỉnh/Thành phố………… HỌC BẠ TRUNG HỌC CƠ SỞ Họ tên học sinh …………………………………… Số…………………/THCS 14 - Cấu tạo bên sổ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc (Ảnh 3x4cm) HỌC BẠ TRUNG HỌC CƠ SỞ Họ tên: Giới tính Ngày sinh: ……… tháng ……… năm ……………………… Nơ i sinh: Dân tộc:…………………… Chỗ tại: Họ tên cha: Nghề nghiệp: Họ tên mẹ: Nghề nghiệp: Họ tên người giám hộ: Nghề nghiệp: …… ,ngày tháng .năm 20 HIỆU TRƯỞNG (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) 15 Q TRÌNH HỌC TẬP Năm học Lớp Tên trường, huyện (quận, th xã, TP thuộc tỉnh), tỉnh (TP) 20 - 20 20 - 20 Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 6, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng vào trang Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu xót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận a Sổ đăng bộ: 16 *Trang bìa sổ trình bày sau: - Cấu tạo bên sổ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc …………………………………………………… HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SỔ ĐĂNG BỘ BẬC THCS (kèm theo công vănsố:) Căn theo Điều lệ trường THCS, trường THPT trường phổ thơng có nhiều cấp học ban hành kèm theo Quyết định số07/2007/QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 Bộ văn hành Sổ đăng có giá trị pháp lý, dùng để ghi danh sách học sinh nhập học theo khoá học Hiệu trưởng nhà trường lưu giữ không thời hạn Minh hoạ số cột sổ đăng STT Họ tên HS Nam nữ Ngày Nơi sinh tháng năm (theo sinh khai sinh) Dân tộc, liệt sĩ, thương binh (hạng) Chỗ (ghi rõ tổ, khu phố, xã (Phường)) Họ tên cha, nghề nghiệp (hay người giám hộ) trang Vào trường Ra trường Năng lực đặc biệt Được cấp HS giỏi môn, cấp huyện tỉnh (quận), (hay mẹ quốc 17 gia) Năm học Lớp Lý 10 11 Năm học 12 Lớp 13 Lý Loại Số Ngày 14 hiệu cấp 16 17 18 15 Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học c.Hồ sơ chuyển trường(chuyển - chuyển đến): + Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường ngồi huyện, ngồi tỉnh nhà trường phải có giấy giới thiệu chuyển trường qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT để xem xét chuyển Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thông tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ + Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thông tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp d Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký *.Nhiệm vụ cơng tác vănthư • Nhận văn bảnđến 18 • Ghi số, vào sổ đăngký • Phân loại trình lãnhđạo • Đánh máy, rà sốt văn bản, in văn tàiliệu • Gửi văn (vào sổ, ghi số, ghi ngày pháthành) • Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ nội cơquan * u cầu cơng tác vănthư Trong q trình thực nội dung cần phải đảm bảo u cầu sau: • Nhanh chóng, kịp thời, kỳhạn • Phải đảm bảo tính xáccao • Mức độ bí mật vănbản - Sử dụng trang thiết bị hiệnđại 2.Về công tác lưutrữ Lưu trữ khâu cuối q trình xử lý thơng tin văn bản.Tất văn đến qua xử lý, lưu văn (bản chính) hồsơ,tàiliệuliênquanđềuphảiđượcchuyểnvàolưutrữquachọnlọc *Nhiệm vụ nội dung công tác lưutrữ a Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụsau • Thu thập, xử lý, phân loại xếp tàiliệu • Thống kê tàiliệu • Bảo quản tàiliệu • Phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu b Nội dung công tác lưutrữ Thu thập tài liệu lưutrữ • Là q trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ quan, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định Hàng năm đơn vị có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tàiliệu; 19 Các phòng, ban, đơn vị cơng chức, viên chức quan xác định loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưutrữ; Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập "mục lục hồ sơ, tài liệu nộplưu"; Chuẩn bị tốt phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu; Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu Bảo quản tài liệu lưutrữ • Bảo quản tài liệu lưu trữ tồn cơng việc thực nhằmđảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn Cơng tác bảo quản lưu trữ bao gồm nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ phòng gian bảo mật Cơng tác quy định cụ thể Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, trùng, bão lụt… Và yếu tố chủ quan người như: Do thiếu trách nhiệm nhân viên lưu trữ người sử dụng tài liệu lưu trữ Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm, chống mối mọt côn trùng… Phải ý đến cách bố trí tủ đựng trang bị phương tiện kỹ thuật Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu… Kho lưu trữ phải đặt nơi khơ ráo, thống mát, sẽ, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ • Là tồn cơng tác nhằm bảo đảm cung cấp cho quan Nhà nước xã hội thơng tin cần thiết phục vục cho mục đích trị, kinh tế, tun truyền, giáo dục, văn hố, quân phục vụ cho quyền lợi đáng cơng dân Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng tốt có hiệu tài liệu lưu trữ *Thời hạn nộp lưu tàiliệu 20 Tài liệu tổ chuyên mơn, đồn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp cho tổ chưởng chuyên môn, nộp phòng văn thư lưu II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TƯỜNG THCS * Thực trạng, thuận lợi khó khăn Đặc điểm tình hình chung Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, Nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan… Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện toàn ngành, cấp Tuy nhiên: Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Văn thư trường nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn thư - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống 21 vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực Thuận lợi Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử Trường Được quan tâm đạo trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo Ban giám hiệu nhà trường Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác Khó khăn Việc giao, nhận văn bản, công văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng, xếp khơng khoa học Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng, hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ yêu cầu tất yếu Chính nhà trường xác định rõ: Nâng cao nhận thức Cán - Giáo viên - Nhân viên công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu công tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ; 22 Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý nhà nước giai đoạn Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực mục tiêu chung nhà trường theo xu hướng cơng cải cách hành chính, cần tập trung thực tốt số giải pháp sau: *Chútrọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực cơng tác văn thư, lưu trữ Trong q trình quản lý, kế hoạch khâu trình.Mọi hoạt động quản lý khâu xây dựng kế hoạch Kế hoạch xác định mục tiêu mà nhà trường cần phải đạt hay nhiều năm tới phương thức để đạt mục tiêu ấy… Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch nhà trường giống việc tạo nên cầu nối mục tiêu mà trường đạt với phương thức để thực mục tiêuấy Quản lý công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm không thủ trưởng quan mà trách nhiệm cá nhân quan, đơn vị Xác định tầm quan trọng việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch theo đạo cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường, cụ thể tới phận, thành viên nhà trường Để xây dựng kế hoạch nhà trường dựa văn đạo cấp, ngành Quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ bao gồm văn pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư đối tượng liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc nhằm đảm bảo tính thống hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Về quy định công tác văn thư lưu trữ bao gồm: • Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 liên Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày vănbản; 23 • Thơng tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hànhchính; • Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị; • Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổchức; - Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm 2012; Trên sở văn nhà nước, hàng năm nhà trường xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường *Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Đổi nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên cơng tác văn thư lưu trữ nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi họp, hội nghị Qua giúp CBGVNV hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ từ có ý thức thực tốt quy định văn thư lưutrữ Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự buổi tập huấn huyện, Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ * Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động: kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hố cơng tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn 24 thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành C KẾT LUẬN I KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Qua năm làm công tác văn thư Trường THCS, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân tơi đạt kết sau: - Khả soạn thảo văn có bước tiến rõ rẹt phơng chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Việc lưu trữ văn dần vào nề nếp - Công việc giải hàng ngày, chủ động Các điều kiện sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ bổ sung kịp thời Làm tốt công tác kiểm tra vệ sinh tồn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Như để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản có nhiều loại khác II KẾT LUẬN Hiện công tác văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác 25 văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tòi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp * Bài học kinh nghiệm: Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực công việc người làm công tác văn thư lớn nên đòi hỏi người làm cơng tác phải bình tỉnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Người làm công tác văn thư luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hồ nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật u q cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ tơi.Tuy khơng hồn hảo lắm, giúp cho tơi hồn thành tốt công việc giao TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 liên Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày vănbản; 26 Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hànhchính; Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt ñộng quan, tổchức; Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm2012; MỤC LỤC Lời nói đầu………………………………………………………Trang PHẦN A: PHẦN MỞ ĐẦU I Đặt vấn đề Trang 27 II Mục đích nghiên cứu………………………………………….Trang III Đối tượng nghiên cứu Trang IV.Phạm vi nghiên cứu Trang V Phương pháp nghiên cứu Trang PHẦN B: NỘI DUNG I Cơ sở lý luận Trang II Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường THCS Trang 21 III Giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT trường THCS Trang 23 PHẦN C: KẾT LUẬN I Kết nghiên cứu …Trang 26 II Kết luận ….Trang 26 Tài liệu tham khảo…………………………………………… Trang 28 ... làm công tác văn thư – Lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm Nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ trường tiểu học. .. tiểu học kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ * Nội dung nhiệm vụ công tác vănthư 1.1.Nội dung công tác vănthư Nội dung công tác văn thư công tác liên... tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ; 22 Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu công tác quản